Redaktsioonide võrdlus

(1) Määrusega reguleeritakse Karksi valla ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste, asjaajamise korraldamist ning kehtestatakse asutuste dokumentide koostamise, edastamise, hoidmise ja säilitamise ning dokumentidele juurdepääsu võimaldamise nõuded. (2) Määrus sätestab asutuse 1) asjaajamise korraldamise ning üleandmise ja vastuvõtmise nõuded; 2) dokumentide vormistamise nõuded; 3) dokumentide registreerimise ja dokumendiregistri nõuded; 4) dokumentide menetlemise protseduurid; 5) dokumentide süstematiseerimise ja hoidmise nõuded; 6) arhivaalide korrastamise, kirjeldamise, hoidmise, kasutamise ja hävitamise nõuded.

(1) Asjaajamine määruse mõistes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine ja kasutamine nende üleandmiseni asutuse arhiiviruumi. (2) Arhiveerimine määruse mõistes on arhivaalide korrastamine, kirjeldamine, hoidmine, kasutamine ja hävitamine asutuses ning nende üleandmine avalikule arhiivile.

(1) Dokument määruse mõistes on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud Karksi valla asutuste ja Karksi valla omavalitsusorganite ning nende tööorganite tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. (2) Arhivaal on Karksi valla asutuste või Karksi valla omavalitsusorganite ja nende tööorganite tegevuse käigus saadud või loodud dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg ja mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile või teisele isikule. (3) Karksi valla omavalitsusorganite ja nende tööorganite ning Karksi valla asutuste tegevuse käigustekkinud arhivaalid on avalikud arhivaalid, mille kohta kantakse andmed riiklikusse arhiiviregistrisse.

(1) Arhiiv määruse mõistes on Karksi valla asutuse ja Karksi valla omavalitsusorganite tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. (2) Karksi valla iga asutus on omaette arhiivimoodustaja. (3) Karksi valla omavalitsusorganid – Karksi Vallavolikogu ja Karksi Vallavalitsus – ja nende tööorganid täidavad asjaajamise ning dokumentide arhiveerimisega seotud kohustusi Karksi valla ametiasutuse – Karksi Vallavalitsuse (edaspidi ametiasutus) - kaudu ning moodustavad koos Karksi valla ametiasutusega ühe arhiivimoodustaja.

Avalik arhiiv määruse mõistes on Ajalooarhiiv, kes täidab Karksi valla asutuste suhtes õigusaktidega avaliku arhiivi pädevusse antud ülesandeid.

(1) Asjaajamise korraldamisel peab Karksi valla asutus (edaspidi kasutatud ka asutus) lähtuma asjaajamist ja arhiveerimist reguleerivatest kehtivatest õigusaktidest (eeskätt riigi kehtestatud asjaajamiskorra ühtsetest alustest (edaspidi alused) ning arhiivieeskirjast), käesolevast määrusest ja selle alusel antud asjaajamist reguleerivatest õigusaktidest, Eesti kirjakeele nõuetest ning kehtivatest standarditest. (2) Ametiasutus tagab asutustele dokumendihaldussüsteemi, milles luuakse, edastatakse, kooskõlastatakse, salvestatakse ning vajadusel allkirjastatakse Karksi valla kõigi asutuste dokumendid, tarkvara pidamise ning haldamise. Karksi valla asutuste vahel tagatakse dokumentide edastamine ja vahetamine dokumendihaldussüsteemi e-posti kaudu. (3) Karksi Vallavalitsusel on õigus dokumendihaldussüsteemi kasutamiseks ja selles toimingute tegemiseks vajadusel kehtestada täiendavaid nõudeid. (4) Asjaajamise korraldamise nõuete täitmine vastavuses õigusaktidega on kohustuslik kõigile Karksi valla omavalitsusorganite ja nende tööorganite liikmetele ning Karksi valla asutuste teenistujatele ja töötajatele ning asutuse juures tegutseva töö- ja juhtimisorgani liikmetele.

(1) Asutuse asjaajamine peab tagama: 1) asutuse ja omavalitsusorganite töö efektiivsuse ja isikute ladusa teenindamise; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standarditest kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele; 5) operatiivse dokumentide leidmise dokumendi mistahes täitmise faasis; 6) dokumentide tähtaegse täitmise ja asjade lahendamise kontrolli; 7) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 8) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise kehtestatud säilitustähtaja jooksul. (2) Asjaajamises luuakse dokument, kui 1) see on ette nähtud seaduse või muu õigusaktiga; 2) seda taotleb menetlusosaline; 3) see on vajalik ütluse, arvamuse, seletuse sisu või toimingu tegemise fikseerimiseks; 4) dokumendi koostamiseks annab korralduse kõrgemalseisev ametnik või töötaja või on dokumenti vaja muul olulisel põhjusel. (3) Kui õigusakt dokumendi koostamist ei nõua või ei ole täidetud käesoleva paragrahvi lõikes 2 märgitud nõuded, võib asja lahendada dokumenti vormistamata suuliste kokkulepete (kohtumistel või telefoni) teel või edastades informatsiooni ametlikku dokumenti vormistamata e-postiga. (4) Asutuse asjaajamises kasutatakse dokumentide loomiseks, haldamiseks, menetlemiseks ja säilitamiseks elektroonilist infosüsteemi (dokumendihaldussüsteem). Dokumendihaldussüsteemi kasutajal on õigusteha dokumendihaldussüsteemis neid toimingud, milleks talle on antud õigused ning osaleda ainult nende dokumentide menetlemisel, mis on talle suunatud asjaomaste ametnike või töötajate poolt. (5) Ametnik või töötaja võetakse distsiplinaarvastutusele, kui ta 1) rikub tahtlikult dokumendihaldussüsteemis dokumentide kohta sisestatud andmeid või 2) muudab dokumendihaldussüsteemis dokumentide, mille menetlemiseks tal ei ole õigusi või mis on talle suunamata, sisestatud andmeid või 3) annab oma salasõnad dokumendihaldussüsteemi sisenemiseks võõrale isikule või 4) tahtlikult ei täida dokumendihaldussüsteemis määrusest või tegevusjuhistest tulenevaid nõudeid. (6) Asutuse asjaajamises kasutatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt loodud ja saadud dokumente. Asutuses loodud ning paberalusel väljastatud või säilitatav dokument salvestatakse digitaalselt dokumendihaldussüsteemis. Dokument ei pea sisaldama omakäelist allkirja ja kirjadel (sh tõenditel, õienditel jne) registreerimisnumbrit, kui number on kirjutatud omakäeliselt, kuid peab muus osas olema sarnane paberkandjal dokumendiga. Salvestatud digitaaldokumendi ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest vastutab dokumendi koostaja. Paberkandjal asutusse saabunud dokument skaneeritakse ning säilitatakse lisaks paberdokumendile ka digitaalselt dokumendihaldussüsteemis. (7) Dokumendid paigutatakse või salvestatakse asutuse dokumentide loetelu järgi vastavasse sarja või allsarja. (8) Asutuse asjaajamise korraldamisel tuleb lähtuda headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.

(1) Asutuse asjaajamise korraldamise tagab ning vastutab asutuse asjaajamise kehtivale õigusele vastavuse eest asutuse juht. (2) Kui õigusaktide või asutuse tegevust reguleerivate dokumentidega nähakse asutuse asjaajamise korraldajaks ette mõni muu ametnik või töötaja, korraldab asutuse asjaajamise nimetatud isik, kuid asutuse juhil säilib kohustus kontrollida asjaajamise korralduse kehtivatele õigusaktidele vastavust. (3) Asutuse asjaajamise nõuetekohaseks korraldamiseks peab asutuse juht asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määrama ameti- või töökoha, kes 1) korraldab asutuse asjaajamist, koostab määruse alusel asutuse töökorraldusest lähtuva täpsema asjaajamiskorra ning dokumentide loetelu; 2) tagab asutuse sideandmete avalikustamise ja muutmisest teatamise; 3) registreerib dokumendid, kannab dokumendiregistrisse dokumendi menetluse käigu märked (edaspidi menetlusmärked) ning korraldab dokumendiringluse; 4) vastutab dokumendihaldussüsteemis dokumentide sisestamise, loomise ja menetlusmärgete tegemise eest ning ametiasutuses ametnikud, kes haldavad ametnike ja töötajate juurdepääsuõigusi dokumendihaldussüsteemis; 5) vaatab registreeritud dokumendid läbi ning suunab täitjatele; 6) kontrollib dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ja asjade tähtaegset lahendamist; 7) kontrollib vähemalt ühel korral asjaajamisaasta jooksul dokumentide pidamist vastavuses kehtivatele õigusaktidele; 8) tagab dokumentide nõuetekohase avalikustamise ja dokumentidele juurdepääsupiirangud; 9) kinnitab ametlikult asutuse dokumendid; 10) korraldab arhivaalide korrastamist ja hoidmist; 11) koostab arhivaalide loetelu, arhiiviskeemid, arhiivinimistud; 12) edastab andmed arhiiviregistrile, väljastab arhivaalide kohta teatisi ning arhivaalide koopiaid; 13) vastutab tsentraalsel hoidmisel olevate arhivaalide säilimise ja hoidmise eest; 14) korraldab arhivaalide nõuetekohase hävitamise ja üleandmise avalikule arhiivile. (4) Asutuse juht kinnitab käskkirjaga asutuse täpsema asjaajamiskorra, milles sätestatakse 1) asutuse asjaajamisperiood; 2) asutuse ametlikud sideandmed ning elektronposti andmed; 3) asutuse dokumendiplankide turvaelemendi kujundus ja turvaelemendi hoidmise ning kasutamise kord; 4) asutuse pitsatite ja stampide registreerimise ning kasutamise kord; 5) asutuse dokumendihalduse ja dokumendiringluse kord (või skeem); 6) ametnike ja töötajate dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused ning ametikohajärgsed dokumentide sisestamise, loomise ja menetlemise käigus menetlusmärgete tegemise õigused, kohustused ja vastutus; 7) dokumendiliikide kaupa dokumendi numeratsiooni kasutamine ja üldplangile vormistatud dokumentidel viitade märkimine; 8) dokumentide asutusesisene menetlemise kord, asutusesiseselt kooskõlastamisele kuuluvad dokumendid ning nende kooskõlastamise kord; 9) dokumendiliigid, mille kinnitab asutuse juht dokumendil kinnitusmärkega (mitte õigusaktiga); 10) dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord; 11) asutuse nimel dokumente allkirjastavad isikud; 12) dokumentide ametliku kinnitamise kord; 13) arhivaalide hoidmise ja kasutamise kord; 14) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord. (5) Dokumentide menetlemiseks, mis eeldavad lisaks asutuse asjaajamise üldisele korrale täiendavat või teistsugust korda (nt sihtfinantseeritavad projektid), kehtestab asutuse juht selle eraldi käskkirjaga või asutuse asjaajamiskorra lisana. (6) Asutuse asjaajamise käigus saadud või loodud kõik dokumendid peavad olema kättesaadavad ja süstematiseeritud, st kandma tähist (viita) vastavalt dokumentide loetelule ning omama dokumendiga seotud asjaajamise eest vastutajat.

(1) Asutuse pitsati kujundus nähakse ette asutuse põhimäärusega. (2) Asutuses võib dokumentide viseerimiseks, kooskõlastamiseks ja muude menetlusmärgete tegemiseks kasutada stampe. (3) Asutusele pitsatite või stampide tellimise ja nende hävitamise otsustab asutuse juht ning pitsati või stambi kasutusele võtmine või hävitamine vormistatakse asutuse juhi käskkirjaga. Pitsati või stambi kasutusele võtmise käskkirjas märgitakse ka ameti- või töökoht, kellele antakse pitsati või stambi kasutamise õigus. (4) Pitsati või stambi hoidmise ja kasutamise eest vastutab ametnik või töötaja, kellele on antud pitsati või stambi kasutamise õigus. Pitsateid tuleb hoida metallist ja lukustatavas kapis. (5) Arvestust asutuses kasutusel olevate pitsatite ja stampide ning nende üleandmise ja vastuvõtmise kohta vastavatele ametnikele või töötajatele peetakse pitsatite ja stampide kasutamise registris. (6) Registrisse kantakse 1) pitsati või stambi jäljend; 2) pitsatit või stampi kasutav struktuuriüksus koos vastava ameti- ja töökoha nimetuse ning ametniku või töötaja nimega või ametniku või töötaja ameti- ja töökoha nimetus ning ametniku või töötaja nimi; 3) pitsati või stambi vastuvõtnud isiku allkiri; 4) märge pitsati või stambi tagastamise kohta; 5) märge pitsati või stambi hävitamise kohta viitega vastavale käskkirjale. (7) Registrit pidav ameti- või töökoht määratakse asutuse asjaajamiskorras. (8) Teenistus- või töökohalt lahkumisel on ametnik või töötaja kohustatud temale kasutusele antud pitsati või stambi üle andma asutuse juhile, asutuse juhi määratud isikule või pitsatite ja stampide registrit pidavale isikule.

(1) Karksi valla asutuste asjaajamisperioodiks on kalendriaasta. Asjaajamisaasta algab 1. jaanuaril ja lõpeb 31. detsembril. (2) Karksi valla haridusasutuste asjaajamisperioodiks on õppeaasta. Asjaajamisaasta algab 1. septembril ja lõpeb 31. augustil. (3) Karksi Vallavolikogu ning nende tööorganite (eestseisus, alalised ja ajutised komisjonid) asjaajamisperioodiks on organite tegevuse valimisperiood. (4) Õigusaktide alusel moodustatud komisjonide, töörühmade ja teiste kindla ülesandega üksuste (hoolekogu, nõukogu, atesteerimiskomisjon jt) asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood.

(1) Asutuse asjaajamiskorras määratakse asutuse asjaajamises kasutatava ametliku elektronposti aadress või aadressid. (2) Asutus tagab oma asjaajamises kasutatavate sideandmete avalikustamise. Sideandmed tuleb avalikustada Internetis asutuse veebilehel. Asutuse veebilehe puudumisel avalikustatakse andmed Karksi valla veebilehel, mille pidamist korraldab ametiasutus. (3) Kui asutuse sideandmed muutuvad, avalikustab asutus uued sideandmed vähemalt 10 tööpäeva enne andmete muutumist Internetis asutuse veebilehel, ajalehes Karksi Sõna ning Internetis Karksi valla veebilehel. (4) Asutuse ametliku elektronposti aadressi muutumisel tagab asutus vana aadressi kasutamise vähemalt 6 kuud pärast aadressi muutmist. (5) Ametkondadele, kellega on asutusel dokumentide vahetus, teavitab asutus sideandmete muutumisest kas kirja või elektronposti teel. (6) Asutuse asjaajamiskorras määratakse töö- või ametikoht, millel töötava isiku ülesandeks on tagada asutuse sideandmete avalikustamine.

(1) Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- või töösuhte peatumisel on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma asutuse juhi käskkirjaga määratud isikule teenistusest või töölt lahkumise või teenistus- või töösuhte peatumise päevaks või asutuse juhi määratud tähtajaks. (2) Juhul, kui ametist lahkub asutuse juht või kui seda nõuab üleandja või vastuvõtja, vormistatakse asjaajamise üleandmine asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga. (3) Kui teenistus- või töösuhe peatub puhkuse ajaks, otsustab ametnik või töötaja ise, kas asjaajamine antakse üle asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga või tehakse seda akti vormistamata.

(1) Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama: 1) asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise kohta ja kuupäeva; 2) asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise põhjust; 3) puhkusele minemisel perioodi, mis ajaks asjaajamine üle antakse; 4) üleantavate toimikute sarjade numbreid vastavalt dokumentide loetelule; 5) dokumentide, mille täitmise tähtaeg langeb teenistuja äraolekuajale, loetelu; 6) ametniku või töötaja kasutuses olevaid pitsateid ja stampe; 7) täitmisel olevate lepingute loetelu; 8) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu; 9) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 10) üleantavate üksikdokumentide loetelu. (2) Asutuse juhi ametist või töölt lahkumisel peab asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt sisaldama lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 1 loetletud andmetele ka järgmisi andmeid: 1) asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv; 2) asutuse eelarvevahendite seis; 3) asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või töötajate nimed ja ameti- või töökohad; 4) lahkuva juhi viimasena allkirjastatud dokumentide viidad või numbrid vastavalt dokumendiliigile; 5) üldandmed asutuse arhiivi kohta; 6) andmed asutuse juhi vastutusel oleva vara kohta.

(1) Akti märgitakse asutuse juhi määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike või töötajate nimed ja ameti- või töökohtade nimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus. (2) Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja asutuse juhi määratud asjaajamise üleandmise juures viibivad ametnikud või töötajad. Akti kinnitab asjaajamise üleandja vahetu ülemus või asutuse juht. Akti ei ole vaja kinnitada, kui asjaajamine antakse üle seoses puhkuse tõttu teenistus- või töösuhte peatumisega. (3) Hallatava asutuse juhi vahetumisel kinnitab üleandmis-vastuvõtmisakti ametiasutuse vastav ametnik. Nimetatud ametniku määrab vallavanem käskkirjaga. (4) Vallavanema vahetumisel koostatud asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakti kinnitab vallasekretär. (5) Akt registreeritakse asutuse dokumendiregistris ja säilitatakse asutuses. Käesoleva paragrahvi lõikes 3 märgitud juhul säilitatakse akt ka ametiasutuses. (6) Kui asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse digitaalselt, tagatakse kõikidele allkirjastajatele juurdepääs aktile. (7) Akti vormistab ning vormistamise eest vastutab asjaajamise üleandja.

Kui ametnik või töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt asutuse juhi määratud ametniku või töötaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti ka vastav märge.

Kui asjaajamise üleandmisel ja vastuvõtmisel ei ole üks osapool või akti kinnitaja akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist või kinnitamist selle kohta motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.

(1) Asutuse dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavuses õigusaktides, standardites ja määruses ettenähtud nõuetega. (2) Asutuse dokumendid vormistatakse asutuse dokumendiplangile. Dokumendiplangil tuleb vormistada 1) õigus- ja haldusaktid; 2) protokollid; 3) käskkirjad; 4) kirjad, teatised, tõendid ja õiendid jne; 5) aktid; 6) volikirjad. (3) Dokumentide eelnõusid ei pea vormistama dokumendiplangil. Dokumendiplankide kasutamine ei ole kohustuslik asutusesiseses asjaajamises. Eelnõude ja asutusesiseste dokumentide vormistamise täpsem kord määratakse asutuse asjaajamiskorras. (4) Mitmelehelisel dokumendil kannab plangielemente ainult dokumendiplangi esimese lehe esimene lehekülg, dokumendi teised leheküljed vormistatakse valgele paberile. (5) Paberkandjal dokumendid vormistatakse üldjuhul lehe ühele poolele. Kui seda võimaldab paberi kvaliteet, võib dokumente (v.a õigusaktide originaalid) vormistada ka mõlemale lehe poolele. (6) Mitmelehelisel dokumendil nummerdatakse dokumendi lehed alates teisest lehest. Lehekülje number märgitakse ülesse lehe keskele. Dokumendi lehekülje numbri järele sulgudesse märgitakse kogu dokumendi lehtede arv.Näide 3(17)

(1) Asutuse ja omavalitsusorgani dokumendiplangil kasutatakse värvilist Karksi valla vapikujutist. (2) Dokumendiplangid vormistatakse eesti keeles. Välisriikidesse saadetavatele dokumentidele võib lisada tõlke võõrkeelde (võõrkeeltesse). Kahes või enamas keeles vormistatud plankidel trükitakse esikohale (ülespoole) dokumendi väljaandja (asutuse ja tema struktuuriüksuse nimi ja/või ametiisiku ametinimetus) eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte tähestikulises järjekorras. (3) Dokumendiplangi vormistamisel kasutatakse ühtset kirjastiili. (4) Dokumendiplangi veerised dokumendi lehe servadest on 1) vasakult 30 mm; 2) paremalt 15 mm; 3) ülevalt 12 mm; 4) alt 12 mm Dokumendi teisele lehepoolele vormistatud teksti vasaku veerise laius on 15 mm ja parema veerise laius 30 mm. (5) Paberile vormistatud dokumendiplankide paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud dokumendielemendid peavad olema sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente paljundada.

(1) Asutusel ja omavalitsusorganil on üldplank ja kirjaplank. (2) Asutuse ja omavalitsusorgani õigus- ja haldusaktid (korraldus, otsus, määrus, käskkiri), protokollid, aktid, volikirjad jm dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi, vormistatakse üldplangile. Asutuse ja omavalitsusorgani kirjad, märgukirjad, selgitustaotlused, avaldused, kaaskirjad, tõendid, õiendid, teatised, teabenõuded jne vormistatakse kirjaplangile. (3) Asutuse üldplangi ülesse keskele (lehe servadest arvestades) trükitakse Karksi valla vapi kujutis. Vapi kujutise alla trükitakse arvuti tekstiredaktori püstkirjas Times New Roman tähe suurusega 16 paksendatud trükitähtedega kirjas asutuse nimi.Näide KARKSI-NUIA RAAMATUKOGU (4) Asutuse kirjaplangi ülemine vorming on sarnane üldplangi vorminguga, kuid kirjaplangi allääres on märgitud asutuse kontaktandmed. Kontaktandmetena märgitakse kirjaplangile postiaadress (tänava nimi, sihtnumber, asustusüksuse nimi, omavalitsusüksuse nimi ja maakonna nimetus), elektronposti aadress, telefoninumber, olemasolul faksinumber, asutuse veebilehe aadress, kui asutusel veebilehte ei ole, siis Karksi valla veebilehe aadress, asutuse registrikood, arvelduskonto number ja panga nimetus. Kontaktandmed trükitakse plangi allservas arvuti tekstiredaktori püstkirjas Times New Roman tähe suurusega nr 10. Kontaktandmete väli eraldatakse sõnumiväljast 0,25 mm pidevjoonega. Kontaktandmetevälja laius on 17 mm.NäideViljandi mnt 1 telefon 435 5510 rg. kood69103 Karksi-Nuia faks 435 5522Karksi vald e-post [email protected] SEB PankVILJANDI MAAKOND Internet www.karksi.ee (5) Asutuse osakondade, ametnike, töötajate, asutuse juures tegutsevate komisjonide või töörühmade dokumendid vormistatakse üldplangi alusel, märkides asutuse nime alla haldus- või õigusakti andva osakonna, ametniku, töötaja või komisjoni nimetuse ja dokumendi liiginimetuse. Nimetus trükitakse asutuse nime alla arvuti tekstiredaktori püstkirjas Times New Roman tähe suurusega 16 paksendamata trükitähtedega kirjas.Näited KARKSI VALLAVALITSUS VALLAVANEMA KÄSKKIRI AUGUST KITZBERGI NIMELINE GÜMNAASIUM HOOLEKOGU KOOSOLEKU PROTOKOLL (6) Karksi valla omavalitsusorganite ja nende tööorganite dokumendid vormistatakse üldplangile. Plangil on Karksi valla vapi kujutis. Vapi kujutise alla trükitakse arvuti tekstiredaktori püstkirjas Times New Roman tähe suurusega 16 paksendatult trükitähtedega omavalitsusorgani nimetus.Näited KARKSI VALLAVALITSUS KARKSI VALLAVOLIKOGU (7) Omavalitsusorgani üldplangi alusel vormistatakse omavalitsusorganite õigus- ja haldusaktid, organite ja nende tööorganite protokollid, aktid jm dokumendid. Dokumendi vormistamisel märgitakse organi nimetuse alla haldus- või õigusakti liik või komisjoni või tööorgani nimetus ja dokumendi liiginimetus. Nimetus trükitakse asutuse nime alla arvuti tekstiredaktori püstkirjas Times New Roman tähe suurusega 16 paksendamata trükitähtedega kirjas.Näited KARKSI VALLAVOLIKOGU MÄÄRUS KARKSI VALLAVALITSUS ISTUNGI PROTOKOLL KARKSI VALLAVOLIKOGU EESTSEISUSE KOOSOLEKU PROTOKOLL KARKSI VALLAVOLIKOGU KULTUURIKOMISJONI KOOSOLEKU PROTOKOLL (8) Omavalitsusorganite kirjad vormistatakse vastaval kirjaplangil. Kirjaplangi ülemine vorming on sarnane üldplangile, kuid seoses asjaoluga, et omavalitsusorganeid teenindab ametiasutus, märgitakse kirjaplangile ametiasutuse kontaktandmed asutuse kirjaplangi vormistamisele vastavas korras.

(1) Asutuse dokumendiplanke hoitakse digitaalsel kandjal dokumendihaldussüsteemis ning dokumendi vormistamisel tuleb kasutada dokumendihaldussüsteemis salvestatud dokumendimalli. (2) Asutuse dokumendiplank on kättesaadav dokumendihaldussüsteemi kasutajaõigust omavale igale isikule. Kasutajaõigused määratakse nii, et asutuse ametnik või töötaja saab kasutada ainult selle asutuse, millega tal on töö- või teenistussuhe, dokumendiplanke. (3) Dokumendiplanki kasutav iga ametnik või töötaja on personaalselt vastutav plankide nõuetekohase kasutamise eest. (4) Paberalusel plangil vormistatud dokumendi töö- või rikutud variandid, mida ei esitata allkirjastamiseks, on iga ametnik või töötaja kohustatud hävitama purustamise teel.

(1) Originaaldokumendi tõestusväärtuse ja võltsimiskindluse suurendamiseks ning originaali koopiast eristamise kergendamiseks peab paberkandjal dokumendiplangil kasutama turvaelementi. Turvaelemendina kasutatakse reljeefpitsatiga valmistatud elementi. (2) Asutuse reljeefpitsatil võib kasutada asutuse pitseri kujutist või muud asutuse sümboolikat. Turvaelemendi kujundus kinnitatakse asutuse asjaajamiskorraga. (3) Turvaelement märgitakse originaaldokumendile alla paremasse nurka. Kui dokumendist tehakse ametlikult kinnitatud koopia, ärakiri või väljavõte, mis vormistatakse plangile, kasutatakse ka sellisel dokumendil turvaelementi. (4) Välja saadetud kirja asutusse jäävale eksemplarile turvaelementi ei panda. (5) Turvaelemendi kasutamise kord reguleeritakse ja turvaelemendi hoidja määratakse asutuse asjaajamiskorraga. Dokumendiplangi turvaelemendiga märgistamise eest vastutab dokumendi koostaja, kui asutuse asjaajamiskorraga ei sätestata teisiti.

(1) Dokumendi kohustuslikud elemendid on 1) autor; 2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkirjastaja. (2) Lähtuvalt dokumendiliigist kasutatakse ka järgmisi elemente; 1) dokumendi autor (asutuse nimetus ning vajadusel ka ameti- või töökoha või komisjoni nimetus); 2) dokumendiliigi nimetus (käskkiri, otsus, määrus, protokoll jne); 3) dokumendi koostamise või väljaandmise koht (välja arvatud kirjaplangile vormistatud dokumendil); 4) dokumendi kuupäev; 5) dokumendiregistris registreeritud dokumentidel registreerimisnumber või dokumendi viit ning seosviit (asutusse saabunud kirja kuupäev ja viit); 6) kirjaplangile vormistatud dokumentidel adressaat ja aadress; 7) pealkiri (kirjal, õigusaktil); 8) tekst; 9) allakirjutaja ees- ja perekonnanimi, telefoninumber ning elektronposti aadress; 10) omakäeline või digitaalselt antud allkiri; 11) kui kirja koostaja ei ole selle allkirjastaja, siis kirja koostaja ees- ja perekonnanimi, telefoninumber ja elektronposti aadress; 12) dokumentidel, millele tuleb kehtestada juurdepääsupiirang, juurdepääsupiirangu märge; 13) digitaaldokumendil vormingu tüüp; 14) lisade olemasolul lisamärge; 15) turvaelement; 16) paberkandjal dokumendil pitserit; 17) dokumendi kavanditel märge „EELNÕU“; 18) ärakirjadel, väljavõtetel või koopiatel ametlik kinnitusmärge; 19) märge dokumendi kooskõlastamise (KOOSKÕLASTATUD) või kinnitamise (KINNITAN) kohta; 20) märge „KIIRE“ või „ISIKLIK“. (3) Dokumendi elementide paigutus dokumendil peab olema püsiv. (4) Dokumendid salvestatakse üldjuhul MS Wordi teksti formaadis. Digitaalallkirjaga dokumendid peavad olema ühes järgmistest vormingutest: 1) Standard Generalized Markup Language (SGML), sealhulgas World Wide Web Consortium ’i (W3C) soovitustele vastav Extensible Markup Language (XML); 2) Portable Document File Format (PDF); 3) Tagged Image File Format (TIFF); 4) Portable Networks Graphics (PNG).Soovitav on digitaalselt allkirjastatavad dokumendid vormistada PDF vormingus.

(1) Karksi valla vapi kujutis trükitakse dokumendiplangi keskele värvilisena asutuse või organi nime kohale. (2) Dokumendi paberalusel plangile vormistamisel tuleb säilitada vapi korrektne kujutis – vapi kujutisel ei tohi väljaprintimise tõttu esineda värvi või kuju muutusi.

(1) Asutuse või organi nimi kirjutatakse plangile nimetavas käändes. (2) Asutuse nimi peab täielikult vastama riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste registris märgitud nimele. Organi nimetus peab vastama nimetusele, mis on märgitud organi moodustamise õigusaktis.

(1) Dokumendiliigi nimetus märgitakse üldplangil asutuse nime alla nimetavas käändes (otsus, korraldus, määrus, käskkiri, protokoll, akt, volikiri jne). (2) Kirjaplangil dokumendiliigi nime asutuse nime alla ei märgita, vaid dokumendile pannakse pealkiri või märgitakse dokumendi liigi nimetus pealkirja kohale (eeskätt tõend, õiend, teatis, kaaskiri).

(1) Dokumendi väljaandmise koht on asustusüksuse nimi, kus dokument koostati. (2) Dokumendi väljaandmise koht märgitakse nimetavas käändes. (3) Dokumendi väljaandmise koht märgitakse plangi vasakule servale. (4) Kirjaplangile vormistatud dokumendil väljaandmise kohta ei märgita.

(1) Dokumendi kuupäevaks on 1) omavalitsusorgani õigusaktil selle vastuvõtmise päev; 2) haldusaktil, käskkirjal, aktil ja volikirjal selle allkirjastamise päev; 3) protokollil istungi või koosoleku toimumise päev; 4) lepingul selle allkirjastamise päev või juhul, kui lepingu pooled allkirjastavad lepingu erinevatel aegadel, päev, millal kõik lepingupooled on lepingu allkirjastanud; 5) asutusest väljasaadetaval kirjal, avaldusel, taotlusel, märgukirjal, selgitustaotlusel, teabenõudel, tõendil, õiendil, teatisel jne selle allkirjastamise päev. (2) Asutusse saabunud kirjal, avaldusel, taotlusel, märgukirjal, selgitustaotlusel, teabenõudel, tõendil, õiendil, teatisel jne loetakse saabumise kuupäevaks selle registreerimise päev. (3) Dokumendi kuupäev märgitakse dokumendi paremale servale (kirjaplangil viidaväljal). Asutusse saabunud dokumendi saabumiskuupäev märgitakse dokumendi registreerimismärkel. (4) Vastuskirjale kuupäeva märkimisel märgitakse kuupäevade ette täpsustavad sõnad „Teie“ ja „Meie“. Sõna „Teie“ järgi märgitakse asutusse saabunud algatuskirja kuupäev ning saatja märgitud viit. Sõna „Meie“ järgi märgitakse Karksi valla asutuse koostatud vastuskirja kuupäev ja viit, mis koosneb sarja tähisest vastava asutuse dokumentide loetelu järgi ning järjekorranumbrist vastava asutuse dokumendiregistri järgi. Algatuskirjal elemente “Teie” ja ”Meie“ ei kasutata. (5) Kuupäeva märgitakse kas numbriliselt või sõnalis-numbriliselt järgmises järjestuses: päev, kuu, aasta. Õigus- ja haldusaktidel ning käskkirjadel tuleb kuupäev märkida sõnalis-numbriliselt. Sõnalis-numbrilise kirjutusviisi korral tuleb kuu nimetus märkida nimetavas käändes.Näide12. märts 2011Teistel dokumentidel, k. a õigusakti eelnõu koostamise kuupäeva märkimisel, on lisaks sõnalis-numbrilisele märkimisviisile lubatud järgmised kuupäevade märkimisviisid:12. aprillil 2011. a12.04.2011 (6) Rahvusvahelises kirjavahetuses vormistatakse kuupäeva sõnalis-numbriliselt vastavalt kasutatava keele reeglitele (7) Kui õigusaktidega on ette nähtud või dokumendi koostaja peab seda vajalikuks või kui see on vajalik dokumendi õiguskindluse tagamiseks, märgitakse dokumendile ka kellaaeg. Kellaaeg märgitakse kuupäeva järele järjestuses tund, minut, sekund vastavalt standardile EVS 8.Näide12. aprill 2011 18:06:20 (8) Digitaalselt allkirjastatud dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks on dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg. (9) Kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku või töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks ja/või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev ja/või kellaaeg.

(1) Dokumendi viit on dokumendile registreerimisel antud tähistus, mis osutab dokumendi kohale dokumendihaldussüsteemis. (2) Dokumendi viit koosneb dokumendi sarja tähisest asutuse dokumentide loetelu järgi ning dokumendi registreerimisel sellele antavast järjekorranumbrist.Tähis dokumentide loetelu järgi võib sisaldada kuni nelja araabia numbrit. Tähise esimene number märgib funktsiooni numbrit, teine allfunktsiooni numbrit, kolmas sarja numbrit ning viimane allsarja numbrit. Funktsiooni ja allfunktsiooni ning sarja ja allsarja tähist eraldatakse üksteisest punktiga. Funktsiooni ja sarja tähis eraldatakse sidekriipsuga.Tähis dokumentide loetelu järgi ja dokumendiregistri järjekorra number eraldatakse üksteisest kaldkriipsuga.Näide2.4-3.1/1452.4-3.1 – tähis dokumentide loetelu järgi, millest 2 tähistab funktsiooni numbrit, 4 allfunktsiooni numbrit, 3 sarja numbrit ja 1 allsarja numbrit;145 – registreerimise järjekorra number dokumendiregistri järgi (registreerimisnumber). (3) Üldplangile vormistatud dokumentidel võib viidast märkida ainult registreerimisnumbri. Kirjaplangile vormistatud dokumentidel võib registreerimisnumbri märkida omakäeliselt (kirjalikult). (4) Viit märgitakse dokumendil kuupäeva järgi ja selle ette märgitakse lühend „nr“. (5) Volikirjale viita ei märgita. (6) Dokumentidel viida tähistamise täpsem kord sätestatakse asutuse asjaajamiskorras.

(1) Kirjaplangile vormistatud dokument (edaspidi kiri) adresseeritakse füüsilisele või juriidilisele isikule, asutusele või selle struktuuriüksusele, või üheliigiliste adressaatide grupile. Eelistada tuleb kirja personaalset adresseerimist. (2) Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati. (3) Kirja saaja nimi või nimetus (adressaat) märgitakse nimetavas käändes. Adressaadi nime ette võib märkida viisakusvormi lühendi (hr, pr, lp). (4) Kui dokument edastatakse mitmele adressaadile täitmiseks, esitatakse aadressid adressaadiväljal. Kui adressaate on rohkem, kui mahub adressaadiväljale, võib teised adressaadid esitada tekstiväljal 2-4 põhireavahet allkirjastajast allpool, kasutades eessõna „Sama“.Kui dokumendil on palju üheliigilisi adressaate (asutusi, ametnike või töötajate gruppe), võib adressaate üldistada.NäideLinna- ja vallavalitsusedPõhikoolide ja gümnaasiumide direktoridSelline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, originaal jääb asutusse. (5) Kui dokument edastatakse ühele adressaadile täitmiseks ning teistele adressaatidele teavitamiseks, märgitakse täitja aadress adressaadiväljal ning informatsiooniks edastatud adressaatide nimed või nimetused tekstiväljal 2-4 põhireavahet allkirjastajast allpool. Vastavalt kirja saatmise eesmärgile lisatakse lisaadressaadi ette selgitav sõna "Teadmiseks" "Koopia" vms. (6) Aadress koosneb adressaadist ja aadresskohast. Aadressi koostisosad märgitakse järgmises järjekorras: isik, asutus (vajadusel ka asutuse struktuuriüksus), tänav, maja ja korteri number, sihtnumber, asula või sidejaoskond, linn ja/või maakond. Aadresskoha viimane kirje märgitakse suurte tähtedega.Näited 1) Hr Mait Mets Karksi Külamaja 69103 Karksi küla Karksi vald VILJANDI MAAKOND2) Karksi Vallavalitsus Viljandi mnt 1 KARKSI vald (7) Kirja välisriiki adresseerimisel kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia numbritega, riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, on soovitav aadress kirjutada ka nende tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi on soovitatav kirjutada tuntud rahvusvahelises keeles. Riigi nime asemel võib kasutada rahvusvahelisele standardile ISO 3166 vastavat kahetähelist lühendit.

(1) Riigisiseseks asjaajamiseks mõeldud dokument vormistatakse eesti keeles. Dokumendi tekst peab vastama eesti kirjakeele normile. Kui dokument saadetakse välja võõrkeelsena, peab asutusse jääva dokumendi juures olema ka eestikeelne tõlge (v.a kutsed, tänukirjad, diplomid jm). (2) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. (3) Üldjuhul peab dokument käsitlema ühte teemat. (4) Dokumendi tekstile pannakse pealkiri. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu. Üldjuhul märgitakse pealkiri nimetavas või seestütlevas käändes ja punktita lõpus. Suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. Dokumendil vormistatakse pikem pealkiri selliselt, et read ei ulatuks üle lehe keskjoone. (5) Dokumendi teksti võib alustada pöördumisega. Adressaadi poole pöördumisel on soovitav kasutada ametinimetust. Akadeemiliste kraadide, tiitlite ja auastmete olemasolul tuleb neid kasutada. Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid ega adressaadi eesnime, samuti kirjavahemärke pöördumise lõpus.NäitedLugupeetud kultuuriminister R. LangAustatud Karksi-Nuia Lasteaia direktor (6) Dokumentide vormistamisel kasutatakse plokkstiili. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Lubatud on kasutada dokumendi liigendamist jagudeks, osadeks, peatükkideks, punktideks ja alapunktideks. Väga pikkadele (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada dokumendi juurde ka sisukord. (7) Dokumendi ja tema menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga soetud asjaajamise terviklikkus. (8) Tekst lõpetatakse üldjuhul tervitusvormeliga, mis trükitakse 2 - 4 põhireavahet allpool ametikirja teksti. (9) Pöördumist ja lõputervitust lühikirjadel (teatis, tõend, õiend, kaaskiri) tavaliselt ei kasutata. Pöördumisel ja lõputervituse järel kirjavahemärki ei kasutata.

(1) Element "Allkirjastaja" koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku ees- ja perekonnanimest ning ameti- või töökohanimetusest. Omavalitsusorgani või asutuse tööorgani (komisjon, hoolekogu jm) nimel dokumendi allakirjastaja märgib ametinimetuse vastavas tööorganis. Allkiri on osa allkirjastaja elemendist ning võib olla antud kirjalikult (omakäeliselt) või digitaalselt. (2) Kui kirja allkirjastaja on ühtlasi ka selle koostaja, märgitakse elemendis „Allkirjastaja“ ka allkirjastaja ameti- või tööalane elektronposti aadress ja telefoninumber.Näide*** (allkiri)**Jaan MetsVallasekretär435 5512, [email protected] (3) Kui riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused vahetavad dokumente elektrooniliselt dokumendivahetuskeskuse kaudu ja dokumente vahetavad asutused on omavahel vastavalt kokku leppinud, võib digitaaldokument olla allkirjata, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil (paroolipõhiselt). (4) Haldusmenetluse algatamiseks või haldusmenetluse käigus koostatud dokumendil peab olema allkiri. (5) Element „Allkirjastaja“ vormistatakse dokumendil pärast dokumendi teksti, jättes teksti ja allkirjastaja elemendi vahele 3-5 põhireavahet.Näide*** (allkiri)**Kadri KaskDirektor (6) Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega ametiisikut või töötajat, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist allkirjastaja elementi „Allkiri“ ühe rea võrra allapoole.Näide** **(allkiri) ** * (allkiri)* *Leo Lepp *Direktor Mari MetsÕppejuhtKui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse allkirjastaja elemendid „ Nende allkirjad“ ühele kõrgusele. (7) Kui dokumendis ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud ametiisik, tuleb dokumendil allkirjastaja element vastavalt tegelikule allkirjastajale ümber vormistada. Kui dokumendi allkirjastab isik, kes asendab dokumenti allkirjastama õigustatud isikut, märgitakse lisaks alla kirjutaja ameti- või töökohale ka ameti- või töökoht, kelle ülesannetes ta allkirja annab.NäitedMari MetsÕppejuhtdirektori ülesannetesMai MaasikasVallavalitsuse liigevallavanema ülesannetes (8) Paberkandjal dokumentide allkirjastamiseks ei kasutata musta värvi jäljendit jätvat kirjutusvahendit. (9) Digitaalselt allkirjastatavatel dokumentidel märgitakse elemendis „Allkirjastaja“ allkirja kohale märge „Allkirjastatud digitaalselt“ ning dokument allkirjastatakse vastavalt isiktunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldava sertifikaadi või muu digitaalallkirja seaduse nõuetele vastava sertifikaadi abil.Näide (allkirjastatud digitaalselt) Kadri KaskDirektor

(1) Kui asutusest väljasaadetavat dokumenti ei ole koostanud dokumendile alla kirjutaja, märgitakse dokumendile ka selle koostaja. Kui dokumendi koostajaid on mitu, märgitakse dokumendile kõik koostajad. (2) Koostaja vormistatakse dokumendil pärast elementi „Allkirjastaja“, jättes allkirjastaja ning koostaja elementide vahele vähemalt 5 põhireavahet või dokumendi allserva enne kontaktandmete välja. (3) Dokumendi koostaja elemendis märgitakse dokumendi koostaja ees- ja perekonnanimi, tema ameti- või tööalane elektronposti aadress ja telefoninumber. Kui see on vajalik, siis ka kirja koostaja ameti- või töökoha nimetus. (4) Koostaja võib märkida väiksemas kirjas kui kogu dokumendi teksti, kuid mitte väiksemalt, kuikirja suuruses nr 10.

(1) Kui dokumendil on lisad, tehakse selle kohta dokumendis või dokumendile vastav märge. (2) Kui dokumendil on mitu lisa, tuleb need nummerdada (lisa 1, lisa 2 jne). Igal lisal on omaette lehekülgede numeratsioon, mis igal lisal algab numbrist 1. (3) Õigus- ja haldusaktide, aktide ja protokollide puhul märgitakse lisa olemasolu viitega dokumendi tekstis. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub.NäitedLisa 1Karksi Vallavalitsuse 21.03.2011 korraldusele nr 23.LisaKarksi-Nuia Lasteaia hoolekogu 14.02.2011 koosoleku protokollile nr 5. (4) Kui kirjaga on kaasas lisa, märgitakse kirjale märge lisa kohta. Kirja tekstis märgitud lisa korral märgitakse dokumendil pärast elementi „Allkirjastaja“ lisa kohta ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv.NäideLisa 8 lehel 2 eks.Kui kirjale lisatakse tekstis märkimata lisa, tuleb dokumendil märkida lisa nimetus ja lehtede arv.NäideLisa Sisekorraeeskirja eelnõu 10 lehel.Kui lisa esitatakse mitmes eksemplaris märgitakse lisatakse lehtede arvule ka eksemplaride arvNäideLisa Sisekorraeeskirja eelnõu 10 lehel 2 eks. (5) Kui kirja lisal on omakorda lisa, vormistatakse kirjal märge nii lisa kui selle juurde käiva lisa kohta käesoleva paragrahvi lõikes 4 märgitud korras.NäideLisa Riigiarhiivi arhiiviteatis 15.01.2011 nr 1-17/925 2 lehel ja lisad selle juurde 5 lehel.

(1) Dokumendi eelnõule märgitakse esimese lehe ülemises parempoolses nurgas või dokumendi kuupäeva kohale märge “EELNÕU" koos eelnõu vastava variandi valmimise kuupäevaga. (2) Dokumendi eelnõu lõpus pärast dokumendi allkirjastaja elementi märgitakse eelnõu koostaja ja vajadusel kooskõlastaja. Eelnõu koostaja ja kooskõlastaja elemendid vormistatakse sarnaselt allkirjastaja elementidega.Eelnõu koostas Eelnõu kooskõlastas* ** **(allkiri) * (allkiri)* ** *Leo Lepp Jaan MetsEhitusinsener Vallasekretär (3) Eelnõu koostaja märge paigutatakse dokumendil vasakule, kooskõlastusmärge lehe paremale poolele. Lubatud on paigutada koostaja ja kooskõlastaja märked ka üksteise alla või dokumendi viimase lehe pöördele. Vajadusel võib kooskõlastamise märkele lisada ka dokumendi eelnõu kooskõlastamise kuupäeva. (4) Määruste eelnõud tuleb koostada Vabariigi Valituse kehtestatud õigustloovate aktide eelnõude normitehnika nõuete alusel.

(1) Õigusaktiga kinnitatavatel dokumentidel peavad olema dokumendile vajalikud elemendid: pealkiri, tekst, allkirjastaja , vajadusel koostamise kuupäev, eelnõudel eelnõu koostaja ja kooskõlastaja märked. Õigusaktiga kinnitatavale dokumendile kirjutab alla selle kinnitamiseks esitanud või dokumendi sisu eest vastutav isik (koostaja), tulenevalt dokumendi liigist. (2) Õigusaktiga kinnitatavale dokumendile kantakse dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka kinnituselement. Kinnituselement koosneb märkest dokumendi kinnitamise kohta ning märkest viitega õigusaktile, millega dokument on kinnitatud. Õigusaktile viitamisel märgitakse õigusakti andja nimetus, õigusakti andmise kuupäev, liik ja õigusakti number.NäideKINNITATUDKarksi Vallavalitsuse 21. märtsi 2011korraldusega nr 27 (3) Kui ühe õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui ühte dokumenti, tuleb kinnitatavad dokumendid nummerdada. Sel juhul mägitakse kinnituselemendil lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 2 märgitule ka lisa number.NäideLisa 2KINNITATUDKarksi Vallavalitsuse 21. märtsi 2011korraldusega nr

Kui kirja läbivaatamisega on kiire, tehakse kirjale või selle ümbrikule suurtähtedega vastav märge “KIIRE”.

(1) Dokumendil, mille kinnitab või kooskõlastab ametiisik (v. a õigusakti eelnõu), tehakse kinnitus- või kooskõlastusmärge, mis peab sisaldama 1) märget „Kinnitan“ või „Kooskõlastan“; 2) kinnitaja või kooskõlastaja ees- ja perekonnanime, ameti- või töökohanimetust ning omakäelisest või digitaalselt antud allkirja vastavalt elemendi „Allkirjastaja“ märkimise nõuetele; 3) dokumendi kinnitamise või kooskõlastamise kuupäeva.NäideKINNITAN***(allkiri)**Karl KaskVallavanem21.03.2011 (2) Kinnitus- või kooskõlastusmärge paigutatakse üldjuhul dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele. Kinnitus- või kooskõlastusmärke võib vaba ruumi olemasolul märkida ka dokumendi esimesele lehele lehe ülaserva.

(1) Asutuse vapipitser pannakse paberkandjal dokumendile juhul, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Samuti juhtudel, kui on vaja tõestada füüsiliste ja juriidiliste isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte. (2) Üldjuhul pannakse asutuse vapipitser 1) asutuse volikirjadele; 2) raamatupidamisdokumentidele vastavalt raamatupidamist reguleerivatele õigusaktidele; 3) ametliku kinnitusega dokumentidel kinnitusmärkele; 4) dokumentidele, mille kinnitatud vorm näeb ette pitseri olemasolu; 5) dokumentidele, millel nähakse pitseri olemasolu ette õigusaktiga. (3) Pitser peab riivama dokumendile allakirjutanud isiku allkirja viimaseid tähti. Kui dokumendile on alla kirjutanud rohkem kui üks isik ning dokumendil ei ole märgitud pitseri asukohta, pannakse pitser ametipositsioonilt kõige kõrgema isiku allkirja juurde. (4) Ei kasutata musta pitserit.

(1) Kui õigusaktidega sätestatud alustel on asutusel õigus allkirjastatud dokumendil allkirja ametlikult kinnitada või kinnitada ametlikult dokumendi koopiat, ärakirja või väljavõtet või registri väljatrükki, märgitakse dokumendile ametlik kinnitusmärge. (2) Kinnitusmärge märgitakse vahetult pärast dokumendi teksti või kinnitatavat allkirja. Dokumendil vaba ruumi puudumisel võib kinnitusmärke teha ka dokumendi lehe pöördele või eraldi lehele. (3) Isikud, kellel on õigus dokumendi koopiat, ärakirja, väljavõtet või allkirja ametlikult kinnitada, määratakse asutuse asjaajamiskorras. (4) Ametlikult kinnitatakse allkirja, kui vastav nõue tuleneb õigusaktidest. Allkirja õigsust kinnitatakse üksnes juhul, kui allkiri on antud või omaks võetud kinnitava isiku juuresolekul. (5) Allkirja õigsust kinnitatakse vahetult allkirja järele lisatava kinnitusmärkega, mis peabsisaldama 1) kinnitust, et allkiri on õige; 2) selle isiku nime ja isikukoodi, kelle allkirja kinnitatakse; isikukoodi puudumisel sünniaastat,-kuud ja -päeva; 3) kinnitust, et allakirjutanu isikusamasus on tuvastatud (soovitavalt viide ka dokumendile või asjaolule, millega isikusamasus tuvastati) ja et allkiri on antud või omaks võetud kinnitava isiku juuresolekul; 4) kinnitamise kohta ja aega, kinnituse andnud isiku nime ja allkirja ning asutuse pitsati jäljendit. (6) Ametlikult ei või kinnitada 1) juurdekuuluva tekstita allkirja; 2) allkirja, mille õigsust tuleb notariaalselt kinnitada. (7) Asutus võib ametlikult kinnitada 1) asutuses koostatud, hoitavate ja väljastatud dokumentide koopiaid, ärakirju ja väljavõtteid; 2) isikult asutuse asjaajamiseks vastu võetud dokumendi originaalist tehtud ärakirju, koopiaid või väljavõtteid; 3) asutuse enda peetavate automatiseeritud andmekogude väljatrükke; 4) teise asutuse, organi või isiku väljastatud dokumendi koopia, ärakirja või väljavõtte õigsust või teise asutuse peetava automatiseeritud andmekogu väljatrüki õigsust õigusaktidega sätestatud juhtudel ja korras. (8) Dokumendi ametlikul kinnitamisel tehakse dokumendi koopia, ärakirja või väljavõtte paremasse ülanurka vastav märge “KOOPIA”, “ÄRAKIRI”, “VÄLJAVÕTE”.Dokumendi koopia on dokumendi täpne jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui ka vormilt, st koopia vastab originaalile dokumendi kõikide elementide, vormistamise viisi, lehtede arvu ja dokumendi lehekülgedele vormistamise poolest. Dokumendi ärakiri on dokumendi elementide ja sisu täpne taasesitus, vormilt (lehekülgede arvult, lehele vormistamiselt) ei pea dokument olema originaaliga samane. Dokumendi väljavõte on dokumendi osa tõestatud taasesitus.Dokumendi teksti lõppu tehakse kinnitusmärge, mis peab sisaldama: 1) dokumendi, mille koopia, ärakirja või väljavõtte õigsust kinnitatakse, väljaandjat, väljaandmise kuupäeva ning dokumendi viita (sarja tähist ja registreerimisnumbrit) või arhivaali leidandmed; 2) kinnitust, et dokumendi koopia, ärakiri või väljavõte on originaaliga samane; 3) kui originaali ei ole väljastanud selle koopia, ärakirja või väljavõtte õigsust kinnitav asutus, organ või isik, siis märkust, et koopia, ärakiri või väljavõte on väljastatud esitamiseks üksnes märkuses nimetatud ametiasutusele; 4) andmeid dokumendis sisalduvate lünkade, läbikriipsutuste, vahelekirjutuste, loetamatute tekstiosade, kustutamisjälgede, muude dokumendi esialgse sisu muutmisele viitavate asjaolude või mitmelehelise dokumendi lahtiköitmise kohta; 5) kinnitamise kohta ja aega, kinnituse andnud isiku nime ja allkirja ning asutuse pitserit. (9) Enne dokumendi ametlikku kinnitamist peab kinnitaja kontrollima dokumendi koopia, väljavõtte või ärakirja vastavust originaaldokumendile. (10) Ametlik kinnitamine ei asenda notariaalset kinnitamist. Notariaalne kinnitamine asendab ametlikku kinnitamist.

Asutuses tuleb registreerida kõik asutuse ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid, olenemata dokumendi loomise, saamise või saatmise viisist või teabekandja liigist.

(1) Ei registreerita 1) kutseid, õnnitlus- ja kaastundeavaldusi; 2) reklaami ja muid informatiivse sisuga trükiseid, ajalehti ning ajakirju; 3) koolituskavasid; 4) anonüümselt saadetud dokumente; 5) dokumente, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik ning see edastatakse adressaadile. (2) Kohustuslik ei ole registreerida arveid ja muid raamatupidamisdokumente. Vajadusel võib asutuse tegevust reguleerivate õigusaktidega (asutuse asjaajamiskord, raamatupidamise sise-eeskiri) näha ette ka asutusele esitatud arvete registreerimiskohustuse. (3) Dokumendiregistris ei registreerita dokumenti, mis registreeritakse asutuse paberkandjal peetavas registris ning ei ole kohustuslik registreerida dokumenti, mis registreeritakse mõnes riiklikus registris (nt riiklik ehitisregister).

(1) Dokumendiregister peab vastama riiklike õigusaktidega digitaalsele dokumendiregistrile kehtestatud nõuetele. (2) Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest registritest. Dokumendid registreeritakse liikide järgi omaette numeratsiooniga. Dokumendiregistri täpsem liigitus määratakse asutuse asjaajamiskorras. (3) Karksi Vallavalitsusel on vajadusel õigus kehtestada dokumendiregistri pidamisele täiendavaid juhiseid või nõudeid.

(1) Karksi valla iga asutus peab oma dokumendiregistrit. (2) Karksi valla asutuste dokumendiregistreid peetakse ühe internetipõhise digitaalse dokumendihaldussüsteemi tarkvara alusel. (3) Asutustele tagab dokumendihalduse tarkvara ning vastutab selle administreerimise ja töökindluse eest ametiasutus. (4) Asutusevälistele isikutele tagatakse juurdepääs asutuse dokumendiregistrile avaliku teabe seadusega sätestatud ulatuses Interneti kaudu asutuse veebilehelt või Karksi valla veebilehelt. Dokumendiregister varustatakse dokumentidele juurdepääsuks otsingumootoriga.

(1) Dokumendiregistrist tehakse piisava ajaperioodi tagant varukoopiaid. Varukoopiate tegemise ja hoidmise korraldab ametiasutus. (2) Varukoopiate tegemise ja hoidmise korra ning ajaperioodi kehtestab vallavanem käskkirjaga või tagatakse varukoopiate tegemine ja hoidmine teenuslepingutega. (3) Dokumendiregister peab olema kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest ning dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse nii, et neid ei oleks hiljem võimalik jälgi jätmata muuta. (4) Asutuse ameti- ja töökohad, millel töötajale tagatakse dokumendiregistrisse dokumentide sisestamise, loomise ja menetlusmärgete tegemise õigus, vastutus ja kohustus, määratletakse asutuse asjaajamiskorras või dokumentide loetelus. Ametiasutus tagab asutuse määratud isikutele isikuid personaalselt identifitseerida võivad dokumendiregistri menetlusõigused.

(1) Dokument registreeritakse asutuses dokumendiregistris üks kord. Ühe ja sama dokumendi mitmekordne registreerimine on keelatud, välja arvatud juhul, kui dokument liigub asutusesiseses asjaajamises ühelt organilt teisele. (2) Dokument registreeritakse dokumendi allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge „KIIRE“, tuleb see registreerida viivitamata. (3) Dokument on registreeritud, kui tema kohta on dokumendiregistrisse kantud kõik õigusaktidega dokumendi registreerimiseks nõutavad andmed. (4) Dokumendiregistris dokumente registreerivad ametnikud või töötajad (edaspidi dokumentide registreerijad) määrab asutuse juht.

(1) Dokumendid registreeritakse dokumendiregistris dokumendiliikide kaupa ning dokumendiregistrisse kantakse iga dokumendi liigi kohta andmed vastavalt riiklikes õigusaktides sätestatule (vt aluste 3. peatüki 3. jagu ning avaliku teabe seadus § 12 lõige 3). Dokumendiregistrisse võib lisada andmeid, mis on vajalikud mitmesuguste ülesannete täitmiseks ja operatiivse informatsiooni saamiseks. (2) Asutusesisesed dokumendid registreeritakse teiste dokumentide registreerimisega samadel alustel. (3) Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon dokumendiliikide kaupa iga asja-ajamisperioodi algul numbrist 1. Kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud töörühmade, komisjonide või teiste kindla ülesandega üksuste protokollid või muud dokumendid võib numereerida läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul. Dokumendiliikide kaupa dokumendi numeratsiooni kasutamine määratakse asutuse asjaajamiskorraga. (4) Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe ja sama järjekorranumbri all. Sama teemat korduvalt käsitlevate kirjade registreerimisel kasutatakse sama viita ja lisatakse sellele kirja individualiseeriv number, mis eristatakse registreerimisnumbrist sidekriipsuga.Näide2.3-3.1/145-2 (5) Kui asutusse saabunud või asutusest väljastatud ja asutuses registreeritud dokumendile koostatakse või saadakse vastusdokument järgmisel asjaajamisperioodil, registreeritakse see eelmise asjaajamisperioodi algatuskirja numbriga.

(1) Dokumendi registreerimiseks peab 1) dokument olema saabunud õigele adressaadile; 2) dokument sisaldama andmeid, mis võimaldavad kindlaks määrata dokumendi koostaja või saatja ning dokumendi koostamise või saatmise aja; 3) dokument peab olema terviklik ning dokumendis märgitud lisad dokumendile lisatud; 4) asutuses koostatud dokument vastama õigusaktidega kehtestatud vormistamisnõuetele; 5) dokumendile märkima alla kirjutaja. Õigusaktidega sätestatud juhtudel peab olema dokument allkirjastatud. (2) Enne dokumendi registreerimist kontrollib dokumendi registreerija, kas dokumendi registreerimiseks vajalikud nõuded on täidetud. Kui dokument vastab dokumendi registreerimiseks vajalikele nõuetele, kannab dokumendi registreerija dokumendiregistrisse dokumendi liigile vastavad kohustuslikud andmed ning dokument loetakse registreerituks. (3) Kui dokument ei vasta käesoleva paragrahvi lõikes 1 märgitud nõuetele, teatatakse sellest võimaluse korral viivitamata dokumendi saatjale või koostajale ning dokument registreeritakse pärast puuduste kõrvaldamist. Valele aadressile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile ning neid asutuses ei registreerita. Asutus võib oma asjaajamiskorraga näha ette dokumentide, mis ei vasta käesoleva paragrahvi lõikes 1 sätestatud nõuetele, kuid sisaldavad asutuse jaoks olulist teavet, registreerimise. (4) Asutusse saabunud paberkandjal dokumendile märgitakse pärast dokumendi dokumendiregistris registreerimist dokumendi esimese lehekülje vabale pinnale (üldjuhul alla paremasse nurka) stambiga saabumismärge. Saabumismärkel märgitakse sõna „Saabunud“, asutuse nimi, dokumendi asutuse registreerimise kuupäev ning viit.NäideSAABUNUDKarksi Vallavalitsus21. märts 2011 nr 2-6.1/10

(1) Asutusse saabunud dokument edastatakse dokumendi läbivaatajale vastavalt asutuse asjaajamiskorras sätestatule kas enne või pärast dokumendi registreerimist. (2) Üldjuhul vaatab asutusse saabunud dokumendi läbi asutuse juht. (3) Dokumendi läbivaatajaks võib olla ka mõni muu juhtiv ametnik või töötaja. (4) Dokumendi läbivaataja ja läbivaatamiseks edastamise täpsem kord määratakse asutuse asjaajamiskorras. (5) Asutuse asjaajamiskorraga võib määrata dokumendid, mida ei ole vaja edastada läbivaatamiseks ja mille võib dokumendi registreerija edastada kohe täitjale.

(1) Dokumendi läbivaataja märgib dokumendi vabale pinnale, soovitavalt ülesse paremasse nurka, ametniku või töötaja nime või ametnike või töötajate nimed, kellele dokument täitmiseks edastatakse. Vajadusel märgitakse ka asja lahendamise kord, täitmise tähtaeg ja muud asjaolud. Dokumendi läbivaataja allkirjastab märke ning lisab märke tegemise kuupäeva. (2) Digitaalselt saabunud dokument edastatakse dokumendi läbivaatajale asutusse saabunud kujul ja kõigi lisadega digitaalselt. Läbivaataja märgib dokumendihaldussüsteemis menetlusmärke täitja kohta ning lisab vajadusel dokumendi täitmisega seotud muud asjaolud (kommentaarid). (3) Läbivaadatud ja registreeritud dokumendid edastatakse koos dokumendi juurde kuuluva materjaliga täitjale. Mitme täitja puhul edastatakse dokument koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Dokumendiregistrisse tuleb teha märked dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele, vastava märke teeb dokumendi edastaja. (4) Dokumentide täitmiseks edastamise täpsem kord sätestatakse asutuse asjaajamiskorras. (5) Dokumendi, mille võib edastada täitjale ilma eelneva läbivaatamiseta, suunab dokumendi registreerija koha pärast registreerimist täitjale (6) Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse dokument vastavalt kuuluvusele, teatades sellest saatjale kirjalikult. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teavitatakse saatjat vastavast asjaolust, dokumenti kohtule ei edastata, vaid tagastatakse saatjale.

(1) Dokumendis taotletu tuleb võimalusel lahendada viivitamatult. Kui dokumenti ei saa täita viivitamatult, on dokumendi täitmise tähtaeg üldjuhul 30 kalendripäeva, kui õigusaktidega ei ole eriliiki dokumendi menetlemiseks märgitud lühemat või pikemat tähtaega. (2) Dokumendi täitmisele suunaja võib asja menetlemiseks näha ette ka üldjuhust lühema täitmise tähtaja. (3) Kui asja lahendamisega seotud asjaolud vajavad täiendavat selgitamist ja menetlemist, võib asutuse juht täitja motiveeritud taotluse alusel asja lahendamise tähtaega kuni kahe kuuni pikendada. Tähtaja pikendamist võib taotleda ka suuliselt. (4) Tähtaja pikendamise kohta tehakse märge dokumendiregistrisse ning sellest tuleb teavitada ka dokumendi esitajat.

(1) Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid, kui kooskõlastamise nõue tuleneb õigusaktidest või heast tavast. (2) Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult või muul viisil vastavalt õigusaktidele. (3) Asutusesisene dokument loetakse kooskõlastatuks, kui dokumendile on vastav ametnik või töötaja märkinud kooskõlastusmärke.

(1) Asutuste vaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades. (2) Kui õigusaktidega ei ole ette nähtud teistsugust tähtaega, on dokumendi kooskõlastamiseks aega 30 kalendripäeva. (3) Asutusesisesed dokumendid kooskõlastatakse üldjuhul 14 kalendripäeva jooksul.

(1) Üldjuhul saadetakse dokument kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale asutusele, ametnikule või töötajale ning seejärel kõrgemalseisvale asutusele või astmelt kõrgemale ametnikule. (2) Kui dokumenti ei kooskõlastata, koostatakse dokumendi juurde kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine. (3) Asutusesiseselt kooskõlastamisele kuuluvad dokumendid ning nende kooskõlastamise kord sätestatakse asutuse asjaajamiskorras. (4) Kui dokument on asjaomaste asutuste, ametnike või töötajatega kooskõlastatud, saadetakse see alljärgnevas korras koos kõikide lisade ja teiste asjasse puutuvate dokumentidega allkirjastamiseks.

(1) Üldjuhul võib kõiki asutuse dokumente allkirjastada asutuse juht. (2) Asutuse teised dokumente allkirjastama õigustatud isikud määratakse seaduste, asutuse põhimääruse, ameti- ja tööjuhendite, töölepingute ja asutuse asjaajamiskorraga. (3) Omavalitsusorganite õigusaktidele ja protokollidele kirjutavad alla õigusaktidega määratud isikud. (4) Asutuse esinduses valla nimel sõlmitavatele lepingutele kirjutab alla asutuse juht või tema volitatud isik. (5) Komisjoni protokollile kirjutavad alla vastava organi esimees ja protokollija, kui õigusaktidega ei ole määratud teisiti. (6) Asutuse raamatupidamisalased ja panga dokumendid allkirjastatakse vastavalt Karksi valla asutuste raamatupidamise sise-eeskirjale.

(1) Dokumendid allkirjastatakse lähtuvalt dokumendi vormistamise liigist alustes sätestatud põhimõtetest lähtuvalt. (2) Nii paber- kui digitaaldokumentide allkirjastamise täpsem kord reguleeritakse asutuse asjaajamiskorras. (3) Pärast dokumendi allkirjastamist edastatakse väljasaadetav dokument adressaadile. Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse adressaadile kas 1) digitaalselt allkirjastatud dokument või dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. (4) Kui dokument on koostatud asutuse töötajate või teenistuja tegevuse reguleerimiseks, tehakse dokument teatavaks dokumentide asutusesiseselt teatavakstegemise korras. Vastav kord sätestatakse asutuse asjaajamiskorras.

(1) Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ette nähtudkorras sooritatud ja asja- või menetlusosalistele sellest teatatud või dokumendi saatjale on vastatud. (2) Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui on täidetud üks alljärgnevatest tingimustest: 1) vastus on sideettevõttele määratud tähtajal ärasaatmiseks üle antud; 2) dokument on asjast huvitatud isikule antud üle allkirja vastu, digitaalselt kättesaadavaks tehtud või dokumendi kättesaadavusest on isikule teatatud; 3) on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud. (3) Asja lahendamise kohta tehakse dokumendiregistrisse märge, et asi on lahendatud ning märgitakse dokumendi, millega asi lahendati, kuupäev ja viit. Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse või paberdokumendi korral dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas.

Ameti- või töökohad, millel töötavate isikute kohustuseks on jälgida dokumentide tähtaegset lahendamist ning kontrollimise kord määratakse asutuse asjaajamiskorras.

(1) Teabenõue on asutusele avaliku teabe seaduse alusel suuliselt või kirjalikult esitatud taotlus teabe saamiseks. (2) Teabenõue peab vastama avaliku teabe seaduse §-s 14 märgitud nõuetele.

(1) Asutusele mistahes viisil esitatud nõuetele vastav teabenõue registreeritakse dokumendiregistris. (2) Teabenõuded registreeritakse teabenõude saamise päeval või hiljemalt teabenõude saamisele järgneval tööpäeval. Teabenõuet ei registreerita, kui see on anonüümne või on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja see täidetakse viivitamata. (3) Teabenõue registreeritakse dokumendiregistris saabuvate ja väljasaadetavate dokumentide allregistris või omaette allregistris. (4) Teabenõude registreerib registreerimise pädevust omav ametnik või töötaja . Ametnike või töötajate elektronpostiaadressidele saabunud või vahetult ametnikule või töötajale esitatud teabenõuded edastab teabenõude saanud ametnik või töötaja viivitamatult registreerimiseks registreerimise pädevust omavale ametnikule või töötajale . Kui teabenõue esitatakse suuliselt, dokumenteerib teabenõude saaja teabenõude vajalikud andmed ning edastab need koheselt registreerimiseks. (5) Registreerimisel kantakse dokumendiregistrisse avaliku teabe seaduse § 14 lõikes 1 märgitud andmed ja teabenõude täitmise eest vastutava töötaja või ametniku või struktuuriüksuse andmed ning teabenõude täitmise tähtpäev.

(1) Teabenõue täidetakse võimalusel viivitamata, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. (2) Kui teabevaldajal on vaja teabenõuet täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitja teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani, teavitades teabenõudjat tähtaja pikendamisest koos põhjendusega 5 tööpäeva jooksul. (3) Tähtaja pikendamisest teatamise viisi valib teabenõude täitja. Märge teabenõude täitmise tähtaja pikendamise kohta tehakse ka dokumendiregistrisse.

(1) Teabenõude täidab teabenõude täitja avaliku teabe seaduses sätestatud korras ja viisil. (2) Üldjuhul täidetakse ja edastatakse teabenõue teabenõudja soovitud viisil, kui selleks on olemas tehnilised võimalused, seda võimaldab teabekandja tüüp ja suulise täitmise puhul ei takista see ülemääraselt ametniku või töötaja põhiülesannete täitmist.

Teabenõude täitmisest võib keelduda ainult avaliku teabe seaduses sätestatud alustel ja korras.

Teabenõude täitmine ja sellest keeldumine registreeritakse dokumendiregistris avaliku teabe seaduse §-s 23 sätestatud tingimusel ja korras.

Kui teabenõudega taotletav teave ei ole asutuse valduses, edastab teabenõude täitja teabenõude vastava teabe valdajale, lähtudes avaliku teabe seaduse §-s 21 sätestatust.

(1) Paberkandjal koopiate valmistamise ja väljatrükkide eest tasub teabenõudja alates 21. leheküljest iga lehekülje eest 6 eurosenti, kui seadusega ei ole teabe väljastamise eest riigilõivu ette nähtud. Kulu tasumise vajadusest ja võimalustest teatab teabenõudjale teabenõude täitja. (2) Kulu teabe või dokumendi väljastamiseks või teabe või dokumendi väljastamise eest ette nähtud riigilõiv riigilõivuseaduses sätestatud määra järgi tuleb teabevaldajale tasuda enne teabe väljastamist. (3) Teabevaldaja võib teabenõudja lõikes 1 märgitud kulu katmisest avaliku teabe seaduse §-s 26 sätestatud alustel vabastada. Kulu katmisest vabastamise otsustab asutuse juht. Riigilõivust vabastamine toimub vastavalt riigilõivuseaduses sätestatule.

(1) Juurdepääsupiirang kehtestatakse dokumentidele, mis sisaldavad teavet, millele juurdepääs on seadustega sätestatud alustel piiratud. (2) Juurdepääsupiiranguga dokumendid tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumentideks. (3) Asutus peab kehtestama juurdepääsupiirangu avaliku teabe seaduse § 35 lõikes 1 märgitud teavet sisaldavatele dokumentidele. (4) Avaliku teabe seaduse § 35 lõike 2 alusel asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatavad dokumendid määratakse asutuse asjaajamiskorras, dokumentide loetelus või asutuse juhi käskkirjaga. (5) Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava dokumendi esimesele lehele tehakse juurdepääsupiirangu märge.

(1) Kui dokument sisaldab andmeid, mille kasutamine on seaduse või seaduse alusel antud õigusaktidega piiratud, kantakse dokumendi vabale pinnale element „Juurdepääsupiirangu märge“. Soovitavalt märgitakse element dokumendi esimese lehekülje ülaserva paremasse nurka. (2) Juurdepääsupiirangu märge sisaldab 1) asutuse nimetust, kes juurdepääsupiirangu kehtestab; 2) suurtähtedega märget “ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” või selle lühendit AK; 3) märke tegemise kuupäeva; 4) juurdepääsupiirangu kehtivuse lõpptähtpäeva; 5) juurdepääsupiirangu kehtestamise õiguslikku alust viitega seadusele ja selle vastavale sättele. (3) Juurdepääsupiirangu märked tehakse dokumentidele, mis sisaldavad avaliku teabe seaduse § 35 või mõne muu õigusakti alusel juurpääsupiirangut eeldavat teavet või teavet, mille asutuse juht õigusaktidega sätestatud alustel ja korras on tunnistanud asutusesiseseks teabeks. (4) Kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus on kadunud, kuid juurdepääsupiirangu kehtivuse lõpptähtpäeva ei ole veel saabunud, tunnistatakse juurdepääsupiirang kehtetuks. (5) Juurdepääsupiirangu tunnistab kehtetuks asutuse juht. Juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamisel tehakse dokumendi vabale pinnale juurdepääsupiirangu märke lähedale märge, mis peab sisaldama 1) suurtähtedega märget KEHTETU; 2) piirangu kehtetuks tunnistaja allkirja ja ametinimetust; 3) kehtetuks tunnistamise kuupäeva. (6) Asutuse juht peab juurdepääsupiirangute märgistamiseks ja nende kehtetuks tunnistamiseks tagama asutuses vastavad stambid või tagama märgete tegemise elektrooniliselt. Kui asutuse asjaajamises tekib vähe dokumente, võib juurdepääsupiirangu märke teha dokumendile ka omakäeliselt (kirjalikult). (7) Juurdepääsupiirangute tegemise kord määratakse asutuse asjaajamiskorras.

(1) Juurdepääs asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele tagatakse avaliku teabe seaduse §-des 38 ja 39 sätestatud korras. (2) Kolmandatele isikutele ja asutustele juurdepääsupiiranguga teabe väljastamise kohta peetakse arvestust. Teabe väljastamisel märgitakse kellele, mis eemärgil, millal, mil viisil ja millist asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet väljastati. Ametnikud ja töötajad, kes õigusaktide alusel väljastavad nende kasutuses olevat juurdepääsupiiranguga teavet, peavad enne teabe väljastamist sellest teavitama vastavat arvestust pidavat isikut ning edastama andmed arvestuse pidamiseks. (3) Arvestust pidav isik määratakse asustuse asjaajamiskorras.

(1) Dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks kehtestab asutus dokumentide loetelu. (2) Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse üle avalikule arhiivile. (3) Pikaajalise ja alalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppu arhivaalide tsentraliseeritud hoidmiseks ehitatud või kohandatud ruumi (edaspidi arhiiviruum). Kui asutusel puudub arhiiviruum hoitakse pikaajalise ja alalise säilitustähtajaga arhivaale lukustatud (soovitavalt metallist) kapis. Lühiajalise säilitusväärtusega (kuni 10 aastat) arhivaale, millega seotud asjaajamine on lõppenud, võib hoida dokumentide loetelus märgitud dokumentide eest vastutava ametniku või töötaja teenistus- või töökohas (kabinetis). (4) Kui asutuse arhivaalid on hävimisohus ja asutusel puuduvad võimalused nõuetekohaste tingimuste loomiseks võib ametiasutuse hallatav asutus taotleda säilitamiseks korrastatud pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga arhiividokumentide hoidmiseks üleandmist ametiasutuse arhiiviruumi. (5) Dokumente tuleb hoida lukustatavates ruumides. (6) Iga ametnik või töötaja vastutab tema kasutuses olevate dokumentide säilimise eest ning peab tagama, et juurdepääsupiiranguga dokumendid ei satuks kolmandate isikute kätte.

(1) Paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik). (2) Toimiku asukoht asutuses ning selles dokumentide olemasolu ja säilimise eest vastutav ameti- või töökoht märgitakse asutuse dokumentide loetelus. (3) Toimiku seljale või kaanele märgitakse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus, asjaajamisaasta number ning säilitustähtaeg (kas on vaja?). Kui toimik sisaldab juurdepääsupiiranguga dokumente, tehakse toimikule vastav märge (sisaldab juurdepääsupiiranguga dokumente või juurdepääsupiiranguga dokumendid). (4) Dokumendid järjestatakse toimikus kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Asja lõpetab viimati koostatud või saadud dokument. (5) Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodi kaupa. Kui asjaajamine seda võimaldab, võib üheliigilisi dokumente pidada ühes toimikus ka mitu asjaajamisperioodi, märkides asjaajamisaastad toimikule ja eraldades asjaajamisperioodil kogunenud dokumendid vahelehtedega.

(1) Digitaaldokumendid salvestatakse dokumendihaldussüsteemis ning hoitakse autentsena ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. (2) Digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitustähtaja jooksul. (3) Lõikes 2 nimetatud dokumendi säilitamisele kuuluv eksemplar peab olema tõestatud ametliku kinnitusega. (4) Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, säilitatakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade. (5) Enne dokumentide ainult digitaalsele säilitamisele üleminekut peavad asutuses olema kasutusele võetud abinõud dokumentide säilivuse tagamiseks neile kehtestatud tähtaja jooksul.

(1) Dokumentide loetelu on aluseks asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja dokumentidele säilitustähtaja määramiseks. Dokumentide loetelu eesmärk on tagada, et ametnikud või töötajad süsteemikindlalt paigutaksid täidetud dokumendid ettenähtud sarjade kaupa toimikutesse. (2) Igal asutusel on oma dokumentide loetelu. Asutuse juures tegutseva töö- või juhtorgani dokumendid kuuluvad asutuse dokumentide juurde. (3) Karksi valla omavalitsusorganitel ja ametiasutusel on ühine dokumentide loetelu.

(1) Dokumentide loetelu kehtestab asutuse juht oma käskkirjaga. (2) Vähemalt kuu aega enne dokumentide loetelu planeeritavat kehtestamist tuleb vastav kavand esitada avalikule arhiivile arvamuse avaldamiseks. (3) Avaliku arhiivi arvamusega mittearvestamisel esitab asutus arhiivile motiveeritud põhjenduse ühe kuu jooksul, avalikult arhiivilt arvamuse saamisest arvates. (4) Dokumentide loetelu eest vastutaja (kavandi koostaja, loetelu kaasajastaja) määratakse asutuse asjaajamiskorras.

(1) Karksi valla asutuste dokumentide loetelud koostatakse tähtajatult asutuse funktsioonide kaupa. (2) Dokumentide loetelu peab koosnema järgmistest koostisosadest 1) tiitelleht; 2) sisukord; 3) veergude selgitus; 4) koodide, tähiste ning lühendite selgitus; 5) liigitusüksused (funktsioon, sari) ja nendega seotud andmete loetelu; 6) muud koostisosad vastavalt vajadusele (nt andmekogude tabel, dokumentide loetelu kasutamise selgitus jms). (3) Liigitusüksused ja nendega seotud kohustuslikud andmed on: 1) funktsiooni tähis ja nimetus (vajadusel allfunktsioon); 2) sarja tähis ja nimetus (vajadusel allsari); 3) sarja kuuluvate dokumentide eest vastutav ametnik või töötaja; 4) sarja säilitustähtaeg; 5) juurdepääsupiirang ja selle õiguslik alus (sarjadele, milles sisalduvatele dokumentidele võib juurdepääsupiirangud kehtestada); 6) vajalikud märkused (muud andmed erinevate dokumendihalduse ülesannete täitmiseks, nt teabekandja näitamine, juurdepääsuõiguste määramine, dokumente haldava infosüsteemi määramine jms). (4) Dokumentide loetelus järjestatakse funktsioonid 1) juhtimisfunktsioonid; 2) tugifunktsioonid; 3) põhifunktsioonid. (5) Dokumentide loetelu vormistamisel võetakse aluseks arhiivieeskirjas toodud vorm, vajadusel luuakse muude andmete kajastamiseks eraldi veerud.

(1) Dokumentide loetelu tuleb vähemalt iga asjaajamisaasta lõpus läbi vaadata ja vajadusel teha selles vajalikud muudatused. (2) Dokumentide loetelu muudab asutuse juht käskkirjaga. (3) Kui muudatused dokumentide loetelus on ulatuslikud (uute funktsioonide lisamine), esitatakse dokumentide loetelu muutmise kavand vähemalt kuu aega enne planeeritavat muutmist avalikule arhiivile arvamuse avaldamiseks. (4) Dokumentide loetelu muudetakse, kui 1) muutuvad liigitusüksused ja nendega seotud andmed; 2) avalik arhiiv teeb selleks motiveeritud ettepaneku. (5) Dokumentide loetelu liigitusüksuse tähiseid loetelu muutmisel ei muudeta ja suletud liigitusüksuste tähiseid uuesti ei kasutata. (6) Dokumentide loetelu muutmisel 1) uus funktsioon lisatakse dokumentide loetellu kõige viimaseks; 2) uus sari lisatakse funktsioonisiseselt kõige viimaseks; 3) sari, mis on suletud, tähistatakse vastava märkega; 4) sari, mis on ühendatud teise sarjaga, tähistatakse vastava märkega; 5) sari, mille pealkiri on muutunud, tähistatakse vastava märkega.

(1) Dokumentide loetelus sarjale määratud säilitustähtaeg määrab sarja kuuluva dokumendi säilitustähtaja. (2) Säilitustähtaeg määratakse kas 1) aastates, 2) või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega; 3) või alalisena. (3) Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise või saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. (4) Säilitustähtaeg võib olla kindlaks määratud seadusega või selle alusel antud õigusaktiga, muudel juhtudel määrab säilitustähtaja arhiivimoodustaja ise.

Kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta või -perioodi lõppu on kõik dokumentide eest vastutavad isikud kohustatud dokumentide loetelu järgi nende valduses ja kasutuses olevad dokumendid läbi vaatama ja korrastama.

(1) Vajadusel teeb dokumentide eest vastutav isik vastavale ametnikule või töötajale ettepaneku dokumentide arhiiviruumi üleandmiseks. Arhiiviruumi dokumente vastuvõttev isik määratakse asutuse asjaajamiskorraga. (2) Arhiiviruumi antakse üldjuhul alalise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid. Dokumendid antakse arhiiviruumi kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppu. (3) Dokumentide arhiiviruumi üleandmise kohta koostatakse akt. Akti märgitakse 1) dokumendid üle andnud ja vastu võtnud ametniku või töötaja nimi; 2) üleantava toimiku pealkiri ja arv; 3) toimiku tähis ja nimetus; 4) toimiku säilitustähtajad ja piirdaatumid. (4) Aktile kirjutavad alla dokumendid üle andnud ja vastu võtnud ametnik või töötaja. (5) Akt koostatakse kahes eksemplaris, millest ühte säilitatakse dokumentide üleandaja juures (kabinetis) ning teist dokumentide arhiiviruumi hoidmiseks vastu võtnud isiku juures. (6) Arhiiviruumi hoidmisele üle antud pikaajalise ja alalise säilitustähtajaga dokumendid korrastatakse arhiivieeskirjas sätestatud korras.

(1) Arhiiviruumis tuleb tagada arhiivieeskirjaga sätestatud nõuded. (2) Kui asutusel ei ole arhiivihoidlat, peavad pikaajalise ja alalise säilitustähtajaga dokumendid olema paigutatud arhiivikarpidesse, arhiivikarbid lukustatavatesse kappidesse ning ruumid, kus nimetatud kapid paiknevad, peavad vastama tuleohutusnõuetele ja olema valve all. (3) Arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise korra kehtestab asutuse juht käskkirjaga. (4) Arhiiviruumis olevate dokumentide hoidmise ja kasutamise eest vastutav isik määratakse asutuse asjaajamiskorras.

(1) Arhivaalide olemi jälgimiseks ning juurdepääsu tagamiseks koostab asutus arhivaalide loetelu. (2) Arhivaalide loetellu kantakse vähemalt järgmised andmed: 1) asutuse nimi; 2) funktsiooni nimi (vajadusel allfunktsioon); 3) sarja dokumentide loetelu järgne viit (vajadusel allsari); 4) sarja nimetus; 5) sarja säilitustähtaeg; 6) toimiku järjekorranumber sarjas; 7) toimiku pealkiri; 8) toimikute hulk; 9) toimikus sisalduvate arhivaalide piirdaatumid; 10) toimiku hoiukoht; 11) sarja juurdepääsupiirang ja õiguslik alus; 12) vajalikud märkused ( muud andmed nt hävitamise, üleandmise vms kohta). (3) Arhivaalide loetelu vormistamisel võetakse aluseks arhiivieeskirjas toodud vorm, vajadusel luuakse muude andmete kajastamiseks eraldi veerud. (4) Arhivaalide loetelu peetakse elektrooniliselt ning vajadusel tehakse sellest väljatrükid. (5) Muudatused sarja pealkirja, tähise, säilitustähtaja, juurdepääsupiirangu, asukoha, hävitamise, arhiiviväärtuse olemasolu vms kohta peavad kajastuma ka arhivaalide loetelus. (6) Arhivaalide loetelu koostamise ja pidamise eest vastutav ametnik või töötaja määratakse asutuse asjaajamiskorras.

(1) Asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikud ja muud üksused võetakse arhivaalide loetelus arvele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. (2) Arhivaalide hävitamiseni või avalikku arhiivi üleandmiseni hoitakse arhivaalid arhivaalide loeteluga vastavuses. Aasta või muu asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikud või muud üksused, mille säilitustähtaeg ei ületa kümmet aastat, võib loetleda summaarselt. (3) Arhivaalide hävitamiseks või üleandmiseks eraldamise korral tehakse arhivaalide loetelus märge arhivaalide väljumise kohta koos viitega hävitamis- või üleandmis-vastuvõtmisaktile.

(1) Asutuse valduses olevate avalike arhivaalide kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks koostatakse ja kehtestatakse ohuplaan. (2) Ohuplaanis nähakse ette arhivaalide kaitse, päästmise ja taastamise meetmed tõenäoliseks hädaolukorraks ning sellega kaasnevate tagajärgede likvideerimiseks. (3) Ohuplaani kehtestab asutuse juht eraldi oma käskkirjaga või mõne teise seadusest tuleneva ohutust ja päästetöid käsitleva akti osana.

Paberkandjal arhivaalid valmistatakse pikaajaliseks säilitamiseks ette järgmiselt: 1) arhivaalid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2) liigsed arhivaalide koopiad ja mittearhiiviaines eraldatakse; 3) arhivaalid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4) paberiga kontaktis olevad metallkinnitid eemaldatakse; 5) arhivaalid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi vms ja kinnitatakse nii, et säiliks arhivaalide terviklikkus; 6) avaliku arhiivi nõudel lehed nummerdatakse; 7) toimikud, mapid, karbid jms tähistatakse.

Tähistamiseks märgitakse toimikule, mapile, karbile vms vähemalt järgmised üksuse või üksuste identifitseerimiseks ja juurdepääsuks vajalikud andmed: 1) arhiivimoodustaja nimi; 2) struktuuriüksuse nimi; 3) pealkiri; 4) piirdaatumid; 5) tähis arhivaalide loetelu järgi.

Asutuse tegevuse käigustekkinud arhivaalid on avalikud arhivaalid ning juurdepääs avalikule arhivaalile on vaba alates tema loomisest või saamisest, kui sellele ei laiene arhiiviseaduses või muude õigusaktidega sätestatud juurdepääsupiirangud.

(1) Arhivaalidele juurdepääsu võimaldamiseks on asutus kohustatud asutuse või isiku taotluse alusel ning arhiiviseaduses ja arhiivieeskirjas sätestatud korras ja tingimustel: 1) väljastama arhivaalidest väljavõtteid, ärakirju ja koopiaid; 2) võimaldama tutvuda arhivaaliga asutuses kohapeal; 3) väljastama arhivaalide kohta teatisi. (2) Ametnik või töötaja, kelle ülesandeks on tagada arhivaalidele juurdepääs (edaspidi arhivaalide kasutamise eest vastutav isik), määratakse asutuse asjaajamiskorras.

(1) Ametnikud või töötajad, kellel on ameti- või tööülesannete täitmiseks vajalik kasutada arhivaale, mis on antud arhiiviruumi, esitavad sellekohase suulise taotluse arhivaalide kasutamise eest vastutavale isikule. (2) Arhivaalide kasutamise eest vastutav isik teeb arhiiviruumi antud originaaldokumendist koopia, ärakirja või väljavõtte või edastab arhivaali põhjal saadud informatsiooni. (3) Kui ametnikul või töötajal on ameti- või tööülesannete täitmiseks arhivaali vaja enda valdusse, registreeritakse kasutaja arhivaalide kasutamise registris. (4) Töökohal (kabinetis) asuvate arhivaalide kasutamise ja juurdepääsu tagamise eest vastutab ametnik, kelle valduses ja kabinetis arhivaal asub.

(1) Isikud ja asutused, kes soovivad arhivaale kasutada (tutvuda asutuses), peavad selleks esitama kirjaliku taotluse või tuleb arhivaali kasutaja registreerida arhivaalide kasutamise registris. (2) Arhivaalide kasutamise registrit täidab arhivaalide kasutamise eest vastutav isik. (3) Registrisse märgitakse vähemalt arhivaali kasutada sooviva isiku (taotleja) nimi, isikukood ja elu- või asukoht, juurdepääsu taotletava arhivaali nimetus või sisu kokkuvõte ning taotleja allkiri. (4) Kasutaja registreerimiseks on registrit pidaval isikul õigus nõuda arhivaalide kasutamist taotleva isiku tõendavat dokumenti.

(1) Teavet arhivaalide olemasolu kohta ja arhivaalides sisalduvat teavet vastusena isikute ja asutuste suulistele ja kirjalikele avaldustele vahendab arhivaalide kasutamise eest vastutav isik. (2) Arhivaalide kasutamise eest vastutav isik väljastab arhivaalide kohta 1) suulist teavet; 2) arhivaalide ametlikult kinnitatud koopiaid, ärakirju ja väljavõtteid; 3) arhivaalide kohta teatisi. (3) Teabe vahendamise viis valitakse vastavalt teabe taotleja vajadusele ning arhivaali tüübile ja liigile.

Suuliste taotluste vastusena väljastab arhivaalide kasutamise eest vastutav isik teavet ainult arhivaalide olemasolu kohta.

(1) Kirjaliku või suulise taotluse alusel väljastab arhivaalide kasutamise eest vastutav isik taotlejale arhivaalide ametlikult kinnitatud koopia, ärakirja või väljavõtte. (2) Koopia, ärakiri või väljavõte väljastatakse isikule võimaluse korral viivitamatult, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul avalduse saamisest alates.

(1) Arhivaali andmete alusel võib arhivaalide kasutamise eest vastutav isik taotlejale väljastada teatise. (2) Teatis vormistatakse asutuse kirjaplangile ning selles märgitakse 1) isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus; 2) teatises kasutatud arhivaali või arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse vähemalt dokumendi liik ja tema loomise või saamise kuupäev; 3) jutustav tekst, mis kajastab taotluse objekti; 4) arhivaali või arhivaalide leidandmed. (3) Teatise objekti või seda käsitlevate arhivaalide mõistmiseks vajalikud andmed, mida ei ole võimalik tuua teatises, esitatakse teatise kaaskirjas. (4) Teatis väljastatakse taotlejale võimaluse korral viivitamatult, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul vastava avalduse saamisest alates.

(1) Kui isik ei soovi arhivaalist koopiat, ärakirja või väljavõtet või kirjalikku teatist, võib ta soovi korral arhivaalidega tutvuda asutuses koha peal. (2) Isikule vajaliku arhivaali otsib arhivaalide kasutamise eest vastutav isik ning arhivaaliga võib tutvuda arhivaalide kasutamise eest vastutaja juuresolekul.

(1) Seaduses või selle alusel sätestatud avaliku ülesande täitmiseks või õigustatud erahuvi silmas pidades võib arhivaale anda juurdlus- ja eeluurimisorganile, kohtule või isikule tähtajaliseks kasutamiseks väljaspool asutust. (2) Arhivaali väljaspool asutust kasutamiseks tuleb isikul esitada asutusele põhjendatud kirjalik taotlus. Taotluses tuleb märkida aeg, mille jooksul arhivaali väljaspool asutust kasutada soovitakse. (3) Arhivaali väljastamise ning tagastamise kohta koostatakse akt, milles märgitakse 1) isiku nimi või asutuse nimetus, kellele arhivaal väljastati; 2) isiku või asutuse isikukood, registrikood, elu- või asukoha andmed; 3) väljastatud arhivaali nimetus, kuupäevad, sarja tähis arhivaalide loetelus; 4) arhivaali väljastanud ning vastuvõtnud isikute allkirjad. (4) Arhivaali asutusest välja andmisel teeb arhivaalide kasutamise eest vastutav isik sellest koopia.Koopiat säilitatakse arhivaali asutusse tagastamiseni.

(1) Arhivaalide kasutamise eest vastutav isik ei teosta arhivaalide väljaselgitamist vastusena isiku avaldusele, kui 1) avaldusest ei selgu taotluse esitaja isik ja tema kontaktandmed; 2) avaldusest ei selgu taotluse objekt; 3) avalduses esitatud lähteandmed ei ole küllaldased objekti käsitlevate arhivaalide leidmiseks; 4) avalduses taotletud arhivaalile on juurdepääs piiratud; 5) avaldusele vastamine nõuab kas lähteandmete puudulikkuse või küsimuse püstituse tõttu suuremahulist uurimist, mis väljub faktide ning toimingute kontrollimise või tõestamise ulatusest. (2) Lõike 1 punktides 2-5 toodud asjaoludest teatab arhivaalide kasutamise eest vastutav isik avalduse esitajale.

(1) Arhivaalid antakse avalikule arhiivile üle vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud nõuetele. (2) Arhiiviskeem, nimistu ja arhiivikirjeldus kooskõlastatakse arhiivieeskirjas sätestatud korras avaliku arhiiviga. (3) Arhiiviskeemi ja arhiivinimistu koostamise ning arhiivikorrastamise arhiivieeskirjas sätestatud alustel tagab arhivaalide kasutamise eest vastutav isik.

(1) Ettepaneku arhivaalide avalikku arhiivi üleandmiseks teeb asutuse juhile asutuse asjaajamise eest vastutav isik. (2) Asutuse juht esitab avalikule arhiivile arhivaalide üleandmiseks kirjaliku taotluse.

(1) Avalike arhivaalide ettevalmistamine üleandmiseks ja üleandmine toimub asutuse kulul. (2) Asutus peab taotlema vastavate kulude kavandamist asutuse eelarvesse.

Hävitatakse arhivaalid, mille säilitustähtaeg on lõppenud.

(1) Avalike arhivaalide hävitamiseks ettevalmistamisel koostatakse arhivaalide hävitamiseks eraldamise akti (edaspidi hävitamisakt) kavand. (2) Hävitamisakti kavand esitatakse hindamisotsuse tegemiseks avalikule arhiivile. (3) Pärast nõustuva hindamisotsuse saamist vormistatakse arhivaalide hävitamisel hävitamisakti kavandi alusel asutuse üldplangil hävitamisakt. (4) Hävitamisaktis ja hävitamisakti kavandis esitatakse hävitamiseks eraldatavate arhivaalide kohta vähemalt järgmised andmed: 1) tähis dokumentide loetelu või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi; 2) sarja või toimiku pealkiri (sarja ja toimiku pealkirjad peavad võimalikult täpselt näitama, mida ) hävitatakse, vajaduse korral selgitatakse toimikute sisu märkuste lahtris); 3) piirdaatumid; 4) toimiku või muude üksuste hulk; 5) viide õigusaktile, mis reguleerivad arhivaalide säilitamist või hävitamist; 6) märge arhivaalide hävitamise viisi kohta; 7) märge arhivaalide hävitamise aja, koha ning hävitaja kohta (täidetakse arhivaalidehävitamisel); 8) arhivaalide hävitamise eest vastutava isiku allkiri, nimi, ametinimetus. (5) Arhivaalide hävitamisakti vormistamisel võetakse aluseks arhiivieeskirjas toodud vorm.

(1) Osalise või täieliku kasutuskõlbmatuse tõttu hävitamisele kuuluvad arhivaalid, mille säilitustähtaeg ei ole möödunud, kopeeritakse enne hävitamist, kui seda võimaldab arhivaali seisukord. (2) Kopeerimise kohta koostab arhivaalide kasutamise eest vastutav isik akti.

(1) Arhivaalid hävitatakse avaliku arhiivi hindamisotsuse aluseks oleva hävitamisaktiga kindlaksmääratud mahus ühe kuu jooksul pärast arhivaalide hävitamist lubava hindamisotsuse saamist. (2) Arhivaal hävitatakse: 1) arhivaali füüsilise hävitamise teel (purustamine, põletamine jm) või 2) teabe kustutamisega selle kandjalt. (3) Arhivaalide hävitamise viisi otsustab arhivaalide kasutamise eest vastutav isik, arvestades 1) teabekandja tüüpi; 2) arhivaalile kehtestatud juurdepääsupiiranguid. (4) Arhivaalide hävitamise eest vastutab arhivaalide kasutamise eest vastutav isik.

(1) Arhivaalide hävitamine toimub asutuse kulul. (2) Asutus peab taotlema vastavate kulude kavandamist asutuse eelarvesse.

(1) Teenistuslikku järelevalvet ametiasutuse asjaajamise ning dokumentide arhiveerimise kehtestatud õigusaktidele vastavuse kohta teostab Karksi Vallavalitsus (täitevorgan). (2) Teenistuslikku järelevalvet ametiasutuse hallatava asutuse asjaajamise ning dokumentide arhiveerimise kehtestatud õigusaktidele vastavuse kohta teostab ametiasutus.

(1) Arhiivijärelevalvet asutustes teostavad riigiarhivaar ja ajalooarhiiv arhiiviseadusega sätestatud alustel ja korras. (2) Teabenõuete täitmise ja teabe nõuetekohase avalikustamise üle teostab järelevalvet Andmekaitse Inspektsiooni avaliku teabe seaduses sätestatud alustel ja korras. (3) Ametidokumentides eesti kirjakeele normi kasutamist kontrollib Keeleinspektsioon.

Asutused kannavad asjaajamist ning arhiveerimist reguleerivate õigusaktide rikkumise korral vastutust arhiiviseaduse, avaliku teabe seaduse ja kohaliku omavalitsuse korralduse seadusega sätestatud alustel.

Asutused on kohustatud oma asjaajamiskorrad viima kooskõlla käesoleva määrusega hiljemalt 1. jaanuariks 2012.

Määrus on jõustub 1. augustil 2011. a.