(1) Käesolev õigusakt sätestab Kuressaare linnapea ja linnavalitsuse liikmete teenistuslähetusse saatmise, lähetuse aruandluse ja lähetuskulude hüvitamise korra. (2) Teenistuslähetus on linnapea ja linnavalitsuse liikmete saatmine kindlaksmääratud ajavahemikuks täitma teenistusülesannet või osalema koolitusel väljaspool alalise teenistuskoha asukohta. Linnavalitsuse liige saadetakse lähetusse linnapea korraldusel ja linnapea saadetakse lähetusse volikogu esimehe korraldusel. (3) Lähetust välisriiki loetakse välislähetuseks.
Lähetuse vormistamise aluseks on taotlus, kuhu märgitakse lähetatava nimi, ametikoht, lähetuse aeg, sihtkoht ja asutus või üritus, kuhu lähetatakse, avansi maksmise vajadus ja päevaraha määr. Kutse või muu alusmaterjali olemasolul lisatakse see taotlusele. Linnapea taotlus kooskõlastatakse linnavolikogu esimehega ja linnavalitsuse liikme taotlus kooskõlastatakse linnapeaga.
(1) Linnapea lähetus vormistatakse volikogu esimehe käskkirjaga. Linnavalitsuse liikme lähetus vormistatakse linnapea käskkirjaga. (2) Lähetuse käskkirjas märgitakse lähetatava nimi, lähetuse sihtkoht, kestus, ülesanne ja päevaraha määrad ning vajadusel päevaraha vähendamise ulatus, avanss ja projektide puhul kulude hüvitamise allikas. Käskkirjale lisatakse koolituse, seminari, konverentsi või muu ürituse kutse, teatis, päevakava või muu lähetuse aluseks olev dokument. (3) Üldjuhul vormistatakse käskkiri kaks päeva enne lähetuse algust ja avansi maksmise korral vähemalt viis päeva enne lähetuse algust.
(1) Kui ühissõiduki kasutamine ei ole mõistlik ja/või võimalik tulenevalt lähetuse sihtkohast, lähetuse ülesande täitmise iseloomust või ajast, siis erandkorras võib lähetuse andja nõusolekul minna lähetusse isikliku sõiduautoga. Vastava loa annab lähetuse andja lähetuse käskkirjas ning valib isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aluse: 1) isikliku sõiduauto kasutamise ühekordne hüvitis vastavalt lähetuses läbitud kilomeetrite arvule lähtudes „Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise korra“ määruses sätestatule. Maksuvabalt võib hüvitada kuni 0,30 eurot ühe kilomeetri kohta, kuid mitte rohkem kui 335 eurot kalendrikuus; 2) või isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamine originaaldokumentide (kütus, parkimine, teedemaks, laevapiletid, täiendav kindlustus jne) alusel. (2) Isikliku sõiduautona käsitatakse lähetatava kasutuses olevat sõiduautot, mis ei ole tööandja omanduses ega valduses. (3) Isikliku sõiduauto hüvitise määramisel lisatakse lähetuse käskkirjale sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia või omaniku koostatud volikiri.
(1) Lähetusest saabumisel koostab linnapea ja linnavalitsuse liige aruande (lisa 1) ja esitab selle hiljemalt viiendal tööpäeval pärast lähetusest naasmist kinnitamiseks lähetuskorralduse andjale. Lähetusaruanne sisaldab: 1) tegevusaruannet, milles peab kajastuma lähetuse sisu mahus, mis võimaldab hinnata lähetuse eesmärgi täitmist. Kui lähetus rahastatakse projekti summadest ja see on seotud projekti eesmärkide täitmisega, tuleb tegevusaruandes märkida projekti nimetus; 2) kuluaruannet, millele on lisatud kuludokumendid. (2) Linnavolikogu esimees kinnitab linnapea ja linnapea kinnitab linnavalitusese liikme lähetuse aruande, kui lähetus vastas tegevusaruande põhjal eesmärgile ning kuluaruandes kajastuvad lähetusega seotud dokumenteeritud kulud. Lähetatu esitab kinnitatud aruande raamatupidamisele lähetuskulude väljamaksmiseks.
(1) Linnapeale ja linnavalitsuse liikmele hüvitatakse ainult aruandes loetletud dokumentaalselt tõendatud sõidu- ja majutuskulud ja muud lähetusülesande täitmisega seotud kulud. (2) Kui lähetatule tagatakse lähetuskohas viibimise ajal tasuta toitlustamine, võib lähetuskorraldusega vähendada lähetuse päevaraha määra kuni 70%. Päevaraha määra vähendamine fikseeritakse lähetuskäskkirjas. (3) Ühe lähetuse kulusid seoses isikliku sõiduauto kasutamisega ei saa hüvitada korraga nii kuludokumentide kui ka isikliku sõiduauto kasutamise hüvitise maksmisega. (4) Lähetataval on õigus nõuda lähetuskuludeks avanssi lähetuskulude eeldatavas suuruses või selle mittesaamisel keelduda lähetusest. (5) Lähetuskulude hüvitise summa kantakse vastavalt linnapea ja linnavalitsuse liikme soovile tema arveldusarvele või makstakse sularahas välja kassast. Lähetuskulude hüvitatavat summat vähendatakse saadud avansi võrra. Kui lähetatu tegelikud lähetuskulud on avansina saadud summast väiksemad, peetakse avansi enammakse linnavalitsuse liikme kirjalikul nõusolekul kinni palgast või kannab lähetatu kasutamata avansisumma üle linnavalitsuse arveldusarvele või maksab kassasse. Lähetuskulude hüvitamise või avansi tasaarvelduse tähtajaks on üks kuu, arvates lähetuse aruande raamatupidamisele esitamise päevale järgnevast tööpäevast. Lähetuskulude väljamakse teostatakse pärast käskkirja esitamist raamatupidamisele. (6) Kui lähetuse käskkirjas/korralduses määratakse isikliku sõiduautoga lähetuse kulude hüvitamine kuludokumentide alusel, siis hüvitatakse sõiduauto lähetuses kasutamisega seotud täiendavalt tekkinud kulud (kütus, parkimine, teedemaks, laevapiletid, täiendav kindlustus), välja arvatud remondi- ja hoolduskulud. Kulud hüvitatakse ainult kulu tõendavate originaaldokumentide alusel. Kütuse ostmist tõendav kuludokument võib erineda lähetuse perioodist kuni viis päeva. Kütuse kulu hüvitamisel lähtutakse mõistlikust kilomeetrite arvust lähetuse sihtkohta ja tagasi ning mõistlikust kütuse kogusest läbitud vahemaale. Kuludokumentide alusel hüvitatakse isikliku sõiduauto kulusid ainult lähetuse puhul, mitte muude töösõitude puhul. (7) Majutuskulude piirmäära ei summeerita, arvestatakse iga öö kohta eraldi.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.