(1)Määrusega kehtestatakse ametiasutuse Võru Linnavalitsuse poolt peetava andmekogu (edaspidi register) „Võru linna dokumendihaldussüsteemi põhimäärus“.2(2)Registri nimi on GoPro Case Professional, lühinimi on GoPro.
Registri eesmärk on:11) Võru linna ametiasutusele (Võru Linnavalitsus) ja ametiasutuse hallatavatele asutustele saabunud ning nende poolt koostatud dokumentide haldamine;22) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine ja läbiviimine;33) juurdepääsu tagamine avalikule teabele.
(1)Registri vastutav töötleja on Võru Linnavalitsus.2(2)Vastutav töötleja:11) korraldab registri pidamist;22) teostab järelevalvet registri pidamise üle;33) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;44) kontrollib andmete esitajate ning volitatud töötlejate poolt sisestatud teabe õigsust;55) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;66) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;77) annab vastutava töötleja kasutajatele kohustuslikke juhiseid;88) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.3(3)Registri vastutav töötleja võib volitada andmete töötlemise ja andmekogu majandamise teistele riigi- või kohaliku omavalitsuse asutustele, avalik-õiguslikule juriidilisele isikule või hanke- või halduselepingu alusel eraõiguslikule isikule vastutava töötleja poolt ettenähtud ulatuses.
(1)Registrit peetakse elektroonilise andmekoguna.2(2)Register on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).3(3)Registri administraatorid määratakse linnapea käskkirjaga.
(1)Andmeid kaitstakse:11) käideldavuse osas, tagades andmete õigeaegse ja hõlpsa kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;22) terviklikkuse osas, tagades andmete õigsuse, täielikkuse, ajakohasuse, päritolu autentsuse ning volitamata muutuste puudumise;33) konfidentsiaalsuse osas, tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks volitatud tarbijatele õigustatud ulatuses.2(2)Registri andmete käideldavus, terviklikkus ja konfidentsiaalsus tagatakse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.3(3)Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T2S2.
(1)Registrisse kantud andmeid töödeldakse vastavalt kehtestatud nõuetele.2(2)Vastutav töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Registris ebaõigete andmete avastamisel parandatakse andmed viivitamatult.3(3)Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui kolme tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.4(4)Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist ja edastamist logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat, kuid mitte kauem kui dokumendi säilitustähtaja lõpuni.5(5)Andmete varundamist korraldab vastutav töötleja.
Registri kasutajad kannavad registrisse andmed neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(1)Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:11) saatja nimi ja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);22) registreerimisnumber, kuupäev ja vajadusel kellaaeg;33) liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);44) pealkiri;55) lisad;66) saabumise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle vm);77) saatja kuupäev ja viit;88) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);99) muutmis- ja lugemisõigused;1010) sarja tähis;1111) isiku nimi (vastutaja), kellele dokument suunatakse lahendamiseks;1212) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.2(2)Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:11) koostaja nimi, e-posti aadress, telefon;22) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;33) adressaadi nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon);44) registreerimisnumber ja kuupäev;55) sarja tähis;66) koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, vajadusel kellaaeg;77) pealkiri;88) liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post vms);99) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);1010) muutmis- ja lugemisõigused;1111) lisad;1212) edastamise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga vms);1313) teavitatavate nimed;1414) muud andmed, mis on dokumendi menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.3(3)Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:11) väljaandja;22) liik;33) pealkiri;44) number, kuupäev;55) allkirjastaja(te) nimi;66) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);77) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);88) muutmis- ja lugemisõigused;99) staatus (kehtiv, kehtetu);1010) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);1111) Riigi Teatajas avaldatud akti link (vastuvõetud määruse puhul);1212) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.4(4)Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:11) pidaja nimetus;22) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;33) pealkiri;44) päevakord;55) juhataja;66) protokollija;77) osavõtjad;88) puudujad;99) kutsutud;1010) külalised;1111) registreerimisnumber, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;1212) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);1313) sisu ja otsused.5(5)Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:11) osapoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;22) linna esindaja(te) (allkirjastaja) nimi ja ametikoht;33) koostaja;44) täitmise kontrollija;55) teise osapoole lepingu number või tähis;66) registreerimisnumber;77) allkirjastamise kuupäev;88) lepingu objekt/teema;99) maksumus;1010) kehtivuse algus ja lõpp;1111) täitmise tähtaeg;1212) sarja indeks;1313) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);1414) muutmis- ja lugemisõigused;1515) lepingu liik.
(1)Kasutajad on vastutava töötleja poolt selleks volitatud teenistujad.2(2)Kasutajal on juurdepääs registris sisalduvatele andmetele ametijuhendi, õigusakti või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.3(3)Kasutajad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud kohustuste ulatuses.4(4)Kasutaja juurdepääsuõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub linnapea poolt kehtestatud korras.
(1)Juurdepääs dokumendiregistri avalikule vaatele on tagatud Võru linna veebilehelt aadressil www.voru.ee seaduses sätestatud korras.2(2)Igal isikul on õigustutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega.3(3)Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale või volitatud töötlejale kirjalik taotlus, milles on toodud soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.4(4)Andmete väljastamine toimub seaduses sätestatud korras.
Andmekogusse kantud andmeid säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja kehtestatud dokumentide loetelu sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja nende alusel kehtestatud õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.
Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ja järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.
Registri tegevuse lõpetamise otsustab Võru Linnavalitsus.