Määrusega asutatakse Viljandi linna andmekogu „Viljandi linna kalmisturegister“ (edaspidi kalmisturegister).
(1)Kalmisturegister asutatakse kalmistuseadusega kalmistu haldajale pandud ülesannete täitmiseks, sealhulgas Viljandi linna hallatavate ning matmiseks avatud kalmistute hauaplatside, nendele maetute ja hauaplatside kasutajate andmete kogumiseks ning kalmistu kasutamise ja haldamise korraldamiseks vajalike andmete töötlemiseks.
(2)Kalmisturegistri pidamise eesmärgid on: 1) tagada Viljandi linna kalmistute kasutamise ja haldamisega seotud kohaliku omavalitsuse ülesannete täitmiseks vajalike aktuaalsete andmete, sealhulgas Viljandi linnas matmiseks avatud kalmistutel asuvate hauaplatside, matmiskohtade, nende kasutajate ja sinna maetute süstematiseeritud andmete olemasolu; 2) võimaldada Viljandi linna kalmistute kasutamise ja haldamise korraldamisel elektroonilist asjaajamist ja teabevahetust; 3) teha avalikustamist võimaldavad kalmistute ja maetute andmed kättesaadavaks internetis vastava veebilehe (edaspidi kalmistuportaal) kaudu.
(1)Kalmisturegistrit peetakse veebipõhise andmekoguna.
(2)Kalmisturegistri pidamiseks kasutatakse veebipõhist infosüsteemi standardlahendust "Kalmistute Register” (lühinimi “haudi”), mis on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis (RIHA) viitenumbriga IS002080.
(3)Registri pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust, andmed säilitatakse digitaalsel kujul ja alusdokumendid säilitatakse digitaalselt või paberkandjal.
(1)Turbeaste on keskmine (M).
(2)Turvaklass on K2T1S1.
(1)Kalmisturegistri vastutav töötleja on Viljandi Linnavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus). Ametiasutuse juht määrab isiku või isikud, kes täidavad ameti- või tööülesande korras vastutava töötleja ülesandeid.
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab kalmisturegistri pidamist ning vastutab kalmisturegistri pidamise õiguspärasuse eest; 2) tagab kalmisturegistri pidamiseks vajaliku infosüsteemi standardlahenduse kasutamise õiguse olemasolu; 3) korraldab kalmisturegistri turvalise majutamise, sealhulgas võib sõlmida lepinguid kalmisturegistri majutamiseks väljaspool ametiasutust; 4) määrab kalmisturegistri volitatud töötlejad ja nende pädevuse ulatuse; 5) annab volitatud töötlejale juhiseid tema ülesannete täitmiseks; 6) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise üle.
(1)Kalmisturegistri volitatud töötlejad on isikud või asutused, keda vastutav töötleja volitab täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
(2)Kalmisturegistri volitatud töötleja ülesanded vastutava töötleja määratud ulatuses on: 1) registri majutamine, sealhulgas registriandmete säilimise ja kaitse tagamine; 2) registri pidamiseks kasutatava infosüsteemi hooldamine ja vajadusel täiustamine; 3) andmete kogumine ja registrisse kandmine; 4) registriandmete aktuaalsuse ja õigsuse tagamine; 5) õigustatud isikute juurdepääsu tagamine registriandmetele; 6) avalikustamist võimaldavate kalmistute ja maetute andmete avalikkusele teatavaks tegemine internetis vastava veebilehe kaudu; 7) isikutele nende kohta registrisse kantud andmete kättesaadavaks tegemine; 8) muud vastutava töötleja antavad ülesanded kalmisturegistri pidamise eesmärkide täitmiseks.
Kalmisturegistrisse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus, kui õigusaktides ei ole sätestatud teisiti.
Kalmisturegistri pidamisega seotud kulu kaetakse Viljandi linna eelarvest. 2020-08-28 11:46:30 Veaparandus - Parandatud täheviga sõnas "seotud". Riigi Teataja seaduse § 10 lg 3 alusel.
Kalmisturegistris töödeldakse kalmistuseaduse § 11 nimetatud andmeid ning muid Viljandi linna halduses olevate matmiseks avatud kalmistute kasutamise ja haldamise korraldamiseks vajalikke andmeid vastavalt käesoleva määruse § 3 lõikes 2 nimetatud infosüsteemi võimalustele.
(1)Kalmistu andmed: 1) kalmistu nimi; 2) aadress; 3) kalmistu haldaja kontaktandmed; 4) kalmistu haldaja pakutavad teenused ja hinnakiri.
(2)Maetu andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood või sünniaeg; 3) surmaaeg; 4) surmatõendi või surmateatise number ja väljaandja; 5) andmed maetu usutunnistuse kohta (omaste vabal tahtel antav teave).
(3)Matmise andmed: 1) matmise kuupäev; 2) matmise viis: kirstu- või urnimatus; 3) kirstu või urni materjal; 4) matja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg ning kontaktandmed (andmesubjekti valikul postiaadress, telefoninumber või e-posti aadress), juriidilisest isikust matja puhul ärinimi ja registrikood; 5) matmise registreerimise avalduse number ja esitamise kuupäev; 6) ümbermatmise korral ümbermaetavate säilmete senise matmiskoha andmed ja esmane matmise kuupäev, kui see on teada.
(4)Hauaplatsi andmed: 1) asukoht kalmistul (kvartal, rida, koht); 2) staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, mälestis vms); 3) hauakohtade arv hauaplatsil; 4) hauaplatsil asuvate hauatähiste, -piirete ja haljastuse kirjeldus, suuremõõtmeliste hauatähiste ja -piirete paigaldamiseks ning haljastuse rajamiseks antud loa andmed.
(5)Hauaplatsi kasutamise andmed: 1) hauaplatsi kasutaja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg ning kontaktandmed (andmesubjekti valikul postiaadress, telefoninumber või e-posti aadress), juriidilisest isikust kasutaja puhul ärinimi, registrikood ja kontaktandmed; 2) kasutusse antud hauaplatsi asukoha andmed; 3) hauaplatsi kasutuslepingu number ja sõlmimise kuupäev; 4) hauaplatsi kasutuslepingu lõpetamise kuupäev ja põhjus.
(6)Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmed: 1) hauaplatsi jälgimise alustamise kuupäev; 2) hauaplatsi jälgimise põhjus; 3) hauaplatsi sedeli number; 4) hauaplatsi jälgimise kontroll kuupäev; 5) hauaplatsi kontrollimise tulemus (hooldamata hauaplatsiks tunnistamise või mittetunnistamise otsus).
(7)Lõigetes 1-6 nimetatud andmete detailne koosseis on esitatud RIHA-s registreeritud infosüsteemi standardlahenduse "Kalmistute Register” andmeobjektide nimekirjas.
(1)Kalmisturegistrisse andmete andjad on hauaplatsi kasutusse taotleja, hauaplatsi kasutaja, matmise loa taotleja, matja, kalmistu haldaja ja registri vastutav töötleja.
(2)Kalmisturegistri andmete alusdokumendid on: 1) taotlus hauaplatsi kasutuslepingu sõlmimiseks; 2) hauaplatsi kasutusleping; 3) hauaplatsi kasutuslepingu lisa kasutaja muutmiseks; 4) avaldus matmise registreerimiseks; 5) avaldus hauaplatsist loobumiseks; 6) enne kalmisturegistri asutamist Viljandi linna kalmistute ja nendele maetute andmete kogud (kiriku- ja kalmisturaamatud, kalmistute haldajate peetud matmise registreerimise raamatud jms).
(3)Alusdokumentide põhjal kalmisturegistrisse kantavate andmete osas, mis on registreeritud rahvastikuregistris, toimub andmevahetus X-tee kaudu.
(1)Isikutele, kes täidavad vastutava või volitatud töötleja ülesandeid, luuakse kalmisturegistri kasutamiseks personaalsed kasutajakontod (edaspidi konto). Konto võimaldab juurdepääsu konto omaniku ülesannete täitmiseks vajalikele kalmisturegistri funktsioonidele ja andmetele. 2020-07-10 09:45:34 Veaparandus - Parandatud täheviga sõnas "täitmiseks". Riigi Teataja seaduse § 10 lg 3 alusel.
(2)Konto loomiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale kontot vajava isiku andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood; 3) volitatud isiku ülesanded, mille täitmiseks on konto vajalik; 4) loetelu kalmisturegistri andmetest ja funktsioonidest, millele isik vajab volitatud kasutajana juurdepääsu.
(3)Vastutav töötleja korraldab konto loomise kolme tööpäeva jooksul alates käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud andmete saamisest.
(4)Konto omanikku käsitletakse kalmisturegistri volitatud töötlejana tema pädevuses olevate ülesannete ulatuses.
(5)Ameti- või tööülesande korras vastutava töötleja ülesandeid täitma määratud isikutele konto loomise vajaduse otsustab vastutav töötleja.
(1)Kalmisturegistri kasutajaõigused lõpevad konto sulgemisega.
(2)Konto sulgemiseks esitab konto loomist taotlenud volitatud isik konto sulgemise taotluse vastutavale isikule. Taotluses märgitakse: 1) isiku nimi, kelle konto sulgemist taotletakse; 2) konto sulgemise tähtpäev.
(3)Konto suletakse konto sulgemise tähtpäevale järgnevast tööpäevast.
(4)Vastutav töötleja võib oma algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest asjaoludest: 1) konto kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda; 2) konto kasutaja on korduvalt kandnud registrisse ebaõigeid andmeid; 3) konto kasutaja on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul; 4) konto kasutaja on kasutanud andmeid väljaspool volitatud isiku ülesannete täitmist; 5) konto loomise taotluse esitanud isik ei ole enam volitatud isik; 6) konto kasutaja ei täida enam vastutava töötleja ülesandeid.
(1)Kõik kalmisturegistrisse kogutavad andmed kannab kalmisturegistrisse vastutava töötleja määratud volitatud töötleja (edaspidi registreerija).
(2)Registreerija tagab kalmisturegistrisse kantud andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse temale registreerimiseks esitatud andmete alusel.
(3)Andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse tagamiseks on registreerijal õigus: 1) küsida kalmisturegistrisse kogutavaid andmeid vastavalt andmete sisule ja iseloomule hauaplatsi kasutuslepingu taotlejalt, hauaplatsi kasutajalt, matmise registreerimise taotlejalt, matjalt, kalmistu haldajalt ja vastutavalt töötlejalt; 2) kontrollida esitatud andmete õigsust ning keelduda andmete kalmisturegistrisse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas kehtiva õigusega; 3) maetu, matja ja hauaplatsi kasutaja isikuandmete saamiseks või kontrollimiseks teha päringuid rahvastikuregistrisse.
(4)Registreerija parandab kalmisturegistris ilmnenud ebaõiged andmed 1) omal algatusel, kui registreerija valduses on muude andmete õigsust tõendavaid dokumente; 2) isiku nõudel muude andmete õigsust tõendavate dokumentide alusel, kui isik leiab, et tema või maetu, kelle lähedane ta on, kohta on kalmisturegistris ebaõigeid andmeid.
(1)Registreerija kannab andmed kalmisturegistrisse 3 tööpäeva jooksul nende teatavaks saamisest arvates, välja arvatud käesoleva paragrahvi lõigetes 2 ja 3 nimetatud juhul.
(2)Kalmisturegistrisse kantud ebaõiged isikuandmed parandatakse kalmisturegistris andmesubjekti põhjendatud nõudmisel ja muude andmete õigsuse tõendamise korral viivitamatult.
(3)Enne kalmisturegistri kasutusele võtmist tekkinud andmete kalmisturegistrisse kandmise tähtpäevad määrab vastutav töötleja kokkuleppel registreerijaga andmete liikide kaupa vastavalt andmete kalmisturegistrisse kandmise eeldatavale töömahukusele.
Hauaplatsi ja sinna maetute andmed seotakse kalmistu kaardiga, mille tulemusel on selgesti arusaadav, kus asub kalmisturegistrisse kantud hauaplats ja kes on sinna maetud.
Kalmisturegistri andmete töötlemise seaduslikkuse tagamiseks logitakse kõik kalmisturegistri andmetega kalmisturegistris tehtud toimingud.
(1)Kalmisturegistri pidamise lõpetamise otsustab Viljandi Linnavalitsus.
(2)Kalmisturegistri pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja kalmisturegistri andmete teistesse registrisse või arhiivi andmise ning määrab seda korraldavad isikud ning tähtajad.
(3)Kalmisturegistri pidamise lõpetamise tõttu registriandmete teistesse registritesse üleandmine ja arhiveerimine dokumenteeritakse.
(4)Kalmisturegistri pidamise lõpetamise õiguspärase korraldamise eest vastutab Viljandi Linnavalitsus.
(1)Igaühel on õigus kalmistuportaali kaudu tutvuda järgmiste kalmisturegistris sisalduvate andmetega: 1) kalmistu andmed; 2) maetu ees- ja perekonnanimi, sünniaeg ja surmaaeg; 3) hauaplatsi asukoha andmed; 4) hauaplatsi staatuse andmed; 5) muinsuskaitseliste ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed; 6) kalmistu kaart.
(2)Lõikes 1 nimetatud andmeid saab kalmistuportaalis otsida maetu nime ning sünni- ja surmaaja järgi.
Juurdepääs § 19 lõikes 1 nimetamata kalmisturegistri andmetele on lubatud: 1) kalmisturegistri vastutava ja volitatud töötleja ülesandeid täitvatele isikutele nende personaalsete kasutajakontode kaudu kalmisturegistri pidamise ning kalmistute kasutamise ja haldamisega seotud töö korraldamiseks; 2) hauaplatsi kasutajale tema kasutuses oleva hauaplatsiga seotud andmete osas kalmistuportaali kaudu.
Igal isikul või tema seaduslikul või volitatud esindajal on õigus saada vastutavalt töötlejalt teavet selle kohta, millistel eesmärkidel ja milliseid tema isikuandmeid kalmisturegistris töödeldakse, kes on kalmisturegistri volitatud töötleja tema isikuandmete osas, kellelt saadakse tema kohta käivaid andmeid, kellele võidakse neid isikuandmeid edastada ning kellele on neid juba edastatud.
(1)Alaliselt säilitatakse kalmisturegistris: 1) maetu andmed; 2) matmise andmed; 3) hauaplatsi andmed; 4) hauaplatsi kasutamise andmed.
(2)Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmeid säilitatakse 1) hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamise korral üks aasta; 2) hooldamata hauaplatsiks tunnistamise korral alaliselt.
(3)Kalmisturegistri andmetega teostatud toimingute (sisestamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms) logisid säilitatakse 10 aastat toimingu tegemisest arvates.
(1)Alates kalmisturegistri kasutusele võtmisest lõpetab Viljandi linna kalmistute haldur matmise andmete registreerimise matmise registreerimise raamatutesse.
(2)Matmise registreerimise raamatud arhiveeritakse ja säilitatakse vastutava töötleja juures alaliselt.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist Riigi Teatajas.