(1) Määruse eesmärk on tagada Jõgeva linna ametiasutuste ja nende hallatavate asutuste (edaspidi ühiselt asutus) tegevuse usaldusväärne dokumenteerimine, tegevuse läbipaistvus ning dokumentide autentsus ja säilimine.2(2)Määrus sätestab asutuse:11) asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamise põhinõuded;22) dokumentide vormistamise nõuded;33) dokumentide registreerimise nõuded;44) dokumentide menetlemise nõuded;55) dokumentide hoidmise ja hävitamise nõuded.
(1) Asutuse asjaajamises lähtutakse haldusmenetluse seadusest, avaliku teabe seadusest, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrusest nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ (edaspidi asjaajamiskorra ühtsed alused), headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.2(2)Asutuse asjaajamises kasutatakse dokumentide loomiseks, haldamiseks, menetlemiseks ja säilitamiseks elektroonilist dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS). Linnavalitsus tagab asutustele dokumendihaldussüsteemile ligipääsu, tarkvara pidamise ja haldamise.3(3)Asutused avalikustavad asjaajamises kasutatava ametliku postiaadressi, üldtelefoni- ja faksinumbri ning e-posti aadressi asutuse veebilehel ja kirjaplangil.4(4)Asjaajamisperioodiks dokumentide haldamisel on kalendriaasta (1. jaanuar - 31. detsember). Linnavolikogu asjaajamisperiood on vastava volikogu koosseisu volituste aeg. Linnavalitsuse hallatavate haridusasutuste asjaajamisperiood on õppeaasta (1. september - 31. august). Töörühmade või komisjonide asjaajamisperioodiks võib olla nende tegevusperiood.5(5)Asutuse põhitegevuse täitmisega seotud tegevuste dokumenteerimist ja asjade menetlemist reguleeritakse lisaks asjaajamiskorrale ka teiste linnavolikogu ja -valitsuse õigusaktidega. Nende dokumentide eelnõud kooskõlastatakse linnasekretäriga, kes jälgib tegevuse dokumenteerimise vastavust asjaajamise üldistele põhimõtetele ja dokumentide vormistamise nõuetele.6(6)Asutuse juht võib kehtestada asutuse üksikasjalisema asjaajamisjuhise.
(1) Asutuse juht vastutab asutuse tõhusa dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamise eest ning tagab selleks vajalikud ressursid.2(2)Kõik ametnikud ja töötajad (edaspidi ühiselt töötajad) vastutavad oma tööülesannete piires dokumentide täpse ja täieliku haldamise (dokumendi loomine, nõuetekohane vormistamine, registreerimine, menetlemine ning hoidmine ja kasutamine kuni arhiivi andmiseni või hävitamiseni) eest.3(3)Töötajate täpsem pädevus ja vastutus asjaajamises määratakse ametijuhendite ja asjaajamist reguleerivate muude dokumentidega.
(1) Asutuse ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumente hallatakse ning dokumendiregistrit peetakse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis Amphora.2(2)DHS võimaldab:11) menetleda dokumenti enne selle registreerimist;22) pidada dokumendiregistrit;33) kooskõlastada, allkirjastada ja edastada dokumente;44) siduda dokument automaatselt metaandmetega ehk andmetega mis kirjeldavad dokumendi konteksti, sisu, struktuuri ja haldamise ajalugu;55) tagada kasutajate juurdepääsuõigused sarja ulatuses;66) lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele kiirpäringutega ja täisteksti otsinguga;77) teha asjaajamis- ja arhiveerimistoiminguid nii üksikdokumendi kui ka dokumentide kogumitega;88) koostada ja säilitada dokumente selliselt, et dokumendid on autentsed, usaldusväärsed, terviklikud ja kasutatavad nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks;99) teha igal ajal kindlaks dokumendiga süsteemis tehtud toimingud, nende tegemise aja ja toimingu teinud isiku;1010) edastada ja võtta vastu dokumente dokumendivahetuskeskuse kaudu;1111) tagada linna veebilehe kaudu juurdepääs dokumendiregistris registreeritud juurdepääsupiiranguta elektroonilistele dokumentidele.3(3)DHS-i saab dokumente sisestada või neid seal luua ja menetlusmärkeid teha isik, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud. Kasutajate autentimine toimub parooli või ID-kaardi põhiselt.4(4)Asutusesiseses asjaajamises võrdsustatakse DHS-is tehtavad toimingud allkirjastamisega, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. DHS-i sisenemisel loetakse kõik kasutaja sooritatud toimingud tema poolt allkirjastatuks, kuna dokumentide versioonide halduses ja ajaloos säilitatakse tegevuse teinud kasutaja nimi, toimingu kuupäev ja kellaaeg.5(5)Kasutajal on õigus teha DHS-is neid toimingud, milleks talle on antud õigused ning osaleda ainult nende dokumentide menetlemisel, mis on talle suunatud asjaomaste töötajate poolt.6(6)DHS-is olevatest andmetest tehakse andmete varundamist vastavalt dokumendihalduse tarkvara teenuslepingule.
(1) Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest vastavalt asutuse dokumentide loetelule.2(2)Dokumendiregistrisse kantakse:11) asutuses koostatud õigus- ja haldusaktid;22) asutuses koostatud protokollid ja aktid;33) lepingud;44) ametiasutuse väljaantavad load;55) ametiasutuse ettekirjutused;66) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (ametikirjad);77) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata.3(3)Registreerimisele ei kuulu:11) kirjad märkega “isiklik”;22) reklaampakkumised;33) anonüümselt saadetud dokumendid;44) kutsed ja õnnitlused;55) perioodika;66) kirjad, millel on rämpsposti tunnused ja mis on suunatud rämpsposti kataloogi;77) puudulikult vormistatud (allkirjastamata, lisadeta jms) dokumendid. Sellisel juhul tuleb saatjat viivitamata puudustest teavitada ning dokument tuleb registreerida, kui puudused on kõrvaldatud;88) rikutud või mitteloetava tekstiga dokumendid;99) dokumendid, mille adressaadiks on märgitud muu asutus;1010) faksiga või e-postiga saabunud lahendamisele mittekuuluvad dokumendid, mis ei sisalda olulist informatsiooni.4(4)Ametiasutusele tema halduses oleva asutuse ja asutusele töötaja poolt esitatud avaldused, aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid registreeritakse vaid juhul, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks. Registreerimise vajadust hindab dokumendi looja või saaja.5(5)Riiklikes registrites registreeritavaid dokumente DHS-is eraldi ei registreerita.6(6)DHS-is registreeritud dokumenti teises asutuses või struktuuriüksuses uuesti ei registreerita.7(7)Dokumendiregistrisse kantavate andmete koosseis on antud asjaajamiskorra ühtsetes alustes. Dokumentide registreerimisel kantakse registrisse andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigi DHS-i ekraanivormile.8(8)Kõik dokumendiregistrisse kantavad andmed, dokumendid ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
(1) Asutustes on kasutusel paberil ja digitaalne üldplank ja kirjaplank. Plangid on eesti keeles.2(2)Ametiasutuse plankidele on kantud linna vapi värviline kujutis ja ametiasutuse nimetus. Asutuse plankidele on kantud asutuse nimetus ja soovitavalt asutuse logo või muu sümbol.3(3)Jõgeva linna valimiskomisjonil on linna vapi värvilise kujutisega üld- ja kirjaplank.4(4)Kirjaplangil on lisaks asutuse sideandmed, registrikood ja pangakonto(de) numbrid.5(5)Paberplangid trükitakse kvaliteetsele valgele paberile formaadis A4 (210x297 mm).6(6)Dokumendid vormistatakse dokumendiplangile (edaspidi plank), valgele paberile või dokumendivormile.7(7)Üldplangile vormistatakse:11) ametiasutuse määrus, korraldus, otsus, istungi protokoll;22) asutuse juhi otsus ja käskkiri;33) ametniku otsus;44) ametiasutuse väljaantavad load;55) valimiskomisjoni otsus ja protokoll;66) alatiste komisjonide koosolekute otsused ja protokollid.8(8)Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad.9(9)Valgele paberile vormistatakse:11) lepingud;22) aktid;33) menetlusdokumendid väärteomenetluses;44) vajadusel väljasaadetava paberkandjal kirja asutusse jääv ärakiri;55) ajutiste komisjonide, töö- või projektirühmade dokumendid;66) asutusesisesed kirjad, avaldused, esildised;77) dokumentide kavandid, eelnõud;88) muud dokumendid.10(10)Ametniku otsuse vormistamisel lisatakse ametiasutuse nimetusele vastava struktuuriüksuse nimi.11(11)Komisjonid ja töörühmad võivad kasutada asutuse planke. Plankide kasutamisel lisatakse asutuse nimetusele komisjoni nimi.12(12)Plankide turvalise hoidmise eest asutuses vastutavad plankide kasutajad. Rikutud paberplangid hävitatakse purustades.
(1) Pitsatit kasutatakse dokumendi autentsuse tõestamiseks. Pitser ehk pitsatijälg peab jääma õigetpidi ja riivama dokumendi allkirjastanud isiku allkirja viimaseid tähti.2(2)Ametiasutuses kasutatakse väikese riigivapiga pitsatit ja linna vapipitsatit, hallatavas asutuses asutuse pitsatit.3(3)Väikese riigivapiga pitsatit kasutatakse seadusega või seaduse alusel pandud riikliku ülesande täitmisel, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Pitsati hoidmise ja kasutamise eest vastutab linnasekretär.4(4)Linna vapipitsatit kasutatakse dokumentidel, kui see on õigusaktiga ettenähtud, isikute õigusi või tehingute aluseks olevaid fakte tõendavatel dokumentidel, dokumendi ärakirjade, koopiate, väljatrükkide ja väljavõtete tõestamisel. Pitsati hoidmise ja kasutamise eest vastutab linnakantselei.5(5)Asutuse pitsatit kasutatakse dokumentidel, kui see on õigusaktiga ettenähtud ning asutuse dokumentide ärakirjade, koopiate, väljatrükkide ja väljavõtete tõestamisel. Pitsati kirjelduse kinnitab asutuse juht. Pitsatil peab olema märgitud asutuse nimetus ja võib kasutada asutuse logo. Pitsati hoidmise ja kasutamise eest vastutab asutuse juht.6(6)Asutuse juhi otsusel võib asutuses kasutada dokumentide viseerimiseks, kooskõlastamiseks ja muude menetlusmärgete tegemiseks stampe. Stambi hoidmise ning kasutamise eest vastutab töötaja, kellele on antud stambi kasutamise õigus.
(1) Dokumendi koostamisel, vormistamisel ja teabekandja valikul lähtutakse:11) asjaajamiskorra ühtsetest alustest;22) dokumendi liigist;33) konkreetsele dokumendiliigile õigusaktides ja standardites ettenähtud sisu- ja vorminõuetest;44) sarjast, kuhu dokument kuulub ja säilitustähtajast;55) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;66) võimalusest dokumente nõuetekohaselt arhiveerida.2(2)Võimalusel tuleb eelistada dokumentide digitaalset vormi.3(3)Juhul, kui väljasaadetav dokument on koostatud võõrkeeles, on soovitav lisada ka sama dokumendi tõlge eesti keelde ning säilitamisele kuuluvad mõlemad dokumendid.4(4)Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, vastutab nende sisu samasuse eest dokumendi registreerija.
(1) Dokument vormistatakse arvutis üldjuhul püstkirjas Times New Roman, tähe suurusega 12 ja põhireavahega. Ametiasutuse õigus- ja haldusaktid vormistatakse püstkirjas Arial.2(2)Digitaalsed tekstidokumendid koostatakse RTF-vormingus. Jooniseid, tabeleid või pilte sisaldavad tekstidokumendid on soovitav koostada failide suurema mahu tõttu DOC-vormingus.3(3)Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumendid salvestatakse enne allkirjastamist arhiivivormingusse. Kui dokumentide menetlemise tagamine võimaldab, võib nimetatud vormingusse salvestada või skaneerida ka teisi dokumente.4(4)Arhiiviväärtusega digitaaldokumentide ja arhiiviväärtust mitteomavate üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumentide koostamisel tuleb kasutada digitaalarhivaalide arhiivi üleandmise nõuetele vastavaid arhiivivorminguid: tekstifailidel TXT, PDF või XML ning pildifailidel TIFF või PNG.5(5)Kui arhiivivorming takistab oluliselt asutuse edasist tööd dokumendiga, on lubatav paralleelselt hoida faile kasutusvormingus, mis võimaldab faili lihtsalt töödelda ning kasutada. Sellisel juhul peab faili otstarve (kas tegemist on originaaliga, kasutuskoopiaga või arhiivivormingus failiga) olema DHS-is määratletud dokumendi ja ka faili metaandmetes.
(1) Dokumendi elementide vormistamisel lähtutakse dokumentide vorminõudeid käsitlevatest Eesti Vabariigi standartidest.2(2)Dokumendi kohustuslikud elemendid on:11) autor;22) kuupäev;33) tekst;44) allkirjastaja.3(3)Mitmelehelisi paberdokumente on lubatud vormistada kahepoolsena, v.a alatise säilitustähtaja ja arhiiviväärtusega dokument.4(4)Vähemalt kolmeleheküljelise dokumendi kõik lehed alates teisest leheküljest nummerdatakse, märkides jooksva leheküljenumbri ja soovitavalt sulgudes dokumendi lehekülgede arvu. Dokumendi lisadel või õigusaktiga kinnitataval dokumendil on iseseisev lehekülgede numeratsioon. Soovitav on märkida leheküljenumber dokumendi alla keskele.
(1) Dokumendi kuupäevaks on:11) allkirjastamise kuupäev;22) korralduse ja määruse puhul istungi toimumise kuupäev;33) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev.2(2)Kui dokumenti ei allkirjastata, on selle kuupäevaks registreerimise kuupäev.3(3)Saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev.
(1) Dokumendi loomise etapid on:11) dokumendi kavandi (eelnõu) koostamine;22) dokumendi kavandi (eelnõu) viseerimine või kooskõlastamine;33) dokumendi vormistamine;44) dokumendi registreerimine;55) dokumendi allkirjastamine;66) dokumendi ametlik kinnitamine pitseriga (vajadusel).2(2)Dokumendi koostab töötaja, kelle pädevusse see kuulub või kellele see on ülesandeks tehtud.3(3)Dokument luuakse arvutis või vastava dokumendimalli olemasolul DHS-is. DHS-is luuakse dokument õige sarja alla vastavalt kehtivale dokumentide loetelule.4(4)Loodav dokument peab vastama vastavale dokumendiliigile esitatud vormistamise nõuetele.5(5)Kui dokument sisaldab endas juurdepääsupiiranguga teavet, teeb dokumendi looja dokumendile juurdepääsupiirangu märke.6(6)Dokument on kavandi (eelnõu) staatuses seni, kuni ta ei ole registreeritud ja tal ei ole numbrit.
(1) Saabunud dokumendiga tehtavad toimingud on:11) dokumendi esmane läbivaatamine, registreerimine ja täitmisele suunamine;22) kontroll dokumendi täitmise üle;33) dokumendi väljasaatmine.2(2)Dokumendi registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud isik. Elektronpostiga saabunud dokumendi vastuvõtmise ja registreerimise eest vastutab töötaja, kelle kasutuses olevale elektronpostiaadressile dokument saabus.3(3)Dokument registreeritakse dokumendiregistris selle saabumise päeval või sellele järgneval tööpäeval.4(4)Ametiasutuses skaneerib registreerija paberil dokumendi. Juhul, kui see on raskendatud dokumendi tehnilistest omadustest tulenevalt (nt liimköide) või on skaneerimine dokumendi suure mahu tõttu ebamõistlik, skaneerib registreerija dokumendi osaliselt (kaaskirja või esilehe).5(5)Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse dokument kaaskirjaga õigele adressaadile ja teatatakse sellest saatjale kirjalikult.6(6)Kui saabunud dokument on teises asutuses või struktuuriüksuses DHS-i kantud, siis menetluse käigus dokumenti uuesti ei registreerita.7(7)Dokumendile antakse registreerimisel viit, mis koosneb tähisest asutuse dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist. Samaliigiliste dokumentide paremaks eristamiseks võib dokumendiregistris lisada viidale tunnuseks aastaarvu või ladina tähe.8(8)Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires ühe järjekorranumbri all. Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama viita, millele lisatakse dokumenti individualiseeriv number.
(1) Dokumendi koostamisel või saamisel on töötaja kohustatud kontrollima, kas dokumendis sisalduv teave on asutusesiseseks kasutamiseks vastavalt avaliku teabe seadusele või mõnele eriseadusele ning vormistama vastavad märked.2(2)Kui juurdepääsupiirang kehtib terve toimiku kohta, märgistatakse toimiku kaas või selleks eraldi toimikusse köidetud esileht.3(3)DHS-is täidetakse dokumendi suhtes juurdepääsupiirangu olemasolul vastav registriandmete väli.
(1) Dokumendi täitmiseks suunamine ja liikumine ühelt täitjalt teisele toimub DHS-is. Paberil dokument edastatakse pärast registreerimist dokumendi säilitamise eest vastutajale.2(2)Dokumendi registreerija saadab dokumendi läbivaatamiseks vastava valdkonna juhile, kes esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui ühe tööpäeva jooksul, määrab täitja(d), tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra jm juhised. Kui dokumendi täitmisse ei ole kaasatud vastava struktuuriüksuse juht, tuleb dokument saata teadmiseks ka talle.3(3)Dokumendi võib saata kohe täitmiseks töötajale, kui asja lahendamine kuulub ametijuhendi järgselt selle töötaja pädevusse.4(4)Kui töötaja pädevusse ei kuulu täitmiseks saadetud asja lahendamine või ta ei ole muus osas resolutsiooniga nõus, peab ta hiljemalt ülesande saamisele järgneval tööpäeval esitama dokumendi läbivaatajale oma vastuväited.5(5)Dokumendid lahendatakse võimalikult kiiresti, kuid mitte kauem kui tähtaegadest tuleneb. Asja lahendamise tähtaega võib pikendada vaid õigusaktides ettenähtud korras.6(6)Dokumentidele vastamise tähtajad tulenevad õigusaktidest, lepingutest ja dokumendis märgitud tähtajast. Kui resolutsioonis märgitud tähtaeg on varasem dokumendile vastamise tähtajast, siis tuleb vastus koostada resolutsioonis märgitud tähtajaks.7(7)Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab täitja.8(8)Kui dokumendi tähtajaline täitmine pole võimalik, esitab täitja vähemalt 3 tööpäeva enne tähtaja saabumist asutuse juhile tähtaja pikendamiseks põhjendatud taotluse. Tähtaja pikendamisel teavitatakse dokumendi esitajat, saatjat või ülesande andjat enne tähtaja saabumist.9(9)Asi lahendatakse võimalusel telefoni, e-posti või läbirääkimiste teel või mõnel muul operatiivsel viisil. Sellisel juhul või kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse ja paberdokumendi puhul vajaduse korral ka dokumendile täitmismärke, näidates kuidas, millal ja kes asja lahendas. Teistel juhtudel koostatakse vastusdokument.10(10)Dokumentide tähtaegset lahendamist kontrollib töötaja, kellele see on ametijuhendiga ülesandeks tehtud. Hiljemalt eelmisel tööpäeval enne täitmise tähtaega saadab kontrollija täitjale ja tema vahetule juhile sellekohase meeldetuletuse. Kontrollija vastutus piirdub tähtaegade jälgimisega ning ei seondu asja sisulise lahendamisega.
(1) Kui dokument puudutab asutuse mitme struktuuriüksuse tegevust, töötajate teenistusülesandeid või kui dokumendi sisu eeldab spetsialisti hinnangut, kooskõlastatakse see asutusesiseselt enne allkirjastamist või jõustamist asjaomaste töötajatega.2(2)Asutusesiseselt kooskõlastatakse ehk viseeritakse dokumendid üldjuhul DHS-is, vajadusel ka paberkandjal või e-kirjaga. Paberdokumendi viseerib kooskõlastaja selle viimasel lehel allkirja rekvisiidist allpool.3(3)Kooskõlastusringi alustamisel DHS-is on soovitav eelistada järjestikust kooskõlastusringi paralleelsele. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks esimesena oma struktuuriüksuse või asutuse astmelt madalamale töötajale ning viimasena astmelt kõrgemale töötajale või kõrgemalseisvale asutusele. Kooskõlastusring peab alati sisaldama töötaja vahetut juhti.4(4)Dokumendi kooskõlastamise soovitusliku tähtaja määrab dokumendi kooskõlastamisele esitaja. Asutusesisesed dokumendid kooskõlastatakse üldjuhul 2 tööpäeva jooksul. Mõjuval põhjusel võib kooskõlastaja kooskõlastustähtaega pikendada, informeerides sellest dokumendi koostajat. Dokumendi tähtaegseks täitmiseks peab dokumendi looja kooskõlastusringi võimaliku kestusega arvestama.5(5)Kooskõlastatava dokumendi sisulisel muutmisel teavitab kooskõlastaja sellest dokumendi koostajat ja teisi kooskõlastajaid.6(6)Dokumendi suhtes eriarvamusele jäämisel või dokumendi mittekooskõlastamisel peab kooskõlastaja oma seisukohta põhjendama.7(7)Pärast dokumendi kooskõlastamist ja enne dokumendi allkirjastamisele esitamist ei ole lubatud teha dokumendis muudatusi, välja arvatud kooskõlastamisel esitatud ettepanekutest tulenevad muudatused, kirja- ja stiilivead, mille parandamine ei mõjuta dokumendi sisu ning dokumendi kuupäeva või allkirjastaja nime muutmine või lisamine.8(8)Pärast kooskõlastamisel esitatud ettepanekutest tulenevate muudatuste tegemist võib dokumendi koostaja esitada dokumendi asjaomastele töötajatele uuesti kooskõlastamiseks.9(9)Dokumendi koostaja peab veenduma dokumendi heakskiitmises, tegema vajadusel dokumendis muudatused või lisama omapoolse kommentaari ettepanekute või eriarvamuste mittearvestamise kohta ning seejärel edastama allkirjastatava dokumendi allkirjastamiseks.10(10)Kui dokumendi jõustamine on seotud teise asutuse või ametiisikuga, saadetakse dokumendi eelnõu koos kaaskirjaga kooskõlastamiseks (v.a linnavalitsuse ja hallatavate asutuste vahelised kooskõlastused, kui kooskõlastaja on DHS-i kasutaja). Kooskõlastaja annab kooskõlastuse eraldi kirjaga või täidab kooskõlastusmärke dokumendi viimase lehe paremale lehepoolele allkirja rekvisiidist allpool.
(1) Dokument registreeritakse DHS-is vastava dokumendiliigi allregistris, kui vajalikud kooskõlastused on saadud, dokument ja selle lisad on nõuetekohaselt vormistatud ning dokument on valmis allkirjastamiseks.2(2)Registreerimisel antakse dokumendile viit § 13 lõikes 7 märgitud kujul.3(3)Õigus- ja haldusaktide (määrused, otsused, korraldused, käskkirjad), protokollide, lubade ja aktide puhul võib märkida dokumendile ainult registreerimise järjekorranumbri ja olemasolul dokumendi liigitunnust tähistava ladina tähe (näiteks: nr 3P).
(1) Dokumendile kirjutab alla töötaja vastavalt oma õigustele ja pädevusele, mis tulenevad seadustest, linna, asutuse või selle struktuuriüksuse põhimäärusest, ametijuhendist või muudest asutuse sisemist töökorda reguleerivatest dokumentidest.2(2)Ametiasutuses esitatakse asutuse juhi allkirjastatavad dokumendid allkirjastamiseks kantselei kaudu.3(3)Kui dokument vajab kaht või enamat allkirja, esitatakse dokument esmalt allkirjastamiseks astmelt madalamale töötajale ja seejärel kõrgemale.4(4)Protokollile kirjutavad alla istungi või koosoleku juhataja ja protokollija, kui õigusaktides ei ole sätestatud teisiti.5(5)Paberil dokumendid (v.a lepingud ja aktid) allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. Leping ja akt kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides igal lehel, eksemplaride arv ja jaotus näidatakse ära dokumendis. Väljasaadetud paberkirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse ja DHS-is säilitatakse kirja fail ilma allkirjata.6(6)Digitaaldokumendile saab allkirjaõigusega töötaja anda digitaalallkirja DHS-is. Digitaalallkirja andja sertifikaadid peavad allkirjastamisel olema kehtivad, vastasel juhul on antud digitaalallkiri kehtetu.7(7)Allkirjastaja kontrollib, et dokument kannaks kuupäeva, mil dokument tegelikult allkirjastatakse (v.a linnavolikogu ja -valitsuse õigusaktid ning koosolekute protokollid). Vajadusel tehakse dokumendis ja DHS-is vastav parandus.
(1) Pärast dokumendi allkirjastamist edastab selle asjaosalistele dokumendi allkirjastaja või töötaja, kellele dokumentide väljasaatmine on ametijuhendiga ülesandeks pandud.2(2)Asutusesiseselt tehakse dokumendid üldjuhul töötajatele teatavaks DHS-i või ametialase personaalse e-posti kaudu. Kui elektrooniline asjaajamine pole võimalik, tehakse dokument teatavaks paberil, võttes vajadusel töötajalt dokumendi kättesaamise või sellega tutvumise kohta allkirja. Asutuse juht võib kehtestada dokumentide teatavakstegemise täpsema korra.3(3)Linnavolikogu õigusaktid avalikustab ja edastab asjaosalistele linnavolikogu kantselei, linnavalitsuse õigusaktid linnakantselei.
(1) Dokumendi koopia, ärakirja, väljatrüki või väljavõtte võib väljastada ja selle õigsust ametlikult kinnitada töötaja, kelle valduses on dokumendi originaal, arvestades käesoleva paragrahvi lõigetes 2 ja 3 märgitud erisusi.2(2)Linnavolikogu õigusaktide koopia, ärakirja, väljatrüki või väljavõtte õigsuse kinnitamise õigus on volikogu kantselei juhatajal ja linnasekretäril.3(3)Linnavalitsuse õigusaktide koopia, ärakirja, väljatrüki või väljavõtte õigsuse kinnitamise õigus on linnasekretäril, linnakantselei peaspetsialistil ja spetsialistil.
(1) Linna õigusaktide menetlemine toimub käesoleva korra nõuete järgi, arvestades kohaliku omavalitsuse korralduse seaduses ja linna põhimääruses sätestatut.2(2)Eelnõu esitatakse ja menetletakse DHS-i kaudu elektrooniliselt.3(3)Õigusakti sissejuhatavas osas peab olema märgitud õigusakti aluseks olev õiguslik ja faktiline põhjendus.4(4)Õigusakti ja selle lisade, sh seletuskirja koostamisel tuleb arvestada Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määrusega nr 180 „Hea õigusloome ja normitehnika eeskiri“ kehtestatud nõudeid.5(5)Linnavalitsuse hallatavad asutused esitavad materjalid linnavalitsuse istungile linnavalitsuse struktuuriüksuse kaudu, mille haldusalas nad tegutsevad.6(6)Eelnõu juures tuleb ära märkida:11) ettekandja istungil;22) istungile kutsutavad isikud;33) õigusakti saajad, saatmise viis ja aadress ning vajalike väljatrükkide või väljavõtete arv.
(1) Linna üldakti eelnõule peab olema lisatud seletuskiri. Seletuskirja lisab eelnõule koostaja enne dokumendi kooskõlastusele saatmist.2(2)Seletuskirja koostamise eesmärk on põhjendada eelnõu vastavust volitusnormile, eelnõu põhiseisukohti ja kaasnevaid muudatusi ning anda ülevaade õigusakti mõjudest.3(3)Seletuskirja tekst peab sisaldama:11) õigusakti vastuvõtmise vajalikkuse põhjendust;22) edasisi tegevusi;33) kaasnevaid kulusid;44) huvirühmade kaasamist.4(4)Õigusakti vastuvõtmise vajalikkuse põhjendusena kirjeldatakse kokkuvõtlikult kavandatava regulatsiooni või muudatuse sisu ja põhjendatakse selle vajalikkust. Kui tegemist on mahuka õigusaktiga, on soovitav anda selgitusi eelnõu ülesehitust järgides. Seletuskiri peab andma ka ülevaate, kuidas on eelnõus käsitletavad teemad senini reguleeritud olnud.5(5)Edasiste tegevustena antakse ülevaade õigusakti rakendamiseks vajalikest tegevustest, soovitavalt linnavalitsuse struktuuriüksuse, hallatava asutuse või töötaja täpsusega. Kui on vaja tühistada, muuta või täiendada teisi õigusakte, töötaja ametijuhendit või sõlmida täiendavaid võlaõiguslikke lepinguid, tuleb see ära märkida.6(6)Kaasnevaid kulusid kirjeldades antakse ülevaade otsestest ühekordsetest ja iga-aastastest kuludest ning nende katmise allikatest, lisades asjakohased rahalised arvestused ja põhjendused. Kui õigusakti rakendamisega on kavandatud kaasnev tulu, tuleb lisada eeldatav tulude prognoos koos asjakohase rahalise arvestusega. Kui õigusakti vastuvõtmisega täiendavaid kulusid ei kaasne, tuleb see märkida.7(7)Kui õigusakti vastuvõtmine eeldab ühiskondlikku arutelu, tuleb kirjeldada, millisele huvirühmale oli eelnõu arvamuse saamiseks esitatud, milliseid ettepanekuid esitati ning milliseid neist arvestati.
Linnavalitsusele esitatava eelnõu peavad olema kooskõlastanud järgmised töötajad:11) vastava struktuuriüksuse juht;22) struktuuriüksuse juht, kellele antakse õigusakti vastuvõtmisega ülesandeid või kelle töö puudutab antud küsimust;33) eespool nimetamata isikud, kellele antakse õigusakti vastuvõtmisega ülesandeid;44) finantsjuht eelarvet puudutava eelnõu puhul;55) linnasekretär;66) linnapea või abilinnapea vastavalt nendevahelisele tööjaotusele.
(1) Linnavalitsuse istungi päevakorra kavandi koostab linnakantselei nõuetekohaselt ettevalmistatud, sh kooskõlastatud eelnõude põhjal.2(2)Päevakorra kavand koostatakse DHS-is.3(3)Päevakorda võetakse eelnõud, millele on antud kõik nõutavad kooskõlastused hiljemalt kella 14-ks kaks tööpäeva enne istungi toimumist.4(4)Linnakantselei edastab istungi päevakorra kavandi elektrooniliselt linnavalitsuse liikmetele ja istungile kutsututele hiljemalt istungile eelneva tööpäeva kella 10-ks.
(1) Asutuste valduses olevale avalikule teabele tagatakse juurdepääs vastavalt avaliku teabe seadusele teabe avalikustamisega asutuse veebilehel ja teabenõude täitmisega.2(2)Veebilehel avaldamist vajavat teavet omav töötaja vastutab oma valdkonna teabe ja dokumentide veebilehel avaldamise õigsuse ja ajakohasuse eest.3(3)Veebilehel avalikustatud dokumendiregistri kaudu tagatakse juurdepääs dokumendihaldussüsteemis registreeritud dokumentide registriandmetele ja elektroonilistele dokumentidele, millele ei ole juurdepääsupiirangut kehtestatud.4(4)Dokumendiregistri avalikus vaates ei kajastata sellistesse sarjadesse kuuluvaid dokumente, milles võib esineda juurdepääsupiiranguga teavet. Vastavad sarjad on dokumentide loetelus tähistatud juurdepääsupiirangu märkusega.
(1) Teabenõude menetlemine toimub vastavalt avaliku teabe seadusele, arvestades käesoleva korra nõudeid.2(2)Teabenõude nõuetekohase täitmise eest vastutab iga töötaja, kellele teabenõue on täitmiseks antud või kellele see on esitatud.3(3)Asutus võib määrata kindlaks teabenõuete täitmise ja teabe avalikustamise eest vastutavad töötajad ning teabenõuete või avalikustamisele kuuluva teabe asutusesisese menetlemise täpsema korra.
(1) Asutus koostab ülesannete täitmise käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ning neile säilitustähtaja ja juurdepääsutingimuste määramiseks dokumentide loetelu. Dokumendid rühmitatakse dokumentide loetelus funktsioonide alusel sarjadesse.2(2)Dokumentide loetelus märgitakse11) funktsiooni nimetus ja tähis;22) sarja pealkiri ja viit;33) säilitustähtaeg;44) teabekandja;55) vajadusel juurdepääsutingimused (juurdepääsupiirang, piirangu alus ja juurdepääsu üle otsustav töötaja või struktuuriüksus);66) struktuuriüksus või ametikoht, kes vastutab dokumentide säilitamise eest;77) arhiiviväärtuse korral hindamisotsuse kuupäev ja viit;88) märkused.3(3)Toimikud avatakse dokumentide loeteluga määratud sarjas asjaajamisperioodi alguses.4(4)Paberdokumentide hoidmiseks avatud toimiku seljale või kaanele märgitakse vähemalt sarja nimetus, sarja viit, aastaarv(ud) ja vajadusel toimiku jooksev järjekorranumber asjaajamisaasta piires. Digitaalselt hoitava dokumendi puhul peab olema määratud sari, millesse dokument vastavalt asutuse dokumentide loetelule kuulub.5(5)Dokumentide käepärasemaks kasutamiseks võib ühte toimikusse vahelehega eraldatult panna mitme sarja või mitme aasta dokumendid. Erineva säilitustähtajaga dokumente ei panda ühte toimikusse.6(6)Dokumentide haldamiseks ja ümbristamiseks kasutatavad abivahendid (toimikukaaned, kiletaskud, registraatorid jne) peavad vastama dokumentide formaadile ning pakkuma piisavat kaitset tagamaks dokumentide terviklikkust ja vältimaks nende võimalikku kahjustumist kasutamisel.7(7)Üldjuhul paigutatakse dokumendid toimikusse kronoloogilises järjestuses. Ühes küsimuses toimuv kirjavahetus paigutatakse kokku, algatuskirjale lisatakse järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument.8(8)Enne toimikusse paigutamist kontrollib töötaja dokumendi vormistamise õigsust (allkirjade, kuupäevade jms olemasolu) ning korraldab vajadusel dokumendi parandamise ja täiendamise.9(9)Kuni 10-aastase säilitustähtajaga dokumente hoitakse struktuuriüksuste tööruumides või eraldi ruumis kuni hävitamiseks eraldamiseni. Iga teenistuja tagab juurdepääsu tema tööruumis asuvatele toimikutele.10(10)Üle 10-aastase säilitustähtajaga dokumendid antakse aktiivse kasutusvajaduse lõppemisel üle arhiiviruumi.11(11)Dokumentide hoidmisel peab olema välistatud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele.
(1) Asjaajamises suletud toimikud võetakse kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu arvele arhivaalide loetelus, mille koostamise aluseks on asutuse dokumentide loetelus kajastuv liigitusskeem. Informatsiooni toimikute kohta annab toimiku koostaja. Loetelu koostamist korraldab arhiveerimise eest vastutav töötaja.2(2)Arhivaalide loetellu kantakse järgmised andmed:11) asutuse nimi;22) funktsiooni nimetus ja tähis;33) sarja nimetus ja tähis;44) säilitustähtaeg;55) hindamisotsuse kuupäev ja viit;66) toimiku või muu üksuse järjekorranumber ja pealkiri;77) toimikute või muude üksuste hulk;88) arhivaalide piirdaatumid, so esimese ja viimase arhivaali kuupäev;99) märkused.3(3)Dokumentide hävitamiseks eraldamise korral tehakse loetellu märge dokumentide väljumise kohta koos viitega hävitamisaktile.4(4)Enne dokumentide arhiiviruumi üleandmist valmistatakse üle 10-aastase säilitustähtajaga paberdokumendid säilitamiseks ette järgmiselt:11) toimikutest eemaldatakse liigsed koopiad, mustandid jms;22) dokumentidelt eemaldatakse metallklambrid;33) dokumendid süstematiseeritakse kronoloogilise või muu loogilise tunnuse alusel.5(5)Kirjavahetuse toimikus olevad dokumendid süstematiseeritakse järgmiselt:11) esmane (algatus)kiri;22) asja lahendamiseks kaasatud dokumendid;33) vastuskiri.6(6)Kui toimikust leitakse lõplikult vormistamata dokument (puudub allkiri, kuupäev, number vms), tagastatakse see võimaluse korral dokumendi koostajale puuduste kõrvaldamiseks. Saabunud dokumentide puhul võetakse ühendust saatjaga ja tehakse vajalikud parandused.7(7)Digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Juhul, kui see ei ole võimalik, vormistatakse digitaaldokument paberile ja kinnitatakse ametliku kinnitusega.8(8)Pikaajalisele ja alatisele säilitamisele kuuluvad paber- ja digitaaldokumendid valmistatakse säilitamiseks ette kooskõlas Rahvusarhiivi juhistega.9(9)Arhiiviväärtuse saanud arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjale.10(10)Asutuse valduses olevate dokumentide ja arhivaalide kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks kehtestatakse ohuplaan.
(1) Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse hävitamiseks. Dokumendid hävitatakse vastavalt arhiiviseadusele ja arhiivieeskirjale ning Rahvusarhiivi juhistele. Kasutamise vajadusel võib dokumente säilitada ettenähtust kauem. Dokumente ei tohi enne hävitada, kui arhiiviväärtusega arhivaalid ei ole välja selgitatud.2(2)Paberdokumendi hävitamisel hävitatakse ka DHS-is olev dokumendi digitaalne koopia.3(3)Dokumendid hävitatakse hävitamisaktis kindlaksmääratud mahus ühe kuu jooksul pärast akti koostamist.4(4)Dokumentide nõuetekohase hävitamise korraldab arhiveerimise eest vastutav töötaja.5(5)Dokumentide hävitamisakti kinnitab asutuse juht.
(1) Asjaajamine antakse üle:11) töötaja töösuhte peatumisel (puhkus, pikaajaline töövõimetus vms);22) töötaja töösuhte lõppemisel.2(2)Asjaajamine antakse üle hiljemalt töölt lahkumise päevaks.3(3)Töötaja lahendamisel olnud ülesanded ja vastavad dokumendid võtab üle asendaja või vahetu juht.4(4)Kui töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt vahetu juhi, linnapea või tema poolt määratud töötaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge.
(1) Asjaajamise üleandmine vormistatakse aktiga, mille koostab üldjuhul asjaajamise üleandja ja sellele kirjutavad alla üleandja ja vastuvõtja. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti võib vormistada koos vara üleandmise aktiga.2(2)Akt registreeritakse DHS-is.3(3)Töösuhte peatumisel võib asjaajamise üle anda suuliselt. Asjaajamise üleandmine vormistatakse aktiga juhul, kui seda nõuab üleandja, vastuvõtja või nende vahetu juht.4(4)Asjaajamise üleandmise akti märgitakse üldjuhul:11) täitmisel olevate lepingute loetelu;22) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;33) lahendamisel olevate ülesannete (sh töörühma või projektiga seotud) ja vastavate dokumentide loetelu;44) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu;55) tulenevalt töötaja ametikohast muud vajalikud asjaajamise andmed.5(5)Osapool, kes asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, esitab enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamuse, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.
(1) Linnavalitsuse hallatavatel asutustel viia asjaajamiskorrad määrusega kooskõlla hiljemalt 1. aprilliks 2014. a, arvestades käesoleva paragrahvi lõikes 2 märgitud erisust.2(2)Linnavalitsuse hallatavatel asutustel viia nende asjaajamisperiood määruse § 2 lõikes 4 sätestatuga kooskõlla hiljemalt 1. septembriks 2014. a.3(3)Üldaktiga kinnitatud vormi kohaselt väljaantavad load võib vormistada valgele paberile kuni vastava üldakti sätte kehtivuseni.
Määrus jõustub 1. jaanuaril 2014. a.