Määruses kehtestatakse Tallinna sotsiaalhoolekande infosüsteemi (edaspidi infosüsteem) pidamise kord, infosüsteemi vastutav, volitatud ja tehniline töötleja ja nende rollid, infosüsteemi kogutavate andmete koosseis, andmeandjad, infosüsteemi pidamise järelevalve ja lõpetamise kord.
(1)Infosüsteemi pidamise eesmärk on luua turvaline elektrooniline keskkond, mille abil saab Tallinna linnas sotsiaalhoolekandelise abi osutamiseks vajalikud andmed digiteerida ning muuta riigi, Tallinna linna, teenuseosutaja ning teenuse kasutaja ja toetuse saaja omavaheline suhtlus mugavamaks ja turvalisemaks.
(2)Tallinna Sotsiaal- ja Tervishoiuamet korraldab andmekogu pidamise seadustest tulenevate sotsiaalteenuste, sotsiaaltoetuste, vältimatu sotsiaalabi ja muu abi andmise osutamiseks. Sotsiaalhoolekandelise abi osutamisel töödeldakse järgmiste toimingutega seotud andmeid: 1) sotsiaalhoolekandelist abi vajava isiku abivajaduse väljaselgitamine; 2) abimeetmete valik ja kohandamine; 3) sotsiaalhoolekandelise abi osutamine; 4) abimeetmete kättesaadavuse ja rakendamise tulemuslikkuse hindamine.
(1)Infosüsteemi ametlik nimetus on Tallinna sotsiaalhoolekande infosüsteem.
(2)Infosüsteemi tunnusnimi on TASHIS.
(3)Infosüsteemi lühinimi on tlntashis.
(1)Infosüsteemi alusandmed on elektroonilised või paberil. Paberil alusdokumentide andmed kantakse infosüsteemi elektrooniliselt.
(2)Infosüsteem koosneb: 1) elektroonilisest andmebaasist; 2) arhiveeritud andmetest; 3) ametniku töökeskkonnast; 4) teenuseosutaja töökeskkonnast; 5) iseteeninduskeskkonnast.
(1)Infosüsteemi peetakse kooskõlas käesoleva määrusega ning teiste Euroopa Liidu, riigi ja Tallinna linna asjaomaste õigusaktidega.
(2)Infosüsteemi peetakse veebipõhise liidesega infotehnoloogilise andmekoguna.
(3)Infosüsteem vahetab andmeid teiste andmekogudega X-tee kaudu. Asjaomaste teenuste puudumise korral sisestavad andmeid andmeandjad.
(4)Infosüsteemi kasutamine on tasuta.
Infosüsteemi pidamise, hoolduse ja arendamise kulud kaetakse Tallinna linna eelarves tsentraliseeritud infotehnoloogia kuludeks ettenähtud vahenditest.
(1)Infosüsteemis töödeldakse andmeid, sh isikuandmeid, kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-s 6 nimetatud ja teistes õigusaktides kohalikule omavalitsusele pandud avalike ülesannete täitmiseks ja nende õigusaktide alusel.
(2)Infosüsteemi vastutav ja volitatud töötleja tagavad infosüsteemi kantud andmete käideldavuse, tervikluse, kaitse, konfidentsiaalsuse, autentsuse, säilimise ja arhiveerimise organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3)Infosüsteemi turvaklass on K2T2S2, turbeaste on keskmine (M).
(1)Infosüsteemi vastutav töötleja on Tallinna Sotsiaal- ja Tervishoiuamet.
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab infosüsteemi pidamist, tööd ja arendamist; 2) annab vastutava ja volitatud töötleja töötajatele tööülesannetest lähtuvalt juurdepääsu infosüsteemile ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse; 3) annab volitatud töötlejatele juhised käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 4) lahendab infosüsteemi pidamisel tekkinud probleeme, sh korraldab endale teadaolevate ebaõigete andmete parandamise; 5) teeb järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise ja infosüsteemi sisestatud andmete õigsuse üle; 6) vastutab enda sisestatud andmete õigsuse, isikuandmete töötlemise nõuete täitmise ja vajaduse korral juurdepääsupiirangute seadmise eest; 7) korraldab andmevahetuse andmeandjate ja teiste andmekogudega; 8) korraldab infosüsteemiga seotud dokumentatsiooni koostamise; 9) vastutab infosüsteemi pidamise seaduslikkuse eest; 10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.
(3)Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise infosüsteemis.
(4)Vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õiguste teostaja(te)ks administraatori(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja nõudeid.
(5)Administraator: 1) on kontaktisik teiste andmekogudega andmete vahetamise küsimustes ja infosüsteemiga seonduvates küsimustes; 2) haldab infosüsteemi kasutajate infosüsteemile või selle osadele juurdepääsu õigusi; 3) haldab infosüsteemi dokumentatsiooni; 4) täidab teisi vastutava töötaja õigusi ja kohustusi.
(1)Infosüsteemi volitatud töötlejad on: 1) Tallinna linnaosade valitsused; 2) Tallinna linna hallatavad asutused, kes osutavad sotsiaalteenuseid; 3) Tallinna linna lepingupartnerid, kes osutavad ja/või korraldavad sotsiaalteenuseid.
(2)Volitatud töötleja: 1) sisestab andmed infosüsteemi; 2) kasutab infosüsteemi ja töötleb andmeid oma ülesannete täitmiseks; 3) täidab vastutava töötleja korraldusi; 4) vastutab enda sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest; 5) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja infosüsteemi kasutamisel tekkinud probleemidest; 6) teeb infosüsteemist päringuid; 7) osaleb infosüsteemi arenduste juurutamisel; 8) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3)Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.
(1)Infosüsteemi tehniline töötleja on asutus või isik, kellega vastutav töötleja on sõlminud infosüsteemi tehnilise ülalpidamise lepingu.
(2)Tehniline töötleja, vastavalt oma pädevusele: 1) teeb kooskõlastatult vastutava töötlejaga infosüsteemi pidamiseks vajalikke projekteerimis- ja arendustöid; 2) osaleb arendustööde lähteülesannete koostamisel ja korraldab infosüsteemi muudatuste testimist; 3) võtab andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse tagamiseks kasutusele infosüsteemi turvanõuetele vastavad organisatsioonilised, füüsilised ja infotehnoloogilised turvameetmed ning rakendab ja uuendab neid järjepidevalt, lähtudes infotehnoloogia arengust; 4) tagab infosüsteemi hooldamise ja majutamise; 5) täidab vastutava töötleja poolt andmete turvaliseks töötlemiseks ning infosüsteemi hooldamiseks ja majutamiseks antud juhiseid ja korraldusi; 6) käsitleb ja lahendab intsidente teenuse osutamisel ning tagab koostöös vastutava töötlejaga kasutajatoe toimimise; 7) korraldab andmete nõuetekohase säilimise ja varukoopiate tegemise.
Infosüsteemis töödeldakse järgmisi andmeid: 1) klienditoimiku andmed; 2) taotluse andmed; 3) teenuseosutaja andmed; 4) isikule osutatava teenuse andmed; 5) teenuse osutamisega seotud andmed; 6) infosüsteemi pidamist ja järelevalve tegemist abistavad andmed; 7) infosüsteemi töö tagamiseks vajalikud andmed.
(1)Isikuandmed on: 1) isikukood; 2) ees- ja perekonnanimi; 3) rahvastikuregistrisse kantud elukoha aadress ja vajaduse korral tegeliku elukoha aadress, telefoninumber, e-posti aadress; 4) sünniaeg; 5) sugu; 6) surmakuupäev; 7) tegevusala ja amet; 8) perekonnaseis; 9) haridus; 10) emakeel ja kõnekeel; 11) rahvus; 12) kodakondsus; 13) välismaalase puhul elamisloa või -õiguse olemasolu ja tähtaeg; 14) staatus rahvastikuregistris.
(2)Isikut tõendava dokumendi andmed on: 1) dokumendi tüüp; 2) dokumendi kehtivuse algus- ja lõpukuupäev; 3) dokumendi number ja staatus.
(3)Terviseandmed on: 1) tervislik seisund; 2) puude raskusaste ja selle tuvastamise otsuse kehtivusaeg; 3) eritingimused; 4) abivahendid.
(4)Eestkostja, hooldaja ja/või kontaktisiku andmed on: 1) seos isikuga; 2) ees- ja perekonnanimi; 3) sünniaeg, telefoninumber; 4) töökoht.
(5)Isikuga seotud dokumentide andmed on: 1) dokumendi nimetus, kuupäev ja number; 2) täiendava dokumendi nimetus ja kuupäev; 3) märkused.
(6)Isiku nõusoleku andmed on: 1) nõusoleku liik; 2) teenuseosutaja nimi; 3) nõusoleku andmise kuupäev; 4) nõusoleku muutja ees- ja perekonnanimi; 5) nõusoleku kehtivuse lõpu kuupäev, nõusoleku aluseks olevad dokumendid ja nõusoleku seis.
Taotluse andmed on: 1) käesoleva määruse § 12 lõike 1 punktides 1–4 loetletud andmed abi vajava isiku ja tema eestkostja kohta; 2) taotluse sisu ja abivajaduse kirjeldus; 3) taotluse esitamise kuupäev.
(1)Teenuseosutaja üldandmed on: 1) registrikood; 2) asutuse nimetus; 3) asutuse juht; 4) aadress, e-posti aadress ja telefoninumber; 5) kasumikeskuse kood.
(2)Töötajate andmed on: 1) isikukood; 2) ees- ja perekonnanimi; 3) e-posti aadress ja telefoninumber; 4) töötajaga seotud teenused.
(3)Teenuseosutaja üksuse andmed on: 1) üksuse nimetus; 2) e-posti aadress ja telefoninumber; 3) lisainfo.
(4)Teenuseosutaja teenuse andmed on: 1) teenuse nimetus; 2) teenuseosutajaga seotud töötajate andmed; 3) teenuse hind ja hinna kood SAP-is.
(1)Teenuse kasutaja andmed on: 1) käesoleva määruse § 12 lõike 1 punktides 1–3 loetletud andmed; 2) haridusasutuse nimetus ja aste.
(2)Teenuse osutamise andmed on: 1) suunamisotsuse number ja kuupäev; 2) suunamisotsusel märgitud ajavahemik; 3) suunamisotsuses määratud sihtrühm; 4) teenuse nimetus, teenuseosutaja ja selle üksus; 5) teenuse osutamise ajavahemik; 6) teenuse osutamise algus- ja lõpukuupäev; 7) lepingu number, kehtivuse algus- ja lõpukuupäev; 8) kohalikule omavalitsusele esitatud arvete maksetähtajad, detailid, tulukeskus; 9) kohaliku omavalitsusega sõlmitud lepingu kogusumma ja perioodiline limiit; 10) muud teenuse seaded.
(3)Isiku sotsiaalse rehabilitatsiooni teenuse limiidi andmed on: 1) viide teenuse kasutajale; 2) planeerimise limiit (täis, kasutatud, reserveeritud); 3) füsioteraapia limiit (täis, kasutatud, reserveeritud); 4) ülejäänud teenuste limiit (täis, kasutatud, reserveeritud); 5) transpordi limiit (täis, kasutatud, reserveeritud); 6) majutuse limiit (täis, kasutatud, reserveeritud); 7) saatja majutuse limiit (täis, kasutatud, reserveeritud).
(4)Isiku erihoolekandeteenuse limiidi andmed on: 1) viide teenuse kasutajale; 2) suunamisotsuse number ja soovitud teenuse osutamise maht.
(5)Isiku tööalase rehabilitatsiooni teenuse limiidi andmed on: 1) viide plaanile ja teenusele; 2) eesmärk ja lisategevused; 3) planeeritud, reserveeritud ja osutatud maht tundides; 4) hinnang.
(6)Erihoolekandeteenuse kasutaja kohaloleku andmed on: 1) viide teenuse kasutajale, teenuseosutajale ja selle üksusele; 2) kuupäev, saabumise ja lahkumise aeg; 3) märge hommiku-, lõuna- ja õhtusöögi kohta.
Teenuse osutamisega seotud andmed
(1)Kohtumise või teenuse osutamise andmed on: 1) töötaja ja teenuse kasutaja nimi; 2) teenuse osutamise aadress, kuupäev ja kellaaeg; 3) märge osalemise kohta; 4) mõju teenuse kasutajale; 5) märkmed teenuse kasutajale ja teenuseosutajale; 6) märge saatjaga osalemise kohta; 7) kohtumise sisu.
(2)Töökäsu haldamise andmed on: 1) töökäsu algus ja lõpp; 2) töökäsu objekt, prioriteet, reeglid ja märkmed; 3) töökäsuga seotud juhendid ja dokumendid.
Infosüsteemi pidamist ja järelevalvet abistavad andmed
(1)Infosüsteemi pidamise, sh andmete töötlemise ja töötlejate üle peetakse arvestust digitaalselt.
(2)Infosüsteemi pidamist ja järelevalvet abistavad logiandmed on: 1) viide töödeldud andmeobjektile; 2) andmete töötleja ees- ja perekonnanimi; 3) andmete töötlemise kuupäev ja kellaaeg.
Infosüsteemi töö tagamiseks sisaldab infosüsteem: 1) administraatori hallatavaid seadeid ja loendeid; 2) faile, sh pildi- ja dokumendifaile; 3) automaatselt hallatavaid andmeid, sh andmeobjektide unikaalseid tunnuseid ja omavahelisi seoseid; 4) tehnilisi abiandmeid, mida ei kuvata infosüsteemi kasutajatele (näiteks andmeid, mille infosüsteemi triger genereerib automaatselt).
Infosüsteemi esitavad andmeid: 1) sotsiaalhoolekandelist abi vajav isik või tema esindaja; 2) vastutav töötleja; 3) volitatud töötleja.
Andmete infosüsteemi esitamise viisid
(1)Vastutav ja volitatud töötleja esitavad andmed infosüsteemi veebirakenduses.
(2)Sotsiaalhoolekandelist abi vajav isik või tema esindaja esitab andmed autenditult iseteenindusportaali kaudu.
Infosüsteemi kantakse ja hoitakse ajakohasena käesolevas määruses loetletud andmed järgmistest andmekogudest: 1) rahvastikuregistrist on õigus saada järgmisi isiku üldandmeid: isiku ees- ja perekonnanimi, isikukood, kodakondsus, isiku elukohaandmed, vanema hooldusõiguse, eestkoste ja seoste andmed, esindaja ja esindusõiguse andmed, pikaajalise või tähtajalise elaniku elamisloa kehtivusaeg ja elamisõiguse kehtivusaeg; 2) sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregistrist on õigus saada ja kohustus esitada sotsiaalhoolekande seaduse §-s 144 sätestatud andmeid; 3) sotsiaalkaitse infosüsteemist on õigus saada puude ja töövõimetuse ning isikule makstavate toetuste, hüvitiste ja pensionide andmed. Esitlusinfona on õigus saada erihoolekandeteenuse saamise ja rehabilitatsiooniplaani olemasolu andmeid; 4) töövõime hindamise ja töövõimetoetuse andmekogust on õigus saada järgmisi salvestatavaid andmeid: töövõime hindamise otsuse ja makstava töövõimetoetuse andmed; 5) töötuna ja tööotsijana arvel olevate isikute ning tööturuteenuste osutamise registrist on õigus saada järgmisi salvestatavaid andmeid: makstavate toetuste ja hüvitiste andmed. Esitlusinfona on õigus saada töötuna arvel oleku ja individuaalse tööotsimiskava andmeid; 6) haigekassa andmekogust on õigus saada esitlusinfona isiku ravikindlustatuse andmeid ja perearsti kontaktandmeid; 7) maksukohustuslaste registrist on õigus saada salvestatavaid maksustatavate tulude andmeid; 8) kinnistusraamatust on õigus saada esitlusinfona isikule kuuluva kinnisvara andmeid; 9) liiklusregistrist on õigus saada esitlusinfona isikule kuuluvate sõidukite andmeid; 10) aadressiandmete süsteemi andmeid kasutatakse isiku struktureeritud aadressiandmete esitamiseks; 11) töötamise registrist on õigus saada töötamise andmeid; 12) äriregistrist on õigus saada äriühingu juhatuse liikmeks ja füüsilisest isikust ettevõtjaks olemise andmeid; 13) Eesti hariduse infosüsteemist on õigus saada järgmisi salvestatavaid andmeid: isiku hariduse, õppimise ja õpilaskodu kasutamise andmed. Esitlusinfona on õigus saada koolikohustuse mittetäitmise, osutatavate tugiteenuste ja makstavate stipendiumide andmeid; 14) Tallinna linna finantsinfosüsteem SAPst saadakse arve esitamiseks vajalikud finantsandmed
(1)Infosüsteemi kantud andmete õigsuse eest vastutavad andmeandja ning andmete infosüsteemi kandja.
(2)Kui andmeandja või andmete infosüsteemi kandja on teadlik infosüsteemi kantud ebaõigetest andmetest, on ta kohustatud viivitamata korraldama andmete parandamise.
(3)Kui infosüsteemi kasutamisel ilmnenud ebaõigete andmete või teiste probleemide kõrvaldamine ei ole nendest teadliku isiku vastutusalas, teavitab see isik viivitamata volitatud töötlejat.
(1)Infosüsteemi andmed on piiratud juurdepääsuga ja on ette nähtud ainult ametialaseks kasutamiseks infosüsteemi eesmärgina sätestatud ülesannete täitmisel.
(2)Andmete töötlejatel on juurdepääs nende isikute isikuandmetele, kes on konkreetse töötleja poole pöördunud, kellele on teenust osutatud või kes on teenust saama suunatud.
(3)Sotsiaalhoolekandelist abi vajav isik või tema seaduslik esindaja pääseb infosüsteemis enda andmetele juurde iseteenindusportaali kaudu.
(1)Infosüsteemist väljastatakse andmeid üksnes isikule, kellel on seaduse või lepingu alusel õigus andmeid kasutada.
(2)Sotsiaalhoolekandelist abi vajav isik, kelle andmeid infosüsteemis töödeldakse, saab enda kohta kogutud andmetega tutvuda infosüsteemi iseteenindusportaali kaudu või volitatud töötlejale esitatud kirjaliku päringu alusel.
(1)Infosüsteemi kantud andmeid säilitatakse kolmkümmend aastat pärast isikule sotsiaalhoolekandelise abi andmise lõppemist või isiku surma.
(2)Andmed, mille säilitustähtaeg on möödunud, anonümiseeritakse kalendriaasta lõpus.
(3)Infosüsteemi kantud teenuse osutamise logisid säilitatakse viis aastat pärast sotsiaalhoolekandelise abi andmise lõppkuupäeva.
(1)Järelevalvet infosüsteemi pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teevad vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2)Infosüsteemi pidamist reguleerivate õigusaktide nõuete rikkumise eest ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ettenähtud korras.
(1)Infosüsteemi pidamise lõpetamise otsustab Tallinna Linnavolikogu.
(2)Infosüsteemi pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3)Infosüsteemi pidamise lõpetamise korral otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või Tallinna Linnaarhiivi üleandmise või andmete hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.
(4)Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete tervikluse eest.
(5)Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse asjakohane akt.
Andmeid kogutakse infosüsteemi alates 1. septembrist 2022.
Määrust rakendatakse tagasiulatuvalt 1. septembrist 2022.