(1) Määruse eesmärk on tagada Järva-Jaani valla asutuste, s.o ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste (edaspidi ühiselt asutus) tegevuse usaldusväärne dokumenteerimine, tegevuse läbipaistvus ning dokumentide autentsus ja säilimine. (2) Määrus sätestab asutuse: 1) asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamise põhinõuded; 2) dokumentide vormistamise nõuded; 3) dokumentide registreerimise nõuded; 4) dokumentide menetlemise nõuded; 5) dokumentide hoidmise ja hävitamise nõuded.
(1) Asutuse asjaajamises lähtutakse haldusmenetluse seadusest, avaliku teabe seadusest, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrusest nr 80 „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ (edaspidi asjaajamiskorra ühtsed alused), headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. (2) Asutuse asjaajamises kasutatakse dokumentide loomiseks, haldamiseks, menetlemiseks ja säilitamiseks elektroonilist dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS). Vallavalitsus tagab asutustele DHS-ile ligipääsu, tarkvara pidamise ja haldamise. (3) Asutus avalikustab asjaajamises kasutatava ametliku postiaadressi, üldtelefoni- ja faksinumbri ning elektronposti aadressi asutuse veebilehel ja kirjaplangil. (4) Asutuse asjaajamisperioodiks dokumentide haldamisel on kalendriaasta (1. jaanuar - 31. detsember). Õigusaktide alusel moodustatud komisjonide, töörühmade või teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood. (5) Asutuse põhitegevuse täitmisega seotud tegevuste dokumenteerimist ja asjade menetlemist reguleeritakse lisaks asjaajamiskorrale ka teiste vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktidega. (6) Asutuse juht kehtestab vajadusel asutuse üksikasjalikuma asjaajamiskorra.
(1) Asutuse juht vastutab asutuse tõhusa dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamise eest ning tagab selleks vajalikud ressursid. (2) Kõik ametnikud ja töötajad (edaspidi ka ametnikud/töötajad) vastutavad oma tööülesannete piires dokumentide täpse ja täieliku haldamise (dokumendi loomine, nõuetekohane vormistamine, registreerimine, menetlemine ning hoidmine ja kasutamine kuni asutuse arhiiviruumis hoidmiseks ja säilitamiseks või hävitamiseks üle andmiseni) eest. (3) Töötajate täpsem pädevus ja vastutus asjaajamises määratakse ametijuhendite ja asjaajamist reguleerivate muude dokumentidega.
(1) Asutuse ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumente hallatakse ning dokumendiregistrit peetakse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis Delta. (2) DHS võimaldab: 1) menetleda dokumenti enne selle registreerimist; 2) pidada dokumendiregistrit; 3) kooskõlastada, allkirjastada ja edastada dokumente; 4) siduda dokument automaatselt metaandmetega ehk andmetega mis kirjeldavad dokumendi konteksti, sisu, struktuuri ja haldamise ajalugu; 5) tagada kasutajate juurdepääsuõigused sarja ulatuses; 6) lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele kiirpäringutega ja täisteksti otsinguga; 7) teha asjaajamis- ja arhiveerimistoiminguid nii üksikdokumendi kui ka dokumentide kogumitega; 8) koostada ja säilitada dokumente selliselt, et dokumendid on autentsed, usaldusväärsed, terviklikud ja kasutatavad nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks; 9) teha igal ajal kindlaks dokumendiga süsteemis tehtud toimingud, nende tegemise aja ja toimingu teinud isiku; 10) edastada ja võtta vastu dokumente dokumendivahetuskeskuse kaudu; 11) tagada valla veebilehe kaudu juurdepääs dokumendiregistris registreeritud juurdepääsupiiranguta elektroonilistele dokumentidele. (3) DHS-i saab dokumente sisestada või neid seal luua ja menetlusmärkeid teha isik, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud. Kasutajate autentimine toimub kasutajatunnuse ja parooli või ID-kaardi põhiselt. (4) Asutusesiseses asjaajamises võrdsustatakse DHS-is tehtavad toimingud allkirjastamisega, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. DHS-i sisenemisel loetakse kõik kasutaja sooritatud toimingud tema poolt allkirjastatuks, kuna dokumentide versioonide halduses ja ajaloos säilitatakse tegevuse teinud kasutaja nimi, toimingu kuupäev ja kellaaeg. (5) Kasutajal on õigus teha DHS-is neid toiminguid, milleks talle on antud õigused ning osaleda ainult nende dokumentide menetlemisel, mis on talle suunatud asjaomaste töötajate poolt. (6) DHS-is olevatest andmetest tehakse andmete varundamist vastavalt dokumendihalduse tarkvara teenuslepingule.
(1) Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest vastavalt asutuse dokumentide loetelule. (2) Dokumendiregistrisse kantakse: 1) akt; 2) aruanne; 3) korraldus; 4) käskkiri; 5) leping; 6) luba; 7) muu dokument; 8) määrus; 9) otsus; 10) protokoll; 11) sissetulev kiri; 12) väljaminev kiri. (3) Registreerimisele ei kuulu: 1) kirjad märkega “isiklik”; 2) reklaampakkumised; 3) anonüümselt saadetud dokumendid; 4) kutsed ja õnnitlused; 5) perioodika; 6) kirjad, millel on rämpsposti tunnused ja mis on suunatud rämpsposti kataloogi; 7) puudulikult vormistatud (allkirjastamata, lisadeta jms) dokumendid. Sellisel juhul tuleb saatjat viivitamata puudustest teavitada ning dokument tuleb registreerida, kui puudused on kõrvaldatud; 8) rikutud või mitteloetava tekstiga dokumendid; 9) dokumendid, mille adressaadiks on märgitud muu asutus; 10) teabenõuded, mis täidetakse viivitamata; 11) faksiga või e-postiga saabunud lahendamisele mittekuuluvad dokumendid, mis ei sisalda olulist informatsioon. (4) Kohustuslik ei ole registreerida arveid ja muid raamatupidamisdokumente. Vajadusel võib asutuse tegevust reguleerivate õigusaktidega (asutuse asjaajamiskord, raamatupidamise sise-eeskiri) näha ette ka asutusele esitatud arvete registreerimis-kohustuse. (5) Riiklikes registrites registreeritavaid dokumente DHS-is eraldi ei registreerita. (6) DHS-is registreeritud dokumenti teises asutuses või struktuuriüksuses uuesti ei registreerita. (7) Dokumendiregistrisse kantavate andmete koosseis on antud asjaajamiskorra ühtsetes alustes. Dokumentide registreerimisel kantakse registrisse andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigi DHS-i ekraanivormile. (8) Kõik dokumendiregistrisse kantavad andmed, dokumendid ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
(1) Asutuses ja omavalitsusorganil on dokumendiplankidena kasutusel paberil ja digitaalne üldplank ja kirjaplank. (2) Asutuse üldplangi ülesse keskele (lehe servadest arvestades) trükitakse värviline Järva-Jaani valla vapi kujutis. Vapi kujutise alla trükitakse arvuti tekstiredaktori püstkirjas Times New Roman tähe suurusega 20 paksendatud trükitähtedega kirjas asutuse nimi nimetavas käändes. Kui asutusel on olemas logo või muu sümbol, siis trükitakse logo või muu sümboli kujutis asutuse nimetusest vasakule. (3) Asutuse kirjaplangi ülemine vorming on sarnane üldplangi vorminguga, kuid kirjaplangi allääres on märgitud asutuse kontaktandmed. Kontaktandmetena märgitakse kirjaplangile postiaadress (tänava nimi, asusutsüksuse nimi, omavalitsusüksuse nimi, sihtnumber ja maakonna nimetus), telefoninumber, elektronposti aadress, asutuse veebilehe aadress, kui asutusel veebilehte ei ole siis Järva-Jaani valla veebilehe aadress, asutuse registrikood ja pangakonto number ja panga nimetus. Kontaktandmed trükitakse plangi allservas arvuti tekstiredaktori püstkirjas Times New Roman tähe suurusega nr 10. Kontaktandmete väli eraldatakse sõnumiväljast 0,25 mm pidevjoonega. Kontaktandmetevälja laius on 17 mm. (4) Järva-Jaani valla omavalitsusorganitel (vallavolikogu ja –valitsus) ning nende komisjonidel ja töörühmadel, samuti Järva-Jaani vallavanemal on kasutusel värvilise Järva-Jaani valla vapi kujutisega üldplank, mille vorming on sarnane asutuste dokumendiplankide vormingule, kuid selle erinevusega, et asutuse nimi asendatakse vastava omavalitsusorgani nimetusega ja selle alla keskele trükitakse arvuti tekstiredaktori püstkirjas Times New Roman tähe suurusega 18 paksendatud trükitähtedega kirjas vastava komisjoni või töörühma või vallavanema nimetus nimetavas käändes. Dokumendiliigi nimetus (istungi või koosoleku protokoll, otsus, käskkiri, akt) trükitakse dokumendi vasaku veerise algusesse nimetavas käändes arvuti tekstiredaktori püstkirjas Times New Roman tähe suurusega 16 paksendatud trükitähtedega kirjas. (5) Dokumendiplangid vormistatakse eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Kahes või enamas keeles vormistatud plankidel trükitakse esikohale (ülespoole) dokumendi väljaandja (asutuse ja tema struktuuriüksuse nimi, ametiisiku ametinimetus) eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte tähestikulises järjekorras. (6) Dokumendiplangi vormistamisel kasutatakse ühtset kirjastiili. (7) Dokumendiplangi veerised dokumendi lehe servadest on: 1) vasakult 30 mm; 2) paremalt 15 mm; 3) ülevalt 12 mm; 4) alt 12 mm. Dokumendi teisele lehepoolele vormistatud teksti vasaku veerise laius on 15 mm ja parema veerise laius 30 mm. (8) Üldplangile vormistatakse: 1) vallavolikogu ja –valitsuse istungite ja koosolekute protokollid ja õigusaktid; 2) vallavolikogu komisjonide, sh valla valimis- ja jaoskonnakomisjonide koosolekute protokollid ja otsused; 3) vallavalitsuse komisjonide ja töögruppide protokollid ja otsused; 4) asutuse juhi käskkirjad; 5) asutuse juures tegutsevate komisjonide, nõukogude, töörühmade, ametnike, töötajate dokumendid (protokollid, otsused, aktid jms). (9) Kirjaplangile vormistatakse: 1) ametikirjad; 2) lihtvolikirjad; 3) tõendid, v.a riiklikest registritest (Rahvastikuregister, Ehitisregister jms); 4) õiendid. (10) Valgele paberile vormistatakse: 1) õigusaktide eelnõud ja seletuskirjad; 2) lepingud; 3) ametnike ja töötajate avaldused, esildised; 4) dokumentide kavandid. 5) muud dokumendid. (11) Paberile vormistatud dokumendiplankide paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud dokumendielemendid peavad olema sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente paljundada. (12) Paberil dokumendi tõestusväärtuse ja võltsimiskindluse suurendamiseks ning originaali koopiast eristamise kergendamiseks on soovitav dokumendiplangile kanda turvaelement. Turvaelemendina kasutatakse asutuse pitsati kujutisega reljeefpitsatit. Turvaelement kantakse paberalusel dokumendile pärast selle allkirjastamist või registreerimist dokumendi alla paremasse serva riivates sõnumi- ja kontaktandevälja eraldavat joont. Välja saadetud kirja asutusse jäävale eksemplarile turvaelementi ei panda.
(1) Asutuse dokumendiplanke hoitakse paberalusel või arvutisse salvestatud dokumendivormidena või DHS-s salvestatud dokumendimallina. Dokumendi vormistamisel tuleb kasutada paberalusel või arvutisse salvestatud dokumendivormi või DHS-s salvestatud dokumendimalli. (2) Asutuse dokumendiplank on kättesaadav igale ametnikule või töötajale tema ülesannete täitmise käigus vajalike dokumentide vormistamiseks. DHS-i salvestatud dokumendimalli kasutajaõigused määratakse nii, et asutuse ametnik või töötaja saab kasutada ainult selle asutuse, millega tal on töö- või teenistussuhe, dokumendiplanke. (3) Dokumendiplanki kasutav iga ametnik või töötaja on personaalselt vastutav plankide nõuetekohase kasutamise eest. (4) Paberalusel plangil vormistatud dokumendi töö- või rikutud variandid, mida ei esitata allkirjastamiseks, on iga ametnik või töötaja kohustatud hävitama purustamise teel.
(1) Pitsatit kasutatakse dokumendi autentsuse tõestamiseks. Pitser ehk pitsatijälg peab jääma õigetpidi ja riivama dokumendi allkirjastanud isiku allkirja viimaseid tähti. (2) Ametiasutuses kasutatakse väikese riigivapiga pitsatit ja valla vapipitsatit, hallatavas asutuses asutuse pitsatit. (3) Asutuse pitsati kujundus nähakse ette asutuse põhimäärusega. Pitsatile peab olema märgitud asutuse nimetus ja kantud valla vapi kujutis. Pitsati hoidmise ja kasutamise eest vastutab asutuse juht. (4) Väikese riigivapiga pitsatit kasutatakse seadusega või seaduse alusel pandud riikliku ülesande täitmisel, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Riigivapiga pitsati hoidmise ja kasutamise eest vastutavad valla perekonnaseisuametnikud ja vallasekretär. (5) Valla vapipitsatit kasutatakse dokumentidel, kui see on õigusaktiga ettenähtud, isikute õigusi või tehingute aluseks olevaid fakte tõendavatel dokumentidel, dokumendi ärakirjade, koopiate, väljatrükkide ja väljavõtete tõestamisel. Pitsati hoidmise ja kasutamise eest vastutab vallasekretär. (6) Asutuse pitsatit kasutatakse dokumentidel, kui see on õigusaktiga ettenähtud ning asutuse dokumentide ärakirjade, koopiate, väljatrükkide ja väljavõtete tõestamisel. (7) Asutuse juhi otsusel võib asutuses kasutada dokumentide viseerimiseks, kooskõlastamiseks ja muude menetlusmärgete tegemiseks stampe. (8) Asutus võib digitaaldokumentide turvalisuse ja usaldusväärsuse suurendamiseks kasutusele võtta digitaalse templi või templid. Digitaalne tempel asendab elektroonilistel dokumentidel pitserit või stampi. (9) Pitsati või stambi hoidmise ning kasutamise ja digitaalse templi kasutamise eest vastutab ametnik või töötaja, kellele on antud pitsati, stambi või digitaalse templi kasutamise õigus. Pitsateid tuleb hoida lukustatavas ja soovitatavalt metallist kapis. (10) Arvestust asutuses kasutusel olevate pitsatite ja stampide ning nende üleandmise ja vastuvõtmise kohta vastavatele ametnikele või töötajatele peetakse pitsatite ja stampide kasutamise registris. Pitsatite ja stampide kasutamise registris registreeritakse ka andmed digitaalse templi kasutusele võtmise kohta.
(1) Dokumendi koostamisel, vormistamisel ja teabekandja valikul lähtutakse: 1) asjaajamiskorra ühtsetest alustest; 2) dokumendi liigist; 3) konkreetsele dokumendiliigile õigusaktides ja standardites ettenähtud sisu- ja vorminõuetest; 4) sarjast, kuhu dokument kuulub ja säilitustähtajast; 5) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul; 6) võimalusest dokumente nõuetekohaselt arhiveerida. (2) Võimalusel tuleb eelistada dokumentide digitaalset vormi. (3) Juhul, kui väljasaadetav dokument on koostatud võõrkeeles, on soovitav lisada ka sama dokumendi tõlge eesti keelde ning säilitamisele kuuluvad mõlemad dokumendid. (4) Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, vastutab nende sisu samasuse eest dokumendi koostaja. Paberil asutusse saabunud dokument skaneeritakse ning säilitatakse lisaks paberdokumendile ka digitaalselt dokumendihaldussüsteemis. Skaneerima ei pea dokumendi suuremahulisi lisasid.
(1) Dokumendi elementide vormistamisel lähtutakse dokumentide vorminõudeid käsitlevatest Eesti Vabariigi standartidest. (2) Dokumendi kohustuslikud elemendid on: 1) autor; 2) kuupäev; 3) tekst; 4) allkirjastaja. (3) Lähtuvalt dokumendiliigist kasutatakse ka järgmisi elemente; 1) dokumendiliigi nimetus (käskkiri, otsus, määrus, protokoll jne); 2) dokumendi koostamise või väljaandmise koht (välja arvatud kirjaplangile vormistatud dokumendil); 3) dokumendiregistris registreeritud dokumentidel registreerimisnumber või dokumendi viit ning seosviit (asutusse saabunud kirja kuupäev ja viit); 4) kirjaplangile vormistatud dokumentidel adressaat ja aadress; 5) pealkiri (kirjal, õigusaktil); 6) allakirjutaja ees- ja perekonnanimi, telefoninumber ning elektronposti aadress; 7) omakäeline või digitaalselt antud allkiri; 8) kui kirja koostaja ei ole selle allkirjastaja, siis kirja koostaja ees- ja perekonnanimi, telefoninumber ja elektronposti aadress; 9) dokumentidel, millele tuleb kehtestada juurdepääsupiirang, juurdepääsupiirangu märge; 10) digitaaldokumendil vormingu tüüp; 11) lisade olemasolul lisamärge; 12) turvaelement; 13) paberil dokumendil pitserit või digitaaldokumendil digitaalne tempel; 14) dokumendi kavanditel märge „EELNÕU“; 15) ärakirjadel, väljavõtetel või koopiatel ametlik kinnitusmärge; 16) märge dokumendi kooskõlastamise (KOOSKÕLASTATUD) või kinnitamise (KINNITAN) kohta; 17) märge „KIIRE“ või „ISIKLIK“. (4) Mitmelehelisi paberdokumente on lubatud vormistada kahepoolsena, v.a alatise säilitustähtaja ja arhiiviväärtusega dokument. (5) Vähemalt kolmeleheküljelise dokumendi kõik lehed alates teisest leheküljest nummerdatakse, märkides jooksva leheküljenumbri ja soovitavalt sulgudes dokumendi lehekülgede arvu. Dokumendi lisadel või õigusaktiga kinnitataval dokumendil on iseseisev lehekülgede numeratsioon. Soovitav on märkida leheküljenumber dokumendi alla keskele ja dokumendi lisa puhul alla paremasse serva.
(1) Dokumendi kuupäevaks on: 1) omavalitsusorgani õigusaktil selle vastuvõtmise päev; 2) haldusaktil, käskkirjal, aktil ja volikirjal selle allkirjastamise päev; 3) protokollil istungi või koosoleku toimumise päev; 4) lepingul selle allkirjastamise päev või juhul, kui lepingu pooled allkirjastavad lepingu erinevatel aegadel, päev, millal kõik lepingupooled on lepingu allkirjastanud; 5) asutusest väljasaadetaval kirjal, avaldusel, taotlusel, märgukirjal, selgitustaotlusel, teabenõudel, tõendil, õiendil, teatisel jne selle allkirjastamise päev. Kui eelloetletud dokumenti ei allkirjastata, on dokumendi kuupäevaks selle dokumendiregistris registreerimise päev. (2) Asutusse saabunud kirjal, avaldusel, taotlusel, märgukirjal, selgitustaotlusel, teabenõudel, tõendil, õiendil, teatisel jne loetakse saabumise kuupäevaks selle registreerimise päev. (3) Dokumendi kuupäev märgitakse dokumendi paremale servale (kirjaplangil viidaväljal). Asutusse saabunud dokumendi saabumiskuupäev märgitakse dokumendi registreerimismärkel. (4) Vastuskirjale kuupäeva märkimisel märgitakse kuupäevade ette täpsustavad sõnad „Teie“ ja „Meie“. Sõna „Teie“ järgi märgitakse asutusse saabunud algatuskirja kuupäev ning saatja märgitud viit. Sõna „Meie“ järgi märgitakse Järva-Jaani valla asutuse koostatud vastuskirja kuupäev ja viit, mis koosneb sarja tähisest vastava asutuse dokumentide loetelu järgi ning järjekorranumbrist vastava asutuse dokumendiregistri järgi. Algatuskirjal elemente “Teie” ja ”Meie“ ei kasutata. (5) Kuupäeva märgitakse kas numbriliselt või sõnalis-numbriliselt järgmises järjestuses: päev, kuu, aasta. Õigus- ja haldusaktidel ning käskkirjadel tuleb kuupäev märkida sõnalis-numbriliselt. Sõnalis-numbrilise kirjutusviisi korral tuleb kuu nimetus märkida nimetavas käändes. (6) Rahvusvahelises kirjavahetuses vormistatakse kuupäev vastavalt kasutatava keele reeglitele, eelistades kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi. (7) Kui õigusaktidega on ette nähtud või dokumendi koostaja peab seda vajalikuks või kui see on vajalik dokumendi õiguskindluse tagamiseks, märgitakse dokumendile ka kellaaeg. Kellaaeg märgitakse kuupäeva järele järjestuses tund, minut, sekund vastavalt standardile EVS 8. (8) Digitaalselt allkirjastatud dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks on dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg.
(1) Dokumendi loomise etapid on: 1) dokumendi kavandi (eelnõu) koostamine; 2) dokumendi kavandi (eelnõu) viseerimine või kooskõlastamine; 3) dokumendi vormistamine; 4) dokumendi registreerimine; 5) dokumendi allkirjastamine; 6) dokumendi ametlik kinnitamine pitseriga (vajadusel). (2) Dokumendi koostab töötaja, kelle pädevusse see kuulub või kellele see on ülesandeks tehtud. (3) Dokument luuakse arvutis või vastava dokumendimalli olemasolul DHS-is. DHS-is luuakse dokument õige sarja alla vastavalt kehtivale dokumentide loetelule. (4) Loodav dokument peab vastama vastavale dokumendiliigile esitatud vormistamise nõuetele. (5) Kui dokument sisaldab endas juurdepääsupiiranguga teavet, teeb dokumendi looja dokumendile juurdepääsupiirangu märke. (6) Dokument on kavandi (eelnõu) staatuses seni, kuni ta ei ole registreeritud ja tal ei ole numbrit.
(1) Dokumendiga tehtavad toimingud on: 1) dokumendi esmane läbivaatamine, registreerimine ja täitmisele suunamine; 2) kontroll dokumendi täitmise üle; 3) dokumendi väljasaatmine. (2) Dokumendi registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud isik. Elektronpostiga saabunud dokumendi vastuvõtmise ja registreerimise eest vastutab töötaja, kelle kasutuses olevale elektronpostiaadressile dokument saabus. (3) Dokument registreeritakse dokumendiregistris selle saabumise päeval või sellele järgneval tööpäeval. (4) Ametiasutuses skaneerib registreerija paberil dokumendi. Juhul, kui see on raskendatud dokumendi tehnilistest omadustest tulenevalt (nt liimköide) või on skaneerimine dokumendi suure mahu tõttu ebamõistlik, skaneerib registreerija dokumendi osaliselt (kaaskirja või esilehe). (5) Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse dokument kaaskirjaga õigele adressaadile ja teatatakse sellest saatjale kirjalikult. (6) Kui saabunud dokument on teises asutuses või struktuuriüksuses DHS-i kantud, siis menetluse käigus dokumenti uuesti ei registreerita. (7) Dokumendile antakse registreerimisel viit, mis koosneb tähisest asutuse dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist. Samaliigiliste dokumentide paremaks eristamiseks võib dokumendiregistris lisada viidale tunnuseks aastaarvu või ladina tähe. (8) Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires ühe järjekorranumbri all. Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama viita, millele lisatakse dokumenti individualiseeriv number.
(1) Dokumendi koostamisel või saamisel on töötaja kohustatud kontrollima, kas dokumendis sisalduv teave on asutusesiseseks kasutamiseks vastavalt avaliku teabe seadusele või mõnele eriseadusele ning vormistama vastavad märked. (2) Kui juurdepääsupiirang kehtib terve toimiku kohta, märgistatakse toimiku kaas või selleks eraldi toimikusse köidetud esileht. (3) DHS-is täidetakse dokumendi suhtes juurdepääsupiirangu olemasolul vastav registriandmete väli.
(1) Dokumendi täitmiseks suunamine ja liikumine ühelt täitjalt teisele toimub DHS-is. Paberil dokument edastatakse pärast registreerimist dokumendi säilitamise eest vastutajale. (2) Dokumendi registreerija saadab dokumendi läbivaatamiseks vastava valdkonna juhile, kes esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui ühe tööpäeva jooksul, määrab täitja(d), tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra jm juhised. Kui dokumendi täitmisse ei ole kaasatud vastava struktuuriüksuse juht, tuleb dokument saata teadmiseks ka talle. (3) Dokumendi võib saata kohe täitmiseks töötajale, kui asja lahendamine kuulub ametijuhendi järgselt selle töötaja pädevusse. (4) Kui töötaja pädevusse ei kuulu täitmiseks saadetud asja lahendamine või ta ei ole muus osas resolutsiooniga nõus, peab ta hiljemalt ülesande saamisele järgneval tööpäeval esitama dokumendi läbivaatajale oma vastuväited. (5) Dokumendid lahendatakse võimalikult kiiresti, kuid mitte kauem kui tähtaegadest tuleneb. Asja lahendamise tähtaega võib pikendada vaid õigusaktides ettenähtud korras. (6) Dokumentidele vastamise tähtajad tulenevad õigusaktidest, lepingutest ja dokumendis märgitud tähtajast. Kui resolutsioonis märgitud tähtaeg on varasem dokumendile vastamise tähtajast, siis tuleb vastus koostada resolutsioonis märgitud tähtajaks. (7) Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab täitja. (8) Kui dokumendi tähtajaline täitmine pole võimalik, esitab täitja vähemalt 3 tööpäeva enne tähtaja saabumist asutuse juhile tähtaja pikendamiseks põhjendatud taotluse. Tähtaja pikendamisel teavitatakse dokumendi esitajat, saatjat või ülesande andjat enne tähtaja saabumist. (9) Asi lahendatakse võimalusel telefoni, e-posti või läbirääkimiste teel või mõnel muul operatiivsel viisil. Sellisel juhul või kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse ja paberdokumendi puhul vajaduse korral ka dokumendile täitmismärke, näidates kuidas, millal ja kes asja lahendas. Teistel juhtudel koostatakse vastusdokument. (10) Dokumentide tähtaegset lahendamist kontrollib töötaja, kellele see on ametijuhendiga ülesandeks tehtud. Hiljemalt eelmisel tööpäeval enne täitmise tähtaega saadab kontrollija täitjale ja tema vahetule juhile sellekohase meeldetuletuse. Kontrollija vastutus piirdub tähtaegade jälgimisega ning ei seondu asja sisulise lahendamisega.
(1) Kui dokument puudutab asutuse mitme struktuuriüksuse tegevust, töötajate teenistusülesandeid või kui dokumendi sisu eeldab spetsialisti hinnangut, kooskõlastatakse see asutusesiseselt enne allkirjastamist või jõustamist asjaomaste töötajatega. (2) Asutusesiseselt kooskõlastatakse ehk viseeritakse dokumendid üldjuhul DHS-is, vajadusel ka paberkandjal või e-kirjaga. Paberdokumendi viseerib kooskõlastaja selle viimasel lehel allkirja rekvisiidist allpool. (3) Kooskõlastusringi alustamisel DHS-is on soovitav eelistada järjestikust kooskõlastusringi paralleelsele. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks esimesena oma struktuuriüksuse või asutuse astmelt madalamale töötajale ning viimasena astmelt kõrgemale töötajale või kõrgemalseisvale asutusele. Kooskõlastusring peab alati sisaldama töötaja vahetut juhti. (4) Dokumendi kooskõlastamise soovitusliku tähtaja määrab dokumendi kooskõlastamisele esitaja. Asutusesisesed dokumendid kooskõlastatakse üldjuhul 2 tööpäeva jooksul. Mõjuval põhjusel võib kooskõlastaja kooskõlastustähtaega pikendada, informeerides sellest dokumendi koostajat. Dokumendi tähtaegseks täitmiseks peab dokumendi looja kooskõlastusringi võimaliku kestusega arvestama. (5) Kooskõlastatava dokumendi sisulisel muutmisel teavitab kooskõlastaja sellest dokumendi koostajat ja teisi kooskõlastajaid. (6) Dokumendi suhtes eriarvamusele jäämisel või dokumendi mittekooskõlastamisel peab kooskõlastaja oma seisukohta põhjendama. (7) Pärast dokumendi kooskõlastamist ja enne dokumendi allkirjastamisele esitamist ei ole lubatud teha dokumendis muudatusi, välja arvatud kooskõlastamisel esitatud ettepanekutest tulenevad muudatused, kirjaja stiilivead, mille parandamine ei mõjuta dokumendi sisu ning dokumendi kuupäeva või allkirjastaja nime muutmine või lisamine. (8) Pärast kooskõlastamisel esitatud ettepanekutest tulenevate muudatuste tegemist võib dokumendi koostaja esitada dokumendi asjaomastele töötajatele uuesti kooskõlastamiseks. (9) Dokumendi koostaja peab veenduma dokumendi heakskiitmises, tegema vajadusel dokumendis muudatused või lisama omapoolse kommentaari ettepanekute või eriarvamuste mittearvestamise kohta ning seejärel edastama allkirjastatava dokumendi allkirjastamiseks. (10) Kui dokumendi jõustamine on seotud teise asutuse või ametiisikuga, saadetakse dokumendi eelnõu koos kaaskirjaga kooskõlastamiseks (v.a vallavalitsuse ja hallatavate asutuste vahelised kooskõlastused, kui kooskõlastaja on DHS-i kasutaja). Kooskõlastaja annab kooskõlastuse eraldi kirjaga või täidab kooskõlastusmärke dokumendi viimase lehe paremale lehepoolele allkirja rekvisiidist allpool.
(1) Dokument registreeritakse DHS-is vastava dokumendiliigi allregistris, kui vajalikud kooskõlastused on saadud, dokument ja selle lisad on nõuetekohaselt vormistatud ning dokument on valmis allkirjastamiseks. (2) Registreerimisel antakse dokumendile viit § 13 lõikes 7 märgitud kujul. (3) Õigus- ja haldusaktide (määrused, otsused, korraldused, käskkirjad), protokollide, lubade ja aktide puhul võib märkida dokumendile ainult registreerimise järjekorranumbri ja olemasolul dokumendi liigitunnust tähistava ladina tähe.
(1) Dokumendile kirjutab alla töötaja vastavalt oma õigustele ja pädevusele, mis tulenevad seadustest, valla, asutuse või selle struktuuriüksuse põhimäärusest, ametijuhendist või muudest asutuse sisemist töökorda reguleerivatest dokumentidest. (2) Ametiasutuses esitatakse asutuse juhi allkirjastatavad dokumendid allkirjastamiseks kantselei kaudu. (3) Kui dokument vajab kaht või enamat allkirja, esitatakse dokument esmalt allkirjastamiseks astmelt madalamale töötajale ja seejärel kõrgemale. (4) Protokollile kirjutavad alla istungi või koosoleku juhataja ja protokollija, kui õigusaktides ei ole sätestatud teisiti. (5) Paberil dokumendid (v.a lepingud ja aktid) allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. Leping ja akt kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides igal lehel, kusjuures eksemplaride arv ja jaotus näidatakse ära dokumendis. Väljasaadetud paberkirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse. Paberil vormistatud dokumendi allkirjastatud eksemplar skaneeritakse ja hõivatakse DHS-i .pdf failina. (6) Digitaaldokumendile saab allkirjaõigusega isik anda digitaalallkirja nii ametniku või töötaja arvutis kui ka DHS-is vormistatud dokumendile. Digitaalallkirja andja sertifikaadid peavad allkirjastamisel olema kehtivad, vastasel juhul on antud digitaalallkiri kehtetu. (7) Allkirjastaja kontrollib, et dokument kannaks kuupäeva, mil dokument tegelikult allkirjastatakse (v.a vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid ning istungite ja komisjonide või töörühmade koosolekute protokollid). Vajadusel tehakse dokumendis ja DHS-is vastav parandus.
(1) Pärast dokumendi allkirjastamist edastatakse dokument adressaadile. Digitaaldokumendi väljasaatmisel edastatakse see adressaadile DHS-i kaudu. Allkirjastatud dokumendi edastab asjaosalistele dokumendi allkirjastaja või ametnik/töötaja, kellele dokumentide väljasaatmine on ametijuhendiga ülesandeks pandud. (2) Asutusesiseselt tehakse dokumendid üldjuhul töötajatele teatavaks DHS-i või ametialase personaalse e-posti kaudu. Kui elektrooniline asjaajamine pole võimalik, tehakse dokument teatavaks paberil, võttes vajadusel ametnikult või töötajalt dokumendi kättesaamise või sellega tutvumise kohta allkiri. Asutuse juht võib kehtestada dokumentide teatavakstegemise täpsema korra. (3) Vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktid avalikustab ja edastab asjaosalistele vallakantselei.
(1) Dokumendi koopia, ärakirja, väljatrüki või väljavõtte võib väljastada ja selle õigsust ametlikult kinnitada ametnik või töötaja, kelle valduses on dokumendi originaal, arvestades käesoleva paragrahvi lõigetes 2 ja 3 märgitud erisusi. (2) Vallavolikogu õigusaktide koopia, ärakirja, väljatrüki või väljavõtte õigsuse kinnitamise õigus on vallasekretäril. (3) Vallavalitsuse õigusaktide koopia, ärakirja, väljatrüki või väljavõtte õigsuse kinnitamise õigus on vallasekretäril, sekretäri abil ja vastava valdkonna eest vastutaval spetsialistil.
(1) Asutuste valduses olevale avalikule teabele tagatakse juurdepääs vastavalt avaliku teabe seadusele teabe avalikustamisega asutuse veebilehel ja teabenõude täitmisega. (2) Veebilehel avaldamist vajavat teavet omav töötaja vastutab oma valdkonna teabe ja dokumentide veebilehel avaldamise õigsuse ja ajakohasuse eest. (3) Veebilehel avalikustatud dokumendiregistri kaudu tagatakse juurdepääs DHS-s registreeritud dokumentide registriandmetele ja elektroonilistele dokumentidele, millele ei ole juurdepääsupiirangut kehtestatud. (4) Dokumendiregistri avalikus vaates ei kajastata sellistesse sarjadesse kuuluvaid dokumente, milles võib esineda juurdepääsupiiranguga teavet. Vastavad sarjad on dokumentide loetelus tähistatud juurdepääsupiirangu märkusega.
(1) Teabenõude menetlemine toimub vastavalt avaliku teabe seadusele, arvestades käesoleva korra nõudeid. (2) Teabenõude nõuetekohase täitmise eest vastutab iga töötaja, kellele teabenõue on täitmiseks antud või kellele see on esitatud. (3) Asutus võib määrata kindlaks teabenõuete täitmise ja teabe avalikustamise eest vastutavad töötajad ning teabenõuete või avalikustamisele kuuluva teabe asutusesisese menetlemise täpsema korra.
(1) Asutus kehtestab tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide hõlmamiseks ja haldamiseks ning neile säilitustähtaja ja juurdepääsutingimuste määramiseks asutuse juhi käskkirjaga dokumentide loetelu. Dokumentide loetelu koostamisel kasutatakse funktsioonidel põhinevat dokumentide liigitusskeemi. (2) Dokumentide loetelu liigitusskeemi tasandid ja nendega seotud kohustuslikud andmed on: 1) funktsiooni (vajadusel allfunktsiooni) nimetus ja tähis; 2) sarja (vajadusel allsarja) nimetus ja tähis; 3) sarja (allsarja) kuuluvate dokumentide eest vastutava ametniku või töötaja ametikoht; 4) sarja (allsarja) säilitustähtaeg; 5) teave, mille alusel võib sarjas sisalduvatele dokumentidele kehtestada juurdepääsupiirangu; 6) arhiiviväärtuse korral viide Rahvusarhiivi hindamisotsusele (kuupäev ja number); 7) lisaandmed, märkused (muud andmed erinevate dokumendihalduse ülesannete täitmiseks, sh teabekandja, DHS-i näitamine, juurdepääsuõiguste määramine jms). (3) Toimikud avatakse dokumentide loeteluga määratud sarjas asjaajamisperioodi alguses. (4) Paberdokumentide hoidmiseks avatud toimiku seljale või kaanele märgitakse vähemalt sarja nimetus, sarja tähis, asjaajamisaasta number, säilitustähtaeg. Kui toimik sisaldab juurdepääsupiiranguga dokumente, tehakse toimikule vastav märge (sisaldab juurdepääsu-piiranguga dokumente või juurdepääsupiiranguga dokumendid). (5) Paberdokumentide käepärasemaks kasutamiseks võib ühte toimikusse vahelehega eraldatult panna mitme sarja või mitme aasta dokumendid. Erineva säilitustähtajaga dokumente ei panda ühte toimikusse. (6) Paberdokumentide hoidmiseks kasutatavad abivahendid (toimikukaaned, kiletaskud, registraatorid jne) peavad vastama dokumentide formaadile ning pakkuma piisavat kaitset tagamaks dokumentide terviklikkust ja vältimaks nende võimalikku kahjustumist kasutamisel. (7) Üldjuhul paigutatakse paberdokumendid toimikusse kronoloogilises järjestuses. Ühes küsimuses toimuv kirjavahetus paigutatakse kokku, algatuskirjale lisatakse järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument. (8) Enne toimikusse paigutamist kontrollib töötaja dokumendi vormistamise õigsust (allkirjade, kuupäevade jms olemasolu) ning korraldab vajadusel dokumendi parandamise ja täiendamise. (9) Paberdokumente hoitakse struktuuriüksuste või ametnike/töötajate tööruumides üldjuhul kuni kolm aastat pärast asjaajamisperioodi lõppemist, so kuni korrastatud paberdokumentide asutuse arhiiviruumis hoidmisele ja säilitamisele üle andmiseni. (10) Digitaaldokumente hoitakse ja säilitatakse üldjuhul asutuse DHS-s või muul DHS-välisel digitaalsel teabekandjal (CD, DVD jms) vormingus, mis tagab nende säilimise autentsena, kasutatavana ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul ehk arhiivivormingus vastavalt arhiivieeskirjale. (11) DHS-välisel digitaalsel teabekandjal (CD, DVD jms) dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse ja antakse asutuse arhiiviruumis hoidmiseks ja säilitamiseks üle käesoleva paragrahvi lõikes 9 märgitud korras.
(1) Kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu on kõik dokumentide eest vastutavad isikud kohustatud dokumentide loetelu järgi nende valduses ja kasutuses olevad paberdokumendid ja DHS-välisel digitaalsel teabekandjal dokumendid läbi vaatama ja korrastama ja asutuse arhiiviruumis hoidmiseks ja säilitamiseks ette valmistama. (2) Paberil arhiividokumendid valmistatakse asutuse arhiiviruumis hoidmiseks ja säilitamiseks ette järgmiselt: 1) dokumendid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2) liigsed dokumendikoopiad ja mittearhiiviaines eraldatakse; 3) dokumendid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel; 4) paberiga kontaktis olevad metallkinnitid eemaldatakse; 5) dokumendid paigutatakse lahtiselt või kinnitatakse köitepaelaga säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi vms nii, et säiliks dokumentide terviklikkus; 6) lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu; 7) toimikud, mapid, karbid jms tähistatakse, märkides toimikule, mapile, karbile vähemalt järgmised andmed: asutuse nimetus, sarja (allsarja) tähis ja nimetus dokumentide loetelu järgi ja piirdaatumid. (3) DHS-s hoitavate digitaalsete dokumentide puhul tuleb tagada, et dokumendi, mis arhiveeritakse oleksid arhiivipüsivas vormingus. DHS-välisel digitaalsel teabekandjal arhiividokumendist tehakse vastavalt varukoopia tegemise korrale varukoopia. (4) Asutuse arhiiviruumis hoidmiseks ja säilitamiseks ette valmistatud dokumendid, võetakse arvele toimikute loetelus, mille koostamise aluseks on asutuse dokumentide liigitusskeem. (5) Toimikute loetellu kantakse järgmised andmed: 1) asutuse nimi; 2) funktsiooni nimetus ja tähis; 3) sarja nimetus ja tähis; 4) säilitustähtaeg; 5) hindamisotsuse kuupäev ja viit; 6) toimiku järjekorranumber ja pealkiri; 7) toimikute hulk; 8) toimikute piirdaatumid, so esimese ja viimase toimiku kuupäev; 9) karbi number, mille sees toimikut hoitakse ja säilitatakse. (6) Dokumente hoitakse asutuse arhiiviruumis alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Kasutamise vajadusel võib dokumente asutuses hoida ja säilitada dokumentide loetelus ettenähtud säilitusajast kauem. (7) Asutuses olevate dokumentide kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks kehtestatakse ohuplaan. (8) Arhiiviväärtuse saanud dokumendid (arhivaalid) antakse üle avalikule arhiivile vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud nõuetele.
(1) Hävitada võib dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud. Arhiiviväärtusega dokumente ei hävitata. (2) Dokumentide hävitamise kohta koostatakse hävitamisakt. Dokumentide hävitamisakti kantakse vähemalt järgmised andmed: 1) viide avaliku arhiivi hindamisotsusele; 2) tähis liigitusskeemi või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi; 3) sarja nimetus või toimiku pealkiri; 4) piirdaatumid; 5) toimikute või muude üksuste hulk; 6) dokumentide säilitustähtaeg; 7) viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas; 8) märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta. (3) Kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud taotleb arhiivimoodustaja avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks. Loa taotlemiseks esitatakse avalikule arhiivile hävitamisakti kavand. Kui dokumendi võib hävitada avalikult arhiivilt luba taotlemata, kinnitab hävitamisakti asutuse juht või asutuse juhi määratud isik. (4) Paberdokumendi hävitamisel hävitatakse ka DHS-is või DHS-välisel digitaalsel teabekandjal olev dokumendi digitaalne koopia. (5) Dokumendid hävitatakse hävitamisaktis kindlaksmääratud mahus ühe kuu jooksul pärast hävitamisakti koostamist. (6) Dokumentide nõuetekohase hävitamise korraldab asutuses arhiveerimise eest vastutav ametnik või töötaja.
(1) Asjaajamine antakse üle: 1) ametniku või töötaja teenistus- või töösuhte lõppemisel; 2) asutuse juhtimise üleandmisel; 3) ametniku või töötaja teenistus- või töösuhte pikaajalisel peatumisel (pikaajaline töövõimetus, rasedus-, sünnitus-, lapsehooldus- ja lapsendaja puhkus vms); (2) Asjaajamine antakse üle hiljemalt töölt lahkumise päeval. (3) Ametniku või töötaja lahendamisel olnud ülesanded ja vastavad dokumendid võtab üle tema asendaja või vahetu juht.
(1) Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise aktiga, mille koostab üldjuhul asjaajamise üleandja ja sellele kirjutavad alla üleandja ja vastuvõtja. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti võib vormistada koos vara üleandmise aktiga. (2) Teenistus- või töösuhte lõppemisel peab üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama: 1) asjaajamise üleandmise kohta ja kuupäeva; 2) asjaajamise üleandmise põhjust; 3) asjaajamise üleandja ja vastuvõtja nime ning ameti- või töökohta; 4) kirjet üleantavate toimikute kohta, märkides sarjade numbrid vastavalt dokumentide loetelule; 5) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 6) ametnikule või töötajale töö- või teenistusülesannete täitmiseks kasutusele antud vara loetelu. (3) Asutuse juhtimise üleandmisel peab üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 1 loetletud andmetele ka järgmisi andmeid: 1) asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv; 2) asutuse eelarvevahendite seis; 3) asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või töötajate nimed ja ametikohad; 4) lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide viidad või numbrid vastavalt dokumendiliigile; 5) üldandmed asutuse arhiivi kohta. 6) andmed asutuse juhi kasutusel oleva vara kohta. (4) Teenistus- või töösuhte pikaajalisel peatumisel peab üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama: 1) asjaajamise ja vara üleandmise kohta ja kuupäeva; 2) asjaajamise ja vara üleandmise põhjust; 3) asjaajamise ja vara üleandja ja vastuvõtja nime ning ameti- või töökohta; 4) perioodi, mis ajaks asjaajamine üle antakse; 5) kirjet üleantavate toimikute kohta, märkides sarjade numbrid vastavalt dokumentide loetelule; 6) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 7) vajadusel ametnikule või töötajale töö- või teenistusülesannete täitmiseks kasutusele antud vara loetelu. (5) Töösuhte peatumisel puhkuse ajaks võib asjaajamise üle anda suuliselt. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise aktiga juhul, kui seda nõuab üleandja, vastuvõtja või nende vahetu juht. (6) Osapool, kes asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole üleandmise-vastuvõtmise akti sisuga nõus, esitab enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamuse, mis lisatakse üleandmise-vastuvõtmise aktile ja mille olemasolu kohta tehakse üleandmise-vastuvõtmise akti märge.
(1) Asutuses kehtestatud asjaajamiskord jääb kehtima, kuid tuleb käesoleva määrusega kooskõlla viia hiljemalt 1. aprilliks 2016. a. (2) Üldaktiga kinnitatud vormi kohaselt väljaantavad load võib vormistada valgele paberile kuni vastava üldakti sätte kehtivuseni.
Määrus jõustub 1. jaanuaril 2016. a.