(1) Määruses reguleeritakse: 1) Keila Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsus) ja linnavalitsuse hallatavate asutuste (edaspidi linnavalitsusega koos asutus) asjaajamisele esitatavad nõuded; 2) asutuste dokumendihaldussüsteem ja elektrooniline dokumendiringlus; 3) üldnõuded asutuste dokumentidele, sh nende koostamisele ja vormistamisele ning dokumendiplankidele; 4) dokumentide registreerimine asutustes: registreeritavad dokumendiliigid, registriandmed, registreerimise tähtaeg, kord ja juurdepääsupiirangute seadmise nõuded; 5) dokumentidest tulenevate ülesannete täitmine ja asjade lahendamine asutustes; 6) läbivaataja, täitja ja täitmise tähtaja määramine, dokumendi kooskõlastamine ja allkirjastamine, asja lahendatuks lugemine, asjade tähtaegse lahendamise kontroll; 7) dokumentide hoidmine, arhiveerimine, arhivaalide säilitamine ja hävitamine ; 8) asjaajamise üleandmine ametniku/töötaja teenistussuhte/töölepingu peatumise või lõppemise korral. (2) Asjaajamise üldise korralduse eest vastutab Keila Linnakantselei (edaspidi linnakantselei). (3) Keila Linnavolikogu (edaspidi linnavolikogu) liikmete, eestseisuse, linnavolikogu poolt loodud alatiste ja ajutiste komisjonide, samuti Keila Linnavalitsuse liikmete ja linnavalitsuse poolt loodud alaliste ning ajutiste komisjonide asjaajamise korraldamise tagab linnakantselei. (4) Asjaajamise korraldamise täpsustatud nõuded kehtestab vajadusel asutuse juht.
Määruses kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses: 1) dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks; 2) dokumendi metaandmed on dokumendi konteksti, sisu ja struktuuri ning nende ajas haldamist kirjeldavad andmed; 3) asjaajamine on dokumentide koostamise, vormistamise, registreerimise, süstematiseerimise, menetlemise ja säilitamisega seotud tegevus; 4) dokumendihaldus on organisatsiooniliste ja infotehnoloogiliste vahendite abil loodud asutuse asjaajamist toetav halduse ala; 5) dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile kestvat juurdepääsu; 6) digitaaldokument on digitaalallkirjastatud või dokumendisüsteemis koostatud tõestusväärtusega dokument; 7) dokumendiregister on dokumendisüsteemi osa, andmekogu, mis võimaldab dokumente arvestada liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete alusel; 8) asutuse dokumendihaldussüsteem on dokumendisüsteemide, andmekogude, reeglite ja abivahendite süsteem, mis on mõeldud asutuste dokumendiregistrite pidamiseks, dokumentide menetlemiseks ja õigusaktide ning dokumendiregistri avalikustamiseks; 9) pitsat on dokumendi autentsuse tõestamise vahend; 10) pitser on pitsati jäljend dokumendil.
(1) Asutuse asjaajamine peab tagama: 1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ette nähtud ulatuses, 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; 5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 6) dokumentide tähtaegse täitmise ning kontrolli asjade lahendamise üle; 7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. (2) Asutuse asjaajamine ja dokumendihaldus peavad tagama asutustevahelise dokumendivahetuse ja dokumentide säilimise selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi andmiseks. (3) Kui riigi või Keila linna õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. (4) Asutuse asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele. (5) Asutuse asjaajamises lähtutakse heast haldustavast, mille üldpõhimõtted on järgmised: 1) Õiguspärasus: ametnik/töötaja tegutseb vastavalt õigusaktidele ning järgib neis sätestatud eeskirju ja korda. Eelkõige peab ametnik/töötaja silmas, et üksikisikute õigusi mõjutavad otsused põhineksid õigusaktidel ning et nende sisu oleks õigusaktidega kooskõlas. 2) Diskrimineerimisest hoidumine: taotluste menetlemisel ja otsuste tegemisel järgib ametnik/töötaja võrdse kohtlemise põhimõtet. 3) Proportsionaalsus: otsuseid tehes tagab ametnik/töötaja, et võetavad meetmed on sobivad, vajalikud ega välju taotletava eesmärgi raamest . 4) Võimu kuritarvitamisest hoidumine: volitusi kasutatakse üksnes eesmärgil, milleks need on antud. 5) Erapooletus ja sõltumatus: ametnik/töötaja on erapooletu ja sõltumatu. 6) Objektiivsus: otsustamisel võtab ametnik/töötaja arvesse asjakohaseid tegureid ning annab neist igaühele otsuses nõuetekohase kaalu, jättes arvestamata asjaolud, mis ei ole asjaga seotud. 7) Õiguspärased ootused ja järjekindlus: ametnik/töötaja on oma haldustegevuses järjekindel. 8) Õiglus: ametnik/töötaja tegutseb õiglaselt ja mõistlikult. 9) Viisakus: ametnik/töötaja on teenistusvalmis, täpne ja viisakas, on kättesaadav telefoni või elektronposti teel ning peab kinni vastuvõtuaegadest. 10) Ühtsus: hea haldustava kohaldamisel peab olema järjepidev ning järgima asutuse tavapärast toimimisviisi.
(1) Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses, põhikirjas sätestatud või asutuse juhi poolt määratud isik. Asutuse asjaajamise eest vastutav struktuuriüksus või isik määratakse asutuse juhi poolt. Keila Linnavalitsuse asjaajamise korraldamise eest vastutab Keila linnasekretär. (2) Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse kindlaks, millised struktuuriüksused, ameti- või töökohad korraldavad järgmisi asjaajamistoiminguid: 1) asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine; 2) dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine; 3) dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine; 4) arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi andmine; 5) dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korraldamine. (3) Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta (1. jaanuar kuni 31. detsember), õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood. Keila Linnavalitsuse asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar kuni 31. detsember). (4) Asutuse asjaajamise korraldus ja dokumentide teabekandja valik peavad tagama asutuse tegevuse õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ning nii paberdokumentide, digitaaldokumentide kui ka muudel teabekandjatel olevate dokumentide säilimise ja kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
(1) Asutus määrab oma asjaajamises kasutatava ametliku postiaadressi, üldtelefoni- ja faksinumbri ning elektronposti aadressi ja tagab oma asjaajamises kasutatavate sideandmete avalikustamise kirjaplangil ning veebilehel. Keila linnaveebilehe aadress on www.keila.ee. (2) Juhul, kui asutuse sideandmed muutuvad, avalikustab asutus uued sideandmed vähemalt 10 tööpäeva enne andmete muutumist. Asutuse ametliku elektronposti aadressi muutumisel tagab asutus vana aadressi kasutamise vähemalt 6 kuud pärast aadressi muutmist. (3) Linnavalitsuse aadress on Keila, Keskväljak 11, postiindeks 76608, elektronposti aadress on [email protected], veebilehe aadress www.keila.ee, infotelefoni number 6790700, faksinumber 6780303.
(1) Asutuse dokumendihaldussüsteemkoosneb järgmistest abivahenditest, infosüsteemidest ja andmekogudest: 1) õigusaktide ning kirjade elektroonilised dokumendipõhjad (edaspidi mallid, asukoht WebDesktop); 2) asutuse dokumendisüsteemid registrite pidamiseks, failide ja digitaaldokumentide menetlemiseks ja hoidmiseks ning metaandmete säilitamiseks (edaspidi DS, asukoht WebDesktop); 3) avalik dokumendiregister (asukoht Keila linna veebileht); 4) Keila Linnavalitsuse õigusaktide eelnõude menetlemise ja linnavalitsuse istungite ning lepingute infosüsteem (asukoht WebDesktop); 5) Keila linna õigusaktide eelnõude, Keila Linnavolikogu istungite, Keila linna õigusaktide infosüsteem (asukoht Keila linna veebileht). (2) Dokumendihaldussüsteem võimaldab: 1) registreerida dokumendi teabekandjast olenemata; 2) 3) kehtestada juurdepääsuõigusi; 4) lihtsalt ja kiiresti dokumentidele juurde pääseda; 5) teha asjaajamis- ja arhiveerimistoimingud nii üksikdokumendi kui ka dokumendikogumitega; 6) koostada ja säilitada dokumente selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks; 7) kindlaks teha dokumendiga süsteemis tehtud toimingud, toimingute tegemise ajad ja toiminguid teostanud isikud; 8) dokumente kooskõlastada, digitaalselt allkirjastada ja edastada; 9) dokumente automaatselt käesoleva määruse § 2 punktis 2 nimetatud metaandmetega siduda; 10) dokumente dokumendisüsteemide vahel vahetada; 11) avalikustada linnavolikogu õigusaktide eelnõud, linnavolikogu ja linnavalitsuse poolt vastu võetud juurdepääsupiiranguta õigusaktid; 12) avalikustada linnavolikogu istungite päevakorra projektid, päevakorrad ja protokollid, arvestades dokumendile või selle osale seatud juurdepääsupiirangutega; 13) avalikustada asutuste dokumendiregister.
(1) Dokumendihaldussüsteemi võib dokumente sisestada või neid seal luua ja menetlusmärkeid teha isik, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (edaspidi autentimine). (2) Autentimine toimub isikutunnistusele (ID-kaardile) kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil või paroolipõhiselt vastavalt infosüsteemi kasutamise korrale. (3) Isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi abil saab allkirjaõigusega ametnik/töötaja dokumente digitaalselt allkirjastada. (4) Kui allkirjastatud paberdokumendi fail sisestatakse dokumendisüsteemi või kui dokumendisüsteemis loodud dokument allkirjastatakse paberil, vastutab dokumendi sisestaja või looja (koostaja) faili teksti ja paberil allkirjastatud dokumendi teksti samasuse eest.
(1) Asutused vahetavad omavahel dokumente elektronposti teel. Kui seadusest tulenevalt peab asja toimikus säilitama paberdokumentide originaale, vahetatakse dokumente paralleelselt paberkandjal ja elektronposti teel. (2) Linnavalitsuse õigusaktide eelnõude menetlemine ning kooskõlastamine toimub elektrooniliselt elektronposti teel vastavalt Keila linna põhimääruses ja selle alusel antud linnavalitsuse õigusaktides sätestatule.
(1) Dokumendid koostatakse ja vormistatakse õigusaktide ja standardite nõuete kohaselt. (2) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. (3) Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. (4) Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. (5) Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
(1) Dokumendiplankidele (edaspidi plank) vormistatakse üldjuhul: 1) kirjad; 2) protokollid ja aktid; 3) õigusaktid; 4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. (2) Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, ja ametnikul/töötajal, kellel on kohustusliku akti andmise õigus. (3) Asutuses tegutsevad komisjonid kasutavad komisjoni teenindava asutuse planke, lisades asutuse nimele komisjoni või nõukogu nime. Seadusega ette nähtud komisjonidel võivad olla oma plangid. (4) Linnavolikogul, linnavalitsusel ja asutustel on ühtse kujunduse, sümboli ja turvaelemendiga üldplank. Üldplangi alusel moodustatakse eri dokumendiliikide plangid. Üldplangi näidis on toodud määruse lisas 1. (5) Üldplangi alusel on moodustatud õigusakti, protokolli ja kirja plangid. (6) Vajaduse korral lisatakse plangile nime tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale nimi eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte tähestikulises järjekorras. (7) Asutuste plankidel kasutatakse sümbolina Keila vapi kujutist. (8) Paberdokumentide plankide turvaelemendiks on rekvisiitide sinine värv (sinine on Eesti lipu sinine ehk rahvusvahelise PANTONE värvitabeli järgi 285 C). (9) Asutuste dokumendiplankide ühtse kujunduse tagab linnakantselei.
(1) Planke hoitakse kohas, kuhu võõrad ei pääse. (2) Plankide kasutamise, hoidmise ja säilitamise eest vastutab asutuse juht või tema poolt selleks määratud ametnik/töötaja. Keila Linnavalitsuses on selleks ametnikuks referent. (3) Tarbetute või kehtetute plankide hävitamiseks moodustab asutuse juht komisjoni ja määrab plankide hävitamise viisi. Hävitamise kohta koostatakse akt.
(1) Dokumendi võib vormistada paberil või elektrooniliselt. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt, tagatakse nende identsus. Vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda: 1) dokumendi liigist; 2) sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast; 3) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul; 4) võimalusest dokumenti nõuetekohaselt arhiveerida. (2) 3 (3) Asutuste dokumentidele pannakse Keila linna vapiga asutuse pitser asutuse juhi poolt määratud korras. (4) Linnavalitsuses on kasutusel järgmised pitsatid: 1) väikese riigivapiga pitsat (asub linnasekretäri kabinetis, mida hoitakse lukustatud tulekindlas seifis ning mille hoidmise ja kasutamise eest vastutab linnasekretär) -kasutatakse dokumendile seadusega või seaduse alusel pandud riiklike ülesannete täitmisel, samuti sünni- ja surmatunnistustele, sünni- ja surmaaktidele, linnasekretäri poolt notariaalselt tõestatud ja/või kinnitatud dokumentidele pitseri panemisel; 2) Keila linna vapi kujutisega Keila Linnavalitsuse pitsat, mis asub linnavalitsuse referendi käes, kes vastutab pitsati hoidmise ja kasutamise eest – kasutatakse linnavalitsuse tegevuse käigus loodud dokumentidele, mis ei eelda punktis 1 nimetatud pitsati kasutamist, pitseri panemisel, samuti linnavalitsuse tegevuse käigus loodud dokumentide kinnitatud koopiatele, ärakirjadele ja väljavõtetele pitseri panemisel; 3)
(1) Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja dokumendiliigist tulenevad elemendid. (2) Dokumendi kohustuslikud elemendid: 1) autor – dokumendi väljaandja ametlik nimi või nimetus nimetavas käändes; 2) kuupäev – määruse § 14 kohaselt; 3) tekst – täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike; 4) allkirjastaja(d) – allkiri, nimi ja ametinimetus. (3) Dokumendiliigist tulenevalt kasutatakse lisaks lõikes 2 loetletud elementidele järgmisi elemente: 1) aadress – tänavanimi, maja ja korteri number, asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond, riik; 2) adressaat – määruse § 15 kohaselt; 3) kasutusmärge – dokumendi menetlemise korda, ettevalmistuse astet, originaalsust, terviklikkust või juurdepääsu reguleeriv märge kantakse suurtähtedega dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka (näiteks EELNÕU, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE, KIIRE, ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS või AK); 4) kontaktandmed – autori elektronposti aadress ja telefoninumber; 5) koostaja – vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed; 6) lisaadressaat – määruse § 15 kohaselt, paljude adressaatide puhul võib adressaatide nimekirja koostada eraldi lehele; 7) lisamärge – dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole kantakse kooskõlastusmärge (lehe paremale poolele) või kinnitusmärge (lehe vasakule poolele); 8) pealkiri; 9) seosviit – viide algatusdokumendile; 10) viit – määruse § 17 kohaselt; 11) muud dokumendi elemendid. (4) Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. (5) Kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse käesoleva paragrahvi lõike 4 punkti 5 kohaselt väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, elektronposti aadress ja telefoninumber. Kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse käesoleva paragrahvi lõike 4 punkti 4 kohaselt ainult elektronposti aadress ja telefoninumber.
(1) Dokumendi kuupäev ja kellaaeg märgitakse vastavalt standardile EVS 8 „Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas”. (2) Õigusaktides ja välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi. (3) Dokumendi kuupäevaks paragrahvi 13 lõike 2 punkti 2 mõistes on: 1) õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; 2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev; 3) lepingu allkirjastamise kuupäev; 4) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. (4) Kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse selle registreerimise kuupäev. (5) Dokumentidele või nende kohta dokumendisüsteemi märgitavateks kuupäevadeks võivad olla muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad kuupäevad. (6) Kui õigusaktis on ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks, märgitakse peale kuupäeva dokumendile ka kellaaeg. (7) Digitaalselt allkirjastatud või digitaalse templiga kinnitatud dokumentide puhul on dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks dokumendile antud digitaalallkirjas või digitaalses templis sisalduvad kuupäev ja kellaaeg. (8) Kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku/töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.
(1) Dokumendi adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. (2) Kui dokumendil on palju adressaate, võib adressaadid üldistada. Üldistamine on lubatud juhul, kui dokument on suunatud üheliigilistele asutustele või ametnike/ töötajate grupile. (3) Dokumendi adressaatide hulgas näidatakse võimalusel dokumendi põhiadressaat ja lisaadressaadid.
(1) Asutus on kohustatud ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid registreerima dokumendiregistris. (2) Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks. (3) Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.
(1) Dokumendid registreeritakse asutuse dokumendiregistris dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga. (2) Registreeritavate dokumentide numeratsioon algab iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1. (3) Kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud töörühmade, komisjonide või teiste kindla ülesandega üksuste protokollid või muud dokumendid võib nummerdada läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul. (4) Õigusakti, protokolli, akti või lepingu numbrile võib lisada dokumendi sarja tähise või muu liigitunnuse. (5) Tähistena kasutatakse araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga. (6) Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse registreerimisel viit, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi. (7) Algatus- ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all. (8) Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama viita ja lisada sellele dokumenti individualiseeriva numbri. (9) Dokumentide registreerimise skeem ja tähistuste (viidete) süsteem määratakse kindlaks asutuse juhi poolt.
(1) Enne andmete dokumendisüsteemi kandmist kontrollib pädev ametnik/töötaja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu, adressaadi õigsust ning juurdepääsupiirangu seadmise kohustust sisaldava teabe olemasolu dokumendis. (2) Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mittemärgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid asutuses registreerimata. (3) Kui asja lahendamine ei kuulu asutusepädevusse, edastatakse avaldus (taotlus), märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele, teatades sellest saatjale kirjalikult 5 tööpäeva jooksul. (4) Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale 5 tööpäeva jooksul tema avaldust (taotlust) või märgukirja kohtule edastamata. (5) Kui dokument ei vasta lõikes 1 sätestatud nõuetele, teatatakse sellest võimaluse korral viivitamata dokumendi saatjale või koostajale ning dokument registreeritakse üksnes juhul, kui puudused on kõrvaldatud. (6) Asutuse juhiga (linnavalitsuses ka valdkonna abilinnapea/linnasekretäriga) kooskõlastatult registreeritakse lõikes 1 sätestatud nõuetele mittevastavad dokumendid, kui need dokumendid sisaldavad olulist teavet. (7) Ümbrik säilitatakse saabunud dokumendi juures, kui: 1) saatja aadress on märgitud ainult ümbrikule, 2) postitempli alusel on vaja tõestada dokumendi saabumise kuupäeva, 3) saadetiseks on kodaniku avaldus või kaebus.
Dokumentide registreerimine asutusespeab olema ühekordne.
(1) Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. (2) Kui dokumendil on märge “KIIRE”, siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.
(1) Keila linna õigusaktid registreeritakse linnavalitsuse dokumendiregistris. (2) Asutuste dokumendiregistris registreeritakse: 1) sissetulevad kirjad; 2) väljaminevad kirjad; 3) kodanike avaldused (taotlused); 4) vastused avaldustele (taotlustele); 5) teabenõuded; 6) vastused teabenõuetele; 7) lepingud; 8) käskkirjad; 9) haldusaktid, sh load ja ettekirjutused; 10) protokollid, aktid ja teatised; 11) muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. (3) Linnavalitsuse dokumendiregistris registreeritakse lisaks lõikes 2 nimetatud dokumentidele: 1) elukoha registreerimise avaldus; 2) elukoha registreerimise avalduse vastus; 3) isikuandmete sulgemise avaldus; 4) kohaliku omavalitsuse teade elukoha registreerimiseks (teiselt kohalikult omavalitsuselt); 5) kohaliku omavalitsuse teade elukoha registreerimise kohta (kiri või otsus); 6) omaniku taotlusel aadressi muutmine (avaldus või pretensioon); 7) omaniku taotlusel aadressi muutmine (kiri või vastus). 8) Keila linna nimel sõlmitud lepingud; 9) linnapea käskkirjad; 10) linnapea, abilinnapea, linnasekretäri või linnavalitsuse liikmete poolt allkirjastatud väljasaadetud dokumendid; 11) avaliku ürituse taotlused ja load; 12) ilutulestiku korraldamise load.
(1) Dokumendi kohta kantakse registrisse/infosüsteemi õigusaktides vastava dokumendiliigi kohta nõutavad andmed. Andmete koosseis on määratud registri/vastava ekraanivormi kohustuslike väljadega. (2) Asutuste poolt sõlmitud lepingute ja nende lõpetamise kohta edastatakse koheselt vastavalt pärast nende sõlmimist või lõpetamist asutuse või linnavalitsuse vastava valdkonna struktuuriüksuse pädeva ametniku poolt lepingute infosüsteemi sisestamiseks elektronposti teel dokumentide registreerimise pädevust omavale linnavalitsuse ametnikule sõltuvalt lepingu liigist järgmised andmed: 1) lepingu liik infosüsteemi jaotise alusel(toetus- ja finantseerimisleping, käsundus-ja töövõtuleping, notariaalne leping ja toiming, muu leping ja kokkulepe), 2) lepingu pealkiri/objekt, 3) lepingupartneri andmed (nimi, registrikood/isikukood, aadress, kontakttelefon) 4) lepingu sõlmimise aeg ja lepingu tähtaeg; 5) lepingu summa; 6) lepingu jälgimise eest vastutav isik; 7) lepingu hoidmise koht, 8) lepingu lõpetamise aeg (lepingu lõpetamise korral). (3) Dokumendi kohta andmebaasi sisestatud kirje juurde lisatakse dokumendi fail, saabunud paberdokumendid skaneeritakse faili saamiseks. (4) Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja viita.
(1) Dokumentidele või dokumendisarjadele kehtestatakse juurdepääsupiirang vastavalt seadustele ning määratakse juurdepääsupiirangu aluseks olev konkreetne seadusesäte ja juurdepääsupiirangu kehtivuse tähtaeg. (2) Juurdepääsupiirangu kehtestamisel dokumentidele, milles sisalduvad isikuandmed, tuleb igal konkreetsel juhul kaaluda, kas isikuandmeid sisaldavale teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust. Kui tekib kahtlus, et on olemas eraelu puutumatuse rikkumise oht, siis tuleb isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele kehtestada juurdepääsupiirang. (3) Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ või lühend AK, märkele lisatakse viide asjakohasele õigusakti sättele, juurdepääsupiirangu vormistamise kuupäev ja lõpptähtpäev. (4) Saabunud digitaaldokumendi saabumismärge ja juurdepääsupiirangu märge tekivad dokumendisüsteemis registreerimisel dokumendi metaandmetes. (5) Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava väljasaadetava digitaaldokumendi faili tehakse märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“, märkele lisatakse viide asjakohasele õigusakti sättele, juurdepääsupiirangu vormistamise kuupäev ja lõpptähtpäev.
(1) Saabunud dokument saadetakse pärast registreerimist elektrooniliselt läbivaatamiseks vastava valdkonna struktuuriüksuse juhile või kõrgemalseisvale ametnikule/töötajale (edaspidi läbivaataja), kes määrab asja lahendaja, tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja muud asjaolud, või lahendamiseks vastavale ametnikule/töötajale. (2) Andmed dokumendi liikumise kohta läbivaatajalt täitjale ja ühelt täitjalt teisele ning täitmise tähtaeg märgitakse dokumendiregistrisse. (3) Kui on tegemist mitme täitjaga, edastatakse dokument elektrooniliselt koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teistele täitjatele edastatakse dokument ja selle juurde kuuluvad materjalid teadmiseks. (4) Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjat teavitatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest viivitamata, kuid mitte hiljem kui õigusaktides määratud tähtajal. Sagedasemad vastamise tähtajad on järgmised: 1) teabenõue – 5 tööpäeva; 2) volikogu liikme arupärimine – 10 tööpäeva; 3) Vabariigi Presidendi, Riigikogu esimehe ja juhatuse, Riigikogu liikme, Riigikohtu esimehe, riigikontrolöri, õiguskantsleri, kaitseväe juhataja, Eesti Panga nõukogu esimehe ja presidendi järelepärimine, märgukiri või avaldus – 10 tööpäeva; 4) kodaniku või eraõigusliku juriidilise isiku märgukiri ja selgitustaotlus – 30 kalendripäeva; 5) haldusmenetlusasja algatamiseks esitatud taotlusele vastamise tähtaegade arvutamisel kohaldatakse tsiviilkohtumenetluse seadustiku sätteid. (5) Läbivaataja võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. Läbivaataja antud asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab täitja motiveeritud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab läbivaataja. (6) Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ette nähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise asutuse juht. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist. (7) Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. (8) Dokumendiregistris registreeritud ja teisele asutusele lahendamiseks saadetud dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse linnakantselei dokumendiregistris registreerimisele järgnevast päevast.
(1) Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid elektrooniliselt elektronposti teel või muul viisil vastavalt õigusaktidele. (2) Dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ette nähtud tähtaegu arvestades. (3) Asutuste vaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ette nähtud tähtaegu arvestades. (4) Linnavalitsuse õigusaktide eelnõud kooskõlastatakse elektronposti teel. (5) Asutuse siseselt saadetakse dokument kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale ametnikule/töötajale ja seejärel astmelt kõrgemale ametnikule/töötajale. (6) Dokumendi kooskõlastamisest keeldumisest tuleb tähtajaks teatada ja keeldumist elektrooniliselt elektronposti teel põhjendada.
(1) Ametnike ja töötajate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel on määratletud seadustes ja teistes riigi ja Keila linna õigusaktides või asutuse ja tema struktuuriüksuse põhimääruses või muudes sisemist töökorda reguleerivates dokumentides. (2) Linnavalitsuse kirjaplangile vormistatud dokumentidele kirjutavad alla linnapea või oma töövaldkonda käsitlevates küsimustes abilinnapead või linnasekretär, muudele plankidele asutuse ametnik/töötaja vastavalt neile antud õigustele ja pädevusele. (3) Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. (4) Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare. Eksemplaride arv ja nende jaotus esitatakse dokumendis. (5) Paberkandjal väljasaadetud kirja ärakiri, mis jääb asutusse, allkirjastatakse või kinnitatakse ametliku kinnitusega. Dokumendiregistris säilitatakse väljasaadetud paberkandjal kirjad skanneerituna PDF-formaadis. (6) Allkirjale lisatakse ka allkirja andja nimi. (7) Asutus sätestab oma sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides dokumentide ärakirjade ametliku kinnitamise pädevusega ametnikud/töötajad ning ärakirjade ametliku kinnitamise viisid ja korra. (8) 9 (9) Linnavolikogu kirjaplangile vormistatud dokumentidele kirjutavad alla linnavolikogu esimees või teda asendav aseesimees. (10) 11 (11) Allkirja ei asenda selle faksiimile ega muu jäljend. (12) Vastavate õigustega ametnik /töötaja saab dokumendiregistris dokumente digitaalselt allkirjastada paragrahvi 7 lõike 3 kohaselt. Digitaaldokument allkirjastatakse selliselt, et allkiri lisandub või allkirjad lisanduvad dokumendile ja moodustub üks allkirjastatud dokument.
(1) Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ette nähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud ja vastus või teade on dokumendiregistris registreeritud. (2) Dokument loetakse tähtajaks vastatuks või asi lahendatuks, kui: 1) vastus on saatmiseks antud sideettevõttele üle määratud tähtajal, 2) dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud või 3) on sooritatud muud õigusaktidega ette nähtud toimingud. (3) Kui asja lahendamiseks ei ole õigusaktide kohaselt vaja koostada eraldi dokumenti, teeb täitjalt elektronposti teel saadud info alusel referent dokumendiregistri vastusdokumendi ekraanivormile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas. (4) Dokumendid tehakse dokumendi sisust ja koopiasaajate hulgast lähtuvalt teatavaks järgmiselt: 1) Avalikustamisele kuuluv teave avalikustatakse linna veebilehel aadressil www.keila.ee. 2) Linnavalitsuse õigusaktid tehakse adressaadile teatavaks posti teel kinnitatud ärakirja saatmisega. Õigusakti ärakirja menetlusosalistele saatmise kindlustab ametnik, kes on algatanud vastavasisulise õigusakti eelnõu. Õigusakti eelnõu koostaja on kohustatud nimetama õigusakti eelnõus isikud, kellele õigusakt teatavaks tehakse ning isiku, kes õigusakti teatavakstegemise korraldab. Kui õigusakt on täitmiseks või teadmiseks linnavalitsuse ametnikule(ametnikele), linnavalitsuse struktuuriüksus(t)ele või/ ja linnavalitsuse hallatavale asutusele, saadab referent õigusakti elektronposti teel kõigile struktuuriüksustele. 3) Keila Linnavolikogu õigusaktid saadab volikogu referent täitmiseks või teadmiseks vastava(te)le struktuuriüksus(t)ele või ametnikele. 4) töökorraldust puudutavate käskkirjadega tutvumise kohta võetakse töötajatelt allkiri. Vajadusel tehakse struktuuriüksustele käskkirja sisust väljavõtted. 5) teenistujatel/töötajatel on võimalus tutvuda asutuse töökorraldust puudutavate dokumentidega asutuse infosüsteemis, kus avaldatakse nii asutuse struktuuri ja koosseisu, personali, koolitust, töökeskkonda ja tööohutust puudutavad dokumendid kui sisekorra ja asjaajamise kohustuslikud korrad, eeskirjad ning juhendid; 6) töökorraldust ja tuleohutust puudutavate dokumentidega tutvumise kohta võetakse teenistujatelt/töötajatelt allkiri; 7) üldkäskkirjast tehakse vajadusel (näiteks seoses varade ja arvelduste inventeerimise komisjoni moodustamisega) koopia käskkirjas nimetatud asjaomas(t)ele teenistujatele/töötajatele ja linnavalitsuse finantsteenistusele. 8) personalikäskkirjast, mis puudutab teenistuja/töötaja ametisse nimetamist/tööle võtmist, töötingimuste muutmist, koondamist või teenistussuhte lõpetamist, väljastatakse käskkirjas nimetatud teenistujale koopia, võttes originaalile tema viisa. Samuti väljastatakse käskkirjast koopia asjaomas(t)ele käskkirjas nimetatud teenistuja(te)le/töötaja(te)le ja linnavalitsuse finantsteenistusele. 9) distsiplinaarkaristuse käskkiri vormistatakse kahes eksemplaris, asutusele jäävale eksemplarile võetakse teenistujalt allkiri käskkirja kättesaamise kohta ning teine eksemplar antakse teenistujale. Samuti väljastatakse käskkirjast koopia asjaomas(t)ele käskkirjas nimetatud teenistuja(te)le ja linnavalitsuse finantsteenistusele. 10) puhkusekäskkirjast tehakse koopia teenistujale, asjaomas(t)ele käskkirjas nimetatud teenistuja(te)le/töötaja(te)le ja linnavalitsuse finantsteenistusele.
(1) Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollitakse dokumendiregistri/infosüsteemi abil. (2) Linnavolikogu ja linnavalitsuse õigusaktidega asutustele ja ametnikele/töötajatele pandud dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise üle teostavad sõltuvalt ülesande andjast ja valdkonnast järelevalvet Keila linnapea või Keila Linnavalitsuse struktuuriüksuse juht või nende poolt määratud ametnikud. (3) Kui avaldusele jäetakse tähtaegselt vastamata, siis teavitab referent koheselt linnasekretäri, kes edastab vastava teate täitjale ja täitja vahetule juhile. (4) Referendi vastutus piirdub tähtaegade arvestuse pidamise ja õigeaegse teavitamisega ning ei seondu asja sisulise lahendamisega. (5) Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab dokumendiregistris täitjana nimetatud ametnik/töötaja, mitme täitja puhul esimesena märgitud ametnik/töötaja.
(1) Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. (2) Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi üle kooskõlas Vabariigi Valitsuse kehtestatud „Arhiivieeskirjaga”.
(1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. (2) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt, nii et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. (3) Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodide kaupa.
(1) Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. (2) - (6)
(1) Arhiivi moodustamisel lähtub asutus Vabariigi Valitsuse kehtestatud „Arhiivieeskirjast“. (2) Asjaajamisaasta jooksul tekkinud toimikute ja muude üksuste kohta koostatakse olemiakt kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu ja lisatakse arhiivikirjeldusse. (3) Arhiivikirjeldamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse kehtestatud „Arhiivieeskirjale“. (4) Aasta või muu asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikud või muud üksused, mille säilitustähtaeg ei ületa 10 aastat, võib arhiivikirjelduses loetleda summaarselt.
(1) Pärast asjaajamisaasta lõppemist koostab vastav ametnik/töötaja toimikute üleandmise akti ja komplekteerib toimikud säilitamiseks vastavalt Vabariigi Valitsuse kehtestatud „Arhiivieeskirjale“. (2) Hiljemalt asjaajamisaastale järgneva aasta 1.märtsiks annavad ametnik ja asutuse juht säilitamiseks ettevalmistatud dokumendid üleandmisaktiga linna arhiivi töö eest vastutavale isikule. (3) Linna arhiivi töö eest vastutav isik valmistab arhivaalid ette püsivaks säilitamiseks vastavalt Vabariigi Valitsuse kehtestatud „Arhiivieeskirjale“.
(1) Arhivaale säilitatakse selleks otstarbeks kohandatud ruumis (hoidlas), mis on varustatud riiulitega. (2) Arhivaale hoitakse pakkides (ajutiselt) ja kartongist karpides (alaliselt). (3) Arhivaalidele tekkida võiva ohu ennetamiseks ja hävimise ärahoidmiseks ning personali tegutsemiseks iga võimaliku ohu korral kehtestab asutuse juht ohuplaani.
(1) Juurdepääs avalikule arhivaalile on vaba alates tema loomisest, välja arvatud 1) riigisaladuseks tunnistatud teavet sisaldavad arhivaalid; 2) delikaatseid isikuandmeid sisaldavad arhivaalid; 3) ametialaseks kasutamiseks tunnistatud teavet sisaldavad arhivaalid. (2) Arhivaalide kasutamise eest vastutab arhiivi töö eest vastutav isik. (3) Ametnikel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks laenutada linna arhiivist toimikuid. Laenutamine registreeritakse. (4) Teistele asutustele või juriidilistele isikutele laenutatakse toimikuid või dokumente kirjaliku taotluse alusel. (5) Laenutamine registreeritakse registris, kuhu märgitakse: 1) asutus või isik, kellele toimik või dokument laenutatakse; 2) laenutamise eesmärk; 3) toimiku või dokumendi identifitseerimiseks vajalikud andmed (asjaajamises oleva toimiku indeks, toimiku või dokumendi pealkiri ja aasta, arhiivi leidandmed, lehtede arv); 4) tagastamise tähtaeg. (6) Arhiivi töö eest vastutav isik väljastab linna arhiivis säilitatavate dokumentide alusel arhiiviteatisi, millele kirjutavad alla linnapea ja arhiivi töö eest vastutav isik (või nende äraolekul asendajaks määratud isikud).
(1) Dokumentide hävitamiseks koostab arhiivi töö eest vastutav isik dokumentide hävitamiseks eraldamise akti kavandi. Asutus taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud. (2) Akti kantakse dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud. Aktile kirjutab alla arhiivi töö eest vastutav isik. Akti kinnitab asutuse juht. (3) Arhiivi töö eest vastutav isik korraldab akti kantud dokumentide hävitamise ühe kuu jooksul pärast akti koostamist või avalikult arhiivilt dokumentide hävitamiseks eraldamise loa saamist.
(1) Enne teenistussuhte/töölepingu lõppemist või teenistussuhte/töölepingu peatumisel on ametnik/töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule/töötajale teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. (2) Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktiga juhul, kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse juht või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja. (3) Asutuse likvideerimise, liitmise või lahutamise korral antakse asjaajamine üle õigusaktidega ette nähtud korras.
(1) Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt peab sisaldama: 1) täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu; 3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu. (2) Asutuse juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama lisaks lõikes 1 loetletule järgmisi andmeid: 1) asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv; 2) asutuse eelarvevahendite seis; 3) asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike/töötajate nimed ja ametikohad; 4) lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide viidad või numbrid vastavalt dokumendiliigile; 5) üldandmed asutuse arhiivi kohta. (3) Lisaks lõigetes 1 ja 2 sätestatule võib akti kanda muud vajalikud andmed asutuse asjaajamise kohta. (4) Asutuse juhi lahkumisel vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt, mis peab sisaldama lõigetes 1 ja 2 sätestatud andmeid.
(1) Akti märgitakse asutuse juhi poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike/töötajate nimed ja ameti- või töökohtade nimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus. (2) Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja asutuse juhi määratud ametnikud/ töötajad, kes viibivad asjaajamise üleandmise juures. Akti kinnitab üleandja vahetu juht. (3) Asutuse juhi vahetumisel koostatud asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti kinnitab linnapea. (4) Akt registreeritakse asutusedokumendiregistris ja säilitatakse selles asutuses, kus asjaajamine üle anti. (5) Kui asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse digitaalselt, tagatakse kõikidele allkirjastajatele juurdepääs aktile.
Kui ametnik/töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, võetakse asjaajamine üle ühepoolselt kõrgemalseisva ametniku/töötaja, asutuse juhi või tema määratud ametniku/töötaja või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmise-vastuvõtmise akti vastav märge.
Kui üks pool ei ole asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.
(1) Linnavalitsuse hallatavate asutuste suhtes rakendub Keila linna asutuste ühtne asjaajamiskord 1. veebruaril 2010. Nimetatud tähtajaks kohustuvad linnavalitsuse hallatavate asutuste juhid viima oma asutuste asjaajamiskorrad kooskõlla Keila linna asutuste ühtse asjaajamiskorraga.(Keila LV m 27.11.2009 nr 14 jõust. 01.12.2009) (2) Asutuste juhid võivad kehtestada oma asutustes lisanõudeid asjaajamisele kooskõlas seaduste, standardite ja Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001 määrusega nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused“.
Määrus jõustub 1. novembril 2009.