(1) Abja valla asutuste ( edaspidi valla) asjaajamiskord ( edaspidi kord) määrab kindlaks asjaajamise põhinõuded Abja valla ametiasustuses ( edaspidi ametiasutus) ja valla ametiasutuse hallatavates asutustes ( edaspidi asutus). Asjaajamiskord sätestab põhinõuded dokumentide loomisel, registreerimisel, edastamisel, süstematiseerimisel, hoidmisel ja kasutamisel kuni nende üleandmiseni valla arhiivi. Asjaajamise korraldamise täpsustatud nõuded kehtestab vajadusel asutuse juht. (2) Käesolevas määruses kasutatakse dokumendihalduses kasutatavaid üldmõisteid, mis on kättesaadavad veebilehel aadressil www.ra.ee. (3) Lisaks üldtuntud mõistetele kasutatakse antud määruses mõisteid järgmises tähenduses: 1) dokument käesoleva korra mõistes on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning selle sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. 2) ametiisik – kõik vallavalitsuses ja tema hallatavates asutustes töötavad teenistujad ja töötajad sõltumata nende töö- ja teenistussuhete õiguslikust regulatsioonist; 3) ametiasutus- Abja Vallavalitsus; 4) asutus – Abja Vallavalitsuse poolt hallatav asutus.
(1) Asjaajamisperioodid on järgmised: 1) ametiasutuse asjaajamisperiood kalendriaasta, so 01. jaanuar kuni 31.detsember (k.a); 2) volikogu ja tema komisjonide ning töörühmade asjaajamisperioodiks on valimisperiood; 3) valitsuse, tema komisjonide ja töörühmade asjaajamisperiood on kalendriaasta, so 01. jaanuar kuni 31.detsember (k.a); 4) töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood. (2) Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest.
(1) Ametiasutuse kontaktandmed märgitakse kirjaplangile ning on avalikustatud veebilehel: 1) postiaadress: Pärnu mnt 30, Abja-Paluoja, Abja vald, 69403 Viljandimaa; 2) üldtelefon 4354780 ja faksinumber 4354799; 3) elektronposti aadress: [email protected]; 4) veebilehe aadress: www. abja.ee. (2) Asutus määrab oma asjaajamises kasutatava ametliku postiaadressi, elektronposti aadressi ja tagab oma asjaajamises kasutatavate sideandmete avalikustamise kirjaplangil ning veebilehel. (3) Juhul kui sideandmed muutuvad, avalikustatakse uued sideandmed vähemalt 10 tööpäeva enne andmete muutumist. (4) Ametliku elektronposti aadressi muutumisel tagatakse vana aadressi kasutamine vähemalt 6 kuud pärast aadressi muutmist.
(1) Ametiasutuse asjaajamist korraldab Abja Vallavalitsuse kantselei (edaspidi kantselei) alljärgnevalt: 1) Vallasekretär tagab vallavalitsuse ja vallavolikogu nõuetekohase asjaajamise, õigusaktide vormistamise, registreerimise, avalikustamise ja ringluse, toimingute teostamise temale lahendamiseks suunatud dokumentidega ning vastutab selle eest; 2) Sekretär- asjaajaja korraldab asjaajamist, administreerib ja teeb tööd digitaalse dokumendihaldusprogrammiga “Postipoiss”, samuti tagab dokumentide registreerimise ja ringluse, asjaajamise korraldamise, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli, vastutab asjaajamisalaste probleemide lahendamise eest. (2) Kõik ametiisikud tagavad nõuetekohase toimingute tegemise igaüks oma töövaldkonnas laekunud dokumentide ja kirjadega ning vastutavad selle eest. (3) Abja Vallavolikogu (edaspidi nimetatud volikogu) liikmete, ajutiste ning alatiste komisjonide asjaajamise tagab kantselei, juhindudes valla põhimäärusest. (4) Vallavalitsuse hallatava asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht.
(1) Ametiasutuse ja asutuse asjaajamine peab tagama: 1) ametiasutuse ja asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; 5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli; 7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. (2) Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada, telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. (3) Ametiasutuses ja asutustes asjaajamine peab tagama efektiivse töö ja isikute ladusa teenindamise, lähtuma headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.
(1) Asutuse elektrooniline dokumentide loomise, haldamise ja menetlemise infosüsteem ( edaspidi dokumendihaldussüsteem) peab tagama nõuetekohase asjaajamise, sealhulgas võimaldama: 1) dokumendi registreerimise, sõltumata dokumendi kandjast; 2) dokumendi vormistamise vastavalt kehtestatud vorminõuetele ja kõigi vormielementide muutmatuna säilimise kogu vastavale dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul; 3) kehtestatud juurdepääsuõiguste kasutamise; 4) lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele; 5) asjaajamis- ja arhiveerimistoimingud nii üksikdokumendi kui ka dokumentide kogumiga; 6) igal ajal kindlaks teha dokumendiga süsteemis tehtud toimingud, toimingute tegemise aja ja toiminguid teostanud isikud; 7) dokumentide kooskõlastamist, allkirjastamist ja edastamist; 8) dokumentide automaatset sidumist andmetega, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu, struktuuri ja haldamise ajalugu ( edaspidi metaandmed). (2) Ühes dokumendihaldussüsteemis võivad oma dokumentide haldamist korraldada mitu asutust, kui dokumendihaldussüsteem võimaldab dokumentide liigitamisel samaaegselt kasutada erinevaid ja üksteisest sõltumatuid liigitussüsteeme. (3) Elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel toimub asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi ( edaspidi dokumendivahetuskeskus – DVK) kaudu. (4) Dokumendivahetuskeskuse kaudu vahetatavate digitaaldokumentide loomisel kasutatakse ühtse andmestruktuuriga dokumendi esitusvorme.
(1) Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele. Dokumendi vormistamine toimub elektrooniliselt kasutades arvuti tekstiredaktori abil püstkirja šriftiga Times New Roman või selle rahvuslikku vastet suurusega 12 või 14 (näiteks pealkirjad). Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide vormistamiseks ei ole soovitav kasutada mitut šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirja suurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatult, paksus või kaldkirjas. (2) Dokumente (välja arvatud õigusaktid) on soovitav vormistada mõlemale lehepoolele. (3) Dokumentide veeriste nõuded on kehtestatud käesoleva määruse §-s 8. (4) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike ning pealkirjastatud. (5) Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. (6) Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda: 1) dokumendi liigist; 2) sarjast kuhu dokument kuulub ja säilitustähtajast; 3) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul; 4) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. (7) Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. (8) Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. (9) Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. Digitaaldokumendi ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument. (10) Võimaluse korral allkirjastatakse digitaaldokument ja paberdokument ühel ajal. (11) Väljasaadetavale kirjale märgitakse selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, telefoninumber ning elektronposti aadress. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber ja elektronposti aadress.
(1) Ametiasutuses ja asutuses on dokumendiplankidena kasutusel paber- ja digitaalplangid nii üld- kui kirjaplankidena. Plank on asutusel, kui see on ette nähtud asutuse põhimääruses. Paberplanke kasutatakse paberkandjal allkirjastatavate dokumentide loomisel ja digitaalplanke kasutatakse digitaalselt allkirjastatavate dokumentide loomisel. (2) Dokumendiplangi (edaspidi plangi) valmistamiseks kasutatakse paberformaati A4 (210x297 mm) suurust ja plangi valmistamiseks peab kasutama arhiivipüsivat materjalist paberit. Abja valla plangi kohustuslik turvaelement on värvitrükis Abja vapi kujutis kirjapeaväljal. (3) Plangi pind jaguneb veeristeks (tekstivaba pind) ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Veerised kujundatakse järgmiselt: 1) vasak veeris 30 mm; 2) parem veeris 12 mm; 3) ülemine veeris 15 mm; 4) alumine veeris 12 mm. (4) Üldplangile vormistatakse protokollid, aktid ja dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. Üldplangi baasil moodustatakse õigusaktide (määruste, korralduste ja käskkirjade) plangid. Plangile koostatavatel dokumentidel märgitakse koostamise või väljaandmise koht nimetavas käändes. (5) Kirjaplank peab sisaldama peale vapi või logo veel asutuse või ametniku aadressandmeid ning muid olulisi andmeid ( registrikood, pangakonto number, kontaktandmed). (6) Vallavalitsuse kirjaplanki kasutatakse vallavanema või vallasekretäri poolt allkirjastamisele kuuluvate dokumentide vormistamiseks. (7) Asutuse kirjaplangile koostatud kirjale kirjutab alla asutuse juht või teised isikud ainult siis, kui neid on juhi poolt selleks õigusaktiga volitatud. (8) Vallavalitsuse plankide hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab sekretär-asjaajaja ning lisaks talle veel iga konkreetne ametnik, kes kasutab oma töös planke. (9) Ametiasutuse hallatavatel asutustel on üldplank ning selle alusel moodustatud kirja plank ning asutuse juhi käskkirja plank. Asutuste plankide puhul vastutab plankide kasutuskorra eest asutuse juht või tema poolt määratud isik. (10) Õigusaktiga kehtestatav dokument või õigusakti lisa vormistatakse valgele paberile
(1) Dokumendil on kohustuslikud rekvisiidid ja vastavale dokumendiliigile omased lisarekvisiidid. (2) Kohustuslikud rekvisiidid on: 1) dokumendi väljaandja nimi või nimetus; 2) dokumendi kuupäev; 3) tekst; 4) allkiri või allkirjad. (3) Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud. (4) Lähtudes dokumendi liigist kasutatakse järgmisi lisarekvisiite: 1) asutuse sümbol; 2) asutuse registrikood riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste riiklikus registris; 3) väljaandmise koht nimetavas käändes; 4) dokumendi menetlemise korda, ettevalmistuse astet, originaalsust, terviklikkust või juurdepääsu reguleeriv märge; 5) adressaat; 6) indeks ( tähis); 7) dokumendiliigi nimetus; 8) kinnitusmärge; 9) pöördumine; 10) märkus lisade kohta; 11) lisaadressaadid ( jaotuskava); 12) kooskõlastusmärge; 13) pitser ( ainult paberkandjal dokumentidel); 14) ärakirja, koopia, väljavõtte ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral; 15) koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed. (5) Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele või mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad.
(1) Kuupäev ja kellaaeg märgitakse dokumendil vastavalt standardile EVS 8“ Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas “ samal kõrgusel adressaadivälja kolmanda reaga (näide: 05.12.2012). (2) Õigusaktides, lepingutes, protokollides ja üldplangile vormistatud dokumentides ning välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis- numbrilist märkimisviisi, kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes (näide: 05. detsember 2012). (3) Dokumendi kuupäevaks on: 1) akti allkirjastamise kuupäev; 2) õigusakti ja protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise kuupäev; 3) lepingu allkirjastamise kuupäev; 4) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev; 5) saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev. (4) Dokumentidele või nende kohta dokumendiregistrisse märgitavateks kuupäevadeks võivad olla muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad kuupäevad. (5) Kellaaeg lisatakse dokumendile juhul, kui see on ette nähtud või kui allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks. Digitaalselt allkirjastatud dokumentide kuupäevaks ja kellaajaks on digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg. (6) Vastuskirjas trükitakse kuupäev pärast sõna “ Teie” ja “ Meie”, kusjuures esmalt viidatakse saadetud kirjale. „Teie“ kirjutatakse adressaadiga samale reale dokumendi paremale äärisele ja „Meie“ kirjutatakse adressaadi kolmandale reale dokumendi paremale äärisele. (7) Kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku/ töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.
(1) Dokumendi teksti loomisel ja vormistamisel tuleb lähtuda käesoleva määruse paragrahvist 7. (2) Dokumendi tekst trükitakse 2 (kuni 4) rida allpool pöördumist (selle puudumisel allpool pealkirja) plokkstiilis. Taandrida ei kasutata. (3) Kirja tekst esitatakse mitmuse esimeses isikus. (4) Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkadele dokumentidele on soovitav koostada sisukord.
(1) Allkiri koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, tema ees- ja perekonnanimest ja ametinimetusest, mis peavad kuuluma ühele isikule. Allkirja jaoks jäetakse vabaks 3 rida. (2) Erineva staatusega ametiisikute allkirjad paigutatakse astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist rekvisiiti “ Allkiri” ühe rea võrra allapoole. (3) Võrdse staatusega ametiisikute allkirjad paigutatakse ühele kõrgusele. (4) Kui dokumendile ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb keegi teine selleks volitatud ametiisik, vormistatakse allkirjastaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus (näide: Mari Marjakas majandusnõunik vallavanema ülesannetes). (5) Dokumentidele kirjutatakse alla sinist värvi kirjutusvahendiga (6) Valla ja vallavalitsuse nimel kirjutab alla vallavanem, volikogu nimel volikogu esimees, asutuse nimel asutuse juht. Õigusaktid (määrused, otsused, korraldused, käskkirjad) ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. (7) Tõenditele ning õienditele kirjutavad alla vallavanem või teda asendav isik või vallasekretär, rahaliste väärtuste käsutamisega seotud dokumentidele kirjutab alla vallavanem või teda asendav isik. (8) Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis.
(1) Asutusesiseses asjaajamises võib kasutada allkirjajäljendiga dokumendi väljatrükke ja neid pole vaja täiendavalt tõestada. (2) Käesolevas määruses kasutatakse mõisteid: 1) “originaal” on dokumendi esimese, lõplikult vormistatud ja alla kirjutatud eksemplar; 2) “ koopia” on originaali kopeerimise teel saadud täpne dokumendi jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt; 3) “ ärakiri” on originaali sisuline kordus, dokumendi rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus . Ärakiri vormistatakse üldjuhul valgele paberile ja ei tarvitse vormilt originaaliga kokku langeda. 4) “ väljavõte” on dokumendi teksti osaline taasesitus, milles peavad olema taasesitatud kõik andmed , mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendi liiki, väljaandmise aega, kohta ja dokumendinumbrit, pealkirja, allakirjutaja nime dešifreeringu ja ametinimetuse, koostaja ees- ja perekonnanime ning tema sideandmeid. Väljavõte vormistatakse dokumendi väljaandja plangile. 5) Väljatrükk on haldusorgani peetava automatiseeritud andmekogu väljatrükk. (3) Ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrükki võib kinnitada: 1) asutus, kellel on õigus väljastada ametlik dokument või kes säilitab dokumenti arhivaalina, võib väljastada ka sellise dokumendi ärakirja, koopia või väljavõtte ning selle õigsust ametlikult kinnitada; 2) asutus, kes võtab isiklikult vastu dokumendi , võib teha sellest ärakirja, koopia või väljavõtte ning selle õigsust ametlikult kinnitada. 3) asutus võib ametlikult kinnitada enda peetava automatiseeritud andmekogu väljatrüki õigsust. 4) asutuse nimel võib koopia, ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlikult kinnitada ametnik, kelle tegevusvaldkonda kuulub antud asja lahendamine. (4) Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki õigsuse ametlikuks kinnitamiseks: 1) trükitakse või pannakse templiga sõna ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE, KOOPIA dokumendi esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale, mitmeleheküljelisel dokumendil pannakse märge iga lehe ülemisele parempoolsele nurgale ja paremasse alanurka lüüakse valla üldpitser; 2) tehakse tõestusmärge üheleheküljelisel dokumendil samale lehele ja mitmeleheküljelisel dokumendil viimasele lehele (allkirja rekvisiidist allpool). Pitser asetatakse nii, et see riivaks sõna ÕIGE viimaseid tähti. (5) Teksti lõpus olev kinnitusmärge peab sisaldama: 1) selle dokumendi väljaandjat, väljaandmise kuupäeva asukoha viita dokumendiregistris; 2) kinnitust, et ärakiri on originaaliga samane; 3) kui originaali ei ole väljastanud ärakirja õigsust kinnitav haldusorgan, siis märkust, et ärakiri on väljastatud esitamiseks üksnes märkuses nimetatud haldusorganitele; 4) andmeid dokumentides sisalduvate lünkade, läbikriipsutuste, loetamatute tekstiosade, kustutamisjälgede, muude dokumendi esialgse sisu muutmisele viitavate asjaolude või mitmelehelise dokumendi lahtiköitmise kohta; 5) kinnitamise kohta ja aega, kinnituse andnud isiku nime ja allkirja ning asutuse pitsati jäljendit. (6) Arhiivikoopia tõestusmärke alla märgitakse dokumendi leidandmed vastavalt arhivaalide loetelule. (7) Juurdepääsupiirangud digitaaldokumentidele tagatakse infotehnoloogiliste vahenditega.
(1) Dokumendi adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. (2) Vastus adresseeritakse kirja saatnud isikutele, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati. (3) Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras: 1) isik ( ees- ja perekonnanimi); 2) asutus; 3) asutuse struktuuriüksus; 4) tänav, maja ja korteri number; 5) küla ja valla nimi; 6) sihtnumber, linn või maakond (kirjutatakse suurte tähtedega); 7) välisriigi nimi suurte tähtedega soovitavalt tuntud rahvusvahelises keeles. (4) Aadresse kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega. Aadresside koostisosade järjestuses ja kirjaviisis peaks võimalikult järgima vastava maa reegleid. (5) Kui dokumendil on palju adressaate, võib adressaadid üldistada. Üldistamine on lubatud juhul, kui dokument on suunatud üheliigilistele asutustele, ametnike või töötajate grupile. (6) Dokumendi adressaatide hulgas näidatakse võimalusel dokumendi põhiadressaat ja lisaadressaadid. (7) Paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse asutusse jääva ärakirja adressaadi väljale märkus “ Vastavalt nimekirjale”.
(1) Dokumendi tähisena kasutatakse araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga. Tähise süsteem määratakse valla ametiasutuste dokumentide loetelus. (2) Tähis või number märgitakse registreerivatele dokumentidele vastavalt asjaajamist reguleerivatele õigusaktidele järjestuses: asutuse/ valdkonna tähis, toimiku loetelujärgne number, järjekorranumber. (3) Eri liikide dokumendid numereeritakse eraldi. Üldjuhul algab registreerivate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist üks.
Dokumendiliigi nimetus märgitakse dokumendiplangile nimetavas käändes. Kirjale dokumendiliiki ei märgita.
(1) Kinnitusmärkega kinnitatakse ärakiri, koopia, väljavõte ja väljatrükk. Täpsem kinnitusmärke kord käesoleva määruse §-s 14. (2) Ametlik kinnitamine ei asenda notariaalset kinnitamist. Notariaalne kinnitamine asendab ametlikku kinnitamist. (3) Õigusaktiga või haldusaktiga kinnitatav dokument ( põhimäärus, sisekorraeeskiri, ametijuhend) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge. (4) Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse originaali allkirjastanud ametniku poolt või tõestatakse vastava tõestusmärkega vastutava isiku või vallasekretäri poolt. (5) Abja Vallavolikogu ja Vallavalitsuse õigusakte tõestab vallasekretär või sekretär-asjaajaja (6) Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (asjaajamise üleandmise- vastuvõtmise akt või mõni muu dokument) vormistatakse üldplangile ja tehakse kinnitusmärge.
(1) Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama dokumendi põhisisu. Pealkiri märgitakse nimetavas käändes. Kuni kümnerealised kirjad, õnnitlus- ja tänukirjad ning kaastundeavaldused võivad olla pealkirjata. (2) Pealkirja järel kirjavahemärki ei kasutata.
Pöördumiseks kasutatakse isiku nime, ameti- või aunimetust, viisakustiitlit, tiitlit või auastet nimetavas käändes. Pöördumise lõpus ei pea kasutama kirjavahemärki.
(1) Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest märkides jooksva lehekülje numbri alla lehe keskele ja vajaduse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arv (näide: 1(5)). (2) Kirja tekstis märgitud ja lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehekülgede arv ja eksemplaride arv (näide: 5 lehel 3 eks). (3) Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehekülgede ja eksemplaride arv (näide: Asjaajamiskorra eelnõu 10 lehel 1 eks). (4) Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis ning lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub. Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (näide: Lisa 1, Lisa 2 jne) igal lisal on oma numeratsioon.
(1) Kooskõlastusmärge vormistatakse analoogiliselt rekvisiidiga “ kinnitusmärge” dokumendi viimasel lehel tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremal poolel. (2) Asutustevahelised kooskõlastamiseks esitatud dokumendid kooskõlastatakse 10 tööpäeva jooksul dokumendi saabumise kuupäevast, kui dokumendis ei ole antud teist tähtaega.
(1) Dokumendi eelnõu peab olema koostaja ja asjaomaste ametiisikute poolt viseeritud. Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja dešifreeringust ( kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast ning vajaduse korral ametinimetusest. (2) Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele allkirjast allapoole. Koostaja viisa paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. Lubatud on paigutada viisad dokumendi viimase lehe pöördele, kui nad ei mahu dokumendi viimasele leheküljele. (3) Eriarvamuse olemasolul märgitakse allkirja juurde sõna “ eriarvamus”. Eriarvamus vormistatakse eraldi lehel, näidates, millega viseerija ei ole nõus ja konkreetne ettepanek muudatuste kohta. Eriarvamust säilitatakse koos dokumentidega. (4) Asutusevahelised elektroonilised dokumendid viseeritakse digitaalallkirja abil. Asutusesisese elektroonilise viseerimise korra kehtestab asutuse juht käskkirjaga.
(1) Pitsat on juriidilise isiku dokumendi autentsuse tõestamise vahend, mis vastab õigusaktis ettenähtud kirjeldusele. Pitser on pitsati jäljend paberkandjal oleval dokumendil. (2) Vapipitsatit hoiab vallasekretär. Vapipitsat pannakse dokumendile seaduse alusel pandud riiklike ülesannete täitmisel, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Eesti Vabariigi vapi kujutisega pitsatit kasutatakse: 1) notariaalsete toimingute tõestamisel; 2) sünni- ja surmatõenditel; 3) teistel riigi funktsioonide täitmisega seotud dokumentidel. (3) Abja Vallavalitsuse üldpitsatit hoiab sekretär-asjaajaja ja selle pitser pannakse järgmistele dokumentidele: 1) volikirjale; 2) lepingutele; 3) panga- ja kassadokumentidele; 4) teenistuslehe kannetele; 5) garantiikirjadele; 6) tõenditele; 7) dokumendi ärakirjade ja väljavõtete kinnitustele; 8) haigekassa dokumentidele; 9) muudele dokumentidele (aktid, tunnistused, piletid, load). (4) Hallatava asutuse pitsatit kasutatakse vastavalt põhimäärusele ja asutuse juhi poolt kehtestatud korrale või õigusaktidega ettenähtud juhtudel. (5) Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. (6) Vallavalitsuse pitsatid registreeritakse pitsatite registreerimise raamatus, kuhu kantakse järgmised andmed: 1) järjekorra number; 2) pitsati jäljend; 3) pitsati kirjeldus; 4) kellele üle antud (kuupäev, ametniku nimi ja allkiri); 5) pitsati tagastamise kuupäev ja akti number; 6) pitsati hävitamise kuupäev ja akti number. (7) Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatid hävitatakse, mille kohta koostatakse akt. Hävitamise korraldab vallasekretär.
Kirjale märgitakse selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed. Kui kirja koostaja on ühtlasi selle allakirjutaja, märgitakse ainult sideandmed.
(1) Ametikiri koostatakse infovahetuse eesmärgil, adresseeritakse juriidilisele või füüsilisele isikule. Ametikirjad saadetakse kas digitaalselt (DVK, e-kiri) või paberkandjal posti (tava- või tähitud) teel või isiklikult. Ametikirja võib välja saata ka nii digitaal- kui paberkandjal. (2) Ametikirja eriliigid on järelepärimine, tellimiskiri, võlanõue, pretensioon, vabandus, volikiri, garantiikiri, tänukiri ja muu dokument. (3) Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris, originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele või tehakse originaalist koopia, välja arvatud ringkiri, mis vormistatakse kirjaplangile ühes eksemplaris ja välja saadetakse koopiad. Dokument peab olema originaal allkirjaga.
(1) Käskkiri on korraldav dokument, mida annab asutuse juht asutuse sisemise töö korraldamiseks initsiatiivkorras või õigusaktide alusel ja täitmiseks, kusjuures nendele aktidele tuleb käskkirja konstateerivas osas viidata. (2) Käskkirjad jagunevad põhitegevuse ehk üldkäskkirjad ja personalikäskkirjad. (3) Käskkirja algatamise õigus on asutuse juhil ja ametnikul/ töötajal, kelle tegevusalasse antud küsimus kuulub. (4) Käskkiri vormistatakse üldplangist moodustatud käskkirja plangile ühes eksemplaris. Distsiplinaarkaristuse käskkiri vormistatakse kahes originaaleksemplaris. (5) Käskkirjas peab olema välja toodud käskkirja väljaandmise põhjus ning käskkirja andmise õiguslik alus. (6) Käskkirja kuupäev ja number märgitakse pärast dokumendi allakirjutamist käsitsi. Kuu nimetus trükitakse sõnaga ja aastaarv neljakohalise numbriga. (7) Käskkirjale ja selle lisadele ( igale lehele) kirjutab alla käskkirja andmise õigust omav isik. Käskkiri jõustub allakirjutamise päeval, kui tekstis pole sätestatud teisiti. (8) Peale allkirjutamist registreeritakse käskkiri dokumendiregistris. Käskkirja liigid on eraldi numeratsiooniga. (9) Käskkirja koopiad edastatakse vastavalt jaotuskavale. Jaotuskava peab olema näidatud käskkirja originaalil allkirjast allpool või pöördel. (10) Käskkirja tutvustatakse ametnikule/ töötajale, kelle tegevust dokument puudutab. Käskkirjaga tutvumist kinnitab ametnik/ töötaja oma allkirjaga käskkirja originaaleksemplaril, märkides tutvumise kuupäeva. (11) Käskkiri, mis ei ole ühekordse mõjuga, kehtib kuni samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni. Käskkirja täitmist jälgib koostaja või käskkirjas märgitud isik
(1) Protokoll koostatakse istungi, nõupidamise või koosoleku käigus vastuvõetud otsustuste fikseerimiseks ja vormistatakse ühes eksemplaris. (2) Protokoll vormistatakse üldplangile, kusjuures: 1) dokumendiliigi nimetus “ protokoll” koos nõupidava organi nimetusega; 2) koostamise koht märgitakse nimetavas käändes; 3) kuupäev, milleks on istungi või koosoleku toimumise päev; 4) protokollid nummerdatakse jooksvalt tegevusaasta algusest kuni lõpuni; (3) Protokolli tekst peab olema konkreetne ja täpne ning sisaldama järgmisi andmeid: 1) andmed osavõtjate kohta: Koosoleku/ istungi juhataja ( ees- ja perekonnanimi), protokollija (ees- ka perekonnanimi), osavõtjad (ees- ja perekonnanimi). Kui osavõtjaid on rohkem, kui 10 inimest, vormistatakse registreerimisleht, mis lisatakse protokollile. 2) päevakord; 3) istungi või koosoleku käik päevakorrapunktide kaupa. 4) koosoleku juhataja ja protokollija allkirjad.
(1) Akt koostatakse pädeva komisjoni või volitatud isiku poolt fakti, seisukorra, toimingu või asjaolu fikseerimiseks ja vormistamiseks nii mitmes eksemplaris, kui on asjassepuutuvaid isikuid. (2) Akt vormistatakse üldplangile, kusjuures: 1) koostamise kuupäev trükitakse sõnalis- numbriliselt; 2) aktis peab olema märgitud koostamise koht; 3) peale dokumendiliigi nimetust “ AKT” võib märkida pealkirja. Pealkiri näitab, mille kohta on akt koostatud. (3) Akti tekst koosneb: 1) sissejuhatavast osast, kus näidatakse akti koostamise alus ja koostajad; 2) osa, kus esitatakse tuvastatud faktid, järeldused ja ettepanekud. (4) Aktile kirjutavad alla komisjoni esimees ja kõik komisjoni liikmed. Allkirjastatakse kõik koostatud eksemplarid.
(1) Õigusakti eelnõud (vallavalitsuse korraldus, määrus) vormistatakse valgele paberile. Määruse eelnõule kohaldatakse Vabariigi Valitsuse poolt õigusaktidele sätestatud nõudeid. (2) Õigusakti sõnastus on normtehniliselt ja keeleliselt korrektne ning ühiselt mõistetav ning sisaldab probleemi lahendamiseks ja vastuvõetud akti täitmise tagamiseks, konkreetseid ülesandeid, abinõusid ülesannete täitmiseks ning näitab ära ülesannete täitjad, tähtajad ja vastutavad isikud. (3) Õigusakt sisaldab kohustuslikku viidet konkreetse(te)le õigusnormi(de)le, mille alusel küsimus lahendatakse ning vastuvõtmise põhjendust ( motivatsiooni). (4) Õigusaktile kirjutab (kirjutavad) alla allakirjutamise õigust omav (omavad) isik (isikud). Õigusakti lisadele kirjutab alla allakirjutamise õigust omav isik.
(1) Asutus on kohustatud registreerima asutuse dokumendiregistris tema ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses. Dokument on registreeritud, kui talle on antud indeks ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Dokumentide registreerimine on ühekordne. (2) Valla ametiasutusel on ühine dokumendiregister, milleks on dokumendihaldustarkvara Postipoiss (edaspidi Postipoiss).
(1) Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt. Dokumendiregistrist tehakse väljatrükk aasta viimasel tööpäeval (2) Dokumendiregistriga tagatakse : 1) registreeritud dokumentide arvestus; 2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu; 3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus. (3) Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. (4) Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu. (5) Kõigil ametnikel on juurdepääs dokumendiregistrisse Postipoiss. Andmete sisestamise õiguse annab dokumendi- haldusprogrammi “ Postipoiss” administraator vastavalt asutusele eraldatud litsentside arvule.
(1) Registreerimisele kuuluvad : 1) õigusaktid; 2) protokollid ja aktid; 3) lepingud; 4) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid ( kirjad, e- kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded vms); 5) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; 6) muud õigusaktidest tulenevad registreerimisele kuuluvad dokumendid. (2) Registreerimisele ei kuulu: 1) kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 2) reklaamtrükised; 3) perioodilised väljaanded; 4) informatiivse sisuga trükised, kui nende esitamine ei ole kohustuslik vastavalt seadusele või kõrgemalseisva asutuse või ametniku korraldusele; 5) kirjad märkega “ ISIKLIK”; 6) avaldused, millel puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta ning kui need ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni; 7) dokumendid, mille aadressina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile edasi; 8) raamatupidamisdokumendid.
(1) Õigusaktide kohta kantakse registrisse: 1) akti andja nimetus; 2) akti liik; 3) pealkiri; 4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 6) jõustumise kuupäev; 7) juurdepääsupiirangud ( kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 8) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. (2) Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta.
(1) Protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse: 1) organi nimetus ( protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud( kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 6) muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. (2) Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega.
Vallavalitsuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse: 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg; 2) lepingu liik; 3) number või tähis; 4) kuupäev; 5) lepingu objekt; 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 7) juurdepääsupiirangud ( kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm olulised andmed).
Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse: 1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed; 2) saabumise või saatmise kuupäev; 3) saatja posti-või elektronposti aadress või muud sideandmed; 4) dokumendi liik ( avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms); 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 6) dokumendi lisade nimetused ja arv; 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 8) vormingu tüüp ( digitaaldokumendi puhul); 9) mil viisil dokument saabus või väljastati ( elektronposti, posti, faksi või kulleriga); 10) dokumendi saatja poolt märgitud indeks; 11) juurdepääsupiirangud ( kehtestamise aeg, alus , tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm olulised andmed); 12) sarja tähis; 13) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 14) lahendamise tähtaeg; 15) täitmismärge ( kes täitis, millise toiminguga ja millal); 16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
(1) Enne andmete dokumendiregistrisse kandmist kontrollib registreerimise õigust omav isik dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. (2) Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile 3 tööpäeva jooksul neid asutuses registreerimata, teatades sellest saatjale kirjalikult. (3) Saabunud või väljasaadetavate dokumentide registreerimine: 1) dokumendile antakse registreerimisel indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi; 2) saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale ( soovitavalt lehe alumisse parempoolsesse serva) tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja indeksit; 3) dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge “ KIIRE”, registreeritakse ja edastatakse dokument peale registreerimist läbivaatamiseks viivitamata; 4) algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all; 5) sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama indeksit ja lisada sellele dokumenti individualiseeriv number; 6) õigusakti, protokolli, akti või lepingu numbrile võib lisada dokumendi sarja tähise või muu liigitunnuse. (4) Konkreetsetele dokumentidele juurdepääsupiirangu kehtestamise otsustab asutuse juht või vastavalt asutuse juhi kehtestatud dokumentide loetelule asutuse juhi poolt määratud pädev töötaja, lähtudes dokumendi sisust ja juurdepääsupiirangu eesmärgist.
(1) Asutusse saabunud ja registreeritud dokument esitatakse läbivaatamiseks asutuse juhile, kes määrab lahendaja, tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja muud asjaolud. (2) Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähtaeg märgitakse dokumendiregistrisse. Mitme täitja puhul edastatakse dokument koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teistele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide koopiad või teatatakse viited dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale. (3) Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele, reeglina 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest saatjale kirjalikult. (4) Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata.
(1) Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu. (2) Riigikogu liikmete märgukirjadele peab kirjalikult vastama 10 päeva jooksul arvates avalduse või märgukirja saabumisest või arupärimise esitamisest. (3) Teabenõudele peab vastama viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul teabenõude saabumisest. (4) Asutuse juht võib anda asja lahendamiseks lühema või pikema tähtaja. Tähtaja pikendamiseks esitab täitja motiveeritud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab asutuse juht. (5) Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul osutab tähtaja pikendamise asutuse juht. Tähtaja pikendamiseks teatatakse dokumendi esitajale , saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist.
(1) Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult, kooskõlastusmärkega või viseerimise teel (2) Kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades. (3) Vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktide eelnõud kooskõlastab vallasekretär. Eelnõud kooskõlastatakse viseerimise teel ühe tööpäeva jooksul, põhjalikumat läbivaatamist nõudvad eelnõud aga kolme tööpäeva jooksul. (4) Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale asutusele, ametnikule/ töötajale ning seejärel kõrgemalseisvale asutusele või astmelt kõrgemalseisvale ametnikule/töötajale, kui seaduses või käesolevast korrast ei tule teisiti. (5) Kui dokumenti ei kooskõlastata, tuleb esitada kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine.
Ametnike ja asutuste töötajate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel määratletakse seadustes, Abja valla õigusaktides, ametijuhendites või muudes sisemist töökorda reguleerivates dokumentides.
(1) Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti (2) Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis. (3) Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse. (4) Juhul kui allkirjast ei ole võimalik välja lugeda allkirjastaja nime, tuleb allkirja juurde kirjutada ka allkirja andja nimi.
(1) Juhul kui digitaaldokumendi allkirjastab üks ametnik või töötaja, allkirjastatakse dokument selliselt, et allkiri lisandub dokumendile ja moodustub üks allakirjutatud dokument (2) Juhul kui digitaaldokumendi allkirjastavad mitu ametnikku või töötajat, allkirjastatakse dokument selliselt, et allkirjadest moodustuvad dokumendi lahutamatud osad.
Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile: 1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale.
(1) Dokument loetakse tähtajaks vastatuks või asi lahendatuks, kui: 1) vastus on postiettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal; 2) dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud; 3) on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud. (2) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse või paberdokumendi korral dokumendile täitmis- märke, näidates, kuidas ja millal ning kes asja lahendas.
(1) Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist kontrollib asutuse juht. (2) Järelevalvet tähtaegselt vastatud kirjade, avalduste jne üle peab dokumentide registreerimise õigust omav isik.
(1) Dokumendid tehakse Abja valla siseselt teatavaks järgmiselt:vallavalitsuse õigusaktid tehakse selle täitjale teatavaks vallasekretäri poolt kinnitatud koopia (ärakirja) saatmisega. Õigusakti koopia (ärakirja) menetlusosaliste saatmise kindlustab sekretär-asjaajaja või ametnik, kes on algatanud vastavasisulise õigusakti eelnõu. Õigusakti eelnõu koostaja on kohustatud märkima eelnõule kohustusliku rekvisiidi „Koopia saata”. Kui õigusakt on täitmiseks või teadmiseks kõigile ametnikele, saadab sekretär-asjaajaja õigusakti ärakirja kõigile ametnikele. (2) Volikogu ja vallavalitsuse õigusaktid avalikustamisel juhindutakse vabariigi seadustest ja valla põhimäärusest. (3) Muud dokumendid on registreeritud dokumendiregistris, mis on avalik ja millele on tagatud juurdepääs Abja valla veebilehel. Dokumendiregistrile (dokumentidele) võib kehtestada juurdepääsupiiranguid vastavalt avaliku teabe seadusele.
(1) Piirangud teabe avalikustamisele seatakse vastavalt seadustele. (2) Juurdepääsupiirangu konkreetsele dokumendile kehtestab ja kehtestamise eest vastutab dokumendi koostaja. Piirangu märke teeb dokumendi koostaja juba dokumendi eelnõule. (3) Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet sisaldavale dokumendile teeb koostaja märke „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” või kasutab selle lühendit „AK“. Märge tehakse dokumendi esilehe ülemisse paremasse nurka (4) Juurdepääsupiirangule tuleb lisada piirangu kehtestamise kuupäev ja piirangu kehtivuse lõpptähtaeg. Kohustuslik on lisada ka viide piirangu aluseks olevale seadusele, paragrahvile, lõikele, punktile. Andmed kanda dokumendi esimese lehe pöörde ülanurka. (5) Piirangu kehtetuks tunnistamisel tuleb sellest teavitada piiranguga dokumendi hoidjat, kes on kohustatud dokumendile tegema märke piirangu lõppemise kohta. Piirangu kehtetuks tunnistamise märge tuleb teha piirangu märke juurde ja peab sisaldama märkust „KEHTETU”, millele lisatakse piirangu kehtetuks tunnistamise kuupäev ja alus. (6) Kui piirangu märge on kehtestatud dokumendisarjale võib märke teha registraatori kaanele. Dokumendi väljastamisel tuleb piirangumärge teha dokumendile või selle koopiale. (7) Piirangu märked väljastpoolt saabuvale korrespondentsile teeb sekretär-asjaajaja, kes kontrollib vallavalitsusest juurdepääsupiiranguga teabe väljastamisel piirangu märke olemasolu ja teeb vastava märke ka ümbrikule. (8) Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistatud teabele juurdepääsuõigus on kohaliku omavalitsuse ametnikel oma ametiülesannete täitmiseks. (9) Piiranguga teabe avalikustamisel tuleb lähtuda järgmistest põhimõtetest: 1) teiste asutuste poolt kehtestatud juurdepääsupiiranguga teavet ei tohi avaldada ilma piirangu kehtestanud asutuse loata; 2) dokumente, mis sisaldavad eraelulisi või delikaatseid isikuandmeid, võib avaldada üksnes ulatuses, millega ei kahjustata kolmandate isikute õigusi, seega osaliselt, jälgides seaduses ettenähtud kohustuslikke piiranguid; 3) ametlikuks kasutamiseks mõeldud dokumentidega, mis sisaldavad eraelulisis isikuandmeid, tutvumise taotlus tuleb vormistada teabenõude vormis kirjalikult. Teavet sooviv isik peab oma taotlust põhjendama. (10) Piirangut sisaldava teabe kohta esitatud teabenõude dokumendiregistris registreerimisel lisatakse üldandmetele andmed, kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisil ja milliseid eraelulisi isikuandmeid sisalduvat teavet väljastati.
(1) Vallavalitsuse ametnikud on kohustatud võimaldama juurdepääsu nende valduses olevale avalikule teabele ja avalikustama teavet seadusega sätestatud korras ja ulatuses. (2) Teabenõude täitmisel väljastatav teave peab olema õige ja tegelikkusele vastav. (3) Teabenõudjale tuleb võimaluse korral vastata kohe suuliselt või väljastada nõutud informatsioon teabenõudja poolt soovitud viisil. (4) Teabenõudjat tuleb abistada nõuetekohase teabenõude esitamisel ja teavitada dokumentide juurdepääsupiirangutest ning teabenõude täitmisega kaasnevate kulutuste või riigilõivu maksmise kohustusest ja kohustuste täitmise võimalustest. (5) Kui ametnik ei ole pädev teabenõudele vastama, tuleb teabenõudja juhatada vastavat teavet valdava ametniku juurde või selle võimatuse korral aidata vormistada kirjalik teabenõue. (6) Teabenõude saanud või kirjalikult vormistanud ametnik esitab koheselt nõude registreerimiseks vastutavale isikule. Koheselt täidetav teabenõue registreeritakse dokumendiregistris, kui teabenõudja soovib vastuse kirjalikku vormistamist. Anonüümselt esitatud teabenõuet ei registreerita. (7) Teabenõudele tuleb võimaluse korral vastata nõudes taotletud viisil. (8) Dokumendiregistris säilitatakse koopia vastuskirjast või elektronkirjast või teabele lisatud kaaskirjast. Kui vastamise viis ei võimalda lisada koopiat vastuskirjast, siis märgitakse teabenõudele väljastatud materjalide rekvisiidid. (9) Teabenõudele antava kirjaliku vastuse allkirjastab vallavanem või tema asendaja. (10) Teabenõude täitmisest keeldumine edastatakse vastutavale töötajale, kes korraldab teatamise teabenõudjale ja Andmekaitse Inspektsioonile. Vastutav töötaja teeb märke keeldumise aluse kohta dokumendiregistrisse. (11) Teabenõude täitmise eest vastutab ametnik, kellele teabenõue on esitatud või täitmiseks antud.
(1) Abja valla ametiasutuse dokumentide loetelu või muudatused dokumentide loetelus koostab sekretär- registripidaja ja kinnitab käskkirjaga vallavanem. (2) Valla hallatava asutuse dokumentide loetelu või muudatused dokumentide loetelus koostab asutuse juht või tema poolt määratud isik ning kinnitab käskkirjaga asutuse juht. (3) Uus dokumentide loetelu koostatakse, kui asutuse struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis. Asutus esitab dokumentide loetelu või selle muutmise kavandid Lääne-Viru Maa- Arhiivile arvamuse avaldamiseks enne dokumentide loetelu kehtestamist või muutmist. Arhiiv annab dokumentide loetelu kohta arvamuse ühe kuu jooksul, arvates dokumentide loetelu saamisest. (4) Dokumentide loetelusse kantakse kõik asutuses peetavad toimikud, registreerimisraamatud ja muud dokumendiregistrid.
(1) Dokumendi säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse lisaks seaduses ja teistes õigusaktides dokumendiliigile kindlaksmääratud säilitustähtajale järgmisest: 1) faktide või tegevuse tõestamiseks ning isikute õiguste kaitseks vajalikust tähtajast, kui tähtaeg ei ole sätestatud seaduses või selle alusel antud õigusaktiga; 2) asutuse tegevuse järjepidevuse tagamise vajadusest; 3) dokumentide näidisloetelus ettenähtud säilitustähtajast. (2) Dokumendi säilitustähtaeg peab vastama dokumentide loetelus sarjale kehtestatud säilitustähtajale. Dokumendi säilitustähtaeg kehtestatakse aastates või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega või alatisena. (3) Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise või saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast.
(1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. (2) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt, nii et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. (3) Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodide kaupa.
(1) Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus , mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. (2) Enne dokumentide ainult digitaalsele säilitamisele üleminekut peavad ametiasutuses ja asutuses olema kasutusele võetud abinõud dokumentide säilivuse tagamiseks neile kehtestatud tähtaja jooksul. (3) Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, trükitakse välja ja säilitatakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade.
Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi üle kooskõlas "Arhiivieeskirjaga".
(1) Saabunud projektidokumentide registreerimine, väljasaadetavate projektidokumentide registreerimine, projektidega seotud dokumentide menetlemine ning projektidega seotud dokumentide vormistamine (käskkirjad, protokollid, aktid, ametikirjad, elektroonilised kirjad, tööajatabelid, projektide taotlused, projektide lepingud, arved, personalidokumendid, jne) toimub käesoleva korra sätete järgi. (2) Projekti kogu dokumentatsioon on olemas toetuse saaja juures ning vastab rakendusüksuses olevatele dokumentidele. Projekti toimik, mis sisaldab vähemalt kõiki esitatud dokumente on hoitud asjaajamises või säilitatud asutuse arhiivis. (3) Täpsemad nõuded dokumentide hoiustamiseks ja säilitamiseks tulenevad konkreetse projekti programm dokumendist (meetme määrus).
(1) Sihtfinantseeritavate projektide dokumentide loetelu registraatorite kaupa: 1) projekti toetuse taotlus, taotluse rahuldamise otsus, ajagraafik, eelarve, muudatused - tähistus a; 2) projekti väljamaksetaotlused, projekti aruanded - tähistus b; 3) nõupidamise protokollid, memod, kirjavahetus (ametikirjad, e-kirjad) - tähistus c; 4) hankedokumentatsioon ja hinnapakkumised (s.h käskkirjad, kaaskirjad, kirjavahetus pakkujatega, protokollid, lepingud, aktid, load, kooskõlastused jm) - tähistus d; 5) ametikirjad, projektida seotud fotod ja muu dokumentatsioon - tähistus e; 6) raamatupidamisdokumendid (arved, saatelehed, maksekorraldused, pangakonto väljavõtted, lepingud, tööaja arvestuse tabelid, personalidokumendid, aktid, projekti kulude väljavõtted) - tähistus f; 7) personalidokumendid (tööajatabelid, töölepingud, puhkusega seotud dokumentatsioon, palgalehed, töövõtulepingud ja aktid) - tähistus g; (2) Projekti dokumendid kogutakse ja paigutatakse registraatoritesse tähistusega a, b, c, d, e, f, g käesoleva paragrahvi 1. lõike punktidele 1-7 vastavalt dokumendi sisule. (3) Registraatori seljale märgitakse selle nimetus, projekti kood, aastaarv ja säilitamise aeg. (4) Registraatori nimetus kajastab sellesse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. (5) Projekti raamatupidamis- ja personalidokumentide originaalid paigutatakse kronoloogilistesse registraatoritesse (tähistus f ja g). Nimetatud dokumentide originaalid säilitatakse projekti registraatorites, eraldi teistest raamatupidamis- ja personalidokumentidest. Organisatsiooni raamatupidamis- ja personalidokumentide juurde jäetakse koopia märkega, kus on kirjas viide originaaldokumendi asukohale projekti registraatoris, et oleks võimalik leida originaaldokument projekti kaustas. Projektijuhile jääb identne koopia raamatupidamis- ja personalidokumentide originaalidest. Registraatorid asuvad raamatupidaja juures kuni 1 aasta pärast projekti lõppu. (6) Registraatorites tähistusega a, b, c, d, e säilitatakse vastavate dokumentide originaalid. Registraatorid asuvad projektijuhi juures kuni aasta jooksul pärast projekti lõppu. (7) Üks aasta pärast projekti lõppu dokumendid arhiveeritakse ja säilitatakse järgmiselt: 1) kõik programmiperioodi 2004-2006 struktuurifondide vahenditest finantseeritud projektide dokumente säilitatakse kuni 31.12.2015. 2) kõik programmiperioodi 2007-2013 struktuuritoetuste vahenditest finantseeritud projektide dokumente säilitatakse kuni 31.12.2025. 3) muude projektide dokumente (mida ei rahastata struktuuritoetuste vahenditest) säilitatakse vastavalt rahastava institutsiooni nõuetele.
Projektijuhi ametist vabastamisel või töösuhete peatumisel antakse projekti asjaajamine üle käesoleva korra sätteid arvestades.
(1) Ametnik/ töötaja on kohustatud enne teenistusest vabastamist / töölepingu lõpetamist andma asjaajamise üle vastuvõtjaks määratud ametnikule/ töötajale teenistusest või töötaja töölt vabastamise päevaks või asutuse juhi poolt määratud tähtajaks, kui seadus ei näe ette teisiti. (2) Ametniku / töötaja puhkusele minekul on asjaajamise üleandmine kohustuslik, kui seda nõuab asutuse juht või puhkusele minev ametnik/ töötaja ise või tema asendaja puhkuse ajal. (3) Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis- vastuvõtmisaktiga.
(1) Asjaajamise üleandmis- vastuvõtmisakt peab sisaldama: 1) üleandja täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) pooleliolevate õigusaktide eelnõude loetelu; 3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu. (2) Asutuse juhtimise üleandmisel peab akt sisaldama lisaks eelmises punktis loetletud andmetele: 1) asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv; 2) asutuse eelarvevahendite seis; 3) asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike/ töötajate nimed ja ametikohad; 4) lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide indeksid või numbrid vastavalt dokumendiliigile; 5) üldandmed asutuse arhiivi kohta. (3) Asjaajamise üleandmis- vastuvõtmisakti võib kanda muud vajaliku andmed asutuse asjaajamise kohta.
(1) Asjaajamise üleandmis- vastuvõtmisakti märgitakse asutuse juhi poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike/ töötajate nimed ja ameti- või töökohtade nimetused, kes annavad aktile allkirja ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus. (2) Asjaajamise üleandmise- vastuvõtmisakti kinnitab asutuse juht. (3) Asutuse juhi vahetumisel koostatud asjaajamise üleandmis- vastuvõtmisakti ei kinnitata. (4) Asjaajamise üleandmise- vastuvõtmisakt registreeritakse dokumendiregistris. Kui akt vormistatakse digitaalselt, tagatakse kõikidele allkirjastajatele juurdepääs aktile.
Kui ametnik/töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva ametniku / töötaja, asutuse juhi või tema poolt määratud ametniku/ töötaja või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis- vastuvõtmisakti vastav märge.
(1) Ametiasutuses ametnike vastuvõtuajad määrab vallavanem oma käskkirjaga (2) Ametniku/ töötaja puhkuse, töövõimetuse või edasilükkamatute töö- ja teenistuskohustuste tõttu asendab teda teine ametnik/töötaja asutuse juhi käskkirja alusel.
Vastuvõtul suuliselt esitatud kaebused, avaldused ja teabenõuded protokollitakse ja registreeritakse ning neid menetletakse samadel alustel kui kirjalikult esitatud kaebusi, avaldusi, teabenõudeid.
Määrus jõustub 01. jaanuaril