(1) Kohtla-Järve linna raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Kohtla-Järve linna raamatupidamise ja finantsaruandluse ühtse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine. (2) Sise-eeskiri lähtub Eesti finantsarvestuse standardist. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestusmeetodid tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest ning rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrusest nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“ (edaspidi avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend). (3) Linna majandusaastaks on eelarveaasta. (4) Kohtla-Järve linnale kui kohalikule omavalitsuse üksusele kohaldatakse avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis esitatud põhimõtteid saldoandmike esitamisel avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis esitatud kontoplaani järgi avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis sätestatud tähtaegadeks ja korras.
(1) Sise-eeskirjas on kasutatud mõisteid alljärgnevas tähenduses: 1) aruandeperiood – aruandeperioodiks on kalendrikuu, majandusaasta pikkus on 12 kuud; 2) kohustis – minevikus asetleidnud sündmuse tagajärjel raamatupidamis-kohuslasel lasuv võlg, mille tasumine eeldab tulevikus vara vähenemist; 3) kulu – aruandeperioodi väljaminekud, millega kaasneb varade vähenemine või kohustiste suurenemine; 4) mittesihtotstarbeline finantseerimine – ilma sihtotstarvet määramata toetuse liik; 5) tulu – aruandeperioodi sissetulekud, millega kaasneb varade suurenemine või kohustiste vähenemine ja mis suurendavad omakapitali; 6) vara – minevikus asetleidnud sündmuste tagajärjel tekkinud asjad ja õigused, mille üle on linnal valitsev mõju ja mis osalevad tulevikus tulu loomisel või teenuste osutamisel; 7) soetusmaksumus – vara eest tasutud summa või muu õiglane väärtus; 8) saldoandmik – avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis toodud kontode järjestatud saldod kontoplaani järgi, kus konsolideerimisgrupi üksuste omavahelised tulude ja kulude liikumised ja saldod on elimineeritud; 9) asutus – ühine nimetus Kohtla-Järve Linnavolikogu, Kohtla-Järve Linnavalitsuse, Kohtla-Järve Linnavalitsuse hallatavate asutuste kohta; 10) tütarettevõtjad – linna valitseva mõju all olevad juriidilised isikud, kelle finants- ja äripoliitika üle on linnal õigus otsustada; 11) sidusettevõtjad – linna olulise mõju all olevad ettevõtted ja sihtasutused; 12) sihtfinantseerimine – antud sihtotstarbelised ja teatud tingimustega seotud toetused, mille korral kasutatakse neid ainult teatud kulutusteks (avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis paragrahvid 26-28). (2) Lõikes 1 nimetamata mõiste kasutamisel lähtutakse raamatupidamises ja teistes raamatupidamist reguleerivates õigusaktides sisalduvates legaal-definitsioonidest, nende puudumisel sõna üldlevinud tähendusest.
(1) Kohtla-Järve linn (edaspidi linn) on raamatupidamise seaduse paragrahvi 2 lõike 2 mõistes raamatupidamiskohuslane. (2) Kohtla-Järve Linnavalitsus (edaspidi valitsus) korraldab raamatupidamist tsentraliseeritult. (3) Raamatupidamist korraldavad peaspetsialistid raamatupidamise alal vastavalt nende ametijuhendis sätestatule. (4) Finantsjuhtimises ja raamatupidamisarvestuses kasutavad asutused raamatupidamistarkvara Pmen.
(1) Raamatupidamisarvestuse korraldamine nii, et oleks tagatud aktuaalse, olulise, objektiivse ja võrreldava informatsiooni saamine eelarve täitmise finantsseisundi ja majandustegevuse kohta, lähtudes Eesti finantsarvestuse standardist. (2) Raamatupidamisarvestust peetakse tekkepõhiselt. Majandustehingute kirjendamine toimub vastavalt tehingu toimumisele, sõltumata sellest, kas tehingu eest raha on laekunud või üle kantud. (3) Vara kajastatakse selle raamatupidamiskohuslase bilansis, kes omab vara üle valitsevat mõju ja kannab vara kasutamisega seotud riskid. Linna finantsteenistuse raamatupidamises on need varad, kohustised ja kapital, mis ei ole linna ühegi hallatava asutuse bilansis. (4) Kohustised kajastatakse kas linna ametiasutuse või Kohtla-Järve Linnavalitsuse hallatava asutuse (edaspidi hallatav asutus) raamatupidamises, vastavalt sellele, kes on kohustatud seda täitma. (5) Linna maksu- ja lõivude tulud kajastatakse tulemiaruandes. (6) Linna varad, tulud, kulud, nõuded ja kohustised kajastatakse raamatupidamisaruandes, kusjuures asutusevahelised sisemised liikumised elimineeritakse. (7) Kassapõhine raamatupidamisarvestus on vastavalt tehingutele seotud raha laekumisele või väljamaksmisele pangakontodel. (8) Hallataval asutusel on oma registrinumber ja võivad omada arvelduskontosid pangaasutuses. Asutuse igapäevast tegevust juhib asutuse juht, kes vastutab asutusele eelarvega kinnitatud rahaliste vahendite sihipärase kasutamise eest. Asutuste raamatupidamist teostavad raamatupidajad asutustes kohapeal ja vastutavad raamatupidamisarvestuse õigsuse eest. (9) Linna valitseva mõju all olevad sihtasustused ja äriühingud juhinduvad raamatupidamise korraldamisel sise-eeskirja põhimõtetest. Korraldavad raamatupidamist ja finantsaruandlust iseseisvalt, kuid on kohustatud jälgima kohaliku omavalitsuse finantsjuhtimise seaduses ja avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis kehtestatud tähtaegu ja nõudeid saldoandmike esitamisel ja majandusaasta aruande koostamisel ja esitamisel konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande koosseisu.
(1) Valitsus ja hallatavad asutused dokumenteerivad ja kirjendavad oma toimunud majandustehingud kas koheselt peale tehingu toimumist või hiljemalt järgneva kuu 20. kuupäeval, et oleks tagatud aruandluse õiglane kajastamine ja aruandluse õigeaegne esitamine. Majandustehing on raamatupidamiskohuslase tehtud tehing või raamatupidamiskohuslast puudutav sündmus, mille tagajärjel muutub raamatupidamiskohuslase vara, kohustis või omakapitali koosseis. (2) Majandustehingu toimumist tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument peab vastama raamatupidamisseaduses sätestatud nõuetele. 2 (2¹) Asutus võtab teistelt raamatupidamiskohustuslastelt vastu ainult masintöödeldavaid arveid (edaspidi e-arveid), milledele kehtivad kõik algdokumendile sätestatud nõuded. 2 (2²) E-arveid säilitatakse elektroonilisel kujul e-arvete menetlussüsteemis ning neid ei trükita paberkandjale. E-arvete operaatorite vahetumisel säilitatakse arhiveeritud arved Kohtla-Järve Linnavalitsuse võrgukaustas. (3) Majandustehingud kirjendatakse kahekordse kirjendamise põhimõttel, näidates debiteeritavad ja krediteeritavad kontod. (4) Kulude ja kohustiste kirjendamise aluseks olevad dokumendid, mis on allkirjastatud selleks volitatud isikute poolt (edaspidi kulujuht) esitatakse raamatupidamisele mõistliku aja jooksul, et tagada nende õigeaegne kajastamine raamatupidamises. Raamatupidamisüksuse teenistujad ei tohi omada dokumentide allkirjastamisel volitatud isiku õigusi. Kulujuhid määrab asutuse juht oma käskkirjaga ja linnasekretär oma otsusega. (5) Raamatupidamise algdokumente ja raamatupidamiskirjeid ei ole lubatud parandada ega kustutada. Parandamist nõudvad raamatupidamiskirjed parandatakse paranduskirjetega, kus peab olema märge, millist raamatupidamiskirjet parandatakse. Kui parandus ei põhine algdokumendiga seoses, siis koostatakse parandust selgitav raamatupidamise õiend.
(1) Raamatupidamiskohuslased lähtuvad raamatupidamistehingute kirjendamisel avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis toodud kontoplaanist. Kontoplaanis on esitatud tehingupartnerite, tegevusalade, allikate ja rahavoogude koodide loetelu, mis on aluseks majandustehingute kirjendamisel. Kontodele lisatakse tehingupartneri, tegevusala, allika ja rahavoo koodid siis, kui kontoplaanis on konto vastavas veerus märge „nõutav“. (2) Tehingupartneri kood on nõutav linna konsolideerimisgrupi siseste tehingute eristamiseks ja konsolideeritud aruannete ja saldoandmiku koostamiseks. (3) Tegevusala kood on nõutav tulemiaruannete kontode korral, väljaarvatud maksutulud ja siirded. (4) Allika koodid on seotud reservide moodustamise ja kulutamisega. (5) Rahavoo kood on nõutav finantsinvesteeringute ja võlakohustiste kontodel investeerimis- ja finantseerimistegevuse rahavoo aruande koostamiseks. (6) Raamatupidamiskohuslasel on lubatud kasutada täiendavaid koode, näiteks allkontod, projektide koodid, kulukannetel tegevussuuna koodid, et eristada, milliste vahendite arvel kulusid tehakse.
(1) Vastavalt kohaliku omavalitsuse finantsjuhtimise seadusele koostatakse igal aastal linna eelarve ja jälgitakse selle täitmist lähtudes tekkepõhisest arvestusest. Tekkepõhise arvestuse pidamisel kasutatakse avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis esitatud klassifikaatoreid. (2) Linna raamatupidamise aastaaruanne sisaldab ka eelarve tekkepõhise täitmise aruannet vastavalt kohaliku omavalitsuse finantsjuhtimise seadusele.
(1) Raamatupidamise algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema vastavalt raamatupidamise seadusele järgmised andmed: 1) tehingu majanduslik sisu; 2) tehingute arvnäitajad (kogus, hind, summa); 3) tehingute osapoole nimed; 4) majandustehingut kirjendava raamatupidamiskohuslast esindava isiku allkiri, mis tõendab majandustehingu toimumist; 5) vastava raamatupidamiskirjendi number või koostatud raamatupidamislausend. (2) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamisõiend. (3) Linna tulude ja varade kirjendamise aluseks on peamiselt järgmised dokumendid: 1) pangakontode väljavõtted; 2) kassa sissetulekuorderid; 3) vara üleandmis-vastuvõtmis aktid; 4) varade või kohustiste ümberhindamise ja inventeerimise aktid; 5) müügiarved ja muud tulude algdokumendid; 6) raamatupidamisõiendid. (4) Linna kulude ja kohustiste kirjendamise kuludokumentideks on: 1) pangakontode väljavõtted; 2) hankijate ja teenuse osutajate arved; 3) palgaarvestuse ja maksude aruanded; 4) avansi- ja kuluaruanded; 5) varade mahakandmise, allahindluse, ümberhindluse ja inventeerimise aktid; 6) raamatupidamisõiend. (5) Kuludokumendi aktsepteerimisel kontrollib kulujuht, et majandustehingu aluseks olev dokument kajastab majandustehingut õigesti, et dokumendis toodud kogused, hinnad ja summad vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, et tehing on seaduspärane ja on kooskõlas eelarvega. Teostatud töid või vastuvõetud kaupu, teenuseid kajastavatele dokumentidele annavad kulujuhid allkirja, millega kinnitavad kauba või teenuse vastuvõtmist. Sõidukitele tehtavate kulude puhul märgitakse sõiduki registreerimisnumber, hoonetele tehtavate kulude puhul hoone nimi või aadress. Projektidega seotud kulude puhul projekti nimetus või number. Projektidest laekuvate vahendite arvel teostatavate kulude dokumendid viseeritakse projekti juhi ja/või kulujuhi poolt. (6) Linnapea ja hallatavate asutuste juhid viseerivad oma raamatupidamise kuludokumendid peale vastava kulujuhi kinnitust, välja arvatud valimiste korraldamisega seotud kuludokumendid, millede viseerijaks on linnasekretär. (7) Tuludokumendid aktsepteerib algdokumendi koostaja. (8) Raamatupidamisüksuse teenistujad teostavad tulu- ja kuludokumentide raamatupidamislikuks arvestuseks vajalike andmete kontrolli, ülekandedokumentide ettevalmistamise ja raamatupidamise infosüsteemi (programmi) sisestamise ning tagavad järgmiste põhimõtete jälgimise: 1) tehing on kooskõlas eelarvega; 2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri koodi, tegevusala, allika ja rahavookoodide õigsuse; 3) maksetähtpäeva ja tekkepõhise perioodi; 4) saaja andmed; 5) kas antud kauba, teenuse või muu eest ei ole varem juba tasutud; 6) kas tehingu toimumine on kulujuhi poolt kinnitatud; 7) raamatupidamisüksuse teenistuja allkirjastab majandustehingu kirjendamisel algdokumendi; 8) projektide väljamaksetaotlused allkirjastab projekti juht ja raamatupidaja. (9) Projekti juhi taotlusel esitab raamatupidaja projekti juhile pangakonto väljavõtte tema poolt nõutud perioodi kohta.
(1) Linn on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima tehingute toimumise ajal või kui see ei ole võimalik siis vahetult pärast seda. (2) Raamatupidamisarvestuses kasutatakse raamatupidamistarkvara Pmen, mis võimaldab seal kirjendatud majandustehingutest väljavõtted teha nii kontode kaupa kui ka kronoloogilises järjekorras. Tegemist on integreeritud raamatupidamistarkvaraga, ja ühes osas sisestatud andmed kanduvad automaatselt ka programmi teistesse osadesse. (3) Raamatupidamistarkvaras Pmen kasutatavad raamatupidamisregistrid on järgmised: 1) kassa ja panga sissetulekute ja väljaminekute register; 2) arvelduste register (nõuded, kohustised, klientide register); 3) põhivarade register; 4) teenistujate ja palgaarvestuse register; 5) pearaamat.
(1) Raamatupidamise algdokumente säilitatakse seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati, välja arvatud projektide algdokumendid, mida tuleb säilitada vastavalt projekti programmi või projekti tingimustele ettenähtud aja. Projektide raamatupidamise dokumentatsioon peab olema eristatud teistest raamatupidamise dokumentatsioonidest. (2) Raamatupidamise registreid, lepinguid ja raamatupidamise aruandeid, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, säilitatakse seitse aastat vastava majandusaasta lõpust. (3) Raamatupidamisregistrid, mis on loodud elektrooniliselt, säilitatakse ka elektrooniliselt, milliste loetavus peab olema tagatud kogu säilitusperioodi jooksul. (4) Raamatupidamise aastaaruanne säilitatakse alaliselt.
(1) Raamatupidamise ja eelarve täitmise aruanded koostatakse, kontrollitakse ja esitatakse kooskõlas ametijuhendite, töölepingute, võlaõigusliku lepingute ning kehtestatud tööjaotusega. (2) Tehingupartnerite nimekirjas iseseisvat tehingupartneri koodi omavad linna raamatupidamiskohuslased, tütarettevõtjad ja sihtasutused on kohustatud: 1) esitama saldoandmikke avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis ettenähtud korras ja aegadel; 2) esitama majandusaasta aruande; 3) informeerima Rahandusministeeriumi muudatustest tehingupartnerite nimekirjas. (3) Sidusüksused on kohustatud esitama nõuetekohaselt koostatud ja kinnitatud majandusaasta aruanded valitsusele. (4) Eelarve tekkepõhise täitmise aruanne koostatakse kõigi raamatupidamisüksuste ja hallatavate asutuste andmete alusel ja esitatakse Rahandusministeeriumile nende poolt kehtestatud mahus ja tähtaegadel. (5) Statistilised aruanded koostatakse ja esitatakse Statistikaametile ettenähtud mahus. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt vastavalt seaduses ettenähtud tähtaegadel. Hallatavad asutused esitavad aruanded iseseisvalt. (6) Sotsiaaltoetuste ja –teenuste arvestamise aruanded koostatakse ja esitatakse Sotsiaalministeeriumile elektrooniliselt, sotsiaalteenuste ja –toetuste andmeregister (STAR) kaudu, mis on riigi keskne andmekogu/infosüsteem.
(1) Valitsus esitab ametiasutuste ja hallatavate asutuste kohta saldoandmikke avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis ettenähtud korras, vormis ja tähtaegadel. Tütarettevõtjad ja linna valitseva mõju all olevad sihtasutused esitavad oma saldoandmikud ise avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis ettenähtud korras ja tähtaegadel. (2) Saldoandmikud sisestatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi, mille kasutajaõigused väljastab Rahandusministeerium. (3) Linna kui majandusüksuse konsolideeritud raamatupidamisaruande koostamiseks moodustatakse saldoandmik, milles linna ja tema valitseva mõju all olevate sihtasutuste ja tütarettevõtete ühesuguste kontokombinatsioonide saldod liidetakse rida-realt meetodil ja nende omavahelisi nõudeid, kohustisi, netovara, tulusid ja kulusid kajastavad kontokombinatsioonide saldod, mille tehingupartneri koodi kolm esimest numbrit on samad ja neljas number on 0 kuni 5, elimineeritakse.
(1) Valitsus koostab majandusaasta aruande avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis ettenähtud korras. (2) Majandusaasta aruande kinnitab Kohtla-Järve Linnavolikogu (edaspidi volikogu). Majandusaasta aruanne koosneb tegevusaruandest, raamatupidamise aastaaruandest ja audiitori hinnangust linna majandusaasta aruandele. Raamatupidamise aastaaruanne koosneb bilansist, tulemiaruandest, rahavoogude aruandest, netovarade aruandest, eelarve tekkepõhise täitmise aruandest, arvestusmeetodite ja hindamisaluste kirjeldusest. (3) Linna tütarettevõtjad ja linna valitseva või olulise mõju all olevad sihtasutused koostavad oma majandusaasta aruande vastavalt raamatupidamise seaduses ja Raamatupidamise Toimkonna juhendites sätestatud korrale ja vormile ja esitavad auditeeritud aastaaruanded valitsusele kohaliku omavalitsuse finantsjuhtimise seaduses ettenähtud tähtajaks, mis on vajalik linna konsolideeritud majandusaasta aruande koostamiseks. (4) Valitsusel on õigus küsida hallatavatelt asutustelt ja linna valitseva mõju all olevatelt sihtasutustelt ja tütarettevõtjatelt täiendavat informatsiooni, mis on vajalik majandusaasta aruande koostamiseks.
Valitsuse, Kohtla-Järve Linnavolikogu Kantselei ja hallatavate asutuste vahelisi tulude ja kulude vastastikusi üleandmisi nimetatakse siireteks. Linna eelarve täitmise aruande ja majandusaasta aruande koostamisel elimineeritakse linna ametiasutuste ja hallatavate asutuste omavahelised siirded.
(1) Linna rahalisi vahendeid hoitakse pankades arvelduskontodel ja sularahana asutuste kassas. (2) Rahaliste vahendite hoidmiseks ja arvelduste teostamiseks on linnal ja tema hallatavatel asutustel avatud arvelduskontod pangas. (3) Pangaarvelduste teostamiseks kasutatakse pangaprogramme ja ülekandeid teostatakse elektrooniliselt. Raamatupidamisüksuses määratakse teenistuja ametijuhendis, kelle on õigusteostada rahalisi ülekandeid. (4) Sularahaoperatsioonide teostamise õigus antakse raamatupidajale või muule teenistujale, kellel on varaline vastutus. Sularahatehingute kohta koostatakse elektrooniliselt kassa sissetuleku ja kassa väljamineku order. Asutuse juht, kus toimub sularaha vastuvõtmine, on kohustatud tagama raha säilimiseks vajalikud tingimused ja kehtestama kassa sularahalimiidi käskkirjaga.
(1) Nõudeid kajastatakse korrigeeritud soetusmaksumuse meetodil (Raamatupidamise Toimkonna juhend 3) tekkepõhiselt ja sõltuvalt nende sisust jaotatuna lühi – ja pikaajaliseks, lähtudes sellest kas nõude eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansipäevast kuni üks aasta või kauem. Nõudeid kajastatakse selle asutuse bilansis, kelle tegevuse tagajärjel nõue on tekkinud. (2) Nõuete osas peetakse analüütilist arvestust iga nõude kohta eraldi. Lastevanemate tasu lasteaias võetakse arvestuslikult jooksva kuu eest ette ja kuu lõppedes reguleeritakse vastavalt lapse tegelikule kohalviibimisele. Lastevanemate poolt tasutud summast kaetakse esmalt õppetasu ja seejärel kaetakse toitlustuskulud. (3) Kord kvartalis hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust iga nõude kohta eraldi ja kantakse ebatõenäoliseks vastavalt avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendis sätestatud korrale. Kui nõue on kantud ebatõenäoliselt laekuvaks ja hiljem selgub, et nõude laekumine on täiesti ebareaalne, tunnistatakse nõue lootusetuks. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki. Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad saadava nõude tulu. Nõude lootusetuks tunnistamisel lähtutakse linnavara valitsemise korrast. (4) Pikaajalised intressis mitteteenivad nõuded võetakse esialgselt arvele saadaoleva tasu õiglases väärtuses, milleks on nõude nüüdisväärtus, kasutades diskontomäära 4% aastas. (5) Ettemaksed võetakse arvele soetusmaksumuses. Ettemaksed tulevaste perioodide eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. Erandina võib ettemakset kanda kuluks koheselt, kui ta on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt kokku. (6) Linna arvelduskontoga seotud deebet– ja krediitkaardi saamiseks esitatakse taotlus. Asutuse juhi taotluse alusel väljastab pank vastava kaardi. Kaardivaldaja vastutab kaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Kaarti võib kasutada ainult töö– ja teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute tegemiseks. Isiklike ostude tegemine kaardiga on keelatud. Kaardivaldaja ja tema kasutada lubatud deebet– ja krediitkaardi limiidid kinnitatakse asutuse juhi käskkirjaga. (7) Kaardivaldaja ei tohi anda PIN-koodi ja maksekaarti kolmanda isiku valdusesse ega jätta kohta, kus ta võib sattuda kolmanda isiku valdusesse. Kaardivaldaja on kohustatud hüvitama kulud maksekaardi mittesihipärase kasutamise korral. (8) Kaardivaldaja esitab raamatupidamisele jooksva kuu jooksul tehtud tehingute kohta majanduskulude aruande koos algdokumentidega hiljemalt järgmise kuu esimeseks tööpäevaks.
(1) Töötasude, lisatasude, hüvitiste ja muude rahaliste tasude arvestamise aluseks on asutuse juhi käskkiri või tööleping. Võlaõiguslike lepingute alusel töötaja esitab veel aruande teostatud tööde kohta. Tööaja arvestus tabelid on igakuiselt aluseks töötasu arvestamiseks. Asutused määravad ise töötasude väljamaksmise kuupäevad. (2) Töötasu arvestus sisaldab teenistujale palgaarvestamist, puhkusetasude ja haigustasude arvestamist, ühekordsete väljamaksete arvestamis- ja võlaõiguslike lepingute alusel töötasu arvestamist, samuti töötasust kinnipidamiste teostamist maksuseaduste alusel ja täitedokumentide järgi tehtavaid kinnipidamisi. (3) Töötasu makstakse kord kuus teenistuja isiklikule pangakontole. Puhkusetasu makstakse hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minekut või sellele järgneval palgamaksmise päeval, kui teenistuja on seda soovinud. Koos puhkusetasuga makstakse teenistuja soovil ka eelneva perioodi töötasu. (4) Töötasu, lisatasude ja hüvitiste maksmise korda sätestab Kohtla-Järve linna ametiasutuse palgajuhend ning Kohtla-Järve Linnavalitsuse hallatavate asutuste töötajate töötasustamise ja toetuse maksmise kord. (5) Töötasu maksmise kuupäevast erineval ajal on lubatud maksta ka toetusi, preemiaid ja muid ühekordseid tasusid vastavalt asutuse juhi käskkirjale.
(1) Majanduskuludeks antakse teenistujale vastavalt vajadusele avanssi. Avanss kantakse teenistuja pangakontole. Iga aruandev isik on kohustatud esitama hiljemalt kalendrikuu viimaseks kuupäevaks majanduskulude aruande, millele on lisatud tehtud kulutuste kohta originaaldokumendid. Enne järgmise majandusavansi saamist kontrollib raamatupidaja, kas eelnevalt saadud avansi kohta on aruanne esitatud. (2) Töö– ja teenistuslähetuseks loetakse teenistuja sõitu tööülesannete täitmiseks väljapoole alalist töö tegemise kohta. Lähetusele saatmine vormistatakse asutuse juhi käskkirjaga. Kui lähetatu soovib sõiduks lähetuskohta kasutada isiklikku sõiduautot, siis esitab ta sellekohase avalduse asutuse juhile. Asutuse juht märgib sellisel juhul käskkirjas, kuidas toimub tasumine isikliku sõiduauto kasutamise eest. (3) Töö– ja teenistuslähetuse kulud hüvitatakse Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud vastava korra kohaselt. (4) Lähetuselt saabumisel esitatakse raamatupidamisele lähetuskulude aruanne ja lisatakse lähetusega seoses olevad kuludokumendid. (5) Lähetatul on õigus saada lähetuskulude katteks avanssi, mis kantakse tema avalduse alusel teenistuja pangakontole. (6) Välislähetusesse saatmisel märgitakse asutuse juhi käskkirjas ka maksmisele kuuluv päevaraha suurus. Lähetuselt saabudes esitatakse lähetuse kohta aruanne.
(1) Materiaalne põhivara võetakse soetamisel arvele tema soetusmaksumuses, mis sisaldab ostuhinda ning otseselt soetamisega seotud kulusid (näiteks projekteerimine, transport, paigaldamine, katsetamine). (2) Materiaalse ja immateriaalse põhivara kapitaliseerimise alampiir on 5 000 eurot ilma käibemaksuta, välja arvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest. Väiksema soetusmaksumusega objektide ostuhind kajastatakse perioodikuluna. Käibemaksu ei kapitaliseerita. (3) Hilisemad kulutused põhivarale kapitaliseeritakse ainult juhul, kui need pikendavad vara kasulikku eluiga ning tõstavad kvaliteeti üle tema esialgse taseme, mitte ainult ei taasta seda (nii nimetatud parendused või rekonstrueerimisväljaminekud). Tavapärased remondi– ja hoolduskulud, mis taastavad või säilitavad vara esialgset taset, kantakse kuludesse nende toimumise hetkel. (4) Kui teatud põhivara komponendid vajavad regulaarset uuendamist või väljavahetamist, kajastatakse need raamatupidamises eraldi ülejäänud sama põhivara objektist. Selliseid komponente amortiseeritakse nende kasuliku eluea jooksul, mis on tavaliselt lühem, kui objekti eluiga, mille juurde nad kuuluvad. Parendustega seotud kulud lisatakse põhivara soetusmaksumusele ainult juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele Raamatupidamise Toimkonna juhendi 5 tähenduses ja vara bilansis kajastamise kriteeriumile ning kulutuste maksumus on kapitaliseerimise alammäärana sätestatud summa ilma käibemaksuta. Asendatav komponent kantakse bilansist maha isegi juhul, kui see ei olnud eelnevalt eraldi komponendina arvel. Kui asendatava komponendi algne soetusmaksumus ja sellest tulenev jääkmaksumus ei ole teada, võib seda hinnata, lähtudes antud komponendi tänasest soetusmaksumusest, arvestades maha hinnangulise kulumi. (5) Põhivara komponentideks hoonete puhul on: 1) katus; 2) ventilatsiooni- ja tuletõrjesüsteem; 3) liftisüsteem; 4) uksed, aknad; 5) põhikonstruktsioon (vundament, seinad, põrand ja lagi); 6) küttesüsteemid; 7) vee- ja kanalisatsiooni süsteem; 8) nõrk- ja tugevvoolu süsteem. (6) Põhivara valdamine, kasutamine, kasutusse andmine, võõrandamine, koormamine ja muul viisil käsutamine (ka mahakandmine) on reguleeritud linnavara valitsemise korraga. Põhivara registreerimise vararegistris korraldab teenistuja, kelle töökohustuste hulka kuulub vararegistri pidamine ja muudatuste tegemine nendes registrites. (7) Põhivara kajastatakse selle raamatupidamisüksuse bilansis, kes omab antud vara üle valitsevat mõju ja kannab põhilisi vara kasutamisega seotud riske. Raamatupidamises peetakse põhivara kohta arvestust põhivarakaartidel, kus on kogu informatsioon põhivaraga toimunust (parendustest lisandunud summad ja nende toimumise aeg). Arvestust peetakse põhivara liikide viisi ja varaliselt vastutavate isikute lõikes. (8) Varad maksumusega 320 eurot kuni 5 000 eurot (ilma käibemaksuta) ning kasutuskestvusega üle ühe aasta, kantakse raamatupidamises soetamisel koheselt kuluks ja nende varade kohta peetakse bilansivälist arvestust. Bilansiväliste varade arvestuse täpsustava korra võib vajadusel kehtestada raamatupidamisüksus asutusesiseselt. Tooraineid ja materjale võib kanda koheselt kuluks, kui arve summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Vara või teenuse soetusdokumendil tehakse märge kulukoha kohta, kus või milleks materjali kasutatakse. (9) Raamatute kohta peetakse arvestust raamatukogude kartoteekides ja eraldi bilansivälist arvestust raamatupidamises ei peeta.
(1) Materiaalse põhivara objektide soetusmaksumus amortiseeritakse kulusse nende kasuliku eluea jooksul igakuuliselt lineaarsel meetodil alates põhivara kasutuselevõtmise kuust kuni selle täieliku amortiseerumiseni või kasutusest eemaldamise kuule eelneva kuuni. Kui 100%-liselt amortiseerunud vara on veel kasutuses, kajastatakse nii soetusmaksumust kui kulumit bilansis seni, kuni vara on lõplikult kasutusest eemaldatud. Kui vara eemaldatakse lõplikult kasutusest tuleb amortiseerimine lõpetada ning sõltuvalt edaspidisest, kas kantakse maha või hinnatakse tõenäolise realiseerimismaksumuseni (kui kavatsetakse vara müüa). Põhivara liikidel, millel ei ole määratud täpset amortisatsiooni, teeb ettepaneku selle kehtestamiseks vara tundev spetsialist. (2) Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, tuleb neid komponente arvestada raamatupidamises eraldi varadena, määrates komponentidele erinevad amortisatsiooninormid. (3) Ei amortiseerita maad, bioloogilisi varasid, püsivaid kunstiväärtusi ning piiramata kasutuseaga muuseumieksponaate ja raamatuid. (4) Põhivarade amortiseerimisel kasutatakse järgmiseid amortisatsiooninorme: 1) hooned – 5%; 2) rajatised – 10%; 3) masinad, seadmed ja inventar – 20%; 4) arvutustehnika – 35%; 5) immateriaalne põhivara (tarkvara, õigused) – 20%.
(1) Kohustiste kajastamisel lähtutakse tekkepõhisuse printsiibist, mille järgi kõik aruandeperioodiga seotud kohustised kajastatakse aruandeperioodi bilansis, sõltumata sellest, millal arve saadi või tasuti või kui kohustise olemasolust saadi teada alles peale aruandeperioodi lõppu. (2) Ettemaksetena saadud tulu võetakse arvele kohustisena ning kantakse tuludesse olenevalt perioodist, mille eest tulu saadi. Avaliku sektori üksuste vaheliste tehingute korral lepivad poole kajastamise viisi omavahel kokku. (3) Laenukohustisena kajastatakse bilansis kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustised, millega kaasneb intressikulu. (4) Rendilepingute kajastamisel juhindutakse Raamatupidamise Toimkonna juhendist 9, mis käsitleb renditehingute kajastamist nii rendileandja kui ka rendile võtja raamatupidamises. Rendilepingud jagatakse kasutus– ja kapitalirendiks. Rendilepingu kajastamine raamatupidamises toimub kasutus– või kapitalirendina, sõltumata sellest kuidas lepingut nimetatakse. Rendilepingut loetakse kapitalirendiks, kui on täidetud vähemalt üks allpool toodud kriteeriumitest: 1) renditava vara omandiõigus läheb rendiperioodi lõppedes üle rentnikule; 2) lepinguperiood katab suurema osa (üle 75%) renditava vara majanduslikust elueast, isegi kui omandiõigus ei lähe üle; 3) rendi jõustumise hetkel on rendimaksete miinimumsumma nüüdisväärtus peaaegu sama suur (üle 90%) kui renditava vara õiglane väärtus.Kui ükski neist kriteeriumitest ei ole täidetud on tegemist kasutusrendiga. (5) Kasutusrendi puhul linn renditavat vara oma bilansis ei kajasta. Kasutusrendi kulude kohta peetakse tekkepõhist arvestust see tähendab, et kulu kantakse selle perioodi kulusse, mille eest renti maksti. Renditav objekt on rendileandja bilansis edasi. (6) Kapitalirendi puhul kanduvad kõik olulised renditava vara omandiga seonduvad riskid ja hüved üle rentnikule, mistõttu rendileandja eemaldab vara oma bilansist ja asendab selle kapitalirendi nõudega. (7) Kapitalirendi puhul võtab rentnik renditava vara oma bilansis arvele rendimaksete nüüdisväärtuses. Samas summas võetakse arvele ka kapitalirendi kohustus. Rendimaksed jaotatakse finantskuluks ja kohutuse jääkväärtuse vähendamiseks.
(1) Maksutulude üle peetakse arvestust tekkepõhiselt ja kajastatakse hetkel, kui on võimalik usaldusväärselt hinnata nõudeõiguse suurust. Maksudeklaratsioonide alusel kogutavate maksude nõuded kajastatakse deklaratsiooni laekumise hetkel, näidates maksutulu selles perioodis, mille kohta deklaratsioon on esitatud. Riiklike maksude laekumisi kajastatakse laekumisel kassapõhiselt ja kuu lõppedes tehakse tekkepõhised korrigeerimiskanded Maksu- ja Tolliametilt saadud sellekohase teatise alusel. (2) Lõivude– ja trahvitulude arvestus toimub analoogiliselt maksutulude arvestusele. Väikeste lõivusummade korral (kuni 200 eurot) tehingu kohta kajastatakse lõivutulu kassapõhiselt laekumisel. Enne tehingu teostamist kontrollib teostaja, kas lõiv on tasutud. (3) Teenuste eest saadav tulu võetakse tekkepõhiselt arvele koostatud arve alusel. (4) Finantstuluna kajastatakse investeeringutelt teenitud intresse, mis kajastatakse tekkepõhiselt perioodis, mille eest intressi arvestatakse.
(1) Toetustena arvestatakse linna poolt saadud või antud rahalisi vahendeid jooksvateks või kapitalikuludeks, mis ei kuulu tagastamisele. Toetused võivad olla nii rahalised kui ka mitterahalised. Valitsuse ja hallatavate asutuste vahelisi antud ja saadud vahendeid ei loeta toetusteks, vaid kajastatakse siiretena. (2) Toetused jagunevad riigi õigusaktidest tulenevateks sotsiaaltoetusteks, siht- ja mittesihtfinantseerimiseks ja välisabiks. (3) Riiklikud- ja linna eelarvest makstavad sotsiaaltoetused makstakse välja volikogu poolt kehtestatud sotsiaalhoolekandelise abi andmise korra ning valitsuse poolt kehtestatud piirmäärades pädeva isiku haldusakti alusel. (4) Toimetulekutoetus määratakse ja makstakse välja vastavalt sotsiaalhoolekande seadusele. (5) Sotsiaaltoetused makstakse isikule ülekandega tema poolt avaldusel märgitud pangakontole. Erand juhul võib maksta isikule toetust sularahas kassast. (6) Toetust kajastatakse raamatupidamises raha laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval. Sõlmitud lepingutega saadaolevaid toetusi, mida pole veel ülekantud ja millega seoses kulusid ei ole tekkinud, bilansis ei kajastata. (7) Sihtfinantseerimine on mitterahaline, kui see toimub vara üleandmisena. Saadud vara võetakse raamatupidamises arvele tema õiglases väärtuses. (8) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel järgitakse tulude ja kulude vastavuse printsiipi, mille kohaselt kajastatakse tulu sihtfinantseerimisest proportsionaalselt sellega seonduvate kuludega. (9) Tegevuskuludeks saadud ja antud sihtfinantseerimist võib kajastada arvestuse lihtsustamiseks ka kohesel laekumisel tuluna ja ülekandmisel kuluna. Avaliku sektori sisese sihtfinantseerimise korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku. (10) Projekti teostamiseks saab taotleda sildfinantseerimist, juhul kui on olemas projekti rahastaja positiivne rahastamise otsus kuid vajalikud kulutused tuleb teha enne linna omavahenditest, mille rahastaja hiljem hüvitab.
(1) Tegevuskulusid kajastatakse vastavalt avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendile. Tegevuskulude kannetel kasutatakse tegevussuuna tunnuseid, mis eristavad milliste vahendite arvel kulud tehakse: 1) tunnus 11 - kohaliku omavalitsuse omavahendid; 2) tunnus 12 – riigieelarve vahendite arvel; 3) tunnus 13 – majandustegevusest laekuvate vahendite arvel; 4) tunnus 14 – sihtfinantseerimise vahendite arvel. (2) Tööjõukulusid arvestatakse tekkepõhiselt perioodis, mille eest kulu arvestati. (3) Tööjõukuludega seotud maksukulud kajastatakse tekkepõhiselt selles perioodis, mille eest kulu arvestati. Kinnipeetud maksud kajastatakse kohustisena selles perioodis, millises tekkis maksukohustis. (4) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasu kohustist hinnatakse ümber üks kord aastas aruande aasta lõpu seisuga. Puhkusetasude eraldise suurenemine kajastatakse aruandeperioodi kuluna (vähenemine kulu vähenemisena). Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitatakse personalitöötaja poolt raamatupidamisele hiljemalt aruandeaastale järgneva jaanuari kuu 10 kuupäevaks. (5) Tegelikult arvestatud puhkusetasu ja sellega seonduv maksukulu jaotatakse nendesse kuudesse, mille eest see oli arvestatud. (6) Hüvitis töölepingu või teenistussuhte lõpetamisel kajastatakse kuluna töölepingu või teenistussuhte lõpetamise hetkel, sõltumata sellest, millal tegelikult hüvitis välja maksti.
(1) Kulusid riigile makstavate maksude ja muude makstavate maksude, lõivude ja trahvidega kajastatakse nende tekkimise perioodil. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile ametile elektrooniliselt. (2) Põhivara eest, tasutud, tagastamisele mittekuuluv käibemaks kajastatakse kuluna põhivara soetuse perioodis. Põhivara eest tasutud ettemaksule lisatud käibemaks kajastatakse esialgselt ettemakstud tulevaste perioodide kuluna. (3) Maksmata, kuid Maksu- ja Tolliametile deklareeritud maksud kajastatakse kohustisena ja saldod peavad iga aruandeperioodi lõpul võrduma Maksu- ja Tolliameti saldodega.
(1) Asutused on kohustatud inventeerima oma varasid (sealhulgas ka bilansiväliselt arvestatavaid varasid) ja arveldusi vähemalt üks kord aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. Inventeerimise põhiülesandeks on tegeliku olemi väljaselgitamine, teha kindlaks üleliigsed ja kasutult seisvad, hävinenud või kadunud varad. Hinnatakse vara kasuliku elueaõigsust, lähtuvalt järelejäänud elueast. (2) Asutuse juhid määravad oma käskkirjaga inventuuri toimumise aja ja inventeerimisekomisjoni koosseisu. Samas käskkirjas märgitakse inventuuride tulemuste raamatupidamisele esitamise ja koondakti inventeerimise tulemuste kohta esitamise tähtajaga asutuse juhile kinnitamiseks. Inventuuride õige ja õigeaegse läbiviimise eest vastutavad asutuse juhid. (3) Raamatupidamisüksused valmistavad ette varade inventeerimiseks vajaliku dokumentatsiooni, mis edastatakse inventeerimiskomisjoni esimehele. (4) Nõuete ja kohustiste inventeerimisel on selleks saldokinnituskiri, pangakonto väljavõte või mõni muu dokument, mis kinnitab nõude või kohustise õigsust. (5) Inventeerimise lõppedes esitatakse inventuuriaktid raamatupidamisele võrdlemiseks. (6) Varade, nõuete ja kohustiste inventeerimise ajaline korraldamine toimub järgmiselt: 1) sularaha- ja pangakontod – igapäevane saldode võrdlemine. Pangakontode saldokinnitused majandusaasta lõpu seisuga. Sularaha kassa kontrollimine vähemalt kaks korda aastas; 2) maksunõuded ja kohustised – saldode võrdlus E-Maksu- ja Tolliameti kontokaardiga saldoandmiku perioodi lõpus; 3) nõuded ja ettemaksed – igakuiselt allregistri võrdlus bilansikontoga. Saldovõrdlused tehingupartneritega kvartali saldoandmiku esitamisel. Majandusaasta lõpul saldokinnituskirjad kõigilt olulistelt deebitoridelt; 4) finantsinvesteeringud – pankade kinnituskirjad laenu– ja intressi kohustise kohta; 5) põhivara ja kinnisvarainvesteeringud – vähemalt üks kord aastas seisuga 1. detsember; 6) kohustised ja saadud ettemaksed – igakuiselt allregistrite võrdlus bilansikontodega. Saldo kinnituskirjad kõigilt olulistelt kreeditoridelt majandusaasta lõpu seisuga; 7) tulud ja kulud – saldovõrdlused tehingupartneritega iga kvartal peale saldoandmiku esitamist.
(1) Sularaha inventeerimisel osaleb vähemalt kaks inimest ja sularaha tehingute eest vastutav isik. Inventuuri käigus loetakse kogu kassas olev sularaha ja tulemused kantakse inventuuri akti ja allkirjastatakse ning edastatakse raamatupidamisele, kus toimub akti vastavuse võrdlus raamatupidamisandmetega. (2) Pangakontodel rahaliste vahendite inventeerimine toimub pangaväljavõtete alusel igapäevaselt ja aasta lõpul panga kinnituskirjaga. (3) Finantsinvesteeringute inventeerimisel toimub nende periodiseerimine lühiajaliseks ja pikaajaliseks. (4) Nõuete ja ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi järgmised protseduurid: 1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine vajadusel allahindluse kajastamine; 3) nõuete jaotus lühi- ja pikaajaliseks; 4) intressikandvate nõuete puhul intressiarvestus; 5) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamisandmetega. (5) Materiaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute ja bilansiväliste varade inventeerimisel viiakse läbi järgmised protseduurid: 1) lugemislehtedel kajastatakse varade kogused ja maksumused ning andmed põhivara järelejäänud amortisatsiooni perioodi kohta. Inventeerimiskomisjoni poolt kantakse lugemislehele vara tegelik seis, mis hinnatakse inventeerimise ajal; 2) hinnatakse vara ümberhindluse teostamise vajadust; 3) inventuuri lõppaktis tuuakse välja kasutamiskõlbmatu ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku realiseerimismaksumust; 4) veendutakse põhivara amortisatsioonimäärade õigsuses; 5) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille põhjal koostab raamatupidamisüksus vastavad korrigeerimiskanded. Inventuuri lõppakt on dokument, mis koondab asutuse põhivara ning väheväärtusliku vara inventeerimise tulemused. Inventuuri lõppakt vormistatakse varagruppide lõikes. Lõppakti allkirjastavad komisjoni esimees ja liikmed. Akti kinnitab asutuse juht. (6) Kohustiste inventeerimisel viiakse läbi järgmised protseduurid: 1) kohustiste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) intressi kandvate kohustiste nagu laenud tekkepõhine intressiarvestus; 3) maksukohustise saldode võrdlemine E–maksuameti saldodega; 4) saldokinnituskirjade saatmine ja meile saadetud saldode võrdlemine. (7) Majandusaasta lõpul võrreldakse saldosid oluliste hankijatega, kelle saldo ületab aruandeaasta lõpul 1 000 eurot. Saldode erinevuse korral selgitatakse erisuste põhjused. (8) Toiduaineid inventeeritakse asutusesiseselt üks kord kvartalis.
(1) Dokumendikäibe korraldus peab tagama dokumentide õigeaegse töötluse ja säilitamise. (2) Dokumendikäibe ja raamatupidamisele esitamise tähtajad kehtestab iga asutus asutusesiseselt. (3) Raamatupidamises kontrollitakse majandustehingu toimumist kinnitava dokumendi vastavust kehtestatud nõuetele ja kehtivatele seadustele ning tehing kirjendatakse kahekordse kirjendamise põhimõttel deebet- ja kreeditkontodel. (4) Kauba või teenuse tellimisel on soovitav lepingu sõlmimine ja vältida lepingu tingimustes ettemaksete tegemist.
(1) Varad maksumusega alates 320 eurot kuni 5 000 eurot ilma käibemaksuta ning kasutuskestvusega üle ühe aasta, kantakse raamatupidamises soetamisel koheselt kuluks ning nende varade kohta peetakse analüütilist arvestust bilansiväliselt vara liikide ja asutuse juhi poolt määratud vara eest vastutavate isikute lõikes koguseliselt ja summaliselt. (2) Bilansiväliste varade arvestuse täpsustava korra võib kehtestada vajadusel iga raamatupidamisüksus asutusesiseselt ja määrata 320 eurost väiksema määra. Väikevara maksumusega alla 320 euro seal hulgas pehme inventar, lauanõud ja muud tarbed arvestust peetakse asutusesiseselt asutuse juhi poolt määratud korra kohaselt.
Määrust rakendatakse 1. jaanuarist 2019. a.
[Käesolevast tekstist välja jäetud.]