Projektides osalemise kord (edaspidi kord) reguleerib Pöide valla osalemist projektides ning Pöide vallavalitsuse (edaspidi vallavalitsus) ja vallavalitsuse hallatavate asutuste tegevust projektis osalemise algatamisel, osalemisega saadud vahendite kasutamisel ning Pöide valla poolt projektis osalemise tagamist.
Korras kasutatakse mõisteid järgmiselt: (1) Projekt - riigi, avalik - õigusliku juriidilise isiku, eraõigusliku juriidilise isiku või füüsilise isiku poolt ellukutsutud tegevuste kogum tulemuse saavutamiseks, mille realiseerimine on seotud tähtajalise ja rahalise piiranguga ning mille rahalised kulud kaetakse täielikult või osaliselt eespool nimetatud isikute poolt. (2) Rahvusvaheline projekt - projekt (programm), mis on ellu kutsutud või mida finantseeritakse välismaise juriidilise või füüsilise isiku või rahvusvahelise organisatsiooni (fondi) poolt või milles osalevad isikud eri riikidest.
Pöide vald osaleb projektides: (1) Projekti juhina - vastutab projekti tulemuse saavutamise eest ja projekti kogumaksumuse ulatuses. (2) Projekti partnerina - viib läbi projektis talle määratud tegevused ja vastutab proportsionaalselt oma osalusega.
Rahvusvahelises projektis osalemise algataja esitab vallavalitsusele projekti ning seletuskirja. Seletuskiri sisaldab: (1) Projekti kirjeldust. (2) Ülevaadet projektis osalemisega kaasnevatest valla varalistest ja mittevaralistest kohustustest. (3) Andmeid osalemiseks vajaliku raha olemasolu kohta valla eelarves (v.a juhul, kui algatajaks on korra paragrahvis 7 nimetatud isik) või ettepanekut raha saamise allikate kohta. (4) Andmeid projektis osalevate teiste isikute kohta (nimi, isikukood ja elukoht, juriidilisel isikul registrikood, asukoht, juhtorgani liikmete nimed ja elukohad). (5) Projektis projekti juhina osalemisel-selle elluviimise eest vastutava isiku andmeid. (6) Projektis partnerina osalemisel-andmeid projekti juhi kohta.
Paragrahvis 4 loetletud materjalid esitatakse vallavalitsusele heakskiitmiseks vähemalt 14 päeva enne projektis osalemise taotluse esitamise tähtpäeva.
Kui projekti protseduurireeglite kohaselt on vajalik eelnevalt esitada vormikohane taotlus (koos kinnituskirjaga), otsustab taotluse esitamise vallavalitsus. Taotluse, kinnituskirja ja sellega seotud muud dokumendid valmistab ette algataja. Kinnituskirjale kirjutab Pöide valla nimel alla vallasekretär või vallavanem ja finantsala peaspetsialist.
Kui algatajaks on vallavalitsuse või vallavalitsuse hallatava asutusega töö-või teenistussuhetes mitteolev isik või eraõiguslik juriidiline isik, kuid vastutus projekti elluviimise eest on projekti reeglite kohaselt Pöide vallal, sõlmitakse algataja ja valla vahel leping, mis sätestab poolte õigused ja kohustused projekti elluviimisel.
Loa projektis osalemise lepingu sõlmimiseks (taotluse rahuldamise korral) annab volikogu, kui projekti kestus ületab kahte eelarveaastat ja/või osalemise maksumus on üle 63912 euro. Muud projektis osalemisega seotud küsimused ja lepingute sõlmimise otsustab vallavalitsus.
Vallavalitsus määrab vajadusel projektile koordinaatori, kes otsustab projekti rahaliste vahendite kasutamise vallale eraldatud summa ulatuses ning teostab järelevalvet projekti elluviimise üle.
Vastutav isik tagab projekti elluviimise ning saadud vahendite (rahaliste ja mitterahaliste) sihipärase kasutamise. Vastutav isik informeerib kohe kirjalikult projekti koordinaatorit või vallavalitsust kõigist asjaoludest, mis võivad põhjustada projekti mittetäitmist või mittenõuetekohast täitmist.
Vastutav isik esitab koopiad projekti reeglite kohaselt koostatud vahe-ja lõpparuannetest koos finantsaruannetega vallavalitsusele viie tööpäeva jooksul pärast nende koostamist. Aruanded sisaldavad tehtud tegevuste kirjeldust, vastutava isiku hinnangut projekti elluviimise kohta ning finantskokkuvõtet (aruandeperioodil tehtud tegelikud kulutused, põhjendused ettenägemata kulutuste kohta, põhjendused eelarves planeeritust suuremate või tunduvalt väiksemate kulutuste kohta, vajadusel audiitorkontrolli tulemused).
Kui esitatud aruannetest selgub, et projekti vahendeid ei kasutata sihipäraselt või projekti ei täideta või ei täideta seda nõuetekohaselt, on vallavalitsusel õigus otsustada projekti koordinaatori ja/või vastutava isiku väljavahetamine.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.