(1) Majutuskeskusesse saabumisel taotleja ja kaitse saaja registreeritakse ning avatakse tema isiklik toimik, kuhu koondatakse isiku majutuskeskusesse vastuvõtmist ja seal viibimist puudutav dokumentatsioon majutuskeskuse teenuse osutamiseks.
(2) Isiklikku toimikusse koondatakse taotleja ja kaitse saaja kohta järgmised andmed: 1) isiku üldandmed – ees- ja perekonnanimi, isikukood, sugu, sünniaeg ja kontaktandmed; 2) isikuga kaasas oleva perekonnaliikme ees- ja perekonnanimi; 3) märge isiku ravimite vajaduse kohta (jah/ei); 4) isiku haridus, keelteoskus (keelte loetelu) ja kirjaoskus; 5) majutamise tingimuste ja korra ning majutuskeskuse sisekorraeeskirjagasisekorraga tutvumise kinnitus; 6) isiku puhul öisel ajal majutuskeskusest eemalviibimise kohta esitatud taotlused; 7) märge isiku haavatavuse ja erivajaduse kohta, mis on oluline majutuskeskuse teenuse tagamisel (välismaalasele rahvusvahelise kaitse andmise seaduse § 15121 lõike 12 kohaselt); 8) isikule välismaalasele rahvusvahelise kaitse andmise seaduse § 3657 alusel makstud rahalise toetuse andmed; 9) muud elukorraldust puudutavad andmed.
(3) Isiklikku toimikut hoitakse viisil, millega tagatakse andmete ja dokumentide turvaline säilimine ning isikuandmete kaitse.
(4) Isiklikku toimikut säilitatakse isiku majutuskeskuses viibimise ajal.