(1) Narva-Jõesuu linnavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Narva-Jõesuu linna kui avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine kui üks terviklik raamatupidamiskohustuslane. (2) Sise-eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestusmeetodid tulenevad „Raamatupidamise seadusest“, „Raamatupidamise Toimkonna juhenditest“ (edaspidi RTJ) ning rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrusest nr 105 “Avaliku sektori finantsarvestuse ja aruandluse juhend“ (edaspidi üldeeskiri). Eelarve koostamise ja täitmise arvestuse korraldus tuleneb „Kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest“, „Kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest“ (edaspidi KOFS) ja Narva-Jõesuu linna õigusaktidest. Kui erinevate juhendmaterjalide arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatust, siis lähtutakse arvestuses üldeeskirja nõuetest ja põhimõtetest. (3) Narva-Jõesuu linna raamatupidamiskohustuslasena korraldab oma ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult linnavalitsuse kaudu.
(1) Sise-eeskirja kohaldatakse ametiasutustele, linnavalitsuse hallatavatele asutustele ning linnavalitsuse konsolideerimisgruppi kuuluvatele valitseva mõju all olevatele äriühingutele ja sihtasutustele, kes lähtuvalt sellest koostavad vajadusel oma raamatupidamise sise-eeskirjad. (2) Ametiasutused on: 1) Narva-Jõesuu Linnavalitsus (edaspidi linnavalitsus); 2) Menetlusteenistus. (3) Linnavalitsuse hallatavad asutused on: 1) Narva-Jõesuu Huvikeskus; 2) Sinimäe Põhikool; 3) Narva-Jõesuu Kool; 4) Vaivara Lasteaed; 5) Narva-Jõesuu lasteaed “Karikakar”; 6) Narva-Jõesuu Laste Muusika- ja Kunstikool; 7) Narva-Jõesuu Linnaraamatukogu; 8) Narva-Jõesuu Koduloomuuseum. (4) Linnavalitsuse konsolideerimisgruppi kuuluvad tütarettevõtted: 1) AS KA Vaiko; 2) Vaivara Sinimägede Sihtasutus; 3) SA Narva-Jõesuu Hooldekodu. (5) Sise-eeskiri reguleerib ametiasutuste ja hallatavate asutuste raamatupidamises majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustiste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, põhi- ja käibevara arvestust ja kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises, aruannete koostamise korda.
(1) Linnavalitsuse raamatupidamises on kasutusel üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan, mida vajadusel liigendatakse täiendavate alamkontodega. Vastavalt vajadusele kasutatakse 7-kohalisi kontosid, millest konto esimesed 6 kohta tulenevad üldeeskirjast ja viimase kohaga tagatakse asutusepõhine täiendava konto tasemel analüütiline arvestus. (2) Majandustehingute kirjendamisel kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks kontoplaani järgmiselt: 1) kontod - tunnused majandustehingute kirjendamiseks, mis on süstematiseeritud bilansi aktiva- ja passivakontodeks, tulude ja kulude kontodeks ning bilansivälisteks kontodeks; 2) tehingupartnerite koodid – Rahandusministeeriumi poolt antud tunnused igale iseseisval bilansil olevale üksusele või üksuste grupile (jooksvalt muutuv nimekiri Rahandusministeeriumi koduleheküljel); 3) tegevusala koodid – tunnused, mida kasutatakse kulude, põhivara soetuste ning saadud ja antud toetuste liigendamiseks tegevusvaldkondade lõikes; 4) allika koodid – tunnused, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida nõudeid-kohustusi ning tulusid-kulusid finantseerimisallikate lõikes; 5) rahavoo koodid – tunnused, mis võimaldavad koostada rahakäibe ja põhivara liikumise aruandeid. (3) Lisaks üldeeskirjaga kinnitatud kontoplaanikoodidele (konto-, tehingupartneri-, tegevusala-, allika- ja rahavookood) on kasutusel projektikoodid (antakse igale konkreetsele projektile ja investeeringuobjektile eristamaks neid kulusid muudest asutuse kuludest). Täiendavad tunnused on antud ka eelarve liigendamiseks (tulu- ja kululiigid, osakonnad, projektid vms). (4) Kehtiv kontoplaan on leitav rahandusministeeriumi kodulehelt http://www.fin.ee/.
(1) Saldoandmik esitatakse Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi elektroonilises vormis XML failina, üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadel. (2) Eelarve täitmise aruanded koostatakse rahandusministri kinnitatud vormil ja esitatakse Rahandusministeeriumile tema kehtestatud korras ja tähtajaks. (3) Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel. (4) Statistikaametile esitatakse aruanded Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.
(1) Linnavalitsus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande vastavuses üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetega, lähtudes „Raamatupidamise seaduses“ ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele. (2) Kui RTJ-des esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest. (3) Narva-Jõesuu Linnavalitsus koostab ja kiidab heaks konsolideeritud majandusaasta aruande. Linnapea allkirjastab digitaalselt majandusaasta aruande viivitamata pärast seda, kui linnavalitsus on aruande heaks kiitnud. Linnavalitsus esitab heaks kiidetud ja allkirjastatud auditeeritud majandusaasta aruande Narva-Jõesuu Linnavolikogule kinnitamiseks hiljemalt aruandeaastale järgneva aasta 31. maiks. Linnavolikogu kinnitab aruande oma otsusega hiljemalt aruandeaastale järgneva aasta 30. juuniks (KOFS § 29). (4) Linnavalitsus avalikustab nõuetekohaselt kinnitatud majandusaasta aruande koos selle kõikide osadega oma veebilehel 7 tööpäeva jooksul aruande kinnitamisest, teatades sellest seejärel koheselt Rahandusministeeriumile, või esitab nõuetekohaselt kinnitatud majandusaasta aruande koos selle kõikide osadega Rahandusministeeriumile 7 tööpäeva jooksul aruande kinnitamisest.
(1) Ametiasutuste ja hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse linnavalitsuses tsentraliseeritud korras. (2) Ametiasutuste ja hallatavate asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht (linnapea, direktor, juhataja), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. Hallatavate asutuste varade eest vastutavad isikud on asutuste juhid. (3) Ametiasutuste ja hallatavate asutuste raamatupidamist korraldab linnavalitsuse rahandusosakonna juhataja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis. (4) Ametiasutuste ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust teostavad linnavalitsuse pearaamatupidaja ja raamatupidajad, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud nende tööjuhendites. (5) Kuludokumendid kinnitavad ametiasutuste ametnikud ning hallatavate asutuste juhid või nende poolt volitatud isikud. (6) Dokumentide esitamise korrast ja tähtaegadest kinnipidamise eest vastutavad ametiasutuste ametnikud, hallatavate asutuste juhid või nende poolt volitatud isikud. (7) Raamatupidamisarvestuses kasutatakse majandusarvestuse tarkvara PMen. Programmis olevad andmed salvestatakse raamatupidamise serveris. Programmis olevatest andmetest tehakse koopiad kolm korda nädalas. Arved saadetakse ja võetakse vastu nii paberkandjal kui elektrooniliselt.
(1) Vara kajastatakse linnavalitsuse bilansis selle hallatava asutuse tegevusala koodiga, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu. (2) Nõuded kajastatakse linnavalitsuse raamatupidamises. (3) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse linnavalitsuse raamatupidamises. (4) Kohustised kajastatakse linnavalitsuse raamatupidamises, järgides tekkepõhisuse printsiipi ja lähtudes RTJ 3, RTJ 8 ja RTJ 9. (5) Laenud ja muud võlakohustised kajastatakse linnavalitsuse raamatupidamises. Kapitalirendi kohustused kajastatakse laenukohustusena vastavalt renditud varade kajastamise kohta antud selgitustele, juhindudes RTJ 9 põhimõtetest. (6) Linnavalitsuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustisi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustiste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse raamatupidamise aastaaruandes.
(1) Saadud maksud kajastatakse linnavalitsuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele. (2) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse raamatupidamises asutuste lõikes, kes vastava tulu eest kaupu müüsid või teenust osutasid. (3) Kulud kajastatakse asutuste ja tegevusalade lõikes, kelle tegevuseks kulu kasutati. (4) Varast või kohustisest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse tulemiaruandes.
(1) Narva-Jõesuu linn dokumenteerib kõiki oma majandustehinguid. Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema rekvisiidid vastavalt „Raamatupidamise seaduse“ § 7 toodud nõuetele: toimumise aeg, tehingu majanduslik sisu, tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa). (2) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. (3) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse: 1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil; 2) digitaalallkiri; 3) dokumendi menetlemisel infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektroonselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada. (4) Linnavalitsus kasutab ostuarvete vastuvõtmiseks e-arvete operaatorit.
(1) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud raamatupidaja ja vastutava isiku poolt. Vastutav isik on isik, kes vastutab eelarves määratud summade piires ja eelarveartiklite lõikes tehingute tegemise eest. (2) Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama ka projekti töögrupi juht. (3) Vastutavad isikud kuludokumentide kontrollimisel kinnitatud eelarve piirsummade ulatuses tagavad dokumentide kontrolli nõuded ja raamatupidamise üksuse töötaja isiku lahususe. (4) Kui teatud liiki raamatupidamise algdokumentide menetlemiseks on kasutusele võetud vastav infosüsteem, tuleb seda liiki algdokumendid kontrollida ja aktsepteerida selles infosüsteemis. (5) Vastutav isik oma allkirjaga kinnitab, et: 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 3) tehing on seaduspärane ja vajalik; 4) tehing on kooskõlas eelarvega; 5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; 7) dokument jõuab raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele on märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus. (6) Vastutava isiku kinnitus vormistatakse algdokumendile. Kui algdokumendilt ei ole võimalik aru saada kulu sisu, peab vastutav isik lisama kirjaliku selgituse, millise kuluga tegemist on ja missuguse lepingu alusel tehing on toimunud. (7) Raamatupidaja tagab dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi: 1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo, projekti ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus; 2) tekkepõhine periood ja maksetähtpäev (v.a juhul, kui arve ei ole esitatud raamatupidamisele tähtajaliselt); 3) saaja andmed; 4) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 5) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati vastutava(te) isiku(te) poolt. (8) Vastavalt üldeeskirja § 15 lõikele 5 peavad dokumentide kontrollimise nõuded tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamisega tegeleva ametniku lahususe. Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva töötaja poolt. (9) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut. (10) Algdokumendid aktsepteeritakse vahetult peale majandustehingu toimumist või esimesel võimalusel peale majandustehingu toimumist. Möödunud aruandeperioodi kohta saab aktsepteeritud algdokumente raamatupidamisele raamatupidamiskannete koostamiseks edastada kuni järgmise kuu 20. kuupäevani. Kui 20. kuupäev langeb puhkepäevale, loetakse lõpptähtpäevaks puhkepäevale järgnev tööpäev (va haridusasutuste poolt toiduainete soetamisega ja Narva-Jõesuu Huvikeskuse poolt linna ürituste korraldamisega seotud algdokumendid). (11) Üldjuhul on tuludokumendi aktsepteerija majandustehingu kirjendaja. (12) Maksete ülekandmise tingimused peavad andma võimaluse tasuda üldjuhul 14 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna ülekandjal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning rahavoogude planeerimiseks.
(1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud („Raamatupidamise seaduse“ § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete esitamine. Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal. (2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendid, milleks võivad olla: 1) arved (ostu- ja müügiarved); 2) sularahakviitungid, tšekid; 3) avansi- ja lähetusaruanded, isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aruanded; 4) linnapea käskkirjad, linnavalitsuse korraldused,määrused ja volikogu otsused, määrused; 5) hallatavate asutuste juhtide käskkirjad ja avaldused (sh laste/õpilaste nimekirjade kinnitamise, nende muutmise ja väljaarvamise kohta); 6) toetuste esildised; 7) esildised või muud teatised müügiarvete koostamiseks; 8) palgaarvestuse dokumendid (tööajatabelid, vastavad käskkirjad, palgalehed, töövõtu- või käsunduslepingud); 9) aktid (vara arvele võtmine, maha kandmine, inventuurid), inventuuri lehed; 10) kassadokumendid (kassa sissetulekuorderid); pangakontode väljavõtted; 11) lepingud ja lepingute alusel esitatud dokumendid; 12) lasteaias viibimise päevatabelid; 13) raamatupidamisõiendid reguleerimis- või paranduskannete tegemiseks; 14) tasaarvlemise kokkulepped; 15) muud tulu- või kuludokumendid. (3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid (kui üldeeskiri ei näe ette teisiti): 1) majandustehingu kuupäev; 2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber; 3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad; 4) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number. (4) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse ning paberkandjal esitatud algdokumendid sisestatakse käsitsi finantstarkvarasse – raamatupidamisprogrammi PMen. (5) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse arvestust hallatavate asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad: 1) Bilanss – kajastatakse pearaamatu kanded; 2) Arveldused – kajastatakse nõuded, kohustused ja ettemaksed; 3) Raha – kajastatakse panga- ja kassakanded; 4) Palk – kajastatakse palgakanded; 5) Arved – koostatakse arved; 6) Varad – kajastatakse põhivarad ja bilansiväline vara; 7) Eelarve – kajastatakse kinnitatud eelarve. (6) Kõik raamatupidamisaruanded on elektroonilised. Paberkandjal trükitakse aruanded vastavalt vajadusele (s.h. väljatrükid palgalehtedest). (7) Aasta lõpu seisuga tehakse järgmised väljatrükid: 1) põhivarade nimekiri; 2) bilansiväliste varade nimekiri. (8) Raamatupidamisprogrammi uuendatakse AS San Revilo koduleheküljelt.
Algdokumentide käive ja esitamise tähtajad Dokumendi nimetus Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Dokumendi esitaja Tööaja arvestuse tabel iga kuu viimaseks tööpäevaks personalitöö eest vastutav isik, hallatavate asutuse juhid, MET juht Töövõtu- ja käsunduslepingud palga maksmiseks iga kuu viimaseks tööpäevaks personalitöö eest vastutav isik, hallatavate asutuse juhid, MET juht Käskkirjad palkade, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta 3 tööpäeva enne tasude väljamaksmist personalitöö eest vastutav isik, hallatavate asutuse juhid, MET juht Majandus-, ostu-müügi-, laenu-, notariaalsed jms lepingud 3 tööpäeva jooksul pärast lepingu sõlmimist linnasekretär, hallatavate asutuste juhid või lepingu sõlmimise eest vastutav isik Lähetuskulude aruanded 5 tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist lähetatu Avansiaruanded kuu viimaseks tööpäevaks avansi saaja Sularaha arved ja kassatšekid kohe pärast dokumendi saamist ja aktsepteerimist vastutav isik Tarnijate arved kohe pärast arve saamist ja aktsepteerimist vastutav isik, hallatava asutuse juht Teenuste- ja müügi arvete koostamiseks vajalikud algandmed hiljemalt järgmise kuu 3. kuupäevaks vastutav isik, hallatava asutuse juht Põhi- ja bilansivälise vara arvelevõtmine 3 tööpäeva jooksul peale vara kättesaamist või notariaalse lepingu sõlmimist vastutav isik Vara mahakandmise aktid 3 tööpäeva jooksul pärast akti kinnitamist komisjoni esimees Sotsiaaltoetuste väljamaksu lehed 1 tööpäev enne toetuste väljamaksmist Sotsiaalosakonna juhataja Linnavalitsuse protokollilised otsused ja korraldused 1 tööpäeva jooksul peale allkirjastamist linnasekretär Volikogu otsused 1 tööpäeva jooksul peale allkirjastamist linnasekretär Teekonnalehed ja sõidupäevakud iga kuu 5. tööpäevaks personalitöö eest vastutav isik, hallatavate asutuse juhid Lasteaias viibimise päevatabelid iga kuu 1. kuupäevaks hallatava asutuse juht Hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab asutuse juht või tema poolt kirjalikult volitatud isik.
(1) Ostuarvete, kulutšekkide, kviitungite kinnitamine, töötlemine ja säilitamine toimub elektroonilises e-arvete keskkonnas või paberkandjal (2) Ostuarved ja kulutšekid digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-arvete keskkonnas ning imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepteerimist finantstarkvarasse. (3) Ostuarvete või kulutšekkide menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest: 1) arveid saadab kinnitusringile pearaamatupidaja või raamatupidaja; 2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või tema poolt määratud asendajale; 3) linnavalitsuse arvete kinnitajate valikul lähtutakse eelarve tegevuskulude täitmise eest vastutavast ametnikust; 4) kõik kinnitajad võivad märgida enne kinnitamist vajalikud tunnused (kontod, kululiigi, tegevusala), vajadusel kommenteerivad arve sisu. Seejärel suunatakse järgmis(t)ele kinnitaja(te)le; (4) Raamatupidaja kontrollib majanduslikku sisu kajastavad puuduolevad tunnused vastavalt kontoplaanile ning vajadusel finantsinfo liigendamiseks vajalikud rahavoo-, allika- ja projektikoodid jms. (5) Vajadusel lisatakse e-arvete keskkonnas oleva ostuarve juurde programmi käskluse kaudu täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt jne). (6) Ostuarve või kulutšeki aktsepteerimisega kinnitaja: 1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud kinnitatud eelarve vahendite piires ja kooskõlas eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega; 2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele ja kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo lisatud arve manusesse; 3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ning tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarve maksetähtajale ja makse saaja andmetele. (7) Kui ostuarve või kulutšekid ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitustega tagasi. Tagasilükatud ostuarve või kulutšekid tagastatakse raamatupidaja poolt esitajale. (8) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale või suunab arve edasi õigele kinnitajale. (9) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse e-arvete keskkonnast raamatupidamise finantstarkvarasse PMen.
(1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas linnavalitsuse arvelduskontodel ja sularaha linnavalitsuse kassas. (2) Rahalisi ülekandeid tehakse ainult elektrooniliselt. Maksekorraldused sisestab programmis PMen raamatupidaja. Sotsiaaltoetused makstakse maksefaili alusel peale rahalehe kinnitamist. (3) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut. (linnapea/ rahandusosakonna juhataja ja pearaamatupidaja/raamatupidaja). (4) Allkirjastamisel kasutatakse digitaalallkirja. (5) Internetipanga kasutamisel maksekorraldusi välja ei trükita. (6) Iga kümne kalendripäeva trükitakse pangaväljavõte arvelduskontode kaupa, mis kontrollitakse raamatupidajate poolt ja mille alusel teostatakse vajalikud raamatupidamiskanded.
(1) Kassaoperatsioone teostab isik, kelle ametijuhendis on kirjas tema tööülesanded ja materiaalne vastutus (neid ei tohi panna pearaamatupidajale ega isikule, kellel on kassaoperatsioonide kontrollimise õigus). (2) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente: 1) kassa sissetuleku order; 2) kassaraamat; 3) registreerimisžurnaal. (3) Rahalisi vahendeid võetakse vastu füüsilistelt ja juriidilistelt isikutelt. (4) Hallatavas asutuses omatuluna laekuv raha antakse üle linnavalitsuse kassasse vähemalt 1 kord kuus. Sularahana laekunud tulusid ei ole lubatud kulutada. Hallatavate asutuste juhid, kus toimub sularaha vastuvõtmine, on kohustatud tagama raha säilimise ning vastutavad seaduslikus korras neil juhtudel, kui nad ei ole loonud vajalikke tingimusi rahaliste vahendite säilimise tagamiseks. (5) Kassalimiit on 3000 eurot kuus. Iga kuu (2-3 korda kuus) kantakse sularaha linnavalitsuse pangakontole. Aruanne rahaliste vahendite liikumise kohta kassas esitatakse 1-3 korda kuus raamatupidajale. (6) Raamatupidaja kontrollib esitatud kassaaruannete vastavust lisatud dokumentidele, samuti sularahajääkide ülekandmist pangakontole, mis toimub aruandluskuu eelviimasel päeval.
(1) Varad ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem, lähtudes RTJ 3, RTJ 8 ja RTJ 9 nõuetest. (2) Nõuded ja kohustised kajastatakse ametiasutuse raamatupidamisprogrammis „Arveldused” menüüs erinevate kontodega seotud objektide all. (3) Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse iga aruandeaasta lõpus. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit, mis tugineb varasemate perioodide kogemusele. (4) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud: 1) 90–180 päeva võrra, alla 50% ulatuses; 2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses. (5) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutab alla pearaamatupidaja ja rahandusosakonna juhataja. (6) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga. (7) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot. (8) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki. (9) Teenuse osutamisel ja kauba müümisel väljastab raamatupidaja arve. Võimalusel esitatakse arve elektrooniliselt või e-arvete kaudu masinloetavalt. (10) Kui võlgnevus võlgniku kohta ei ole märkimisväärne, ei ole otstarbekas halduskoormuse seisukohalt või võla sissenõudmine ei ole otstarbekas kohtu kaudu, tunnistatakse võlg lootusetuks. (11) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaoleva tulu. Nõuete laekumise lootusetuks tunnistamine vormistatakse linnavalitsuse korraldusega. Lootusetud nõuded kantakse bilansist välja.
(1) Ettemaksude tasumist tuleb võimaluse korral vältida. (2) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. (3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu koheselt kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist.
(1) Majanduskulude avanss kantakse aruandva isiku pangakontole. (2) Majanduskuludeks avanssi saanud aruandev isik on kohustatud esitama vastutavale raamatupidajale hiljemalt jooksva kuu viimaseks tööpäevaks kulusid tõendavad asutuse juhi poolt kinnitatud dokumendid ja avansiaruande. (3) Vastutav raamatupidaja kontrollib kuludokumentide maksumuse vastavust aruandvale isikule jooksval kuul väljamakstud avansiga ja kuludokumentide maksumuse vastavust aruandva isiku pangakontole kantud avansiga. (4) Juhul, kui kulu tõendavad dokumendid on suuremas väärtuses kui jooksval kuul saadud avanss, kantakse vahe aruandva isiku pangakontole hiljemalt kuu viimaseks tööpäevaks. (5) Juhul, kui kulu tõendavad dokumendid on väiksemas maksumuses kui jooksval kuul saadud avanss, tuleb aruandval isikul kasutamata majanduskulude avanss asutusele tagastada hiljemalt kuu viimaseks tööpäevaks. Avansilist makset järgmisse kuusse üle ei viida. (6) Lähetuskulude hüvitamise aluseks on asutuse juhi käskkiri lähetusse suunamiseks ja lähetatu poolt esitatud asutuse juhi allkirjaga kinnitatud lähetusaruanne. Hallatava asutuse juht suunatakse lähetusse linnapea käskkirja alusel ja tema lähetusaruande kinnitab linnapea või aselinnapea (linnapea lähetuse käskkirja annab ja aruande kinnitab volikogu esimees). Käskkirja vormistamise alus on kinnitatud lähetustaotlus, mis sisaldab andmeid lähetuse vormistamiseks. Kutse, koolitusasutuse teate või muu alusmaterjali olemasolul lisatakse see taotlusele. Lähetustaotlus peab olema esitatud üldjuhul vähemalt kolm tööpäeva enne lähetusse minekut. (7) Lähetatule hüvitatakse dokumentaalselt tõendatud sõidu- ja majutuskulud ning muud lähetusülesande täitmisega seotud kulud ja makstakse välislähetuses viibimise aja eest päevaraha Vabariigi Valitsuse kehtestatud lähetuskulude hüvitamise ja päevaraha maksmise tingimustel ja korras. Isikliku sõiduauto lähetuses kasutamisega seotud kulud (kütus, parkimine, teemaks, laevapiletid jms) hüvitatakse ainult kulu tõendavate originaaldokumentide alusel. Kütuse ostmist tõendav kuludokument võib erineda lähetuse perioodist kuni viis päeva enne lähetuse algust ja üks päev peale lähetusest saabumist. Kütusekulu hüvitamisel lähtutakse läbitud kilomeetrite arvust lähetuse sihtkohta ja tagasi ning mõistlikust kütuse kogusest läbitud vahemaa kohta. (8) Lähetusega seotud kulud ja päevarahad kantakse lähetatu pangakontole hiljemalt 5 tööpäeva jooksul pärast vajalike dokumentide esitamist vastutavale raamatupidajale. (9) Lähetuskulude avansi suurus arvutatakse lähetuse kestusest ja sihtpunktist lähtuvalt. (10) Ametiasutuste või hallatavate asutuste juht määrab oma käskkirjaga teenistujad ja hüvitise piirmäära, kes omavad õigust isikliku sõiduki kasutamise eest makstavale hüvitisele. (11) Isikliku sõiduki kasutamise hüvitamise taotlemisel ja hüvitamisel tuleb lähtuda Vabariigi Valitsuse poolt kehtestatud “Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitamise maksmise korrast“. (12) Asutuse mobiiltelefonidele kehtestatud limiitide ületamisel tasub mobiiltelefoni numbri kasutaja ülekulu linnavalitsuse pangakontole arvel märgitud kuupäevaks. Tähtajaks tasumata ülekulu peab raamatupidamine mobiilinumbri kasutajalt järgmise kuu töötasust kinni. (13) Narva-Jõesuu Kooli ja lasteaia “Karikakar” töötajad tasuvad toitlustamise eest linnavalitsuse pangakontole vastava arve alusel. Tähtajaks tasumata arve summa peab raamatupidamise töötaja järgmise kuu töötasust kinni.
(1) Laenukohustused kajastatakse korrigeeritud soetusmaksumuses. Olulised lepingutasud kajastatakse laenude võtmisel laenukohustuste hulgas (miinusega) ja amortiseeritakse intressikuludesse laenuperioodi jooksul, ülejäänud lepingutasud kajastatakse laenude saamisel koheselt intressikuludes. (2) Kapitalirendikohustused kajastatakse laenukohustustena vastavalt renditud varade kajastamise kohta antud selgitusele. (3) Bilansis kajastatakse laenukohustusi tulenevalt nende järelejäänud tähtajast lühi- ja pikaajaliste osadena. (4) Laenukohustustena kajastatakse bilansis kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustused nagu panga- ja muud laenud, arvelduskrediidid, kapitalirendikohustused, faktooringkohustused, emiteeritud võlakirjad ja muud sarnased võlakohustused, millega kaasneb intressikulu või muu sellelaadne kulu. (5) Kui linna võetud laenuvahendite haldamiseks sõlmitakse leping kolmanda osapoolega, kajastatakse linna raamatupidamises üheaegselt laenukohustust laenuandja ja laenunõuet kolmanda osapoole või olenevalt laenuvahendite haldamise lepingu sisust, otse kasusaajate vastu.
(1) Toetus kajastatakse raamatupidamises esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval, milleks loetakse maksetaotluse aktsepteerimise kuupäev (kulude abikõlblikuks tunnistamise kuupäev). Antavad püsitoetused (fikseeritud lepingutega) kantakse kuludesse kulude ülekandmise kuul (mittesihtotstarbeline finantseerimine). Sotsiaaltoetused kantakse kulusse kuus, mille eest oli toetus ette nähtud. (2) Juhul, kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud summad sihtfinantseerimiseks saadud vahendite ettemaksetena. (3) Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse seda tuluna ja saamata sihtfinantseerimise nõudena. (4) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna hetkel, kui selle laekumine on kindel (maksetaotlus on toetuse andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), asutus on täitnud sihtfinantseerimisega seonduvaid lisatingimusi ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud. (5) Tuludes ja kuludes kajastatakse toetusi jälgides tekkepõhisuse printsiipi. Avalikku sektorisse kuuluvat sihtfinantseerimise andjat või vahendajat informeeritakse sihtfinantseerimise teatise kaudu lepingus ettenähtud aegadel või iga kvartali lõpus raamatupidamises kajastatud sihtfinantseerimise nõuetest ja kohustustest ning tuludest ja kuludest. (6) Tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastatakse arvestuse lihtsustamise eesmärgil laekumisel koheselt tuluna ja ülekandmisel koheselt kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist, milleks on 5000 eurot. Avaliku sektori sisese sihtfinantseerimise korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku. (7) Kui põhivara soetamiseks saadud sihtfinantseerimine on laekunud, kuid põhivara veel ei ole soetatud, kajastatakse saadud vahendeid lühiajalise kohustusena. Kui põhivara on soetatud ja puudub sisuline toetuse laekumata jäämise risk, kuid sihtfinantseerimine on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna ja nõudena. (8) Avaliku sektori üksustelt saadud põhivara sihtfinantseerimise toetuse saamist kajastatakse tekkepõhisel momendil tuluna ning ei kasutata sel juhul tulude ajatamist põhivara kasuliku eluea jooksul. Antud toetused põhivara soetamiseks kajastatakse kuluna. (9) Mittesihtotstarbelist finantseerimist kajastatakse sihtfinantseerimise saaja poolt tuluna ja sihtfinantseerimise andja poolt kuluna vastavalt kui toetus on laekunud või tasutud. (10) Raamatupidamises kasutatakse saadud toetuste kajastamise eristamiseks raamatupidamisprogrammi rida “Projekt“. (11) Sihtfinantseerimise vahendamist kajastatakse tekkepõhise printsiibi järgi oma tuludes ja kuludes vastavalt üldeeskirja § 25 lõikele 3. (12) Mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse saadud kaupade ja teenuste õiglases väärtuses. Kui sihtfinantseerimisena saadud kaupade ja teenuste õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt hinnata, siis selle kohta raamatupidamiskandeid ei tehta. Teiselt avaliku sektori üksuselt saadud mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse vastavalt üldeeskirja § 44 lõigetele 3 või 4.
(1) Varud on varad, mida hoitakse müügiks või kasutamiseks järgmistel perioodidel. Varud võetakse arvele soetusmaksumuses. (2) Väikestes kogustes ja koheselt kasutusele võetavad materjalid ning kaubad kantakse kohe kuluks nende soetamise momendil ostudokumentide alusel. Linnavalitsuses materjalide ladu puudub. Kuna kantseleitarbeid, puhastusvahendeid jm ei soetata koguseliselt rohkem kui aruandeaastal tarvis, siis laoarvestust ei peeta. (3) Linna haridusasutustes on kinnitatud toidupäeva maksumus. Sinimäe Põhikoolis ja Vaivara lasteaias (Sinimäe) kasutatakse toitlustamisteenust. (4) Toiduained kantakse kuludesse arvete alusel. Arvestust peetakse asutuste lõikes.
(1) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestuse aluseks on Narva-Jõesuu Linnavolikogu või Narna-Jõesuu Linnavalitsuse õigusaktid, linnapea, ametiasutuse või hallatava asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestuse tabel. (2) Palgaarvestuse dokumendid peavad laekuma linnavalitsuse raamatupidamisse jooksva kuu eelviimaseks tööpäevaks. (3) Palka (töötasu) makstakse üks kord kuus ülekandega ametniku või töötaja pangakontole arvestuskuule järgneva kuu 10-ndaks kuupäevaks. (4) Puhkuste ajakavad kinnitatakse hiljemalt 31. märtsiks. Puhkuste ajakava kinnitab linnapea ja hallatava asutuse osas selle juht. Puhkusele minek toimub puhkuste ajakava alusel. Kui puhkuse aeg muutub, siis vastav käskkiri peab ametiasutuse raamatupidamisse jõudma vähemalt 3 tööpäeva enne puhkuse algust. (5) Põhi-ja lisapuhkuse aja eest säilitatakse teenistujale põhipalk, s.o puhkusetasu arvutamise päeval kehtiv põhipalk. Teenistujale makstakse keskmise põhipalga alusel arvestatud puhkusetasu, kui see on suurem kui säilitatav põhipalk puhkuseperioodil. (6) Tasu puhkuse aja eest kantakse teenistuja pangakontole üle hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust või teenistuja poolt finantsosakonnale kirjalikult esitatud avalduse alusel järgmisel palgapäeval. Juhul, kui teenistuja puhkus poolte kokkuleppel katkestatakse või katkeb teenistuja haiguse tõttu ning teenistujale on puhkusetasu üle kantud, arvestatakse puhkusetasu ümber ja enammakstud summa peetakse kinni järgneva kuu või järgnevate kuude palgast. (7) Riigieelarvest hüvitatavate puhkusetasude (isapuhkus, puudega lapse vanema lapsepuhkus ja osalise või puuduva töövõimega töötaja puhkus) maksmisel nimetatud põhimõtet ei rakendata. (8) Puhkusetasud makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust või poolte kokkuleppel, kuid mitte hiljem kui puhkuse kasutamisele järgneval palgapäeval. (9) Teenistujale makstakse haigushüvitist haigestumise või vigastuse korral teisest kuni kaheksanda kalendripäeva eest 80% ulatuses teenistuja keskmisest palgast või töötasust. (10) Töösuhte lõppemisel kasutamata jäänud aegumata põhipuhkuse hüvitise arvutamise algdokument on käskkiri või esildis, mis on kinnitatud linnapea, ametiasutuse või hallatava asutuse juhi poolt. (11) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Nimetatud korrektuuri aluseks võetakse Vabariigi Valitsuse poolt kehtestatud puhkustasu arvestamise kord. (12) Maksud peetakse väljamaksetest kinni vastavalt kehtivatele seadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt. (13) Palgalehed koostatakse tegevusalade lõikes. Palgalipik saadetakse ametniku või töötaja soovil tema poolt teatatud e-posti aadressile. (14) Aruandeaasta kohta säilitatakse raamatupidamisprogrammist iga töötaja kohta elektroonne isikukonto kaart.
(1) Erisoodustuste mõistet kasutatakse “Tulumaksuseaduses“ sätestatud tähenduses. Erisoodustusi ja nendelt arvestatud maksukulusid kajastatakse personalikulude kontogruppides 505 ja 506. (2) Erisoodustusena käsitlevatel kuludokumentidel peab olema volitatud isiku selgitus selle kohta, mis eesmärgil ja kellele on kaup või teenus ette nähtud ning kui suur osa arvest tuleb kajastada erisoodustusena. (3) Kui kuludokumentidel ei ole võimalik täpselt eristada erisoodustuste osa, määrab erisoodustuse kulude arvutamiseks vajaliku proportsiooni kuludokumendi kinnitaja, lähtudes oma hinnangust kulude jaotuse kohta. (4) Erisoodustuse kulud aktsepteeritakse kuludokumendil, erisoodustusele lisanduvad maksukulud arvestatakse raamatupidaja poolt.
(1) Lühiajaliste finantsinvesteeringutena kajastatakse turuväärtuses likviidsuse tagamiseks hoitavaid rahaturu- ja intressifondide aktsiaid ja osakuid ning lühiajalise kauplemise eesmärgil hoitavaid võlakirju. (2) Muude pikaajaliste finantsinvesteeringutena kajastatakse aktsiaid ja osi, millest aruandekohuslane omab alla 20%. Nimetatud pikaajalisi finantsinvesteeringuid kajastatakse soetusmaksumuses, kui nende õiglast väärtust pole võimalik usaldusväärselt hinnata. (3) Finantsinvesteeringute oste ja müüke kajastatakse järjepidevalt tehingupäeval.
(1) Kinnisvarainvesteeringuks loetakse ainult sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses. (2) Kinnisvarainvesteering võetakse bilansis esialgselt arvele tema soetusmaksumuses, mis sisaldab ka soetamisega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Parendused ja remont, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega, lisatakse kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele. (3) Kinnisvarainvesteeringute amortisatsiooni arvestamisel kasutatakse lineaarset meetodit. Amortisatsioonimäär kehtestatakse igale kinnisvarainvesteeringu objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. (4) Kinnisvarainvesteeringu objekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varade grupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti. (5) Kinnisvarainvesteeringute arvestus toimub raamatupidamiseprogrammi alamprogrammis põhivarad. (6) Amortisatsioonimäärad aastas kinnisvarainvesteeringute grupi põhivaradele on 2–10%. Kinnisvarainvesteeringutes olevat maad ei amortiseerita.
(1) Materiaalseteks põhivaradeks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 5 000 eurost (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest. Erandina võetakse arvele olenemata soetusmaksumusest kunstiväärtused, mille väärtus aja jooksul ei vähene. (2) Avalikus raamatukogus raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse. (3) Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ja -asukohta (vara soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele). (4) Põhivara võetakse arvele kogumina, kui kogum moodustab ühesuguse kasutuseaga terviku ja kogumi soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist (ilma käibemaksuta). Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, võetakse komponendid raamatupidamises arvele eraldi varadena (komponentide summaarne soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist ilma käibemaksuta).
(1) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused. Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ja -asukohta (vara soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele, lammutuskulud, mis on vältimatud seoses objekti ehitamise või renoveerimisega). Vara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu. Vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelevalve) ei kapitaliseerita, kui seda tehakse oma töötajate poolt ning selle suurus ei ole usaldusväärselt määratav või oluline. Samuti ei kapitaliseerita varade soetamisega seotud makse ja lõive. (2) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustamine, kadumine) hinnatakse vara alla. Vara allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab asutuse juht. (3) Kui ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooniperioodi. Selleks hinnatakse vara järelejäänud kasulikku eluiga vähemalt aastainventuuri ajal. Amortisatsiooni muutuste mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt. (4) Parendustega seotud kulutused lisatakse vara soetusmaksumusele juhul, kui need tõstavad vara esialgset tootlustaset või kvaliteeti või pikendavad vara järelejäänud kasulikku eluiga rohkem kui ühe aasta võrra ning nende maksumus on alates 5000 eurost (ilma käibemaksuta). Juhul, kui materiaalse põhivara objektil vahetatakse välja mõni komponent, lisatakse uue komponendi soetusmaksumus objekti soetusmaksumusele, kui see vastab materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele. Asendatav komponent kantakse bilansist maha isegi juhul, kui see ei olnud eelnevalt eraldi komponendina arvel. Kui asendatava komponendi algne soetusmaksumus ei ole teada, võib seda hinnata, lähtudes antud komponendi tänasest soetusmaksumusest, arvestades maha hinnangulise kulumi. Bilansist vara osa maksumuse väljakandmiseks annab hinnangu vara tundev spetsialist. (5) Materiaalne põhivara võetakse arvele linnavalitsuse korraldusega. Ettepaneku vara arvele võtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik (volitatud isik). (6) Lõpetamata ehitised võetakse arvele alles siis, kui need on lõplikult valmis ning ehitise valmimist tõendav dokument on jõudnud linnavalitsuse rahandusosalonnale. (7) Materiaalse põhivara arvestust peetakse asutuste lõikes, põhivara gruppide ja materiaalselt vastutavate isikute lõikes. Iga arvelevõetud põhivaraobjekti kohta peetakse arvestust paberkandjal või elektroonilistel põhivarakaartidel, millel säilitatakse detailne informatsioon põhivaraga toimunu kohta. (8) Igale olemasolevale ja lisanduvale põhivarale antakse inventarinumber. (9) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. (10) Ettepaneku amortisatsioonimäära kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes heast raamatupidamistavast ja vara kasulikust elueast. (11) Amortisatsioonimäärad aastas uutele materiaalsetele põhivaradele on järgmised: 1) hooned ja ehitised 2% - 5% 2) rajatised 2,5% - 10% 3) masinad ja seadmed 4% - 20% 4) transpordivahendid 20% - 33% 5) inventar 10% - 50% 6) arvutustehnika 33% - 50% (12) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita. (13) Aastainventuuri läbiviimisel hindab põhivahendite inventeerimise ja mahakandmise komisjon (edaspidi inventuurikomisjon) vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks. Amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt. (14) Põhivara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub Narva-Jõesuu linnavara eeskirjas sätestatud korras.
(1) Immateriaalse põhivarana kajastatakse füüsilise substantsita vara kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 5 000 eurost (ilma käibemaksuta). (2) Immateriaalset põhivara kajastatakse soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused. (3) Arendusväljaminekuid kapitaliseeritakse juhul, kui on olemas tehnilised ja finantsilised võimalused ning positiivne kavatsus projekti elluviimiseks, on võimalik hinnata immateriaalsest varast tulevikus tekkivat majanduslikku kasu ja nende arendusväljaminekute suurust on võimalik usaldusväärselt mõõta. (4) Määratud kasuliku elueaga immateriaalsete põhivarade amortisatsiooni arvestamisel kasutatakse lineaarset meetodit, igale objektile määratakse eraldi amortisatsioonimäär sõltuvalt selle kasulikust tööeast. Amortisatsioonimäära kinnitab igale põhivarale vara tundev spetsialist. (5) Amortisatsioonimäärad aastas immateriaalse põhivara gruppidele on 5% - 50%.
(1) Kapitalirendina käsitletakse rendilepingut, mille puhul kõik olulised vara omandiga seonduvad riskid ja hüved kanduvad üle rentnikule. Muud rendilepingud kajastatakse kasutusrendina. (2) Kui linnavalitsus on rentnik. Kapitalirenti kajastatakse raamatupidamises vara ja kohustusena renditud vara õiglase väärtuse summas või rendimaksete miinimumsumma nüüdisväärtuses, juhul kui see on madalam. Kapitalirendi tingimustel renditud varasid amortiseeritakse sarnaselt omandatud põhivaraga, välja arvatud juhul, kui ei eksisteeri piisavat kindlust, kas rentnik omandab rendiperioodi lõpuks vara omandiõiguse – sellisel juhul amortiseeritakse vara kas rendiperioodi jooksul või kasuliku eluea jooksul, olenevalt sellest, kumb on lühem. Kapitalirendi maksed jagatakse kohustust vähendavaks põhiosa tagasimakseteks ning intressikuluks. Kasutusrendi maksed kajastatakse kuluna ühtlaselt rendiperioodi jooksul. (3) Kui linnavalitsus on rendileandja. Kapitalirendi alusel väljarenditud vara kajastatakse raamatupidamises nõudena kapitalirenti tehtud netoinvesteeringu summas. Rentnikult saadavad rendimaksed jagatakse kapitalirendinõude põhiosa tagasimakseteks ja intressituluks. Kasutusrendi tingimustel väljarenditud vara kajastatakse raamatupidamises tavakorras, analoogselt muu põhivaraga. Kasutusrendimaksed kajastatakse tuluna rendiperioodi jooksul.
(1) Tütarettevõteteks loetakse kõiki ettevõtteid, mida kontrollitakse teise ettevõtte (emaettevõtte) poolt. Kontrolli (valitseva mõju) olemasolu eeldatakse juhul, kui emaettevõtte omanduses on vähemalt 50% tütarettevõtte hääleõigusest. (2) Valitseva mõju all olevateks üksusteks loetakse sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, milles linnavalitsus omab mõjuvõimu määrata investeeringuobjekti finants- ja tegevuspoliitikat. (3) Linnavalitsuse ja tema konsolideerimisgrupis olevate tütarettevõtete vahelised koordineerivad isikuid määrab linnavalitsus oma korraldusega. Koordineerivad isikud annavad ülevaate linnavalitsusele tütarettevõtete tegevuse ja finantsseisundi kohta jooksvalt, kuid mitte harvem, kui üks kord kvartalis. Konsolideerimisgrupi sisese finantsalase informatsiooni koordineerimise ja vahendamisega tegeleb rahandusosakonna juhataja. (4) Sidusettevõteteks loetakse ettevõtted, milles emaettevõte omab osaliselt või kaudselt 20-50% hääleõigusest ja ei oma selle ettevõtte üle kontrolli. (5) Alates 01.01.2004 omandatud osalusi valitseva mõju all olevates üksustes kajastatakse linnavalitsuse aruannetes soetusmaksumuses, korrigeerides seda vajadusel allahindlusega. (5) Konsolideeritud aruandes kajastub tütar- ja sidusettevõtete tegevus alates valitseva mõju tekkimisest kuni selle katkemiseni. (6) Konsolideeritud aruandes liidetakse ema- ja tütarettevõtete finantsnäitajad rida-realt, elimineerides kõik kontsernisisesed nõuded ja kohustused, kontsernisisesed tehingud ning nende tulemusel tekkinud kasumid/ kahjumid. Linnavalitsus konsolideerib rida-realt: 1) AS KA Vaiko; 2) SA Sinimägede Sihtasutus; 3) MTÜ Virumaa Tööstuspark; 4) MTÜ Narva Lennujaam OÜ; 5) SA Narva-Jõesuu Hooldekodu. (7) Konsolideeritud aruannet koostades veendutakse, et kõikide tütarettevõtete aruanded oleksid koostatud samadel põhimõtetel kui emaettevõtte aruanded. (8) Osalusi kajastatakse kontorühmas 150. Konsolideerimisel ja osaluste kajastamisel lähtutakse RTJ 11 põhimõtetest.
(1) Bilansiväline väikevara on väheväärtuslik vara, mille soetusmaksumus on alates 1000 eurost (ilma käibemaksuta) kuni põhivara kapitaliseerimise alampiirini 5000 eurot ja kasutamise aeg on üle ühe aasta. (2) Varad võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmise-vastuvõtmise akti alusel. Ettepaneku bilansivälise vara arvele võtmiseks teeb kulude tegemise eest vastutav isik. Igale bilansivälisele varale antakse inventarinumber. (3) Väheväärtuslik vara kantakse kulusse soetamise hetkel. (4) Raamatupidamises peetakse arvestust bilansiväliselt hallatavate asutuste ja vastutavate isikute lõikes. (5) Väikevara arvestust peetakse raamatupidamise programmis või Exeli tabelis. Väikevarade arvestus lõpetatakse linnavalitsuse ametniku või hallatava asutuse juhi ettepanekul, vara hävimisel, purunemisel või viie aasta möödumisel vara arvele võtmisest, mahakandmisakti alusel.
(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku käivet ja jääki kassas ning pangakontodel raamatupidamises kajastatuga, aasta lõpul toimub pangasaldode võrdlus panga kinnituskirjade alusel. (2) Iga kvartali lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega. Kontrollitakse nõuete ja kohustuste saldosid, saadetakse võlgnikele saldoteatised. (3) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid saldoandmike infosüsteemi kaudu. Vajadusel võrreldakse saldosid täiendavalt elektronposti teel. (4) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi linnavalitsuse ja hallatavate asutuste kõigi oluliste varade ja kohustiste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. (5) Inventeerimise käigus teostatakse: 1) materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute inventuur; 2) varude inventuur; 3) nõuete ja ettemaksude inventuur analüütiliste nimekirjade alusel ja oluliste nõuete kohta kinnituskirjade saatmine; 4) kohustuste ja saadud ettemaksude inventuur analüütiliste nimekirjade alusel ja oluliste kohustuste kohta saldovõrdluste väljastamine; 5) sularaha inventuur kassades; 6) pangakontode saldode võrdlus; 7) avaliku sektori saldoandmike võrdlus; 8) bilansiväliselt kajastatavate varade ja kohustuste võrdlemine lepingutega. (6) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks. (7) Linnapea moodustab oma käskkirjaga varude ja varade aastainventuuri komisjoni ning annab juhised aastainventuuride läbiviimiseks asutustes. Inventuurikomisjon peab koosnema vähemalt kolmest liikmest, sh inventuuri eest vastutav isik (edaspidi inventuurikomisjoni esimees). Inventuurikomisjoni liikmed ei tohi olla inventeeritavate varade eest vastutavad isikud. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. (8) Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kord aastas ja inventuur aasta lõpul. (9) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel peab läbi viima erakorralise inventuuri.
(1) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, panga kinnituskirjad, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust. (2) Kassa inventuuri viib läbi linnavalitsuse ametnikest moodustatud komisjon. (3) Kassa inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid: 1) inventuuri läbiviimise kuupäev; 2) komisjoni koosseisu kuuluvate ametnike nimed ja ametikohad; 3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega; 4) komisjoni liikmete allkirjad. (4) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust. Aasta lõpul väljastavad pangad audiitorpäringu aruande, mis sisaldab seisuga 31. detsember arveldus-, hoiuse- ja väärtpaberikontode jääke, kohustusi, antud tagatisi ja käendusi, allkirjaõiguslike isikute andmeid jms. (5) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine; 3) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 4) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus; 5) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. Saldokinnituste saatmisel näidatakse saldokinnitusel nõuete nominaalsummasid, millest ei ole maha arvatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi, samuti näidatakse bilansivälised trahvi- ja viivisenõuded nende olemasolul. (6) Maksunõuded, loodusvarade kasutamise ja saastetasude maksunõuded võrreldakse Maksu- ja Tolliameti ja Keskkonnaameti poolt esitatud teatisega. (7) Väikevahendite inventeerimisel trükitakse inventuuri lehed välja raamatupidamisprogrammist. Varude ja väikevahendite mahakandmiseks koostatakse mahakandmise aktid. Mahakandmise aktid allkirjastavad vastutav isik ja komisjoni esimees. Mahakandmisaktide alusel teeb raamatupidaja vastava kande raamatupidamisprogrammis. (8) Materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 1) varad paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada; 2) ettetäidetud lugemislehtedel kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta; 3) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust; 4) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara; 5) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses; 6) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille põhjal koostab raamatupidaja kinnisvarainvesteeringute ja materiaalse põhivara korrigeerimiskanded. (9) Kohustiste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud: 1) kohustiste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) kohustiste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 3) intressikandvate kohustiste tekkepõhine intressiarvestus; 4) maksukohustiste võrdlemine Maksu- ja Tolliameti väljavõtetega; 5) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega; 6) eraldiste ja potentsiaalsete kohustiste hindamine ja arvelevõtmine. (10) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Selleks kasutatakse peale saldoandmiku esitamist saldoandmike infosüsteemi saldode võrdlemise ja ridade võrdlemise päringuid. Kui saldoandmiku esitaja eeldab, et saldoandmikus võib tõenäoliselt esineda vahesid teiste üksustega, ennetatakse seda saldode võrdluse taotluse esitamisega teisele saldoandmiku esitajale enne saldoandmiku esitamise tähtaja saabumist.
(1) Linnavalitsuse valitseva mõju all olevad iseseisvat raamatupidamist omavad asutused koostavad saldoandmiku vastavalt üldeeskirjas sätestatule. Saldod sisestatakse Rahandusministeeriumi poolt ettevalmistatud saldoandmike infosüsteemi. (2) Saldode õigeaegse sisestamise ja sisestatud andmete õigsuse eest vastutab vastava asutuse raamatupidaja. (3) Kui konsolideeriva üksuse konsolideerimisgrupi piires esineb niisuguseid konsolideeritavate üksuste vahelisi saldosid, mille elimineerimiseks või õiglaseks kajastamiseks konsolideeritud aruandes on vaja veel teatud lisakanded, tehakse need täiendava konsolideerimisgrupi saldoandmikuna.
(1) Raamatupidamisdokumente hoitakse raamatupidamises seitse aastat, misjärel kuuluvad dokumendid hävitamisele. Arveid, isikliku sõiduauto kasutamise kulude aruandeid, majanduskulude aruandeid ja kulutšekke säilitatakse e-arvete keskkonnas või paberkandjal. Raamatupidamisregistreid säilitatakse raamatupidamisprogrammis. (2) Raamatupidamisdokumente säilitatakse vastavalt „Raamatupidamise seadusele“. (3) Välisprojektidega seotud raamatupidamisdokumendid kuuluvad säilitamisele kooskõlas vastava perioodi struktuuritoetuse seadusega või konkreetse projekti finantsmehhanismi tingimuste ja korraga. (4) Raamatupidamisregistreid, mis on loodud elektrooniliselt, säilitatakse elektrooniliselt. Elektrooniliste andmete loetavus tagatakse kogu säilitusaja jooksul. (5) Algdokumendid säilitatakse elektroonselt, kui dokumendi säilitustähtaja jooksul on tagatud: 1) säilitatava info autentsus; 2) algdokumendi kirjaliku taasesitamise võimalus; 3) dokumendi õigsuse eest vastutavate isikute ja aktsepteerijate tuvastamise võimalus. (6) Paberil säilitatakse raamatupidamise algdokumendid, mille puhul ei ole tagatud lõikes 5 nimetatud nõuete täitmine või kui algdokumendi paberil säilitamise vajadus tuleneb linnavalitsuse tegevuse spetsiifikast, sihtfinantseerimise andja nõuetest vms.
Struktuuritoetustest rahastatud projektide dokumentatsiooni säilitamine toimub eraldi projektinimelistes kaustades. Kaustad säilitatakse linnavalitsuse arhiivis vastavalt projektis ettenähtud tähtajale. Perioodi 2007- 2013Euroopa Kalandusfondist ning struktuuritoetustest rahastatava projektiga seonduvat originaaldokumentatsiooni säilitatakse iga projekti kohta eraldi kuni 31.12.2025. Aastatel 2014-2020 Euroopa Kalandusfondi ning struktuurfondide kaudu rahastatavate projektidega seotud kulu abikõlblikkust tõendavaid dokumente säilitatakse neli aastat alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks loetud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvutatud, kui muus õigusaktis ei ole sätestatud pikemat tähtaega.
(1) [Käesolevast tekstist välja jäetud.] (2) [Käesolevast tekstist välja jäetud.] (3) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avalikustamist Riigi Teatajas.