(1) Välisrahastusega projektides osalemise kord reguleerib Viljandi Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsuse) ametite ja linnavalitsuse hallatavate asutuste (edaspidi linna asutus) tegevust välisrahastusega projektide (edaspidi projekt) algatamisel, nendes osalemisel ja osalemisega saadud vahendite kasutamisel. (2) Linn osaleb projektides: 1) juhtpartnerina, kui linn vastutab kogu projekti juhtimise, rakendamise, osapoolte tegevuste koordineerimise ja projekti tulemuste saavutamise eest; 2) lihtpartnerina, kui linn vastutab proportsionaalselt oma osalusele tulemuste saavutamise eest projektiga võetud kohustuste ulatuses.
Korras kasutatakse mõisteid alljärgnevas tähenduses: 1) projekt - riigi, avalik-õigusliku juriidilise isiku, eraõigusliku juriidilise isiku või füüsilise isiku poolt ellukutsutud tegevuste kogum tulemuse saavutamiseks, mille realiseerimine on seotud tähtajalise ja rahalise piiranguga ning mille kulud kaetakse osaliselt või täielikult välisrahastaja poolt; 2) välisrahastaja – Euroopa Liit, rahvusvaheline organisatsioon või mõni muu välis- või siseriiklik organisatsioon; 3) välisrahastuse saaja – projektis osalev linna asutus, kelle arvelduskontole projektirahastuse andja lepingujärgselt raha üle kannab või linna asutus, kes on toetust taotlenud, kuid kellel puudub oma arvelduskonto; 4) projekti hoidja – linnavalitsuse valdkonna struktuuriüksus või linnavalitsuse hallatav asutus, mille haldusalas viiakse projekt ellu. Projekti hoidjat esindab vastava struktuuriüksuse või linna asutuse juht, kes vastutab projektiga linnale võetud ülesannete täitmise ja projekti tulemuste saavutamise ees; 5) projekti juht – projekti hoidja poolt määratud projekti igapäevase juhtimise ja elluviimise eest vastutav isik; 6) projekti meeskond – projekti hoidja poolt määratud isikud, kes on seotud projekti läbiviimisega ning kes on andnud nõusoleku projektis osalemiseks; 7) kontaktisik – projekti dokumentatsiooni hoidmise ning projektiga seotud informatsiooni edastamise eest vastutav isik; 8) projekti idee – projekti algataja esialgne huvi projekti algatamiseks; 9) sildfinantseerimine – välisrahastuse saajale täiendava rahastamise avamine enne välisraha laekumist lepingus sätestatud vajalike kulutuste tegemiseks tingimusel, et välisrahastuse saaja tagastab eraldatud raha linna eelarvesse välisraha laekumisel; 10) kaasfinantseerimine – linna rahaline ja/või mitterahaline kohustus välisrahastusega projekti elluviimiseks, milleks vajalikud vahendid nähakse ette välisrahastuse saajale Viljandi linna eelarves või eraldatakse linna projektide kaasfinantseerimise reservist; 11) rahaline kohustus – projekti elluviimisega kaasnevad kulud ja nende katteks tehtavad rahalised väljamaksed; 12) mitterahaline kohustus – projekti tegevuste elluviimisega seotud kaudsete kulude ümberarvestamine projekti kuludeks välisrahastaja poolt lubatud piires; 13) kaasfinantseerimise reserv – Viljandi linna eelarves on välisrahastusega projektide, milles osalemist ei olnud võimalik eelarvet koostades ette näha ja kaasfinantseerimiseks vajalikke vahendeid välisrahastuse saajale linnaeelarves planeerida, kaasrahastamiseks ettenähtud vahendite reserv; 14) välisrahastusega projektide andmebaas (edaspidi välisprojektide andmebaas) – linnavalitsuse kantselei (edaspidi kantselei) hallatav elektrooniline andmebaas, mis sisaldab projekti algatamise, teostamise, jälgimise ning sisulise ja finantsilise aruandlusega seonduvat informatsiooni; 15) kantselei peaspetsialist – linnavalitsuse kantselei peaspetsialist, kelle tööülesanneteks on Viljandi linna projektipõhiste tegevuste elluviimine ja koordineerimine.
(1) Projekti hoidja esitab kantselei peaspetsialistile taotluse projekti idee kooskõlastamiseks. (2) Taotlus esitatakse elektrooniliselt, käesoleva korra lisas toodud vormil. (3) Taotlus peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) projekti kirjeldus; 2) projekti vastavus Viljandi linna arengukavale või valdkondlikule arengukavale; 3) projekti hoidja; 4) koostööpartnerid; 5) planeeritav eelarve; 6) kaasfinantseerimise vajadus ja suurus liikide lõikes (rahaline/mitterahaline); 7) sildfinatseerimise vajadus; 8) planeeritav välisrahastaja; 9) projekti kestvus. (4) Kantselei peaspetsialist kontrollib kolme tööpäeva jooksul taotluse sisu vastavust käesoleva määruse paragrahvi 3 lõikele 3 taotlusele esitatud nõuetele ning esitab taotluse paberkandjal linnapeale kooskõlastamiseks. (5) Taotluse heakskiitmisel linnapea poolt lisab kantselei peaspetsialist projekti andmed välisprojektide andmebaasi ja saadab projekti hoidjale vastava elektroonilise teate. (6) Taotluse tagasilükkamisel saadab kantselei peaspetsialist projekti hoidjale teate projekti idee tagasilükkamisest koos põhjendusega.
(1) Projektis osalemise otsustab Viljandi Linnavolikogu (edaspidi linnavolikogu), kui projektis osalemisega kaasnevad rahalised kohustused järgnevateks eelarveaastateks või linna rahaline kohustus projektis on suurem kui 6 400 eurot eelarveaasta kohta. [Viljandi Linnavolikogu 24.11.2010 määrus nr 49 - jõust. 01.01.2011] (2) Projektis osalemine otsustab linnavalitsus, v.a. käesoleva paragrahvi lõikes 1 ja 3 sätestatud juhul. (3) Projektis osalemise otsustab asutuse juht, kui jooksva aasta eelarves on olemas vahendid omafinantseeringu või kaasfinantseeringu tagamiseks. (4) Kantselei peaspetsialist valmistab ette õigusakti eelnõu projektis osalemise otsustamise ja finantseerimise korraldamise kohta. (5) Eelnõus tuleb märkida: 1) otsus linna osalemise kohta projektis; 2) projekti nimetus; 3) projekti hoidja määramine; 4) projekti finantseerimise korraldamine: projekti kogueelarve, välisrahastuse summa, kaasfinantseerimise vajadus ja summad aastate lõikes ning vajadusel sildfinantseeringu summad aastate lõikes. (6) Eelnõule lisatakse projekti hoidja poolt koostatud seletuskiri, mis peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) projekti idee kooskõlastamise aeg; 2) kokkuvõte projekti sisu, juhtimise, eesmärkide ja etappide kohta; 3) projekti kogumaksumus ja linna rahaliste ning mitterahaliste kohustuste suurus, sh partnerite olemasolul ka nende rahaliste ja mitterahaliste kohustuste suurus; 4) projekti vastavus Viljandi linna arengukavale või valdkondlikule arengukavale; 5) sildfinantseeringu ja/või kaasfinantseeringu vajadus ja suurus aastate lõikes; 6) välisrahastaja andmed; 7) projekti taotluse esitamise ja elluviimisega seotud tähtajad. (7) Projektis osalemise otsustamisel määratakse projekti juht ja kontaktisik. (8) Projekti juht vastutab kogu projekti eest. (9) Kui projekti juhiks määratakse isik väljastpoolt linna ametiasutusi või ametiasutuste hallatavaid asutusi, sõlmib linnavalitsus projektijuhiga lepingu, kus sätestatakse projekti läbiviimisega seotud õigused ja kohustused (s.h. aruandekohustus). (10) Projekti taotluse allkirjastab projektis osalemise otsuse põhjal linnapea või tema poolt volitatud isik. (11) Koopia esitatud projekti taotlusest koos kõigi lisadokumentidega säilitatakse projekti hoidja juures paberkandjal kaustas ja taotlus elektrooniliselt kantselei hallatavas välisprojektide andmebaasis. (12) Positiivse rahastamisotsuse korral esitab linna asutus kantselei peaspetsialistile koopia otsusest. Vajadusel sõlmitakse rahastajaga toetusleping, mis registreeritakse ja säilitatakse vastavalt linnavalitsuse asjaajamiskorrale. (13) Kantselei peaspetsialist kannab projektitöö registrisse andmed projekti rahastamise kohta (rahastamisotsuse kuupäev, projekti abikõlblikkuse periood, aruandekuupäevad, rahastava summa suurus ja omafinantseeringu osakaal) ning informeerib positiivsest rahastusotsusest Viljandi Linnavalitsuse rahandusametit (edaspidi rahandusametit). (14) Toetuslepingu registreerimine või positiivne rahastamisotsus on eelduseks linnaeelarvesse laekuva projektitoetuse sihtotstarbeliseks kasutamiseks.
(1) Projekti käivitamiseks vajaliku dokumentatsiooni allkirjastab linnapea või tema poolt volitatud isik. (2) Kantselei peaspetsialist lisab välisprojektide andmebaasi projekti hoidja poolt esitatud info alusel rahastamisotsuse kuupäeva, kontaktisiku nime ja kontaktid ning toetuslepingust tulenevad aruandluse tähtajad.
(1) Projektis osalemise ennetähtaegse lõpetamise otsustab linnavolikogu, linnavalitsus või linna asutuse juht vastavalt sellele, kes on otsustanud projektis osalemise. (2) Projekti hoidja teavitab projekti partnereid ja rahastajat projekti ennetähtaegsest lõpetamisest hiljemalt viie tööpäeva jooksul pärast linnavolikogu, linnavalitsuse või linna asutuse juhi poolt vastavasisulise otsuse vastuvõtmist.
(1) Projektide kaasfinantseerimiseks vajalikud rahalised vahendid taotleb projekti hoidja linna eelarvesse. (2) Finantsarvestust linna osalusega projektide finantseerimise osas peab rahandusamet.
(1) Projekti hoidja taotleb välisrahastusega projekti sildfinantseerimist, kui: 1) vajadus sildfinantseerimiseks tuleneb projekti tingimustest; 2) välisrahastaja on teinud otsuse välisraha andmise kohta, kuid eelnevalt tuleb vajalikud kulutused teha linna vahenditest, mille välisrahastaja hiljem hüvitab vastavalt lepingus kokkulepitud tingimustele; 3) välisraha ei laeku välisrahastuse andmise otsuses nimetatud tähtaja jooksul. (2) Projekti sildfinantseerimise taotlemine võib toimuda samaaegselt projektis osalemise otsustamisega või projekti rakendamise käigus. (3) Sildfinantseerimise taotlemiseks esitab projekti hoidja kantselei peaspetsialistile taotluse, kus on ära märgitud: 1) välisrahastuse saaja; 2) sildfinantseeringu sihtotstarve; 3) sildfinantseeringu vajalikkuse põhjendus; 4) sildfinantseeringu kestus; 5) sildfinantseeringu suurus. (4) Kantselei peaspetsialist esitab õigusakti eelnõu linnavalitsusele. Eelnõule lisatakse järgmised dokumendid: 1) projekti hoidja poolt paragrahv 8 lõike 3 alusel koostatud taotlus; 2) välisrahastajaga sõlmitud leping või muu dokument, milles on sätestatud välisrahastuse kasutamise tingimused. (5) Projekti sildfinantseerimise otsustab linnavalitsus. (6) Linnavalitsuse korralduse vastuvõtmisel esitatakse korralduse koopia rahandusametile ja sildfinantseeringu saajale. (7) Rahandusamet korraldab sildfinantseeringu summa eraldamise vastavalt taotluses esitatud finantseerimisvajadusele ja tähtaegadele. (8) Sildfinantseerimiseks eraldatud summade, nende alusel tehtud väljamaksete ja raha tagastamise kohta peab arvestust rahandusamet. (9) Linna asutused tagavad sildfinantseerimiseks eraldatud vahendite sihipärase ja säästliku kasutamise. (10) Sildfinantseerimise maht aastas määratakse linnaeelarvega. (11) Välisraha laekumisel korraldab rahandusamet sildfinantseeritava summa osas tasaarvelduse.
(1) Projekti kaasfinantseerimiseks vajalikke vahendeid linna kaasfinantseerimise reservist võib taotleda projektidele, mis on kooskõlas linna arengukava või valdkondliku arengukavaga, kuid milles osalemist ei olnud võimalik ette näha ja selleks vajalikke vahendeid linnaeelarvesse planeerida. (2) Kaasfinantseerimise reservist tehakse eraldisi üksnes jooksval eelarveaastal tehtavate kulutuste katteks. (3) Kaasfinantseerimise reservist vahendite taotlemisel projekti algatamisel esitatakse linnavalitsuse korralduse eelnõu, kus tuleb märkida lisaks paragrahvi 6 lõikes 3 sätestatule järgmised andmed: 1) otsus raha eraldamise kohta linna kaasfinantseerimise reservist; 2) kaasfinantseeringu saaja; 3) kaasfinantseerimise sihtotstarve; 4) kaasfinantseeringu suurus. (4) Korralduse eelnõule lisatakse seletuskiri, kuhu on märgitud lisaks paragrahvi 6 lõikes 4 sätestatule järgmised andmed: 1) projekti vajalikkus; 2) põhjendused, miks ei ole eelarves kaasfinantseerimiseks vahendeid ette nähtud. (5) Projekti kaasfinantseerimise reservist otsustab linnavalitsus.
(1) Projekti juht on aruandekohustuslik projekti hoidja ja oma vahetu ülemuse ees ning välisrahastusega projektide jälgimisega tegeleva kantselei peaspetsialisti ees. Projekti juht on kohustatud koheselt teatama kõigist asjaoludest, mis võivad põhjustada projekti mittetäitmist või mittenõuetekohast täitmist. (2) Projekti juht esitab projekti hoidjale, kantselei peaspetsialistile ja rahandusametile järgnevad dokumendid: 1) projekti reeglite kohaselt koostatud vahe- ja lõpparuanded; 2) projekti reeglite kohaselt koostatud finantskokkuvõtted (aruandeperioodil tehtud tegelikud kulutused, põhjendused ettenägemata kulutuste kohta, põhjendused eelarves planeeritust suuremate või tunduvalt väiksemate kulutuste kohta); 3) oma hinnangu (vabas vormis, kirjalikult) projekti elluviimise kohta.
Linnavalitsus esitab linnavolikogule ülevaate projektide sildfinantseerimise kohta eelarve täitmise aastaaruande koosseisus.
Projekti auditeerimine korraldatakse vastavalt välisrahastaja ja riigi poolt sätestatud korrale.
(1) Tähtajaks laekumata jäänud välisrahastuse kohta esitab välisrahastuse saaja informatsiooni linnavalitsuse istungile koos põhjendustega: 1) kuni aastase projekti puhul 3 kuu jooksul; 2) üle aastase projekti puhul 6 kuu jooksul. (2) Rahastuseta jäänud projektitaotluste kohta esitab projekti vastutav esindaja informatsiooni linnavalitsusele.
Projektitaotluste ja rahastatud projektide üle peetakse arvestust välisprojektide andmebaasis.
Määrus jõustub kolmandal päeval peale avalikustamist.