Rapla valla raamatupidamise sise-eeskiri

(1)Rapla valla raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Rapla valla (edaspidi omavalitsus) kui raamatupidamiskohustuslase raamatupidamisarvestuse korra ja finantsaruandluse kehtestamine ning raamatupidamise ja eelarve täitmise aruandluse tagamine.

(2)Sise-eeskiri lähtub Eesti finantsaruandluse standardist, arvestusmeetodid ja -põhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest, avaliku sektori finantsarvestuse ja aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri), kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest ning vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktidest. Kui erinevate juhendmaterjalide arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatust, siis lähtutakse arvestuses üldeeskirja nõuetest ja põhimõtetest.

(1)Sise-eeskirja kohaldatakse vallavalitsusele (edaspidi ametiasutus) ja vallavalitsuse hallatavatele asutustele (edaspidi hallatavad asutused).

(2)Sise-eeskiri reguleerib ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamises majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, põhi- ja käibevara arvestust ja kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises, aruannete koostamise korda, varade ja kohustiste inventeerimist ning raamatupidamises sisekontrolli meetmete rakendamisega seotud asjaolusid.

(1)Ametiasutuse raamatupidamises on kasutusel riigiraamatupidamise kohuslastele üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan, mida vajadusel liigendatakse täiendavate alamkontodega. Vastavalt vajadusele kasutatakse 7-kohalisi kontosid, millest konto esimesed 6 kohta tulenevad üldeeskirjast ja viimase kohaga tagatakse asutusepõhine täiendav konto tasemel analüütiline arvestus.

(2)Lisaks raamatupidamise kontoplaanile kasutatakse finantsinfo liigendamiseks järgmisi täiendavaid tunnuseid: 1) tunnused eelarve liigendamiseks (tulu-kulu liigid, osakonnad, tegevussuunad, subjektid); 2) tunnused projektide liigendamiseks (projektid); 3) muud tunnused majandusinformatsiooni liigendamiseks (taotlused).

(1)Raamatupidamise dokumentides kasutatavad lühendid: 1) D - deebet; 2) K - kreedit; 3) TP - tehingupartneri kood; 4) TT - tegevusala; 5) A - allikas; 6) RV - rahavoo kood.

(2)Raamatupidamiskirjete grupeerimisel kasutatakse koodide süsteemi järgmiselt: 1) L01 - kassa kanne; 2) L02 - panga kanne; 3) L03 - müügiarve kanne; 4) L04 - ostuarve kanne; 5) L05 - töötasu kanne; 6) L08 - põhivara kanne; 7) L09 - raamatupidamisõiendi kanne; 8) L10 - bilansivälised kanded.

(1)Eelarve täitmise aruandeid saavad asutuste juhid ja teised eelarve eest vastutatavad isikud vaadata raamatupidamistarkvara PMen veebirakenduse vahendusel.

(2)Aruannete koostamise ja esitamise kohustus on määratud ametijuhendites.

(1)Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse tsentraliseeritud korras

(2)Ametiasutuse igapäevast tegevust juhib vallavanem.

(3)Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist koordineerib ja korraldab ametiasutuse pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis.

(4)Raamatupidamisarvestuseks kasutatakse raamatupidamistarkvara PMen ja dokumendihaldustarkvara Amphora ning ostuarvete töötluseks ja digiarhiivina Finbite arvekeskuse teenust. Raamatupidamistarkvara andmed salvestatakse valla serveris ning iga tööpäeva lõpus tehakse andmetest automaatselt koopiad.

(5)Omavalitsuse raamatupidamisregistreid säilitatakse elektrooniliselt.

(6)Raamatupidamiskanded, komplekteerituna nende aluseks olevate algdokumentidega, säilitatakse paberkandjal või elektroonilise menetlemise korral elektrooniliselt.

(1)Bilansis kajastatud varasid arvestatakse raamatupidamistarkvara PMen varade moodulis osakondade ja vastutavate isikute lõikes. Vara kajastatakse selle asutuse arvestuses, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(2)Nõuded kajastatakse selle osakonna koodiga, kelle majandustegevuse tulemusena või eesmärkide saavutamisega seoses need tekkisid.

(3)Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises.

(4)Kohustised kajastatakse selle osakonna koodiga, kelle majandustegevuse tulemusena või eesmärkide saavutamisega seoses need tekkisid.

(5)Laenud kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises.

(6)Omavalitsuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustiste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel.

(1)Maksutulud (füüsilise isiku tulumaks, maamaks, loodusressursside kasutamise ja jäätmetasud) kajastatakse vastavalt edasiandja esitatud teatisele ametiasutuse tuludes.

(2)Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse raamatupidamises selle osakonna koodiga, kes vastava tulu eest kaupu müüs või teenust osutas.

(3)Kulude kajastamisel näitab kandel osakond kulu eest vastutajat ja tegevusala näitab millise valdkonna tegevuseks kulu kasutati.

(1)Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamise õiend.

(2)Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollinud ning kinnitanud kulu tegija, volitatud isik(ud) ja raamatupidaja. Ametiasutuses määratakse volitatud isikud vallavanema käskkirjaga. Hallatavas asutuses on volitatud isikuks asutuse juht.

(3)Vastutav isik märgib algdokumendile või elektroonilises keskkonnas otsuse kommentaari lahtrisse: 1) lepingu registreerimise numbri dokumendiregistris, kui kulu on seotud investeeringuga; 2) projektiga seotud kulude puhul projekti nimetuse, mille arvelt kulu tehakse; 3) otsuse majandamiskulude aruande ja isikliku sõiduauto kulude hüvitamise aruande väljamakse tegemise kohta.

(4)Algdokumendi kinnitamisega volitatud isik vastutab, et: 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 3) tehing on seaduspärane ja vajalik; 4) tehing on kooskõlas eelarvega; 5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 6) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

(5)Algdokumendi kinnitamisega annab volitatud isik nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise tehingu teostamiseks.

(6)Rahalisi ülekandeid teostab finantsjuht. Finantsjuhi puudumisel teeb ülekanded rahanduse peaspetsialist. Sularahakassa väljamineku orderi kinnitab dokumendi vormistanud raamatupidaja.

(7)Maksete ülekandmise tingimused peavad andma võimaluse tasuda üldjuhul 14 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist.

Raamatupidamiskirjend sisestatakse ostuarvete puhul e-ostuarvete keskkonnas ja müügiarvete puhul raamatupidamistarkvaras PMen. Kasutusel on tarkvara järgmised osad: 1) kassa/pank - kajastatakse panga- ja kassakanded; 2) arveldused - kajastatakse nõuded, kohustised ja ettemaksed; 3) pearaamat - kajastatakse pearaamatu kanded; 4) eelarve - kajastatakse kinnitatud eelarve; 5) palk - kajastatakse palgaandmed; 6) põhivarad - kajastatakse põhivarad; 7) materjalid - kajastatakse väheväärtuslikke varasid; 8) arved - sisestatakse algandmed arvete koostamiseks.

Algdokumentide käive ja esitamise tähtajad: Dokumendi nimetus Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Dokumendi esitaja Vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid 3 tööpäeva jooksul pärast allkirjastamist Esitamine vastavalt vajadusele, vastutab ametiasutuse kantselei Esildised 5 tööpäeva jooksul pärast koostamist Esildise koostaja Majandus-, ostu-müügi-, laenu-, notariaalsed jms lepingud 3 tööpäeva jooksul pärast lepingu sõlmimist Ametiasutuse kantselei, hallatavate asutuste juhid või lepingu sõlmimise eest vastutav isik Töötasude avestuse algandmed ja tööaja arvestuse tabelid Aruandekuule järgeva kuu 1. kuupäevaks Ametiasutuse personalispetsialist ja hallatavate asutuse juhid Käskkirjad palkde, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta Hiljemalt 3 tööpäeva enne tasu väljamaksmist Ametiasutuse personalispetsialist ja hallatavate asutuse juhid Isikliku sõiduauto kasutamise kuude hüvitamise aruanne Aruandekuule järgeva kuu 5. kuupäevaks Auto kasutaja Ametiauto sõidupäevik Aruandekuule järgeva kuu 5. kuupäevaks Vastutav kasutaja Kulude aruanne 5 tööpäeva jooksul pärast lähetust või majanduskulude osas aruandekuule järgneva kuu 5. kuupäevaks Lähetatu või kulu tegema volitatud isik Tarnijate arved 3 tööpäeva jooksul pärast tehingu toimumist Kulu tegema volitatud isik Pangakaartide kuludokumendid 3 tööpäeva jooksul pärast tehingu toimumist Pangakaardi haldaja Makseterminali koondid koos tšekkide koopiatega Aruandekuule järgneva kuu 3. tööpäevaks Asutuse juht, perekonnaseisu- ametnik, rahvastikuregistri spetsialist Kassa kuludokumendid Aruandekuule järgneva kuu 3. tööpäevaks Kulu tegema volitatud isik Teenuste- ja müügi arvete koostamiseks vajalikud algandmed Aruandekuule järgneva kuu 3. tööäevaks, üksiktehingud 3 tööpäeva jooksul pärast tehingu toimumist Hallatava asutuse juht, vastutav ametnik/volitatud isik Sotsiaaltoetuste väljamaksmiselehed sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregistrist 1 tööpäev enne toetuste väljamaksmist Sotsiaaltöö peaspetsialist Vara mahakandmise ja arvele võtmise aktid Järgneva kuu 3. tööpäevaks pärast akti allkirjastamist või õigusaktidega sätestatud juhtudel kinnitamist Asutuse juht, inventuurikomisjoni esimees või vara eest vastutav isik Resevfondist saadud vahendite kasutamise aruanded Vastavalt reservfondi kasutamise korrale Vahendite taotleja Sihtfinantserimisest saadud vahendite kasutamise aruanded 3 tööpäeva jooksul pärast aruande koostamist Projektijuht

(1)Kuludokumentide kinnitamine, töötlemine ja säilitamine toimub elektroonilises keskkonnas.

(2)Elektroonilisse e-arvete keskkonda esitatakse kulude aruanne koos kuludokumentidega ja isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aruanne elektronpostiga ning ostuarved elektrooniliselt masinloetavana. Elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi esitatakse sõidupäevikud, tööaja arvestuse tabelid, esildised kulude ümbertõstmiseks. Hallatavate asutuste tööaja tabelid, käskkirjad esitatakse elektroonselt ning säilitatakse hallatava asutuse dokumendihaldussüsteemis.

(3)E-arvete keskkonnas kuludokumendid kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele ning imporditakse pärast lõppkinnitaja aktsepteerimist raamatupidamistarkvarasse PMen.

(4)Kuludokumentide menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse järgmistest põhimõtetest: 1) elektroonilises e-arvete keskkonnas olevad kuludokumendid saadab kinnitusringile vastava asutuse raamatupidaja; 2) hallatava asutuse kuludokumendid saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või tema määratud asendajale; 3) ametiasutuse kinnitajate valikul lähtutakse vallavanema käskkirjaga määratud volitatud isikutest.

(5)Kinnitaja lisab vajadusel arvekeskuses oleva kuludokumendi juurde täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt jne).

(6)Kui kuludokument ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse see koos selgitustega tagasi. Raamatupidaja teavitab kulu tegijat tagasilükatud kuludokumendist.

(7)Kui kuludokument on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda see ei kuulu, siis teavitab ta sellest kinnitusringi alustajat.

(8)Kinnitaja peab kuludokumendi kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul pärast kinnitusteate või koheselt pärast teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, teenistus- või töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, peab ta selleks perioodiks arvekeskuses määrama asendaja.

(1)Rahalisi vahendeid hoitakse pangas arvelduskontodel.

(2)Pangaoperatsioonide teostamiseks kasutatakse internetipanga teenuseid.

(3)Allkirjaõiguste ja limiitide määramise õigus pangaoperatsioonide teostamiseks internetipangas on vallavanema volituse alusel antud finantsjuhile.

(4)Elektroonilise pangaoperatsiooni teostamisel koostab töötaja, kelle ametijuhendis on vastav kohustus kirjeldatud, käesoleva eeskirja kohaselt kinnitatud algdokumendi alusel maksekorralduse ja ekspordib selle raamatupidamistarkvara PMen pangasüsteemi maksmiseks.

(1)Kassaoperatsioone teostavad raamatupidajad, kelle ametijuhendis on kirjeldatud vastavad kohustused.

(2)Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente: 1) kassa sissetuleku order; 2) kassa väljamineku order; 3) kassaraamat.

(3)Kassa väljamineku orderile lisatakse nõuetekohaselt vormistatud ja volitatud isiku kinnitatud algdokument. Raamatupidaja sisestab sularahatehingu raamatupidamistarkvarasse PMen.

(4)Väljamakse lehtede koondite alusel välja maksmata summad deponeeritakse.

(5)Kassaraamatu väljatrükk tehakse vähemalt kuu lõpus.

(6)Kassa sularaha limiidiks on 3000 eurot.

(7)Väljaspool kassat sularaha vastu võtma volitatud isik toob sularaha ametiasutuse kassasse vähemalt kuu viimasel tööpäeval koos sularahatšekkide, kogumislehe või aruandega.

(8)Koguda võib ainult Rapla Vallavalitsuse või Rapla Vallavalikogu õigusaktide alusel kehtestatud tasusid.

(1)Pangakaartide (edaspidi kaardi) kasutamise õigus on vallavanemal või tema volitatud isikutel.

(2)Kaardi kasutaja vastutab kaardi säilimise ja kasutamise eest.

(3)Kaardi kasutaja on kohustatud hüvitama kaardi väära kasutamise ja kasutaja süül kaardi rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga asutusele tekitatud kahju.

(4)Kaardi kasutaja ei tohi anda kaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.

(5)Kaardiga seotud kuludokumente töödeldakse ja säilitatakse arvekeskuses.

(6)Kaardi kasutaja peab kaardi tagastama hiljemalt teenistus- või töösuhte lõppemise viimasel päeval või asutuse juhi esimesel nõudmisel.

(1)Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse iga aruandeaasta lõpus. Hinnatakse iga nõude laekumist eraldi.

(2)Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, mille kooskõlastab valdkonna eest vastutav volitatud isik.

(3)Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu ja vormistatakse vallavalitsuse protokollilise otsusega.

(4)Teenuse osutamisel ja kauba müümisel väljastab raamatupidaja arve. Eraklientide arved saadetakse üldjuhul Bill.me keskkonda. Ärikliendi arve väljastatakse pdf-vormingus e-kirjaga või elektroonilise e‑arvena. Arveid on võimalik tasuda sularahas teenust pakkuvas asutuses, pangaülekandega, sõlmida pangas e-arve püsimakseleping või Bill.me keskkonnas.

(5)Võlgnevuse tekkimisel saadab raamatupidaja võlgnikule võlateatise ning annab ülevaate volitatud isikule võlgnevuse tekkimisest.

(6)Volitatud isikud peavad võtma kasutusele meetmed võlgnevuse likvideerimiseks ja teavitama sellest raamatupidamist. Kui reaalset olukorda arvestades pole võlgnevuse kohene ja täies ulatuses tasumine tõenäoline, võib volitatud isik sõlmida võlgnikuga taasesitamist võimaldavas vormis kokkulepe, kus määratakse võla tasumise tähtajad. Kokkuleppest teavitatakse raamatupidamist.

(7)Kui võlgnik ei ole lubatud tähtajaks võlga tasunud edastab raamatupidaja võlgnevuse algmaterjalid juristile. Jurist teavitab raamatupidamist võlgnevuse sissenõudmise alustamisest.

(8)Nõuete lootusetuteks lugemiseks teeb jurist vallavalitsusele ettepaneku jooksva aasta neljandas kvartalis.

(9)Raamatupidaja teeb kanded lootusetute võlgade mahakandmiseks vallavalitsuse protokollilise otsuse alusel.

(1)Kui ettemakse tegemine on vältimatu, tuleb esmakordselt kajastada ettemakset raamatupidamistarkvaras PMen ettemakse ülekandmisel. Ettemakse tegemisel kinnitavad volitatud isikud ettemakse tegemise vajaduse arvekeskuse või dokumendihalduse keskkonnas. Ettemakse tegemise aluseks on leping.

(2)Iga kvartali lõpus kontrollib raamatupidaja ettemaksed üle ning aasta lõpus koostab ettemaksete kohta aruande.

(1)Lähetus- ja majanduskulude väljamaksmise aluseks on volitatud isiku kooskõlastatud taotlus, käskkiri, vallavalitsuse korraldus või volikogu esimehe käskkiri. Lähetus- ja majanduskulude hüvitamiseks esitatakse kuluaruanne koos kulu tõendavate dokumentidega e-arvete keskkonda.

(2)Avanssi makstakse teenistuja või töötaja kirjaliku taotluse alusel. Avansi väljamakse kooskõlastab volitatud isik dokumendihaldussüsteemis.

(3)Avanssi saanud isik on kohustatud avansi ülejäägi tagastama hiljemalt kuluaruande esitamise päevale järgneval tööpäeval.

(4)Isikliku sõiduauto teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmiseks kasutamisel esitatakse kulude hüvitamiseks isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aruanne e-arvete keskkonda.

(5)Kui kuluaruanne on vormistatud korrektselt ning tehtud kulutused osutuvad põhjendatuks, kinnitab volitatud isik aruande koos väljamakstava summaga elektroonilises e-arvete keskkonnas. Aruandes kajastatud kulud kantakse aruandva isiku pangakontole 14 päeva jooksul, arvates aruande kinnitamisest.

(6)Ametiasutuse auto kasutamisel peetakse ametisõitude kohta arvestust sõidupäevikus. Sõidupäeviku esitab vastutav kasutaja dokumendihaldusprogrammi vahendusel. Sõidupäeviku kinnitab volitatud isik.

(7)Sõidupäeviku alusel kontrollib raamatupidaja sõiduki kütusekulu.

(8)Ametiasutuse mobiiltelefonide kasutajatele on vallavanema käskkirjaga kinnitatud mobiiltelefoni kulu piirmäär kalendrikuus. Piirmäära ületamisel teeb raamatupidaja kvartaalselt koondtabeli piirmäärade ületamise kohta ja esitab volitatud isikule, kes annab korralduse koostada teenistujale arve ülekulu või arve esitamata jätmiseks, põhjendades ülekulu tekkimist.

(1)Saadud sihtfinantseerimise lepingutest tulenevate nõuete ja kohustiste ning tulude ja kulude eristamiseks lisatakse raamatupidamistarkvaras PMen projekti tunnus.

(2)Lihtsustatud põhimõtte alusel kasutatakse järgmisi allika koode: 1) 21 - saadud EL struktuuritoetused ja nende vahendamine; 2) 39 - saadud muud välistoetused ja nende vahendamine; 3) 60 - saadud kodumaised toetused, kaasfinantseerimine ja nende vahendamine.

(3)Toetuse saaja on kohustatud kajastama sihtfinantseeringust tehtavad kulud oma raamatupidamises projekti tunnusega ning esitama vajadusel pearaamatust kulude väljavõtte projektitunnuse alusel.

(1)Toiduained, ravimid, kantseleitarbed, raamatud, töövihikud, majandusmaterjalid, kütteõli, jms kantakse soetamisel kuludesse.

(2)Aruandeaasta lõpu seisuga fikseeritakse varude jäägi maksumus. Varude rahaline jääk võetakse bilansis arvele kui varude lõppmaksumus ületab põhivara kapitaliseerimise alampiiri.

(3)Riigi tsentraliseeritud korras soetatud raamatud, mida vahendab Rapla Keskraamatukogu, võetakse raamatupidamises arvele varudesse. Raamatute jagamisel teistele raamatukogudele koostab Rapla Keskraamatukogu igal kuul koondsaatelehe, kus kajastatakse raamatukogude ja valdade lõikes kulunud rahalised vahendid tsentraliseeritud korras soetatud raamatutele. Koondsaatelehe alusel kantakse raamatukogudele üleantud raamatud sihtfinantseerimise kuludesse. Raamatukogudele saadetakse Rapla Keskraamatukogust üle antud raamatutega saatelehed, kus on kajastatud üleantud raamatute nimed ja hinnad. Iga kalendrikuu lõpus saadab Rapla Keskraamatukogu maakonna raamatukogudele koondõiendi, kus kajastatakse üleantud raamatute saatelehed.

(4)Varud tunnistatakse kõlbmatuks ja kantakse maha aastainventuuri käigus kui varud on muutunud kasutamiskõlbmatuks, aegunud, kadunud või ei õnnestu neid võõrandada.

(1)Palga, töötasu, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on volikogu või vallavalitsuse õigusaktid, vallavanema ja hallatava asutuse juhi käskkirjad, lepingud, tööaja arvestamise tabelid.

(2)Palka või töötasu makstakse üks kord kuus ülekandega teenistuja või töötaja pangakontole.

(3)Soovi üksikisiku tulumaksu arvestamise kohta esitab töötaja või teenistuja hiljemalt väljamakse kuule eelneva kuu 25-ndaks kuupäevaks.

(4)Puhkusetasu arvutamise algdokument on kinnitatud puhkuse ajakava või vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkiri.

(5)Haigushüvitise arvestamise algdokument on elektrooniline ajutine töövõimetusleht.

(6)Teenistus- või töösuhte lõppemisel kasutamata jäänud aegumata puhkuse hüvitise arvutamise algdokument on esildis, mille on kinnitanud vallavanem või hallatava asutuse juht.

(7)Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustist hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga.

(8)Palgalehed koostatakse asutuste lõikes. Palgalipik esitatakse teenistujatele ja töötajatele tema nõudmisel e-postiga.

(1)Erisoodustusena käsitlevatel kuludokumentidel peab olema volitatud isiku selgitus selle kohta, mis eesmärgil ja kellele on kaup või teenus ette nähtud ning kui suur osa arvest tuleb kajastada erisoodustusena.

(2)Kui kuludokumentidel ei ole võimalik täpselt eristada erisoodustuste osa, määrab erisoodustuse kulude arvutamiseks vajaliku proportsiooni kuludokumendi kinnitaja, lähtudes oma hinnangust kulude jaotuse kohta.

(3)Erisoodustuse maksuarvestust peetakse raamatupidamistarkvara PMen alamprogrammis “palk“.

(1)Kinnisvarainvesteeringute, materiaalse ja immateriaalse põhivara (edaspidi põhivara) arvestus toimub raamatupidamistarkvara PMen alamprogrammis „põhivarad“. Põhivara arvestust peetakse ametiasutuse ja hallatavate asutuste lõikes, põhivara gruppide ja materiaalselt vastutavate isikute lõikes.

(2)Igale põhivarale antakse oma inventari number. Nummerdamisel kasutatakse numbrikombinatsiooni, mis sisaldab soetusaasta arvu ja lisaks järjekorranumbrit. Erandina antakse teedele, mis klassifitseeruvad põhivaradeks, number, mida kasutatakse teeregistris. Kinnistute nummerdamisel (välja arvatud teede kinnistud), kasutatakse inventari numbrina katastritunnust.

(3)Teede kinnistute nummerdamisel kasutatakse teeregistri numbrit. Teede parendused võetakse arvele iga-aastase ehitustööde kogumina.

(4)Põhivara võetakse arvele kogumina kui kogum moodustab ühe kasutuseaga terviku ja iga kogumi osa vastab põhivara arvestuse kriteeriumitele. Kogumina soetatud vara, mis kogumina vastab põhivara kriteeriumitele, ent mille iga osa eraldi ei vasta põhivara kriteeriumitele, põhivarasse arvele ei võeta.

(5)Põhivara parendusel annab vara tundev spetsialist hinnangu, kas parenduse käigus toimus vara oluliste osade väljavahetamist. Kui toimub olulise osa väljavahetamine annab vara tundev spetsialist oma hinnangu väljavahetatava komponendi maksumuse kohta. Kui asendatava komponendi algne soetusmaksumus ei ole teada, võib seda hinnata, lähtudes antud komponendi tänasest soetusmaksumusest, arvestades maha hinnangulise kulumi.

(6)Põhivara parendusel annab vara tundev spetsialist hinnangu, kas parenduse käigus toimus vara oluliste osade väljavahetamist. Kui toimub olulise osa väljavahetamine annab vara tundev spetsialist oma hinnangu väljavahetatava komponendi maksumuse kohta. Kui asendatava komponendi algne soetusmaksumus ei ole teada, võib seda hinnata, lähtudes antud komponendi tänasest soetusmaksumusest, arvestades maha hinnangulise kulumi.

(7)Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsioonimäär kinnitatakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. Ettepaneku amortisatsioonimäära kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist.

(1)Valitseva mõju all (osalus 100%) olevateks ettevõteteks on sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, mille üle Rapla vald omab mõjuvõimu määrata finants- ja tegevuspoliitikat.

(2)Valitseva mõju all olevate üksuste finantsnäitajad on omavalitsuse konsolideeritud aruandesse liidetud rida-realt, elimineerides kõik kontsernisisesed tehingud ning selle tulemusel tekkinud kasumid-kahjumid. Arvestus toimub Rahandusministeeriumi saldoandmiku konsolideerimisgrupi keskkonnas.

(3)Sihtasutused ja mittetulundusühingud, millega ei kaasne omavalitsuse valitsevat mõju (osalus alla 20%), kajastatakse osalusi konsolideeritud aruannetes kapitaliosaluse meetodil. Arvestus toimub Rahandusministeeriumi saldoandmiku konsolideerimisgrupi keskkonnas.

(1)Bilansiväline väikevara on väheväärtuslik vara, mille soetusmaksumus on alates 500 eurost (käibemaksuta) kuni põhivara kapitaliseerimise alampiirini.

(2)Vara, mille maksumus kogumina ületab põhivara kapitaliseerimise alampiiri, aga üksiku vahendi hind jääb alla selle, võetakse arvele väikevahenditesse.

(3)Bilansiväline vara, mis paigaldatakse (ehitise külge) ei võeta väikevahendite nimekirja. Antud vahendite soetusel tehakse algdokumendile märge väikevahendi asukoha paigaldusega.

(4)Väikevara kantakse kuludesse soetamise hetkel. Väikevara arvestus lõpetatakse inventeerimiskomisjoni esimehe, ametiasutuse või hallatava asutuse juhi ettepanekul, vara hävimisel, purunemisel või viie aasta möödumisel vara arvele võtmisest, mahakandmisakti alusel.

(5)Väikevara arvestust peetakse raamatupidamistarkvara PMen alamprogrammis “ladu“.

(1)Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku käivet ja jääki kassas ning pangakontodel raamatupidamises kajastatuga, aasta lõpul toimub pangasaldode võrdlus panga kinnituskirjade alusel.

(2)Iga kvartali lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega. Kontrollitakse nõuete ja kohustiste saldosid, saadetakse võlgnikele saldoteatised.

(3)Kord kvartalis tehakse maksunõuete ja -kohustiste võrdlus Maksu- ja Tolliametiga. Erinevuste korral tehakse paranduskanded. Paranduskanded dokumenteeritakse.

(4)Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemis päringute alusel, vajadusel täiendavalt e-posti teel.

(5)Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi ametiasutuse ja hallatavate asutuste kõigi oluliste varade ja kohustiste põhjalik inventuur (aastainventuur). Väikevahendite inventuure viiakse läbi üle ühe aasta. Teavikute inventuurid raamatukogudes viiakse läbi üks kord kümne aasta jooksul.

(6)Ametiasutuse juht moodustab oma käskkirjaga varude ja varade aastainventuuri komisjoni. Inventuurikomisjon peab koosnema vähemalt kolmest liikmest, sh inventuuri eest vastutav isik (inventuurikomisjoni esimees). Inventuurikomisjoni liikmed ei tohi olla inventeeritavate varade eest vastutavad isikud. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.

(7)Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kolm korda aastas ja inventuur aasta lõpul.

(8)Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorraline inventuur.

(1)Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, panga kinnituskirjad, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustise kajastamise korrektsust.

(2)Kassa inventuuri viib läbi ametiasutuse töötajatest moodustatud komisjon.

(3)Kassa inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad järgmised andmed ja rekvisiidid: 1) inventuuri läbiviimise kuupäev; 2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad; 3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega; 4) komisjoni liikmete allkirjad.

(4)Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust. Aasta lõpul väljastavad pangad audiitorpäringu aruande, mis sisaldab seisuga 31. detsember arveldus-, hoiuse- ja väärtpaberikontode jääke, kohustisi, antud tagatisi ja käendusi, allkirjaõiguslike isikute andmeid jms.

(5)Nõudeid kontrollitakse igal kuul. Aasta lõpus saadetakse välja saldoteatised kõikidele klientidele, kellel on võlgnevus üle kahe kuu. Raamatupidamisregistritest tehakse nõuete väljavõte aastalõpu seisuga.

(6)Maksunõuded, loodusvarade kasutamise ja saastetasude maksunõuded võrreldakse Maksu- ja Tolliameti kontokaartidega e-maksuameti infosüsteemis.

(7)Varude ja väikevahendite inventeerimisel koostatakse inventuuri lehed raamatupidamistarkvara PMen alamprogrammis “ladu“. Varude ja väikevahendite mahakandmiseks koostatakse mahakandmise aktid. Mahakandmise aktid allkirjastavad asutuse juht ja komisjoni esimees. Mahakandmisaktide alusel teeb raamatupidaja vastava kande raamatupidamistarkvarasse PMen.

(8)Põhivarade inventuurilehed koostatakse raamatupidamistarkvara PMen alamprogrammis "põhivarad“. Põhivara aastainventuuride käigus hinnatakse varade allahindluse vajadust ja amortisatsioonimäärade muutmise vajadust. Vastav ettepanek tehakse inventuurikomisjonile. Komisjoni esimees koostab akti, milles tuuakse ära inventuuri tulemused. Põhivarade inventuuride tulemustest teavitatakse Rapla Vallavalitsust. Inventuuri tulemused kajastatakse raamatupidamistarkvaras PMen.

(1)Raamatupidamisdokumente säilitatakse vastavalt raamatupidamise seadusele.

(2)Välisprojektidega soetud raamatupidamisedokumendid kuuluvad säilitamisele kooskõlas vastava perioodi struktuuritoetuse seadusega või konkreetse projekti finantsmehhanismi tingimuste ja korraga.

(3)Arveid, isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aruandeid, majanduskulude aruandeid, kulutšekke ja kviitungeid säilitatakse arvekeskuses

(4)Lepinguid ja ametiauto sõidupäevikuid, asutuste palgaarvestuse algdokumente hoitakse asutuste dokumendihaldusprogrammis.

(5)Kassa dokumente säilitatakse paberkandjal.

(6)Raamatupidamisregistreid säilitatakse raamatupidamistarkvaras PMen.

(7)Raamatupidamise õiendid säilitatakse digitaalselt infoserveris.

(1)Käesoleva määruse § 23 lõiget 3 rakendatakse tagasiulatuvalt 2021. aasta 1. jaanuarist.

(2)Rapla Vallavalitsuse 21. jaanuari 2019 määrus nr 4 “Rapla valla raamatupidamise sise-eeskiri” tunnistatakse kehtetuks.