(1)Määrusega asutatakse Viru-Nigula valla osutatavate teenuste ja toetuste taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ning kehtestatakse andmekogu pidamise kord.
(2)Andmekogu lühinimi on „SPOKU“.
Andmekogu pidamise eesmärgid on: 1) parendada ja kaasajastada Viru-Nigula valla taotluste esitamise ning menetlemise protsessi; 2) luua keskkond taotluste elektrooniliseks vastuvõtmiseks ja menetlemiseks; 3) tõhustada vallavalitsuse sisest asjakohast infovahetust; 4) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega; 5) tagada Viru-Nigula valla eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus; 6) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste, lubade jms üle.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Viru-Nigula vallavalitsus.
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu pidamist, sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel; 2) töötleb, sh sisestab ja väljastab andmeid; 3) rakendab meetmeid andmete kaitse, sh andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks; 4) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli; 5) korraldab taotluste menetlemist; 6) annab volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse; 7) vajadusel edastab laekunud taotlused täiendavaks kooskõlastamiseks; 8) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 10) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele; 11) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3)Vallavalitsuse vastava struktuuriüksuse juht määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.
(1)Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu majutaja Piksel OÜ.
(2)Volitatud töötleja: 1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust; 2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise; 3) tagab andmekogu turvalisuse ja andmete säilimise; 4) täidab vastutava töötleja juhiseid andmete töötlemisel ja andekogu majutamisel; 5) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 6) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks.
(1)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2)Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3)Andmekogu on registreeritud standardlahendusena riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
(4)Andmekogusse kantud andmete ja esitatud dokumentide arhiveerimisel lähtutakse arhiiviseadusest.
(1)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3)Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
(1)Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2)Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed esimesel võimalusel.
(3)Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani.
(4)Andmekogu volitatud töötleja korraldab andmete logimist ja perioodiliselt andmetest turvakoopiate tegemise. Logiandmeid säilitatakse kolm aastat andmete tekkimisest. Turvakoopiaid säilitatakse üks aasta.
(1)Andmekogusse kogutakse andmed: 1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta; 2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta; 3) andmekogu pidamise ja järelevalve teostamise kohta.
(2)Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas.
Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt ja andmeandjatelt: 1) taotluse esitaja; 2) taotlusega seotud isik; 3) volitatud töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta; 4) rahvastikuregister; 5) Eesti Hariduse Infosüsteem; 6) kinnistusraamat; 7) aadressiandmete süsteem; 8) äriregister; 9) kutseregister.
X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid: 1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta; 2) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta; 3) aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta; 4) kinnistusraamatust andmeid isiku kinnistu kohta; 5) Eesti Hariduse Infosüsteemist andmeid õpilaste kohta; 6) kutseregistrist andmeid kutsetunnistuste kohta.
(1)Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(2)Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.
(1)Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt: 1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandega seotud andmetele; 2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele; 3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste andmetele; 4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja süsteemi administraatoril on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.
(3)Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Viru-Nigula valla pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.
(1)Andmekogusse kantud andmeid väljastab vastutav töötleja järgmiselt: 1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale tema kohta käivaid andmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (Euroopa parlamendi ja nõukogu määrus nr 2016/679); 2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks; 3) kolmanda isiku kohta andmekogust väljavõtete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(2)Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta, välja arvatud juhul, kui teabe väljastamisega seotud otseste kulutuste eest maksmine on seadusega ette nähtud.
(3)Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus vallavalitsuse dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.
(2)Andmekogu alusdokumente säilitatakse vallavalitsuse dokumendiregistris.
Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Viru-Nigula Vallavalitsus.
(2)Andmekogu tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.