(1) Käesolev hankekord (edaspidi kord) annab Kolga-Jaani vallavalitsuse (edaspidi vallavalitsus) ametnikele juhised riigihangete korraldamiseks, lepingute ettevalmistamiseks ja täitmise järelevalveks. (2) Asjade ostmisel ja teenuste tellimisel tuleb, sõltumata hankelepingu (edaspidi leping) maksumusest, järgida ,,Riigihangete seaduses" (edaspidi RHS) sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid. (3) Valla nimel rahaliste kohustuste võtmise, sealhulgas riigihanke korraldamise ja lepingu sõlmimise õigus on vallavanemal. Vallavanem võib selle õiguse delegeerida muule isikule (edaspidi volitatud isik). (4) Asjade ostmine ja teenuste tellimine lepingute alusel maksumusega alates 10 000 eurost (ilma käibemaksuta) kinnitatakse vallavalitsuse korraldusega iga-aastase hankeplaanina (edaspidi hankeplaan) 3 nädala jooksul peale vallaeelarve vastuvõtmist vallavolikogu poolt. (5) Hankeplaani koostab vallavanem ja see kooskõlastab selle eelnevalt finantsnõunikuga. Hankeplaani täpsustatakse vajadusel II poolaastal. (6) Hankeplaanis näidatakse: 1) ostetava asja või tellitava teenuse nimetus; 2) hanke eeldatav maksumus ja finantseerimise allikas; 3) hanke algamise aeg kuu täpsusega; 4) lepingu eeldatav täitmise tähtaeg; 5) riigihanke korraldamise eest vastutav isik (edaspidi riigihanke eest vastutav isik); 6) hankemenetluse liik; 7) kas riigihange korraldatakse elektroonilise hankena e-riigihangete keskkonnas; 8) hankelepingu täitmise eest vastutav isik. (7) Pärast hankeplaani kinnitamist on õigus alustada asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks vajalike toimingute tegemist.
(1) Riigihanke eest vastutav isik on vallavanem või vallavanema poolt volitatud ametnik, kelle ülesannete täitmiseks on vajalik teenuse või asja ostmine. Riigihanke eest vastutav isik on üldjuhul ka lepingu täitmise eest vastutav. (2) Riigihanke eest vastutav isik: 1) teeb riigihanke väljakuulutamiseks vajalikud toimingud; 2) teeb vajalikud toimingud ja kanded riigihangete registris (sisestab hanketeate, eelteate, vabatahtliku teate, riigihanke aruande, aruande lisa jne); 3) korraldab hankedokumentide väljastamise ja pakkumuste vastuvõtmise sh e-menetluse korral; 4) vastutab RHS-s sätestatud tähtaegadest kinnipidamise eest; 5) vastab pakkujate esitatud küsimustele ja selgitustaotlustele; 6) teavitab pakkujaid hankija otsustest; 7) korraldab riigihanke menetluse käigus loodud ja saadud dokumentatsiooni süstematiseerimise ja säilitamise; 8) juhib taotlejatega peetavat dialoogi ja pakkujatega peetavaid läbirääkimisi, allkirjastab dialoogi ja läbirääkimiste protokollid; 9) jälgib lepingu korrektset täitmist; 10) esitab riigihanke aruande ja aruande lisa riigihangete registrile; 11) tagab riigihanke dokumentatsiooni säilimise seitsme aasta jooksul riigihanke alustamisest arvates. Välisabi kasutamise abikõlblikkuse tõendamiseks peab riigihanke dokumentatsioon olema kättesaadav kümme aastat pärast perioodi lõppu.
(1) Asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks riigihanke eeldatava maksumusega alates 40 000 eurost (ilma käibemaksuta) moodustatakse vallavalitsuse poolt nõuandva õigusega riigihanke komisjon. Alla nimetatud summa jääva eeldatava maksumusega riigihanke korraldamisel võib vajadusel riigihanke komisjoni moodustada. (2) Riigihanke komisjon teeb volitatud isikule ettepanekud pakkujate hankemenetluselt kõrvaldamise, kvalifitseerimise ja mittekvalifitseerimise, pakkumuste vastavaks ja mittevastavaks tunnistamise, eduka pakkumuse väljaselgitamise ja hankemenetluse lõpetamise otsuste tegemiseks. Riigihanke komisjon avab pakkumused ja viib läbi pakkumuste hindamise. (3) Riigihanke komisjoni juhib ja komisjoni liikmete vahelist infovahetust korraldab komisjoni esimehena riigihanke eest vastutav isik. Komisjoni koosolekud protokollitakse. (4) Kui riigihanke komisjoni ei moodustata, täidab komisjoni ülesandeid riigihanke eest vastutav isik. (5) Riigihanke hanketeate, tehnilise kirjelduse ja hindamiskriteeriumid koostab riigihanke eest vastutav isik või muu hangitavat asja või teenust hästi tundev isik. (6) Leping asjade ostmiseks maksumusega alates 5 000 eurost (koos käibemaksuga) sõlmitakse kirjalikult. Leping teenuste tellimiseks maksumusega alates 1 600 eurost (koos käibemaksuga) sõlmitakse kirjalikult, v.a osavõtt avatud koolitusest, mille puhul kirjalik leping ei ole vajalik. Leping teenuste tellimiseks tuleb sõlmida sõltumata maksumusest kirjalikult juhul, kui poolte tihesuguse arusaama tagamiseks on teenuse osutamise tingimustes ja teenuse kvaliteedis oluline eelnevalt kirjalikult kokku leppida. (7) Pooled ei alusta lepinguliste kohustuste täitmist ega tee muid lepingust tulenevaid toiminguid enne lepingu mõlemapoolset allkirjastamist. (8) Leping allkirjastatakse digitaalselt. Kui lepingu teine pool ei ole nõus digitaalse allkirjastamisega, vormistatakse leping paberdokumendina. Paberdokumendina vormistatud leping allkirjastatakse lepingu poolte arvule vastavas arvus eksemplarides. Paberdokumendina sõlmitud lepingul märgitakse iga viisa ja allkirja juurde viseerimise või allkirjastamise kuupäev. (9) Lepingu projekti kooskõlastab eelnevalt vallavalitsus. (10) Leping jõustub selle sõlmimisest. Leping loetakse sõlmituks pärast seda, kui viimane lepingupooltest on selle allkirjastanud. Pärast lepingu allkirjastamist kõikide osapoolte poolt sisestab riigihanke eest vastutav isik dokumendihaldussüsteemi lepingu lõpliku versiooni. (11) Paberdokumendina sõlmitud lepingu vallavalitsusele jääva eksemplari originaali koos lisadega esitab riigihanke eest vastutav isik viivitamatult pärast lepingu mõlemapoolset allkirjastamist ja registreerimist hoiustamiseks sekretär-asjaajajale.
(1) Lepingute sõlmimiseks maksumusega alates 40 000 eurost (ilma käibemaksuta) tuleb korraldada hankemenetlus vastavalt RHS-le. (2) Hankemenetlust ei pea korraldama, kui ostetav asi või tellitav teenus kuulub RHS §-s 14 sätestatud erandite alla. Erandi kasutamine otsustatakse RHS § 14 lõike 1 punktides 2, 3, 5, 6,7,9, 11, 12 ja 13 juhul volitatud isiku motiveeritud käskkirja või otsusega. (3) Hankemenetluse korraldamiseks valmistab riigihanke eest vastutav isik ette volitatud isiku käskkirja või otsuse hankemenetluse korraldamise kohta. (4) Käskkirja või otsuse eelnõu kooskõlastatakse vallavalitsusega. (5) Käskkirjas või otsuses tuleb muu hulgas määratleda: 1) ostetava asja või tellitava teenuse nimetus; 2) hankemenetluse liik; 3) hankemenetluse liigi valiku põhjendus (v.a avatud ja piiratud hankemenetluse puhul); 4) riigihanke eest vastutav isik; 5) riigihanke komisjoni koosseis; 6) hankelepingu eeldatav täitmise tähtaeg; 7) hankedokumentide kinnitamine otsuse lisana; 8) vaidlustamisviide. (6) Käskkirja või otsusega kinnitatavate hankedokumentide üheks lisaks on avatud, piiratud hankemenetluse ja võistleva dialoogi korral hankelepingu projekt. (7) Kui riigihange ei kajastu hankeplaanis, lisatakse käskkirjale või otsusele memo, milles selgitatakse hankemenetluse korraldamise vajalikkust ja märgitakse hankelepingu eeldatav maksumus, samuti finantseerimise allikas artikli ja projekti täpsusega. (8) Pärast käskkirja või otsuse allkirjastamist viib riigihanke eest vastutav isik läbi hankemenetluse vastavalt RHS le. (9) Pakkujate hankemenetluselt kõrvaldamine, kvalifitseerimine ja mittekvalifitseerimine, pakkumuste vastavaks ja mittevastavaks tunnistamine, eduka pakkumuse väljaselgitamine ja hankemenetluse lõpetamine toimub riigihanke komisjoni motiveeritud ettepanekul volitatud isiku käskkirja või otsusega. Hankeleping eduka pakkujaga sõlmitakse neljateist päeva möödudes pakkumuse edukaks tunnistamise kohta teate edastamisest arvates, väljaarvatud väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetluse korral või juhul, kui muud liiki hankemenetluses esitas pakkumuse ainult üks pakkuja. Enne nimetatud tähtaja möödumist sõlmitud leping on tühine. Pärast lepingu sõlmimist esitab riigihanke eest vastutav isik riigihangete registrile riigihanke veebilehe kaudu 20 päeva jooksul riigihanke aruande.
(1) Lepingute sõlmimisel maksumusega 10 000 eurot kuni 40 000 eurot (ilma käibemaksuta) tuleb järgida RHS § 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid olemasolevat konkurentsi ära kasutades tagada rahaliste vahendite kõige ratsionaalsem ja säästlikum kasutamine. (2) Lõikes 1 nimetatud lepingute sõlmimiseks tuleb korraldada lihthange vastavalt RHS § 182 sätestatule. (3) Lihthange algab lihthanke teate avaldamisega riigihangete registris ning lõpeb RHS § 29 lõikes 3 ettenähtud alustel. (4) Lihthanke korraldamiseks valmistab riigihanke eest vastutav isik ette volitatud isiku käskkirja või otsuse projekti ja koostab lihthanke dokumendi. (5) Käskkiri või otsus kooskõlastatakse vallavalitsusega. (6) Käskkirjas või otsuses tuleb muu hulgas määratleda: 1) ostetava asja või tellitava teenuse nimetus ja riigihanke objekti kood; 2) hankelepingu eeldatav täitmise tähtaeg; 3) lepingu eeldatav maksumus; 4) hanke läbiviimise eest vastutav isik, vajadusel komisjoni koosseis. (7) Käskkirjale või otsusele lisatakse lihthanke dokument
(1) Lihthanke dokumendi koostamisel tuleb lähtuda RHS §-s 24, § 3l lõigetes 2- 5 ja 8, §- des 32 ja 33, § 38 lõigetes 1 -31 ja 5 § 39-41, §-des 47-50 ja §-s 56 sätestatust. (2) Juhul kui teenuse tellimisel võimaldatakse läbirääkimisi, sätestatakse selline võimalus lihthanke teates ja läbirääkimiste kord määratletakse lihthanke dokumendis. (3) Pärast käskkirja või otsuse allkirjastamist sisestab riigihanke eest vastutav isik lihthanke teate registrisse ja lisab lihthanke dokumendi registrisse, mille kaudu on huvitatud isikutel võimalik lihthanke dokumente elektrooniliselt välja võtta. Huvitatud isikute registreerimisele kohaldatakse RHS § 57 lõikes 11 sätestatut. (4) Lihthanke teates määratakse pakkumuste esitamiseks mõistlik tähtaeg, mis ei või olla lühem kui neli tööpäeva. (5) Kui riigihange ei kajastu hankeplaanis, lisatakse käskkirjale või otsusele memo, milles märgitakse finantseerimise allikas artikli ja projekti täpsusega. (6) Riigihanke eest vastutav isik valmistab ette otsuse projektid pakkuja kvalifitseerimise või kvalifitseerimata jätmise kohta, pakkumuse vastavaks tunnistamise või pakkumuse tagasilükkamise kohta, pakkumuse edukaks tunnistamise, kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta. Otsuste ja lepingu projektid kooskõlastatakse eelnevalt e-posti teel vallasekretäriga. (7) Pärast § 5 nimetatud otsuste vastuvõtmist teavitab riigihanke eest vastutav isik vastuvõetud otsustest pakkujaid viivitamata, kuid mitte hiljem kui kolme tööpäeva jooksul otsuse vastuvõtmisest arvestades RHS §-s 54 sätestatut. Leping eduka pakkujaga sõlmitakse mitte enne kaheksa tööpäeva möödumist pakkumuse edukaks tunnistamise kohta teate edastamisest arvates, välja arvates juhul kui pakkumuse esitas ainult üks pakkuja. Pärast lepingu sõlmimist esitab riigihanke eest vastutav isik riigihanke veebilehe kaudu 20 päeva jooksul riigihanke aruande.
(1) Teenuste lepingu sõlmimisel, mille eeldatavast maksumusest rohkem kui 50%, moodustavad ühtse riigihangete klassifikaatori (CPV) määruse VII lisas nimetatud teenused, ei ole kohustust korraldada hankemenetlust riigihangete seaduses sätestatud korras. (2) Lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimisel on hankija kohustatud järgima RHS 19 sätestatut ja §-s 3 sätestatud riigihanke korraldamise põhimõtteid. Lihtsustatud korras tellitava teenuse leping maksumusega üle 10 000 euro tuleb sõlmida kirjalikult. (3) Kui lihtsustatud korras tellitava teenuse lepingu eeldatav maksumus on ilma käibemaksuta võrdne rahvusvahelise piirmääraga või ületab seda, koostatakse RHS §-s 3 sätestatud tehniline kirjeldus. (4) Kui lihtsustatud korras tellitava teenuse lepingu eeldatav maksumus on ilma käibemaksuta võrdne rahvusvahelise piirmääraga või ületab seda, teatab sellise lepingu sõlmimise soovist riigihanke eest vastutav isik registri veebilehe kaudu. (5) Kui lihtsustatud korras tellitava teenuse lepingu maksumus ületab 40 000 eurot, esitab riigihanke eest vastutav isik 20 päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist registrile riigihanke aruande RHS §-s 37 sätestatud korras.
(1) Lepingute sõlmimisel maksumusega alla 10 000 euro (ilma käibemaksuta) tuleb olemasolevat konkurentsi ära kasutades tagada rahaliste vahendite kõige ratsionaalsem ja säästlikum kasutamine. Konkurentsi olemasolu korral teeb riigihanke eest vastutav isik ettepaneku pakkumuse esitamiseks vähemalt kolmele isikule. (2) Kirjaliku lepingu projekt kooskõlastatakse vallavalitsuse liikmetega. (3) Allkirjastajale saatmisel lisatakse lepingu projektile kaaskiri, milles antakse ülevaade lepingu sõlmimise vajadusest, saadud pakkumustest ning põhjustest, miks tehakse ettepanek konkreetse pakkujaga lepingu sõlmimiseks. Kaaskirjas märgitakse finantseerimise allikas artikli ja projekti täpsusega. Juhul kui pakkumust küsitakse vähem kui kolmelt isikult, tuleb kaaskirjas selgitada konkurentsi puudumisega seotud asjaolusid. (4) Pärast hankelepingu sõlmimist teavitab riigihanke eest vastutav isik viivitamata kuid mitte hiljem kui kolme tööpäeva jooksul teisi pakkujaid hankelepingu sõlmimisest.
Lepingu sisu koostamisel tuleb tähelepanu pöörata järgmistele asjaoludele: 1) lepingu pooled - teise poole andmed peavad olema tõesed ning kontrollitud; 2) lepingu teise poole esindusõigus - esindusõigus tuleneb kas seadusest või volikirjast ning esinduse aluseid tuleb alati kontrollida; 3) lepingu objekt - peab olema täpselt fikseeritud, mida ostetakse või millist teenust tellitakse, riigihanke registreerimisnumber, milline on asjade või teenuste kogus ja kvaliteet; lepingu objekti omaduste täpsemaks edasiandmiseks võib lepingu lisana allkirjastada ka pakkuja poolt esitatud pakkumuse; 4) lepingu tähtaeg - täpselt peab olema määratletud, millal algab lepingu täitmine ja millal see lõpeb, kes millal milliseid kohustusi täidab; 5) tingimused, millele ostetav asi või tellitav teenus peab vastama - kui tingimused ei ole määratletud, siis on väga raske tõendada, et lepingu alusel tehtav ja üleantav ei vasta kokkulepitud tingimustele ; 6) lepingu maksumus - oluline on märkida, kas summa on lõplik või tuleb maha/juurde arvestada erinevad maksud; tasumise tähtajaks on minimaalselt 14 tööpäeva alates arve saamisest, arve esitamise õigus tekib teisel poolel peale üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist, kui see on lepingus ette nähtud; 7) tasumise tingimused - lepingus tuleb võimalusel sätestada, et arved esitatakse e-arvetena, paberarvetena või PDF-formaadis arvetena. E-arvet on võimalik saata e-arvete operaatori Eesti E-Arvete Keskus OÜ kaudu (täpsem info http://www.arvekeskus.eel). Paberarved tuleb saata, märkides spetsiaalse sihtnumbri, aadressil: Kolga-Jaani Vallavalitsus, Viljandi mnt 6 Kolga-Jaani alevik 70301 Kolga-Jaani vald Viljandimaa. PDF-formaadis arved tuleb saata aadressil [email protected] märkides faili nimeks tarnija nime ja selle järel arve numbri. E-arve loetakse laekunuks selle Eesti E-Arvete Keskuse OÜle laekumise kuupäevast. 8) pretensioonide esitamise tähtaeg - vallavalitsusel peab olema võimalus teatud aja jooksul esitada pretensioone asja või teenuse kvaliteedi osas. Pretensioonide esitamise tähtaja määratlemisel tuleb adekvaatselt hinnata, kas määratud aja jooksul on võimalik kontrollida lepingu kohaselt üleantavat; 9) üleandmine-vastuvõtmine - asja või teenuse üleandmine ja vastuvõtmine peab toimuma kahepoolse aktiga. Aktis määratletakse, kas pooled on oma kohustusi nõuetekohaselt täitnud. Vallavalitsuse esindaja edastab akti pärast allkirjastamist finantsnõunikule. Erandjuhul, kui akti vormistamine ei ole lepingu esemest ja täidetava kohustuse iseloomust tulenevalt võimalik, esitab vastutav isik finantsnõunikule kirjaliku kinnituse selle kohta, et ta on lepingu täitmist kontrollinud ning mõlemad pooled on lepingu nõuetekohaselt täitnud; 10) vallavalitsuse esindaja määramine - lepitakse kokku isik, kes on vallavalitsuse esindajana volitatud allkirjastama üleandmise-vastuvõtmise akti ning täitma muid lepingust tulenevaid ministeeriumi kohustusi.
(1) Riigihanke eest vastutav isik hoolitseb lepingust tulenevate valla kohustuste täitmise ja lepingu täitmise järelevalve eest. (2) Lepingu täitmise järelevalve tähendab pidevat kontrolli selle üle, kas lepingu pooled täidavad enda kohustusi nõuetekohaselt. Muuhulgas jälgitakse lepingu tähtaegadest kinnipidamist, üleantavate asjade kogust ja kvaliteeti, pretensioonide esitamise tähtaegsust, vigade tekkimist, garantii kehtivuse ajal pretensioonide esitamist jm. (3) Vajadusel algatatakse lepingu muutmine või lõpetamine. Lepingu muutmisel tuleb arvestada RHS §-s 69 lepingu muutmise võimalustele seatud piirangutega. Lepingu muutmisel või lõpetamisel järgitakse samu protseduurireegleid, nagu lepingu sõlmimisel. (4) Juhul kui riigihanke eest vastutaval isikul on teisele poolele pretensioone lepingu täitmise osas, tuleb pretensioon esitada kirjalikult. Pretensioonide esitamise õigus on olenevalt lepingus sätestatust kas lepingu allkirjastajal või vastutaval isikul. (5) Lepingu täitmise järelevalve lõpeb lepingu kehtivusaja lõppemisel. Juhul kui lepingus on kokku lepitud garantiis, lõpeb lepingu täitmise järelevalve garantii kehtivusaja lõppemisega. (6) Riigihanke eest vastutav isik esitab registrile 20 päevajooksul piirast hankelepingu või raamlepingu lõppemist riigihanke aruande lisa arvestades RHS § 37 lõikes 4 sätestatut.
(1) Käesolev kord jõustub 1.veebruaril 2012.a. (2) Riigihangete teostamisel küsimustes, mis pole reguleeritud käesoleva korraga, juhindutakse ,,Riigihangete seadusest" ja teistest õigusaktidest.