(1) Puhja vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja eesmärgiks on Puhja valla kohaliku omavalitsusüksuse kui avaliku sektori raamatupidamiskohustuslasena raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamise ning raamatupidamise ja eelarve täitmise aruandluse tagamine. Raamatupidamine on korraldatud raamatupidamise- ja finantsteenust pakkuva juriidilise isiku poolt.2(2)Puhja Vallavalitsuse kui ametiasutuse (edaspidi ametiasutus) hallatavateks asutusteks on:11) Puhja Gümnaasium22) Puhja Lasteaed Pääsusilm33) Puhja Seltsimaja44) Uula Huvikeskus55) Ulila Keskus66) Puhja Raamatukogu77) Puhja Päevakeskus
(1) Puhja vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Puhja valla kui avalik-õigusliku juriidilise isiku (edaspidi nimetatud ka omavalitsusüksus) raamatupidamisarvestuse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine kui üks terviklik raamatupidamiskohustuslane.2(2)Sise-eeskiri lähtub „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist” ja Eesti finantsjuhtimise standardist. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestuspõhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ), „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist” (edaspidi Juhend) ning Puhja valla õigusaktidest.
(1) Sise-eeskirja kohaldatakse ametiasutusele ja hallatavatele asutustele.2(2)Sise-eeskiri reguleerib ametiasutuse majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustuste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning aruannete koostamise korda.
(1) Ametiasutuses on kasutusel Juhendiga kehtestatud kontoplaan.2(2)Majandustehingute kirjendamisel raamatupidamises kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks järgnevaid kontoplaani koode:11) raamatupidamiskontod – tunnused majandustehingute kirjendamiseks, mis on süstematiseeritud bilansi aktiva ja passivakontodeks, tulude ja kulude kontodeks ning grupeerituna majandusliku sisu järgi, moodustavad kontoplaani;22) tehingupartnerite koodid – tunnused (jooksvalt muutuv nimekiri rahandusministeeriumi koduleheküljel), millised on omistatud igale iseseisval bilansil olevale üksusele ning mis tagavad konsolideeritud aruandluse koostamise konsolideerimisgrupi eri tasanditel – vald, maavalitsus, riik, võimaldades elimineerida gruppi kuuluvate isikute omavaheliste tehingute mõju grupi majandusnäitajatele;33) tegevusala koodid – tunnused, millisega liigendatakse kulusid, investeeringuid (esmasoetused), saadud ja antud toetusi ning rahakäivet tegevusala järgi;44) allikate koodid – tunnused, millised võimaldavad liigendada ja analüüsida tulusid-kulusid finantseerimisallikate lõikes või jälgida tehtud kulude sihtotstarvet;55) rahavoo koodid – tunnused, milliste kasutamine võimaldab koostada rahakäibe (sissetulekud – väljaminekud) aruanded;3(3)Kontod on liigendatud 5-ks rühmaks. Rühma tähistab konto koodi esimene number:11) 1 – bilansi aktivakirjete kontod22) 2- bilansi passivakirjete kontod33) 3 – tulude kontod44) 4,5,6 – kulude kontod55) –statistilised kontod.4(4)Majandustehingute kirjendamisel raamatupidamises kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks, lisaks kontoplaanile järgmisi täiendavaid tunnuseid:11) eelarveklassifikaatorid – tunnused eelarve koostamiseks ning eelarve täitmise jälgimiseks eelarve struktuuris. Rahakäibe liigendamine tagab informatsiooni eelarve kassalise täitmise kohta, muu majandusinformatsiooni liigendamine tagab informatsiooni eelarve täitmise kohta;22) objekti-, projekti- vms. koodid – lisatunnused, millised võimaldavad liigendada ja analüüsida majandusinformatsiooni täiendavalt.5(5)Asutus kasutab panga kontode osas 7 kohalisi allkontosid, millest esimesed 6 kohta tulenevad Juhendist ja viimase kohaga tagatakse asutuse põhinev täiendav konto tasemel analüütika. Avatud on alljärgnevad allkontod:11) kontole 100100 arvelduskontod pankades1001001 arvelduskonto SEB Pank EE6510101020346080071001002 arvelduskonto Danske Pank EE0933003335225600091001006 arvelduskonto Swedbank EE10220022102587568822) kontole 202050 võlad majanduskulude eest33) 2020501 võlad (pank) majanduskulude eest44) 2020502 võlad (kassa) majanduskulude eest6(6)Raamatupidamise paremaks korraldamiseks on finantsjuhil õigus avada ja sulgeda alakontosid kontogruppide lõikes.7(7)Kehtiv kontoplaan on leitav rahandusministeeriumi kodulehelt http://www.fin.ee/.8(8)Eelarve koostatakse tekkepõhisena (eelarves kajastatakse tehingud vastavalt nende toimumisele, sõltumata sellest, millal nende eest raha laekub või välja makstakse).
(1) Majandusaastaks on eelarveaasta.2(2)Ametiasutus (vallavalitsus) koostab majandusaasta aruande, lähtudes raamatupidamise seaduses ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele ning Juhendis esitatud arvestuspõhimõtetest.3(3)Kui RTJ-s esitatud arvestuspõhimõtted erinevad Juhendis sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel Juhendis sätestatud arvestuspõhimõtetest.4(4)Raamatupidamise aastaaruanne sisaldab täiendava aruandena valla eelarve täitmise aruannet.
(1) Majandusaasta Aruanne esitatakse vastavalt raamatupidamise seadusega ja Rahandusministeeriumi poolt kehtestatud korras ja tähtajaks. Ametiasutus avaldab oma nõuetekohaselt kinnitatud majandusaasta aruande koos selle kõikide osadega oma veebilehel 7 tööpäeva jooksul aruande kinnitamisest, teatades sellest seejärel koheselt Riigi Tugiteenuse Keskusele.2(2)Saldoandmikud koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt Juhendis kehtestatud korras ja tähtaegadeks.3(3)Eelarve täitmise kuuaruanded koostatakse rahandusministri kinnitatud vormil ja esitatakse Rahandusministeeriumile tema kehtestatud korras ja tähtajaks.4(4)Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.5(5)Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.6(6)Asutusele kuuluva sõiduauto igakuise sõidupäeviku esitab auto kasutaja vallavanemale või asutuse juhatajale järgmise kuu 5. kuupäevaks.7(7)Isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise aruande esitab töötaja vallavanemale või asutuse juhatajale järgmise kuu 5. kuupäevaks.
(1) Hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse ametiasutuses tsentraliseeritud korras – üks tehingupartnerikood, kuid igal asutusel on oma registreerimiskood.2(2)Ametiasutuse igapäevast tegevust juhib asutuse juht (vallavanem), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest.3(3)Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist korraldab raamatupidamise- ja finantsteenust pakkuv juriidilise isik.4(4)Raamatupidamisarvestuses kasutatakse AS San Revilo spetsiaalset arvutiprogrammi eelarvelistele asutustele PMen. PMen on integreeritud tarkvarapakett, mis ühendab raamatupidamise korraldamiseks vajalikud programmid. Ostuarveid ja kuluaruandeid menetletakse e-arvetekeskuse Omniva keskkonnas allüksuste lõikes.
(1) Vara kajastatakse ametiasutuse bilansis raamatupidamistarkvara PMen varade menüüs selle hallatava asutuse tegevusala koodiga, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist). Valitsev mõju vara üle tähendab üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.2(2)Nõuded kajastatakse üldjuhul ametiasutuse raamatupidamises, kes esindab omavalitsusüksust nõude sissenõudmisel.3(3)Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises.4(4)Kohustused kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises, kes on kas juriidiliselt kohustatud antud kohustust täitma või on varasema tegevuse käigus neid kohustusi täitnud.5(5)Laenud ja muud võlakohustused kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises. Laenukohustustena käsitletakse raamatupidamisearvestuses ka kapitalirendi kohustust.6(6)Ametiasutuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse ametiasutuse raamatupidamise aastaaruandes.
(1) Saadud maksud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele.2(2)Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse ametiasutuse tulemiaruandes.3(3)Kulud kajastatakse ametiasutuse tulemiaruandes, eristades neid tegevusala koodiga.4(4)Varast või kohustusest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse ametiasutuse tulemiaruandes.5(5)Algdokumentidel kajastatud käibemaksukulu kajastatakse kontol 601000 ja põhivarade käibemaks kontol 601002 olenemata käibemaksu tagasisaamisest.
(1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik tõend, millel peavad olema järgmised rekvisiidid (raamatupidamise seaduse § 7 lg 1 toodud nõuetele):11) dokumendi nimetus ja number;22) koostamise kuupäev;33) tehingu majanduslik sisu;44) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);55) tehingu osapoolte nimed;66) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;77) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;88) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.2(2)algdokumentideks võivad olla:11) kassadokumendid (kassa sissetuleku/väljamineku orderid);22) pangakonto väljavõtted;33) saatelehed;44) palgadokumendid (koondpalgalehed, palgalehed, tööaja arvestuse tabelid);55) sularaha kviitungid, tšekid;66) arved (ostuarved, müügiarved);77) vallavanema korraldused, käskkirjad;88) aktid (vara arvelevõtmine, mahakandmine, ümberhindlus, inventuurid);99) inventuurilehed;1010) lepingud;1111) avansi-, komandeeringu- ja töölähetusaruanded;1212) raamatupidamisõiendid reguleerimiskannete tegemiseks;3(3)Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi.4(4)Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud volitatud isiku poolt. Kululiigi määrab kuludokumendile eelarve haldaja.5(5)Teostatud töid või vastuvõetud kaupu/teenuseid kajastavatele dokumentidele (arved, aktid, jt.) peavad kooskõlastajad andma allkirja ja kirjutama kuupäeva, millega kinnitavad teenuse kättesaamist või kauba vastuvõtmist ning kirjutama selgituseks:11) ameti nimetuse, kelle tellimusel kulu tehakse või vara soetatakse;22) sõidukitele tehtavate kulude puhul sõiduki registreerimisnumber ja kasutaja nimi;33) projektiga seotud kulude puhul projekti nimetus, mille arvelt kulu tehakse;44) muu informatsioon, mis selgitab kulu otstarvet võttes vajadusel selgitused teistelt töötajatelt, kes kinnitavad kauba kättesaamist ja kasutusele võtmist.6(6)Ametiasutuse ja hallatavate asutuste kulusid tegema volitatud isikuteks on vallavanema käskkirjaga volitatud isikud. Isikute muutumisel, kuluridade muutumisel ja juurde tekkimisel antakse välja vastavad uued käskkirjad.7(7)Hallatavates asutustes on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt kirjalikult volitatud isik.8(8)Volitatud isik vastutab, et:11) dokument kajastab majandustehingut õigesti;22) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;33) tehing on seaduspärane ja vajalik;44) tehing on kooskõlas kinnitatud eelarvega;55) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;66) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;77) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.9(9)Raamatupidajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:11) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarve-klassifikaatori koodide õigsuse;22) tekkepõhise perioodi;33) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;44) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt.10(10)Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut. Sularaha väljamineku orderi kinnitavad lisaks kassa eest vastutavale isikule ka finantsjuht ja ametiasutuse juht (vallavanem) või tema poolt volitatud isik.
(1) Ametiasutus on kohustatud (raamatupidamise seaduse § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine. Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal.2(2)majandustehinguid kirjendatakse kahekordse kirjendamise põhimõttel debiteeritavatel ja krediteeritavatel kontodel.3(3)Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.4(4)Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:11) majandustehingu kuupäev;22) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;33) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;44) majandustehingu lühikirjeldus;55) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number;66) tehingupartneri kood.5(5)Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument).6(6)Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile.7(7)Raamatupidamiskirjendid ja/või raamatupidamiskanded süstematiseeritakse järgmiselt:11) kassa – memoriaalorder 122) pank – memoriaalorder 233) parandused – memoriaalorder 344) palk – memoriaalorder 555) puhkuse tasude reserv – memoriaalorder 666) ettemaksud – memoriaalorder 777) avansskulu – memoriaalorder 888) põhivahendid – memoriaalorder 999) muud lühiajalised nõuded – memoriaalorder 101010) arvlemised tarnijatega – memoriaalorder 111111) eelarvetulu nõuded – memoriaalorder 121212) materjal – memoriaalorder 131313) lühiajalised nõuded asutustele – memoriaalorder 151414) finantseerimine – memoriaalorder 161515) aasta tulem – memoriaalorder 171616) aasta lõpetuskanded – memoriaalorder 181717) saldode lisamine – memoriaalorder 201818) bilansivälised kohustused – memoriaalorder 211919) sotshoolekande sotsiaalmaksud, töötuskindlustused – memoriaalorder 222020) täiendav info – memoriaalorder 238(8)Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse arvestust ametiasutuse ja hallatavate asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad:11) bilanss;22) võlad;33) raha;44) palk;55) arved;66) varad;77) eelarve;88) ladu.9(9)Programmist tehakse igas kuus väljatrükid palgalehtedest. Kõik ülejäänud raamatupidamisaruanded on elektroonilised. Paberkandjal trükitakse aruandeid vastavalt vajadusele.10(10)Aasta lõpu seisuga tehakse järgmised väljatrükid:11) põhivarade nimekiri;22) bilansiväliste varade nimekiri.11(11)Programmi uuendatakse AS San Revilo koduleheküljelt.12(12)Andmete säilimise turvalisuse eesmärgil tehakse automaatselt iga päeva lõpus kannetest koopiaid. Lisaks tehakse enne igat programmi uuendust varukoopia. Varukoopiad säilitatakse 7 aastat. Andmebaas ise säilitatakse alatiselt.
Dokumendi nimetus Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Dokumendi esitaja ametiasutuses* Tööaja arvestuse tabel iga kuu viimaseks tööpäevaks Vallasekretär, hallatavate asutuste juhid Tööettevõtu- ja käsunduslepingud palga maksmiseks iga kuu viimaseks tööpäevaks Vallasekretär, hallatavate asutuste juhid Käskkirjad palkade, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta 1 tööpäev enne tasude väljamaksmist Vallasekretär, hallatavate asutuste juhid Majandus-, ostu-müügi-, laenu- jms lepingud 3 tööpäeva jooksul pärast lepingu sõlmimist Vallasekretär, hallatavate asutuste juhid Lähetuskulude aruanded 3 tööpäeva jooksul pärast lähetatu saabumist lähetatu Avansiaruandedkuu viimaseks tööpäevaks avansi saaja Sularaha arved ja kassatšekid kohe pärast dokumendi saamist ja aktsepteerimist volitatud isik Hankijate arved kohe pärast arve saamist ja aktsepteerimist volitatud isik Vara mahakandmise aktid 3 tööpäeva jooksul pärast akti kinnitamist mahakandmiskomisjoni esimees Kassa dokumendid iga kuu 1. tööpäevaks raamatupidaja Sotsiaaltoetuste väljamaksu lehed 1 tööpäev enne toetuste väljamaksmist sotsiaalnõunik Vallavalitsuse protokollilised otsused koheselt peale allkirjastamist vallasekretär Põhivarade arvelevõtmine 3 päeva jooksul peale vara kättesaamist volitatud isik Põhivarade mahakandmine kolme päeva jooksul peale vallavalitsuse korralduse allkirjastamist mahakandmiskomisjoni esimees * Hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab asutuse juht või tema poolt volitatud isik.
(1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas ametiasutuse arvelduskontodel ja sularaha ametiasutuse kassas vastutava isiku kontrolli all olevas seifis.2(2)Rahalisi ülekandeid tehakse ainult elektrooniliselt. Maksekorraldused sisestab programmis PMen raamatupidaja. Sotsiaaltoetuste maksekorraldused valmistab ette sotsiaalnõunik, kasutades selleks programmi STAR. Saadetavad maksed allkirjastab vallavanem või finantsjuht, kasutades selleks alljärgnevaid internetipankade portaale: U-Net Business või Telehansa.net-Internetipank.3(3)Maksekorralduse koostaja ülesanne on: maksekorralduse aluseks olevate kuludokumentide maksetähtaegadest kinnipidamine; kontrollida, et samade kuludokumentide alusel ei ole enne tasutud; maksekorralduse koostamine. Maksekorralduse kinnitaja ülesanne on kontrollida, et koostatud maksukorraldus vastab selle aluseks olevatele algdokumentidele. Et maksekorralduse koostamisel ja kinnitamisel oleks täidetud nn „neljasilma printsiip” – maksekorralduse koostaja ja kinnitaja lahusus. Vastavalt ametijuhenditele on maksekorralduse koostajaks raamatupidaja ja kinnitajaks finantsjuht.4(4)Internetipanga kasutamisel maksekorraldusi välja ei trükita.
Hallatava asutuse juhil (või tema poolt volitatud isikul) on antud õigustasuliste teenuste eest vastu võtta sularaha. Raha hoitakse selleks ettenähtud seifis. Sularaha makstakse iga kuu viimasel tööpäeval panka. Muid väljamakseid kassast ei tehta.
(1) Varad ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem.2(2)Vähemalt iga aasta lõpus hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit, mis tugineb varasemate perioodide kogemusele.3(3)Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud:11) 90–180 päeva võrra, alla 50% ulatuses;22) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses.4(4)Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutab alla finantsjuht.5(5)Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga.6(6)Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.7(7)Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki.8(8)Nõue loetakse lootusetuks, kui juhtkonna hinnangul puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. Nõude lootusetuks tunnistamine toimub Puhja valla vallavara eeskirjas sätestatud korras. Lootusetud nõuded kantakse bilansist välja.9(9)Ebatõenäoliselt laekuvad nõuded edastatakse ametiasutuse poolt valitud inkassoettevõttele või advokaadibüroole võlgniku vastu sissenõude pööramiseks.10(10)Kohustuste kajastamisel lähtutakse RTJ 3 „Finantsinstrumendid”, RTJ 8 „Eraldised, potentsiaalsed kohustused ja potentsiaalsed varad” ja RTJ 9 „Rendiarvestus” kirjeldatud põhimõtetest.11(11)Kohustuste kajastamisel peetakse kinni tekkepõhisuse printsiibist, mille järgi kõik aruandeperioodil tekkinud kohustused kajastatakse aruandeperioodi bilansis. Juhul kui aruande koostamise ajaks puudub arve, kajastatakse see bilansis viitvõlgade kontogrupis 2032.
(1) Juhendi § 15 lõike 8 kohaselt tuleb ettemaksude tasumist vältida. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksusumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata).2(2)Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti.3(3)Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem kui 5 000 eurot (ilma käibemaksuta). (Juhendi § 26 lg 6 ja § 48 lg 3) Ettemaksed tulevaste perioodide eest tuleb aasta lõpus inventeerida ja vajadusel üles võtta.4(4)Ettemaksena saadud tulud võetakse esmalt arvele kohustusena kontogrupis 2039 ning kantakse tuludesse olenevalt perioodist, mille eest tulu saadi. Erandina võib tulevaste perioodide tulud summas alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri kanda koheselt tuluks ilma neid tekkepõhistele perioodidele jaotamata. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku. Ostjale väljastatud ettemaksuteatisi teenuse eest, mille osutamine langeb järgmisse aruandeperioodi (kalendrikuu), raamatupidamises ei kajastata.
(1) Eraldised võetakse arvele lühi- ja pikaajalise osana, lähtudes hinnangust nende realiseerumise tähtajale, kontorühmades 206 ja 256. Käimasolevate kohtuprotsesside suhtes, mille puhul on tõenäoline, et raamatupidamiskohustuslane on sunnitud seoses protsessidega kandma kulusid, moodustatakse bilansis eraldis. Kui hiljem selgub, et tegelik kahjusumma erines esialgu kajastatust, kajastatakse vahe perioodi kuluna või kulu vähenemisena. Eraldised ja nende muutused kajastatakse kulukontol 550050 ja bilansikontodel 206000 ja 256000.2(2)Raamatupidamises kajastatakse eraldisena enne bilansipäeva tekkinud kohustusi, millel on seaduslik või lepinguline alus või mis tulenevad ametiasutuse senisest tegevuspraktikast ning mille suurust saab usaldusväärselt hinnata, kuid mille lõplik maksumus või maksetähtaeg ei ole kindlalt fikseeritud. Eraldiste hindamisel on lähtutud juhtkonna hinnangust ja kogemustest.3(3)Lubadused, garantiid ja muud kohustused, mis teatud tingimustel võivad tulevikus muutuda kohustusteks, kuid mille kohustusena realiseerumise tõenäosus on alla 50 %, avalikustatakse raamatupidamise aastaaruande lisades tingimuslike kohustustena.
Laenukohustused kajastatakse korrigeeritud soetusmaksumuses. Olulised lepingutasud kajastatakse laenude võtmisel laenukohustuste hulgas (miinusega) ja amortiseeritakse intressikuludesse laenuperioodi jooksul, ülejäänud lepingutasud kajastatakse laenude saamisel koheselt intressikuludes (kontorühm 650). Kapitalirendikohustused kajastatakse laenukohustustena vastavalt renditud varade kajastamise kohta antud selgitusele.Bilansis kajastatakse laenukohustusi tulenevalt nende järelejäänud tähtajast lühi- ja pikaajaliste osadena vastavalt kontorühmades 208 ja 258. Laenukohustustena kajastatakse bilansis kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustused nagu panga- ja muud laenud, arvelduskrediidid, kapitalirendikohustused, faktooringkohustused, emiteeritud võlakirjad ja muud sarnased võlakohustused, millega kaasneb intressikulu või muu sellelaadne kulu. Kui valla võetud laenuvahendite haldamiseks sõlmitakse leping kolmanda osapoolega, kajastatakse valla raamatupidamises üheaegselt laenukohustust laenuandja ja laenunõuet kolmanda osapoole või olenevalt laenuvahendite haldamise lepingu sisust, otse kasusaajate vastu.
(1) Sihtfinantseerimisena kajastatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi. Sihtfinantseerimist ei kajastata tuluna või kuluna enne, kui toetuse saaja on teinud kulutused, milleks sihtfinantseerimine oli ette nähtud, ning eksisteerib piisav kindlus, et sihtfinantseerimine leiab aset.2(2)Sihtfinantseerimist kajastatakse raamatupidamises esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval, milleks loetakse maksetaotluse aktsepteerimise kuupäev (kulude abikõlblikuks tunnistamise kuupäev).3(3)Juhul, kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud summad sihtfinantseerimiseks saadud vahendite ettemaksete kontodel.4(4)Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse tuluna ja saamata sihtfinantseerimise nõudena.5(5)Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna hetkel, kui selle laekumine on kindel (maksetaotlus on toetuse andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), üksus on täitnud sihtfinantseerimisega seonduvaid lisatingimusi ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud.6(6)Vastavalt Juhendi § 26 lõikele 3 võib tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem 5 000 eurot (Juhendi § 41 lõikes 1 sätestatud)7(7)Sihtfinantseerimist põhivara soetamiseks kajastatakse toetuse saamise tekkepõhisel momendil tuluna kontoklassis 3502 ning ei kasutata tulude ajatamist põhivara kasuliku eluea jooksul.8(8)Juhul, kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud vahendid bilansikontol (203856 ja 203857). Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus on aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna (kontogrupp 3502) ja nõudena (bilansikontod 103556 ja 103557).9(9)Sihtfinantseerimise vahendamisel, kajastatakse sihtfinantseerimist tekkepõhise printsiibi järgi oma tuludes ja kuludes vastavalt Juhendile. Vahendajad kasutavad tuludes ja kuludes järgmisi kontosid: tulude kontod 350010, 350030, 350050, 350210, 350230, 350250 ja kulude kontod 450010, 450030, 450050, 450210, 450230, 450250.10(10)Mitterahalise sihtfinantseerimise korral eristatakse:11) sihtfinantseerimist kolme osapoole seotud tehingus, kui toetuse andja või vahendaja kannab raha üle otse kaupade või teenuste tarnijale, kellelt toetuse saaja kaupu või teenuseid saab;22) sihtfinantseerimist, mille korral toetuse andja annab toetuse saajale üle kaupu või teenuseid ning sellega ei kaasne otseselt nende müük tarnija poolt.11(11)Kui mitterahaline sihtfinantseerimine seisneb selles, et toetuse andja või vahendaja kannab raha otse toetuse saaja hankijale, võetakse sihtfinantseerimine arvele toetuse andja või vahendaja teatise alusel nii, nagu see toimuks siis, kui raha liiguks läbi toetuse saaja hankijale (välja arvatud pangakonto liikumise kajastamine, selle asemel sulgeb toetuse saaja maksepäeval võla hankijale ja nõude toetuse andjale või vahendajale või saadud ettemakse toetuse andjalt või vahendajalt).
(1) Üldpõhimõtted:11) tulud ja kulud, millised tulenevad lepingutest, mis on sõlmitud tingimustel, kus kumbki lepingu osapool ei tasu teisele osutatud teenuse eest või tasub osutatud teenuse võrra vähem, kajastatakse raamatupidamisarvestuses nii tulud kui kulud täismahus. Tasaarveldus kajastatakse kandega Deebet kohustus (kontoklass 20) Kreedit nõue (kontogrupp 103). Kajastamise aluseks on leping ja / või lepingu põhjal vormistatud raamatupidamisõiend või arve.22) klientidele väljastatavate arvete (müügiarvete) vormistamise nõuded:- müügiarved esitatakse Puhja valla nimel;- müügiarvete vormistamisel järgitakse RPS ja käibemaksu nõudeid;- müügiarved koostatakse asutuste poolt esitatavate operatiivandmete ja/või lepingus kajastatu põhjal ja tingimustel;- müügiarved koostatakse kahes eksemplaris, millest ühe alusel genereerub raamatupidamiskirjend, teine väljastatakse kliendile;- arvete koostamise õiguse eest vastutab arve koostaja, arve aluseks olnud andmete õigsuse eest vastutab lepingu kinnitaja ja/või operatiivandmete koostaja;- koostatud ja klientidele väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse raamatupidamises koostatud kreeditarvega, mille tekstist või lisast nähtub korrigeerimise põhjus. Kreeditarve säilitatakse kaustas koos alusega või selle arvega, mida ta korrigeerib või annulleerib.2(2)Maksud11) Füüsilise isiku tulumaks ja maamaks ning loodusvarade kasutamise ja saastetasude tulu kajastatakse raamatupidamisarvestuses tekkepõhiselt, Maksu- ja Tolliamet igakuiste aruannete põhjal;22) Maksutulude kajastamine toimub tekkepõhise kandega: Deebet Maksunõuded (kontogrupp 1020); Kreedit Maksutulu (kontoklass 30);33) Maksutulude laekumisel näitab saaja maksunõuete vähenemist: Kreedit Maksunõuded (kontogrupp 1020).3(3)Lõivud ja trahvidLõivutulu kajastatakse lõivuga maksustatud toimingu päeval ning trahvide määramise päeval kontogrupis 320.4(4)Toodete ja teenuste müük ja muud tulud11) Toodete, kaupade ja põhivara müügist saadud tulu kajastatakse siis, kui kõik olulised omandiga seotud riskid on läinud üle ostjale ning müügitulu ja tehinguga seotud kulu on usaldusväärselt määratav. Tulu teenuste müügist kajastatakse teenuse osutamisel, lähtudes valmidusastme meetodist.22) Tulusid toodete ja teenuste müügist kajastatakse kontorühmades 322 ja 323, liigendatuna asutuste põhimääruse või põhikirjalise tegevuse järgi.33) Muud tulud, sealhulgas kasum või kahjum varade müügist kajastatakse kontoklassis 38.44) Tulu võetakse üldjuhul tekkepõhiselt arvele koostatud nõudedokumendi alusel kandega: Deebet Nõuded – Kreedit Tulu (ilma käibemaksuta) ja Kreedit Käibemaks, kui tulu saaja on kohustatud müügihinnale käibemaksu lisama.55) Kahjutasusid ja hüvitisi (va kindlustuspoliisidel põhinevad kindlustushüvitised) võib tulenevalt nende hinnangulisest laekumise tõenäosusest, kajastada kassapõhiselt. Kui nimetatud tulude saamiseks vormistatakse teisele osapoolele arve, kajastatakse nõue ja tulu arvestuses tekkepõhiselt.5(5)Finantstulud/kulud11) Finantstulude ja –kuludena käsitletakse finantsinvesteeringutelt teenitud või makstud intresse, finantsinvesteeringute müügi tulemit ja valuutakursi kasumeid – kahjumeid.22) Finantstulu ja –kulu kajastatakse raamatupidamises tekkepõhiselt kontoklassides 65. Tulu tekkimise momendi ja tulu suuruse määramisel lähtutakse RTJ-st 10 „Tulu kajastamine”.33) Intressitulu nõuetelt, laenudelt ja finantsinvesteeringutelt arvestatakse vastavalt osapoolega sõlmitud kokkulepetele ja kajastatakse arvestusperioodis, mille eest intress arvestatakse (intressi tasumise tähtajad ei lange üldjuhul arvestusperioodi).
(1) Tööjõukulud11) Tööjõukulusid kajastatakse tekkepõhiselt kontoklassis 50 perioodis, mille eest kulu arvestati. Kulusid käsitletakse tööjõukuludena selles asutuses, kus arvestatakse töötasu ja deklareeritakse maksud töötasult. Teiselt asutuselt või füüsilisest isikust ettevõtjalt ostetud teenus ei ole tööjõukulu ja kajastatakse tegevuskuluna vastavalt teenuse majanduslikule sisule. Tööjõuga seotud kulude (v.a. erisoodustused) puhul kasutatakse tehingupartnerina alati füüsilise isiku tehingupartneri koodi (800699 või 9006xx). Bilansikontodel kontorühmades 1037 ja 2030 kasutatakse alati Maksu-ja Tolliameti tehingupartneri koodi.22) Maksud peetakse väljamaksetest kinni vastavalt kehtivatele seadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt. Deklaratsioonid koos lisadega trükitakse välja ja allkirjastatakse deklaratsiooni koostaja poolt.33) Kontogruppi 2030 (maksukohustused) kantakse ainult deklareeritud maksukohustus. Vastava grupi kontod peavad võrduma Maksuameti kontokaartidel kajastatud maksunõuete tekkepõhiste saldodega. Kui mõne maksu osas on maksukohustuslasel ettemaks, peab see kajastuma kontogrupis 1037, mis peab võrduma Maksuameti kontokaardil näidatud ettemaksu saldoga.44) Tööjõukuludest kinni peetud maksud kajastatakse kohustusena kontogrupis 2030 selles perioodis, millises tekkis maksukohustus (toimusid väljamaksed või tekkis erisoodustuse maksukohustus). Kui arvestatud palk makstakse välja järgmisel kuul, eraldatakse kinni peetud maksud töötasu võlgnevuse kontorühmast 202 maksuvõlgade kontogruppi 2030 selles kuus, millal töötajale tasu välja maksti.55) Tööjõukuludega seotud maksukulud kajastatakse tekkepõhiselt selles perioodis, mille eest need olid arvestatud. Kui töötasu väljamaksed toimuvad järgmises kuus, kantakse maksukulu kanded analoogselt kinnipeetud maksude kannetega ümber kontorühmast 202 kontogruppi 2030.Kanded arvestuse (kulu tekkimise) kuus:Deebet Sotsiaalmaksukulu (konto 506000);Kreedit Deklareerimata sotsiaalmaksukohustus (konto 202001);Deebet Töötuskindlustusmakse (konto 506040);Kreedit Deklareerimata töötuskindlustusmaksekohustus (konto 2020030).Kanded väljamakse tegemise kuus:Deebet Deklareerimata sotsiaalmaksukohustus (konto 202001);Kreedit Sotsiaalmaksukohustus (konto 203010)Deebet Deklareerimata töötuskindlustusmaksekohustus (konto 202003);Kreedit Töötuskindlustusmaksekohustus (konto 203030).66) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestuse aluseks on Puhja vallavolikogu või Puhja Vallavalitsuse õigusaktid, ametiasutuse või hallatava asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestamise tabel. Ametiasutuse tööaja arvestuse tabelid koostab registripidaja või vallasekretär.77) Palgaarvestus sisaldab:- koosseisulistele ja koosseisuvälistele teenistujatele ja töötajatele palga arvestamist kõikide töötasuliikide lõikes;- puhkusetasu arvestust;- ühekordsete väljamaksete arvestamist;- töövõtu, käsundus, või muu võlaõigusliku lepingu alusel töötasude arvestamist;- maksete kinnipidamist;- muid vabatahtlike kinnipidamisi palgast;- arvestatud tasude kuukoondite tegemist;- isiku töötasu kaartide vormistamist ja säilitamist;88) Üldjuhul makstakse palka üks kord kuus ülekandega töötaja või teenistuja pangakontole.99) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minemist.1010) Palgalehed koostatakse asutuste ja tegevusalade lõikes ning allkirjastatakse koostaja, finantsjuhi ja ametiasutuse juhi poolt. Palgalehtede alusel trükitakse igakuuliselt arvutist tasuliikide jaotus ja tasuliikide tabel. Töötajale esitatakse töötaja vastava sooviavalduse korral palgalipik.1111) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitatakse raamatupidamisele personalitöö eest vastutava isiku poolt hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu viimaseks tööpäevaks.1212) Tegelik puhkusetasu ja sellelt arvestatud maksukulu kajastatakse väljamaksmisel ettemaksuna, periodiseerides selle nendesse kuudesse, milliste eest oli tasu arvestatud.1313) Aruandeaasta lõpus viiakse läbi kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasu ümberhindlus, võttes nimetatud korrektuuri aluseks Eesti Vabariigi Valitsuse poolt kehtestatud puhkustasu arvestamise korra. Väljamaksmata puhkusetasu ja sellega seotud maksukulude ning puhkusetasu kohustuse korrigeerimine, kajastatakse lõppenud aruandeperioodi viimase kalendrikuu (puhkusetasu kontod rühmas 5000-5008 ja sellega seotud maksukulude - kontorühm 5060) kulude suurenemise või vähenemisena.1414) Puhkusetoetus ja sellega kaasnevad maksud kajastatakse kuluna kalendrikuus, millises puhkus algas.1515) Muud ühekordsed toetused ja nendega kaasnevad maksud kajastatakse kuluna nende väljamaksmise kalendrikuus kui tekkepõhist momenti ei ole võimalik määrata teisiti.1616) Hüvitised töölepingu lõpetamisel kajastatakse üldjuhul kuluna töölepingu lõpetamise hetkel, sõltumata sellest, millal tegelikult vastav hüvitis välja maksti.1717) Seaduse nõuetest tulenevaid tööandja kulusid seoses töövõtjate kindlustusega kajastatakse kontol 554090.1818) Tööandja vabatahtlikke kindlustusmakseid töösuhtes olevate töövõtjate eest kajastatakse erisoodustuse kuludena kontorühmades 505 ja 506.2(2)Majanduskulud ja muud tegevuskulud11) Majandamiskulude arvestust peetakse kontoklassis 55. Majandamiskulusid arvestatakse tekkepõhiselt kuludokumentide alusel. Kuludokumendid (arved) saadetakse hankijate poolt Omniva e-arvetekeskusesse. Klienditeenindaja sisestab ostuarved ja saadab Puhja Vallavalitsuse registripidajale arve süsteemis edasi kooskõlastusringi koostamiseks. Kooskõlastusring koosneb vähemalt kahest kooskõlastajast: hallatava asutuse juht/vallavanem ja raamatupidaja. Hallatava asutuse juht või vallavanem määravad kulu liigi ja kuluosakonna ning raamatupidaja konteerib arve. Kuna Puhja Vald ei ole käibemaksukohustuslane kajastatakse käibemaks kulukontol vastavalt 601000 või 601001 või 601002 (põhivara käibemaks). Asutuse tegevuskuludena näidatakse üldjuhul ainult asutuse tegevusega seotud kulusid. Teise valla asutuse eest makstud tasud käsitletakse kulude edasiandmisena.22) Majanduskulude aruanded ja lähetuskulude aruanded sisestatakse kulu tekitajate poolt Omniva e-arvetekeskusesse. Kinnitusringi/kooskõlastusringi esimeseks kinnitajaks on sel juhul isik ise. Edasi liigub kuludokument otsese juhi kooskõlastusele ja edasi raamatupidajale.33) Kulude edasiandmisele rakendatakse järgmisi arvestuspõhimõtteid:- edasiantud kulusid kajastatakse kuludena selles asutuses, kelle tegevusega need on seotud ja kelle eelarvesse antud kulud on planeeritud; vajadusel antakse ühelt valla asutuselt üle teisele valla asutusele koos eelarvega;- edasiandmisele kuuluv kulu kajastatakse esialgse arve saaja arvestuses vastaval kulukontol majandusliku sisu järgi esialgse arve esitaja tehingupartneri koodiga. Tulud kulude edasiandmisest kajastatakse selle tehingupartneri koodiga, kellele kulud edasi anti;- kulude edasiandmiseks vormistab edasiandja õiendi, mis vastab RPS-es kehtestatud algdokumendi nõuetele ning millel kajastuvad raamatupidamiskanded edasiandja raamatupidamises; õiendile lisatakse kuludokumendi (hankija arve vms) koopia.44) Edasimüügi kajastamine:- üüri- ja renditehingutega kaasnevaid kommunaalkulusid kajastatakse üürile või rendile andja aruandes kuluna kontogrupis 55112 või 55113 ja edasimüügist saadud tuluga vähendatakse nimetatud kulusid;- kululimiitide ületamisi ja sarnaseid kinnipidamisi töötajate palgast või nõudeid töötajatele kajastatakse nõudena või juhul, kui kulude vähendamise summa selgub hilinemisega või arve esitaja oli avaliku sektori üksus, kuluna arve esitaja tehingupartnerikoodiga ja kulu vähendusena edasiantava kulu saaja tehingupartneri koodiga;- kolmandate isikute eest tasutud ja nende poolt samas summas hüvitatavad summad kajastatakse esialgselt nõudena (tasumine toimub enne laekumist) või kohustusena (tasumine toimub pärast laekumist) ja vastavalt nõude või kohustuse vähendamisena nende laekumisel või tasumisel55) Sotsiaalkindlustusameti ja Tööturuameti poolt hüvitatavad sotsiaaltoetused kajastatakse nõudena.66) Asutuse tegevuskuluna käsitletakse lisaks asutuse enda ülalpidamiskuludena ka valla elanikele osutatavate teenuste kulu,sh- sotsiaaltoetusi, milliseid osutatakse füüsilisele isikule rahalises vormis kajastatakse kontorühmas 413, kusjuures toitlustustoetus kajastatakse toetusena ka siis, kui seda ei maksta toetuse saajale välja vaid näiteks koolile või toitlustajale vastavate isikute toitlustamiseks. Kontorühmas 413 kajastatud kulude tehingupartneri kood on alati 800699;- sotsiaaltoetusi, milliseid osutatakse füüsilisele isikule mitterahalises vormis teenuste või tehniliste abivahenditena, kusjuures teenuse saajaks on juriidiline isik (nt hooldekodu), kajastatakse need teenustena (kontorühm 552);77) Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitamine toimub sõidupäeviku ja hallatava asutuse juhi/vallavanema käskkirja alusel. Kui kompensatsiooni summa ületab seaduses fikseeritud maksuvabalt makstava summa piiri tasutakse ülejäänud osalt erisoodustusmaksu. Iga aasta alguses ja auto vahetamise korral esitatakse raamatupidamisele koopia auto registreerimistunnistusest.88) Ametiautode kohta esitavad kasutajad igakuuliselt vallavanemale kinnitamiseks läbisõidu kohta sõidupäeviku, milles näidatakse ära kuupäev, sihtkoht, ametisõit, mitteametisõit, spidomeetri näit, läbisõit;99) Ametiautodele kasutatud kütus kantakse kuluks kuludokumentide alusel (kütusefirmade poolt esitatud arved, saatelehed). Kuludokumendid kinnitab vallavanem.1010) Erisoodustuseks ei loeta kulutusi vallavanema autole, kuna töökorralduse iseärasusest tulenevalt ei ole ametnikul võimalik kasutada ühistransporti.1111) Vallavanema käskkirjaga on kinnitatud töötajatele mobiiltelefonide kõnepiirmäärad kalendrikuu kohta. Telefonide kõneaja kohta peetakse arvestust raamatupidamises. Ülekulu kohta esitatakse töötajale arve, mille ta tasub vallavalitsusele. Arve tasumisel teeb raamatupidamine vastava tegevusala ja kululiigi osas kulude vähendamise.3(3)Maksu-, lõivu- ja trahvikulu kajastamine11) Avaliku sektori üksused kajastavad tagasisaamisele mittekuuluvat käibemaksukulu kontol 601000.22) Kontogrupis 6010 kajastatakse ka muud mittetagastatavad lõivud, maksu- ja trahvikulud (välja arvatud tööjõukuludelt arvestatud maksud).33) Põhivara soetamisel lisandunud tagasisaamisele mittekuuluvat käibemaksu kajastatakse kontol 601002 üldjuhul kas põhivara saamisel või põhivara eest tasumisel, olenevalt sellest, kumb neist sündmustest toimus ajaliselt varem. Kui põhivara soetatakse tsentraliseeritud hankega ja selle jaotamine erinevate üksuste vahel võtab aega, kasutatakse põhivara kajastamiseks vahekontosid 155900, 155910, 156900 või 156910. Tsentraliseeritud hangetega kaasneva või sihtfinantseerimise saamisega seotud oleva, aga ka muudelt ettemaksetelt arvestatud käibemaksu, mida ei saa lugeda sisendkäibemaksuks, kajastamiseks võib enne selle kuluks kandmist kasutada vahekontot 103990. Kontole 103990 pannakse sealjuures tehingupartneri koodiks 800599.44) Maksmata, kuid deklareeritud maksud, lõivud ja trahvid kajastatakse kohustusena kontogrupis 2030, ettemaks kontogrupis 1037. Kontogrupi 2030 saldod peavad iga aruandeperioodi lõpul võrduma Maksu- ja Tolliameti või lõivu saaja asutuse kontogrupi 1020 saldodega.55) Lõivu ja trahvikulude (ja kohustuste) tehingupartneriks on lõivuga maksustatava toimingu teostaja või trahvi väljakirjutaja. Kui nimetatud tehingupartnerid on avaliku sektori liikmed, võrreldakse nendega saldod iga aruandeperioodi lõpu seisuga.
Muutusi netovara reservides kajastatakse ümberklassifitseerimisena ühelt netovara kirjelt teisele (peamiselt reservi ja akumuleeritud tulemi vahel). Seetõttu kajastatakse tehinguid, millega kaasneb reservide muutumine, aruandeperioodi jooksul tavapäraselt, sealhulgas tulude ja kulude kontodel, kui tehingu tulemusena muutus aruandeperioodi tulem. Hiljemalt aruandeperioodi lõpul koostatakse arvestused, mille alusel korrigeeritakse reserve ja akumuleeritud tulemit nende tehingute alusel, mille korral oli ühtlasi nõutav reservide suurenemine või vähenemine. Aastaaruande kinnitamisel või peale aastaaruande kinnitamist otsustatud vastava aasta aruandeperioodi tulemit reservidesse suunatava osa jaotamine kajastatakse järgmisel aruandeaastal.
(1) Väikestes kogustes ja koheselt kasutusele võetavad materjalid ning kaubad kantakse kohe kuluks nende soetamise momendil. Puhja valla ametiasutustes materjalide ladu puudub. Kuna kantseleitarbeid, puhastusvahendeid jm ei soetata koguseliselt rohkem kui aruandeaastal tarvis, siis laoarvestust ei peeta. Raamatupidamisarvestuses kantakse need kuludeks ostudokumendi alusel.2(2)Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest. Vastavalt Juhendile kantakse soetamisel lisanduvad maksud ja lõivud maksukulu kontole.3(3)Varud hinnatakse alla eeldatavale neto realiseerimismaksumusele, kui see on madalam nende soetusmaksumusest.4(4)Varude jäägi hindamisel kasutatakse kaalutud keskmise soetushinna meetodit.
Lühiajaliste finantsinvesteeringutena kajastatakse turuväärtuses likviidsuse tagamiseks hoitavaid rahaturu- ja intressifondide aktsiaid ja osakuid ning lühiajalise kauplemise eesmärgil hoitavaid võlakirju. Muude pikaajaliste finantsinvesteeringutena kajastatakse aktsiaid ja osi, millest aruandekohuslane omab alla 20%. Nimetatud pikaajalisi finantsinvesteeringuid kajastatakse soetusmaksumuses, kui nende õiglast väärtust pole võimalik usaldusväärselt hinnata.Finantsinvesteeringute oste ja müüke kajastatakse järjepidevalt tehingupäeval.
(1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse Raamatupidamistoimkonna juhendis 6 "Kinnisvarainvesteeringud" sätestatust. Kinnisvarainvesteering võetakse bilansis esialgselt arvele tema soetusmaksumuses, mis sisaldab ka soetamisega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Kinnisvarainvesteeringu edasisel kajastamisel lähtutakse õiglasest väärtusest. Väärtuse muutused kajastatakse aruandeperioodi tulemiaruandes. Parendused ja remont, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega, lisatakse kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele.2(2)Kinnisvarainvesteeringute amortisatsiooni arvestamisel kasutatakse lineaarset meetodit. Amortisatsioonimäär kehtestatakse igale kinnisvarainvesteeringu objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. Rakendatakse amortisatsioonimäärade vahemikku 5-10 %.3(3)Kinnisvarainvesteeringu objekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varadegrupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti.
(1) Materiaalseks põhivaraks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 5 000 eurost (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest.2(2)Varad, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille soetusmaksumus on alla 5 000 euro, kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse.3(3)Avalikus raamatukogus raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse.4(4)Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ja -asukohta (vara soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele).
(1) Iga arvelevõetud põhivaraobjekti kohta peetakse arvestust ametiasutuse ja hallatavate asutuste lõikes põhivarakaartidel, millel säilitatakse detailne informatsioon põhivaraga toimunu kohta. Põhivarakaardid võivad olla elektroonilised. Põhivarakaardil säilitatakse järgmine informatsioon põhivara kohta:11) kasutuselevõtmise aeg;22) soetusmaksumus;33) vastutav isik - vara olemasolu ning sihipärase ja heaperemeheliku kasutamise eest vastutav isik;44) inventarinumber;55) täpsustav registrikood selle olemasolu korral;66) parendustest (renoveerimisel) lisandunud summad ning nende kajastamise aeg;77) amortisatsiooni kehtiv norm;88) ajalooliselt arvestatud amortisatsioon (kulum) ja selle konteering.2(2)Parendustega seotud kulutused lisatakse vara soetusmaksumusele juhul, kui need tõstavad vara esialgset tootlustaset või kvaliteeti või pikendavad vara järelejäänud kasulikku eluiga rohkem kui ühe aasta võrra ning nende maksumus on alates 2 000 eurot (ilma käibemaksuta).3(3)Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset ning parendustega kaasnevad demonteerimis- ja lammutustööde kulud kajastatakse aruandeperioodi kuludes.4(4)Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.5(5)Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsioonimäär kinnitatakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.6(6)Ettepaneku amortisatsioonimäära kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes heast raamatupidamise tavast ja vara kasulikust elueast.7(7)Amortisatsioonimäärad aastas materiaalsetele põhivaradele on järgmised:11) hooned ja rajatised 5-10 %22) masinad ja seadmed 20 %33) muu inventar (mööbel) ja seadmed 33 %44) majandusinventar ja tööriistad 20 %8(8)Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.9(9)Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventeerimiskomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks. Amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.10(10)Inventeerimiskomisjoni koostatud akt esitatakse raamatupidamisele vastavate muudatuste tegemiseks.11(11)Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustamine, kadumine) viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab vallavalitsus.12(12)Materiaalse põhivara ümberhindamisel õiglasele väärtusele lähtutakse Juhendi §-st 45 ja § 54 lõikest 5. Põhivara ümberhindlusena võetakse olenemata tähtajast arvele peremehetuks tunnistatud vara ja maakatastrisse kantud maad, mida ei ole ükski avaliku sektori üksus varem bilansis arvele võtnud. Maa võetakse arvele maa maksustamishinna järgi.13(13)Materiaalne põhivara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või vastuvõtu-üleandmisakti alusel. Uusehitused ja põhivara rekonstrueerimised võetakse arvele soetusmaksumuses nende kulude tegemise eest vastutava isiku (volitatud isik) avalduse alusel.14(14)Kogumina võib põhivara arvele võtta ainult juhul, kui kogum moodustab ühesuguse kasutusega terviku ja kogumi soetusmaksumus kokku on 5 000 eurot või rohkem (ilma käibemaksuta). Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, võetakse komponendid raamatupidamises arvele eraldi varadena (komponentide summaarne soetusmaksumus peab olema 5 000 eurot või rohkem ilma käibemaksuta). Põhivara kogumina arvelevõtmine on põhjendatud ka siis, kui vastasel korral kantaks kuludesse oluliselt suur summa. Finantsarvestuses tähendab põhivara arvestus kulude võimalikult õiglast ajatamist aruandeperioodidele.15(15)Põhivara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub Puhja valla vallavara eeskirjas sätestatud korras.11) Hallatavate asutuste vahel põhivara müüki ei toimu. Hallatavate asutuste vahelist põhivara tasuta võõrandamist ja tasuta kasutusse andmist käsitletakse kui siiret, mille puhul antakse üle vara soetusmaksumus ja kulum. Saaja võtab arvele üle antud põhivara soetusmaksumuse ja kulumi.22) Põhivara müügi tulemust kajastatakse kontogruppides 3810 - 3813.33) Riigi, avalik-õiguslik juriidiliste isikute ja kohaliku omavalitsuste vahelist põhivara tasuta võõrandamist kajastatakse kui põhivara mitterahalist sihtfinantseerimist põhivara jääkmaksumusega võrdses summas. Riigi, kohalike omavalitsuste ja muude avalik-õiguslike juriidiliste isikute vahelist põhivara tasuta võõrandamist kajastatakse mittesihtotstarbelise finantseerimisena põhivara jääkmaksumusega võrdses summas. Tasuta võõrandamisel teistele juriidilistele isikutele, kajastatakse põhivara jääkväärtus kuluna.44) Põhivara tasuta kasutusse andmist käsitletakse kui rendile andmist (RTJ 9). Kui vara anti tasuta kasutusse perioodiks, mis ületab 75% vara järelejäänud kasulikust elueast, loetakse tehing oma sisult kapitalirendiks, mille puhul võtab vara arvele rentnik. Vara tasuta kasutusse andja kajastab sel juhul vara jääkväärtuses antud mitterahalist sihtfinantseerimist, kannab vara põhivara nimekirjast välja (kajastab vara müügina) ja peab selle üle edaspidi arvestust bilansiväliselt. Saaja võtab arvele vara ja sihtfinantseerimise. Maad kui piiramatu kasutuseaga vara üle ei anta ning seda kajastab vara omanik, tehes vastava märkuse põhivara registrisse. Riigi, kohaliku omavalitsuste ja muude avalik-õiguslike juriidiliste isikute vahelist põhivara tasuta kasutusse andmist, mida kajastatakse kapitalirendina, arvestatakse mittesihtotstarbelise finantseerimisena põhivara jääkmaksumusega võrdses summas.55) Vara müümisel või üleandmisel jälgitakse, et müüdava objektiga lahutamatult seotud varaobjektid oleksid lülitatud müügitehingusse.16(16)Kasutamiskõlbmatuks muutunud põhivara mahakandmine toimub mahakandmisaktide alusel, kus on märgitud põhivara nimetus, inventarinumber, soetamise aeg, soetusmaksumus, kulum, mahakandmise aeg ja põhjus. Mahakandmise teostab vallavanema käskkirjaga moodustatud komisjon kuhu kohustusliku liikmetena kuulub mahakantava põhivara eest materiaalselt vastutav isik. Eraldi komisjoni mittemoodustamisel teostab mahakandmise inventeerimiskomisjon koos lisaliikmena materiaalselt vastutava isikuga. Põhivara mahakandmiseks krediteeritakse põhivara kontot ja debiteeritakse kulumi kontot. Juhul, kui põhivara muutub kasutamiskõlbmatuks enne kui kogu mahakirjendamisele kuuluv summa on kuludesse kantud, tekib kahjum põhivara likvideerimisest.
(1) Immateriaalse põhivarana kajastatakse füüsilise substantsita vara kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 5 000 eurot (ilma käibemaksuta).2(2)Immateriaalset põhivara kajastatakse soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.3(3)Arendusväljaminekuid kapitaliseeritakse juhul, kui on olemas tehnilised ja finantsilised võimalused ning positiivne kavatsus projekti elluviimiseks, on võimalik hinnata immateriaalsest varast tulevikus tekkivat majanduslikku kasu ja nende arendusväljaminekute suurust on võimalik usaldusväärselt mõõta.4(4)Määratud kasuliku elueaga immateriaalsete põhivarade amortisatsiooni arvestamisel kasutatakse lineaarset meetodit, igale objektile määratakse eraldi amortisatsioonimäär sõltuvalt selle kasulikust tööeast.5(5)Amortisatsioonimäärad aastas immateriaalse põhivara gruppidele on alljärgnevad:11) arendusväljaminekud 20 %22) tarkvara, patendid, litsentsid ja muu 33 %
Kapitalirendina käsitletakse rendilepingut, mille puhul kõik olulised vara omandiga seonduvad riskid ja hüved kanduvad üle rentnikule. Muud rendilepingud kajastatakse kasutusrendina.11) Ametiasutus on rentnik. Kapitalirenti kajastatakse raamatupidamises vara ja kohustusena renditud vara õiglase väärtuse summas või rendimaksete miinimumsumma nüüdisväärtuses, juhul kui see on madalam. Kapitalirendi tingimustel renditud varasid amortiseeritakse sarnaselt omandatud põhivaraga, välja arvatud juhul, kui ei eksisteeri piisavat kindlust, kas rentnik omandab rendiperioodi lõpuks vara omandiõiguse – sellisel juhul amortiseeritakse vara kas rendiperioodi jooksul või kasuliku eluea jooksul, olenevalt sellest, kumb on lühem. Kapitalirendi maksed jagatakse kohustust vähendavaks põhiosa tagasimakseteks ning intressikuluks. Kasutusrendi maksed kajastatakse kuluna ühtlaselt rendiperioodi jooksul.22) Ametiasutus on rendileandja. Kapitalirendi alusel väljarenditud vara kajastatakse raamatupidamises nõudena kapitalirenti tehtud netoinvesteeringu summas. Rentnikult saadavad rendimaksed jagatakse kapitalirendinõude põhiosa tagasimakseteks ja intressituluks. Kasutusrendi tingimustel väljarenditud vara kajastatakse raamatupidamises tavakorras, analoogselt muu põhivaraga. Kasutusrendimaksed kajastatakse tuluna rendiperioodi jooksul.
(1) Valitseva mõju (kontrolli) all olevateks üksusteks loetakse sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, milles Puhja vald omab mõjuvõimu määrata finants- ja tegevuspoliitikat. Valitseva mõju korral omab vald üldreeglina üle 50% hääleõigusest vastava üksuse nõukogus või muus kõrgemas juhtorganis. Valitseva mõju all olevad sihtasutused ja mittetulundusühingud peavad olema asutatud Puhja valla poolt ning nende nõukogude liikmed määrab Puhja Vallavalitsus. Valitseva ja olulise mõju määramisel mitte-äriühingutes lähtutakse ka asjaolust, millisele raamatupidamiskohustuslasele lähevad üle mitte-äriühingu varad selle likvideerimisel. (2) Olulise mõju all olevaks loetakse üksusi, mille nõukogus või muus kõrgemas juhtorganis omab Puhja vald 20 kuni 50% hääleõigust ja osaleb finants- ja tegevuspoliitika üle otsustamisel. (3) Valla bilansis kajastatakse kapitaliosaluse meetodil neid osalusi sihtasutustes ja mittetulundusühingutes, mille üle vallal on valitsev mõju ning neid osalusi äriühingutes, mille üle vallal on valitsev või oluline mõju.
(1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on 200 kuni 5 000 eurot (ilma käibemaksuta) ja mille kasutamisiga on üle ühe aasta.2(2)Väheväärtuslik vara kantakse kulusse soetamise hetkel.3(3)Raamatupidamises peetakse arvestust bilansiväliselt hallatavate asutuste ja vastutavate isikute lõikes.4(4)Väheväärtusliku vara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub Puhja valla vallavara eeskirjaga sätestatud korras.
(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki raamatupidamiskontodel kajastatuga.2(2)Iga kuu lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega.3(3)Kord kvartalis tehakse maksunõuete- ja kohustuste võrdlus Maksu- ja Tolliametiga. Erinevuste korral tehakse paranduskanded. Paranduskanded dokumenteeritakse.4(4)Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid e-posti teel.5(5)Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi ametiasutuse ja hallatavate asutuste kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu.6(6)Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad:11) materiaalne ja immateriaalne põhivara;22) varud;33) nõuded ja ettemaksud analüütilised nimekirjad ja oluliste nõuete kohta kinnituskirjade saatmine;44) kohustused ja saadud ettemaksud;55) sularahakassa (kassa olemasolul);66) pangakontode saldode võrdlus;77) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheline saldode võrdlemine;88) bilansivälised varad;99) muud varad.7(7)Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust.8(8)Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.9(9)Vallavalitsus määrab ametiasutuse varude ja varade aastainventuuri läbiviijad ning annab juhised aastainventuuride läbiviimiseks hallatavates asutustes. Inventuurikomisjonid peavad koosnema vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.10(10)Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kord aastas.11(11)Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel võib läbi viia erakorralise inventuuri.
(1) Kassa inventuuri viib läbi ametiasutuse töötajatest moodustatud komisjon.2(2)Inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid:11) inventuuri läbiviimise kuupäev;22) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;33) viimane sissetuleku- ja väljaminekuorderi number;44) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;55) komisjoni liikmete allkirjad.3(3)Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust. Kontrolli teostamine vormistatakse pangaväljavõttel vastava märkega ja allkirja lisamisega.4(4)Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi:11) nõuete periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi;22) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine. Võimalusel hinnatakse iga nõude laekumise tõenäosust eraldi. Nõuete hindamisel võetakse arvesse nii bilansipäevaks teadaolevaid kui ka bilansipäeva järgseid kuni aruande koostamiseni selgunud asjaolusid, mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust;33) välisvaluutas fikseeritud nõuete ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;44) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;55) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus;66) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega.5(5)Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud:11) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;22) välisvaluutas fikseeritud kohustuste (v.a ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;33) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;44) intressikandvate kohustuste tekkepõhine intressiarvestus;55) maksukohustuste võrdlemine Maksuameti väljavõtetega;66) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;77) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvelevõtmine.6(6)Nõuete ja kohustuste inventuuri tulemusel koostatakse võrdlusleht, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid:11) andmed deebitoride ja kreeditoride kohta;22) nõuete ja kohustuste summad;33) nõuete ja kohustuste summad tagastatud saldoteatistelt;44) erinevused Puhja Vallavalitsuse raamatupidamise ja kinnitatud andmete vahel ja erinevuste tekkepõhjused;55) inventuuri läbiviimise aeg, koht ja läbiviija allkiri.7(7)Võrdluslehte säilitatakse koos tagastatud saldoteatistega ja nende teatiste koopiatega, millele vastust ei saadud.8(8)Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid:11) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada;22) varude liikumine toimub inventuurikomisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi;33) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus;44) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topeltlugemise vältimiseks;55) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id);66) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt.9(9)Põhivara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuurile, kuid ettetäidetud inventeerimisnimestikes kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Lisaks tehakse inventuuri läbiviimisel järgmised toimingud:11) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust;22) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku netorealiseerimismaksumust;33) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses;44) inventeerimisnimestikes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise ja allahindluse aktid ning ja ümberhindlust vajavate varade nimekiri.10(10)Bilansivälise vara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuurile, kajastades ettetäidetud inventeerimisnimestikes vara kogused ja maksumused.11(11)Pärast inventeerimisandmete võrdlust raamatupidamisega koostab komisjoni esimees varude ja varade inventuuri tulemuste lõppakti, millele lisatakse ka nimestikes toodud märkuste põhjal koostatud vara mahakandmise, allahindluse ja amortisatsiooniperioodi muutmise aktid ja seletuskirjad. Allkirjastatud aktide põhjal tehakse raamatupidamises vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse; leitud puudu- ja ülejäägid võetakse arvele.12(12)Raamatupidamises kantakse puudujäägid maha:11) kahju hüvitamisel süüdlase poolt;22) süüdlase mitteavastamisel – Puhja valla vallavara eeskirjas sätestatud korras.13(13)Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Maksude saldosid võrreldakse Maksuameti väljavõtete ja teatistega ning nende kohta ei tehta täiendavaid võrdlusi. Saldoteatise saaja on kohustatud saldosid võrdlema ja esitajale vastama. Kui omavahelistes saldodes on erinevusi, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse.
Raamatupidamise dokumentide arhiveerimine toimub digitaalselt. Ostuarved ja kuluaruanded (majanduskulud ja lähetuskulud) arhiveeritakse Omniva e-arvetekeskuses. Kõik muud raamatupidamiskannete aluseks olevad dokumendid arhiveeritakse Puhja Vallavalitsuse serveris allasutuste ja kululiikide lõikes.
(1) Raamatupidamise algdokumente säilitatakse 7 aastat, alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati.2(2)Raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid dokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, säilitatakse 7 aastat, alates vastava majandusaasta lõpust.3(3)Pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud dokumente säilitatakse 7 aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.4(4)Raamatupidamise sise-eeskirja säilitatakse 7 aastat pärast selle muutmist või asendamist.5(5)Raamatupidamisregistreid, mis on loodud elektrooniliselt, säilitatakse elektrooniliselt. Elektrooniliste andmete loetavus tagatakse kogu säilitusaja jooksul.
(1) Projekti raamatupidamisarvestust tuleb korraldada vastavalt raamatupidamise seadusele ning Raamatupidamise toimkonna juhenditele.2(2)Struktuurifondidest saadud sihtotstarbeliste toetuste kohta peetakse arvestust projektipõhiselt. Projekti tunnuseks on projekti number ja nimetus, mis on struktuurifondidest toetusele antud. Projekti number ja nimetus lisatakse kõigile antud projektiga seotud tehingutele raamatupidamisprogrammi dokumentide sisestamisel reale „projekt“. Sisestades pearaamatusse päringusse „projekt“ antud numbri, saame kõik selle projektiga seotud deebet ja kreedit kanded.3(3)Projekti kuludokumendid peavad vastama raamatupidamise algdokumendile esitatud nõuetele (Raamatupidamise seaduse § 7). Lisaks antud § toodud rekvisiitidele kuludokumentidel peab olema märgitud informatsioon projekti kuludesse arvestatud summade kohta (juhul, kui kuludokumendil kajastatud summa ei ole 100§ projektiga seotud) ja viide projektile (projektikood või nimi). Kulu algdokumendi viseerivad:11) projekti juht, kinnitades et kulu on abikõlbulik ja vastab projekti eelarvele;22) vallavanem kinnitab algdokumendi;33) raamatupidaja koostab algdokumendil kirjendi, mis koosneb konto koodidest, tegevusalast ja projektitunnusest ning kinnitab kirjendi õigsuse oma allkirjaga.4(4)Projektiaruandluse koostamisel on võimalik vastavalt projekti tunnusele teha päringuid projektiga seotud kulude ja tulude kohta.5(5)Struktuuritoetustest rahastatud projektide dokumentatsiooni säilitamine toimub eraldi projektinimelistes kaustades. Kaustad säilitatakse vallamaja arhiivis vastavalt projektis ettenähtud tähtajale.
Raamatupidamise dokumentides on kasutatavad järgmised lühendid:11) D - deebet22) K - kreedit33) TP - tehingupartneri kood44) TT - tegevusala55) A -allikas66) R - rahavoo kood77) Art - artikkel
Tunnistada kehtetuks Puhja Vallavalitsuse 02.07.2012 määrus nr 3 „Puhja Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri“.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.