(1) Valga linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste asjaajamiskord (edaspidi kord) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhialused Valga Linnavolikogus (edaspidi linnavolikogu), Valga Linnavalitsuses (edaspidi linnavalitsus), linnavalitsuse ametiasutustes ja linnavalitsuse hallatavates asutustes.2(2)Korras sätestatakse linnavalitsuse istungite ettevalmistamise ja läbiviimise kord, linnavalitsuse (linnavolikogu) istungile eelnõude esitamise ja linnavalitsusele (linnavolikogule) esitatavate õigusaktide vormistamise kord, dokumentide vormistamise nõuded, dokumentide menetlemise kord, väärteoasjade menetlemise ja väärteotoimikute hoidmise nõuded, arhiveerimise kord, asjaajamise üleandmine ning dokumentide väljastamine.
Korra nõuete täitmine on kohustuslik kõikidele linnavolikogu kantselei, linnavalitsuse ning linnavalitsuse hallatava asutuse teenistujatele.
Volitatud töötleja tagab asjaajamises kasutatava ametliku elektronposti aadressi ning sideandmete avalikustamise. Asutuse ametliku elektronposti aadressi muutumisel tagab asutus vana aadressi kasutamise vähemalt 6 kuud pärast aadressi muutmist. Juhul kui asutuse sideandmed muutuvad, avalikustab asutus uued sideandmed vähemalt 10 tööpäeva enne andmete muutumist.
Uue teenistuja tööle või teenistusse võtmisel tutvustab talle asjaajamiskorda tema vahetu juht või viimase poolt määratud ametnik. Linna infosüsteemide kasutusõigus antakse uuele teenistujale (ka praktikal viibivale isikule, kui õigusaktidega või lepinguga on see lubatud) ameti juhataja nõusolekul.
(1) Linnavalitsuse ja hallatavate asutuste asjaajamisperiood on kalendriaasta. Haridusasutuste asjaajamisperiood on õppeaasta.2(2)Dokumentide registreerimine algab igal uuel asjaajamisperioodil järjekorranumbrist 1.
Linnavolikogu õigusaktide, istungite protokollide ja komisjonide protokollide osas on asjaajamisperiood linnavolikogu volituste aeg.
Töörühmade, komisjonide ja muude kindla ülesande täitmiseks moodustatud üksuste asjaajamisperiood on kalendriaasta.
Käesolevas korras kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:11) teenistuja – linnavolikogu kantseleis, linnavalitsuses ja tema ametiasutustes ning ametiasutuste hallatavates asutustes töötavad ametnikud ja töötajad;22) arhiivijärelevalvet teostav avalik arhiiv – Valga linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste arhiivijärelvalve teostajaks on Riigiarhiivi Valga osakond;33) arhiivipüsiv materjal – arhiiviväärtusega ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalide loomiseks ja säilitamiseks kasutatav materjal;44) arhiivimoodustaja – linnavolikogu kantselei, linnavalitsus ja linnavalitsuse hallatav asutus, kelle tegevuse käigus luuakse ja saadakse dokumente, mis moodustavad arhiivi;55) arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse (mis keelab tema hävitamise ja eeldab tema säilitamist avalikus arhiivis);66) arhiivinimistu – asutuses tekkinud dokumentide haldamise vahend, kus loetletakse kõik asjaajamises tekkinud toimikud või muud üksused;77) asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt – akt, mis vajadusel koostatakse asjaajamise üleandmisel, kui ametnik lahkub töölt või läheb puhkusele;88) ametiasutus – Valga Linnavalitsuse vastav amet;99) dokument – mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks;1010) liigitusskeem – asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel, dokumendihalduse alusdokument asutuse tegevuse käigus loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks;1111) hävitamisakt – akt, mille alusel dokumendid pärast kooskõlastamist kõrgemalseisva arhiiviga kuuluvad hävitamisele ja mis sisaldab andmeid, mis võimaldab kindlaks teha hävitamisele kuuluvate dokumentide koosseisu ja hulka;1212) põhimäärus – linnavolikogu määrus, millega kehtestatakse Valga linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregistri asutamine ja kinnitatakse nende põhimäärus;1313) dokumendiregister – Valga linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste elektrooniline dokumendiregister, mis on andmekogu, mille pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ning mida peetakse andmekogude seaduse ja avaliku teabe seaduse alusel linna ametiasutustele ja ametiasutuste hallatavatele asutustele saabunud ning nende poolt koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks;1414) volitatud töötleja – linnavolikogu esimehe, linnapea ning linnavalitsuse hallatava asutuse juhataja poolt määratud teenistuja(d), kes peavad dokumendiregistrit, töötlevad registris sisalduvaid andmeid ning täidavad muid dokumentide haldamisega seotud ülesandeid.
(1) Kasutajad on kohustatud kasutama asutuse IT-teenuseid, tark- ja riistvaralisi süsteeme ainult oma ametijuhendist tulenevate tööülesannete täitmiseks.2(2)Kasutajad on kohustatud mitte lubama teistel isikutel kasutada oma kasutaja identifikaatorit ning hoidma saladuses pääsuõigust tagavat parooli.3(3)Kasutajad on kohustatud valima endale parooli, mis on vähemalt 8 märki pikk, sisaldab nii tähti kui numbreid ja ei baseeru kasutaja nime või initsiaalide modifitseerimisel, sõnastiku sõnadel või muudel isikliku tähendusega sõnadel (laste nimed, sünnikuupäevad, lemmikloomade nimed jne).4(4)Kasutajad on kohustatud töökohalt lühemaks või pikemaks ajaks lahkudes ennast kasutajakontost välja logima või kasutajakonto lukustama (näiteks takistades kontole juurdepääsu ekraaniluku abil).5(5)Kasutajad on kohustatud võimalikest ja toimunud turvaintsidentidest viivitamatult teavitama telefoni või e-posti teel asutuse IT spetsialisti.6(6)Enne kasutaja teenistusest lahkumist on ta kohustatud kõik meili- ja failiserveri andmed ning võimalike sotsiaalmeedia kontode haldamise andmed, mis on vajalikud ametikoha tööülesannete täitmise jätkamiseks, üle andma vastava ameti juhatajale või ametikoha uuele täitjale.7(7)Kasutajad on kohustatud enne teenistussuhte lõppemist aktiveerima enda meilikonto automaatvastuse funktsiooni, kus märgib ära enda lahkumise fakti ning asendusametniku kontaktandmed.
Linnavalitsuse töövorm on istung. Linnavalitsuse korralised istungid toimuvad reeglina kaks korda kuus. Linnapea võib kokku kutsuda erakorralise istungi.
Küsimuse võtmiseks istungi päevakorda koostatakse õigusakti (määrus, korraldus) eelnõu (vt lisa 6). Kui linnasekretär peab vajalikuks, tuleb linnavalitsuse õigusakti eelnõule lisada seletuskiri. Volikogu õigusakti (otsus, määrus) eelnõu linnavalitsuse istungile esitamisel on seletuskirja lisamine kohustuslik. Eelnõud esitatakse istungi päevakorda võtmiseks elektroonilise dokumendiregistri kaudu.
(1) Õigusakti eelnõu esitaja on selle koostamisel kohustatud järgima käesolevas korras ja haldusmenetluse seaduses dokumendi vormistamise kohta sätestatud nõudeid. Õigusakti eelnõu motiveerivas osas peavad olema ära toodud õigusakti aluseks olev õiguslik ja faktiline motivatsioon, samuti tuleb ära näidata õigusakti jõustumise aeg ning õigusaktide loetelu, mida vastu võetav õigusakt muudab või kehtetuks tunnistab.2(2)Õigusakti eelnõu koostaja vastutab eelnõus esitatud andmete õigsuse ja seaduslikkuse eest.
Linnavalitsusele esitatud kirjalik informatsioon lisatakse istungi protokollile. Protokollis tehakse viide kirjalikule informatsioonile.
Linnavalitsuse istungile esitatava õigusakti eelnõu juurde kuuluv seletuskiri peab sisaldama vähemalt järgmist:11) õigusakti vastuvõtmise vajalikkuse põhjendus;22) õigusakti lühitutvustus;33) loetelu õigusaktidest, mida on vaja kehtetuks tunnistada, muuta või täiendada määruse, korralduse või volikogu õigusakti vastuvõtmise korral;44) õigusakti vastuvõtmisest tingitud kulutused ja nende põhjendus.
(1) Linnavalitsusele esitatav eelnõu koos seletuskirjaga suunatakse kooskõlastamiseks ameti juhatajale või aselinnapeale, linnasekretärile või linnasekretäri poolt nimetatud ametnikule läbi dokumendiregistri vähemalt 7 tööpäeva enne istungi toimumist. Valga linna eelarve kasutamist puudutavad eelnõud kooskõlastatakse ka rahandusameti juhatajaga. Eelnõud kooskõlastatakse elektrooniliselt dokumendiregistri kaudu.2(2)Linnavalitsuse hallatavad asutused esitavad materjalid linnavalitsuse istungile linnavalitsuse ameti kaudu, mille haldusalas nad tegutsevad.
Eelnõud kooskõlastaval ametnikul on õigus linnavalitsusele esitatud õigusakti eelnõu koos põhjendustega dokumendiregistris tagasi lükata, kui eelnõu on vastuolus kehtivate õigusaktidega või sisaldab ebatäpseid andmeid või muul mõjuval põhjusel.
Linnavalitsuse istungi päevakorra projekti koostab linnasekretär või tema poolt määratud ametnik tähtaegselt esitatud ja nõuetekohaselt ettevalmistatud (kooskõlastatud) eelnõude põhjal. Linnavalitsuse istungile määratakse arutamiseks eelnõud, mis on esitatud tähtaegselt ja millele on antud kõik kooskõlastused. Linnasekretäri nõusolekul võib erandjuhul esitada istungile arutamiseks eelnõu, millel puudub kooskõlastus või mis on esitatud käesoleva korra paragrahvis 15 lõikes 1 sätestatud tähtaega järgimata.
Linnasekretär või tema poolt määratud ametnik avalikustab istungi päevakorra projekti elektroonilises dokumendiregistris ja üldaktid Valga linna veebilehel hiljemalt kolm tööpäeva enne istungi toimumist.
Erakorralise istungi kokkukutsumisest ja selle põhjusest informeerib linnapea linnasekretäri, kes koostab erakorralise istungi päevakorra projekti ja korraldab istungi läbiviimise. Erakorralisele istungile määratakse arutamiseks eelnõud, millele on antud kõik kooskõlastused. Erakorralise istungi puhul ei kohaldata käesoleva korra § 15 lõikes 1 sätestatud tähtaega. Linnasekretäri nõusolekul võib istungile määrata arutamiseks eelnõu, millel puudub kooskõlastus.
Linnavalitsuse istungit juhatab linnapea või tema asendaja. Linnavalitsuse istungid on kinnised, kui linnavalitsus ei otsusta teisiti. Istungil osaleb sõnaõigusega linnasekretär. Istungil võib osaleda sõnaõigusega rahandusameti juhataja. Konkreetse päevakorrapunkti arutelu juures võivad viibida kutsutud isikud, kelle määrab linnasekretär. Arutelu juures osalevate isikute kutsumist istungile korraldab eelnõu ettekandja.
Linnavalitsuse liige, kes ei saa istungil osaleda, on kohustatud sellest informeerima linnasekretäri või teda asendavat ametnikku hiljemalt istungile eelneval päeval.
Istungi juhataja ettepanekul arutatakse läbi istungi päevakorra projekt ja kinnitatakse istungi päevakord ja ettekandjad.
Linnavalitsuse määrused, korraldused ja istungi protokolli kantavad otsustused võetakse vastu poolthäälte enamusega. Linnavalitsuse liikmed, kes ei ole otsusega nõus, võivad nõuda oma eriarvamuse kandmist istungi protokolli.
Linnavalitsuse istungi protokollimist korraldab linnasekretär.
Protokoll (vt lisa 8) vormistatakse seitsme päeva jooksul pärast istungi toimumist ja sellele kirjutavad alla linnapea või tema asendaja ja protokollija.
Protokollid säilitatakse ning nendega on võimalik tutvuda kantseleis.
Linnavalitsuse korralduste ja määruste koopiad väljastatakse seitsme päeva jooksul pärast vastuvõtmist.
Linnavalitsuse määrused, korraldused ja istungite protokollid on elektrooniliselt kättesaadavad Valga linna kodulehel viitega dokumendiregistrile. Kodulehel ei avalikustata õigusakte ja muid dokumente, mis sisaldavad isikuandmeid või muid andmeid, mille avalikustamine on õigusaktiga keelatud.
Linnavalitsuse määruste, korralduste ja linnavalitsuse istungi protokolli kantavate otsuste täitmist kontrollib kantselei, linnavalitsuse ametite juhatajad või linnapea poolt määratud teenistuja(d).
Linnavalitsuse määruste ja korralduste teatavakstegemist menetlusosalistele korraldab kantselei.
Linnasekretäril on õigus seadusega õigusakti muutmiseks ettenähtud menetluskorda järgimata parandada linnavalitsuse õigusaktis kirjaviga ja muu ebatäpsus, mis ei mõjuta õigusakti sisu.Pärast õigusakti paranduse sisseviimist trükitakse välja õigusakti uus tekst ja allkirjastatakse linnapea ning linnasekretäri poolt. Kui parandatud õigusakt on tehtud akti adressaadile enne parandamist teatavaks, informeeritakse adressaati ka akti parandamisest.
(1) Dokumendid koostatakse ja vormistatakse elektrooniliselt teenistuja poolt, kelle teenistusülesannete hulka küsimuse lahendamine kuulub või kellele on tehtud kohustuseks koostada dokumendi projekt. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele. Kirja vormistamisel lähtutakse standardist EVS 882 – 1: 2013 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. OSA 1: kiri“.2(2)Kui õigusaktid dokumendi koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel.3(3)Teabekandja valikul tuleb lähtuda dokumendi liigist, säilitustähtajast, tõestusväärtuse nõudest ja arhiveerimise võimalusest. Arhiiviväärtusega digitaaldokumentide koostamisel kasutatakse vorminguid, mis vastavad digitaalarhivaalide arhiivi üleandmise nõuetele. Digitaaldokumentide menetlemise tagamiseks võib neist moodustada ka muus vormingus koopiaid.4(4)Dokumente vormistatakse ühele lehepoolele.5(5)Linnavolikogus ja linnavalitsuse hallatavates asutustes koostatavatele ja vormistatavatele dokumentidele kohaldatakse linnavalitsuse dokumentide koostamise ja vormistamise kohta sätestatud nõudeid, kui seadusest, üldaktist või käesolevast korrast ei tulene teisiti.
Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normidele.
(1) Dokumendi vormistamisel kasutatakse järgmisi kirjasamme, kirja suurusi jašrifte:11) šrifti Times New Roman suurusega 12 punkti;22) elektrooniliseks edastamiseks (andmekandjal, elektronpostiga või arvutivõrgu vahendusel) salvestatakse dokument PDF (Portable Document Format) failivormis.2(2)Ühe ja sama dokumendi elementide vormistamiseks ei kasutata mitutšrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirja suurusi.3(3)Dokumentide vormistamisel kasutatakse ühekordset reavahet.4(4)Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Teksti iseseisvaid lõike võib joondada vasaku veerise järgi. Teksti erinevaid lõike ei ole soovitav kirjutada erineva reavahega.5(5)Mõlema veerise järgi joondamise tõttu ei tohi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi ja lünki.
(1) Dokumendi kohustuslikud elemendid on:11) autor;22) kuupäev;33) tekst;44) allkirjastaja.2(2)Digitaaldokument peab olema allkirjastatud digitaalselt.
Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtudes dokumendiliigist järgmisi lisaelemente:11) logo – Valga linna vapi kujutis või linnavalitsuse hallatavate asutuste puhul muu sümboolika;22) asutuse registrikood;33) väljaandmise koht;44) juurdepääsumärge AK;55) adressaat;66) aadress;77) viit;88) seosviit;99) dokumendiliigi nimetus;1010) pealkiri;1111) kinnitusmärge;1212) pöördumine;1313) märkus lisade kohta;1414) lisaadressaadid (jaotuskava);1515) kooskõlastusmärge;1616) ärakirja väljatrükk, väljavõtte ametliku kinnitamise märge paberdokumentide korral;1717) koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema kontaktandmed;1818) muud dokumendi menetlemiseks ja kasutamiseks vajalikud elemendid.
Igal dokumendiliigil on kindel elementide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest elementidest ja vastavale dokumendiliigile omasest elemendi täpsustajast. Elementide paigutuse kord peab olema püsiv.
(1) Dokumendiplangi (edaspidi plangi) valmistamiseks kasutatakse A4 (210 x 297 mm) paberiformaati.2(2)Dokumendiplanke hoitakse kõrvalistele isikutele kättesaamatus kohas. Plankide kasutamise eest vastutavad kõik ametnikud isiklikult.
Plankide vormid kinnitatakse käesoleva korra lisades 1, 2, 3 ja 4.
Plangi pind jaguneb veeristeks (tekstivaba pind) ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Veerised kujundatakse järgmiselt:11) vasak veeris 3 cm;22) parem veeris 1,5 cm;33) ülemine veeris 1,2 cm;44) alumine veeris 1,2 cm.
Üldplangile vormistatakse protokollid, õigusaktid ja dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
Plangile koostatavatel dokumentidel märgitakse koostamise või väljaandmise koht nimetavas käändes.
Kirjaplank peab sisaldama kõiki ametiasutuse või ametiasutuse hallatava asutuse kontaktandmeid.
Linnavolikogu ja linnavalitsuse kirjaplangi kohustuslikud turvaelemendid on värvitrükis Valga linna vapi kujutis kirjapeaväljal ja reljeefpitserina Valga linna vapi kujutis plangi ülemises vasakus nurgas. Linnavalitsuse hallatava asutuse plangi turvaelemendid määrab asutuse juht.
Linnavolikogu ja linnavalitsuse õigusaktide plangi turvaelemendiks on värvitrükis Valga linna vapi kujutis ja tekst “VALGA LINNAVOLIKOGU” või “VALGA LINNAVALITSUS” ning vapi reljeefpitser dokumendi ülemises vasakus nurgas. Linnavalitsuse hallatava asutuse õigusakti plangi turvaelemendid määrab asutuse juht.
Struktuuriüksuste vahelises asjaajamises ja asjaajamises linnavolikoguga ning hallatavate asutustega kasutatakse reljeefpitserita vapiga planke.
Struktuuriüksuste vahelised ja asutuste töörühmad, komisjonid, nõukogud jm üksused kasutavad neid moodustanud asutuse üldplanki, lisades moodustatud üksuse nime.
Kuupäev ja kellaaeg märgitakse dokumendil vastavalt standardile EVS 8:2008 "Infotehnoloogia reeglid Eesti keele ja kultuuri keskkonnas".
(1) Ametikirjade kuupäev märgitakse numbrilises järjekorras.Näide: 05.12.2015Kui kuu on kirjutatud sõnaga, siis kuupäeva numbri ees nulli ei kasutata.Näide: 1. september 2015. a9. jaanuari seisuga.2(2)Õigusaktides, lepingutes, protokollides jt üldplangile vormistatavatel dokumentides, samuti välisriikidega peetavas kirjavahetuses kasutatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi, kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes.Näide: 15. märts
Dokumendi kuupäevaks on:11) õigusakti vastuvõtmise kuupäev;22) akti allkirjastamise kuupäev;33) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;44) lepingu allkirjastamise kuupäev;55) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev;66) saabunud kirja, avalduse, teabenõude, selgitustaotluse või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev.
Kui õigusaktis on ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks, märgitakse dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg. Tunnid, minutid ja sekundid eraldatakse punktiga.Näide: kell 12.01.24 või 12.01
Kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.
Vastuskirjadel tuleb näidata algatuskirja kuupäev ja dokumendiregistri viit. Algatus- ja vastuskirja kuupäeva ja viita eristatakse sõnade “Teie” ja “Meie” abil.
(1) Kiri (vt lisa 5) adresseeritakse teenistujale, struktuuriüksusele, hallatavale asutusele, üheliigiliste asutuste grupile, juriidilisele või füüsilisele isikule. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes.2(2)Kui personaalselt kedagi ei tunta, siis adresseeritakse kiri organisatsioonile. Eelistada tuleb personaalset adresseerimist.3(3)Vastuskiri adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati.
Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras:11) isik;22) organisatsioon;33) organisatsiooni struktuuriüksus;44) tänav;55) maja ja korteri number;66) asula või sidejaoskond;77) sihtnumber ja linn või maakond;88) riik, kui kiri saadetakse teise riiki;99) e-kirjal e-posti aadress.
Kui sama tekstiga kiri saadetakse mitmele adressaadile, vormistatakse aadressiväljale üks adressaat ning ülejäänud adressaadid lisatakse lisaadressaadiväljale, s.o 2–4 rida allpool allkirja, kasutades saatmise eesmärki selgitavaid sõnu „Sama”, „Teadmiseks” või „Ärakiri”.
Üheliigiliste asutuste või alluvate ametnike grupile saadetava kirja adressaadi väljale võib märkida üldistatud aadressi.
Paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja asutusse jääva ärakirja adressaadiväljale märkus “Vastavalt nimekirjale”.
Kõikidel dokumentidel peab olema pealkiri. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu.
Pealkirjata võivad olla õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused jms.
Pealkiri vormistatakse nimetavas käändes ja punktita. Kirja pealkirja võib vormistada vajadusel ka seestütlevas käändes.
Kirja tekst esitatakse mitmuse esimeses isikus. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle kümne lehekülje) dokumentidele on soovitav koostada sisukord.
(1) Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid.2(2)Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid.3(3)Üksikaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti puhul võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega, osad pealkirjastatakse.
(1) Element „Allkiri” koosneb:11) dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, kusjuures allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt kolm rida;22) allkirja dešifreeringust;33) dokumendile alla kirjutanud isiku ametinimetusest.2(2)Digitaalselt allkirjastataval dokumendil märgitakse allkirja asukohale /allkirjastatud digitaalselt/.3(3)Dokumendile kirjutatakse alla sinist värvi tindi- või pastapliiatsiga.
(1) Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega ametnikku, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist elementi „Allkiri” ühe rea võrra allapoole.2(2)Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametnikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele tähestikulises järjekorras.
(1) Kui dokumendi projektis ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud ametnik, tuleb allkirja dešifreering ja ametinimetus ümber vormistada.2(2)Asendajana allakirjutamisel tehakse lisaks allakirjutava ametinimetusele märge ka selle kohta, kelle ametiülesannetes dokument alla kirjutatakse.
(1) Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisti.2(2)Lepingud ja aktid kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides igal lehel ning nende arv ja jaotus näidatakse ära dokumendi tekstis.
(1) Ametnike õigused ja kohustused dokumentide allkirjastamisel määratletakse seadusega, vastava struktuuriüksuse või asutuse põhimääruses või teistes õigusaktides.2(2)Linnavalitsuse poolt antavatele õigusaktidele kirjutavad alla vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele ja linna põhimäärusele linnapea ja linnasekretär või nende asendajad.3(3)Linnavolikogu dokumentidele kirjutab alla volikogu esimees või teda asendav aseesimees.4(4)Käskkirjadele ja lepingutele kirjutab alla linnapea, tema äraolekul teda asendav aselinnapea.5(5)Ametikirjad allkirjastab linnapea, tema asendaja või linnapea poolt volitatud isik.6(6)Linnavalitsuse istungi protokollile kirjutavad alla linnapea või tema asendaja ja protokollija. Linnavalitsuse poolt moodustatud komisjoni koosoleku protokollile kirjutab alla koosoleku juhataja või tema asendaja ja protokollija.7(7)Linnavalitsuse hallavata asutuste dokumentidele kirjutab alla hallatava asutuse juht või tema asendaja.8(8)Ametnik, kes on oma õigusi ja pädevust dokumentide allkirjastamisel ületanud, võib taotleda selle õigust omava ametniku poolt kirjalikku heakskiitu. Heakskiidu saamisel loetakse dokument kehtivaks alates dokumendi andmise hetkest.
Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest ülal lehe keskel, märkides lehele numbri ja vajaduse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu.
(1) Dokumendi tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv.2(2)Kui dokumendi tekstis on märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Kui 1 eksemplar/leht, siis nende arvu ei näidata.NÄIT Lisa: 6 lehel 2 eks3(3)E-kirjas märgitakse lisa failivorming.NÄITLisad: 1. Asjaajamiskord, asjaajamiskord.pdf2. Liigitusskeem, liigitusskeem.xls
Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis ning lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub. Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (Näide: Lisa 1, Lisa 2 jne). Igal lisal on oma numeratsioon.
Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (näiteks asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt, dokumendi hävitamise akt, põhivahendite mahakandmise akt jne) vormistatakse üldplangile ja tehakse võimalusel dokumendi ülemisele parempoolsel veerisel asuvale nurgale kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:KINNITAN/allkiri/Mari Maasikaslinnasekretär01.12.2015
(1) Pitsat on dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Pitser on pitsati jäljend dokumendil. Pitser (pitsati jäljend) peab riivama allkirja viimaseid tähti.2(2)Pitser pannakse vajadusel järgmistele dokumentidele:11) volikirjadele;22) lepingutele;33) teenistuslehe- ja tööraamatu kannetele;44) tõenditele;55) dokumendi koopiate, ärakirjade ja väljavõtete kinnitustele;66) muudele linnapea poolt nimetatud dokumentidele.
Vapipitsatit hoiab linnasekretär. Vapipitsat pannakse dokumendile seaduse alusel pandud riiklike ülesannete täitmisel, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Kõigil muudel juhtudel kasutatakse pitsatit vastavalt seadusele, seaduse alusel kehtestatud õigusaktidele, asutuse või struktuuriüksuse põhimäärusele või teistele asutuse sisemist töökorraldust reguleerivatele õigusaktidele.
Linnavolikogu, linnavalitsuse ametite ja linnavalitsuse hallatavate asutuse pitsati olemasolu ja selle kasutamine reguleeritakse teiste õigusaktidega. Pitsati hoidmise ja kasutamise korra eest vastutab teenistuja, kellele on pitsat antud.
Pitsatid registreeritakse pitsatite registreerimise raamatus, kuhu kantakse järgmised andmed:11) järjekorra number;22) pitsati jäljend;33) pitsati kirjeldus;44) kellele üle antud (kuupäev, ametniku ja struktuuriüksuse nimi ning ametniku allkiri);55) pitsati tagastamise kuupäev ja akti number;66) pitsati hävitamise kuupäev ja akti number.
(1) Dokumendi väljatrükk (ärakiri, väljavõte), mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb kinnitada kinnitusmärkega.2(2)Kinnitusmärkega kinnitamise õigus on linnasekretäril, sekretär-referendil, sekretär-asjaajajal ning struktuuriüksuse juhil. Arhiveeritud dokumentide ärakirja ja väljavõtte kinnitamise õigus on arhiivi eest vastutaval teenistujal.3(3)Asutusesiseses asjaajamises võib kasutada allkirjajäljendiga dokumendi väljatrükke ja neid ei ole vaja täiendavalt kinnitusmärkega kinnitada.4(4)Ärakiri või väljavõte võib olla digitaalne. Digitaalse ärakirja puhul asendab kinnitusmärget digitaalallkiri.5(5)Dokumendi väljatrükk on digitaalselt allkirjastatud dokumendi täielik taasesitamine paberkandjal. Väljatrükk kinnitatakse kinnitusmärkega ja omakäelise kinnitusega.
Kinnitusmärge tehakse järgmiselt:11) trükitakse (või pannakse templiga või kirjutatakse omakäeliselt) sõna VÄLJATRÜKK, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE dokumendi esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale;22) üheleheküljelisel dokumendil samale lehele ja mitmeleheküljelisel dokumendil viimasele lehele alumisele parempoolsel veerisel asuvale nurgale (allkirja elemendist allpool).Näide:KINNITAN ÄRAKIRJA ÕIGSUSE/allkiri ja pitser/Mari Maasikaslinnasekretär01.12.2015Pitser asetatakse nii, et see kataks osaliselt allkirja viimast tähte.
Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse (või trükitakse või pannakse templiga) sõna “VÄLJAVÕTE”. Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat:11) dokumendiliik;22) väljaandmise aeg ja dokumendiregistri number;33) väljaandmise koht;44) pealkiri;55) tekst (väljajäetud osad märgitakse punktiirjoonega);66) allakirjutaja(te) nime(de) dešifreering(ud) ja ametinimetus(ed).
(1) Asutus on kohustatud registreerima asutuse dokumendiregistris tema ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid.2(2)Alates tehniliste võimaluste loomisest peetakse asutuse juhi otsustusel dokumendiregistrit digitaalselt.3(3)Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses.4(4)Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.5(5)Dokumentide registreerimine asutuses on ühekordne, kantseleis registreeritud dokumenti struktuuriüksuses uuesti ei registreerita.6(6)Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti.
Dokumendis sisalduva teabe tunnistab asutusesiseseks kasutamiseks ja kehtestab dokumendile juurdepääsupiirangud asutuse juht õigusaktides sätestatud alustel.
(1) Dokumendiregistris registreeritakse:11) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;22) asutuses koostatud protokollid ja aktid;33) lepingud;44) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);55) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;66) asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, selle struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks;77) muud õigusaktide ja käesoleva korra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.2(2)Kõik saadud ümbrikud avatakse, välja arvatud ümbrikud, mis kannavad märget “ISIKLIK”. Märkega “ISIKLIK” ümbrikud edastatakse kohe adressaadile.
(1) Registreerimisele ei kuulu:11) kutsed, õnnitlused, reklaamtrükised, ühekordsed ja perioodilised trükised, kirjad märkega “ISIKLIK”;22) dokumendid, millel puuduvad andmed saatja identifitseerimiseks;33) dokumendid, mille adressaat ei vasta dokumendil olevale. Sel juhul saadetakse võimalusel dokument koos kaaskirjaga õigel aadressil. Kui see osutub võimatuks, tagastatakse dokument koos kaaskirjaga väljasaatjale;44) raamatupidamisdokumendid.2(2)Linna poolt peetavas riiklikus andmekogus ja seadusega ettenähtud Valga linna andmekogus registreeritavaid dokumente linna dokumendiregistris täiendavalt ei registreerita.
(1) Saabunud dokumendid registreerib volitatud töötleja. Käsipostiga saabunud või ametnikule isiklikult üle antud dokumendid registreeritakse ametniku enda või volitatud töötleja poolt hiljemalt järgneval tööpäeval. Dokument, millel on märge “KIIRE” edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.2(2)Digitaalallkirjastatud ja elektronpostiga saabunud dokumendi vastuvõtmise ja registreerimise eest vastutab teenistuja, kelle kasutuses olevale elektronpostiaadressile dokument saabub. Saabunud dokument salvestatakse.pdf või.ddoc formaadis ja registreeritakse dokumendiregistris. Volikogu esimehele, linnapeale, aselinnapeale või hallatava asutuse juhile saabunud digitaalallkirjastatud ja elektronpostiga saabunud dokument saadetakse volitatud töötlejale, kes registreerib saabunud dokumendi.3(3)Digitaalallkirjastatud dokumendis peavad olema märgitud dokumendi saatja kontaktandmed ning viis, kuidas soovitakse saada dokumendile vastust. Kui dokumendi saatja pole märkinud, kuidas ta soovib saada vastust, eeldatakse, et dokumendi saatja soovib vastust digitaalallkirjastatult.4(4)Faksi teel saabunud dokument registreeritakse hiljemalt järgneval tööpäeval üldistel alustel ja suunatakse täitmisele.5(5)Kui postiga saabub ka originaaldokument, siis tehakse vastav märge selle saabumiskuupäeva kohta ning suunatakse ta antud asjaga tegelevale struktuuriüksusele ja muudetakse EDHSis dokumendi saatmise viisi märget ning lisatakse kommentaar, millal paberkandjal dokument saabus.
(1) Juhul, kui on vajalik dokumendi eelnev kooskõlastamine, siis digitaalselt allkirjastatava dokumendi koostaja salvestab (ei registreeri) dokumendi dokumendihaldussüsteemi sobivasse sarja dokumendile vastavale vormile, täidab dokumendi vormil vajalikud andmed ja saadab dokumendi kooskõlastamiseks. Dokumendi koostaja võib vajadusel dokumendi kooskõlastada ka e-posti vahendusel. (2) Juhul, kui kooskõlastamine ei ole vajalik või pärast dokumendi kooskõlastamist registreerib dokumendi koostaja või infospetsialist või referent dokumendi dokumendihaldussüsteemis. Seejärel trükib dokumendi koostaja või infospetsialist või referent dokumendile kuupäeva ja viida, soovitavalt konverteerib dokumendi .pdf vormingusse ning laeb dokumendi dokumendihaldussüsteemi. (3) Koostaja delegeerib dokumendi allkirjastajale allkirjastamiseks. Allkirjastaja allkirjastab dokumendi dokumendihaldussüsteemis. (4) Dokumendi koostaja võib saata dokumendi enne dokumendihaldussüsteemi sisestamist infospetsialistile või referendile lõplikuks vormistamiseks. Sel juhul salvestab ja registreerib dokumendi dokumendihaldussüsteemi infospetsialist või referent ja saadab selle kooskõlastamiseks või allkirjastajale allkirjastamiseks. (5) Korraldava dokumendi võib registreerida pärast allkirjastamist. Sel juhul ei ole võimalik dokumendil kuupäeva ja viida väljal täiendusi teha. (6) Infospetsialist või referent edastab digitaalselt allkirjastatud dokumendi adressaadile vastavalt adressaadi soovile kas elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemi kaudu või kinnitatud ärakirjana posti teel. Kui korraldav dokument on registreeritud pärast allkirjastamist, peab dokumendi elektroonilisel edastamisel adressaadile saadetav e-kirja tekst sisaldama informatsiooni dokumendi viida kohta. (7) Linnavolikogus ja linnavalitsuse hallatavas asutuses registreerib väljasaadetava dokumendi volitatud töötleja.
Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:11) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed;22) saabumise või saatmise kuupäev;33) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed;44) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms);55) pealkiri ja/või lühike sisukokkuvõte;66) dokumendi lisade nimetused ja arv;77) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg;88) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul);99) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle);1010) dokumendi saatja poolt märgitud viit;1111) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);1212) sarja tähis;1313) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas;1414) lahendamise tähtaeg;1515) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal);1616) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
Viitadena kasutatakse araabia numbreid. Viit moodustub sarja tähisest ja dokumendi järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi, mis eraldatakse üksteisest sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga.
(1) Dokumendid registreeritakse dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga.2(2)Õigusaktid (määrused, otsused, korraldused, käskkirjad), protokollid ja aktid registreeritakse asjaajamisperioodi piires järjekorranumbri järgi.3(3)Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse viit, mis koosneb sarjadokumentide liigitusskeemi järgija järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi.4(4)Samas asjas saabunud ja väljasaadetavad vastusdokumendid registreeritakse esmase dokumendi registriviida all.
(1) Volitatud töötleja edastab saabunud dokumendi peale registreerimist vajadusel läbivaatamiseks ning resolutsiooni tegemiseks volikogu esimehele, linnapeale või hallatava asutuse juhile, kes vastavad dokumendile ise või määravad täitja(d), kes koostavad dokumendi projekti või õigusakti eelnõu.2(2)Dokumendi, mis on saadetud konkreetsele ametnikule, võib volitatud töötleja edastada otse ametnikule menetlemiseks, tehes selle kohta märke dokumendiregistrisse.3(3)Dokumendi edastamine võib toimuda järgmiselt:11) dokumendiregistri kaudu;22) e-posti teel;33) paberkandjal.4(4)Kui resolutsioonis märgitakse mitu täitjat, edastatakse dokument koos selle juurde kuuluvate materjalidega lahendamiseks resolutsioonis esimesena märgitud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist.5(5)Kui ametnik leiab, et juhi poolt läbivaatamiseks suunatud küsimuse lahendamine ei kuulu tema pädevusse, suunab ta dokumendi koheselt koos põhjendusega dokumendiregistri kaudu linnavolikogus volikogu esimehele, linnavalitsuses linnapeale ning linnavalitsuse hallatavas asutuses hallatava asutuse juhile, kes määrab täitja.
Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja täitmise tähtaeg märgitakse dokumendiregistrisse.
Kui asja lahendamine ei kuulu adressaadi pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest saatjale kirjalikult.
Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata.
Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu.
Linnavolikogu esimees, linnapea, ameti juhataja või linnavalitsuse hallatava asutuse juht võib anda asja lahendamiseks või dokumendi läbivaatamiseks lühema tähtaja.
Asja lahendamise või dokumendi läbivaatamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kuni asja lahendamiseks või dokumendi läbivaatamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise volikogu esimees, struktuuriüksuse juhataja või asutuse juht. Tähtaja pikendamisest ja selle põhjusest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist.
Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse tööpäevades, kalendripäevades või kuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.
(1) Dokumendi projekti, mille allkirjastab aselinnapea või linnapea või ametnik ise, kooskõlastatakse EDHSis ametijuhataja poolt. Lepingud tuleb EDHSis kooskõlastada linnasekretäri või tema poolt määratud ametnikuga ja rahandusameti juhatajaga. Dokumendi või lepingu projekt loetakse kooskõlastatuks, kui selle kohta on tehtud pädeva kooskõlastaja poolt märge dokumendiregistris.2(2)Dokumendi ja lepingu projekt tuleb kooskõlastamiseks esitada vähemalt kolm tööpäeva enne vastamise tähtaja saabumist. Dokumendi projekt, millega vastatakse teabenõudele, tuleb kooskõlastamiseks esitada vähemalt 1 tööpäev enne vastamise tähtaja saabumist. Nimetatud kooskõlastamise kord ei kehti õigusaktide eelnõude kohta.3(3)Linnavolikogu poolt linnavalitsusele vastuse projekti koostamiseks saadetud dokument tuleb kooskõlastada vastavat valdkonda kureeriva aselinnapea poolt.4(4)Linnavolikogus määrab kooskõlastajate ringi volikogu esimees ja linnavalitsuse hallatavas asutuses hallatava asutuse juht. Kui volikogu esimees või linnavalitsuse hallatava asutuse juhataja ei ole määranud kooskõlastajate ringi, kooskõlastatakse volikogu dokumendi projekt volikogu esimehe poolt ning linnavalitsuse hallatava asutuse dokumendi projekt hallatava asutuse juhi poolt.5(5)Dokumendiregistris registreerimisele kuuluvad dokumendid kooskõlastatakse dokumendiregistri kaudu elektrooniliselt.
Kui dokumendi kooskõlastaja ei kooskõlasta dokumenti, tuleb dokumendi kooskõlastamise pädevust omaval ametnikul teavitada dokumendi koostajat kooskõlastamisest keeldumise põhjusest EDHSis.
(1) Dokumendid tehakse linnavolikogu, linnavalitsuse ja linnavalitsuse hallatavate asutuste siseselt teatavaks järgmiselt:11) linnavalitsuse õigusaktid teeb kantselei selle täitjale teatavaks EDHSis. Kui õigusakt on täitmiseks või teadmiseks kõigile struktuuriüksustele või asutustele, saadab kantselei õigusakti ärakirja kõigile struktuuriüksustele või asutustele EDHSi kaudu või e-posti teel. Õigusakti eelnõu koostaja on kohustatud märkima eelnõus, kellele õigusakt saata;22) muud linnavalitsuse dokumendid tehakse kantselei poolt struktuuriüksusele teatavaks EDHSi kaudu, asutusele e-posti teel või dokumendi ärakirja üleandmisega vastava asutuse juhile;33) linnavolikogu õigusaktide ärakirjad saadab volikogu kantselei täitmiseks või teadmiseks õigusaktis nimetatud struktuuriüksus(t)ele või ametnikele.2(2)Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetamata juhtudel kohaldatakse teatavakstegemisele seaduses või üldaktides sätestatut.
(1) Dokumentide avalikustamine, neile juurdepääsu tagamine ja juurdepääsupiirangute kehtestamine toimub seaduses ja teistes õigusaktides sätestatud korras.2(2)Linnavolikogu ja linnavalitsuse õigusaktid avalikustatakse seaduses ja Valga linna põhimääruses sätestatud korras.3(3)Dokumendid registreeritakse dokumendiregistris seaduses sätestatud ulatuses. Dokumendile, mis tuleb seaduse kohaselt avalikustada, tagatakse juurdepääs Valga linna kodulehe või linnavalitsuse hallatava asutuse kodulehe kaudu viitega dokumendiregistrile.
(1) Dokumentide ja õigusaktide väljasaatmist linnavolikogus ja linnavalitsuses korraldab kantselei. Dokumentide väljasaatmise linnavalitsuse hallatavas asutuses korraldab volitatud töötleja, kui hallatava asutuse juht ei ole määranud teisiti.2(2)Linnavolikogu ja linnavalitsuse kantselei ning linnavalitsuse hallatava asutuse juht või volitatud töötleja ei saada välja vormi- või menetlusnõuetele mittevastavat dokumenti. Puudustega dokument tagastatakse selle koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks.
(1) Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud, määrus või haldusakt antud ning haldusleping sõlmitud ja need on menetlusosalistele teatavaks tehtud või kui dokumendi saatjale on vastatud.2(2)Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui dokument on menetlusosalisele kätte toimetatud.3(3)Kui menetlusosaline soovib juba lahendatud asja uuesti läbivaatamist ilma uusi asjaolusid esitamata, teavitatakse isikut menetluse lõppemisest ning menetluse uuendamise võimalustest.
Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas.
Lahendatud dokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.
(1) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus) kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigustekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms).2(2)Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument.
(1) Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab ametnik, kelle pädevusse asja lahendamine kuulub või resolutsioonis märgitud ametnik, mitme täitja puhul esimesena märgitud ametnik.2(2)Volitatud töötleja teavitab tähtaegselt vastamata kirjast vastutavat täitjat ja vajadusel tema otsest juhti.
Asjaajamisel väärteomenetluses juhindutakse käesolevast korrast, arvestades väärteomenetluse seadustikus sätestatud erisusi.
Väärteotoimikut hoitakse väärtegu menetleva ametniku struktuuriüksuses kuni väärteoasjas menetluse lõpuleviimiseni. Väärtegu menetlev ametnik annab väärteotoimiku arhiveerimiseks üle vastavalt käesoleva korra § 115 sätestatule.
Väärtegu menetlev ametnik registreerib väärteo dokumendiregistris, arvestades seaduses sätestatud avalikustamise piiranguid.
Väärtegu menetlev ametnik teatab karistusregistrile andmed väärteo kohta karistusregistri seaduses sätestatud korras.
(1) Aktiivses asjaajamises peetavaid dokumente hoitakse toimikutes, millised märgistatakse dokumentide loetelus antud sarjatähisega, nimetusega ja asjaajamisaasta numbriga.2(2)Toimiku pealkiri kajastab toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu.3(3)Ühte toimikusse ei panda alalise, pikaajalise (50 ja 75 aastat) ja lühiajalise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) säilitusajaga dokumente.4(4)Toimikusse pannakse kronoloogilises järjekorras ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid ning üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajadus või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (töölepingud, sotsiaalabiameti toimikud jne).5(5)Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigustekkinud dokumentidega, olenemata nende kinnitamise või koostamise kuupäevast.6(6)Toimikuid hoitakse kappides või riiulitel selliselt, et oleks välditud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele. Piiratud juurdepääsuga dokumente hoitakse lukustatud kappides. Iga ametnik või töötaja vastutab tema kasutuses olevate dokumentide säilimise eest ning peab tagama, et juurdepääsupiiranguga dokumendid ei satuks kolmandate isikute kätte.7(7)Asjaajamises lõpetatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes, mille seljale või kaanele märgitakse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.
(1) Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.2(2)Dokumentide loetelus loetletakse toimikud või muud üksused sarjade kaupa. Dokumendisarjade järjestamise aluseks on asutusele pandud ülesanded (funktsioonid). Igale dokumendisarjale on dokumentide loeteluga kehtestatud säilitustähtaeg. Liigitusskeemis märgitakse dokumentide kohta vähemalt:11) arhiivimoodustaja nimi;22) funktsiooni nimetus ja selle tähis;33) sarja tähis ja nimetus;44) toimiku moodustamise eest vastutav ametnik või struktuuriüksus;55) dokumentide säilitustähtaeg;66) juurdepääsupiirang (piirangu alus);77) märkused (näiteks teabekandja)3(3)Arhiivimoodustajate liigitusskeem peab põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks:11) funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks);22) volitust funktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le;33) sarjade nimetused ja tähised eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad.4(4)Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja säilitustähtajaga dokumendid. Kui tekivad uued dokumendiliigid, lisatakse need dokumentide loetelusse uute sarjadena või allsarjadena. Liigitusskeemi muudetakse üldjuhul siis, kui:11) muutub linnavolikogu kantselei, linnavalitsuse ameti või hallatava asutuse struktuur ja selle tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad;22) muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg, juurdepääsupiirang vms.5(5)Uus liigitusskeem kehtestatakse, kui struktuuris või ülesannetes toimuvad olulised muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis. Liigitusskeemi või selle muutmise kavad enne kehtestamist või muutmist esitatakse arvamuse avaldamiseks arhiivijärelevalvet teostavale avalikule arhiivile. Liigitusskeemi kinnitab volikogu esimees, linnapea või hallatava asutuse juht pärast arhiivijärelevalvet teostavalt arhiivilt arvamuse saamist.
(1) Dokumentidele säilitustähtaja määramisel lähtutakse õigusaktides sätestatud tähtaegadest, arhiivi tegelikest vajadusest, arhiivi väärtusest. Arhiiviväärtuse annab dokumentidele Riigiarhiivi Valga osakond arhiivi hindamise tulemusena. Arhiiviväärtusega dokumente ehk arhivaale säilitatakse alatiselt.2(2)Säilitustähtajad määratakse kas aastates (Näide: 1 aasta, 3 aastat, 5 aastat, 7 aastat, 10 aastat, 25 aastat, 50 aastat, 75 aastat), alaliselt või tähtajana, mis on seotud kindlaks määratud sündmuse toimumisega (Näide: 10 aastat pärast lepingu lõppemist jne).3(3)Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise, saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast.
(1) Toimikud, millega seotud asjaajamine on lõppenud, võetakse arvele arhivaalide loetelus vastavalt kehtestatud sarjadele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. Dokumentide hävitamiseks või üleandmiseks eraldamise korral tehakse dokumentide loetelus märge dokumentide arhiivimoodustaja käest väljumise kohta koos viitega hävitamis- või üleandmis-vastuvõtmisaktile.2(2)Arhivaalide loetelu koostab ja täidab linnavolikogus linnavolikogu esimehe poolt määratud ametnik, linnavalitsuses arhiivi eest vastutav ametnik või linnasekretäri poolt määratud ametnik ning asutuses asutuse juht või tema poolt määratud töötaja (edaspidi arhiivi haldaja). Arhivaalide loetelus märgitakse järgmised andmed:11) ametiasutuse või hallatava asutuse nimetus;22) funktsiooni tähis ja nimetus;33) sarja, allsarja tähis ja säilitustähtaeg;44) toimiku pealkiri, piirdaatumid ja hulk;55) juurdepääsupiirang.
(1) Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 5 aastat) paberkandjal toimikuid võib pärast asjaajamisperioodi lõppu säilitada ametniku kabinetis ühe aasta jooksul. Seejärel tuleb toimikud kolme kuu jooksul peale asjaajamisperioodi lõppu anda üle arhiivi haldajale, kes korraldab toimikute säilitamise arhiiviruumis või eraldamise hävitamiseks vastavalt käesolevas korras sätestatule.Lühiajalise säilitustähtajaga toimikuid ei ole vaja korrastada. Soovitav on tõsta dokumendid kronoloogilisse järjekorda, eemaldada liigsed koopiad ja väljatrükid ning eemaldada metallkinnitid.2(2)Toimikute üleandmisel säilitamiseks arhiiviruumi vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise akt. Aktis märgitakse üleandja nimi, struktuuriüksus, üleantavate toimikute pealkirjad, piirdaatumid, hulk. Akti allkirjastavad üleandja ja vastuvõtja.
(1) Arhiivimoodustaja koondab arhiiviväärtusega dokumendid ja need dokumendid, mille säilitustähtaeg ületab kümmet aastat, kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppu dokumentide säilitamiseks ehitatud või kohandatud ruumi.2(2)Arhiiviruum on selleks ehitatud või kohandatud ruum, mida ei kasutata muuks otstarbeks.3(3)Iga arhiivimoodustaja koostab ja kehtestab arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise korra.4(4)Arhivaalide säilimise tagamiseks ning kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks koostab iga arhiivimoodustaja vastavalt kehtivale arhiivieeskirjale ohuplaani, mis kehtestatakse üldise ohuplaani osana või volikogu esimehe, linnapea või asutuse juhi käskkirjaga.
Paberkandjal dokumendid valmistatakse pikaajaliseks ja alatiseks säilitamiseks arhiivimoodustaja juures ette järgmiselt:11) dokumendid, mille säilitamistähtaeg on üle 10 aasta, võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest;22) liigsed dokumentide väljatrükid ja mittearhiiviaines eraldatakse (koopia);33) dokumendid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel;44) paberiga kontaktis olevad metallkinnitid eemaldatakse;55) dokumendid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi vms ja kinnitatakse nii, et nad ei saaks välja kukkuda ja säiliks dokumentide terviklikkus;66) avaliku arhiivi nõudel lehed nummerdatakse grafiitpliiatsiga (numbrid pannakse lehtede paremale ülanurka) ning koostatakse säiliku lehekülgede arvu tõestav kirje. Tõestavale kirjale kirjutab alla säiliku korrastaja, lisades kuupäeva;77) toimikud, mapid, karbid jms tähistatakse.
(1) Tähistamiseks märgitakse toimikule, mapile, karbile vms vähemalt järgmised üksuse või üksuste identifitseerimiseks ja juurdepääsuks vajalikud andmed:11) arhiivimoodustaja nimi;22) struktuuriüksuse nimi;33) tähis liigitusskeemi järgi;44) pealkiri;55) säilitustähtaeg liigitusskeemi järgi;66) piirdaatum.2(2)Säiliku piirdaatumiks on esimese ja viimase dokumendi kuupäev. Aastaplaanide ja aruannete puhul näidatakse pealkirjas aasta ilma piirdaatumiteta.
(1) Asjaajamises lõpetatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.2(2)Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ta kuulub alalisele säilitamisele või kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalselt autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitustähtaja jooksul.3(3)Käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud dokumendi säilitamisele kuuluv eksemplar peab olema allkirjastatud või tõestatud ametliku kinnitusega.4(4)Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, säilitatakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade.
(1) Ametnikel on õigus saada oma teenistus- või tööülesannete täitmiseks asutuse arhiivist toimikuid või dokumente, mille kohta tehakse kanne arhivaalide arhiiviruumist väljastamise registreerimise raamatusse. Registreerimise raamat täidetakse vabas vormis, kus märgitakse väljaandmise kuupäev, toimiku nimetus, tähis, ametniku nimi, tagastamise kuupäev.2(2)Teistele asutustele või isikutele väljastatakse juurdepääsupiiranguteta toimikuid või dokumente arhiivi haldaja, asutuse juhi või ametniku loal taotleja kirjaliku avalduse alusel. Väljastamine vormistatakse aktiga, kuhu märgitakse:11) asutus või isik, kellele dokumente väljastatakse;22) väljastamise eesmärk;33) toimiku või dokumendi identifitseerimiseks vajalikud andmed (toimiku pealkiri ja aasta, arhiivis – leidandmed, hulk);44) tagastamise tähtaeg, üleandja ja vastuvõtja nimi, ametinimetus ja allkiri.3(3)Aktis fikseeritakse laenutaja kohustus välistada dokumentide sattumine kolmandate isikute kätte ja dokumentides sisalduva informatsiooni avaldamine ilma asutuse loata. Akt koostatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla mõlemad pooled.4(4)Kohtu ja eeluurimisasutuste nõudmisel võib juurdepääsupiiranguga arhivaale anda tähtajaliseks kasutamiseks. Toimikutest väljavõetavate dokumentide asemele paigutatakse nende tõestatud ärakirjad. Väljaandmise kohta vormistatakse akt. Originaaldokumendi tagastamisel pannakse see tagasi toimikusse omale kohale.5(5)Asutus väljastab asutuse arhiivis säilitavate dokumentide alusel vastavalt isikute päringutele teatisi või dokumentide tõestatud ärakirju.
(1) Isiku õiguste tõendamiseks vajalike arhivaalide olemasolu ja nendes sisalduva teabe vahendamiseks väljastatakse arhiiviteatisi ning arhivaalide ärakirju ja väljavõtteid arhivaalidest.2(2)Arhiiviteatist, ärakirja või väljavõtet tuleb taotleda kirjalikult. Avalduses tuleb esitada vähemalt järgmised andmed:11) päringu esitaja ees- ja perekonnanimi ja kontaktandmed;22) taotletav arhivaal või faktilised asjaolud, mille kohta isik teavet taotleb.
(1) Arhiiviteatis vormistatakse kirjaplangile ning tõestatakse pitseri ning väljastaja allkirjaga. Arhiiviteatise kohustuslikud koostisosad on:11) isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus;22) arhiiviteatises kasutatud arhivaali või arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse vähemalt dokumendi liik ja tema loomise või saamise kuupäev;33) jutustav tekst, mis kajastab taotluse objekti;44) arhivaali või arhivaalide leidandmed.2(2)Arhiiviteatise objekti või seda käsitlevate arhivaalide mõistmiseks vajalikud andmed, mida ei ole võimalik tuua arhiiviteatises, esitatakse arhiiviteatise kaaskirjas.
(1) Arhivaali ärakiri ja väljavõte vormistatakse kopeerimise teel või vormistatakse see asutuse kirjaplangil.2(2)Ärakirjale või väljavõttele lisatakse kaaskiri, mille kohustuslikud koostisosad on:11) isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus;22) arhiiviteatises kasutatud arhivaali või arhivaalide lühike kirjeldus,33) dokumendi liik ja kuupäev;44) koopiate arv ja tüüp;3(3)Kirjaplangil vormistatud arhivaali ärakirja ja väljavõtte kohustuslikud koostisosad on:11) päringu objekti kohta esitatud küsimuse lühike taasesitus;22) arhiiviteatises kasutatud arhivaali või arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse vähemalt dokumendi liik ja loomise või saamise kuupäev;33) arhivaali teksti või selle osa taasesitus;44) arhivaali või arhivaalide leidandmed.
Arhiiviteatis, ärakiri ja väljavõte väljastatakse hiljemalt 30 päeva jooksul arvates taotluse saamisest. Kui teatise väljastamine nimetatud tähtaja jooksul ei ole võimalik, teatatakse taotluse esitajale tähtaja pikenemisest enne tähtaja lõppemist, või kui teatist ei ole võimalik väljastada, siis selle põhjus.
(1) Arhiiviväärtusega arhivaalid antakse üle Riigiarhiivi Valga osakonda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini.2(2)Arhivaalide üleandmiseks ettevalmistamiseks kasutatakse avaliku arhiiviga kooskõlastatud tarkvara, mille abil saab koostada arhiiviskeemi ja nimistut nii paber- kui ka digitaalarhivaalidele. Digitaalarhivaalid antakse Rahvusarhiivi üle, kasutades nimetatud tarkvara.3(3)Üleandmise dokumenteerimineArhivaalide üleandmisel vormistab avalik arhiiv üleandmis-vastuvõtmisakti, mille allkirjastavad üleandja ja vastuvõtja.Üleandmis-vastuvõtmisakti kantakse vähemalt järgmised andmed:11) üleandja nimi;22) vastuvõtva avaliku arhiivi nimetus;33) viide üleandmise asjaoludele;44) arhiivimoodustaja nimi;55) arhivaalide piirdaatumid;66) säilikute hulk kokku ja eraldi paber- ja digitaalarhivaalide kohta (säilikute arv, riiulimeetrid, baidid jm);77) arhivaalide omandiõiguse üleminek;88) arhivaalide juurdepääsutingimused;99) arhivaalide füüsiline või tehniline seisund.4(4)Üleandmis-vastuvõtmisakti võib lisada täiendavaid andmeid (avaliku arhiivi tähis, kasutuskoopiate olemasolu jm) või lisadokumente (olemiakt).5(5)Eritüübiliste arhivaalide kohta lisatakse tehniline dokumentatsioon arhivaalide sisu, vormi ja teostuse ning konteksti (tegijate jm) kohta, mis on vajalik arhivaalide säilimise, nendele juurdepääsu ning nende kasutamise tagamiseks (montaažileht, annotatsioon, tehniline pass jne) vastavalt avaliku arhiivi nõuetele.6(6)Peremehetud arhivaalid võetakse vastu ühepoolse vastuvõtmisakti alusel.7(7)Arhivaalide üleandmisel Riigiarhiivi Valga osakonda tuleb veenduda hindamisotsuse olemasolus või taotleda avalikult arhiivilt arhivaalide hindamist.11) Arhiiviskeem koostatakse lähtudes tegelikult ladestunud ja arhiiviväärtulikeks hinnatud sarjadest.22) Arhiiv korrastatakse ja kirjeldatakse vastavalt arhiivieeskirja nõuetele.33) Arhiivikirjeldus vormistatakse arhiivinimistuna. Arhiivinimistusse koondatakse arhiivimoodustaja ning arhiivi ja tema koostisosade kirjeldused.8(8)Arhiivinimistu, arhiivimoodustaja kirjeldus, arhiivi kirjeldus moodustavad kokku teatmestu, mis koostatakse kahes eksemplaris ning tuleb kooskõlastamiseks esitada Riigiarhiivi Valga osakonnale. Pärast kooskõlastamise saamist võib arhivaalid üle anda Riigiarhiivi Valga osakonnale üleandmis-vastuvõtmisakti alusel.
(1) Dokumente, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib eraldada hävitamiseks. Dokumentide hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks eraldamiseni hoiab dokumentide valdaja need arhivaalide loeteluga vastavuses. Avalike dokumentide hävitamiseks ettevalmistamisel koostab dokumentide valdaja dokumentide hävitamiseks eraldamise akti (edaspidi hävitamisakt) kavandi ja esitab selle hindamise läbiviimiseks avalikule arhiivile, kelle arhiivijärelevalve alla ta kuulub.2(2)Hävitamisakt (vt lisa 10) vormistatakse asutuse üldplangil. Hävitamisaktis esitatakse andmed hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta nii, et üheselt oleks kindlaks tehtav hävitatavate dokumentide koosseis ja hulk.3(3)Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata.
(1) Hävitamisaktis esitatakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed:11) viide avaliku arhiivi hindamisotsusele;22) tähis dokumentide loetelu või muu arhiivi koosseisu loetleva liigitusskeemi järgi;33) sarja nimetus või toimiku pealkiri;44) piirdaatumid;55) toimikute või muude üksuste hulk;66) dokumentide säilitustähtaeg;77) viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumentide säilitamist või hävitamist, kui need on olemas;88) märge dokumentide hävitamise viisi kohta;99) märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta.2(2)Peale hindamise otsuse saabumist avalikust arhiivist võib hävitamisakti lõplikult vormistada (täita hindamisotsuse number ja kuupäev) ning kanda hävitamisakti järgmised andmed:11) kuidas on arhivaalid hävitatud (purustamise, põletamise vms teel);22) mis kuupäeval arhivaalid hävitati;33) allkirjad.
Dokumentide valdaja tagab hävitamisloetelusse kantud dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangute järgimise kuni avaliku arhiivi hindamise otsuse saamiseni ja dokumentide tegeliku hävitamiseni.
Dokumentide valdaja hävitab dokumendid avaliku arhiivi dokumentide hävitamist lubava hindamise otsuse saamisel hävitamisakti kavandis kindlaksmääratud mahus ühe kuu jooksul. Pärast arhivaalide hävitamist tehakse arhivaalide loetelusse märge arhivaalide väljumuse kohta koos viitega hävitamisaktile.
(1) Dokument hävitatakse:11) dokumendi füüsilise hävitamise teel (purustamine, põletamine jm);22) teabe kustutamisega selle kandjalt.2(2)Dokumentide hävitamise viisi otsustab arhiivimoodustaja, arvestades11) teabekandja tüüpi;22) dokumendile kehtestatud juurdepääsupiiranguid.
Enne teenistus- või töökohalt vabastamist, teenistus- või töösuhte peatumisel või teatud juhtudel enne puhkusele minekut on teenistuja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule, selle puudumisel oma vahetule juhile teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. Linnavolikogu esimees annab asjaajamise üle linnavolikogu kantseleile, linnapea linnasekretärile ning linnavalitsuse liikmed linnapeale.
(1) Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga (edaspidi akt) (vt lisa 11) juhul, kui lahkub linnavolikogu esimees, linnavalitsuse liige, linnavalitsuse struktuuriüksuse või asutuse juht või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja.2(2)Linnavolikogu esimehe või linnavalitsuse liikme poolt asjaajamise üleandmisel peab akt sisaldama:11) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;22) tema poolt viimasena allkirjastatud dokumentide numbreid vastavalt dokumendiregistrile.3(3)Struktuuriüksuse või hallatava asutuse juhtimise asjaajamise üleandmisel peab akt sisaldama järgmisi andmeid:11) täitmisel olevate lepingute loetelu;22) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;33) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;44) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu.55) struktuuriüksuse või asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;66) struktuuriüksuse või asutuse eelarvevahendite seis;77) struktuuriüksuse või asutuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike nimed ja ametikohad;88) lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide numbrid vastavalt dokumendiliigile;99) üldandmed asutuse arhiivi kohta.4(4)Teiste ametnike polt asjaajamise üleandmisel peab akt sisaldama:11) täitmisel olevate lepingute loetelu;22) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;33) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;44) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu.
Akti märgitakse asjaajamise üleandmise juures viibiva(te) ametnike nimed ja ameti- või töökohtade nimetused ning akti eksemplaride arv ja jaotus.
Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juhi poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivad ametnikud või ametnik. Akti kinnitab üleandja vahetu juht. Linnavolikogu esimehe ja linnavalitsuse liikmete poolt asjaajamise üleandmisel akti ei kinnitata.
Hallatava asutuse juhi vahetumisel koostatud asjaajamise akti kinnitab struktuuriüksuse juht, kelle haldusalas asutus tegutseb.
Akt registreeritakse asutuse dokumendiregistris ja säilitatakse selles struktuuriüksuses või hallatavas asutuses, kus toimus asjaajamise üleandmine.
Kui ametnik keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine ei ole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva ametniku, asutuse juhi või tema poolt määratud ametniku või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse akti keeldumise kohta vastav märge.
Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.
Ametniku puhkusele minekul vormistatakse kirjalik akt, kui11) puhkusele minev ametnik või teda asendama määratud ametnik seda nõuab;22) kui ametniku vahetu juht seda nõuab;33) kui puhkuse ajal saabub oluliste ja üldist tähtsust omavate dokumentide koostamise või täitmise tähtaeg.
Linnavalitsuse hallatavate asutused võivad kehtestada täpsema asutusesisese asjaajamiskorra.
Kinnitada dokumentide projektide ja õigusaktide eelnõude näidised järgmiselt:11) kirjaplank Lisa 1;22) üldplank Lisa 233) e-kirjaplank Lisa 3;44) e-üldplank Lisa 455) kirja näidis Lisa 5;66) linnavalitsuse korralduse eelnõu näidis Lisa 6;77) käskkirja eelnõu näidis Lisa 7;88) protokolli näidis Lisa 8;99) ülevaade arhiivi koosseisust Lisa 9;1010) dokumentide hävitamisakt Lisa 10;1111) asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt Lisa 11;
Valga Linnavalitsuse 29.12.2008. a määrus nr 12 “Valga linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste asjaajamiskord” tunnistatakse kehtetuks.