(1)Määrusega asutatakse kohaliku omavalitsuse andmekogu ametliku nimetusega Raasiku valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.
(2)Andmekogu lühinimi on RaasikuSPOKU.
Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärk on: 1) luua keskkond Raasiku valla poolt pakutavate toetuste taotluste elektrooniliseks vastuvõtmiseks ja menetlemiseks; 2) tagada toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus; 3) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.
Andmekogu pidamist finantseeritakse Raasiku valla eelarvest.
(1)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmekoguna.
(2)Andmekogu on registreeritud standardlahendust SPOKU kasutava infosüsteemina riigi infosüsteemi haldussüsteemis (edaspidi RIHA) ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
(3)Registri pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ja andmed säilitatakse digitaalsel kujul.
(4)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(5)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(6)ISKE klassifikatsiooni alusel on andmekogu turbeaste keskmine (M) ja turvaklass K1T1S2.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Raasiku Vallavalitsus (edaspidi vastutav töötleja).
(2)Vallavanem määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostajad ning andmekogu kasutajad, kellel on andmekogule valdkondlik ja rollipõhine juurdepääsuõigus. Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel; 2) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid; 3) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks; 4) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli; 5) korraldab taotluste menetlemist; 6) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks; 7) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest; 8) edastab vajadusel laekunud taotlused täiendavaks kooskõlastamiseks; 9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.
(1)Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu majutaja.
(2)Andmekogu volitatud töötleja: 1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust; 2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise; 3) tagab andmekogu turvalisuse ja andmete säilimise; 4) täidab vastutava töötleja juhiseid andmete töötlemisel ja andmekogu majutamisel; 5) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 6) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks.
(1)Vastutav töötleja kannab andmekogusse andmeid neile õigusakti või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses. Andmete kogumisel lähtutakse eesmärgikohasuse ja minimaalsuse põhimõttest.
(2)Andmekogusse kogutakse andmed: 1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta; 2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta; 3) andmekogu pidamise ja järelevalve kohta.
(3)Andmekogu andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(4)Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.
(5)Täpsem andmete koosseis on toodud määruse lisas 1.
Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse Euroopa Parlamendi ja Nõukogu 27.04.2016 määruses nr (EL) 2016/679 „Isikuandmete kaitse üldmäärus“, avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides, sisekordades ja põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
Andmekogusse esitavad andmeid: 1) taotluse esitaja iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse objekti, taotluse tegevuse ja toetuse kasutamise kohta; 2) vastutav töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta ametiülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
Infosüsteemide andmevahetuskihi X-tee kaudu sooritatakse automaatselt päringud järgmistesse andmekogudesse: 1) äriregistrist kontrollitakse registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmeid ja põhikirja ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavaid juriidilisi isikuid; 2) rahvastikuregistrist kontrollitakse isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukohaandmeid, isikutevahelisi seoseid, matusetoetuse taotluse juures surma kuupäeva; 3) aadressiandmete süsteemist kontrollitakse objekti aadressi; 4) kinnistusregistrist kontrollitakse isikukoodi ja registrikoodi alusel andmeid kinnistute kohta; 5) Eesti Hariduse Infosüsteemist kontrollitakse isikukoodi alusel andmeid õpilaste kohta; 6) kutseregistrist kontrollitakse isikukoodi alusel andmeid kutsetunnistuste kohta.
(1)Andmekogusse kantud andmete õigsuse eest vastutab andmeandja.
(2)Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus parandab vastutav töötleja andmed 5 tööpäeva jooksul või korraldab andmete parandamise koostöös volitatud töötlejaga.
(1)Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt: 1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandlusega seotud andmetele; 2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele; 3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetava andmetele; 4) vastutava töötleja õiguste teostajatest administraatoril on juurdepääs kõikidele andmetele, teistel kasutajatel on valdkondlik ja rollipõhine juurdepääsuõigus. Volitatud töötlejal on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.
(3)Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Raasiku valla poolt taotluste esitamisega seonduvat infot ning esitada taotlusi ja dokumente.
(1)Andmekogusse kantud andmeid väljastab vastutav töötleja järgmiselt: 1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale tema kohta käivaid andmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega; 2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks; 3) kolmanda isiku kohta andmekogust väljavõtete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.
(2)Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta, välja arvatud juhul, kui teabe väljastamisega seotud otseste kulutuste eest maksmine on seadusega ette nähtud.
(3)Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani.
(2)Andmekogu alusdokumente säilitatakse ametiasutuse dokumendihaldussüsteemis vastavalt kinnitatud dokumentide liigitusskeemile.
(3)Andmekogu volitatud töötleja korraldab andmete logimist ja perioodiliselt andmetest turvakoopiate tegemise. Logiandmeid säilitatakse üks aasta andmete tekkimisest. Turvakoopiaid säilitatakse üks aasta.
Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Raasiku Vallavalitsus. Enne andmekogu lõpetamist kooskõlastatakse andmekogu tehniline dokumentatsioon AvTS § 433 lõikes 3 sätestatud korras.
(2)Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse või arhiivi või andmete hävitamine ning andmete üleandmise või hävitamise tähtaeg.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.