Määrusega kehtestatakse Kiili vallavalitsuse personaliarvestuse andmekogu (edaspidi andmekogu) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise, andmete kasutamise ning andmekogu haldamise kord.
Andmekogu pidamise eesmärgid on: 1) koondada ja süstematiseerida Kiili vallavalitsuse ametiasutuses tööl või teenistuses olevate isikute andmeid ja ja vallavalitsuse hallatavate asutuste juhtide andmeid, pidada nende alusel personaliarvestust ning tagada asutustele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu; 2) teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud aktuaalsed andmed; 3) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.
(1)Andmekogu ametlik nimetus on Kiili vallavalitsuse personaliarvestuse andmekogu.
(2)Andmekogu lühinimi on Kiili-persona.
(1)Andmekogu peetakse kooskõlas käesoleva määrusega, teiste asjaomaste riigi ja valla õigusaktidega ning lähtudes personaliarvestuse üldtunnustatud praktikast.
(2)Andmekogus säilitatakse andmeid digitaalsel kujul.
(3)Andmekogus säilitatakse logifailid andmekogule juurdepääsu õiguse andmise ja muutmise kohta.
(4)Kiili-personas on liidestatud aruandluskeskkond valla ja riigi aruannete koostamiseks.
Andmekogu pidamise kulud kaetakse Kiili valla eelarves vallakantseleile ette nähtud vahenditest.
(1)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(2)Andmekogu turvaklass on K1T1S1, turbeaste on keskmine (L).
(3)Andmekogu andmetest tehakse üks kord ööpäevas turvakoopia, millest säilitatakse alati viimase kuu aja varukoopiad ja varasemate kuude puhul 1. ja 15. kuupäeva koopiaid. Varundatuid andmeid säilitatakse 1 aasta.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Kiili Vallavalitsus.
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu pidamist ja tööd ning kavandab selle arendamist; 2) vastutab andmekogusse enda poolt sisestatud andmete õigsuse eest; 3) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 4) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3)Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.
(4)Vastutava töötleja õiguseid teostava isiku määrab vallasekretär.
(5)Vastutava töötleja õiguseid teostava isik: 1) sisestab andmed andmekogusse; 2) teeb andmekogust päringuid; 3) vormistab aruanded; 4) kasutab andmekogu üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks; 5) täidab vastutava töötleja korraldusi; 6) vastutab sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest; 7) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 8) osaleb andmekogu arendustöödel ja nende juurutamisel; 9) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(1)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmekoguna, mis koosneb digitaalsetest andmetest.
(2)Andmekogus peetakse personaliarvestust ameti- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.
Andmekogu töötlejal on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid riigi andmekogudesse.
Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) asutuse nimetus; 2) asutuse asukoha aadress; 3) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed.
Ametikoha kohta kantakse andmekogusse struktuuriüksuste kaupa järgmised andmed: 1) ametikoha nimetus; 2) ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev; 3) ametikohale ette nähtud töötaja grupp ja alamgrupp; 4) ametikoha koosseisulisus; 5) ametikoha tähtajalisus; 6) ametikohal ette nähtud koormus protsentides täiskoha koormusest; 7) ametikohal ettenähtud normtööaeg; 8) ametikoha hõivatus.
(1)Töötaja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood, selle puudumisel sünnikuupäev; 3) isikut tõendava dokumendi andmed; 4) sugu; 5) kodakondsus; 6) aadress, telefon, e-posti aadress; 7) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev; 8) katseaja kestus; 9) haridustase ja haridustaseme liik; 10) keeleoskus ja selle tase; 11) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel; asutuse staaž; 12) töö- või teenistussuhte tähtajalisus; 2019-08-15 16:22:13 Veaparandus - Parandatud ilmsed ebatäpsused punkti 11 sõnas "staaž" ja punkti 12 sõnas "töö" Riigi Teataja seaduse § 10 lõike 3 alusel. 13) töötaja koormus ametikohal; 14) töötaja grupp ja alamgrupp; 15) tervisekontrolli kuupäev; 16) koolitused, millel töötaja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond; 17) töötajale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse liik ja karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile; 18) arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev; 19) lähetused; 20) puhkused; 21) üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg; 22) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpu kuupäev; 23) töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile; 24) andmesubjekti nõusolekul tegevussektor, kust töötaja teenistusse või tööle tuleb ning kuhu teenistus- või töösuhte lõppemisel siirdub; 25) tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele, kui nõuded tulenevad seadusest; 26) ametnikel ametivande andmise aeg; 27) tööülesannete täitmiseks vajalikud load; 28) tööaja arvestuse andmed; 29) töötaja foto; 30) töötaja alaealiste laste nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.
(2)Töötaja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema töö- või teenistussuhte lõppemisel.
(3)Andmekogusse võib sisestada teisi seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.
Andmeandja on Kiili vallavalitsusega töö- või teenistussuhtes olev isik.
Töötleja sisestab andmekogusse käesoleva määruse §-des 11-13 nimetatud andmed.
Andmete alusdokumendid on: 1) haldusakt; 2) leping; 3) isikut tõendav dokument; 4) kvalifikatsiooni tõendav dokument; 5) isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument; 6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus või teatis; 7) tõend; 8) muu dokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.
(1)Andmete andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest.
(2)Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.
Andmekogust on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning saada andmeid riigi andmekogudest.
(1)Andmekogust on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid tööülesannete täitmiseks.
(2)Andmekogust avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, e-posti aadress) valla veebilehel.
Käesoleva määruse § 13 lõikes 1 sätestatud andmeid säilitatakse pärast töö- või teenistussuhte lõppemist järgmiselt: 1) punktides 3, 6, 10, 15, 17, 18 ja 25, 27 nimetatud andmeid kolm aastat; 2) punktides 9, 24 ja 26 nimetatud andmeid viis aastat; 3) punktides 8, 12, 16, 19, 20, 22 ja 28 nimetatud andmeid seitse aastat; 4) punktides 1, 2, 4, 5, 7, 11, 13, 14, 21 ja 23 nimetatud andmeid 75 aastat.
(1)Andmetele juurdepääsu õigus on vastutava töötleja õiguseid teostava isikutel, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarollidele.
(2)Andmekogu kasutajarollid on järgmised: 1) administraator - juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha andmekogu administreerimiseks vajalikke toiminguid; 2) personaliarvestaja - juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus teha personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid.
(1)Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta enam Kiili vallavalitsuses.
(2)Andmekogu kasutamise õiguse lõpetab administraator hiljemalt kasutaja töösuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.
(3)Administraator võib oma algatusel andmekogu kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest: 1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda; 2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid; 3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus; 4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt; 5) andmekogusse andmete kandmine ei ole enam kasutaja tööülesanne.
(1)Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2)Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
(3)Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.
(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Kiili Vallavalitsus.
(2)Andmekogu tegevus lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3)Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või arhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.
(4)Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete terviklikkuse eest.
(5)Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse asjakohane akt.