(1)Määrusega asutatakse “Tartu Vallavalitsuses taotluste vastuvõtu ja menetlemise andmekogu” (edaspidi andmekogu) ja kinnitatakse andmekogu pidamise kord.
(2)Andmekogu ametlik nimetus on “Tartu Vallavalitsuses taotluste vastuvõtu ja menetlemise andmekogu”.
(3)Andmekogu lühinimi on “Spoku”.
(1)Andmekogu pidamise eesmärk on: 1) parendada, kaasajastada ja efektiivistada Tartu Vallavalitsuses isikutelt taotluste vastuvõtu ja menetlemise korraldust; 2) luua keskkond Tartu Vallavalitsuses taotluste elektrooniliseks vastuvõtmiseks ja menetlemiseks; 3) tagada Tartu valla eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus; 4) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.
(2)Andmekogu kasutatakse muuhulgas teabeväravana, mille kaudu pakutakse juurdepääsu kohaliku omavalitsuse osutatavatele teenustele.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Tartu Vallavalitsus.
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu pidamist; 2) annab volitatud töötlejatele juurdepääsu andmekogule ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses; 3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust; 5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest; 6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele 7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3)Vallavalitsus määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.
(1)Andmekogu volitatud töötlejad on Tartu Vallavalitsuse struktuuriüksused, kelle ülesanne on Tartu Vallavalitsusele esitatud taotluste menetlemine, kes vastutavad taotluste menetlemise õigsuse eest ning teostavad järelevalvet lubatud tegevuste ning toetuse kasutamise lepingu täitmise üle. Andmekogu majutaja Piksel OÜ on samuti andmekogu volitatud töötleja.
(2)Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele: 1) esitab andmekogusse andmeid; 2) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks; 3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest; 4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 5) osaleb andmekogu arendustöödel ja juurutamisel; 6) võimaldab andmetele juurdepääsu; 7) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise; 8) täidab vastutava töötleja korraldusi.
(3)Vallavalitsuse vastava struktuuriüksuse juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.
Andmekogu pidamist finantseeritakse Tartu valla eelarvest.
(1)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2)Andmekogusse kantavate andmete, nende muutmise ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3)Andmekogu on registreeritud standardlahendusena riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
(1)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3)Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T1S1.
(1)Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2)Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.
(3)Andmekogu andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 6 kuud.
(4)Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Turvakoopiaid säilitatakse 30 päeva.
(1)Andmekogusse kogutakse andmed: 1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta; 2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta; 3) andmekogu pidamise ja järelevalve teostamise kohta.
(2)Andmekogu kui teabevärava kaudu esitatud dokumente ja andmeid, mida andmekogus ei töödelda, edasine töötlemine korraldatakse Tartu valla ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste dokumendiregistris.
(3)Andmekogusse kogutavate andmete detailne koosseis Tartu valla eelarvest mittetulunduslikuks tegevuseks antavate toetuste taotluste vastuvõtul ja menetlemisel on sätestatud määruse lisas 1.
(1)Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmeandjatelt ja andmekogudest: 1) taotluse esitaja; 2) taotlusega seotud isik; 3) volitatud töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta; 4) rahvastikuregister; 5) Eesti Hariduse Infosüsteem; 6) kinnistusraamat; 7) aadressiandmete süsteem; 8) äriregister.
(2)Vastutav või volitatud töötleja kannavad andmekogusse andmeid neile õigusaktiga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(1)X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid: 1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta; 2) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta; 3) aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta; 4) kinnistusraamatust andmeid isiku kinnistu kohta; 5) Eesti Hariduse Infosüsteemist andmeid õpilaste kohta.
(2)Andmekogu kui teabevärava kaudu esitatakse avaliku teenuse saamiseks dokumente dokumendiregistrile.
(1)Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(2)Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.
(1)Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs aadressilt https://piksel.ee/spoku/tartuvald. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt: 1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandega seotud andmetele; 2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele; 3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste andmetele; 4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja süsteemi administraatoril on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.
(3)Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Tartu valla poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.
(1)Volitatud töötleja õiguste teostajad kannavad andmeid andmekogusse üle turvakanali ligipääsetava veebilehe https://piksel.ee/spoku/tartuvald kaudu. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Juurdepääsuõiguse saamiseks andmekogusse andmete kandmiseks esitatakse vallavalitsusele taotlus, milles märgitakse: 1) volitatud töötleja nimi ja andmekogukood; 2) volitatud töötleja nimel andmeid sisestama hakkava isiku ees- ja perekonnanimi, isikukood; 3) loetelu ülesannetest, miks on vajadus andmete töötlemiseks.
(3)Andmekogu süsteemi administraator loob kasutajakontod volitatud töötleja õiguste teostajatele ning vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.
(1)Andmekogust väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(2)Andmete väljastamine on tasuta.
(3)Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus vallavalitsuse dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.
(2)Andmekogu alusdokumente säilitatakse Tartu Vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.
Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Tartu Vallavalitsus.
(2)Andmekogu tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.