(1)Määrusega asutatakse Rae valla eelarvest toetuste taotlemise ja menetlemise infosüsteem Spoku (edaspidi register) ja kinnitatakse registri pidamise kord.
(2)Registri lühinimi on SPOKU.
(1)Registri pidamise eesmärk on: 1) luua keskkond Rae valla eelarvest antavate toetuste taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks; 2) tagada toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus; 3) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.
(2)Registrit kasutatakse muuhulgas teabeväravana, mille kaudu pakutakse juurdepääsu kohaliku omavalitsuse teenustele.
(1)Registri vastutav töötleja on Rae Vallavalitsus.
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab registripidamist; 2) annab volitatud töötlejatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses; 3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust; 5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest; 6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele; 7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3)Vallasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.
(1)Registri volitatud töötlejad on Rae Vallavalitsuse struktuuriüksused ja valla allasutused, kelle ülesanne on Rae vallavalitsuse esitatud toetuste taotluste menetlemine, kes vastutab toetuse andmise eest ning teostab järelevalvet toetuse kasutamise lepingu täitmise üle.
(2)Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele: 1) esitab registrisse andmeid; 2) kasutab registrit ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks; 3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest; 4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest; 5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel; 6) täidab vastutava töötleja korraldusi.
(3)Vallavalitsuse vastava struktuuriüksuse juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.
Registri pidamine finantseeritakse Rae valla eelarvest.
(1)Registrit peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2)Registrisse kantavate andmete, nende muutmise ja registrisse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3)Register kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
(1)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2)Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3)Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
(1)Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2)Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.
(3)Registri andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 6 kuud.
(4)Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Turvakoopiaid säilitatakse 30 päeva.
(1)Registrisse kantakse seoses toetuse taotlemisega järgmised andmed: 1) taotluse esitaja iseenda, taotlusega seotud isikute, toetuse objekti, toetuse tegevuse ja toetuse kasutamise kohta; 2) volitatud töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta ametiülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2)Registrisse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt: 1) rahvastikuregister; 2) Eesti Hariduse Infosüsteem (EHIS); 3) kinnistusraamat; 4) aadressiandmete süsteem; 5) äriregister; 6) kutseregister.
(3)Andmekogusse kantavad andmed kohaliku omavalitsuse poole pöördunud isiku kohta või isiku kohta, kelle nimel on taotlus esitatud: 1) isikukood; 2) eesnimi (RR); 3) perekonnanimi (RR); 4) sünniaeg (RR); 5) staatus rahvastikuregistris (sh surma aeg) (RR); 6) perekonnaseis; 7) arvelduskonto andmed; 8) dokumendifoto; 9) rahvastikuregistrijärgne elukoht (RR); 10) elukohta registreerimise kuupäev (RR); 11) kinnistu andmed (KR); 12) aadress (ADS); 13) postiaadress; 14) kontaktandmed (telefon, e-post); 15) sotsiaalne seisund; 16) haridusasutuse nimetus; 17) klass/kursus/rühm; 18) eestkostetava isikukood; 19) eestkostetava nimi (RR); 20) perekonnaliikme isikukood; 21) perekonnaliikme eesnimi; 22) perekonnaliikme perekonnanimi; 23) sõiduki mark ja mudel; 24) sõiduki registreerimisnumber.
(4)Registrisse kantavad andmed juriidilisest isikust taotluse esitaja kohta: 1) nimi; 2) registrikood; 3) postiaadress; 4) esindaja nimi; 5) telefon; 6) e-posti aadress; 7) taotletav summa; 8) toetuse kasutamise eesmärk; 9) tegutsemisvorm; 10) tegevuse piirkond; 11) tegevuses osalejate arv vanuses 7–19 eraldi Rae vallas ja väljaspool Rae valda; 12) tegevuses osalejate arv vanuses 20 ja vanemad eraldi Rae vallas ja väljaspool Rae valda; 13) osaleja nimi; 14) osaleja isikukood; 15) osaleja rahvastikuregistrijärgne elukoht; 16) osaleja õppeasutus, huvihariduse või -tegevuse pakkuja; 17) alaealise osaleja seadusliku esindaja nimi, isikukood ja kontaktandmed; 18) osaleja saavutused/tulemused; 19) tegutsemiskoht; 20) tegevuse juhendajate/treenerite nimekiri koos litsentsi/kutsetunnistuse andmetega; 21) tegevuse eesmärk; 22) toetuse kasutamise tegevuse kirjeldus; 23) aruande esitaja nimi; 24) aruande esitaja kontaktandmed.
(5)Registrisse kantavad taotluse menetlusandmed: 1) taotluse esitamise aeg; 2) taotluse olek; 3) taotlust menetlev isik; 4) puudused ja nende kõrvaldamiseks antud tähtaeg.
(1)Vastutav või volitatud töötleja kannavad registrisse andmeid neile õigusaktiga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2)Registrisse esitavad andmeid: 1) taotluse esitaja iseenda, taotlusega seotud isikute, toetuse objekti ja toetuse kasutamise kohta; 2) huvitegevuses osaleja (või tema seaduslik esindaja) iseenda (või oma lapse) osaluse ja eelisala kohta; 3) volitatud töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta.
X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid: 1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta; 2) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta; 3) aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta; 4) kinnistusraamatust andmeid isiku kinnistu kohta; 5) Eesti Hariduse Infosüsteemist andmeid õpilaste kohta; 6) kutseregistrist andmeid kutsetunnistuste kohta.
Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(1)Registrile on igaühel otsejuurdepääs aadressilt https://piksel.ee/spoku/rae/. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt: 1) huvitegevuses osalejal on juurdepääs iseenda andmetele; 2) huvitegevuses osaleja seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste andmetele; 3) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, esitatud taotluse ja aruandega seotud andmetele; 4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja süsteemi administraatoril on juurdepääs kõikidele registri andmetele.
(3)Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Rae Vallavalitsus poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.
(1)Volitatud töötleja õiguste teostajad kannavad andmeid registrisse üle turvakanali ligipääsetava veebilehe https://piksel.ee/spoku/rae/ kaudu. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Juurdepääsuõiguse saamiseks registrisse andmete kandmiseks esitatakse vallasekretärile taotlus, milles märgitakse: 1) volitatud töötleja nimi ja registrikood; 2) volitatud töötleja nimel andmeid sisestama hakkava isiku ees- ja perekonnanimi, isikukood; 3) loetelu ülesannetest, miks on vajadus andmete töötlemiseks.
(3)Andmekogu süsteemi administraator loob kasutajakontod volitatud töötleja õiguste teostajatele ning vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.
(1)Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(2)Andmete väljastamine on tasuta.
(3)Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Registrisse kantavaid andmeid säilitatakse registris üks aasta alates menetluse lõpetamisest registris. Seejärel isikuandmed hävitatakse kustutamise teel.
(2)Registri alusdokumente säilitatakse Rae Vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.
(1)Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2)Registri üle järelevalvet teostaval isikul on õigus tutvuda andmekogusse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete andmekogust väljastamise ja kasutamise kohta.
(3)Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registrisse pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
(4)Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on registri volitatud töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks.
(5)Registri vastutav töötleja kontrollib volitatud töötlejate poolt esitatud andmete õigsust ja andmete tähtaegset esitamist.
(1)Registri tegevuse lõpetamise otsustab Rae Vallavalitsus.
(2)Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
(1)Tunnistada kehtetuks Rae Vallavalitsuse 20.02.2018 määrus nr 6 “Rae valla toetuste taotlemise infosüsteemi asutamine ja põhimäärus”.
(2)Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
(6)Registrisse kantavad taotluse menetleja andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood; 3) kontaktandmed; 4) organisatsioon.
(7)Registri kui teabevärava kaudu muul eesmärgil esitatud muid dokumente ja andmeid töödeldakse Rae vallavalitsuse ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumendiregistris.