Määrusega sätestatakse Rõuge Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi (edaspidi register) asutamise ja pidamise kord, sealhulgas vastutava ja volitatud töötleja ülesanded, kogutavate andmete koosseis, andmete registrisse kandmise ja registri haldamise kord ning andmete väljastamise tingimused.
Registri ametlik nimetus on Rõuge Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteem Amphora ja lühinimi Amphora.
Registri omanik on Rõuge vald.
(1)Registri vastutav töötleja on Rõuge Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus).
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab registri pidamist; 2) teostab järelevalvet registri pidamise üle; 3) annab juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 4) kontrollib andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust; 5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest; 6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele; 7) täidab muid õigusaktidega kohaliku omavalitsuse andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
(3)Vallasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, kellel on õigus hallata registrit või selle osade juurdepääsuõigusi (süsteemi administraatorid).
(1)Registri töötlejad on Rõuge Vallavalitsuse teenistujad ja töötajad (edaspidi töötleja) ning registri standardlahenduse pakkuja.
(2)Töötleja: 1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid; 2) peab arvestust andmete väljastamise kohta; 3) teeb registris muudatusi ja parandusi; 4) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks; 5) tagab registrisse kantud andmete säilimise; 6) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel; 7) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks; 8) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest; 9) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest; 10) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel; 11) täidab vastutava töötleja korraldusi.
Registri eesmärk on: 1) Rõuge Vallavalitsusele saabunud ning selles koostatud dokumentide haldamine; 2) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine ja läbiviimine; 3) juurdepääsu tagamine avalikule teabele.
(1)Registrit peetakse infotehnoloogilise standardlahendusega andmekoguna.
(2)Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3)Register on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga DHX.
(1)Registri turvaklass on K2T1S2.
(2)Registri turbeaste on keskmine (M).
(3)Registri vastutava ja volitatud töötleja kohustus on tagada registri andmete käideldavus, terviklus ja konfidentsiaalsus töötleja organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
Registri arendamise ja pidamise kulu kaetakse Rõuge valla eelarvest.
(1)Registrisse kantud andmeid töödeldakse vastavalt kehtestatud nõuetele.
(2)Töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Väärate andmete avastamisel registris parandab töötleja väärad andmed viivitamatult.
(3)Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat.
(4)Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.
Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(1)Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed: 1) saatja nimi; 2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 3) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon); 4) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms); 5) pealkiri; 6) dokumendi lisad; 7) dokumendi saabumise viis (DHX, e-posti või posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle); 8) saatja märgitud kuupäev ja viit; 9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused; 11) sarja tähis; 12) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks; 13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
(2)Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed: 1) koostaja nimi; 2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus; 3) vormistaja nimi; 4) saaja nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon); 5) registreerimisnumber ja kuupäev; 6) sarja tähis; 7) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, vajadusel kellaaeg; 8) pealkiri; 9) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll jne); 10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 11) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused; 12) dokumendi lisad; 13) edastamise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne); 14) teavitatavate nimed; 15) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
(3)Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed: 1) akti väljaandja; 2) akti liik; 3) pealkiri; 4) number, kuupäev; 5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg; 6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega); 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 8) akti muutmis- ja lugemisõigused; 9) staatus (kehtiv, kehtetu); 10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta); 11) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.
(4)Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed: 1) pidaja nimetus; 2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis; 3) pealkiri; 4) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis; 5) juhataja; 6) protokollija; 7) osavõtjad; 8) puudujad; 9) kutsutud; 10) külalised; 11) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused; 12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 13) protokolli kantud istungi käik ja otsused.
(5)Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed; 2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi ja ametikoht; 3) vormistaja nimi; 4) täitmise kontrollija nimi; 5) lepingu number või tähis; 6) registreerimisnumber; 7) allkirjastamise kuupäev; 8) lepingu objekt/teema; 9) lepingu maksumus; 10) kehtivuse algus ja lõpp; 11) sarja indeks; 12) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 13) muutmis- ja lugemisõigused; 14) lepingu liik.
Registrisse kantud andmeid muudab töötleja alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.
Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus.
(1)Registris sisalduvatele andmetele on juurdepääs vastutava töötleja ja töötleja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2)Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.
(3)Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub vastavalt Rõuge Vallavalitsuse dokumendihalduskorrale.
(1)Igaühel on otsejuurdepääs avalikule dokumendiregistrile Rõuge valla veebilehe kaudu aadressilt www.rauge.ee seaduses sätestatud korras.
(2)Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.
(3)Andmete väljastamise eest tasu ei võeta.
(4)Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide liigitusskeemi sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.
Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ja järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.
(1)Registri pidamise lõpetamise otsustab Rõuge Vallavalitsus.
(2)Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.