Sõru muuseumi kogud on üldsusele avalikud. Üldjuhul võivad uurijad hoidlasse minna üksnes muuseumitöötaja loal ja saatel.
Eseme- ning arhiivkogud on uurijatele avatud muuseumi avamisaegadel.
Eseme-ja arhiivkogude materjalidega tutvumine toimub eelneva kokkuleppe alusel. Kokku saab leppida telefoni ning e-posti teel.
Kogude kasutamiseks täidab ja allkirjastab uurija üldjuhul tellimislehe, mis on aluseks tellimuse täitmiseks maksimaalselt kahe nädala jooksul. Tellimissoovi koos esemenumbriga saab esitada kas telefoni või e-posti teel vähemalt kaks tööpäeva varem.
Uurija registreerib päevikus oma külastuse igakordselt külastajate päevikus.
Museaalide käsitsemine toimub kinnastes.
Sõru muuseumi eseme-ja arhiivkogudega seotud õppepraktikate läbiviimiseks ja uurimuste koostamiseks esitab õppeasutus kirjaliku praktika avalduse, milles on ära märgitud grupi toimumise aeg/ajakava, grupi suurus,osalejate nimekiri ja praktika või uurimuse täpsed teemad.
Kopeerimise all mõistetakse esemete, fotode-negatiivide ja arhivaalide pildistamist või skänneerimist, arhivaalidest valguskoopiate tegemist ning esemetest vormide võtmist.
Esemete, fotode-negatiivide ja arhivaalide pildistamine, skänneerimine, valguskoopiate tegemine ning kasutamine. Esemete, fotode –negatiivide ja arhivaalide pildistamine, skänneerimine ja valguskoopiate tegemine ning kasutamine on reguleeritud foto-ja digitaliseerimistööde korra ja hinnakirja ning kasutamisõiguse andmise kaudu. 1) isiklikuks otstarbeks kasutatavad digifotod väljastatakse arvutis tava resolutsiooniga; 2) museaalidest koopiate tegemiseks tuleb täita tellimisleht ning taotleda kasutusõigust; 3) valmis tööd saab kätte pärast arve tasumist.
Keelatud on uurijapoolne kopeerimine otsekontaktist museaaliga.
Esemetest vormide võtmine lepitakse kokku iga üksikjuhtumi korral eraldi.
Museaalide väljaandmine: Museaale antakse välja muuseumist ainult juriidilistele isikutele. 1) museaali ajutiseks kasutamiseks andmise aluseks on laenutaotlus direktori nimele; 2) museaali ajutiseks kasutamiseks ja väljaandmiseks muuseumist vormistatakse väljaande akt, mis koostatakse vähemalt kahes eksemplaris-esimene direktorile, teine laenutajale; 3) üldjuhul ei anta museaale ajutiseks kasutamiseks ja väljapoole muuseumi kauemaks kui 1 aasta; 4) laenajal on õigus käia oma museaalide olukorda kontrollimas; 5) laenu saaja ei tohi üldjuhul museaale konserveerida ega edasi laenata; 6) ajutiselt välisriikidesse saadetavad museaalid kuuluvad kindlustamisele; 7) laenusaajal on kohustus viidata Sõru muuseumile.
Must-valgete valguskoopiate hind.
(1)Koopia museaalist või kirjandusest: A4 (ühepoolne) 4 krooni (0,25EUR) 1 leht;
(2)Keerulisemate/suuremahulisemate tööde hind kokkuleppel, kuid mitte vähem kui 3 krooni (0.19 EUR) A4 (ühepoolne) 1 leht.
Museaalide digitaalsed koopiad ja pildistused valmistatakse Sõru muuseumis.Muuseumikogudes olevaid museaale tellijale koopia tegemiseks üldjuhul ei väljastata.
Museaalide väljalaenutamine mujal koopiate tegemiseks või filmimiseks toimub ainult erandkorras direktori igakordsel eriloal ja tingimustel ning muuseumitöötaja juuresolekul.
Sõru muuseumi kogudes olevatest museaalidest valmistatud digikoopiate/fotode kasutamine ilma kasutusõiguseta on keelatud.
Kasutusõiguse saamiseks esitab tellija oma kontaktandmed ja teabe piltide kasutusviisi kohta.
Tellimus täidetakse kahe nädala jooksul, mahukamad ja keerulisemad tellimused täidetakse vastavalt kokkuleppele.
Foto-ja digitaliseerimistööde hind.
(1)Skänneerimine 25 krooni (1,59 EUR)1 fail;
(2)Keerulisemate/suuremahuliste tööd hind kokkuleppel.
Sõru muuseum väljastab digikoopiate ja fotode kasutamiseks kasutusõiguse vastavalt digikoopiate/fotode kasutamisviisile:
(1)Väljastatud kasutusõigus on ühekordne.
(2)Kasutaja on kohustatud pildi allkirjas või viites osundama originaalteose teadaolevale autorile ja Sõru muuseumi kogule koos kogunumbriga.
(3)Kui museaal pole varem digiteetud, tasub tellija foto- ja digiteerimistööde eest vastavalt hinnakirjale.
(4)Kasutustingimuste rikkumise korral on Sõru muuseumil õigus keelduda kasutaja edaspidisest teenindamisest.
(5)Mitteärilisel kasutamisel: 1) kasutusõigus on tasuta ühekordseks kasutamiseks, akadeemilistes uurimustes, koolireferaatides, mikroajaloouurimustes ja muudes erauurimustöödes; 2) kujutist ei edastata elektroonilisel kujul kolmandale osapoolele ega avaldata intemetis; 3) suurim väljatrüki suurus on 20x30cm (2362x3543pikslit); 4) kujutisest ei looda autori-või omandiõigusega kaitstud objekti; 5) pilte võib väiksemaks lõigata, kuid sisu ei tohi muuta ega moondada ilma Sõru muuseumi loata.
(6)Ärilisel kasutamisel lisandub piltidele kasutusõigusetasu. 1) raamatud, televisioon, film, intenet 50 krooni (3,19 EUR)1pilt; 2) ajalehed ja ajakirjad 100 krooni (6,39 EUR) 1 pilt; 3) kalendrid,väkesed reklaamtrükised, postkaardid ja margid 200 krooni(12,78 EUR) 1 pilt; 4) Raamatu kaanekujundus, telereklaam, suur plakat, dekoratsioon 500-1000 krooni (31,95-63,91EUR) 1 pilt.
(7)Ärilisel kasutamisel vastutab kasutaja autoriõiguseseaduse täitmise eest.
Määrus jõustub 3 päeval pärast avalikustamist.