Laeva valla kui kohaliku omavalitsusüksuse raamatupidamiskorralduse alus (1) Laeva vald raamatupidamiskohustuslane korraldab Laeva Vallavalitsuse ja valla hallatavate asutuste raamatupidamist ning finantsaruandlust tsentraliseeritult. Avaliku sektori aruandlussüsteemis on Laeva Vallavalitsuse tehingupartneri koodiks 436101. (2) Laeva Vallavalituse (edaspidi vallavalitsus) hallatavad asutused (edaspidi allasutused) on: 1) Laeva Rahvaraamatukogu; 2) Laeva Kultuurimaja; 3) Laeva valla Avatud Noortekeskus; 4) Laeva Lasteaed; 5) Laeva Põhikool.
(1) Laeva valla raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Laeva vallavalitsuse kui raamatupidamiskohuslase raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine, sealhulgas majandusaasta aruande koostamine ja esitamine. (2) Sise-eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestuspõhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (RTJ) ja «Riigi raamatupidamise üldeeskirjast» (edaspidi üldeeskiri). (3) Sise-eeskirja täiendavad Laeva Vallavolikogu määrused ja otsused, Laeva Vallavalitsuse määrused ja korraldused ning vallavanema ja allasutuste juhtide käskkirjad.
(1) Sise-eeskirja kohaldatakse Laeva vallavalitsusele ja tema allasutustele. (2) Sise-eeskiri reguleerib Laeva valla majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustuste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning aruannete koostamise korda. (3) Sise-eeskirja muudetakse ja täiendatakse finantsjuht-pearaamatupidaja ettepanekul kooskõlastatult vallavalitsusega. Muutused ja täiendused tehakse majanduslikel kaalutlustel, tegevuse ümberkorraldamisel, lähtuvalt Raamatupidamise Toimkonna väljaantavate juhendite ja metoodiliste soovituste sisust ning maksuseaduste ja täiendavate juhendmaterjalide muutustest või muul asjakohasel põhjusel. Juhul kui raamatupidamise sise-eeskirja muudetakse, tuleb muudatustes märkida millist osa, punkti või lõiku on parandatud või täiendatud ja muudatus lisada raamatupidamise sise-eeskirjale.
(1) Vallavalitsuse raamatupidamises on kasutusel üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan mis koosneb järgmistest koodidest: 1) raamatupidamiskontod (üldeeskirja lisa 1); 2) tehingupartnerite koodid (üldeeskirja lisa 2); 3) tegevusalade koodid (üldeeskirja lisa 3); 4) allikate koodid (üldeeskirja lisa 4); 5) rahavoo koodid (üldeeskirja lisa 5). (2) Vastavalt üldeeskirjale nõuetele tuleb lisada valitud kontole tehingupartneri (TP), tegevusala (TT), allika (A) või rahavoo (RV) kood. s.o kokku kontokombinatsioon. Kontoplaan on üleval Rahandusministeeriumi veebilehel, samuti esitab Rahandusministeerium oma veebilehel jooksvat informatsiooni üldeeskirja või selle muudatuste kohta. (3) Kontod on liigendatud 5-ks rühmaks. Rühma tähistab konto koodi esimene number: 1) 1 - bilansi aktivakirjete kontod; 2) 2 - bilansi passivakirjete kontod; 3) 4,5,6 - 3 - tulude kontod; 4) 4,5,6 - kulude kontod; 5) statistilised kontod. (4) Täiendavalt on kasutusele võetud järgmised allkontod: kontole 100100:1001001 arvelduskonto Swedpangas;1001003 arvelduskonto SEB pangas;1001004 arvelduskonto SEB pangas;103610 kinnipidamised töötasudest;1036101 kinnipidamine töötasudest, toit. (5) Täiendavalt on kasutusele võetud järgmised tegevusalad: 0 921201 – Laeva Põhikool kohalikust eelarvest;0921202 – Laeva Põhikool riiklikust eelarvest;0921204 - Hariduskulud teistele valdadele (põhikool). (6) Finantsjuht-pearaamatupidajal on õigus raamatupidamise paremaks korraldamiseks lisada täiendavaid alakontosid. (7) Kehtiv kontoplaan on leitav rahandusministeeriumi kodulehelt http://www.fin.ee.
(1) Vallavalitsus koostab majandusaasta aruande, lähtudes raamatupidamise seadusest, RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele, üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest. Vallavanem kirjutab majandusaasta aruandele koos kuupäeva märkimisega alla viivitamata pärast seda, kui vallavalitsus on aruande heaks kiitnud. (2) Enne majandusaasta aruande kinnitamist volikogus vaatab revisjonikomisjon esitatud majandusaasta aruande läbi ja koostab selle kohta kirjaliku aruande, mis esitatakse volikogule. Aruandes avaldab revisjonikomisjon, kas ta toetab vallavalitsuse koostatud majandusaasta aruande kinnitamist. Lisaks annab revisjonikomisjon aruandes ülevaate oma tegevuse kohta. (3) Vallavalitsus esitab heakskiidetud ja allkirjastatud majandusaasta aruande volikogule hiljemalt 31. maiks. Majandusaasta aruandele lisatakse vandeaudiitori aruanne ja vallavalitsuse protokolliline otsus aruande heakskiitmise kohta. (4) Volikogu kinnitab otsusega valla majandusaasta aruande hiljemalt 30. juuniks. (5) Majandusaasta aruanne, revisjonikomisjoni aruanne, vandeaudiitori aruanne, vallavalitsuse protokolliline otsus aruande heakskiitmise kohta ning volikogu otsus aruande kinnitamise kohta avaldatakse 7 päeva jooksul pärast nende kinnitamist valla veebilehel.
(1) Majandusaasta aruanne esitatakse vastavalt raamatupidamise seadusega ja Rahandusministeeriumi poolt kehtestatud korras ja tähtajaks. (2) Saldoandmiku aruanne esitatakse tekkepõhiselt aruandekuule järgneva kuu 25. kuupäevaks kasvavalt kalendriaasta algusest Rahandusministeeriumile, välja arvatud saldoandmike korral aasta lõpu seisuga, milles tehakse korrigeerimisi kuni 31. märtsini. Saldoandmik edastatakse Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi (edaspidi saldoandmike infosüsteem) elektrooniliselt. (3) Eelarve täitmise aruanded koostatakse kasvavalt kalendriaasta algusest kassapõhiselt ja rahandusministri kinnitatud vormil ning esitatakse Rahandusministeeriumile tema kehtestatud korras ja tähtajal. (4) Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse elektrooniliselt e-maksuametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel. (5) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.
(1) Raamatupidamist korraldatakse raamatupidamistarkvara PMEN abil. (2) LVallavalitsuse igapäevast tegevust juhib vallavanem, kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. (3) Allasutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht, kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. (4) Vallavalitsuse ja allasutuste raamatupidamist korraldab finantsjuht-pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis. (5) Raamatupidamise korraldamisel lähtutakse raamatupidamise seaduses sätestatust.
(1) Vara kajastatakse raamatupidamistarkvara PMEN varade menüüs eraldi iga allasutuse vastutava isiku ja asutuse tegevusala koodiga ning kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist). Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu. (2) Nõuded, finantsinvesteeringud (aktsiad) ja laenud kajastatakse üldjuhul vallavalitsuse raamatupidamises, kes esindab omavalitsust nõude sissenõudmisel. (3) Kohustused kajastatakse vallavalitsuse raamatupidamises, kes on ka juriidiliselt kohustatud kohustust täitma või on varasema tegevuse käigus neid kohustusi täitnud. (4) Vallavalitsuse bilansis ei kajastata varasid, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse vallavalitsuse raamatupidamise aastaaruandes.
(1) Maksud kajastatakse vallavalitsuse tuludes vastavalt maksude tegelikule laekumisele ja maksude edasiandja esitatud teatisele. Maksutulud kajastatakse tekkepõhiselt. (2) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse vallavalitsuse tulemiaruandes. (3) Loodusressursside kasutamise eest laekuvad tulud kajastatakse vallavalitsuse tuludes vastavalt tegelikule laekumisele ja loodusressursside kasutamise tasude edasiandja esitatud teatisele. (4) Kulud kajastatakse vallavalitsuse tulemiaruandes, eristades neid tegevusala koodiga. (5) Varast või kohustusest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse vallavalitsuse tulemiaruandes. (6) Algdokumentidel kajastatud käibemaksukulu kajastatakse kontol 601000, põhivara käibemaks kontol 601002. Käibemaksukulu riigieelarvelisest haridustoetusest oma töötajate koolituskuludelt kajastatakse kontol 601003. Käibemaksukulu riigieelarvelisest haridustoetusest õppevahendite kuludelt kajastatakse kontol 601004.
(1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik tõend, millel peavad olema järgmised rekvisiidid (raamatupidamise seaduse § 7): 1) dokumendi nimetus ja number; 2) koostamise kuupäev; 3) tehingu majanduslik sisu; 4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 5) tehingu osapoolte nimed; 6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid; juriidilistel isikutele registri kood; 7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist; 8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber. (2) Algdokumentideks on: 1) arved (ostu- ja müügiarved); 2) lepingud; 3) palgadokumendid (koondpalgalehed, palgalehed, tööaja arvestuse tabelid); 4) pangakonto väljavõtted; 5) kassa sissetuleku ja väljamineku orderid; 6) vallavalitsuse korraldused; 7) vallavanema käskkirjad; 8) allasutuste juhtide käskkirjad; 9) aktid (vara arvele võtmine, maha kandmine, ümberhindlus); 10) inventuurid; 11) avansi-, komandeeringu- ja töölähetusearuanded; 12) raamatupidamisõiendid; 13) muud kuludokumendid; 14) sularaha tšekid. (3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend, millele kirjutab alla koostaja. (4) Kõik kuludokumendid (arved, aktid jt.) peavad olema kontrollitud ning kinnitatud allasutuse juhi või volitatud isiku poolt. Kuludokumendile lisatakse allkiri, kuupäev ning kulu artikkel. (5) Vallavalitsuses on kulusid tegema volitatud isikuks vallavanem ja volikogu esimees (volikogu kuludel). (6) Allasutuse juht vastutab, et: 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 3) tehing on seaduspärane ja vajalik; 4) tehing on kooskõlas eelarvega; 5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; 7) allkirjaga kinnitatud dokument jõuaks õigeaegselt raamatupidamisse ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus. (7) Finantsnõunik -pearaamatupidaja tagab dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi: 1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega; 2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus; 3) tekkepõhine periood; 4) saaja andmed, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele; 5) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 6) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt. (8) Sularaha väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule ka vallavanem ja finantsnõunik-pearaamatupidaja. (9) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse: 1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil; 2) digitaalallkiri; 3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada. (10) Rahalisi ülekandeid tehakse maksetähtpäeval.
(1) Raamatupidamiskohuslane on kohustatud (raamatupidamise seaduse § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites kahekordse kirjendamise põhimõttel nende toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjestuses (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat) ning säilitatakse failina. Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taas esitamist võimaldaval infokandjal. (2) Igal majandusaastal algab kõikide raamatupidamiskannete, samuti palgaprogrammi arvestuse, töölehtede, müügiarvete, kassaorderite ja maksekorralduste numbriseeriate algusest. (3) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendid. (4) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) majandustehingu kuupäev; 2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber; 3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad; 4) majandustehingu lühikirjeldus, tegevusala, kuluartikkel; 5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number; 6) tehingupartneri kood. (5) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peavad sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument). (6) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja kirjendile. (7) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMEN, kus peetakse arvestust allasutuste lõikes eri valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad: 1) bilanss - kajastatakse pearaamatu kanded; 2) võlad - kajastatakse nõuded, kohustused ja ettemaksed; 3) raha - kajastatakse panga-ja kassakanded; 4) palk - kajastatakse palgakanded; 5) arved - koostatakse arved; 6) varad - kajastatakse põhivarad; 7) eelarve – kajastatakse eelarvet ja selle muudatused; 8) ladu – kajastatakse toiduained ja bilansivälised varad. (8) Programmist võib vajadusel teha järgmised väljatrükid: 1) pearaamatu koond; 2) arvelduste kanded; 3) palgalehed; 4) tasuliikide tabelid; 5) palgalipikud; 6) saldoandmik; 7) bilansivälise vara nimekiri; 8) põhivara nimekiri; 9) panga ja kassa kanded. (9) Raamatupidamisprogrammi uuendatakse AS San Revilo koduleheküljelt. (10) Jooksva majandusaasta andmetest tehakse serverisse ja mälupulgale varukoopiad.
Algdokumentide käive: 1) tööaja arvestuse tabelid - esitab allasutuse juht jooksva kuu viimaseks tööpäevaks; 2) käskkirjad palkade, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta - esitab vallavanem või allasutuse juht jooksva kuu viimaseks tööpäevaks; 3) sõidupäevikud - esitab auto kasutaja järgneva kuu 5. tööpäevaks; 4) lähetuskulude aruanded - esitab lähetatu või allasutuse juht 3 päeva jooksul peale lähetusest saabumist; 5) majanduskulud - esitab allasutuse juht kohe pärast dokumendi saamist ja kinnitamist; 6) töövõtu- ja käsunduslepingud palga maksmiseks - esitab allasutuse juht jooksva kuu viimaseks tööpäevaks; 7) ostu-müügi-, laenu- jt võlaõiguslikud lepingud - esitab vallavanem või allasutuse juht 3 tööpäeva jooksul peale lepingu sõlmimist; 8) tarnijate arved - esitab allasutuse juht kohe peale arve saamist ja kinnitamist; 9) põhivara maha kandmise aktid - esitab inventeerimise komisjoni esimees 3 tööpäeva jooksul peale akti kinnitamist; 10) bilansivälise vara maha kandmise aktid - esitab inventeerimise komisjoni esimees 3 tööpäeva jooksul peale akti kinnitamist; 11) kassa dokumendid - esitab kassa eest vastutav isik tehingu toimumise päeval; 12) sotsiaaltoetuste väljamaksu lehed - esitab sotsiaaltöö eest vastutav isik 1 tööpäev enne toetuste väljamaksmise kohustust; 13) lasteaia toidupäevade arvestus - esitab allasutuse juht aruande kuule järgneva kuu 3. tööpäevaks; 14) puhkuste ajakavad - esitab allasutuse juht iga aasta 31. märtsiks; 15) elektriarvestite ja veemõõtjate näidud - esitab majandusspetsialist igakuuliselt kuu viimasel või järgneva kuu 1. tööpäeval; 16) peopiletite ja sularaha kviitungite eest laekuv raha - esitab ürituse korraldaja hiljemalt üritusele ja kviitungitele kasutamisele järgneval 3. tööpäeval.
(1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas vallavalitsuse arvelduskontol ja sularaha vallavalitsuse kassas olevas seifis. (2) Rahalisi ülekandeid teostatakse elektrooniliselt. Maksekorraldused sisestab programmi PMEN finantsjuht-pearaamatupidaja. (3) Telehansa või U-Netipanga kasutamisel maksekorraldusi välja ei trükita. (4) Allasutuste kuludokumentide kinnitamise õigus on allasutuse juhil, kes vastutab kulu teostamise eelarve eest. (5) Finantsnõunik-pearaamatupidaja sisestab igapäevaselt eelmise päeva panga sissetulekud raamatupidamiskirjenditena raamatupidamisprogrammi PMEN. (6) Maksekorralduse koostaja ülesandeks on maksekorralduse aluseks olevate kuludokumentide maksetähtaegadest kinnipidamine, kontrollida, et samade kuludokumentide alusel ei ole enne tasutud.
(1) Sularahaarveldusi teostatakse siis, kui arveldus ülekandega pole võimalik või kui maksja seda erandkorras soovib. Üldreeglina välditakse sularaha avansside väljaandmist aruandekohustuslikele isikutele majanduskuludeks. Kui seda siiski erandkorras tehakse, esitatakse avansi kasutamise kohta allasutuse juhi (asetäitja) poolt kinnitatud avansiaruanne koos kuludokumentidega üldreeglina 5 päeva jooksul, kuid hiljemalt kuu lõpuks. (2) Maksimaalseks kassalimiidiks on 2 000 eurot ja ühekordseks avansi väljamakse summa võib olla kuni 200 eurot. (3) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente: 1) kassa sissetulekuorder; 2) kassa väljaminekuorder; 3) kassaraamat (väljatrükk raamatupidamise programmist). (4) Kassa sissetuleku ja väljamineku orderi kinnitab vallavanem ja finantsjuht-pearaamatupidaja. (5) Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderitel ei ole lubatud teha mingeid parandusi ega üle kirjutusi. (6) Finantsjuht-pearaamatupidaja sisestab väljamineku sularahatehingu kirjendi raamatupidamisprogrammi PMEN. Kassaraamat trükitakse raamatupidaja poolt igal kassapäeval. (7) Sularahana laekunud tulusid ei ole lubatud ilma eelneva kassasse sissemakseta kulutada. (8) Sularahas tehtud kulutuste aruande alusel võib hüvitatavad summad kanda aruandja pangaarvele, sealjuures peavad aruanne ja kulu algdokumendid olema kinnitatud vastava kulueelarverea eest vastutava isiku poolt. (9) Erinevate tasuliste ürituste piletihinna kehtestab üritust korraldav allasutus. (10) Sularahata arvestus toimub lasteaia toidutoetuse arvutamisel.
(1) Pangakaartide kasutamise õigus on vallavanemal või tema poolt kirjalikult volitatud isikutel. Pangaga sõlmitud lepingus kinnitatakse päevalimiit sularaha väljavõtul ja krediidi maksimumlimiit. (2) Kaardi valdaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Maksekaarti võib kasutada ainult töö- ja teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute teostamiseks. Isiklike kulude tegemine maksekaardiga on rangelt keelatud. (3) Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi valdaja süül rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga asutusele tekitatud kahju. (4) Kaardi valdaja ei tohi anda maksekaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse. (5) Kaardi valdaja esitab raamatupidamisele pangakaardiga sooritatud tehingu algdokumendi esimesel võimalusel peale tehingu sooritamist. Algdokumendil peab olema selgitus kulu otstarbe kohta ja kinnitus.
(1) Varad ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem, lähtudes RTJ 3, RTJ 8 ja RTJ 9 nõuetest. (2) Vähemalt iga kvartali lõpus hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit. (3) Nõuete hindamisel ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille makse tähtaeg on ületatud: 1) 90-180 päeva võrra, alla 50 % ulatuses; 2) üle 180 päeva võrra, alla 100 % ulatuses (üldeeskiri § 37). (4) Nõuet ei hinnata ebatõenäoliselt laekuvaks, kui kliendiga on sõlmitud võla tasumise ajatamiseks maksegraafik ja klient tasub võlga maksegraafikus ettenähtud tähtaegadeks. (5) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutavad alla finantsjuht - pearaamatupidaja ja vallavanem. (6) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto 605 deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga. (7) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus, ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot. (8) Ebatõenäoliselt laekuvad nõuded edastatakse vallavalitsuse poolt valitud inkassoettevõttele või advokaadibüroole võlgniku vastu sissenõude pööramiseks. (9) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki. (10) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. (11) Nõude lootusetuks tunnistamine võib tuleneda: 1) kliendile on kuulutatud pankrot või on alustatud likvideerimisprotsessiga; 2) kliendile on saadetud meeldetuletuskirju, millele ei vastata; 3) kliendi vastu on nõude kättesaamiseks esitatud hagiavaldus; 4) kliendil on raskusi oma kohustuste täitmisega ka kolmandate isikute ees (nt kliendil on olulised maksuvõlad). (12) Kohustuste kajastamisel lähtutakse RTJ 3 „Finantsinstrumendid”, RTJ 8 „Eraldised, potentsiaalsed kohustused ja potentsiaalsed varad” ja RTJ 9 „Rendiarvestus” kirjeldatud põhimõtetest. (13) Kohustuste kajastamisel peetakse kinni tekkepõhisuse printsiibist, mille järgi kõik, kohustused kajastatakse see bilansis kontogrupis 2032.
(1) Üldeeskirja § 15 lõike 8 kohaselt tuleb ettemaksude tasumist võimaluse korral vältida. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksusumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata). (2) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest, kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. (3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem kui 2 000 eurot (käibemaksuta). (4) Ettemaksena saadud tulud võetakse esmalt arvele kohustusena kontogrupis 2039 ning kantakse tuludesse olenevalt perioodist, mille eest tulu saadi. Erandina võib tulevaste perioodide tulud summas alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri kanda koheselt tuluks ilma neid tekkepõhistele perioodidele jaotamata. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku. Ostjale väljastatud ettemaksuteatisi teenuse eest, mille osutamine langeb järgmisse aruandeperioodi (kalendrikuu), raamatupidamises ei kajastata.
(1) Analüütilist arvestust peetakse aruandvate isikute lõikes. (2) Avanss kantakse aruandva isiku pangakontole või makstakse välja kassast. (3) Majanduskuludeks avanssi saanud isik on kohustatud esitama hiljemalt jooksva kuu lõpuks kulude aruande, millele on lisatud kulutusi tõendavad korrektselt vormistatud originaaldokumendid. (4) Majandusavansi kasutamata osa tagastatakse kassasse või pangakontole.
(1) Laenukohustused kajastatakse korrigeeritud soetusmaksumuses. Olulised lepingutasud kajastatakse laenude võtmisel laenukohustuste hulgas (miinusega) ja amortiseeritakse intressikuludesse laenuperioodi jooksul, ülejäänud lepingutasud kajastatakse laenude saamisel koheselt intressikuludes (kontorühm 650). (2) Kapitalirendikohustused kajastatakse laenukohustustena vastavalt renditud varade kajastamise kohta antud selgitusele. Bilansis kajastatakse laenukohustusi tulenevalt nende järelejäänud tähtajast lühi- ja pikaajaliste osadena vastavalt kontorühmades 208 ja 258. Laenukohustustena kajastatakse bilansis kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustused nagu panga- ja muud laenud, arvelduskrediidid, kapitalirendikohustused, faktooringkohustused, emiteeritud võlakirjad ja muud sarnased võlakohustused, millega kaasneb intressikulu või muu sellelaadne kulu.
(1) Toetustena käsitletakse saadud või antud vahendeid jooksvateks või kapitalikuludeks, mis ei kuulu tagastamisele. Toetused võivad olla nii rahalised kui ka mitterahalised. (2) Toetuste liigid: 1) õigusaktidest tulenevad sotsiaaltoetused – regulaarsed toetused, mille suurus ja saajad määratakse volikogu määrusega või vallavalitsuse korraldusega või vastavalt kehtivale seadusandlusele; 2) kodumaine sihtfinantseerimine – sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetused, mille korral sihtfinantseerimist tohib kasutada ainult teatud liiki kulutuste katteks või teatud tingimuste tagamiseks, kusjuures toetuse andja kontrollib toetuse sihipärast kasutamist; 3) välismaine sihtfinantseerimine – mitteresidentidelt s.h. rahvusvahelistelt organisatsioonidelt saadud sihtfinantseerimine; 4) välismaise sihtfinantseerimise kaasfinantseerimine – sihtfinantseerimise eriliik, mida annab Eesti avaliku sektori subjekt lisaks Euroopa Liidu fondidest makstavale välisabile; 5) mittesihtotstarbeline finantseerimine – ilma sihtotstarvet määramata ja eritingimustega sidumata antud ja saadud toetused, mille sihipärast kasutamist ei saa või ei ole ette nähtud kontrollida. (3) Kodumaine sihtfinantseerimine jaotatakse tegevuskulude ja põhivara sihtfinantseerimiseks. Põhivara sihtfinantseerimise põhitingimuseks on, et selle saaja peab ostma, ehitama või muul viisil soetama teatud põhivara.
(1) Sihtfinantseerimisena kajastatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi. (2) Sihtfinantseerimist kajastatakse raamatupidamises esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval (üldeeskirja § 25 lõige 3), milleks loetakse maksetaotluse aktsepteerimise kuupäev (kulude abikõlbulikuks tunnistamisekuupäev). (3) Juhul kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud summad sihtfinantseerimiseks saadud vahendite ettemaksete kontodel (kontogrupp 203). (4) Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus aktsepteeritud, kuid see on veel (5) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuseprintsiibist. Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna hetkel, kui selle laekumine on kindel (maksetaotlus on toetuse andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), üksus on täitnud sihtfinantseerimisega seonduvaid lisatingimusi ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud. (6) Vastavalt üldeeskirja §26 lõikele 3 võib tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem 2000 EUR (ilma käibemaksuta). (7) Põhivara sihtfinantseerimise korral lähtutakse sihtfinantseerimise kajastamisel bruto meetodist. Sihtfinantseerimise abil soetatud vara võetakse arvele tema soetusmaksumuses ning varade soetamise toetuseks saadud sihtfinantseerimise summa kajastatakse bilansis kohustusena kui tulevaste perioodide tulu sihtfinantseerimisest. Kui põhivara on soetatud ja puudub sisuline toetuse laekumata jäämise risk, kuid sihtfinantseerimine on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna (kontogrupp 3502) ja nõudena. (8) Vastavalt üldeeskirja §27 lõikele 1 kajastab omavalitsus avaliku sektori üksuselt saadud põhivara sihtfinantseerimist toetuse saamise tekkepõhisel momendil tuluna ning ei kasuta sel juhul tulude ajatamist põhivara kasuliku eluea jooksul. (9) Kui mitterahaline sihtfinantseerimine seisneb selles, et toetuse andja või vahendaja kannab raha otse toetuse saaja hankijale, võetakse sihtfinantseerimine arvele toetuse andja või vahendaja teatise alusel nii, nagu see toimuks siis, kui raha liiguks läbi toetuse saaja hankijale (välja arvatud pangakonto liikumise kajastamine, selle asemel sulgeb toetuse saaja maksepäeval võla hankijale ja nõude toetuse andjale või vahendajale või saadud ettemakse toetuse andjalt või vahendajalt). Avalikku sektorisse kuuluvad vahendajad on kohustatud sihtfinantseerimise ülekandmisel hankijale informeerima toetuse saajat maksetaotluse aktsepteerimisest, toetuse kuludes kajastamise perioodist ja ülekandest hiljemalt ülekande tegemisele järgneva kuu 5. kuupäevaks. (10) Projekti eest vastutav isik viib läbi alljärgnevad toimingud: 1) esitab finantsjuht-pearaamatupidajale projekti rahastatud lepingu koopia; 2) jälgib projekti eelarvet ning kaasfinantseerimise vajadusel esitab vallavalitsusele taotluse selle rahastamiseks; 3) kinnitab oma allkirja ja kuupäevaga projekti kuludokumendid, kirjutab nimetatud dokumentidele peale projekti nimetuse ning teeb vajadusel dokumentidest koopiad; 4) koondab projekti rahastaja poolt ette nähtud dokumendid ühte toimikusse; 5) esitab määratud tähtajaks ja mahus projekti finantseerijale väljamaksetaotlused ning vahe- ja lõpparuanded. (11) Projektipõhisteks raamatupidamisdokumentideks on esitatud arved, saatelehed, maksekorraldused, pangakonto väljavõtted, töövõtulepingud, jt lepingud, tööde vastuvõtu aktid, tööaja arvestuse tabelid jne. Projektipõhistele kuludele lisatakse raamatupidamisprogrammi PMEN sisestamisel projektiga seotud tulude ja kulude eristamiseks projekti nimetus, viitenumber, lepingu number või allikas. Projektipõhised algdokumendid allkirjastab raamatupidamiskohustuslast esindav (volitatud) isik. (12) Projektipõhiste kulude originaaldokumentide, kui projekti dokumentatsiooni säilitamisetähtaeg on väiksem kui raamatupidamisdokumentidele kehtestatud säilitamistähtaeg, säilitamine toimub vastavalt raamatupidamisdokumentide säilitamise korrale vastavates raamatupidamise registraatorites. Kui projekti dokumentatsiooni säilitamise tähtaeg ületab raamatupidamisdokumentidele kehtestatud säilitamistähtaja, säilitatakse projektiga seotud kulude originaaldokumendid projektiga seotud dokumentide registraatoris ja nendest tehtud koopiad säilitatakse raamatupidamisdokumentide registrites märkega originaaldokumendi asukoha kohta. (13) Projekti raames soetatud või renoveeritud põhivara võetakse arvele selle soetusmaksumuses. Juhul, kui materiaalse põhivara objekt koosneb üksteisest eristatavatest komponentidest, millel on erinev kasulik eluiga, võetakse need komponendid raamatupidamises arvele eraldi vara objektidena. Neile määratakse ka eraldi amortisatsiooninormid, vastavalt nende kasulikule elueale. Sel juhul tuleb müügidokumendile märkida ka põhivara eri komponentide hinnad, et nende soetusmaksumust oleks võimalik välja arvutada. (14) Kogusumma lepingu puhul, mille müügidokumentidel ei ole eraldi maksumusi välja toodud, siis piisab töövõtja hinnangust või selle puudumisel eksperthinnangust eri osade maksumuse kujunemise kohta. Nimetatud maksumuse kujunemise arvutus tuleb välja tuua kuludokumentidel või lisada arvestusmeetod kuludokumentidele, et oleks võimalik näha projekti kulude kujunemist.
(1) Tulud ja kulud, millised tulenevad lepingutest, mis on sõlmitud tingimustel, kus kumbki lepingu osapool ei tasu teisele osutatud teenuse eest või tasub osutatud teenuse võrra vähem, kajastatakse raamatupidamisarvestuses nii tulud kui kulud täismahus. Tasaarveldus kajastatakse kandega Deebet kohustus (kontoklass 20) Kreedit nõue (kontogrupp 103). Kajastamise aluseks on leping või lepingu põhjal vormistatud raamatupidamisõiend või arve. (2) Klientidele väljastatavate arvete (müügiarvete) vormistamise nõuded: 1) müügiarved esitatakse Laeva vallavalitsuse nimel; 2) müügiarvete vormistamisel järgitakse RPS ja käibemaksu nõudeid; 3) müügiarved koostatakse allasutuste poolt esitatavate andmete või lepingus kajastatu põhjal ja tingimustel; 4) müügiarved koostatakse kahes eksemplaris, millest üks jääb raamatupidamiskirjendi aluseks, teine väljastatakse kliendile, müügiarveid ei pea välja trükkima; 5) arvete koostamise õiguse eest vastutab arve koostaja, arve aluseks olnud andmete õigsuse eest vastutab andmete edastaja; 6) koostatud ja klientidele väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse raamatupidamises koostatud kreeditarvega, mille tekstist või lisast nähtub korrigeerimise põhjus. (3) Maksude kajastamine: 1) füüsilise isiku tulumaks ja maamaks ning loodusvarade kasutamise ja saastetasude tulu kajastatakse raamatupidamisarvestuses tekkepõhiselt, Maksu- ja Tolliameti igakuiste aruannete põhjal; 2) maksutulude kajastamine toimub tekkepõhise kandega: Deebet Maksunõuded (kontogrupp 1020); Kreedit Maksutulu (kontoklass 30); 3) maksutulude laekumisel näitab saaja maksunõuete vähenemist: Kreedit Maksunõuded (kontogrupp 1020). (4) Lõivutulu kajastatakse lõivuga maksustatud toimingu päeval ning trahvide määramise päeval kontogrupis 320. (5) Toodete ja teenuste müügi ja muude tulude kajastamine: 1) toodete, kaupade ja põhivara müügist saadud tulu kajastatakse siis, kui kõik olulised omandiga seotud riskid on läinud üle ostjale ning müügitulu ja tehinguga seotud kulu on usaldusväärselt määratav. Tulu teenuste müügist kajastatakse teenuse osutamisel, lähtudes valmidusastme meetodist; 2) tulusid toodete ja teenuste müügist kajastatakse kontorühmades 322 ja 323; 3) muud tulud, sealhulgas kasum või kahjum varade müügist kajastatakse kontoklassis 38; 4) tulu võetakse üldjuhul tekkepõhiselt arvele koostatud nõudedokumendi alusel kandega: Deebet Nõuded – Kreedit Tulu (ilma käibemaksuta). (6) Finantstulude ja -kulude kajastamine: 1) finantstulude ja -kuludena käsitletakse finantsinvesteeringutelt teenitud või makstud intresse, 2) finantstulu ja -kulu kajastatakse raamatupidamises tekkepõhiselt kontoklassis 65. Tulu tekkimise momendi ja tulu suuruse määramisel lähtutakse RTJ-st 10 „Tulu kajastamine”; 3) intressitulu nõuetelt, laenudelt ja finantsinvesteeringutelt arvestatakse vastavalt osapoolega sõlmitud kokkulepetele ja kajastatakse arvestusperioodis, mille eest intress arvestatakse (intressi tasumise tähtajad ei lange üldjuhul arvestusperioodi).
(1) Tööjõukulude kajastamine: 1) tööjõukulusid kajastatakse tekkepõhiselt kontoklassis 50 perioodis, mille eest kulu arvestati. Kulusid käsitletakse tööjõukuludena selles allasutuses, kus arvestatakse töötasu ja deklareeritakse maksud töötasult. Teiselt asutuselt või füüsilisest isikust ettevõtjalt ostetud teenus ei ole tööjõukulu ja kajastatakse tegevuskuluna vastavalt teenuse majanduslikule sisule. Tööjõuga seotud kulude (v.a. erisoodustused) puhul kasutatakse tehingupartnerina alati füüsilise isiku tehingupartneri koodi (800699). Bilansikontodel kontorühmades 1037 ja 2030 kasutatakse alati Maksu-ja Tolliameti tehingupartneri koodi; 2) maksud peetakse väljamaksetest kinni vastavalt kehtivatele seadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt. Deklaratsioonid säilitatakse elektrooniliselt; 3) kontogruppi 2030 (maksukohustused) kantakse ainult deklareeritud maksukohustus. Vastava grupi kontod peavad võrduma Maksuameti kontokaartidel kajastatud maksunõuete tekkepõhiste saldodega. Kui mõne maksu osas on maksukohustuslasel ettemaks, peab see kajastuma kontogrupis 1037, mis peab võrduma Maksuameti kontokaardil näidatud ettemaksu saldoga; 4) tööjõukuludest kinni peetud maksud kajastatakse kohustusena kontogrupis 2030 selles perioodis, millises tekkis maksukohustus (toimusid väljamaksed või tekkis erisoodustuse maksukohustus). Kui arvestatud palk makstakse välja järgmisel kuul, eraldatakse kinni peetud maksud töötasu võlgnevuse kontorühmast 202 maksuvõlgade kontogruppi 2030 selles kuus, millal töötajale tasu välja maksti; 5) tööjõukuludega seotud maksukulud kajastatakse tekkepõhiselt selles perioodis, mille eest need olid arvestatud. Kui töötasu väljamaksed toimuvad järgmises kuus, kantakse maksukulu kanded analoogselt kinnipeetud maksude kannetega ümber kontorühmast 202 kontogruppi 2030; 6) palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestuse aluseks on Laeva Vallavolikogu või Laeva Vallavalitsuse õigusaktid, vallavanema või allasutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestuse tabel. Vallavalitsuse tööaja arvestuse tabeli koostab vallasekretär, allasutuses asutuse juht; 7) üldjuhul makstakse palka üks kord kuus ülekandega töötaja või teenistuja pangakontole; 8) puhkusetasu makstakse vastavalt Vabariigi Valitsuse määrusele „Keskmise töötasu maksmise tingimused“. Puhkustasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minemist. Töötaja avalduse korral võidakse puhkusetasu ka hiljem või osade kaupa välja maksta. Juhul kui töötaja või teenistuja puhkus poolte kokkuleppel katkestatakse ning puhkusetasu on üle kantud, arvestatakse puhkustasu ümber. Töölepingu lõppemisel peab töötaja tasu välja teenimata puhkuse eest tasa teenima või tagastama. Puhkusetasu arvestamisel rakendatakse töötajatele ja ametnikele soodsamat varianti puhkuse arvestuse meetodit põhimõttel, et puhkusetasu ei oleks väiksem kui määratud kuutöötasu puhkuse väljamaksmise päeval. Riigieelarvest hüvitatavate puhkusetasude (isapuhkus, puudega lapse lapsepuhkus ja töövõimetuspensioni puhkus) maksmisel nimetatud põhimõtet ei rakendata; 9) palgalehed koostatakse allasutuste lõikes ning allkirjastatakse koostaja ja vallavanema poolt. Palgalehtede alusel trükitakse igakuuliselt tasuliikide tabel. Töötajale esitatakse töötaja vastava sooviavalduse korral palgalipik; 10) kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitatakse raamatupidamisele allasutuste juhtide poolt hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu viimaseks tööpäevaks; 11) tegelik puhkusetasu ja sellelt arvestatud maksukulu kajastatakse väljamaksmisel ettemaksuna, periodiseerides selle nendesse kuudesse, milliste eest oli tasu arvestatud; 12) aruandeaasta lõpus viiakse läbi kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasu ümberhindlus, võttes nimetatud korrektuuri aluseks Eesti Vabariigi Valitsuse poolt kehtestatud puhkustasu arvestamise korra. Välja maksmata puhkusetasu ja sellega seotud maksukulude ning puhkusetasu kohustuse korrigeerimine kajastatakse lõppenud aruandeperioodi viimase kalendrikuu (puhkusetasu kontod rühmas 5000-5008 ja sellega seotud maksukulude - kontorühm 5060) kulude suurenemise või vähenemisena; 13) muud ühekordsed toetused ja nendega kaasnevad maksud kajastatakse kuluna nende väljamaksmise kalendrikuus kui tekkepõhist momenti ei ole võimalik määrata teisiti; 14) hüvitised töölepingu lõpetamisel kajastatakse üldjuhul kuluna töölepingu lõpetamise hetkel, sõltumata sellest, millal tegelikult vastav hüvitis välja maksti. (2) Majandamiskulude ja muud tegevuskulude kajastamine: 1) asutuse tegevuskuludena näidatakse üldjuhul ainult asutuse tegevusega seotud kulusid; 2) üüri- ja renditehingutega kaasnevaid kommunaalkulusid kajastatakse üürile või rendile andja aruandes kuluna kontogruppides 55 ja 45 ning edasimüügist saadud tulud kajastatakse tuludes; 3) kululimiitide ületamisi ja sarnaseid kinnipidamisi töötajate palgast või nõudeid töötajatele kajastatakse nõudena; 4) Sotsiaalkindlustusameti ja Tööturuameti poolt hüvitatavad sotsiaaltoetused kajastatakse nõudena; 5) asutuse tegevuskuluna käsitletakse lisaks asutuse enda ülalpidamiskuludena ka valla elanikele osutatavate teenuste kulu. Sotsiaaltoetusi, milliseid osutatakse füüsilisele isikule rahalises vormis, kajastatakse kontorühmas 413, kusjuures toitlustustoetus kajastatakse toetusena ka siis, kui seda ei maksta toetuse saajale välja, vaid näiteks koolile või toitlustajale vastavate isikute toitlustamiseks. Sotsiaaltoetusi, milliseid osutatakse füüsilisele isikule mitterahalises vormis teenuste või tehniliste abivahenditena, kusjuures teenuse osutajaks on juriidiline isik (nt hooldekodu), kajastatakse need teenustena (kontorühm 552); 6) isikliku sõiduauto teenistus-, töö- või ametisõitudeks kasutamisel hüvitise taotlemiseks esitab töötaja tehtud sõitude aruande. Hüvitise kohta arvestuse pidamisel suuruses kuni 335 eurot kalendrikuus esitab töötaja sõidupäeviku, milles peab olema märgitud: sõiduauto riikliku registreerimise number, sõiduauto spidomeetri alg- ja lõppnäit iga sõidukorra puhul, kuupäev ja sõidu eesmärk iga sõidukorra puhul. Sõidupäevikud kinnitab vallavanem ja kinnitab käskkirja hüvitise väljamaksmiseks. Sõiduautode tehniliste dokumentide ärakirjad esitatakse vallasekretärile; 7) ametiautodele kasutatud kütus kantakse kuluks kuludokumentide alusel (kütusefirmade poolt esitatud arved, saatelehed). Kuludokumendid kinnitab vallavanem; 8) ametitelefonide kasutamise kord on kinnitatud vallavanema käskkirjaga. Ametitelefoni on lubatud kasutada isiklikuks otsatarbeks. Nende teenuste eest tasub telefoni kasutaja igakuiselt teenusepakkuja poolt väljastatud „Kõnede eristuse“ alusel. Nimetatud summade alusel teeb raamatupidamine vastava tegevusala ja kululiigi osas kulude vähendamise. (3) Maksu-, lõivu- ja trahvikulu kajastamine: 1) avaliku sektori üksused kajastavad tagasisaamisele mittekuuluvat käibemaksukulu kontol 601000; 2) kontogrupis 6010 kajastatakse ka muud mittetagastatavad lõivud, maksu- ja trahvikulud (välja arvatud tööjõukuludelt arvestatud maksud); 3) põhivara soetamisel lisandunud tagasisaamisele mittekuuluvat käibemaksu kajastatakse kontol 601002 üldjuhul kas põhivara saamisel või põhivara eest tasumisel, olenevalt sellest, kumb neist sündmustest toimus ajaliselt varem; 4) maksmata, kuid deklareeritud maksud, lõivud ja trahvid kajastatakse kohustusena kontogrupis 2030, ettemaks kontogrupis 1037. Kontogrupi 2030 saldod peavad iga aruandeperioodi lõpul võrduma Maksu- ja Tolliameti või lõivu saaja asutuse kontogrupi 1020 saldodega; 5) lõivu ja trahvikulude (ja kohustuste) tehingupartneriks on lõivuga maksustatava toimingu teostaja või trahvi väljakirjutaja. Kui nimetatud tehingupartnerid on avaliku sektori liikmed, võrreldakse nendega saldod iga aruandeperioodi lõpu seisuga; 6) riigieelarvelisest haridustoetusest töötajate koolituskulude käibemaks kajastatakse kontol 601003. Riigieelarvelisest haridustoetusest õppevahendite kulude käibemaksu kajastatakse kontol 601004.
(1) Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest. Vastavalt üldeeskirja §-le 38 kantakse soetamisel lisandunud maksud ja lõivud maksukulu (käibemaks kontogrupp 601000) kontole. (2) Materjalid võib kanda kohe kuludesse, kui ostuarve summa ei ületa 2 000 eurot käibemaksuta. (3) Varude jäägi hindamisel kasutatakse kaalutud keskmise soetushinna meetodit. (4) Toiduainete kulu analüütilist arvestust (konto 5521) peab kokk-arvestaja raamatupidamisprogrammis PMEN alamprogrammis ladu. Aruandeaasta lõpu seisuga või töökoormuse hajutamiseks kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppemist varud inventeeritakse. Alla 2000 euro toiduainete jääki ei võeta aasta lõpul arvele varudena. (5) Toiduainete sissetuleku aluseks on arved- saatelehed ja kantakse kuludesse nende kasutusele võtmisel. Kasutusele võtmise ja kuludesse kandmise algdokumendiks on toiduainete lao käibeandmik. (6) Lao käibeandmik esitatakse raamatupidamisele hiljemalt viie tööpäeva jooksul peale kalendrikuu lõppemist. (7) Toiduained tunnistatakse kõlbmatuks ja kantakse maha kui need on riknenud. Toiduainete maha kandmiseks vormistatakse akt, kuhu märgitakse toiduaine nimetus, kogus, hind, maksumus ja toiduaine soetuse aeg ning maha kandmise põhjus. Akti kinnitavad allkirjaga varude eest vastutav isik ja asutuse juht. (8) Toiduainete riknemisest tekkivat kulu kajastatakse toiduladu pidava allasutuse kuluarvestuses.
(1) Finantsinvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 3 nõuetest. (2) Finantsinvesteeringud jaotatakse bilansis olenevalt nende hinnangulisest realiseerumise tähtajast kas lühi- (realiseeruvad järgmise aruandeaasta jooksul) või pikaajalisteks. Lühiajalised finantsinvesteeringud kajastatakse kontorühmas 101 ja pikaajalised kontorühmas 151. Finantsinvesteeringutelt arvestatud kasumid ja kahjumid kajastatakse kontoklassis 65. (3) Väärtpaberid ja tuletisinstrumendid (v.a lunastustähtajani hoitavad võlakirjad) kajastatakse õiglases väärtuses. Juhul kui puudub informatsioon õiglase väärtuse kohta, kajastatakse neid soetusmaksumuses, korrigeerides seda allahindlustega. Kui soetusmaksumus ei ole teada, kajastatakse neid nullväärtuses.
(1) Kajastatakse kontorühmas 150, lähtudes RTJ 11 nõuetest. (2) Finantsinvesteeringud jaotatakse bilansis olenevalt nende hinnangulisest realiseerumise tähtajast kas lühi- (realiseeruvad järgmise aruandeaasta jooksul) või pikaajalisteks. Lühiajalised finantsinvesteeringud kajastatakse kontorühmas 101 ja pikaajalised kontorühmas 151. Finantsinvesteeringutelt arvestatud kasumid ja kahjumid kajastatakse kontoklassis 65. (3) Väärtpaberid ja tuletisinstrumendid (v.a lunastustähtajani hoitavad võlakirjad) kajastatakse õiglases väärtuses. Juhul kui puudub informatsioon õiglase väärtuse kohta, kajastatakse neid soetusmaksumuses, korrigeerides seda allahindlustega. Kui soetusmaksumus ei ole teada, kajastatakse neid nullväärtuses.
(1) Kinnisvarainvesteeringuks loetakse ainult sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida üüritakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvatele üksustele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses. (2) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 «Kinnisvarainvesteeringud» sätestatust. Kinnisvarainvesteering võetakse bilansis esialgselt arvele tema soetusmaksumuses, mis sisaldab ka soetamisega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Väärtuse muutused kajastatakse aruandeperioodi tulemiaruandes. Parendused, remont ja hooldus, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega, lisatakse kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele. (3) Kinnisvarainvesteering kajastatakse kontorühmas 154, amortisatsioon kajastatakse kontorühmas 610. (4) Kinnisvarainvesteeringu müügi korral kajastatakse müügihinda konto 381000 kreeditis, müügiga seotud kulusid konto 381001 deebetis ja investeeringu bilansilist jääkväärtust müügihetkel konto 381010 deebetis. (5) Kinnisvaraobjekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varade grupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti. (6) Kinnisvarainvesteeringu arvele võtmiseks on vara soetusdokumendid või volikogu vastavasisuline otsus.
(1) Materiaalse põhivara (edaspidi põhivara) arvestuses lähtutakse RTJ 5 esitatud põhimõtetest. (2) Materiaalseks põhivaraks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 2 000 eurot (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse arvele soetusmaksumuses. Kajastatakse kontorühmas 155, allahindlust ja põhivara jääkväärtus maha kandmisel kajastatakse kontorühmas 611. Põhivara müügist saadud kasumist või kahjumit kajastatakse kontogrupis 3811. (3) Varad, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille soetusmaksumus on alla 2 000 euro , kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse. (4) Põhivara võib arvele võtta kogumina, kui kogum moodustab ühesuguse kasutuseaga terviku ja kogumi soetusmaksumus on 2 000 eurot või rohkem (ilma käibemaksuta). Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, võetakse komponendid raamatupidamises arvele eraldi varadena (maksumus peab olema suurem kui 2 000 eurot käibemaksuta). (5) Kulutused, mis on vajalikud põhivahendi viimisel tööseisukorda (kulutused transpordile, paigaldamisele, lammutamisele ja mis on vältimatud seoses objekti ehitamise või renoveerimisega), lisatakse põhivara maksumusele. Vara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu ning soetamisega seotud makse, lõive ja laenuintressi kulusid. (6) Põhivaraga kaasnev käibemaks kajastatakse tekkepõhiselt kontol 601002 „Käibemaks põhivara soetuselt”. (7) Kui materiaalne või immateriaalne põhivara valmistatakse oma töötajate poolt, kusjuures otsesed kulutused põhivara valmistamiseks ületavad põhivara arvele võtmise alampiiri, kapitaliseeritakse vastava akti alusel: 1) vara valmistamise ja installeerimisega seotud töötajatele põhivara valmistamise aja eest makstud palk ja sellelt arvestatud maksukulu; 2) vara valmistamiseks kasutatud materjalid; 3) vara valmistamise või asukohta toimetamisega otseselt seotud materjali- ja teenuste kulud. (8) Palgakulude kapitaliseerimiseks tehakse kanded kontorühma 507 kreeditisse. Ülejäänud kululiigid kapitaliseeritakse otse põhivara kontodele (kontod 155910, 156910), ilma et need läbiksid tulemiaruande kontosid. (9) Avalikus raamatukogus raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse. (10) Varade eest vastutab allasutuse juht.
(1) Põhivara rekonstrueerimisväljaminekud, mis pikendavad vara kasulikku tööiga ning tõstavad vara kvaliteeti või tööjõudlust üle algselt arvatud taseme, kapitaliseeritakse bilansis põhivarana kui kulutuste maksumus on vähemalt 2 000 eurot (käibemaksuta). (2) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset, ning parendustega kaasnevaid demonteerimis- ja lammutustööde kulud kajastatakse aruandeperioodil kuludes. (3) Teede ja trasside parendused võib võtta arvele iga-aastaste ehitustööde kogumitena, kui neil on ühesugune hinnanguline keskmine kasulik eluiga. Vastavat liiki ehitustööde kogum kantakse maha, kui selle jääkväärtus jõuab nullini. (4) Parendustega kaasnevad võimalikud demonteerimis- ja lammutustööd kantakse kuludesse. (5) Kui materiaalse põhivara objektil vahetatakse välja mõni komponent, siis lisatakse uue komponendi soetusmaksumus objekti soetusmaksumusele juhul, kui see vastab materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele. Asendatav komponent kantakse bilansist maha isegi juhul, kui see ei olnud eelnevalt eraldi komponendina arvel. Juhul kui asendatava komponendi algne soetusmaksumus ei ole teada võib seda hinnata lähtudes antud komponendi tänasest soetusmaksumusest, arvestades maha hinnangulise kulumi. (6) Parenduste lisamisel põhivara soetusmaksumusele hindab vara eest vastutav isik varaobjekti kasulikku eluiga ja olulise muutuse korral teeb inventuuri komisjonile ettepaneku amortisatsiooninormi korrigeerimiseks. Põhivara amortisatsiooninormi korrigeeritakse inventuuri komisjoni heakskiidul. (7) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Põhivara amortisatsiooni, väärtuse langust (allahindlust) ja põhivara jääkväärtust maha kandmisel kajastatakse kontorühmades 611 ja 613. (8) Kasulik eluiga ja amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised: (9) Kasutatud varadele ja vastavalt vajadusele uutele põhivahenditele kehtestatakse konkreetne amortisatsiooninorm käesoleva paragrahvi lõike 8 alusel. (10) Maad, kunstiväärtused ja raamatukogus arvele võetud raamatud, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita. (11) Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventeerimiskomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks. Amortisatsiooniperioodi muutuste mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt. (12) Inventeerimiskomisjoni koostatud akt esitatakse raamatupidamisele muudatuste tegemiseks. (13) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, hävimine, kahjustamine, kadumine) viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab vallavanem kirjalikult põhivara allahindluse aktil. (14) Materiaalse põhivara ümberhindamisel õiglasele väärtusele lähtutakse üldeeskirja §-st 45. (15) Materiaalne põhivara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu, vallavolikogu otsuse või üleandmise- ja vastuvõtmise akti alusel. Ettepaneku vara arvele võtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik (volitatud isik). (16) Tasuta saadud maa võetakse raamatupidamises arvele arengu- ja keskkonnanõuniku poolt koostatud maa hindamise akti alusel 10 euro täpsusega, kusjuures summa alates 5 eurost ümardatakse järgmise kümneni. Maa arvele võtmisel näidatakse ära maaüksuse aadress, katastritunnus, pindala ja soetusmaksumus. (17) Põhivara müük, tasuta üleandmine, kasutusvaldusse andmine ja maha kandmine toimub Laeva vallavara valitsemise korra alusel. Põhivara müügi tulemust kajastatakse kontogrupis 3810-3813. (18) Iga arvelevõetud põhivaraobjekti kohta peetakse arvestust põhivarakaartidel. Põhivarakaardid võivad olla elektroonilised või paberkandjal. Põhivarakaardil säilitatakse järgmine informatsioon põhivara kohta: 1) varaobjekti nimetus; 2) kapitaliseerimise kuupäev (kasutusse võtmise kuupäev); 3) kulumi arvestuse alguskuupäev; 4) soetusmaksumus; 5) kogus; 6) täpsustav registrikood selle olemasolu korral (katastritunnus, ehitisregistri kood, kinnistu number, transpordivahendi registreerimisnumber jne); 7) kasulik eluiga (amortisatsiooninorm); 8) arvestatud amortisatsioon (kulum); 9) ümberhindluse kuupäev; 10) vara eest vastutav töötaja; 11) vara kasutaja; 12) varaobjekti asukoht. (19) Põhivara maha kandmine toimub kooskõlas Laeva vallavara valitsemise korra alusel. Varaobjekt kantakse bilansist ja varade arvestuse registritest välja vara kõlbmatuks tunnistamise otsuse alusel.
(1) Immateriaalse põhivara korraldamisel lähtutakse RTJ 5 «Materiaalne ja immateriaalne põhivara» sätestatust. Immateriaalse põhivarana kajastatakse füüsilise substantsita vara kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 2 000 eurost (ilma käibemaksuta). (2) Immateriaalne põhivara kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused. (3) Immateriaalse põhivarana ei võeta arvele asutamisväljaminekuid, uurimisväljaminekuid, koolitusega seotud kulutusi, üldiseid halduskulutusi, kahjumeid tootmise algfaasis ning kolimise ja ettevõtte ümberstruktureerimisega seotud kulutusi. Need kulutused kajastatakse perioodikuludena. (4) Arenguväljaminekuid kapitaliseeritakse ainult juhul, kui nad vastavad immateriaalse vara definitsioonile, on olemas aktid arenguprojekti teostamiseks vajalikud ressursid ja on tõenäoline, et need väljaminekud osalevad tulevaste perioodide tulu tekkimisel. (5) Juhul kui vara omab nii materiaalse kui immateriaalse põhivara tunnuseid, lähtutakse sellest, millistele tunnustele vara rohkem vastab. (6) Arvutitarkvara klassifitseeritakse materiaalseks põhivaraks juhul, kui see on lahutamatult seotud teatud riistvaraga. Juhul kui arvutitarkvara on sõltumatu riistvarast, klassifitseeritakse see immateriaalseks põhivaraks. (7) Immateriaalne põhivara tunnistatakse kõlbmatuks, kui vajadus seda kasutada on kadunud, vara on muutunud kasutamiskõlbmatuks jmt juhtudel. (8) Immateriaalse põhivara kõlbmatuks tunnistamiseks ja maha kandmiseks vormistatakse akt, mis peab sisaldama vara nimetust, kogust, soetamise aega, soetusmaksumust, jääkmaksumust, kõlbmatuks tunnistamise ja maha kandmise põhjust ning vara eest vastutava isiku nime. (9) Immateriaalse põhivara kõlbmatuks tunnistamise ja maha kandmise akti kinnitavad allkirjaga vara eest vastutanud isik ja asutuse juht. Akti põhjal eemaldatakse immateriaalne vara kasutusest ning lõpetatakse vara arvestus raamatupidamises.
(1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on 64 kuni 1 999 eurot (käibemaksuta) ja mille kasutamisiga on üle ühe aasta. (2) Olenemata maksumusest peetakse nimekirjades arvestust mööbli ja rendile antud vara kohta. (3) Bilansiväline varavara kantakse kuludesse soetamise hetkel. (4) Raamatupidamises peetakse bilansivälise vara arvestust nimekirjaliselt, koguseliselt ja summaliselt vastutavate isikute lõikes. (5) Varad võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmis-vastuvõtuakti alusel. (6) Laeva Rahvaraamatukogus peetakse raamatute arvestust elektrooniliselt. (7) Mittevajalike teavikute ja raamatute müük toimub “Raamatukogule mittevajalike teavikute tasuta võõrandamise ja müümise kord” alusel. (8) Bilansivälises arvestuses olev vara kantakse arvestusest välja kui vara on muutunud kasutamiskõlbmatuks, hävinud või kadunud või kui vajadus vara kasutada on kadunud. (9) Väheväärtusliku vara kõlbmatuks tunnistamiseks ja maha kandmiseks vormistatakse akt, mis peab sisaldama: 1) vara nimetust, kogust, soetamise aega, soetusmaksumust, maha kandmise põhjust ja vara eest vastutava isiku nime; 2) utiliseerimise või hävitamise korral utiliseerimise või hävitamise eest vastutava isiku nime, hävitamise viisi, tähtaega ja tingimusi. (10) Väheväärtusliku vara kõlbmatuks tunnistamise ja maha kandmise akti kinnitab allkirjadega
(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki raamatupidamiskontodel kajastatuga. (2) Iga kuu lõpus kontrollib finantsnõunik-pearaamatupidaja analüütiliste allregistrite saldosid ja võrdleb neid pearaamatu konto jääkidega. (3) Igakuuliselt tehakse maksunõuete- ja kohustuste võrdlus Maksu- ja Tolliametiga vastava teatise järgi. Kuu jooksul toimunud liikumiste kohta tehakse kanded pearaamatus. (4) Kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid. Selleks kasutatakse peale saldoandmiku esitamist saldoandmike infosüsteemi saldode võrdlemise ja ridade võrdlemise päringuid. Saldode vahede tekkimisel saadetakse teisele poolele e-posti teel oma saldod ja jäädakse ootama teise poole vastust. Teine pool on kohustatud järelepärimisele e-posti teel vastama koos omapoolsete saldode esitamisega. (5) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi allasutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. (6) Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad: 1) materiaalne ja immateriaalne põhivara; 2) varud; 3) nõuete ja ettemaksude analüütiliste nimekirjade ja oluliste nõuete kohta kinnituskirjade saatmine; 4) kohustused ja saadud ettemaksed; 5) sularahakassa; 6) pangakontode saldode võrdlus; 7) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheline saldode võrdlemine; 8) bilansiväline vara; 9) muud varad. (7) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust. (8) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks. (9) Inventeerimiskomisjonid moodustatakse vallavanema käskkirjaga. Inventuurikomisjon koosneb vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. (10) Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kord aastas. (11) Vastutava isiku vahetumisel, loodusõnnetuse, vara varguse, või muudel puhkudel võib läbi viia erakorralise inventuuri.
(1) Kassa inventuuri viib läbi vallavanema käskkirjaga asutuse töötajatest moodustatud komisjon. (2) Inventuuri tulemuste kohta koostatakse inventuuriakt, milles peab kajastuma: 1) inventuuri läbiviimise kuupäev; 2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad, allkirjad; 3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega; 4) kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega. (3) Sularahakassa inventuuriga selgunud puudujäägid kajastatakse kuni nende hüvitamiseni kontol 103690, ülejäägid kantakse tuludesse (konto 388890). (4) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust. Kontrolli teostamine vormistatakse pangaväljavõttel vastava märkega ja allkirja lisamisega. Üks kord aastas saadetakse pankadele, kellega on toimunud rahalisi arveldusi avaldus saldojääkide kinnituskirjade saamiseks. (5) Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada; 2) varude liikumine toimub komisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi; 3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele üle lugemise käigus; 4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topelt lugemise vältimiseks; 5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id); 6) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse; 7) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt; 8) allkirjastatud aktide põhjal tehakse raamatupidamises vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse, leitud puudu- ja ülejäägid võetakse arvele. (6) Materiaalse põhivara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuuriga, kuid ette täidetud inventeerimisnimestikes kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Lisaks tehakse inventuuri läbiviimisel järgmised toimingud: 1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust; 2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerinud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku realiseerimismaksumust; 3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses; 4) inventeerimisnimestikes toodud märkuste põhjal koostatakse varade maha kandmise ja allahindluse aktid ning ümberhindlust vajavate varade nimekiri. (7) Bilansivälise vara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuurile, kajastades ettetäidetud inventeerimisnimestikes vara kogused ja maksumused. (8) Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid: 1) inventuuri läbiviimise kuupäev; 2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed; 3) varade jääk ja erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega; 4) komisjoni liikmete allkirjad. (9) Raamatupidamises kantakse puudujäägid maha: 1) kahju hüvitamisel süüdlase poolt; 2) süüdlase mitte avastamisel – vastavalt Laeva vallavara valitsemise korrale. (10) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine; 3) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 4) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. (11) Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud: 1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 3) intressikandvate kohustuste tekkepõhine intressiarvestus; 4) maksukohustuste võrdlemine e-Maksuameti väljavõtetega; 5) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlemine raamatupidamise andmetega; 6) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvele võtmine. (12) Nõuete ja kohustuste inventuuri tulemusel koostatakse võrdlusleht, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid: 1) andmed deebitoride ja kreeditoride kohta; 2) saadetud saldoteatised; 3) tagastatud saldoteatised; 4) erinevused vallavalitsuse raamatupidamise ja kinnitatud andmete vahel ja erinevuste tekkepõhjused; 5) inventuuri läbiviimise aeg, koht ja läbiviija allkiri. (13) Võrdluslehte säilitatakse koos tagastatud saldoteatistega ja nende teatiste koopiatega, millele vastust ei saadud. (14) Kasutamata puhkepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustusi hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Dokumendi andmete õigsust kinnitavad vallasekretär ja allasutuste juhid oma allkirjaga.
(1) Raamatupidamisdokumente hoitakse raamatupidamises kolm aastat. Seejärel antakse dokumendid valla arhiivi hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt Laeva valla asjaajamise korrale. Raamatupidamise algdokumente peab raamatupidamiskohuslane säilitama seitse aastat, alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati. (2) Raamatupidamise aastaaruannet säilitatakse alaliselt. (3) Töölepinguid ja isikukonto kaarte säilitatakse 50 aastat. (4) Ülejäänud raamatupidamisdokumente säilitatakse kas 7 aastat või 10 aastat vastavalt Laeva vallavalitsuse dokumentide säilitamise korrale. Dokumentide taas esitamise kindlustamiseks tuleb dokumentidest mis võivad tuhmuda aja jooksul, teha koopiad. (5) Pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud dokumente säilitatakse 7 aastat pärast kehtimise tähtaja möödumist. (6) Raamatupidamise sise-eeskirja säilitatakse 7 aastat pärast selle muutmist või asendamist. (7) Raamatupidamisregistreid, mis on loodud elektrooniliselt, säilitatakse elektrooniliselt. Elektrooniliste andmete loetavus tagatakse kogu säilitusaja jooksul.
(1) Struktuuritoetustest rahastatud projektide dokumentatsiooni säilitamine toimub eraldi projektinimelistes kaustades. Kaustad säilitatakse vallamaja arhiivis vastavalt projektis ettenähtud tähtajale. (2) Struktuuritoetustest rahastatud projektide dokumentatsiooni säilitamine toimub eraldi projektinimelistes kaustades. Kaustad säilitatakse vallamaja arhiivis vastavalt projektis ettenähtud tähtajale. (3) Perioodi 2007- 2013 struktuuritoetustest rahastatava projektiga seonduvat dokumentatsiooni säilitada kuni 31.12.2025. a. (4) Perioodi 2014 - 2020 struktuuritoetuste rahastatava projektiga seonduvat dokumentatsiooni tuleb säilitada kuni 31.12.2032. a. (5) Projektidega seotud dokumendid võib säilitada ka elektrooniliselt. (6) Kausta on koondatud projektiga seotud hankedokumendid, lepingud, projekti eelarve, nõupidamiste protokollid, kuu-, vahe-, lõpparuanded, tööajaarvestuse tabelid, kulude algdokumendid (koopiad), maksekorralduste koopiad, kirjavahetus jne. Kuludokumentide originaalid säilitatakse eraldi kaustas – tarnijate arved. (7) Struktuurifondidest saadud sihtotstarbeliste toetuste kohta peetakse arvestust projektipõhiselt. Projekti tunnuseks on projekti number ja nimetus, mis on struktuurifondidest toetusele antud. Projekti number ja nimetus lisatakse kõigile antud projektiga seotud tehingutele raamatupidamisprogrammi sisestamisel.
Määrus jõustub kolmandal päeval Riigi Teatajas avaldamisest.