(1)Määrusega asutatakse Võru linnaportaalis taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kinnitatakse andmekogu pidamise kord.
(2)Andmekogu lühinimi on Spoku.
Andmekogu pidamise eesmärk on: 1) luua keskkond taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks; 2) tagada toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus; 3) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele osutatud teenuste üle.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Võru Linnavalitsus (edaspidi vastutav töötleja).
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist; 2) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid; 3) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks; 4) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli; 5) korraldab taotluste menetlemist; 6) teeb andmekogu volitatud töötlejale vajadusel ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks; 7) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest; 8) edastab vajadusel laekunud taotlused täiendavaks kooskõlastamiseks; 9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(1)Andmekogu volitatud töötleja on juriidiline isik infosüsteemi arendajana ja majutajana temaga sõlmitud lepingu alusel.
(2)Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele: 1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust; 2) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks; 3) väldib kõrvaliste isikute ligipääsu konfidentsiaalse informatsiooni töötlemiseks kasutatavatele seadmetele ja tagab, et kasutatavad seadmed ja süsteemid oleksid kaitstud volitamata juurdepääsu eest; 4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud mittesihipärasest andmete kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 5) täidab vastutava töötleja korraldusi.
(3)Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.
Andmekogu pidamist finantseeritakse Võru linna eelarvest.
(1)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2)Kõik toimingud registri andemetega logitakse (andmete sisestamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms). Logisid säilitatakse 6 kuud.
(3)Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Koopiaid säilitatakse 12 kuud.
(4)Andmekogu kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
(1)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku lubamatu muutmise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3)Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
(1)Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2)Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed viie tööpäeva jooksul.
(1)Andmekogusse kantakse järgmised andmed: 1) taotleja andmed; 2) taotlusega seotud isikute andmed; 3) taotluse objekti andmed; 4) taotluse menetlusandmed; 5) osutatud teenuse ja selle kasutamise andmed; 6) kasutajate, kasutajarollide, andmekogu pidamise ja järelevalve andmed; 7) muud vajalikud andmed.
(2)Täpsem andmete koosseis on toodud käesoleva määruse lisas.
(1)Vastutav või volitatud töötleja kannavad andmekogusse andmeid neile õigusaktiga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2)Andmekogusse esitavad andmeid: 1) taotluse esitaja iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse objekti ja teenuse kasutamise kohta; 2) vastutav töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise ning osutatud teenuse kohta.
(1)X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmiseid päringuid: 1) Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta; 2) Äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta; 3) Eesti hariduse infosüsteemist isikukoodi alusel õpilaste kohta; 4) Kutseregistrist isikukoodi alusel kutsetunnistuse kohta; 5) Kinnistusraamatust isikukoodi või registrikoodi alusel kinnistute kohta; 6) Aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta.
(2)Andmekogu kaudu esitatakse avaliku teenuse saamiseks dokumente ja andmeid vastava teenuse osutamiseks ette nähtud andmekogule.
Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(1)Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt: 1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandega seotud andmetele; 2) vastutava töötleja õiguste teostajal on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele; 3) taotlust menetleval isikul on juurdepääs temale menetlemiseks määratud taotluste andmetele.
(3)Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha teavet Võru linna poolt pakutavate avalike teenuste kohta ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.
(1)Andmekogusse kantud andmeid väljastab vastutav töötleja põhistatud kirjaliku taotluse alusel järgmiselt: 1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale tema kohta käivaid andmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega; 2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks.
(2)Andmete väljastamine on tasuta, välja arvatud juhul, kui teabe väljastamisega seotud otseste kulutuste eest maksmine on seadusega ette nähtud.
(3)Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus üks aasta alates menetluse lõpetamisest andmekogus. Seejärel isikuandmed hävitatakse kustutamise teel.
(2)Andmekogu dokumente säilitatakse Võru Linnavalitsuse dokumendihaldussüsteemis vastavalt kinnitatud dokumentide liigitusskeemile.
Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(1)Andmekogu tegevuse lõpetamise otsustab Võru Linnavalitsus.
(2)Andmekogu tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.