(1)Määrusega asutatakse Kanepi valla eelarvest toetuste taotlemise ja menetlemise infosüsteem Spoku (edaspidi register) ja kinnitatakse registri pidamise kord.
(2)Registri lühinimi on SPOKU.
(1)Registri pidamise eesmärk on: 1) luua keskkond Kanepi valla eelarvest antavate toetuste taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks; 2) tagada toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus; 3) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.
(2)Registrit kasutatakse muuhulgas teabeväravana, mille kaudu pakutakse juurdepääsu kohaliku omavalitsuse teenustele.
(1)Registri vastutav töötleja on Kanepi Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus). Ametiasutuse juht määrab isiku või isikud, kes täidavad ameti- või tööülesande korras vastutava töötleja ülesandeid.
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab registri pidamist; 2) annab volitatud töötlejatele juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses; 3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust; 5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest; 6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele; 7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(1)Registri volitatud töötlejad on volitatud töötlejad on isikud või asutused, keda vastutav töötleja volitab täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
(2)Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele: 1) esitab registrisse andmeid; 2) kasutab registrit ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks; 3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest; 4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest; 5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel; 6) täidab vastutava töötleja korraldusi.
Registri pidamist finantseeritakse Kanepi valla eelarvest.
(1)Registrit peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2)Registrisse kantavate andmete, nende muutmise ja registrisse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3)Register kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
(1)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2)Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3)Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T1S1.
(1)Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2)Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.
(3)Registri andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 6 kuud.
(1)Registrisse kantakse seoses toetuse taotlemisega järgmised andmed: 1) toetuse taotleja andmed; 2) taotlusega seotud isikute andmed; 3) taotluse objekti andmed; 4) taotluse menetlusandmed; 5) eraldatud toetuse ja selle kasutamise andmed.
(2)Täpsem andmete koosseis on toodud käesoleva määruse lisas.
(3)Registri kui teabevärava kaudu muul eesmärgil esitatud muid dokumente ja andmeid töödeldakse ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste dokumendiregistris.
(1)X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmiseid päringuid: 1) Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta; 2) Äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta.
(2)Registri kui teabevärava kaudu esitatakse avaliku teenuse saamiseks dokumente dokumendiregistrile.
Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(1)Juurdepääs registri andmetele sõltub kasutajale antud õigustest. Juurdepääsu registrile saavad vastutav ja volitatud töötleja ning andmeandja vastavalt neile määratud õiguste ulatuses.
(2)Registri andmetele tagatakse juurdepääs järgmiselt: taotluse esitanud andmeandjal on õigus registrisse sisestada enda kohta käivaid andmeid, vaadata enda kohta käivaid andmeid, ja saada infot esitatud taotluse ja tema andmete töötlemise kohta. 1) Identifitseerimata kasutaja – juurdepääs registrile puudub; 2) Taotluse esitanud andmeandja– avaliku e-keskkonna kaudu registrit kasutav tuvastatud füüsiline või juriidiline isik; 3) vastutav või volitatud töötleja –ametiasutuse, muu asutuse või juriidilise isiku teenistuja või töötaja, kellele on andmekogu kasutusõiguste haldamisel määratud kasutajaroll või -rollid.
(3)Vastutav ja volitatud töötleja näevad andmekogus olevaid andmeid neile vastutava töötleja poolt määratud õiguste piires, andmekooseis, mida vastutav ja volitatud töötleja näevad on toodud Lisas 1.
(4)Taotluse esitanud andmeandjale kuvatakse temaga seotud taotluste andmed ja menetluse käigus tekkivad andmed.
(5)Registrile juurdepääsu õigus on ka isikul, kes arendab või hooldab registrit, arendus- või hoolduslepingus sätestatud ulatuses ja tingimustel.
(1)Volitatud töötleja õiguste teostajad kannavad andmeid registrisse üle turvakanali ligipääsetava veebilehe https://kanepi.kovtp.ee/kaudu. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Juurdepääsuõiguse saamiseks registrisse andmete kandmiseks esitatakse vastutavale töötlejale taotlus, milles märgitakse: 1) volitatud töötleja nimi ja registrikood; 2) volitatud töötleja nimel andmeid sisestama hakkava isiku ees- ja perekonnanimi, isikukood; 3) loetelu ülesannetest, miks on vajadus andmete töötlemiseks.
(3)Registri süsteemi administraator loob kasutajakontod volitatud töötleja õiguste teostajatele ning vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.
(1)Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(2)Andmete väljastamine on tasuta.
(3)Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Registrisse kantavaid andmeid säilitatakse registris üks aasta alates menetluse lõpetamisest registris. Seejärel isikuandmed hävitatakse kustutamise teel.
(2)Registri alusdokumente säilitatakse Kanepi Vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.
Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(1)Registri tegevuse lõpetamise otsustab Kanepi Vallavolikogu.
(2)Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.