Määruses reguleeritakse: 1) Pärsti valla ametiasutuse (edaspidi nimetatud ametiasutus) ja ametiasutuse hallatavate asutuste (edaspidi nimetatud asutus) asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavaid nõudeid; 2) ametiasutuse ja asutuste asjaajamise dokumendihaldussüsteemi ja elektroonilist dokumendi ringlust; 3) üldnõuded dokumentidele ja ametiasutuse dokumendiplankidele; 4) dokumentide registreerimine ametiasutuses: registreeritavad dokumendiliigid, registriandmed, registreerimise tähtaeg, kord ja juurdepääsupiirangute seadmise nõuded; 5) asutuse dokumendi haldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; 6) Aasjaajamise üleandmist ametiisiku, teenistuja (edaspidi ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral.
Määruses kasutatakse mõisted järgmises tähenduses: 1) dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks; 2) dokumendi metaandmed on dokumendi konteksti, sisu ja struktuuri ning nende ajas haldamist kirjeldavad andmed; 3) asjaajamine on dokumentide koostamise, vormistamise, registreerimise, süstematiseerimise, menetlemise ja säilitamisega seotud tegevus; 4) dokumendihaldus on organisatsiooniliste ja infotehnoloogiliste vahendite abil loodud asutuse asjaajamist toetav halduse ala; 5) dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile kestvat juurdepääsu; 6) digitaaldokument on digiallkirjastatud või dokumendisüsteemis koostatud tõestusväärtusega dokument; 7) dokumendiregister on dokumendisüsteemi osa, andmekogu, mis võimaldab dokumente arvestada liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete alusel; 8) valla ametiasutuse ja tema hallatavate asutuste ühtne dokumendihaldussüsteem on dokumendisüsteemide, andmekogude, reeglite ja abivahendite süsteem, mis on ametiasutuse ja asutuste dokumendiregistrite pidamiseks, dokumentide menetlemiseks ja õigusaktide ning dokumendiregistri avalikustamiseks.
(1) Ametiasutuse ja asutuse asjaajamine peab tagama: 1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ette nähtud ulatuses; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; 5) dokumentide kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 6) dokumentide tähtaegse täitmise ning kontrolli asjade lahendamise üle; 7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. (2) Ametiasutuse ning asutuse asjaajamine ja dokumendihaldus peavad tagama asutustevahelise dokumendivahetuse ja dokumentide sälimise selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi andmiseks. (3) Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. (4) Ametiasutuse ja asutuse asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele. (5) Ametiasutuse asjajamises lähtutakse heast tavast ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. (6) Ametiasutus avaldab oma veebilehel kasutajasõbraliku teabe dokumentides sisalduvate isikuandmete töötlemise kohta asutuses, mis hõlmab muu hulgas teavet: 1) isikuandmete töötlemise eesmärgi, ulatuse ja viisi kohta; 2) isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamise kohta; 3) isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemise kohta; 4) inimese poolt enda andmetega tutvumise õiguse ja korra kohta.
Ametiasutus ja asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.
(1) Ametiasutuse asjaajamise üldise korralduse ja Pärsti Vallavalitsuse (edaspidi nimetatud valitsuse) poolt loodud alatiste ja ajutiste komisjonide asjaajamise korraldamise tagab sekretär-asjaajaja, personali- ja arhiivispetsialist ja vallasekretär (edaspidi nimetatud kantselei). (2) Pärsti Vallavolikogu (edaspidi nimetatud volikogu) liikmete, ajutiste ning alatiste komisjonide asjaajamise tagab kantselei, juhindudes valla põhimäärusest ja vallavolikogu töökorrast. (3) Asutuse asjaajamist korraldab asutuse juht või tema poolt määratud isik. (4) Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood. (5) Ametiasutuse asjaajamisperioodiks on kalendriaasta. Volikogu ja tema komisjonide ning töörühmade asjaajamisperioodiks on valimisperiood. Valitsuse asjaajamisperiood on kalendriaasta, tema komisjonide ja töörühmade asjaajamisperiood on kalendriaasta. (6) Ametiasutuse ja asutuse asjaajamise korraldus ja dokumentide teabekandja valik peavad tagama asutuse tegevuse õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning nii paberdokumentide, digitaaldokumentide kui ka muudel kandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähteaegade jooksul.
(1) Ametiasutuse kontaktandmed märgitakse kirjaplangile ning on avalikustatud veebilehel: 1) postiaadress: Pärsti vallavalitsus, Jämejala küla, Pärsti vald, 71024 Viljandimaa; 2) üldtelefon: 435 4810; 3) elektronposti aadress: [email protected] 4) veebilehe aadress: https://parstivald.kovtp.ee/et (2) Asutus määrab oma asjaajamises kasutatava ametliku postiaadressi, üldtelefoni- ja faksinumbri ning elektronposti aadressi ja tagab oma sideandmete avalikustamise kirjaplangil ning veebilehel. (3) Juhul kui sideandmed muutuvad, avalikustatakse uued sideandmed vähemalt 10 tööpäeva enne andmete muutumist. (4) Ametliku elektronposti aadressi muutumisel tagatakse vana aadressi kasutamise vähemalt 6 kuud pärast aadressi muutmist.
(1) Dokumendihaldussüsteem(edaspidi DHS) koosneb järgmistest abivahenditest, infosüsteemidest ja andmekogudest: 1) õigusaktide ning kirjade elektroonilised dokumendipõhjad (edaspidi mallid); 2) ametiasutuste integreeritud dokumendisüsteemid rehistrite pidamiseks, failide ja digitaaldokumentide menetlemiseks ja hoidmiseks ning metaandmete säilitamiseks (edaspidid Postipoiss); 3) avalik dokumendiregister; (2) DHS võimaldab: 1) registreerida dokumendi teabekandjast olenemata; 2) vormistada dokumendi vastavalt kehtestatud vorminõuetele ja säilitada muutumatuna kõik vormielemendid kogu dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul; 3) kehtestada juurdepääsuõigusi; 4) lihtsalt ja kiiresti dokumentidele juurde pääseda; 5) teha asjaajamis- ja arhiveerimistoiminguid nii üksikdokumendi kui ka dokumendikogumitega; 6) säilitada dokumente selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi andmiseks; 7) kindlaks teha dokumendiga süsteemis tehtud toimingud, toimingute tegemise aja ja toiminguid teostanud isikud; 8) dokumente kooskõlastada, digitaalselt allkirjastada ja edastada; 9) dokumente automaatselt metaandmetega siduda; 10) dokumente dokumendisüsteemide vahel vahetada; 11) avalikustada vallavolikogu ja vallavalitsuse poolt vastu võetud juurdepääsupiiranguta õigusaktid ning vallavalitsuse istungite protokollid; 12) avalikustada vallavolikogu õigusaktide eelnõud, vallavolikogu õigusaktid ning vallavolikogu istungite kutsed, vallavolikogu istungite ja komisjoni koosolekute protokollid, arvestades dokumendile või selle osale seatud juurdepääsupiirangutega; 13) avalikustada ametiasutuste dokumendiregister.
(1) DHSi võib dokumente sisestada või neid seal luua ja menetlusmärkeid teha isik, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (edaspidi autentimine). (2) Autentimine toimub isikutunnistusele (ID-kaardile) kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil või paroolipõhiselt vastavalt infosüsteemi kasutamise korrale. (3) Ametnikud saavad juurdepääsu DHSi infosüsteemide ja andmekogude avalikkusele suletud osadele alates tööleasumise päevale järgnevast tööpäevast. (4) Kui allkirjastatud paberdokumendi fail sisestatakse dokumendisüsteemi või kui dokumendisüsteemis loodud dokument allkirjastatakse paberil, vastutab dokumendi sisestaja või looja (koostaja) faili teksti ja paberil allkirjastatud dokumendi teksti samasuse eest. (5) Isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi abil saab allkirjaõigusega ametnik Postipoisis dokumente digitaalselt allkirjastada.
(1) Ametiasutused ja asutused vahetavad omavahel dokumente Postipoisi abil. Kui seadusest tulenevalt peab asja toimikus säilitama paberdokumentide originaale, vahetatakse dokumente paralleelselt paberil ja Postipoisi abil. (2) Elektrooniline dokumendivahetus dokumendisüsteemiga, mis ei kuulu DHSi, toimub asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi (edaspidi dokumendivahetuskeskus) kaudu. (3) Dokumendivahetuskeskuse kaudu vahetatavate digitaaldokumentide loomisel kasutatakse ühtlustatud andmekirjeldusi, WorldWide Web Consortium'i (W3C) soovitustele vastavat laiendatavat märgistuskeelt (E x tensible Markup Language, edaspidi XML) ning arvestatakse Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi juhistega dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamise, dokumendi elementide ja metaandmete kohta. XML-põhised dokumendiliikude andmekirjeldused kooskõlastatakse Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumiga.
(1) Dokumendihaldussüsteemi kasutavad kolm erinevate õigustega kasutajarühma: 1) administraatorid; 2) kasutajad; 3) vaatlejad. (2) Valla ametiasutuses on dokumendihaldusprogramm Postipoiss administraatoriteks: vallavanem, sekretär-asjaajaja, personali- ja arhiivispetsialist. Asjaajamisalaste probleemide lahendamise eest vastutab sekretär-asjaajaja. Tehnilised probleemid lahendatakse kooskõlas ostetud tarkvara Postipoiss kasutamise lepinguga. (3) Valla ametiasutuses programmi kasutajateks on valla ametnikud ja volikogu esimees. (4) Valla ametiasutuses programmi vaatlejateks on hallatavate asutuste juhid, vallavalitsus ja volikogu liikmed. (5) Kasutajarühmadel on järgmised õigused ja kohustused: 1) administraator: 1.1 sisestab funktsioonide nimetused, portaali teemad, ametinimetused, moodustab grupid;1.2 sisestab isikud, kasutajanimed, määrab nende rollid ja kuuluvuse gruppidesse;1.3 sisestab dokumendiliigid, toimikud, loendurid ja seostab need omavahel (registreerimisnumber), seostab toimikud portaali teemadega;1.4 loob dokumendiliikidele ekraanivormid;1.5 loob programmist tulenevate võimaluste kasutamise;1.6 registreerib kõik § 17 loetletud dokumendid, lisab viited ja suunab need pärast vallavanema poolt läbivaatamist isikutele täitmiseks, teadmiseks või ettepanektude esitamiseks;1.7 muudab sisestatud andmeid põhjendatud ettepanekute korral;1.8 piirab ja annab juurdepääsu asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumentidele;1.9 asja lahendamise järel sisestab täitmise kuupäeva;1.10 seostab asja lahendamisega seotud dokumendid;1.11 lõpetab asjaajamisaasta (sulgeb vanad toimikud, loob uued);1.12 kustutab vajadusel isiku parooli;1.13 eemaldab passiivsed kasutajad programmist;1.14 korraldab dokumendiregistri haldamisel tekkinud tehniliste probleemide lahendamise koostöös AS-ga Webmedia;1.15 nõustab vajadusel kõiki dokumendiregistri kasutajaid. 2) kasutaja:2.1 saab informatsiooni kõigi asutuses registreeritud dokumentide kohta;2.2 võtab täitmiseks talle saadetud tööülesanded ja jälgib nende täitmistähtaegu;2.3 suunab vajadusel talle täitmiseks saadetud dokumendi teisele isikule;2.4 asja lahendamise järel võib sisestada täitmise kuupäeva või suunab tema poolt lahendatud dokumendi administraatorile lõpetamiseks koos sisestatud selgitusega ülesande täitmise kohta;2.5 rakendab kasutajajuhendis toodud võimalusi töö efektiivsemaks muutmiseks;2.6 osaleb programmi arendustegevuses, st, teeb ettepanekuid administraatorile programmi paremaks kujundamisel. 3) vaatleja:3.1 saab informatsiooni asutuses registreeritud dokumentide kohta;3.2 võtab täitmiseks talle tööülesandena saadetud dokumendid ning peab kinni täitmistähtaegadest;3.3 osaleb programmi arendustegevuses, st teeb ettepanekuid administraatorile programmi paremaks kujundamisel. (6) Kõik postipoisi kasutajatühmad on kohustatud määrama programmi kasutamiseks parooli, mida hoitakse saladuses.
(1) Dokumendid koostatakse ja vormistatakse õigusaktide ja standardite nõuete kohaselt. (2) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üldiselt arusaadav ja võimalikult lühike. (3) Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. (4) Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda: 1) dokumendi liigist; 2) sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast; 3) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul; 4) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. (5) Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. (6) Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. (7) Kui dokument vormistatakse nii paberil kui ka digitaalselt, tagatakse nende samasus. (8) Arhiiviväärtusega digitaaldokumentide koostamisel kasutatakse vorminguid, mis vastavad digitaalarhivaalide arhiivi üleandmise nõuetele. (9) Lõikes 8 sätestatud nõuet rakendatakse ka üle 10-aastase säilitustähtajaga dogitaaldokumentidele, mis ei oma arhiiviväärtust. (10) Lõigetes 8 ja 9 nimetatud digitaaldokumentide menetlemise tagamiseks võib neist moodustada ka muus vormingus koopiaid.
(1) Dokumendiplankidele (edaspidi plank) vormistatakse üldjuhul: 1) kirjad; 2) protokollid ja aktid; 3) õigusaktid; 4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. (2) Plank on asutusel, kui see on ette nähtud asutuse põhimääruses. (3) Valitsuse või volikogu poolt moodustatud komisjoni kasutavad vallavalitsuse või vallavolikogu üldplanke lisades komisjoni nime. (4) Asutusesiseses asjaajamises ei ole kohustuslik kasutada planke, välja arvatud õigusaktide puhul või kui plangi kasutamine on ette nähtud õigusaktides.
(1) Plangi valmistamiseks kasutatakse paberiformaati A4 (210 x 297 mm). Ametlikud dokumendid vormistatakse trükitud plankidel. Vajadusel võib formaati A4 kasutada põhilehena. (2) Plangi pind jaguneb veeristeks (tekstivaba pind) ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Veerised kujundatakse järgmiselt: 1) vasak veeris 30 mm; 2) parem veeris 25 mm; 3) ülemine veeris 25 mm; 4) alumine veeris 25 mm. (3) Asutuse üldplangile kantakse asutuse logo või muu sümbol ning asutuse nimi nimetavas käändes. (4) Vallavolikogul, Vallavalitsusel ja ametiasutusel on ühtse kujunduse ja Pärsti valla vapi kujutisega üldplank. (5) Üldplangi alusel moodustatakse konkreetse dokumendiliigi plangid. Ametiasutuse ja vallavolikogu üldplangi näidis on toodud määruse lisas 1 ja 2. (6) Plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. (7) Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale dokumendi väljaandja nimetus eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte tähestikulises järjekorras. (8) Kirjaplangil peavad lisaks lõikes 3 ja lõikes 4 sätestatule olema ametiasutuse või asutuse sideandmed ning muud olulised andmed (registrikood, pangakonto number vms). Kirjaplangi näidis on toodud määruse lisas 3 ja 4. (9) Dokumendiplankide ühtse kujunduse tagab ametiasutuses kantselei.
Plankide kasutamise, hoidmise ja säilitamise eest vastutab ametiasutuses vallasekretär, asutuses selle juht või temap oolt selleks määratud ametnik.
(1) Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja dokumendiliigist tulenevad elemendid. (2) Dokumendi kohustuslikud elemendid on: 1) autor - dokumendi väljaandja ametlik nimi või nimetus nimetavas käändes; 2) kuupäev - määruse § 16 kohaselt; 3) tekst - täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike; 4) allkirjastaja(d) - allkiri, nimi ja ametinimetus. (3) Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendisüsteemi sisestatud või seal loodud käesoleva määryse 1. peatüki 3. jaos toodud korras. (4) Dokumendiliigist tulenevalt kasutatakse lisaks lõikes 2 loetletud elementidele järgmisi elemente: 1) aadress - tänavanimi, maja ja korteri number, asula või küla, sihtnumber, linn või maakond, riik; 2) adressaat - määruse § 17 kohaselt; 3) kasutusmärge - dokumendi menetlemise korda, ettevalmistuse astet, originaalsust, terviklikkust või juurdepääsu reguleeriv märge kantakse suurtähtedega dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka (näiteks EELNÕU, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE, ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS või AK (võib kanda ka vabale dokumendipinnale alumisse vasakpoolsesse nurka) jne); 4) kontaktandmed - autori elektronposti aadress ja telefoninumber; 5) koostaja - vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed; 6) lisaadressaat - määruse § 17 kohaselt, paljude adressaatide puhul võib adressaatide nimekirja koostada eraldi lehele; 7) lisamärge - dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole kantakse kooskõlastusmärge (lehe paremale poolele) või kinnitusmärge (lehe vasakule poolele); 8) pealkiri; 9) seosviit - viide algusdokumendile; 10) viit - määruse § 34 kohaselt. (5) Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. (6) Kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse käesoleva paragrahvi lõike 4 punkti 5 kohaselt väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, elektronposti aadress ja telefoninumber. Kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse käesoleva paragrahvi lõike 4 punkti 4 kohaselt ainult elektronposti aadress ja telefoninumber.
(1) Dokumendi kuupäev ja kellaaegmärgitakse vastavalt standardile EVS 8 "Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas". (2) Õigusaktides ja välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi. (3) Dokumendi kuupäevaks § 16 lõike 2 punkti 2 mõistes on: 1) õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; 2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev; 3) lepingu allkirjastamise kuupäev; 4) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. (4) Kui dokumenti ei allkirjastata, on selle kuupäevaks registreerimise kuupäev. (5) Kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse selle registreerimise kuupäev. (6) Dokumentidele või nende kohta dokumendisüsteemi märgitavateks kuupäevadeks võivad olla muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad kuupäevad. (7) Digitaalselt allkirjastatud või digitaalse templiga kinnitatud dokumentide puhul võib dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks olla dokumendile antud digitaalallkirjas või digitaalses templis sisalduvad kuupäev ja kellaaeg. (8) Kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku või töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.
(1) Dokumendi adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. (2) Kui dokumendil on palju adressaate, võib adressaadid üldistada. Üldistamine on lubatud juhul, kui dokument on suunatud üheliigilistele asutustele, ametnike või töötajate grupile. (3) Dokumendi adressaatide hulgas näidatakse võimalusel dokumendi põhiadressaat ja lisaadressaadid.
(1) Ametiasutus ja asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. (2) Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks. (3) Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.
Registreerimisele kuuluvad: 1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; 2) asutuses koostatud protokollid ja aktid; 3) lepingud; 4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); 5) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; 6) ametiasutuse esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks.
Dokumentide registreerimine asutuses peab olema üheokrdne. Asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksusest uuesti ei registreerita.
(1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse: 1) registreeritud dokumentide arvestus; 2) sokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu; 3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrollimise võimalus. (2) Dokumendiregistrisse kanatavad andmed seotakse omavahel nii, et neid ei oleks hiljem võimalik jälgi jätmata muuta. (3) Dokumendiregister võib koosneda allregistritest. (4) Dokumendiregister peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel.
(1) Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt. (2) Ametiasutus ja asutused võivad pidada ühist dokumendiregistrit.
Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti.
(1) Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu. (2) Dokumendihalduse või dokumendiregistri infosüsteem peab tagama juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele või sisaldama paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida. (3) Juhul kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirangud, peab register sisaldama andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta.
(1) Dokumendiregister peab olema tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt ja füüsiliselt piisavalt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest. (2) Dokumendiregistrist tuleb piisava ajaperioodi tagant teha varukoopiad. Varukoopiate tegemise ja hoidmise korra ning ajaperioodi kehtestab asutuse juht.
(1) Ametiasutuses ja asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) akti andja nimetus; 2) akti liik; 3) pealkiri; 4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 6) jõustumise kuupäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetud, kehtivuse tähtaeg); 9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. (2) Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta.
(1) Ametiasutuses ja asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) organi nimetus (protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 6) muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. (2) Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega.
Ametiasutuse ja asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg; 2) lepingu liik; 3) number või tähis; 4) kuupäev; 5) lepingu objekt; 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).
(1) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentidena registreeritakse § 19 puntkides 4 kuni 6 nimetatud dokumendid koos kõikide lisadega. (2) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed; 2) saabumise või saatmise kuupäev; 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 4) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms); 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 6) dokumendi lisade nimetus ja arv; 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 8) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul); 9) mil viisil dokument saabus või väljastatid (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle); 10) dokumendi saatja poolt märgitud viit; 11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 12) sarja tähis; 13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 14) lahendamise tähtaeg; 15) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal); 16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või nõutavad õigusaktidega.
Käesolevas jaos nimetamata dokumendid (sh privaatluse protokollid, ettekirjutused, erinevad aruanded, ametnike avaldused, esildised) registreeritakse § 19 sätete järgi.
(1) Enne andmete dokumendisüsteemi kandmist kontrollib pädev ametnik dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu, adressaadi õigsust ning juurdepääsupiirangu seadmise kohustust sisaldava teabe olemasolu dokumendis. (2) Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid asutuses registreerimata. (3) Kui dokument ei vasta lõikes 1 sätestatud nõuetele, teatatakse sellest võimaluse korral viivitamata dokumendi saatjale või koostajale ning dokument registreeritakse üksnes juhul, kui puudused on kõrvaldatud. (4) Lõike 1 nõuetele mittevastavad dokumendid registreeritakse kui need sisaldavad olulist teavet.
(1) Saabunud või väljasaadetav dokument loetakse dokumendiregistris registreerituks, kui tema kohta on registrisse kantud § 28 lõike 2 punktides 1 kuni 9 nimetatud andmed. (2) Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja viita.
(1) Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljastamise päeval või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. (2) Kui dokumendil on märge "KIIRE", siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.
(1) Dokumendid registreeritakse ametiasutuses ja asutuses kinnitatud dokumentide loetelu järgi dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga. (2) Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1. (3) Kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud töörühmade, komisjonide või teiste kindla ülesandega üksuste protokollid või muud dokumendid võib nummerdada läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul. (4) Õigusakti, protokolli, akti või lepingu numbrile võib lisada dokumendi sarja tähise või muu liigitunnuse. (5) Tähistena kasutatakse araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga. (6) Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse registreerimisel viit, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi. (7) Algatus- ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all. (8) Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama viita ja lisada sellele dokumenti individualiseeriva numbri.
(1) Registreeritud dokument edastatakse läbivaatamiseks vallavanemale või asutuse juhile, kes määrab lahendaja, tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja muud asjaolud. (2) Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähtaeg märgitakse dokumendiregistrisse Postipoiss. (3) Mitme täitja puhul edastatakse paberdokument koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teistele täitjatele edastatakse paberdokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide koopiad või teatatakse viited paberdokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale. (4) Digitaaldokumendi puhul võib kasutada §-s 41 sätestatud saatmise viise. (5) Kui asja lahendamine ei kuulu ametiasutuse või asutuse pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele, teatades sellest saatjale kirjalikult. (6) Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata.
(1) Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemusest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu s.h 1) teabenõue - 5 tööpäeva; 2) volikogu liikme arupärimine - 10 tööpäeva; 3) Vabariigi Presidendi, Riigikogu esimehe ja juhatuse, Riigikogu liikme, Riigikohtu esimenem riigikontrolöri, õiguskantsleri, kaitseväe juhataja, Eesti Panga nõukogu esimehe ja presidendi järelepärimine, märgukiri või avaldus - 10 tööpäeva; 4) kodaniku või eraõigusliku juriidilise isiku märgukiri ja selgitustaotlus - 30 kalendripäeva; 5) haldusmenetlusasja algatamiseks esitatud taotlusele vastamise tähtaegade arvutamisel kohaldatakse tsiviilkohtumenetluse seadustiku sätteid. (2) Ametiasutuses esitatakse vastus läbivaatamiseks vallavanemale teabenõude puhul 3. tööpäeval ning kodaniku või eraõigusliku juriidilise isiku märgukiri ja selgitustaotluse puhul 16. kalendripäeval enne vastamise tähtaega. (3) Vallavanem või asutuse juht võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. Antud asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab täitja motiveeritud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab vallavanem või asutuse juht. (4) Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajaliek täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise asutuse juht või muu pädev isik. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist. (5) Kui asja lahendamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, kellele dokument saadeti, edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale. (6) Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse tööpäevades, kalendripäevades või kuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.
(1) Ametiasutuses, ametiasutuse ja asutuse vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult või muul viisil vastavalt õigusaktidele. (2) Ametiasutuses, ametiasutuse ja asutuse vaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ette nähtud tähtaegu arvestades.
(1) Ametiasutuse siseselt saadetakse dokument kooskõlastamiseks vastava valdkonna ametnikule Postipoisi kaudu. (2) Dokumendi kooskõlastamisest keeldumisest tuleb tähtajaks teatada ja keeldumist kirjalikult põhjendada Postipoisi kaudu.
(1) Vallavalitsuse õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris vallavanema ja vallasekretäri poolt. (2) Vallavolikogu õigusaktid ja protokollid allkirjastatatkse ühes eksemplaris volikogu esimehe poolt. (3) Vallavanem allkirjastab ametiasutuse poolt väljastavad dokumendid (s.h lepingud). (4) Paberil väljasaadetud kirja ärakiri, mis jääb ametiasutusse, allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega. Postipoisis säilitatakse väljasaadetavate paberil kirjade failid ilma allkirja ja kinnitusmärketa, looja (koostaja) vastutab faili teksti ja paberil allkirjastatud dokumendi teksti samasuse eest paragrahvi § 8 lõike 4 kohaselt. (5) Vallavolikogu ja Vallavalitsuse õigusaktide ärakirjad väljastatakse valla kantselei poolt. Õigusaktide ärakirjad kinnitavad kantselei ametnikud. Ametlikul kinnitamisel lähtutakse haldusmenetluse seaduse 6. jao sätetest. (6) Vallavolikogu kirjaplangile vormistatud dokumentidele kirjutab vallavolikogu esimees. (7) Vallavalitsuse kirjaplangile vormistatud dokumentidele kirjutab alla vallavanem v.a tõendid, mille allkirjastab vallasekretär. (8) Allkirja ei asenda selle faksiimile ega muu jäljend.
(1) Dokumendivahetuskeskusega (DVK) liitunud asutusele saadetavad digitaaldokumendid allkirjastatakse allkirjaõigusega isikute poolt digitaalselt Postipoisis. (2) Isikutele ja asutusele, kes ei ole DVK-ga liitunud, e-postiga saadetavad digitaaldokumendid allkirjastatakse allkirjaõigusega isikute poolt digitaalselt Sertifitseerimiskeskuse DigiDoc Client programmi abil. (3) Asutusesiseses asjaajamises kasutatakse digitaalallkirja.
Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: 1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning digitaalselt allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale.
(1) Asi loetakse lahendatuks kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. (2) Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui: 1) vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal; 2) või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud; 3) või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud. (3) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse ja paberdokumendi puhul vajaduse korral ka dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas.
(1) Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollitakse Postipoisi abil. (2) Vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktide ning Postipoisis registreeritud dokumentidega ametnikele pandud ülesannete täitmise järelvalvet peab kantselei.
Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi üle kooskõlas "Arhiivieeskirjaga".
(1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. (2) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt, nii et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. (3) Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodide kaupa.
(1) Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus , mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. (2) Enne dokumentide ainult digitaalsele säilitamisele üleminekut peavad ametiasutuses ja asutuses olema kasutusele võetud abinõud dokumentide säilivuse tagamiseks neile kehtestatud tähtaja jooksul.
Saabunud projektidokumentide registreerimine, väljasaadetavate projektidokumentide registreerimine, projektidega seotud dokumentide menetlemine ning projektidega seotud dokumentide vormistamine (käskkirjad, protokollid, aktid, ametikirjad, elektroonilised kirjad, tööajatabelid, projektide taotlused, projektide lepingud, arved, personalidokumendid, jne) toimub käesoleva korra sätete järgi.
(1) Sihtfinantseeritavate projektide dokumentide loetelu registraatorite kaupa: 1) projekti toetuse taotlus, taotluse rahuldamise otsus, ajagraafik, eelarve, muudatused - tähistus a; 2) projekti väljamaksetaotlused, projekti aruanded - tähistus b; 3) nõupidamise protokollid, memod, kirjavahetus (ametikirjad, e-kirjad) - tähistus c; 4) hankedokumentatsioon ja hinnapakkumised (s.h käskkirjad, kaaskirjad, kirjavahetus pakkujatega, protokollid, lepingud, aktid, load, kooskõlastused jm) - tähistus d; 5) ametikirjad, projektida seotud fotod ja muu dokumentatsioon - tähistus e; 6) raamatupidamisdokumendid (arved, saatelehed, maksekorraldused, pangakonto väljavõtted, lepingud, tööaja arvestuse tabelid, personalidokumendid, aktid, projekti kulude väljavõtted) - tähistus f; 7) personalidokumendid (tööajatabelid, töölepingud, puhkusega seotud dokumentatsioon, palgalehed, töövõtulepingud ja aktid) - tähistus g; (2) Projekti dokumendid kogutakse ja paigutatakse registraatoritesse tähistusega a, b, c, d, e, f, g käesoleva paragrahvi 1. lõike punktidele 1-7 vastavalt dokumendi sisule. (3) Registraatori seljale märgitakse selle nimetus, projekti kood, aastaarv ja säilitamise aeg. (4) Registraatori nimetus kajastab sellesse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. (5) Projekti raamatupidamis- ja personalidokumentide originaalid paigutatakse kronoloogilistesse registraatoritesse (tähistus f ja g). Nimetatud dokumentide originaalid säilitatakse projekti registraatorites, eraldi teistest raamatupidamis- ja personalidokumentidest. Organisatsiooni raamatupidamis- ja personalidokumentide juurde jäetakse koopia märkega, kus on kirjas viide originaaldokumendi asukohale projekti registraatoris, et oleks võimalik leida originaaldokument projekti kaustas. Projektijuhile jääb identne koopia raamatupidamis- ja personalidokumentide originaalidest. Registraatorid asuvad raamatupidaja juures kuni 1 aasta pärast projekti lõppu. (6) Registraatorites tähistusega a, b, c, d, e säilitatakse vastavate dokumentide originaalid. Registraatorid asuvad projektijuhi juures kuni aasta jooksul pärast projekti lõppu. (7) Üks aasta pärast projekti lõppu dokumendid arhiveeritakse ja säilitatakse järgmiselt: 1) kõik programmiperioodi 2004-2006 struktuurifondide vahenditest finantseeritud projektide dokumente säilitatakse kuni 31.12.2015. 2) kõik programmiperioodi 2007-2013 struktuuritoetuste vahenditest finantseeritud projektide dokumente säilitatakse kuni 31.12.2025. 3) muude projektide dokumente (mida ei rahastata struktuuritoetuste vahenditest) säilitatakse vastavalt rahastava institutsiooni nõuetele.
Projektijuhi ametist vabastamisel või töösuhete peatumisel antakse projekti asjaajamine üle käesoleva korra sätteid arvestades.
(1) Enne teenistussuhete lõpetamist või teenistussuhete peatumisel on ametnik kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. (2) Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktiga juhul, kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse juht või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja. (3) Asutus on kohustatud tagama asjaajamise järjepidevuse ning asjaajamise korrektse üleandmise ametniku või töötaja teenistus-või töökohalt vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral.
(1) Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt peab sisaldama: 1) täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu; 3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 4) üleantavate ühisdokumentide ning toimikute loetelu. (2) Asutuse juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama lisaks lõikes 1 loetletud järgmisi andmeid: 1) asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv; 2) asutuse eelarvevahendite seis; 3) asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike nimed ja ametikohad; 4) lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide viidad või numbrid vastavalt dokumendiliigile; 5) üldandmed asutuse arhiivi kohta. (3) Lisaks lõigetes 1 ja 2 sätestatule võib akti kanda muud vajalikud andmed asutuse asjaajamise kohta. (4) Asutuse juhi lahkumisel vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt, mis peab sisaldama lõigetes 1 ja 2 sätestatud andmeid.
(1) Akti märgitakse asutuse juhi poolt määratud asjaajmise üleandmise juures viibivate ametnike või töötajate nimed ja ameti- või töökohtade nimetused ning paberil akti eksemplaride arv ja jaotus. (2) Akti allkirjastavad asjajamise üleandja, vastuvõtja ja asutuse juhi määratud ametnikud, kes viibivad asjaajamise üleandmise juures. Akti kinnitab üleandja vahetu juht. (3) Asutuse juhi vahetumisel koostatud asjaajmise üleandmise-vastuvõtmise akti kinnitab vallavanem või tema asendaja. (4) Vallavanema vahetumisel koostatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt. (5) Akt registreeritakse ametiasutuse Postipoisis ja säilitatakse selles asutuses, kus asjaajamine üle anti. (6) Kui asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse digitaalselt, tagatakse kõikidele allkirjastajatele juurdepääs aktile.
Kui ametnik keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, võetakse asjaajamine üle ühepoolselt kõrgemalseisva ametniku, asutuse juhi või tema määratud ametniku või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastvutõmisakti vastav märge.
Kui üks pool ei ole asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel akti sisuga nõus, siis eistatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.
Tunnistada kehtetuks Pärsti Vallavalitsuse 12. jaanuari 2004 määrus nr 1 "Valla ametiasutuse ja valla ametiasutuse hallatavate asutuste asjaajmiskorra kehtestamine".
Määrus jõustub 10. jaanuarist 2012 ja rakendatakse tagasiulatuvalt 1. jaanuarist 2012.