(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise standardlahendusestandardlahendusega andmekoguna kooskõlas käesoleva määruse, teiste asjaomaste riigi ja valla õigusaktidega ning lähtudes personaliarvestuse üldtunnustatud praktikast.
(2) Andmekogus säilitatakse andmed digitaalsel kujul.
(3) Andmekogus säilitatakse logifailid andmekogule juurdepääsu õiguse andmise ja muutmise kohta.
(4) Andmekogus peetakse personaliarvestust ameti- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.
(5) Andmekogus on liidestatud aruandluskeskkond valla ja riigi aruannete koostamiseks.
(1) Andmekogu vastutav töötleja on Põhja-Pärnumaa Vallavalitsus. 1 (1¹) Vallakantselei teenistuja, kellel on andmekogu administraatori õigused, võimaldab vallavalitsuse teenistujatele ja hallatava asutuse administraatorile registrile juurdepääsuõiguse ulatuses, mis on vajalik vastavalt tema kasutajarollile registris teostatavate toimingute tegemiseks.
(2) Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu pidamist ja tööd; 2) vastutab andmekogusse enda poolt sisestatud andmete õigsuse eest; 3) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 4) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3) Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.
(4) Vastutava töötleja õiguseid teostava isiku määrab vallasekretär.5
(5) Vastutava töötleja õiguseid teostav isik: 1) sisestab andmekoguse käesoleva määruse §-des 9-11 nimetatud andmeid; 2) teeb andmekogust päringuid; 3) vormistab aruanded; 4) kasutab andmekogu üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks; 5) täidab vastutava töötleja korraldusi; 6) vastutab sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest; 7) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigestes andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 8) osaleb andmekogu arendustöödel ja nende juurutamisel; 9) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) asutuse nimetus; 2) asutuse asukoha aadress; 3) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed. 4) ametikohtade arv ja koormus.
Ametikoha kohta kantakse andmekogusse struktuuriüksuste kaupa järgmised andmed: 1) ametikoha nimetus; 2) ATS ametinimetus; 3) ametikoha loomisemoodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev; 4) ametikoha koosseisulisus; 5) ametikoha tähtajalisus; 6) ametikohal ette nähtud koormus ja koormuse muudatus; 7) ametikohal ettenähtud normtööaeg;. 8) ametikoha profiil; 9) ametikoha hõivatus.
(1) TöötajaTeenistuja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood, selle puudumisel sünnikuupäev; 3) isikut tõendava dokumendi andmed; 4) sugu; 5) kodakondsus; 6) aadressisiklik kontaktaadress, telefon, e-posti aadress; 7) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev; 8) töösuhte tüüp; 9) katseaja kestus; 10) haridustase ja haridustaseme liik; 11) keeleoskus ja selle tase; 12) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel; asutuses töötamise staaž; 13) töö- või teenistussuhte tähtajalisus; 14) töötaja koormus ametikohal; 15) töötaja grupp ja alamgrupp; 16) tervisekontrolli kuupäev; 17) koolitused, millel töötaja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond; 18) töötajale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse liik ja karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile; 19) arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev; 20) lähetused; 21) puhkused; 22) üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg; 23) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpu kuupäev; 24) töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile; 25)
(1) Andmetele juurdepääsu õigus on vastutava töötleja õiguseid teostava(te)l isiku(te)l, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarolli(de)le. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil. (2) Andmekogu kasutajarollid on järgmised: 1) administraator - juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha andmekogu administreerimiseks vajalikke toiminguid; 2) personalijuht - juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus teha personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid. 3) hallatava asutuse personalijuht - juurdepääs registri konkreetset hallatavat asutust puudutavale osale ja õigus teha registri selles osas administreerimiseks vajalikke toiminguid ning personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid.
(1) Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta enam Põhja-Pärnumaa Vallavalitsuses.
(2) Andmekogu kasutamise õiguse lõpetab vallasekretär hiljemalt kasutaja töösuhteandmekogu administraator või hallatava asutuse personalijuht teenistuja teenistussuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.
(3) Administraator võib oma algatusel andmekogu kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest: 1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda; 2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid; 3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus; 4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt; 5) andmekogusse andmete kandmine ei ole enam kasutaja tööülesanne.