(1) Määrusega asutatakse kohaliku omavalitsuse register ametliku nimetusega „Torma valla kalmistute register” (edaspidi register). (2) Registri asutab, selle põhimääruse kehtestab ja muudab Torma Vallavolikogu. (3) Registri omanik on Torma vald.
(1) Kalmistu registri põhimäärusega kehtestatakse registrisse kogutavate andmete koosseis ning registri pidamise, selle järelevalve ja lõpetamise kord. (2) Registrisse kogutakse andmeid ainult valla haldusterritooriumil asuvate kalmistute kohta.
Käesolevas määruses ja registris kasutatakse mõisteid Kalmistuseaduse, Torma valla kalmistute kasutamise eeskirja ning teiste õigusaktide tähenduses.
Registri pidamise eesmärgid on: 1) hõlbustada igapäevast tööd kalmistutel ja kasutusele võtta paberivaba asjaajamine; 2) süstematiseerida kalmistutel asuvate hauaplatside andmeid, hauaplatside kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi; 3) võimaldada kalmistute arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust; 4) lihtsustada hauaplatside kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist; 5) luua tänapäevane infosüsteeme, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav register, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete dubleerimist ja tagades kasutajatele aktuaalsete andmete kättesaadavuse; 6) võimaldada kasutajal leida vajalik hauaplats; 7) võimaldada avalikkusele kalmistutega seotud e-teenuseid kalmistute registri avaliku vaate või riigiportaali vahendusel.
(1) Registrit peetakse vastavalt käesolevale põhimäärusele, kooskõlas avaliku teabe seadusega, isikuandmete kaitse seadusega ja kalmistute kasutamist reguleerivate õigusaktidega. (2) Andmevahetus Eesti rahvastikuregistriga. (3) Registri pidamisel tuginetakse kehtivatele riiklikele klassifikaatoritele ja standarditele.
(1) Registrit peetakse veebipõhise andmekoguna. (2) Andmeid töödeldakse digitaalselt andmekogu pidamise tarkvaraga Haudi. (3) Tarkvara koosneb: 1) infosüsteemist Haudi; 2) temaga liidestatud kalmistute portaalist. (4) Infosüsteem Haudi koosneb järgmistest põhilistest moodulitest: 1) hauaplatside ja kalmistu struktuuri haldamise moodul; 2) matuse registreerimise moodul; 3) hauaplatsi kasutajate haldamise moodul; 4) arhiivi kiirsisestuse moodul; 5) hauaplatside akteerimise moodul; 6) kaardimoodul.
Registri pidamisega seotud kulud kaetakse valla eelarvest.
(1) Registri turvaklass on K2T1S1. (2) Registri turbeaste on keskmine (M). (3) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse.
(1) Registri vastutav töötleja on Torma vald. (2) Vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid. (3) Vastutav töötleja: 1) korraldab registri tööd; 2) korraldab registri pidamist reguleerivate õigusaktide eelnõude ning registri pidamiseks vajalike kordade jm dokumentatsiooni koostamist ja kehtestamist; 3) korraldab ja juhib registri kasutuselevõttu ning registri tarkvara majutamist või rentimist; 4) sõlmib registri volitatud töötlejaga lepingu andmete töötlemiseks; 5) volitab töötajaid ja määrab nende ülesanded volitatud töötleja õiguste ning kohustuste täitmiseks; 6) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 7) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise üle; 8) tagab õigustatud isikute juurdepääsu andmetele; 9) lahendab registri pidamisel tekkinud küsimusi; 10) vastutab registri pidamise seaduslikkuse eest; 11) täidab muid õigusaktidest tulenevaid kohustusi.
(1) Registri volitatud töötleja on registri kasutaja, kellele vastutav töötleja on andnud registri kasutamise õiguse. (2) Volitatud töötleja: 1) majutab, hooldab ja haldab registrit; 2) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise; 3) täidab vastutava töötleja korraldusi registri pidamisel; 4) rakendab meetmeid andmetele juurdepääsu, andmekaitse ja nende säilimise tagamiseks.
(1) Kalmistu üldandmed: 1) nimetus; 2) aadress; 3) kontakttelefon. (2) Hauaplatsi andmed: 1) kvartal; 2) rida/sektor; 3) aadress; 4) staatus; 5) matmiskohtade arv; 6) matuse liik; 7) hauaplatsil asuvate hauatähiste ja piirete kirjeldus. (3) Maetu isikuandmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood või sünniaeg; 3) surmaaeg; 4) matmise kuupäev; 5) surmatõendi või surmateatise number ja väljastaja; 6) matmisviis (kirstumatus, urnimatus); 7) vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta. (4) Hauaplatsi kasutaja andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood; 3) sideandmed (telefoninumber, postiaadress, e-posti aadress). (5) Hauaplatsi kasutuslepingu andmed: 1) lepingu number; 2) lepingu algus- ja lõpukuupäev; 3) lepingu lõpetamise põhjus. (6) Hauaplatsi jälgimise ja ülevaatamise andmed: 1) kuupäev; 2) põhjus; 3) hoiatussedeli number; 4) protokolli kuupäev; 5) protokolliline otsus.
(1) Registrisse kantavate andmete alusdokumendid on: 1) maetu andmed (rahvastikuregistrist); 2) platsi kasutajate andmed (rahvastikuregistrist); 3) kalmistu hauaplatside register; 4) ülevaatuse protokoll vastavalt kalmistu kasutamise eeskirjale; 5) hauaplatsi kasutamise leping; 6) platsi kasutajaks saamise taotlus avalikust veebist; 7) kiriku- või kalmisturaamatud. (2) Andmete registrisse kandmise aluseks on isiku avaldus/taotlus, mis on esitatud kalmistute registri avalikust veebiportaalist, paberkandjal või suusõnaliselt kalmistu kontoris.
(1) Määruses nimetatud andmete registrisse kandmise ning uuendamise kohustus on vastutaval töötlejal. (2) Vastutaval töötlejal on õigus keelduda andmete registrisse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas õigusaktidega. Vastutaval töötlejal on õigusteha järelevalve eesmärgil päringuid riigi registritest § 11 lõikes 4 nimetatud andmete osas. (3) Uue hauaplatsi loomisel kannab vastutav töötleja selle andmed registrisse, sidudes need kaardiga. (4) Hauaplatsi liitmise ja jagamise toimingud registris teeb vastutav töötleja vastavalt vajadusele. (5) Määruse §-is 11 nimetatud andmete muutumise korral uuendab vastutav töötleja andmekogu esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 90 päeva jooksul.
(1) Kui vastutav töötleja avastab registrist ebaõiged andmed või teda on ebaõigetest andmetest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise. (2) Kui ebaõiged andmed on seotud hauaplatsi kasutajaga, siis teavitab vastutav töötleja andmete parandamisest andmetega seotud isikut.
Vastutav töötleja vastutab registrisse kantud andmete vastavuse eest esitatud alusdokumentidele.
Registrisse kantud andmetel on informatiivne tähendus.
(1) Kalmistuportaalis on avalikkusel võimalik tutvuda järgmiste registrisse registreeritud andmetega: 1) kalmistu üldandmed; 2) maetute andmed; 3) kalmistute kaardid; 4) muinsuskaitseliste ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed. (2) Kalmistuportaalis ei kuvata § 11 lõike 3 punktides 5 ja 7 ja lõigetes 4-6 nimetatud andmeid. (3) Kalmistuportaalis on võimalik teha otsinguid: 1) maetu ees- või perekonnanime alusel; 2) maetu sünni- või surma- või matusekuupäeva alusel. (4) Kaardiga seostatud hauaplatsi puhul on võimalik kuvada otsingutulemus kalmistu kaardil. (5) Kalmistuportaali kaardimoodulis on võimalik teha otsinguid: 1) maetu nime ja matmise kuupäev; 2) näha hauaplatsi staatus. (6) Kalmistuportaalis on võimalik esitada avaldusi hauaplatsi kasutaja registreerimiseks. (7) Registreeritud hauaplatsi kasutaja näeb kõiki endaga seotud registrisse kantud hauaplatside andmeid riigiportaali või kalmistute veebi vahendusel. (8) Registreeritud hauaplatsi kasutaja võib teha avalduse endaga seotud hauaplatsidele maetute andmete parandamiseks, hauaplatsist loobumiseks või hauaplatsi üleandmiseks teisele isikule. (9) Registrisse kantud andmed väljastatakse järgmiselt: 1) andmesubjekti kohta käivad andmed talle või tema seaduslikule esindajale kooskõlas isikuandmete kaitse seadusega; 2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks; 3) teistele isikutele, kui see ei ole vastuolus seadusega.
(1) Juurdepääs andmetele on reguleeritud õiguste süsteemiga. (2) Vastutava töötleja taotlusel loob volitatud töötleja kasutajakonto vastutava töötleja õiguste teostajale. (3) Konto loomiseks esitab vastutava töötleja volitatud töötlejale avalduse, milles märgib järgmised andmed: 1) vastutava töötleja ees- ja perekonnanimi; 2) vastutava töötleja isikukood; 3) kalmistu, mille andmeid soovib töödelda; 4) loetelu registri pidamisega seotud ülesannetest. (4) Volitatud töötleja teavitab konto loomisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud avalduse saamisest. (5) Kui registri kasutamise õiguse taotleja on juriidiline isik, siis taotleb ta konto loomist kõigile enda alluvuses töötavatele isikutele, kellel on töökohustuste tõttu vaja registrit kasutada.
(1) Konto ennetähtaegseks sulgemiseks esitab konto loomist taotlenud vastutav töötleja volitatud töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed: 1) vastutava töötleja ees- ja perekonnanimi; 2) registri kasutamise õiguse lõppemise aeg. (2) Volitatud töötleja sulgeb konto registri kasutamise õiguse lõppemisel.
(1) Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus. (2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest. (3) Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtajaks.
(1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Torma Vallavolikogu. (2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega. (3) Registri likvideerimisel otsustab vastutav töötleja andmete üleandmise teise andmekogusse või arhiivi või nende hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja. (4) Andmed antakse üle registri vastutava töötleja vastutusel. (5) Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse vastav akt.
(1) Registri moodustamisel võetakse aluseks kalmistute kohta peetavatesse perekondade ja koguduste matuseraamatutesse kantud andmeid. (2) Lõikes 1 nimetatud paberkandjal olevad andmed kannab vastutav töötleja registrisse jooksvalt hauaplatside andmete korrastamise käigus. (3) Isikul on õigus kontrollida andmete olemasolu registris ja esitada vastutavale töötlejale taotlus andmete parandamiseks või täiendamiseks. Vastutav töötleja kontrollib saadud andmeid ning kannab andmed andmeandja poolt esitatud kujul registrisse või teatab isikule andmete registrisse kandmata jätmise põhjustest ühe kuu jooksul alates isikult avalduse saamisest.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.