(1)Määrusega asutatakse Kohtla-Järve linna taotluste esitamise ning menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.
(2)Andmekogu nimetus on „Kohtla-Järve linna taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu“.
(3)Andmekogu lühinimi on „75001017-spoku“.
(1)Andmekogu pidamise eesmärgiks on: 1) parendada ja kaasajastada Kohtla-Järve linna taotluste esitamise ja menetlemise protsessi; 2) luua elektrooniline keskkond taotluste esitamiseks ja/või menetlemiseks; 3) tagada Kohtla-Järve linna eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus; 4) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle; 5) tõhustada ja optimeerida menetlusprotsesse; 6) võimaldada andmete ristkasutust riiklike andmekogudega; 7) tõhustada Kohtla-Järve Linnavalitsuse sisest asjakohast infovahetust.
(2)Andmekogu kasutatakse muuhulgas teabeväravana, mille kaudu pakutakse juurdepääsu Kohtla-Järve Linnavalitsuse muudele e-teenustele.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Kohtla-Järve Linnavalitsus (edaspidi valitsus või vastutav töötleja).
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sealhulgas teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel; 2) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid; 3) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks; 4) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli; 5) korraldab taotluste menetlemist; 6) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks; 7) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest; 8) edastab vajadusel taotlused kooskõlastajale täiendavaks kooskõlastamiseks; 9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.
(3)Linnapea käskkirjaga määratakse süsteemiadministraatorid, kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.
(4)Vastutava töötleja õiguse teostaja, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, määratakse teenistuja ametijuhendiga. Vastutava töötleja vahetusel teenistuse juht on kohustatud esitama uue vastutava töötleja andmed linnapeale 5 tööpäeva jooksul.
(1)Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu majutaja, kelle kohustused, ülesanded ja vastutus määratakse kindlaks lepinguga.
(2)Volitatud töötleja eelkõige: 1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust; 2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise; 3) täidab vastutava töötleja korraldusi; 4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 5) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise; 6) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks; 7) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele; 8) peab digitaalselt arvestust andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle; 9) täidab teisi ülesandeid, mis on määrusega antud tema pädevusse.
(1)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2)Andmekogu on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X- tee).
Andmekogu arendamise ja pidamise kulu kaetakse valitsuse eelarvest.
(1)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3)Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
(1)Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2)Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus korraldab vastutav töötleja ebaõigete andmete parandamise 1 (ühe) tööpäeva jooksul.
(3)Andmekogusse sisenemine ning andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 1 (üks) aasta.
(4)Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise. Turvakoopia tehakse andmetest vähemalt kord kuus ning andmebaasi tagavarakoopiat säilitatakse 1 (üks) aasta.
(1)Andmekogusse kogutakse andmed: 1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta; 2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta; 3) pidamise ja järelevalve kohta.
(2)Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas.
(1)Andmekogusse esitab andmeid taotluse esitaja iseenda, taotlusega seotud isikute, toetuse objekti, toetuse tegevuse ja toetusekasutamise kohta.
(2)Infosüsteemide andmevahetuskihi X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmiseid päringuid: 1) Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta; 2) Äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta; 3) Eesti Hariduse Infosüsteemist isikukoodi alusel õpilase kohta; 4) Kutseregistrist isikukoodi alusel kutsetunnistuse kohta; 5) Kinnistusraamatust isikukoodi või registrikoodi alusel kinnistute kohta; 6) Maa-ameti Eesti aadressiandmete süsteemi infosüsteemist aadressiandmete kohta.
(3)Andmekogu kaudu esitatakse avaliku teenuse saamiseks dokumente ja andmeid vastava teenuse osutamiseks ette nähtud andmekogule.
Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(1)Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt: 1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandlusega seotud andmetele; 2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele; 3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetava andmetele; 4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja volitatud töötlejal on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.
(1)Kolmanda isiku kohta andmekogust väljavõtete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja väljastab andmed kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(2)Andmete väljastamine on tasuta.
(3)Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse valitsuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel.
(2)Andmekogu alusdokumente säilitatakse valitsuse dokumendihaldussüsteemis vastavalt kinnitatud dokumentide liigitusskeemile.
Andmekogu pidamise täitmist kontrollivad vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab volikogu. Enne andmekogu lõpetamist kooskõlastatakse andmekogu tehniline dokumentatsioon avaliku teabe seaduses sätestatud korras.
(2)Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.