Hiiumaa valla kalmistute andmekogu põhimäärus

Määrusega asutatakse Hiiumaa valla kalmistute andmekogu ning kehtestatakse andmekogu pidamise kord.

(1)Asutada „Hiiumaa valla kalmistute andmekogu” (edaspidi andmekogu), mille omanik on Hiiumaa vald.2

(2)Määrata andmekogu vastutavaks töötlejaks Hiiumaa Vallavalitsus.

Määruses ja andmekogus kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:11) hauaplats või plats – maa-ala ühe või mitme surnukeha matmiseks kirstus või tuhaurnis;22) jälgitav hauaplats – hooldamata hauaplats, mille suhtes on algatatud akteerimismenetlus;33) akteeritud hauaplats – plats, mis on tunnistatud hooldamata hauaplatsiks;44) hauaplatsi kasutaja – isik, kellel on hauaplatsi kasutamise õigus;55) maetu – kalmistule maetud põrm;66) Haudi – kalmistute veebipõhine infosüsteem.

Andmekogu pidamise eesmärk on:11) hõlbustada igapäevast tööd kalmistul ja viia seal sisse paberivaba asjaajamine;22) süstematiseerida kalmistul asuva hauaplatsi ja selle kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;33) võimaldada kalmistu arhiivimaterjali tänapäevast andmetöötlust;44) lihtsustada hauaplatsi kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;55) luua tänapäevane infosüsteem, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav andmekogu, muutes andmete haldamise keskseks, hoides ära andmete kordumist ja tagades kasutajale aktuaalsete andmete kättesaadavuse;66) võimaldada kasutajal leida vajalik hauaplats;77) võimaldada avalikkusele kalmistuga seotud e-teenust andmekogu avaliku vaate vahendusel.

(1)Andmekogu peetakse vastavalt sellele põhimäärusele, kooskõlas avaliku teabe seadusega, isikuandmete kaitse seadusega ja kalmistute kasutamist reguleerivate õigusaktidega.2

(2)Andmevahetus Eesti rahvastikuregistriga toimub X-tee kaudu.3

(3)Andmekogu pidamisel tuginetakse riiklikele klassifikaatoritele ja standarditele.

(1)Andmekogu pidamiseks kasutatakse veebipõhist infosüsteemi standardlahendust „Kalmistute Register (lühinimi „Haudi“), mis on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis (RIHA) viitenumbriga IS002080.2

(2)Tarkvara koosneb infosüsteemist Haudi ja Haudiga liidestatud kalmistute portaalist (avalik vaade).3

(3)Infosüsteem Haudi koosneb järgmistest põhilistest moodulitest:11) hauaplatside ja kalmistu struktuuri haldamise moodul;22) matuse registreerimise moodul;33) hauaplatsi kasutajate haldamise moodul;44) arhiivi kiirsisestuse moodul;55) hauaplatside akteerimise moodul;66) kaardimoodul.

(1)Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja turvaklass on K2T1S1.2

(2)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse.

(1)Vastutav töötleja on Hiiumaa Vallavalitsus. Vallavalitsus määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid.2019-07-2614:57:33Veaparandus - Parandatud ilmne ebatäpsus lisatud tühik sõnade "õigus täita" vahele Riigi Teataja seaduse § 10 lõike 3 alusel.2

(2)Vastutav töötleja:11) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;22) korraldab ja juhib andmekogu pidamist;33) teeb järelevalvet andmekogu pidamise üle;44) täidab muid seadustest, õigusaktidest ja põhimäärusest tulenevaid ülesandeid.

(1)Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu kasutaja, kellele vastutav töötleja on andnud kasutamise õiguse.2

(2)Volitatud töötleja:11) täidab vastutava töötleja korraldusi andmekogu pidamisel;22) töötleb andmeid ning vastutab nende ajakohasuse ja õigsuse eest;33) majutab, hooldab ja haldab andmekogu;44) võimaldab andmetele juurdepääsu;55) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;66) rakendab tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, mis vastavad isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks;77) teavitab kohe vastutavat töötlejat ebaõigetest andmetest, mille parandamine ei ole tema pädevuses, andmekogu pidamisel tekkinud probleemidest ja talle teatavaks saanud andmete mittesihipärase kasutamise juhtudest.

Andmekogu majutamise, hooldamise ja pidamise kulud kaetakse Hiiumaa valla eelarvest.

(1)Andmekogu koosseisu kuuluvad selle paragrahvi lõigetes 2 ja 3 nimetatud andmed, mida täpsustatakse lõigetes 4-9.2

(2)Kalmistuseadusest tulenevad põhiandmed:11) maetu andmed;22) hauaplatsi andmed;33) hauaplatsi kasutaja andmed.3

(3)Kalmistu töökorralduslikest vajadustest tulenevad andmed:11) kalmistu üldandmed;22) platsi kasutamise lepingute andmed;33) päevaraamat;44) hauaplatsi kasutamiseks esitatava taotluse andmed;55) hauaplatsi jälgimise ja akteerimise andmed.4

(4)Hauaplatsi kohta kogutakse järgmised andmed:11) kalmistu kvartal;22) rida/sektor;33) hauaplatsi aadress;44) hauaplatsi staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, jälgitav, akteeritud, matmiseks kõlbmatu);55) matmiskohtade arv hauaplatsil;66) matuse liik (kirstuplats, urniplats);77) muinsuskaitse staatus (ajaloo-, arheoloogia- või arhitektuurimälestis);88) hauaplatsil asuvate hauatähiste ja piirete kirjeldus.5

(5)Maetu kohta kogutakse järgmised andmed:11) ees- ja perekonnanimi ning isikukood või sünniaeg;22) sünni- ja surmaaeg;33) matmise kuupäev;44) surmatõend või surmateatise number ja väljastaja;55) matmisviis (kirstu või urni matus);66) vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta.6

(6)Hauaplatsi kasutaja kohta kogutakse järgmised andmed:11) ees- ja perekonnanimi ning isikukood või sünniaeg;22) postiaadress;33) telefoninumber;44) e-posti aadress.7

(7)Juriidilisest isikust hauaplatsi kasutaja kohta registreeritakse:11) äriregistrikood;22) juriidilise isiku nimetus;33) kontaktisiku nimi ja tema kontaktandmed.8

(8)Kalmistu üldandmed:11) nimetus;22) aadress;33) kontakttelefon;44) kalmistu tööaeg;55) lepingu standardpikkus.9

(9)Hauaplatsi kasutamise lepingu andmed:11) lepingu number;22) lepingu alguskuupäev;33) lepingu lõpukuupäev;44) lepingu lõpetamise põhjus.10

(10)Hauaplatsi kasutamiseks esitatava taotluse andmed:11) kasutaja ees- ja perekonnanimi ja isikukood või sünniaeg;22) postiaadress ja/või e-posti aadress;33) telefoninumber;44) hauaplatsi aadress;55) taotluse tekst;66) taotluse menetlemise staatus.11

(1)Andmekogusse kantavate andmete alusdokumendid on:11) maetu andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);22) platsi kasutaja andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);33) kalmistu kanderaamat (hauaplatside register);44) jälgimis- ja akteerimisprotokoll ning akt;55) hauaplatsi kasutamise leping;66) platsi kasutajaks saamise taotlus avalikust veebist;77) kiriku- või kalmisturaamatud.2

(2)Andmete andmekogusse kandmise aluseks on taotlus, mis on esitatud kalmistute andmekogu avalikust veebiportaalist, paberkandjal või suuliselt kalmistu kontoris.

(1)Andmete andmekogusse kandmise ning uuendamise kohustus on volitatud töötlejal.2

(2)Volitatud töötlejal on õigus keelduda andmete andmekogusse kandmisest, kui andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas õigusaktiga. Volitatud töötlejal on õigus teha järelevalve eesmärgil päringuid riigi registritest selle määruse § 11 lõigetes 6 ja 7 andmete osas.2019-07-2615:01:38Veaparandus - Parandatud ilmne ebatäpsus lisatud tühik sõnade "õigus teha" vahele Riigi Teataja seaduse § 10 lõike 3 alusel.3

(3)Uue hauaplatsi loomisel kannab volitatud töötleja selle andmed andmekogusse ja seostab kaardiga.4

(4)Hauaplatsi liitmise ja jagamise toimingud andmekogus teeb volitatud töötleja.5

(5)Määruse § 11 lõike 8 andmed kannab andmekogusse volitatud töötleja kohe, kui andmed on muutunud.6

(6)Määruse § 11 lõigete 4, 5, 6 ja 9 andmed kannab andmekogusse volitatud töötleja hauaplatsi kasutaja teenindamise ja matuse vormistamise käigus.7

(7)Määruse § 11 lõigete 4, 5 ja 9 andmete muutumisel uuendab volitatud töötleja andmekogu kohe, et tagada selle aktuaalsus.8

(8)Kalmistu paberkandjal olevad hauaplatsi andmed sisestab volitatud töötleja andmekogusse ja seostab kaardiga selleks kokkulepitud perioodi jooksul.

(1)Kui volitatud töötleja avastab andmekogust ebaõiged andmed või teda on ebaõigetest andmetest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.2

(2)Kui ebaõiged andmed on seotud osutatava teenuse või teenuse kasutajaga, siis teavitab volitatud töötleja andmete parandamisest andmetega seotud isikuid.

Vastutav töötleja vastutab andmekogusse kantud andmete vastavuse eest esitatud alusdokumentidele.

Andmekogusse kantud andmetel on informatiivne tähendus.

(1)Kalmistuportaalis on avalikkusel võimalik tutvuda järgmiste andmetega:11) kalmistu üldandmed;22) maetu andmed;33) kalmistu kaart;44) muinsuskaitse all ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed.2

(2)Kalmistuportaalis ei kuvata määruse § 11 lõike 5 punktides 4 kuni 6 ning § 11 lõigetes 6, 7, 9 ja 10, 11 nimetatud andmeid.3

(3)Kalmistuportaalis on võimalik teha otsinguid:11) maetu ees- ja perekonnanime alusel;22) maetu sünni-, surma- või matusekuupäeva alusel.4

(4)Kaardiga seostatud hauaplatsi puhul on võimalik kuvada otsingutulemus kalmistu kaardil.5

(5)Kalmistuportaali kaardimoodulis on võimalik teha otsinguid:11) hauaplatsi asukoha (kalmistuosa, kvartal, rida, koht) järgi;22) maetu nime ja matmise kuupäeva järgi;33) näha hauaplatsi staatusi: kasutuses, kõlbmatu, vaba, kultuurimälestisega, jälgitav või akteeritud plats.6

(6)Kalmistuportaalis on võimalik esitada taotlus hauaplatsi kasutaja registreerimiseks ning hauaplatsi hooldamise teenuse tellimiseks.7

(7)Hauaplatsi kasutaja näeb kõiki endaga seotud andmekogusse kantud hauaplatside andmeid riigiportaali või kalmistuportaali vahendusel.8

(8)Hauaplatsi kasutaja võib teha taotluse endaga seotud hauaplatsile maetute andmete parandamiseks, hauaplatsist loobumiseks või hauaplatsi üleandmiseks teisele isikule.9

(9)Andmekogusse kantud andmeid väljastatakse järgmiselt:11) andmesubjekti kohta käivad andmed talle või tema seaduslikule esindajale kooskõlas isikuandmete kaitse seadusega;22) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutusele ning teisele avalik-õiguslikule juriidilisele isikule ja eraõiguslikule juriidilisele isikule, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks;33) teisele isikule, kui see ei ole vastuolus seadusega.

(1)Juurdepääs andmetele on reguleeritud õiguste süsteemiga.2

(2)Vastutava töötleja taotlusel loob peaadministraator kasutajakonto (edaspidi konto) andmekogu volitatud töötlejale.3

(3)Konto loomiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale taotluse, milles märgib:11) volitatud töötleja ees- ja perekonnanime;22) isikukoodi;33) kalmistu, mille andmeid soovitakse töödelda;44) loetelu andmekogu pidamisega seotud ülesannetest.4

(4)Vastutav töötleja teavitab konto loomisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul lõikes 3 nimetatud taotluse saamisest.5

(5)Kui andmekogu kasutamise õiguse taotleja on juriidiline isik, siis taotleb ta konto loomist kõigile enda alluvuses töötavatele isikutele, kellel on tööülesannete tõttu vaja andmekogu kasutada.6

(6)Andmekogu kasutamise õiguse saanud isikut käsitatakse andmekogu volitatud töötlejana.

(1)Konto ennetähtaegseks sulgemiseks esitab konto loomist taotlenud volitatud töötleja vastutavale töötlejale taotluse, milles märgib:11) volitatud töötleja ees- ja perekonnanime;22) andmekogu kasutamise õiguse lõppemise aja.2

(2)Vastutav töötleja sulgeb konto hiljemalt selle paragrahvi lõike 1 punktis 2 nimetatud kuupäevale järgneval tööpäeval.3

(3)Vastutav töötleja võib oma algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:11) konto kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;22) konto kasutaja on korduvalt kandnud registrisse ebaõigeid andmeid;33) konto kasutaja on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul;44) konto kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;55) andmete andmekogusse kandmine ei ole enam isiku ülesanne.

(1)Alaliselt säilitatakse andmekogus:11) maetu andmed;22) matmise andmed;33) hauaplatsi andmed;44) hauaplatsi kasutamise andmed.2

(2)Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmeid säilitatakse:11) üks aasta pärast hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamise otsuse tegemist;22) hooldamata hauaplatsiks tunnistamise otsuse tegemise korral kaks aastat pärast sama hauaplatsi teise isiku kasutusse andmist.3

(3)Kalmisturegistri andmetega tehtud toimingute (sisestamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms) logisid säilitatakse 10 aastat toimingu tegemisest arvates.

(1)Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle teevad andmekogu vastutav töötleja ja andmekaitse järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.2

(2)Andmekogu üle järelevalvet tegeval isikul on õigus tutvuda andmekogusse kantud andmete ja selle alusdokumendiga ning saada teavet andmete väljastamise ja kasutamise kohta.2019-07-2615:03:07Veaparandus - Parandatud ilmne ebatäpsus lisatud tühik sõnade "õigus tutvuda" vahele Riigi Teataja seaduse § 10 lõike 3 alusel.3

(3)Vastutav töötleja lahendab kaebuse, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.4

(4)Andmekogu pidamisel tekkinud puuduse ilmnemisel on andmekogu volitatud töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teinud isiku ettekirjutuses kajastatud puuduse tähtaegselt.

(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Hiiumaa Vallavolikogu.2

(2)Andmekogu tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.3

(3)Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse akt.