(1)Määrusega asutatakse andmekogu, ametliku nimetusega „Kose valla osutatavate teenuste ja toetuste taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu“ (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.2(2)Andmekogu lühinimi on „SPOKU“.
(1)Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärgiks on:11) parendada ja kaasajastada Kose valla taotluste esitamise ja menetlemise protsessi;22) luua keskkond taotluste elektrooniliseks vastuvõtmiseks ja menetlemiseks;33) tõhustada Kose V allavalitsuse sisest asjakohast infovahetust;44) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega;55) tagada Kose valla eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;66) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.2(2)Andmekogu avaliku liidese kaudu pakutakse juurdepääsu erinevatele kohaliku omavalitsuse teenustele.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Kose Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus).2(2)Kose Vallavalitsus määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, sh hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi (edaspidi administraatorid).3(3)Vastutav töötleja:11) korraldab andmekogu kasutusse võtmist ja pidamist sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel;22) töötleb, sh sisestab andmekogusse paberil esitatud taotluste andmeid ja väljastab andmeid;33) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli;44) korraldab taotluste menetlemist;55) annab andmekogu volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse ning juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;66) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;77) edastab vajadusel laekunud taotlused täiendavaks kooskõlastamiseks;88) rakendab meetmeid andmete kaitse, sh andmetele juurdepääsu ja andmete säilitamise tagamiseks;99) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse ning andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;1010) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(1)Andmekogu volitatud töötleja on isik, kes peab andmekogu või töötleb andmeid vastutava töötlejaga sõlmitud lepingu alusel.2(2)Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu majutaja Piksel OÜ.3(3)Volitatud töötleja:11) majutab, hooldab, arendab ja haldab andmekogu;22) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise;33) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;44) võimaldab andmetele juurdepääsu;55) täidab vastutava töötleja poolt antud ülesandeid andmekogu pidamisel ja andmete töötlemisel vastavuses seaduste ja seaduste alusel vastuvõetud õigusaktidega ning sõlmitud lepinguga;66) teavitab viivitamatult vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, nende mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;77) kasutab andmekogu ja andmeid vaid enda ülesannete täitmiseks;88) tagab andmete kaitsega seotud teabe saladuses hoidmise ka pärast volitatud töötleja volituste lõppemist;99) korraldab vastutava töötleja ülesandel käesoleva määruse § 6 lg 1 p 1 ja 3-5 loetletud andmekogu kasutajatele vajalikku väljaõpet;1010) täidab teisi ülesandeid, mis on käesoleva määrusega antud tema pädevusse.
Andmekogu pidamist finantseeritakse Kose valla eelarvest.
(1)Andmekogu kasutajad on:11) Administraator - Kose Vallavalitsuse poolt määratud vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d);22) väline kasutaja – avaliku e-keskkonna kaudu taotluse esitaja;33) menetleja – isik, kes näeb temaga seotud valdkondade taotlusi, saab neid menetleda (sisestada, muuta) ning lisada taotlusele muud vajalikku infot;44) hindaja – isik, kes näeb temale hindamiseks määratud taotlusi ning saab täita hindamislehti;55) allkirjastaja – isik, kes allkirjastab ja kooskõlastab taotlusi, lepinguid, kokkuleppeid jm vajalikke dokumente;66) vaatleja – isik, kelle on projektide vaatamise õigus.2(2)Administraator:11) haldab andmekogu, annab andmekogu kasutajatele juurdepääsuõigused ja määrab kasutajarollid;22) koostab ja haldab taotluste vorme;33) väljastab andmekogust andmeid või otsustab teabe andmisest keeldumise;44) haldab logisid ja keskkonna üldhäälestust;55) teeb koostöös andmekogu kasutajatega andmekogu vastutavale ja volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;66) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja andmekogu kasutamisega seotud vastutava töötleja ülesandeid.
(1)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.2(2)Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.3(3)Andmekogu on registreeritud standardlahendusena riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).4(4)Andmekogusse kantud andmete ja esitatud dokumentide arhiveerimisel lähtutakse arhiiviseadusest.
(1)Andmeid kaitstakse:11) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;22) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;33) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.2(2)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.3(3)Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.4(4)Süsteemi andmetest tehakse serverisiseseid ja serveriväliseid koopiaid igal öösel. Igapäevaseid koopiaid säilitatakse 7, iganädalasi 4, igakuiseid 12 viimast koopiat.
(1)Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) (ELT L 119, 04.05.2016. a, lk 1-88), isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides, sisekordades ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.2(2)Andmekogu kasutajad on kohustatud tagama andmekogusse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Andmekogus ebaõigete andmete avastamisel parandatakse andmed ühe tööpäeva jooksul.( 3) Andmekogu andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 6 kuud.3(3)Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.
(1)Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse registris kaks aasta alates menetluse lõpetamisest registris. Seejärel isikuandmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.2(2)Andmekogu alusdokumente säilitatakse vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.3(3)Esitamata jäänud ja pooleli olevate taotluste andmeid, mis ei ole lõpetatud, säilitatakse 2 kuud.
(1)Vastutav või volitatud töötleja kannavad andmekogusse andmeid neile õigusakti või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.2(2)Andmekogusse esitavad andmeid:11) taotluse esitaja iseenda, taotlusega seotud isikute, toetuse objekti, toetuse tegevuse ja toetuse kasutamise kohta;22) vastutav töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta ametiülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.3(3)Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas.
Andmekogusse saadakse andmeid X-tee kaudu automaatse päringuga järgmistelt andmekogudelt:11) Eesti Rahvastikuregistrist – isikukoodi alusel, eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta;22) Eesti Hariduse Infosüsteemist (EHIS) – õpilaste kohta;33) kinnistusraamatust – isikule kuuluvate kinnistute kohta;44) aadressiandmete süsteemist – koha-aadressi kohta;55) äriregistrist – registrikoodi alusel, füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku esindatavate juriidiliste isikute kohta;66) kutseregistrist – kutsetunnistuste kohta.
(1)Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.2(2)Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Kose valla poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.3(3)Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:11) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandega seotud andmetele;22) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele;33) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma ettevõtte või alaealiste laste ja eestkostetavate andmetele;44) administraatoril on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.55) käesoleva määruse § 6 lg 1 p 3-6 loetletud andmekogu kasutajatel – juurdepääs andmetele vastavalt konkreetsele kasutajale määratud kasutajaõigustele;66) volitatud töötlejal - juurdepääs andmetele lepingus sätestatud ulatuses ja tingimustel.
(1)Käesoleva määruse § 6 lg 1 p 3-6 loetletud andmekogu kasutajate juurdepääsud sulgeb administraator.2(2)Administraator võib omal algatusel käesoleva määruse § 6 lg 1 p 3-6 loetletud andmekogu kasutajate andmekogule juurdepääsuõiguse lõpetada kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:11) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;22) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;33) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kelle puudub selleks õigus;44) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;55) andmekogusse andmete kandmine (sisestamine) ei ole enam kasutaja tööülesanne.3(3)Volitatud töötlejale suletakse juurdepääs andmekogu andmetele lepingu lõppemisel või andmekogu pidamise lõpetamisel.
(1)Andmekogust kolmanda isiku kohta andmete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Administaator kontrollib taotluse õiguslikku alust ja väljastab andmed või keeldub andmete või teabe väljastamisest, teavitades sellest andmesubjekti 5 tööpäeva jooksul.2(2)Andmete väljastamine on tasuta.3(3)Administraator ja volitatud töötleja peavad arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Järelevalvet andmekogu pidamise seaduslikkuse ja andmete õiguspärase töötlemise üle teostavad vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.2(2)Andmekogu üle järelevalvet teostaval isikul on õigus tutvuda andmekogusse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete andmekogust väljastamise ja kasutamise kohta.3(3)Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.4(4)Andmekogu pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on volitatud töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses määratud tähtajaks.
(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Kose Vallavolikogu.2(2)Andmekogu tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse või avalikku arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.