Hiiumaa valla raamatupidamise sise-eeskiri

(1)Hiiumaa valla raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Hiiumaa valla kui avalik-õigusliku juriidilise isiku tsentraliseeritud finantsarvestuse ja -aruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine, sealhulgas Hiiumaa valla kui kohaliku omavalitsuse üksuse majandusaasta aruande koostamine.

(2)Sise-eeskirja kohaldatakse kõikide Hiiumaa valla asutuste finantsarvestuse korraldamisele sh aruandlusele, tulude-, kulude-, toetuste-, varade-, varude-, nõuete- ja kohustuste arvestamisele, inventeerimisele ja dokumentide säilitamisele.

(3)Sise-eeskiri lähtub Eesti finantsaruandluse standardist, raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna Juhenditest (RTJ), avaliku sektori finantsarvestuse ja aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri), kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest (KOFS) ja Hiiumaa valla õigusaktidest.

(1)Finantsarvestus on rahandusasjade korraldamine integreeritult eelarvestamine, finantsriskide juhtimine ja raamatupidamine ühtseks finantsjuhtimise instrumendiks. Finantsarvestuse eesmärk on tagada tulude ja kulude vastavusprintsiip ja nende õigeaegne arvele võtmine eelarve täitmises ja raamatupidamises.

(2)Raamatupidamine on majandustehingute kirjendamine vastavalt Raamatupidamise seadusele ja üldeeskirjale.

(3)Raamatupidamise töötaja – finantsvaldkonnas töötavate töötajate või ametnike üldnimetus.

(4)Finantstarkvara on finantsarvestust koondav ühtne raamatupidamisprogramm PMen.

(5)Eelarveüksus on asutus või asutuse allüksus, kelle vastutusel on ressursside (kaubad, teenused, tööjõud) hankimine. Iga asutus on kas üks eelarve üksus või jaguneb detailsemateks eelarve üksusteks.

(6)Eelarve juht haldab eelarveüksust, eelarve juht on vallavalitsuse korraldusega või vallavanema käskkirjaga määratud isik, kes on volitatud tegema tehinguid eelarves määratud summade piires ja eelarveartiklite lõikes. Eelarve juhi koondnimetuse all mõistetakse ka hallatavate asutuste juhte.

(7)Eelarve täitmine on sissetulekute kogumine, väljaminekute tegemine ning tehingud varade ja kohustustega, samuti nende kohta arvestuse pidamine vastavuses eelarve koostamisel kasutatud arvestuspõhimõtetega.

(8)Asutus on registreerimisnumbriga asutus, mida finantseeritakse vallaeelarvest. Asutused jagunevad vallavalitsuse ametiasutusteks ja vallavalitsuse ametiasutuste hallatavateks asutusteks.

(9)Aruandev isik on asutuse või hallatava asutuse juht või tema poolt määratud isik, kellele on antud volitus majandustehingute tegemiseks.

(10)Vallavara valitseja on asutus, kelle vastutaval kasutusel vallavara on: 1) vallavalitsus kui ametiasutus; 2) osavalla valitsus kui ametiasutus; 3) vallavalitsuse hallatav asutus; 4) osavalla valitsuse hallatav asutus.

(11)Siirded on valla asutuste vahelised varade või kohustuste vastastikused üleandmised.

(12)Vallakassa on vallavalitsuses ja Emmaste ning Käina osavalla valitsustes asuv sularahakassa.

(1)Hiiumaa valla finantsarvestust peetakse tsentraliseeritult vallavalitsuse raamatupidamises, tagades iseseisva asutuse varade, tulude ja kulude eraldi arvestuse.

(2)Valla ametiasutustel ja ametiasutuste hallatavatel asutustel on iseseisvad registrikoodid, rahandusministeeriumi poolt eraldatud ühine tehingupartneri kood ja ühised arveldusarved pankades, välja arvatud Hiiumaa Sport ja Vabaajakeskus Tuuletorn.

(3)Asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht (vallavanem, abivallavanem, osavallavanem, juhataja või direktor), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest.

(4)Hiiumaa valla tsentraliseeritud finantsarvestust ning –aruandlust korraldab ja töötajaid juhendab Hiiumaa Vallavalitsuse rahandusosakonna juhataja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis.

(5)Raamatupidamisarvestus on korraldatud raamatupidajate ametikohtade kaudu, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud ametijuhendites.

(6)Raamatupidamistöötajate üldises tööjaotuses kasutatakse nelja silma printisiipi.

(7)Ülekandeid pankades teostab üldjuhul pearaamatupidaja, finantstarkavara (edaspidi PMen) kanded teostab raamatupidaja.

(1)Vastavate eelarveliste vahendite olemasolul võib töid ja teenuseid tellida vallavalitsuse nimel vallavanem või tema poolt kirjalikult määratud isik (eelarve juht) ja hallatava asutuse nimel hallatava asutuse juht või teda asendama määratud isik. Vallavara omandamisel, tööde või teenuste tellimisel tuleb järgida Hiiumaa valla vara valitsemise korda ja Hiiumaa valla hankekorda.

(2)Eelarve juht korraldab sõlmitud sihtfinantseerimis-, koostöö-, rendi- ja muude asutuse tulusid suurendavate või kulusid nõudvate lepingute ning asutuses koostatud raamatupidamise algdokumentide tähtaegse edastamise e-posti aadressile [email protected].

(3)Tarnijatega sõlmitud lepingutesse ja operatiivselt tellitavate tööde ning teenuste arvete koostamiseks edastatakse tarnijatele järgmine informatsioon: 1) arveldus toimub ainult e-arvetega, mis on masintöödeldav arve, mis luuakse, edastatakse, kinnitatakse, kirjendatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas; 2) ostja on asutus, saaja on kelle eelarvest antud kulu kaetakse; 3) riigiraamatupidamiskohustuslaselt kaupu või teenuseid soetades on Hiiumaa Vallavalitsuse (ametiasutused ja nende hallatavad asutused) tehingupartneri kood 166101; 4) kauba või teenuse tellinud kontaktisiku nimi.

(4)Lähtuvalt avaliku sektori finantsarvestuse ja aruandluse juhendist: 1) ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse. Ettemaksete tegemine võib ette tulla juhul, kui ettemakse teostamine tuleneb lepingust; 2) lepitakse tarnijatega arvete tasumisel kokku reeglina mitte väiksemas kui 14 kalendripäevases maksetähtajas.

(5)Majandustehingute kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning asutuse juhi või volitatud isiku poolt kinnitatud.

(1)Sularahakäitlemise kõrge riskitaseme tõttu on soovitav sularahaarveldusi vältida.

(2)Vallakassast tehakse vajadusel väljamakseid sotsiaaltoetusteks ning muudeks lubatud juhtudeks.

(3)Sularaha hoiutingimused peavad tagama sularaha turvalise säilimise. Juurdepääs vallakassas asuvale sularaha seifile on ainult raamatupidajal, kelle tööülesandeks on vallakassaga seotud toimingud (edaspidi kassapidaja) ja valla pearaamatupidajal.

(4)Sularaha toimingutega seotud töötajaga (kassapidajaga) peab olema sõlmitud varalise vastutuse leping või sätestatakse ametijuhendis või töölepingus, et töötaja vastutab süüliselt tekitatud sularahakassa puudujääkide eest seaduses sätestatud korras.

(5)Töötajate vahetumise puhul (puhkused, ajutine asendamine haigestumise ajal vms) peab sularahakassa jääk olema vastava aktiga üle antud järgmisele töötajale.

(6)Sularahakassa maksimaalne limiit tööpäeva lõpuks on 3000 eurot. Vallakassasse aasta lõpuks jääki ei jäeta, raha viiakse vallavalitsuse arvelduskontole pangas.

(1)Kaardi valdaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Maksekaarti võib kasutada ainult töö- ja teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute teostamiseks. Isiklike kulude tegemine asutuse maksekaardiga on keelatud.

(2)Kaardi valdaja ei tohi anda maksekaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.

(3)Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi valdaja süül tekkinud rikkumise, kaardi hävinemise või kaotsiminekuga asutusele tekitatud kahju.

(4)Pangakaardi kasutamise kuluaruande aluseks on pangakaardi väljavõte, millele on lisatud kuludokumendid.

(5)Pangakaardi aruanded esitatakse raamatupidamisse kirjendite koostamiseks hiljemalt järgneva kuu 5.kuupäevaks.

(1)Varude kajastamisel lähtutakse RTJ 4 põhimõtetest. Varudena kajastatakse selliseid kaupu mida kasutatakse järgmistel perioodidel (hoonete küte).

(2)Vara kajastatakse selle asutuse varade nimekirjas, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(3)Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid) kajastatakse vallavalitsuse kui ametiasutuse finantsarvestuses.

(4)Arvestust peetakse varade üle, mille soetusmaksumus ilma käibemaksuta on 10 000 eurot või rohkem. Varad, mille soetusmaksumus on alla 10 000 euro ilma käibemaksuta, peetakse arvestust bilansiväliselt.

(5)Nõuded kajastatakse üldjuhul selle asutuse bilansis, kes esindab asutust nõude sissenõudmisel. Nõudeid ja tehtud ettemakseid jaotatakse sõltuvalt nende sisust lühi- ja pikaajalisteks.

(6)Kohustused kajastatakse selle asutuse bilansis, kes on kas juriidiliselt kohustatud antud kohustust täitma või on varasema tegevuse käigus neid kohustusi täitnud.

(7)Laenud ja muud võlakohustused kajastatakse vallavalitsuse kui ametiasutuse finantsarvestuses. Laenud ja muud võlakohustused jaotatakse nende tagasimakse tähtaegade alusel lühi- ja pikaajalisteks.

(8)Bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse raamatupidamise aastaaruandes.

(1)Asutuse juhi käskkirjaga määratakse materiaalse ja immateriaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute, väheväärtusliku vara ja varude eest vastutavad töötajad (edaspidi vara eest vastutavad töötajad). Kui vastutavat töötajat ei ole määratud, siis vastutab varade eest asutuse juht.

(2)Vara eest vastutav töötaja: 1) on üldjuhul vara tundev spetsialist, kelle pädevuses on teha ettepanekuid vara eluea määramiseks või muutmiseks ning kelle ülesanne on tagada raamatupidamisele informatsioon vara komponentarvestuseks (kui vara eest vastutaval töötajal nimetatud kompetents puudub, peab vara eest vastutaval isikul olema võimalus kasutada vastava spetsialisti abi) või vara kasutav isik; 2) kinnitab vara kasutusele võtmist; 3) informeerib vallavalitsust või asutuse juhti vara hävimisest, kadumisest jms; 4) osaleb inventuuridel selgituste andjana; 5) tagab raamatupidamisele õigeaegse informatsiooni ja algdokumentatsiooni edastamise varaga seotud finantskannete kirjendamiseks.

(1)Tulud kajastatakse selle asutuse finantsarvestuses, kelle majandustegevuse tulemusel tulu tekib või kes on õigustatud valla õigusaktide kohaselt tulu koguma või saama.

(2)Kulud kajastatakse selle asutuse või eelarveüksuse finantsarvestuses, kelle tegevuseks kulu kasutati.

(3)Allahinnatavatest nõuetest tulenev kulu kajastatakse selle hallatava asutuse finantsarvestuses, kelle nõudeid alla hinnatakse või maha kantakse.

(4)Juhul, kui vallale kuuluvate eluruumide edasimüüdavate kommunaalteenuste eest esitavad ühistud ja haldusfirmad kuluarved hiljem kui on vajalik nende kajastamiseks, on kalendriaasta kestel lubatud sellised kulud kirjendada järgmises aruandekuus. Sel juhul tuleb tagada ka valla poolt esitatavate tuluarvete kirjendamine samas aruandekuus, millal kirjendati edasimüüdavate kommunaalteenuste kuluarved. Edasimüüdavate kommunaalteenuste puhul tuleb tagada tulude ja kulude periodiseerimine kalendriaasta kohta tervikuna õiges aruandeaastas.

(5)Varadest või kohustusest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse üldjuhul selle asutuse või eelarveüksuse finantsarvestuses, kelle bilansis on kajastatud vastav vara või kohustus.

(6)Juhul kui kuluarve esitaja on avaliku sektori üksus, kajastatakse kulu arve esitaja tehingupartneri koodiga.

(7)Asutused võivad koguda ainult õigusaktidega kehtestatud tasusid.

(1)Sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse RTJ 12 „Valitsusepoolne abi” põhimõtetest, üldeeskirjast ja rahandusministeeriumi juhenditest.

(2)Sihtfinantseerimine kajastatakse tuluna tegevuskulude tegemise või põhivara soetamise perioodil, kui sihtfinantseerimise tingimustega ei kaasne sisuline tagasinõude või laekumata jäämise risk; kui eksisteerib sisuline tagasinõude või laekumata jäämise risk, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna vastava riski kadumisel.

(3)Toetust kajastatakse bilansis esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või sihtfinantseerimisega seotud nõuete, kohustuste, tulude ja kulude arvele võtmise kuupäeval vastavuses käesoleva paragrahvi lõikega 1. Lepingute alusel võetud sihtfinantseerimise andmise kohustusi ja sihtfinantseerimise saamise nõudeid kajastatakse eelnevalt tingimuslike kohustuste ja nõuetena.

(4)Kui toetuse andja või vahendaja on seadnud toetuse andmise või vahendamise tingimuseks kuluaruande ja/või kuludokumentide esitamise, loetakse toetuse andmise, saamise ja vahendamise tekkepõhiseks perioodiks kuluaruandes näidatud tegelik periood. Toetuse kasutamise eest vastutav isik esitab toetuse õigeks kajastamiseks ja periodiseerimiseks samaaegselt toetuse andjale aruande esitamisega aruande koopia valla raamatupidamisele.

(5)Kui toetus kehtestatakse perioodiliselt makstavana (nt sotsiaaltoetused), kajastatakse toetus kuluna väljamakse tegemisel.

(6)Kui asutus on saanud sihtfinantseeringu avaliku sektori üksuselt ning asutusel on aasta lõpu seisuga sihtfinantseerimisega seotud nõudeid või kohustusi sihtfinantseerimise andja või vahendaja ees, esitab sihtfinantseeringute arvestuse eest vastutav raamatupidamistöötaja sihtfinantseeringu andjale või vahendajale sihtfinantseerimisega seotud nõuete, kohustuste, tulude ja kulude kohta aasta lõpu seisuga teatise hiljemalt järgmise aasta 20. jaanuariks.

(7)Sihtfinantseerimise lepingust tulenevate sihtfinantseerimise nõuete ja kohustuste ning tulude ja kulutuste eristamiseks muust raamatupidamisest kasutatakse finantstarkvaras projektikoode. Projekti koodi tunnuseks on üldjuhul toetuse andja poolt määratud projekti kood ja kokkuvõttev nimetus.

(1)Asutuste või eelarveüksuste vahel võivad toimuda järgmised raamatupidamises ja eelarve täitmises kajastamisele kuuluvad tehingud: 1) kaupade ja teenuste müük; 2) kulu või tulu edasiandmine; 3) varade, nõuete ja kohustuste edasiandmine.

(2)Asutuste või eelarveüksuste vahelisi varade, kohustuste, tulude ja kulude edasiandmisi ning tehinguid nimetatakse siireteks. Valla raamatupidamisaruande koostamisel siirded elimineeritakse. Asutuste või eelarveüksuste vahel ei tehta pangakontode vahendusel rahalisi arveldusi, väljaarvatud Hiiumaa Sport ja Vabaajakeskus Tuuletorn ning projektidega seotud kulud.

(3)Materiaalse või immateriaalse põhivara üleandmisel antakse eraldi üle soetusmaksumus ja kulum ning vastuvõtja võtab samuti arvele nii üleantud soetusmaksumuse kui ka kulumi. Kui vara saaja hinnangul tuleb vara teise vara klassi ümber klassifitseerida, võetakse vara algselt arvele üleandja näidatud vara klassis ning seejärel tehakse ümberklassifitseerimise.

(1)Valla ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuse asutamise, tegevuse lõpetamise ja ümberkorraldamise otsustab vallavolikogu.

(2)Asutatavad või ümberkorraldatavad asutused võtavad saadud varad ja kohustused arvele, võttes aluseks nende bilansilised väärtused üleantava asutuse bilansis üleandmise momendil.

(3)Finantsarvestuses tehakse vajalikud muutmiskanded üleandmis-vastuvõtmis dokumentide alusel.

(4)Kui valla asutuse varad ja kohustused antakse mitterahalise sissemaksena üle eraõigusliku juriidilise isiku aktsia-, osa- või sihtkapitali, võetakse nende bilansist väljaviimisel arvele finantsinvesteering. Mitterahalise sissemakse objektiks oleva vara õiglase väärtuse hindamisel lähtutakse turuhinnast, kui vara on võimalik vabalt võõrandada ja kui varale eksisteerib aktiivne turg ning amortiseeritud taastamismaksumusest, kui vara ei ole võimalik vabalt võõrandada ja sellele ei eksisteeri aktiivset turgu.

(1)Tulude arvestuse algdokumentideks (edaspidi tuludokumendid) on: 1) müügiarved ja müügiarvete aluseks olevad esildised; 2) lepingud ja/või lepingute alusel koostatud käskkirjad; 3) omatulude aruanded; 4) pangakonto väljavõtted ja neid täiendavad raamatupidamisõiendid, kui laekumine ei kustuta eelnevalt raamatupidamises kajastatud nõuet või kui see on vajalik väljavõttel kajastuva informatsiooni täiendavaks selgitamiseks; 5) kassa sissetulekuorderid; 6) muud tuludokumendid.

(2)Kulude ja väljamineku (sh kulud ja põhivara soetus) algdokumentideks (edaspidi kuludokumendid) on: 1) ostuarved ja tööde (teenuste) vastuvõtmise aktid; 2) lepingud; 3) aruandekohustuslike isikute kuluaruanded; 4) vastutavalt hoiult väljastamise saatelehed või aktid; 5) tarnijatele tehtavate ettemaksete aluseks olevad dokumendid; 6) lõpetamata ehituste realiseerimist või valmidust kinnitavad aktid või vaheaktid (nt põhivara etapiviisiline kasutuselevõtmine); 7) töötasu määramise dokumendid, tööajaarvestuse tabelid jms; 8) raamatupidamisõiendid; 9) muud kuludokumendid.

(3)Ostu- ja müügiarvetel peavad olema järgmised rekvisiidid: 1) dokumendi nimetus ja number; 2) toimumisaeg; 3) tehingu majanduslik sisu; 4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 5) tehingu osapoolte nimed.

(4)Algdokument peab olema masintöödeldav.

(5)Ostuarvete vastuvõtmiseks ja kuluaruannete esitamiseks kasutatakse veebipõhist keskkonda ENVOICE.

(1)Algdokumentide aktsepteerimise õigused on eelarve juhtidel. Eelarve juhid võivad enne omapoolset algdokumentide aktsepteerimist määrata eelnevaid aktsepteerijaid, teavitades sellest raamatupidamistöötajaid.

(2)Ostuarvete ja aktide, saatelehtede, lepingute jms kuludokumentide alusel tehtavad väljaminekud aktsepteeritakse nimetatud kuludokumentidel.

(3)Töötasu ja sellega kaasnevad maksukulud aktsepteeritakse töötaja töölevõtmisel ja/või täiendavate tasude määramisel.

(4)Amortisatsioonikulu aktsepteeritakse põhivaraobjektile amortisatsiooninormi määramisel.

(5)Finantseerimistehingutest tulenevad finantskulud aktsepteeritakse lepingute sõlmimisel või valla õigusakti vastuvõtmisel.

(6)Metoodilistest nõuetest tulenevate tehingute (kulud nõuete ebatõenäoliseks laekuvaks hindamise tagajärjel vm) kirjendamisel määrab ja kinnitab kõik kulude aktsepteerimisel nõutavad tunnused raamatupidamisõiendi koostanud isik oma allkirjaga.

(7)Algdokumendid aktsepteeritakse vahetult peale majandustehingu toimumist või esimesel võimalusel peale majandustehingu toimumist. Möödunud kalendrikuu kohta saab aktsepteeritud algdokumente raamatupidamisele kirjendite koostamiseks edastada kuni järgmise kuu 20. kuupäevani. Kui 20. kuupäev langeb puhkepäevale, loetakse lõpptähtpäevaks puhkepäevale järgnev tööpäev.

(1)Finantsarvestuse alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi.

(2)Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile.

(3)Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend.

(4)Paranduse tegija märgib parandusdokumendile paranduse tegemise kuupäeva, tehingu majandusliku sisu, paranduse sisu ja kinnitab paranduse allkirjaga.

(5)Elektroonilises keskkonnas menetletavaid dokumente parandatakse samas keskkonnas.

(1)Raamatupidamise algdokumendid süstematiseeritakse vallavalitsuse serveris asuvasse „Rahandusosakond“ kataloogi.Raamatupidamise algdokumendid süstematiseeritakse järgmistesse ülemkataloogidesse: 1) lepingud; 2) aktid, saatelehed; 3) korraldused; 4) nõuete allahindlused; 5) arvete alused; 6) palk; 7) varad; 8) inventuurid; 9) aruanded.

(2)Tulenevalt vajadusest võib ülemkataloogide nimekirja jooksvalt täiendada.

(3)Alamkataloogid süstematiseeritakse asutuste, kalendrikuude, kuupäevade või muu vastava valdkonna oluliste tunnuste alusel. Alamkataloogidesse salvestatakse majandustehingute mõistmiseks vajalikud dokumendid, tehingute aluseks olnud dokumendid, analüütilise arvestuse koondid, käibed ja muu vajalik informatsioon.

(4)Algdokumentide õige sisestamise eest finantstarkvarasse ja serveri elektroonilisse raamatupidamise kausta süstematiseerimise eest vastutavad raamatupidamistöötajad oma töövaldkonna lõikes.

(1)Algdokumente säilitatakse üldjuhul elektrooniliselt.

(2)Paberkandjal säilitatakse need raamatupidamise algdokumendid, mis on koostatud paberkandjal (sh kassaorderid) või mille säilitamise vajadus tuleneb sihtfinantseerimise andja nõuetest. Raamatupidamise algdokumendid paigutatakse toimikutesse üldjuhul kronoloogilises järjekorras. Kuni arhiveerimiseni vastutavad paberkandjal olevate algdokumentide säilimise eest raamatupidamistöötajad.

(3)Finantstarkvaras tehtud kanded dubleeritakse teistele andmekandjatele järgmiselt: 1) koos sularahatehingu toimumisega trükitakse koheselt paberkandjale sularahakassa sisse- või väljaminekuorderid ning kalendrikuu lõpus kassaraamat ja memoriaalorder; 2) jooksvalt salvestatakse serverisse (rahandusosakond kataloogi) PDF-failidena saabunud müügiarvete- ja palgaarvestuse algdokumendid, lepingud, aktid, sotsiaaltoetuste väljamakselehed, omatulude aruanded, käskkirjad, korraldused ja muud dokumendid; 3) aasta lõpu seisuga tehakse finantstarkvarast PDF-formaadis väljatrükid serveris olevasse rahandusosakond kataloogi kõikidest arvelduste programmiosa koondsaldodest ja müügiarvete registrist, palgalehtede registrist, palgaarvestuse aruannetest (sh TSD koos lisadega), pearaamatu koondist, varade ja materjalide liikumisest ja koondist. Väljatrükid teostab vastava programmiosa kasutaja.

(4)Kalendrikuu lõppedes võrdleb pearaamatupidaja saldosid pearaamatus kajastatavate saldodega. Analüütilise arvestuse saldod peavad võrdsed olema pearaamatus kajastatavate saldodega hiljemalt järgmise kalendrikuu 25. kuupäevaks eelmise kalendrikuukohta.

(5)Majandustehingute aluseks olevaid lepinguid, tellimuskirju jt majandustehingute sisu mõistmiseks vajalikke dokumente säilitatakse tehinguid teostanud hallatavas asutuses või vallavalitsuse kantseleis vastavalt neid valdkondi käsitlevate õigusaktide nõuetele, kuid mitte vähem kui seitse aastat. Kui käesolevas sise-eeskirjas on nõutud lepingute ja muude majandustehingute sisu mõistmiseks vajalike dokumentide esitamine raamatupidamisele, siis peale nende laekumist salvestab raamatupidamistöötaja need dokumendid raamatupidamise elektroonilisse kausta.

(6)Kogu raamatupidamise andmebaasist tehakse serveri kaudu varukoopia iga tööpäeva järgsel ööl.

E-arvekeskuses ENVOICEs olevate elektrooniliste ostuarvete 7-aasta pikkuse säilitamise eest vastutab operaatorfirma.

(1)Isikud, kellel on õigus kinnitada kuludokumente (eelarve juhid) vastutavad selle eest, et: 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 3) tehing on seaduspärane ja vajalik; 4) tehing on kooskõlas eelarvega; 5) tehingu tingimused vastavad parimate analoogsete tehingute tingimustele; 6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist.

(2)Raamatupidamise töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekannete ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise: 1) kontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus; 2) maksetähtpäev; 3) tekkepõhine periood; 4) saaja andmed; 5) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 6) kas ostutehing on kontrollitud ja kinnitatud eelarve juhi poolt.

(3)Rahaliste ülekannete tegemisel osalevad kaks raamatupidamise töötajat. Pearaamatupidaja teostab ülekanded ja finantstarkvaras teeb kanded raamatupidaja.

(4)Tööülesannete täitmisel lähtutakse nelja silma printsiibist.

(1)Lühim aruandeperiood on kalendrikuu.

(2)Peale 20.kuupäeva suletakse eelmise kalendrikuu pearaamat ja alustatakse eelarve täitmise aruannete, raamatupidamise aruannete, saldoandmiku jt aruannete koostamist.

(3)Välistele infotarbijatele (rahandusministeerium, maksuamet, toetuse andjad jt) esitatakse perioodilisi aruandeid riigi ja valla õigusaktides ning sõlmitud lepingutes sätestatud tähtaegadel ja korras.

(1)Saldoandmik on pearaamatu käivete kogum, mille alusel formuleeritakse Hiiumaa valla bilanss, tulemiaruanne, rahavoogude aruanne, materiaalse põhivara liikumise aruanne, laenude tagasimaksete aruanne, töötasude ja tööjõu aruanne, finantsdistsipliini täitmise aruanne ning majandustehingute käivete võrdlused kõigi riigi raamatupidamiskohustuslastega. Saldoandmik asub Riigi Tugiteenuste Keskuse lehel (https://saldo.rtk.ee/).

(2)Hiiumaa vald koostab ja esitab Rahandusministeeriumile ühe, tsentraalarvestusega saldoandmiku. Saldoandmik edastatakse Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi (edaspidi saldoandmike infosüsteem) elektrooniliselt.

(3)Saldoandmike infosüsteemi kasutamisõigused määrab valla pearaamatupidaja.

(4)Saldoandmike infosüsteemi kasutusõigustega töötajatel on õigus parandada saldoandmike infosüsteemi sisestatud saldoandmikke ja teha aruannete päringuid.

(5)Saldoandmikud sisestatakse saldoandmike infosüsteemi iga kalendrikuu 25. kuupäevaks eelmise kalendrikuu kohta, välja arvatud saldoandmikud aasta lõpu seisuga, mis esitatakse hiljemalt järgmise aasta 15. veebruariks.

(6)Saldoandmike infosüsteemi sisestatakse saldoandmikud aruandeperioodi kohta kumuleeruvalt kalendriaasta algusest (bilansikontode saldod aruandeperioodi lõpu seisuga ja tulemiaruande kontode saldod perioodi kohta alates kalendriaasta algusest kuni aruandeperioodi lõpuni).

(7)Kord kvartalis, kvartali lõpu seisuga, võrreldakse saldosid ja käibeid teiste avaliku sektori üksustega. Aasta lõpu seisuga esitatud saldoandmikke võib korrigeerida (sealhulgas likvideeritakse auditeerimise käigus ilmnenud puudusi) kuni aruandeaastale järgneva aasta 31. märtsini.

(8)Kui pärast 31. märtsi leitakse auditi käigus aastaaruandes korrigeerimist vajavaid olulisi vigu, esitatakse Rahandusministeeriumile hiljemalt 30. aprilliks vastavad parandusettepanekud.

(9)Kui pärast järgmise aasta 31. märtsi ilmneb vajadus teha aastaaruandes ebaolulisi parandusi või pärast 30. aprilli olulisi parandusi, arvestatakse tehtud parandused järgmise aruandeaasta saldode muutuste hulka.

(1)Hiiumaa valla eelarve täitmise aruandeid koostatakse pearaamatu käivete alusel.

(2)Eelarve täitmise aruanded eelarve juhile on kättesaadavad veebirakenduselt aadressil app.veera.eu ja www.pmen.ee. Rahandusministeeriumile esitatakse eelarve andmik üldeeskirjas ettenähtud aegadel ja vormis.

(3)Kui eelarve täitmine erineb kinnitatud eelarvest, siis esitab finantsist koos eelarve täitmise aruandega vastavad tähelepanekud eelarve juhile ja valla rahandusosakonna juhatajale.

Makseandmik koostatakse igakuiselt kassa/panga kannete alusel ja sisestatakse saldoandmiku infosüsteemi iga kuu 25. kuupäevaks üldeeskirjas ettenähtud vormil.

(1)Konsolideeritud majandusaasta aruanne koostatakse lähtudes raamatupidamise seaduses, RTJ, avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis toodud nõuetest.

(2)Kui erinevate juhendmaterjalide arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest.

(3)Raamatupidamise aastaaruande koosseisu kuulub ka eelarve täitmise aruanne.

(4)Raamatupidamise aastaaruande põhiaruanded, ülevaate finantsriskide juhtimisest ja muud valla finantsmajandusliku seisu selgitavad ülevaated koostab valla pearaamatupidaja.

(5)Tegevusaruande koosseisus olevad majandusülevaated, koondnäitajad ja muu üldise informatsiooni koostab rahandusosakonna juhataja.

(6)Tegevusaruande sisuline ülevaade (sh eelarveaastaks kinnitatud eesmärkide täitmine) ja eelarve täitmist selgitavad sisulised lisad koostatakse valdkondade juhtide poolt ja esitatakse raamatupidamisele aastaaruandesse lisamiseks hiljemalt 15. veebruariks.

(7)Ülevaated kontrollsüsteemist koostatakse vallasekretäri poolt ja esitatakse raamatupidamisele hiljemalt 1. märtsiks.

(8)Valla rahandusosakonna juhataja esitab majandusaasta aruande koos lisadega vallavalitsuse maikuu istungile.

(9)Majandusaasta aruanne, revisjonikomisjoni aruanne, vandeaudiitori aruanne, vallavalitsuse protokolliline otsus aruande heakskiitmise kohta ning volikogu otsus aruande kinnitamise kohta avaldatakse pärast nende kinnitamist seitsme tööpäeva jooksul Hiiumaa valla veebilehel.

(1)Hiiumaa valla koondmaksudeklaratsioonid (töötasu- ja sotsiaalmaksete deklaratsioon, erisoodustuste deklaratsioon, käibedeklaratsioonid, isiklike autode ametialase kasutamise kompenseerimise deklaratsioon, lastevanemate poolt tasutud koolituskulude deklaratsioon jm seadusega nõutud deklaratsioonid) koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(2)Deklaratsioonid salvestatakse igakuuliselt pärast esitamist rahanduse elektroonilisse kausta.

(3)Maksudeklaratsioonid koostab, esitab ja salvestab raamatupidamise vastava töölõigu eest vastutav raamatupidamistöötaja.

(1)Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(2)Statistikaaruanded koostab ja esitab lähtuvalt statistika aruande sisust kas asutuse juht, raamatupidamistöötaja või vastava valdkonna eest vastutav isik.

(1)Hiiumaa valla finantsarvestuses kasutatakse üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaani, mida vajadusel liigendatakse täiendavate alamkontodega.

(2)Majandustehingute kirjendamisel kasutatakse majandus-informatsiooni liigendamiseks kontoplaani järgmiselt: 1) kontod - tunnused majandustehingute kirjendamiseks, mis on süstematiseeritud bilansi aktiva- ja passivakontodeks, tulude ja kulude kontodeks ning bilansivälisteks kontodeks; 2) tehingupartneri koodid – Rahandusministeeriumi poolt antud tunnused igale iseseisval bilansil olevale üksusele või üksuste grupile; 3) tegevusala koodid - tunnused, mida kasutatakse kulude, põhivara soetuste ning saadud ja antud toetuste liigendamiseks tegevusvaldkondade lõikes; 4) allika koodid - tunnused, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida nõudeid-kohustusi ning tulusid-kulusid finantseerimisallikate lõikes; 5) rahavoo koodid - tunnused, mis võimaldavad koostada rahakäibe ja põhivarade liikumise aruandeid.

(3)Lisaks raamatupidamise kontoplaanile kasutatakse finantsinfo liigendamiseks järgmisi täiendavaid tunnuseid: 1) tunnused eelarve liigendamiseks (meetmed, tegevusalad, osakonnad, projektid vms); 2) tunnused rahakäibe liigendamiseks; 3) muud tunnused majandusinformatsiooni liigendamiseks (projektikoodid, lepingu numbrid jms); 4) tunnused osavalla liigendamiseks (objekt).

(4)Eelarvetunnuseid majandusinformatsiooni liigendamiseks kasutatakse vastavalt vajadusele.

(1)Enne majandusinformatsiooni kajastamist finantsarvestuses osalevad ostuarvete õigsuse kontrollimisel eelarve juhid.

(2)Ostuarveid digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele ENVOICE-s ja imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepti finantstarkvarasse.

(3)Ostuarvete menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest: 1) arveid suunab kinnitusringile vastava töölõigu eest vastutav raamatupidaja; 2) hallatavate asutuste arved suunatakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või eelnevale kinnitusele juhi poolt kirjalikult määratud isiku(te)le; 3) ostuarveid kinnitatakse arvete halduskeskkonnas www.envoice.ee; 4) arve suunatakse kinnitamisele ilma klassifitseerimata. Arvele märgib vajalikud tunnused kinnitaja või kommenteerib arve sisu selliselt, mis on vajalik arve klassifitseerimiseks ning suunab seejärel raamatupidamistöötajale. Vajadusel lisatakse finantsinfo liigendamiseks nõutavad tunnused (projektikoodid jms) ning majandustehingut täpsustav selgitus; 5) kui täpsustav informatsioon eelarve klassifikaatori kohta erineb esialgsest, siis korrigeerib seda volituste piires arve kinnitaja või raamatupidamistöötaja; 6) kinnitaja lisab vajadusel arve juurde programmi käskluse „lisa manus“ kaudu täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt).

(4)Ostuarve aktsepteerimisega eelarve juht: 1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud asutuse ülesannete täitmiseks asutusele kinnitatud eelarve vahendite piires ja kooskõlas eelarves kinnitatud eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega; 2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele, ostuarve kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo on lisatud arve manusesse; 3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ja tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarvelt nähtuvale maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

(5)Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitusega tagasi (programmi käsklus „Lükka tagasi“). Tagasilükatud ostuarve tagastavad raamatupidamistöötajad arve esitajale (programmi käsklus „Tagasta arve saatjale“).

(1)Majandustehingute kirjendamise aluseks on majandustehinguid tõestavad algdokumendid või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendid.

(2)Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse finantstarkvarasse (PMen).

(3)Majandustehinguid kirjendavad raamatupidajad. Ligipääs finantstarkvarale on raamatupidajatel. Valla pearaamatupidajal on tarkvara kasutamiseks administraatoriõigused. Teiste kasutajate õigused tulenevalt töölepingus või ametijuhendis kirjeldatud kastutusvaldkondadest.

(1)Raamatupidamistöötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise finantstarkvarasse: 1) tehing on teostatud kooskõlas eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega; 2) raamatupidamiskontod, tehingupartneri-, tegevusala-, allika-, rahavoo- ja muud eelarveklassifikaatori koodid on õigesti määratud; 3) õigeaegne maksetähtpäev v.a juhul, kui arve ei ole raamatupidamisele esitatud või kinnitatud õigeaegselt; 4) tehingu tekkepõhine periood; 5) saaja andmete piisavus rahalise ülekande teostamiseks; 6) juhul, kui ostuarvel on kajastatud käibemaks, siis kontroll selle kohta, kas tarnija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele; 7) kas antud kauba, teenuse või mõne muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 8) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt; 9) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad; 10) majandustehingu lühikirjeldus.

(2)Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse: 1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil; 2) digitaalallkiri; 3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(3)Algdokumendi järgi määratletava majandustehingu sisu ja kuludokumendil aktsepteerija määratud valla eelarve tunnuse vahelise vastuolu korral informeerib raamatupidamistöötaja sellest eelarve juhti. Kui eelarve- või asutuse juht ja raamatupidaja jäävad eriarvamusele, teeb otsuse korrigeerimise kohta valla pearaamatupidaja.

(4)Kõiki majandustehinguid dokumenteeritakse ning kirjendatakse raamatupidamisregistrites nende toimumise kuupäevaga või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Kui tehingu kuupäeva ei ole võimalik täpselt määrata, kirjendatakse tehing selle toimumise kalendrikuu viimase kuupäevaga.

(5)Keelatud on kirjendada majandustehinguid valesse aruandekuusse või kasutada ostuarvete sisestamisel põhjendamatult ettemaksukontosid. Takistustest majandustehingute kirjendamisel tuleb informeerida valla pearaamatupidajat.

Raamatupidamisregister on majandustehingute kirjendamisest tekkiv ja raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode lõikes (pearaamat).

(1)Sotsiaaltoetuste kohustuste arvestamise aluseks on sotsiaaltöö spetsialisti poolt koostatud rahalehed.

(2)Füüsilistele isikutele eraldatud sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse programmi STAR kaudu ja sealt loodud rahalehtede failid edastatakse raamatupidamisele aadressile [email protected].

(3)Sotsiaaltoetuste väljamakseid sooritatakse kolme tööpäeva jooksul arvates rahalehtede jõudmisest raamatupidamisse. Väljamaksete sooritamiseks imporditakse rahalehtede failid finantstarkvarasse.

(4)Sotsiaaltoetuste rahalehed salvestatakse raamatupidamise serverisse vastava korralduse kausta.

(5)Sotsiaaltoetused kantakse kuludesse STAR-i rahalehtede alusel.

(1)Mittetulundustegevuseks eraldatud toetuste arvestuse aluseks on vallavalitsuse korraldused. Toetused mittetulundustegevuseks klassifitseeritakse sihtotstarbelisteks toetusteks või mittesihtotstarbelisteks toetusteks.

(2)Sihtotstarbelise toetusena kajastatakse need toetused, mille kohta on vallavalitsuse korralduses märge, et toetus makstakse välja peale lepingu sõlmimist.

(3)Mittesihtotstarbelise toetusena kajastatakse need toetused, mis vallavalitsuse korraldusega kuuluvad väljamaksmisele koheselt peale korralduse jõustumist.

(1)Tasud ehitus- või kasutuslubade eest kantakse nende laekumisel tuludesse.

(1)Riiklikud maksutulud (füüsilise isiku tulumaks ja maamaks) kajastatakse maksuhalduri teatise alusel vallavalitsuse kui ametiasutuse tuludes.

(2)Maksu- ja lõivutulude üle peetakse arvestust tekkepõhiselt. Nõue kajastatakse hetkel, kui on võimalik usaldusväärselt hinnata nõudeõiguse suurust.

(1)Tulud majandustegevusest (toodete ja teenuste müügist) kajastatakse tekkepõhiliselt selle asutuse tuludes, kes teenust osutas või tooteid müüs ja liigendatakse asutuste põhimääruse tegevuste järgi. Kui osutatakse ka mittepõhimäärusejärgseid teenuseid, kajastatakse selline tulu vastavalt majanduslikule sisule.

(2)Tulud majandustegevusest kogutakse reeglina sularahata arvelduste korras. Müügiarvete tasumise tähtajaks määratakse üldjuhul 14 kalendripäeva. Kui arve ei laeku määratud tähtajaks, lisatakse järgmise arvestuskuu arvele meeldetuletus (teatis) eelmise perioodi võlgnevuse kohta.

(3)Rendi-, üüri-, kohatasude-, õppekulude jm lepinguliste püsiteenuste eest arvestatakse tulu ja esitatakse müügiarve perioodi lõpus. Teenuse saamisega seotud mõõdetavate muutuvkulude (rendi- ja üüripindade kommunaalkulud, toiduraha jms) eest arvestatakse tulu ja esitatakse arve peale teenuse osutamist.

(4)Juhul kui müügiarve eest laekub rohkem raha, otsustab arve koostamiseks algandmed esitanud isik (vajadusel läbirääkimisel teenuse saajaga), kas enammakstud summa tasaarveldatakse järgmise müügiarvega või tagastatakse enammakstud summa maksjale.

(5)Üle- või alalaekumine summas kuni 10 eurosenti loetakse väikevaheks ja ümardatakse kontole 608090.

(6)Nõuete analüütilist arvestust peetakse raamatupidamises. Valdkonna eest vastutav raamatupidamistöötaja väljastab eelarve juhtidele 20. kuupäevaks iga nõude lõikes informatsiooni ettemaksete ja/või võlgnevuste kohta.

(7)Majandustegevusest saadavate tulude arvele võtmiseks vajalike algandmete õigeaegse raamatupidamisele edastamise eest ja algandmete õigsuse eest vastutab eelarve juht.

(8)Algandmete alusel koostatud arvete õigsuse eest ja arvete väljastamise eest vastutab raamatupidamistöötaja.

(9)Enne uute lepingute sõlmimist kontrollib asutuse juht seniste lepingute täitmist ja tulude laekumist, võlgnevuste korral uusi lepinguid ei sõlmita. Tulude võlgnevusel üle kolme kuu peab asutuse juht võtma kasutusele meetmed võlgnevuse likvideerimiseks. Võlgnevuste sissenõudmise eest vastutab asutuse juht.

(1)Müügiarvete koostamise aluseks on lepingud, eelarve juhtide teatised või käskkirjad ja vallavalitsuse korraldused.

(2)Asutuste põhitegevuse tulude õigeaegseks arvestamiseks esitavad eelarve juhid raamatupidamisele: 1) üüri- ja rendilepingud koheselt peale sõlmimist. Kui üüri- või renditulu saadakse vara ühekordsest kasutamisest, mille kohta lepingut ei ole sõlmitud, siis esitab eelarve juht arve koostamiseks esimesel võimalusel esildise; 2) kohatasude arvestamise aluseks esitab huvikooli ja lasteaia juhataja või tema poolt volitatud isik õppeaasta alguses (digi)allkirjastatud käskkirjad viie tööpäeva jooksul peale nimekirjade kinnitamist, kuid mitte hiljem kui järgmise arvestuskuu 1. kuupäevaks. Käskkirjale lisatakse ettenähtud vormil andmed lapse nime ja isikukoodiga, tulumaksuga soodustatud lapsevanema nime ja isikukoodiga ning arve edastamiseks vajaliku e-posti aadressiga. Õppeaasta kestel esitatakse muudatused nimekirjades koheselt või hiljemalt järgmise arvestuskuu 1. kuupäevaks; 3) lasteaedade, toidupäevade ja muude tasude arvestus toimud infosüsteemi ELIIS kaudu.

(1)Müügiarvete koostamisel ja väljastamisel järgitakse järgmisi põhimõtteid: 1) müügiarved koostatakse raamatupidamises operatiivandmete ja/või lepingus kajastatu põhjal ja tingimustel; 2) müügiarved koostatakse ja väljastatakse teenuse kasutajale üldjuhul viie tööpäeva jooksul alates müügiarve koostamiseks vajalike algandmete laekumisest; 3) müügiarved edastatakse e-postiga algdokumendis näidatud aadressile, e-arvena või infosüsteemi Bill-Me kaudu. Kui raamatupidamisele esitatud kontaktaadressiks on märgitud hallatava asutuse aadress või kui arve saajal puudub e-posti aadress, siis korraldab arvete jõudmise maksjani eelarve juht; 4) raamatupidamistöötaja sisestab panga e-arvete keskkonna kaudu müügiarved hiljemalt 8.kuupäevaks; 5) müügiarvete vormistamisel järgitakse raamatupidamise seaduse nõudeid; 6) erinõudena tuleb müügiarvele märkida Hiiumaa valla tehingupartneri kood.

(2)Arved mitte asutuse kulude kohta, esitatakse saabunud alusarvete alusel. Info arve esitamise koha edastab eelarve juht e-posti aadressile: [email protected].

(3)Arvestust müügiarvete üle peetakse finantstarkvara mooduli „Arved“ alamprogrammides.

(4)Alamprogrammis avatakse asutuse arvete jaoks eraldi allüksusi.

(5)Peale arvete koostamiseks vajalike algandmete sisestamist allüksusese arvestusse imporditakse müügiarved finantstarkvara moodulisse „Arveldused“.

(6)Varem koostatud ja väljastatud müügiarveid korrigeeritakse või tühistatakse eelarve juhi poolt (digi)allkirjastatud esildise põhjal, mille tekstist nähtub korrigeerimise põhjus. Müügiarveid saab korrigeerida ja/või tühistada reeglina jooksva kalendrikuu arvestuses. Raamatupidamises koostatakse esildise alusel kreeditarve. Kreeditarvete koostamisel jälgitakse tekkepõhilisuse printsiipi.

Loodusressursside kasutamise eest laekuvad tulud kajastatakse valla tuludes vastavalt loodusressursside kasutamise tasude edasiandja esitatud teatisele.

Kahjutasusid, hüvitisi ja muid erakorralisi tulusid põhitegevusest kajastatakse arvestuses tekkepõhiliselt.

(1)Kulud kajastatakse tekkepõhiselt selle asutuse või eelarveüksuse finantsarvestuses, kelle tegevuseks kulu kasutati.

(2)Algdokumentidel kajastatud kuludesse kantavat käibemaksukulu kajastatakse kontol 601000. Põhivara soetamisel kajastatakse käibemaksukulu kontol 601002. Edasiantavatelt kuludelt arvestatud käibemaksu kajastatakse kontol 601000.

(3)Kulude edasiandmise kajastamisel lähtutakse avaliku sektori finantsarvestuse -ja aruandluse juhendi põhimõtetest ja rahandusministeeriumi muudest juhenditest.

(4)Töötajatele makstavate teenistus- ja töölähetuse, majanduskulu avansside ja muude ettemaksete korral, kus tegelik kulude liigendus selgub hiljem, kinnitatakse ja klassifitseeritakse kavandatavad kulud algselt parima teadmise kohaselt.

(5)Üüri ja renditehingutega kaasnevaid edasimüüdavaid kommunaalkulusid kajastatakse kuluna kontodel 5511 või 5512 ja edasimüügist saadud tulu kontogrupis 3233 või 3225.

(6)Kululimiitide ületamisi või töötajate soovil muid sarnaseid kinnipidamisi töötajate töötasust või nõudeid töötajate vastu võib kajastada kohe kuluarve saamisel nõudena. Juhul kui kuluarve esitaja on avaliku sektori üksus, kajastatakse kulu esmalt arve esitaja tehingupartneri koodiga. Nõue töötaja vastu võetakse arvele eraldi kandega, vähendades kajastatud kulu eraisiku tehingupartneri koodiga 800699.

(7)Kolmandate isikute eest tasutud ja nende poolt samas summas hüvitatavad kulud kajastatakse esialgselt nõudena (arve tasutakse enne hüvitise laekumist) või kohustusena (arve tasutakse peale hüvitise laekumist), näiteks õpikute ja vihikute soetuse vahendamine, ürituste osavõtutasu vahendamine, kohtukulude vahendamine vms. Vastava informatsiooni kulude hüvitamise kohta märgib arve aktsepteerija arve kommentaari lahtrisse.

(8)Sotsiaalkindlustusameti ja Tööturuameti poolt hüvitamisele kuuluvad sotsiaaltoetused kajastatakse nõudena.

(9)Maksmata, kuid deklareeritud maksud, lõivud ja trahvid kajastatakse kohustusena kontogrupis 2030 ja ettemakstud maksud, lõivud ja trahvid käibevarana kontogrupis 1037. Kontogrupi 2030 saldod peavad iga aruandeperioodi lõpul võrduma maksuameti või lõivu saaja asutuse kontogrupi 1020 saldodega. Maksukohustuste ning maksuameti andmebaasis kajastuvate maksusaldode vahed, mis tulenevad erinevatest ümardamiste reeglitest, korrigeeritakse iga kalendrikuu lõpus pearaamatu kandega.

(1)Tööjõukulusid ja nendega seotud maksukulusid kajastatakse tekkepõhiselt selles perioodis, mille eest need arvestati.

(2)Kulusid kajastatakse tööjõukuludena selle asutuse või eelarveüksuse finantsarvestuses, kus arvestatakse töötasu ja deklareeritakse töötasult arvestatud maksud.

(3)Kontogruppide 1037 ja 2030 kontodel kasutatakse maksuameti tehingupartneri koodi. Ülejäänud tööjõukuludega seotud nõuete ja kohustuste kontodel, samuti töötasu kulu (kontorühm 500) ja maksukulu (kontorühm 506) kontodel kasutatakse tehingupartneri koodidena füüsiliste isikute koode (800699).

(4)Tööjõukuludest kinni peetud maksud, samuti arvestatud maksud, kajastatakse esmalt deklareerimata maksude kohustusena kontorühmas 202. Kontogruppi 2030 kantakse ainult maksuametile deklareeritud maksukohustus. Töötasu väljamakse kantakse maksudeklaratsioonide alusel maksukohustus kontorühmast 202 üle kontogruppi 2030. Kontogrupi 2030 kontode saldosid võrreldakse igakuiselt maksuameti kontokaartidel kajastatud maksunõuete tekkepõhiste saldodega.

(1)Analüütilist arvestust töötajatega peetakse töötajate ja asutuste lõikes.

(2)Palgaarvestuse aluseks on kehtiv seadusandlus, vallavolikogu või vallavalitsuse õigusaktid, asutuse juhi käskkirjad, lepingud ja tööaja arvestamise tabelid. Asutuse tööajaarvestust peab vormikohase tööajatabeli alusel asutuse juht või tema poolt määratud isik, kes esitab allkirjastatud tööajatabeli hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu esimeseks kuupäevaks aadressile [email protected]. Kui esitatud tööajatabel osutub ekslikuks (töötajate ootamatu haigestumine vm juhud), teatab asutuse juht või tema poolt määratud isik viivitamatult raamatupidamisele ja esitab uue tööajatabeli. Palgaarvestuse algdokumendi (käskkiri, korraldus, tööajatabel, töövõtu- või käsundusleping jne) alusel koostatakse palgaleht või koondpalgaleht. Füüsilise isikuga (kes ei ole registreeritud füüsilisest isikust ettevõtjana) sõlmitavas võlaõiguslikus lepingus lepitakse kokku tasu maksmises pangaülekandega reeglina üks kord kuus asutuse palgapäeval.

(3)Palgalehed koostatakse hallatavate asutuste või eelarveüksuste lõikes. Palgalehe koostaja saadab enda poolt digitaalselt allkirjastatud palgalehe koos palgalehe sisuga enne väljamaksetähtaega asutuse juhile tutvumiseks ja allkirjastamiseks. Asutuse juht saadab enda poolt digiallkirjastatud palgalehe tagasi raamatupidamisele. Palgaarvestuse eest vastutav raamatupidaja salvestab tagasilaekunud palgalehed vallavalitsuse serveris asuvasse „Rahandusosakond“ kataloogi alamkausta „Palgalehed“.

(4)Töötasu makstakse üks kord kuus üldjuhul pangaülekande teel. Töötasu ülekanded tehakse arvestuskuule järgneva kuu kaheksandaks kuupäevaks.

(5)Volikogu hüvitised arvestatakse volikogu esimehe või aseesimehe poolt koostatud ja kinnitatud esildiste alusel. Hüvitised makstakse välja arvestuskuule järgneva kuu kaheksandaks kuupäevaks pangaülekande teel.

(1)Puhkusetasu arvestamise algdokumendiks on asutuse juhi käskkiri.

(2)Puhkusetasu ja sellelt arvestatud maksukulu jaotatakse nendesse kuudesse, milliste eest need olid arvestatud.

(3)Puhkusetasu (va õppepuhkus, isapuhkus ja lapsepuhkus) arvestatakse kas teenistuja keskmise töötasu alusel või jätkatakse ametnikule määratud palga või töötajaga kokku lepitud töötasu maksmist, juhul kui see on teenistuja jaoks soodsam.

(4)Puhkusetasu (va õppepuhkus, isapuhkus ja lapsepuhkus) arvestatakse kas teenistuja keskmise töötasu alusel või jätkatakse ametnikule määratud palga või töötajaga kokku lepitud töötasu maksmist, juhul kui see on teenistuja jaoks soodsam.

(5)Puhkusetasu ja sellelt arvestatud maksukulu jaotatakse nendesse kuudesse, milliste eest need olid arvestatud.

(6)Puhkusetasud sh õppepuhkuste tasud makstakse välja seaduses sätestatud tähtajal.

(1)Haigushüvitise arvestamise algdokument on töövõimetusleht.

(2)Haigushüvitis arvutatakse Vabariigi Valitsuse määrusega kehtestatud keskmise töötasu maksmise tingimuste ja korra ning volikogu õigusaktides sätestatud korra alusel.

(3)Töösuhte lõppemisel kasutamata jäänud aegumata puhkuse hüvitise arvutamise või töösuhte lõppemisel välja töötamata puhkusepäevade eest töötasust kinnipeetava tasu arvutamise algdokument on käskkiri või töölepingu lisa. Hüvitised töösuhte lõppemisel kajastatakse töösuhte lõppemise kuupäevaga.

(1)Erisoodustuste mõistet kasutatakse „Tulumaksuseaduses“ sätestatu alusel. Erisoodustusi ja nendelt arvestatud maksukulusid kajastatakse personalikulude kontorühmades 505 ja 506.

(2)Töösuhte lõppemisel kasutamata jäänud aegumata puhkuse hüvitise arvutamise või töösuhte lõppemisel välja töötamata puhkusepäevade eest töötasust kinnipeetava tasu arvutamise algdokument on käskkiri või töölepingu lisa. Hüvitised töösuhte lõppemisel kajastatakse töösuhte lõppemise kuupäevaga.

(3)Kui kuludokumentidel ei ole võimalik täpselt eristada erisoodustuste osa, määrab erisoodustuse kulude arvutamiseks vajaliku proportsiooni kuludokumendi aktsepteerija lähtudes oma hinnangust kulude jaotuse kohta.

(4)Erisoodustuse kulud aktsepteeritakse kuludokumendil. Erisoodustusele lisanduvad maksukulud arvestatakse raamatupidamises.

(5)Kui erisoodustuse kulude tekkepõhine moment eelneb erisoodustuse kulude eest tasumisele, kajastatakse ja deklareeritakse erisoodustuste maksude kohustus kontogrupis 2030 erisoodustuse eest tasumise perioodis.

(1)Majanduskulude avansi saamiseks esitab aruandev isik veebikeskkonnas ENVOICE avalduse, milles näitab ära majanduskulude avansi vajaduse ja summa. Majanduskulude avanss kantakse aruandva isiku pangakontole. Erandkorras sularahas makstava majanduskulude avansi korral tuleb järgida käesoleva sise-eeskirja § 5 „Sularahaarvestuse üldine korraldus“. Majanduskulude avansisumma kajastatakse konto 103920 deebetis.

(2)Majanduskuludeks avanssi saanud aruandev isik on kohustatud esitama raamatupidamisele viie tööpäeva jooksul peale avansi kasutamist või hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 5. kuupäevaks kulusid tõendavad dokumendid ja aruande veebikeskkonnas ENVOICE. Aruandes peab olema märgitud aruandva isiku käsutuses olnud avansi jääk aruandeperioodi alguses, tehtud kulutused, avansi jääk aruandeperioodi lõpuks ja kuludokumentide arv.

(3)Majanduskulude aruanne peab eelarve juhi poolt olema kinnitatud.

(4)Raamatupidamises kontrollitakse kuludokumentide vastavust käesoleva sise-eeskirja § 13. „Algdokumendid“ lõikes 3 märgitud nõuetele ja maksumuse vastavust aruandvale isikule väljamakstud avansi summaga.

(5)Raamatupidamise kanded kuludokumentide kirjendamisel: 1) kuni avansisummani kontoklassi 55 deebetis ja konto 103920 kreeditis; 2) avansisummat ületav osa kontoklassi 55 deebetis ja konto 202050 kreeditis.

(6)Kui kulutõendavad dokumendid on suuremas maksumuses, kui saadud avanss, kantakse täiendav summa aruandva isiku pangakontole.

(7)Kui kulutõendavad dokumendid on väiksemas maksumuses kui saadud avanss, tuleb aruandval isikul kasutamata majanduskulude avanss tagastada majanduskulude aruande esitamisega samal ajal.

(8)Aruandekohustuslikule isikule ei anta täiendavat avanssi enne, kui eelnevalt saadud avansi kasutamise kohta on esitatud majanduskulude aruanne ja eelarve juht on aruande aktsepteerinud.

(1)Lähetus hõlmab töö-, teenistus- ja koolituslähetusi.

(2)Lähetuse päevarahade arvestamise ja väljamaksmise aluseks on juhi käskkiri, vallavalitsuse korraldus või volikogu otsus.

(3)Lähetuse päevarahad ja lähetusega kaasnevad kulud hüvitatakse seaduses ettenähtud tingimustel ja –korras. Kulude hüvitamise aluseks on lähetatu esitatud ja eelarve juhi poolt kinnitatud aruanne, mis esitatakse raamatupidamisele ENVOICE kaudu hiljemalt viie tööpäeva jooksul peale lähetuse lõppemist.

(4)Lähetuspäevarahade väljamaksmine ja lähetusega kaasnevate kulude ettemaksed kajastatakse konto 103920 deebetis. Töö- ja teenistuslähetuste kulud kajastatakse kontogrupi 5503 vastavatel kontodel ja koolituslähetuste kulud kajastatakse kontogrupi 5504 vastavatel kontodel. Lähetusega kaasnevate kulude võlad töötajatele kajastatakse kontol 202050.

(5)Lähetuskulud kajastatakse tekkepõhiselt.

(1)Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulud hüvitatakse seaduses ettenähtud korras ning isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise korra alusel.

(2)Volikogu poolt ametisse nimetatud isikute isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitamine toimub volikogu esimehe otsuse alusel.

(3)Sõidupäevikud esitatakse ENVOICE keskkonna kaudu aruande kuule järgneva kuu 5. kuupäevaks.

(4)Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitis kantakse hüvitist saava isiku pangakontole hiljemalt viie tööpäeva jooksul peale sõidupäeviku kinnitamist.

(5)Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitamisel üle seaduses sätestatud määra või muudel seadusest erinevatel tingimustel arvestatakse erisoodustusmaks tulumaksuseaduse ja sotsiaalmaksuseaduse alusel.

(1)Toetustena käsitletakse saadud vahendeid (saadud toetused), mille eest ei anta otseselt vastu kaupu ega teenuseid, ning antud vahendeid (antud toetused), mille eest ei saada otseselt vastu kaupu ega teenuseid.

(2)Toetused jaotatakse käesolevas sise-eeskirjas järgmisteks liikideks: 1) sotsiaaltoetused on füüsilistele isikutele makstavad toetused (vt § 30 Sotsiaaltoetuse kohustuste arvestus ja toetuste väljamaksed); 2) sihtfinantseerimine on teatud sihtotstarbel või muudel eritingimustel saadud ja antud toetused. Sihtfinantseerimisena käsitletakse valla asutustele (nt lasteaiale, koolile jt) antavaid annetusi, kui annetus tehakse kindla eesmärgiga ning toetuse kasutamise tekkepõhine moment erineb toetuse laekumise hetkest; 3) mittesihtotstarbeline finantseerimine on sihtotstarvet määramata ja eritingimustega sidumata, juriidilistele isikutele antud toetused, mida toetuse saaja kasutab oma äranägemisel; 4) üldjuhul toetuse andja ei nõua toetuse saajalt aruandeid ja lepingu vms dokumendi kohaselt puudub toetuse andjal toetuse tagasinõude võimalus.

(1)Sihtfinantseerimine jaotatakse toetuse päritolu järgi kodumaiseks ja välismaiseks sihtfinantseerimiseks.

(2)Kodumaine sihtfinantseerimine on residentidelt, sh teistelt avaliku sektori üksustelt saadud ja neile antud sihtfinantseerimine v.a nende kaudu vahendatud välismaine sihtfinantseerimine.

(3)Välismaine sihtfinantseerimine on mitteresidentidelt (sh rahvusvahelistelt organisatsioonidelt) saadud sihtfinantseerimine ja residentide (sh teiste avaliku sektori üksuste) kaudu vahendatav välismaine sihtfinantseerimine.

(4)Sihtfinantseerimine jaotatakse toetuse kasutamise eesmärgi järgi tegevuskulude ja põhivara sihtfinantseerimiseks. Põhivara sihtfinantseerimise põhitingimus on, et selle saaja peab ostma, ehitama või muul viisil soetama teatud põhivara.

(1)Sihtfinantseerimise lepingu sõlmimisel ja aruandluse esitamisel järgitakse käesoleva sise-eeskirja „Tulude ja kulude kajastamise üldpõhimõtted“ sätestatut.

(2)Kui vallavalitsus või hallatav asutus on sihtotstarbelise toetuse saaja, sõlmib ta toetuse andja või vahendajaga sihtfinantseerimise lepingu või muu toetuse andmise aluseks oleva dokumendi võimaluse korral selliselt, et toetuse kasutamise kohta esitatakse tekkepõhised kuluaruanded vähemalt iga kvartali lõpu seisuga.

(3)Lepingus sätestatakse samuti see, kas saadud toetus kajastatakse tuludes-kuludes raha ülekandmisel või aruannete/teatiste alusel (vt § 51 Sihtfinantseerimine tegevuskulude katteks punkt 10).

(4)Sõlmitud lepingute koopiad edastatakse koheselt raamatupidamisele.

(5)Kui vallavalitsus on sihtotstarbelise toetuse andja, siis kontrollib ta sihtfinantseerimise kasutamist ning sellega seotud lisatingimuste täitmist toetuse saaja aruannete alusel.

(6)Sihtfinantseerimise andmise lepingusse või muu toetuse andmise aluseks olevasse dokumenti märgitakse nõue, et toetuse kasutamise kohta esitatakse talle kuluaruandeid järgmiselt: 1) avalikku sektorisse kuuluva toetuse saaja puhul vähemalt iga kvartali lõpu seisuga; 2) ülejäänud toetuse saajate puhul vähemalt aasta lõpu seisuga või projektis märgitud perioodi lõpu seisuga.

(7)Lõikes 6 sätestatust pikema aruandlusperioodi võib kehtestada üksnes juhul, kui vallavalitsus kontrollib toetuse kasutamist muul moel, raamatupidamises on tagatud toetuse kasutamise võimalikult õiglane kajastamine ja eelarve täitmises on tagatud tulude-kulude vastavuse printsiip.

(1)Tegevuskulude katteks saadud sihtfinantseerimine kajastatakse tekkepõhiselt ning järgitakse tulude ja kulude vastavust. Sihtfinantseerimisena arvestatakse muuhulgas selliseid laekumisi, mille puhul ei sõlmita lepingut, kuid raha kasutatakse kindlal otstarbel ja raha kasutamisest informeeritud avalikkust (sihtotstarbelised annetused jms).

(2)Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna selles arvestusperioodis, kui toetuse laekumine on kindel (nt sihtfinantseerimise andja või vahendaja on kuluaruande aktsepteerinud) ja toetuse saaja on teinud kulud, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud.

(3)Saadud sihtfinantseeringu kasutamist (tuludesse kandmist) kinnitab vastutav isik koos kuludokumendi aktsepteerimisega.

(4)Sihtfinantseerimise tekkepõhine tulu kajastatakse kontorühmas 350 ning laekumata sihtfinantseerimise nõue kontogrupi alamgrupis 10355. Juhul kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid selle arvelt ei ole kulutusi tehtud, kajastatakse saadud vahendid saadud ettemaksena kontogrupi alamgrupis 20385.

(5)Avalikku sektorisse kuuluvat toetuse andjat või vahendajat informeeritakse sihtfinantseerimise teatise kaudu lepingus ettenähtud aegadel või iga kvartali lõpus raamatupidamises kajastatud sihtfinantseerimise nõuetest ja kohustustest ning tuludest ja kulutustest.

(6)Kui aruandeaasta lõpus on toetuse kajastamise perioodid avalikku sektorisse kuuluva toetuse andja või vahendaja ja valla raamatupidamises erinevad, siis selgitatakse erinevuste põhjused ja vajadusel annulleeritakse valla raamatupidamises tekkepõhiste kulutuste alusel kajastatud vastavad sihtfinantseerimise tulukanded.

(7)Sihtotstarbelise toetuse andjana kajastatakse antud sihtfinantseerimise kulu tekkepõhiselt lähtudes toetuse saaja esitatud kuluaruannetest.

(8)Vallavalitsuse korralduste alusel antav sihtfinantseerimine kajastatakse nõudena kontorühmas 103 ja kantakse kuludesse (kontorühm 450) peale aruannete laekumist.

(9)Tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kohe kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem üldeeskirjas sätestatud põhivara kapitaliseerimise alampiirist ja tagatud on tulude-kulude vastavusprintsiip.

(1)Sihtfinantseerimist põhivara soetamiseks kajastatakse tuluna toetuse saamise tekkepõhisel momendil.

(2)Põhivara sihtfinantseerimise tekkepõhine tulu kajastatakse kontogrupis 3502 ja laekumata sihtfinantseerimise nõue kontogrupi alamgrupis 10355.

(3)Juhul kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid põhivara ei ole veel soetatud, kajastatakse saadud vahendid lühiajalise- või pikaajalise kohustusena kontogrupi alamgrupis 20385. Kui põhivara on soetatud ja puudub sisuline toetuse laekumata jäämise risk, kuid sihtfinantseerimine on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna (kontogrupp 3502) ja nõudena (bilansikontod 103556 ja 103557).

(4)Aastaaruandes avalikustatakse sihtfinantseerimise nõuded ja kohustused, mille aluseks ei ole sihtfinantseerimise leping, vaid kindel kavatsus projekti jätkuvalt finantseerida. Samuti avalikustatakse juhused, kus nimetatud kindlad kavatsused ei realiseerunud.

(1)Mitterahalise sihtfinantseerimise korral eristatakse: 1) sihtfinantseerimist kolme osapoolega seotud tehingus, kui toetuse andja või vahendaja kannab raha üle otse kaupade või teenuste tarnijale, kellelt toetuse saaja kaupu või teenuseid saab (nt raamatud maakonna keskraamatukogust jms); 2) sihtfinantseerimist, mille korral toetuse andja annab toetuse saajale üle kaupu või teenuseid ning sellega ei kaasne otseselt nende müük tarnija poolt (nt materiaalsed annetused jms).

(2)Kui mitterahaline sihtfinantseerimine seisneb selles, et toetuse andja või vahendaja kannab raha otse toetuse saaja tarnijale, võetakse sihtfinantseerimine arvele toetuse andja või vahendaja teatise alusel nii, nagu see toimuks siis, kui raha liiguks läbi toetuse saaja tarnijale (välja arvatud pangakonto liikumise kajastamine, selle asemel sulgeb toetuse saaja maksepäeval võla tarnijale ja nõude toetuse andjale või vahendajale või saadud ettemakse toetuse andjalt või vahendajalt).

(3)Eelarve juht korraldab mitterahalise sihtfinantseerimise saajana hiljemalt järgneva kuu 5. kuupäevaks raamatupidamise informeerimise saadud mitterahalisest sihtfinantseerimisest ja mitterahalist sihtfinantseerimist tõendavad dokumentide edastamise aadressile [email protected].

(4)Mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse saadud kaupade ja teenuste õiglases väärtuses.

(5)Kui sihtfinantseerimisena saadud kaupade ja teenuste õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt hinnata, siis selle kohta raamatupidamiskandeid ei tehta.

(6)Mittesihtotstarbelist finantseerimist saamist kajastatakse tuluna (kontorühm 352) tehingu toimumise hetkel ja toetuse andmist kuluna (kontorühm 452) tehingu toimumise hetkel.

(1)Üldeeskirjast tulenevalt kajastatakse erinõudena varude soetamisel lisandunud mittetagastatavad maksud ja lõivud kuludes kontogrupis 6010.

(2)Varusid ja varude soetamiseks tehtud ettemakseid kajastatakse kontorühmas 108.

(3)Varud võetakse arvele soetusmaksumuses mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest.

(4)Medikamendid, kantseleitarbed ja muud majandusmaterjalid kantakse soetamise hetkel kuludesse.

(5)Varude kandmisel kuludesse nende kasutusele võtmisel kasutatakse tehingupartneri koodina residendist äriühingu koodi 800599. Jooksval aastal soetatud varude kuluks kandmisel kasutatakse tehingupartneri koodi, kellelt varud soetati.

(1)Toiduained kantakse kuludesse nende soetamise hetkel kontogrupp 5521.

(2)Toiduainete koguselist ja summaarset laoarvestust peavad asutuste juhtide poolt määratud isikud.

(3)Toiduainete liikumiste kohta raamatupidamises arvestust ei peeta.

(1)Bilansiväline vara kantakse kuludesse soetamise hetkel.

(2)Bilansiväline vara liigitatakse: 1) arvele võetav ehk inventeeritav bilansiväline vara (kontod 551400, 551500, 551600); 2) muu bilansiväline vara (kontod 552400).

(3)Arvele võetav ehk inventeeritav bilansiväline vara on selline vara, mille kasutamisiga on üle ühe aasta ja mille soetamismaksumus on 300 kuni 10 000 eurot (ilma käibemaksuta). Sellise bilansivälise vara arvestust peetakse koguseliselt ja summaliselt vastutavate isikute lõikes.

(4)Muu bilansivälise vara kohta arvestust ei peeta.

(5)Bilansiväline vara võetakse arvele ostuarve/saatelehe alusel.

(6)Sõltuvalt asutuse spetsiifilisest tegevusest võib asutuse juht oma käskkirjaga kehtestada väheväärtusliku varaobjekti bilansivälise arvestuse pidamiseks käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud piirmäärast madalama piirmäära kas kõikidele bilansivälistele varadele või üksikutele vara liikidele.

(7)Hiiumaa valla raamatukogudes olevate raamatute ja elektrooniliste teavikute kohta peetakse koguselist arvestust raamatukogudes selleks ettenähtud arvutiprogrammis. Kajastatakse soetamisel kontogrupis 5523.

(8)Kaasaskantav (nt mobiiltelefonid, sülearvutid jms) vara antakse kasutajale üle vara kasutamise aktiga.

(9)Bilansivälises arvestuses olev vara kantakse arvestusest välja kui vara on muutunud kasutamiskõlbmatuks, hävinud või kadunud või kui vajadus vara kasutada on kadunud ja vara ei ole õnnestunud võõrandada.

(10)Bilansivälise vara kõlbmatuks tunnistamiseks ja mahakandmiseks vormistatakse akt, mis peab sisaldama: 1) vara nimetust, kogust, soetamise aega, soetusmaksumust, mahakandmise põhjust ja vara eest vastutava isiku nime; 2) utiliseerimise või hävitamise korral utiliseerimise või hävitamise eest vastutava isiku nime, hävitamise viisi, tähtaega ja tingimusi.

(11)Väheväärtusliku vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise akti kinnitab allkirjadega püsi- või inventuuri komisjon. Akti põhjal eemaldatakse väheväärtuslik vara kasutusest ning lõpetatakse vara arvestus raamatupidamises.

(1)Finantsinvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 3 nõuetest.

(2)Finantsinvesteeringud jaotatakse bilansis olenevalt nende hinnangulisest realiseerumise tähtajast kas lühi- (realiseeruvad järgmise aruandeaasta jooksul) või pikaajalisteks. Lühiajalised finantsinvesteeringud kajastatakse kontorühmas 101 ja pikaajalised kontorühmas 151. Tuletisinstrumendid kajastatakse lühiajalistena kontodel 103300 ja 209000. Finantsinvesteeringutelt arvestatud kasumid ja kahjumid kajastatakse kontoklassis 65.

(3)Finantsinvesteeringuid liigendatakse järgmiselt: 1) kauplemisportfelli väärtpaberid (aktsiad, osad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), mis on soetatud lühiajalise kasumiteenimise eesmärgil edasimüügiks; 2) investeerimisportfelli väärtpaberid - pikaajaliselt hoitavaid investeeringud aktsiatesse ja muudesse omakapitaliinstrumentidesse (v.a investeeringud tütar- ja sidusettevõtjatesse) ning võlakirjadesse ja muudesse võlainstrumentidesse (v.a lunastustähtajani hoitavad võlakirjad); 3) lunastustähtajani hoitavad võlakirjad; 4) tuletisinstrumendid; 5) muud osalused - noteerimata aktsiad ja osalused rahvusvahelistes organisatsioonides.

(4)Väärtpaberid ja tuletisinstrumendid (v.a lunastustähtajani hoitavad võlakirjad) kajastatakse õiglases väärtuses. Juhul kui puudub informatsioon õiglase väärtuse kohta, kajastatakse neid soetusmaksumuses, korrigeerides seda allahindlustega. Kui soetusmaksumus ei ole teada, kajastatakse neid nullväärtuses.

(1)Sularahaarvestuse sisseseadmisel järgitakse käesoleva sise-eeskirja § 5 Sularaha käitlemine sätestatud nõudeid.

(2)Kassakäivet tõendav maksedokument vormistatakse tehingu toimumisel ning väljastatakse maksjale. Kassaorderi teine osa või kassaaparaadi tehingut väljendav jäljend jääb raamatupidamiskirjendi koostamise aluseks.

(3)Kassatehinguid tõendavate dokumentide põhjal koostatakse vähemalt kord kuus koonddokument, millest nähtub sularaha jääk kassas perioodi alguses, sissetulekud ja väljaminekud maksedokumentide numbrite järjestuses ja sularaha jääk kassas perioodi lõpus. Koonddokumendi allkirjastab koostaja.

(4)Sularahakäive pangakonto ja kassa vahel kajastatakse raamatupidamiskirjendiga pangaväljavõtete ja kassadokumentide põhjal.

(1)Sularaha arvestus toimub finantstarkvara mooduli „Raha“ alalõigus “kassa”.

(2)Raha väljamaksmisel tuleb vajadusel isik tuvastada isikut tõendava dokumendi alusel. Iga sularaha tehingu korral märgitakse kandele raha saanud või raha maksnud isiku nimi, tehingu lühikirjeldus, kontoplaanist ja eelarveklassifikaatorist tulenevad koodid.

(3)Sularaha väljaminekuorderile võetakse viivitamatult raha saanud isiku allkiri.

(4)Sularahakassa väljamineku orderi allkirjastab koheselt kassa eest vastutav raamatupidaja.

(5)Sularahakassa sissetulekuorderi allkirjastab koheselt peale raha vastuvõtmist kassa eest vastutav raamatupidaja.

(6)Kuu lõpu seisuga trükitakse välja kassaraamat, mille allkirjastab kassa eest vastutav raamatupidaja ja pearaamatupidaja.

(7)Kõik sularahakäibe dokumendid koos kassaorderitega nummerdatakse kasvavalt kalendriaasta algusest alates.

(1)Sularaha vastuvõtmisel peab hallatav asutus kasutama nummerdatud tšekiraamatut, kassaterminali.

(2)Makse vastuvõtja on kohustatud koheselt andma maksjale makse toimumist tõendava dokumendi või võtma maksjalt allkirja kogumislehele.

(3)Kui sularahatehingute tegemiseks kasutatakse kassaaparaati või kassaterminali, siis tuleb tagada tehtud kassatehingute autentne säilitamine ja välistada tehingute kustutamise võimalus.

(4)Kogumislehti võib kasutada ühesuguste maksete (nt tasud klassipäevikute eest) hulgalise sissemakse korral. Kogumisleht peab sisaldama teenuse või kauba nimetust, maksja nime, makstavat rahasummat ja maksja allkirja. Kogumislehel peab olema kogutud raha summaarne arvestus ja koostaja allkiri.

(5)Üksikute sissemaksete kogumiseks võib kasutada kviitungeid (tšekiraamatuid).

(6)Kviitungite (tšekiraamatute) kohta peetakse eraldi arvestust.

(7)Asutuse juht määrab isiku või isikud, kes vastutavad kviitungite (tšekiraamatute) hoidmise ja kasutamise eest. Kui vastutavat isikut määratud ei ole, siis vastutavad kviitungite (tšekiraamatute) hoidmise eest asutuse juhid.

(8)Kviitungid (tšekiraamatud) antakse vastutavale isikule välja nimeliselt, iga väljaantud kviitungi (tšekiraamatu) numbri kohta tehakse märge selleks ettenähtud registraatorisse. Kviitungitega (tšekiraamatuga) tulude kogumisel tuleb välistada rohkemate, kui ühe kviitungi (tšeki) kopeerimine, kviitung kirjutatakse välja ühekordselt ning kindlustatakse kirjutise loetavus dubleerival ehk korduskviitungil. Kviitungile (tšekile) märgitakse kõik algdokumendile esitatavad rekvisiidid (vt § 13 Algdokumendid) ja allkirjastatakse raha vastu võtnud isiku poolt. Maksjale antakse kviitungi originaaleksemplar ja koopiaeksemplar säilitatakse raamatupidamisele esitamiseks. Kviitungi (tšekiraamatu) alusel tulude sisse maksmisel kustutakse väljaantud kviitungi (tšekiraamatu) number selle märkimisega tagastatud kviitungite (tšekiraamatute) veergu.

(9)Hallatava asutuse sularahakassasse kogutud rahaliste vahendite arvelt on keelatud kulutuste tegemine.

(1)Rahalisi vahendeid hoitakse ja arveldusi teostatakse pankade arvelduskontodel.

(2)Pangaülekandeid teostatakse internetipankade kaudu.

(3)Pangaülekannete sooritamise õigus on valla pearaamatupidajal või ametijuhendist tulenevalt antud töölõigu eest vastutaval raamatupidamistöötajal.

(4)Vastavalt pangaprogrammi võimalustele identifitseeritakse ülekande sooritaja ID-kaardi või Mobiili ID kaudu, kui vallavanem on eelnevalt sõlminud pangaga sellekohase lepingu.

(5)Nõuded panka edastatavatele maksekorraldustele: 1) ostuarve peab olema kinnitatud selleks volitatud isiku poolt; 2) ostuarve peab olema klassifitseeritud vastavalt kontoplaanile ja eelarve klassifikaatorile; 3) ostuarve sisestanud raamatupidamistöötaja peab olema veendunud, et arvet ei ole varem tasutud; 4) töötasude ülekandmise aluseks olevad palgalehed peavad olema kinnitatud hallatava asutuse juhi poolt.

(6)Välismaksete sooritamises õigus on ainult valla pearaamatupidajal.

(7)Pangalaekumised imporditakse finantstarkvarasse hiljemalt järgmisel tööpäeval. Müügiarvete alusel laekunud summad seotakse koheselt müügiarvega. Muude laekumiste tulukohad selgitatakse esimesel võimalusel.

(8)Panga poolt arvelduskontolt maha võetud summad (pangateenused, laenu põhiosad, intressid jms) sisestatakse finantstarkvarasse käsitsi.

(9)Laekumised kaardimaksetest arvestatakse makse infos oleva summa alusel tuludena ning tulu ja laekumise vahe kajastatakse pangateenuse perioodikuluna kontol 550012.

(10)Panga poolt makstud hoiuste intressitulud kajastatakse perioodituludena kontol 655000.

(1)Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 „Kinnisvarainvesteeringud“ põhimõtetest ja üldeeskirjast.

(2)Kinnisvarainvesteeringuteks loetakse sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida üüritakse välja üüritulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ei kasutata põhitegevuses. Valla omandis olevaid ja erinevatesse korteriühistutesse kuuluvaid kortereid kajastatakse kinnisvarainvesteeringutena. Valla kasutuses või omandis olevaid muid kortereid ja elamispindu kajastatakse materiaalse põhivarana.

(3)Kinnisvarainvesteeringuid kajastatakse kontorühmas 154 soetusmaksumuse meetodil (soetusmaksumus, millest on maha arvatud kogunenud kulum ja võimalikud allahindlused).

(4)Kinnisvarainvesteeringud hinnatakse ühekordselt ümber vastavalt üldeeskirjas toodud põhimõtete kohaselt, kui nende õiglane väärtus erineb oluliselt nende bilansilisest jääkmaksumusest.

(5)Kinnisvarainvesteeringu amortisatsioon kajastatakse kontol 610000. Kinnisvara-investeeringu müügi korral kajastatakse müügihinda konto 381000 kreeditis, müügiga seotud kulusid konto 381001 deebetis ja investeeringu bilansilist jääkväärtust müügihetkel konto 381010 deebetis.

(1)Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestuses lähtutakse RTJ 5 „Materiaalne ja immateriaalne vara“ esitatud põhimõtetest ja üldeeskirjast.

(2)Põhivaraks loetakse varasid, mille hinnanguline kasulik tööiga on üle ühe aasta ja kapitaliseerimise alampiir 10 000 eurot ilma käibemaksuta, väljaarvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest. Munitsipaliseeritud maade soetusmaksumuseks on maa maksustamishind.

(3)Kunstiväärtust omavad kunsti- ja antiikesemed (näit. mündikogud, maalid, vitraažid), museaalid, arhivaalid, haruldased raamatud ja muud esemed, mille väärtus aja jooksul ei vähene, võetakse arvele olenemata soetusmaksumusest ning neid ei amortiseerita.

(4)Põhivara soetamisel, sh etapiviisilisel soetamisel ja parendamisel on raamatupidamiskirjendi koostamisel aluseks eelarve juhi või vara eest vastutava isiku poolt allkirjastatud vara vastuvõtu akt. Akt vormistatakse ostuarve või muu vara soetamist tõendava dokumendi alusel.

(5)Iga põhivaraobjekti kohta peetakse arvestust elektroonilistel põhivarakaartidel, millel säilitatakse detailne informatsioon põhivaraga toimunu kohta, kogumina arvelevõetud põhivarale avatakse koondkaart.

(6)Sihtfinantseerimine korras soetatud põhivarade kohta peetakse eraldi analüütilist arvestust. Sihtfinantseerimise korras soetatud põhivarade müümisel või üleandmisel allüksuste vahel, antakse üle ka sihtfinantseerimise soetusmaksumus ja sihtfinantseerimise kogunenud kulum.

(7)Põhivarale tasu eest hoonestusõiguse seadmist käsitatakse kui rendile andmist RTJ 9 „Rendiarvestus” tähenduses.

(8)Juhul kui kapitalirendi tunnustega hoonestusõiguse seadmise leping hõlmab ka ehitist, peetakse ehitise kohta edaspidi arvestust bilansiväliselt.

(9)Põhivarade üleandmine ühelt asutuselt teisele asutusele toimub vastavalt valla vara korrale. Põhivara eest vastutaja vahetumisel koostatakse üleantava-vastuvõetava vara kohta akt, mis on aluseks raamatupidamiskirjendi koostamiseks.

Põhivara kasutusse andmisel järgitakse vallavara eeskirja. Põhivarad, mille kasutusse andmise tingimused vastavad RTJ 9 “Rendiarvestus” järgi kapitalirendi tunnustele, kajastatakse bilansis kapitalirendi nõudena. Põhivara klassifitseerimine kapitalirendi nõudeks vormistatakse vara üleandmise akti alusel.

(1)Varade etapiviisiline soetamine on ehitus- või rekonstrueerimisperioodil tehtud väljaminekud, kui põhivara valmistamine võtab aega ja selle eest ei maksta omandamisel ühekorraga, vaid osade kaupa, samuti juhul, kui põhivara valmistamine toimub oma jõududega.

(2)Kui põhivara ehituse etapp valmib enne põhivaraobjekti lõplikku valmimist, vormistatakse etapi kasutuselevõtmine ja alustatakse amortisatsiooni arvestamist. Akti vormistab vara eest vastutav isik ja esitab selle raamatupidamisele finantskannete tegemiseks.

(3)Varade etapiviisilisel soetamisel sh pikaajaliste ehitusprojektide maksetel kasutatakse kontot 155910 ja ettemaksete korral kontot 155920. Ettemaksed ja etapiviisilised soetused kajastatakse ilma käibemaksuta. Kui käibemaksu ei saa lugeda sisendkäibemaksuks, kajastatakse see ettemakse tegemisel käibemaksukuluna kontol 601002.

(4)Vara valmimisel ja/või kasutuselevõtmisel klassifitseeritakse etapiviisiline soetus ümber kasutusel olevaks põhivaraks. Selleks avatakse iga etapi valmimisel vastavas vara klassis uus varakaart (ühte varaklassi kuuluvatele etappidele avatakse alamkaardid). Objekti lõplikul valmimisel klassifitseeritakse kogu järelejäänud maksumus valminud varaobjekti kaardile ja lõpetamata ehituse ja etapiviisilise soetuse varakaart suletakse. Ümberklassifitseerimisel on kasutusele võetava vara maksumuseks soetusmaksumuses ja kasutatakse rahavoo koodi 23. Kui soetamine ja ümberklassifitseerimine toimuvad sama aasta jooksul, võib seda kajastada rahavoo koodiga 01.

(5)Kui põhivaraobjekti valmides selgub, et varaobjekti ehitamise või etapiviisilise soetuse käigus on kapitaliseeritud kulusid, mis raamatupidamise hea tava kohaselt ei kuulu kapitaliseerimisele (väheväärtuslikud varad või muud kapitaliseerimisele mittekuuluvad kulud), kirjendatakse need varaobjekti vastuvõtmisel kuludesse (kulukonto valitakse vastavalt majanduslikule sisule) või klassifitseeritakse ümber väheväärtuslikuks varaks.

(6)Eelmisel aruandeaastal ekslikult kapitaliseeritud kulud võib kajastada jooksva aasta kuludes, kui tegemist ei ole olulise veaga. Oluliste vigade korral kajastatakse parandus eelmistes perioodides ja korrigeeritakse aruandeaasta algbilanssi.

(1)Põhivara soetusdokumendiks on arve, ostu-müügileping, vastuvõtmis-üleandmisakt või muu dokument.

(2)Põhivara võetakse arvele iseseisvate üksikobjektidena akti alusel. Varade arvele võtmise aktis või arvele võtmist kinnitavas elektroonilises keskkonnas antakse varale teda iseloomustav terviknimetus.

(3)Põhivara arvele võtmise akt esitatakse hiljemalt kolme tööpäeva jooksul peale vara kasutusse võtmist digitaalselt allkirjastatult aadressile [email protected]. Aktid nummerdatakse koostaja poolt kasvavas järjekorras majandusaasta algusest alates.

(4)Esitatud aktid salvestatakse antud majandusaasta elektroonilisse alamkausta hallatavate asutuste või eelarve üksuste lõikes.

(5)Kujunduseesmärgil soetatud kunstiobjekte, millel ei ole püsivat väärtust (nt seinavaibad), mis kuuluvad teatud aja järel väljavahetamisele, kajastatakse muu amortiseeruva põhivarana (v.a kui soetusmaksumus on alla kapitaliseerimise alampiiri, siis kajastatakse kontogrupis 5515 või kontogrupis 5523 ning arvestuse pidamine toimub bilansiväliselt).

(6)Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda- ja asukohta (vara soetamismaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele).

(7)Põhivara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus või lähetuskulu, vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelevalve), kui seda tehakse oma töötajate poolt, vara soetamiseks võetud laenude kulu (sh intressikulu), käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (va tööjõukuludelt arvestatud maksud).

(8)Soetatud ja arvele võtmisele kuuluvad varad märgistatakse vara eest vastutava isiku poolt etiketiga. Varad märgistatakse vahetult peale vara kättesaamist ja asukohale paigaldamist. Iga vara märgistatakse unikaalse etiketiga. Etikett paigaldatakse siledale pinnale ja paigaldamisel jälgitakse, et selle asukoht võimaldaks juurdepääsu käsiterminaaliga. Kogumina soetatud varade korral markeeritakse iga ese eraldi ja informatsioon esemete kohta kantakse põhivarakaardile.

(1)Materiaalse põhivara (sh kapitalirendile antud, kasutusrendile võetud varad), immateriaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute ja väheväärtusliku vara üle peetakse arvestust moodulis „Varad“. Moodulis luuakse varade soetamisel ja parendamisel varakaardid, millel kajastatakse alljärgnev informatsioon: 1) varaobjekti nimetus; 2) inventarinumber (varakaardi number); 3) kapitaliseerimise kuupäev (kasutusse võtmise kuupäev); 4) kulumi arvestuse alguskuupäev; 5) soetusmaksumus; 6) kogus; 7) täpsustav registrikood selle olemasolu korral (katastritunnus, ehitisregistri kood, kinnistu number, transpordivahendi registreerimisnumber jne); 8) seosed varadega (kui varaga on seotud iseseisvad varad nt hoone juurde kuuluvad liftid, signalisatsioonisüsteemid jms); 9) kasulik eluiga (amortisatsiooninorm); 10) arvestatud amortisatsioon (kulum); 11) ümberhindluse kuupäev; 12) vara eest vastutav töötaja; 13) varaobjekti asukoht.

(2)Kui varade analüütiline arvestus on tagatud muudes andmekogudes (nt raamatute arvestus raamatukogus), ei ole valla finantstarkvaras iga üksiku varaobjekti kohta eraldi põhivara kaardi avamine nõutud.

(3)Põhivaramoodulis kajastatud varaobjektidele loodud varaklassid klassifitseeritakse vähemalt kontoplaani kontode liigenduses. Kui ühel kontol kajastatakse erinevat liiki varasid, jaotatakse varad põhivaramoodulis erinevatesse klassidesse.

(4)Kapitali- ja kasutusrendile võetud ning kapitalirendile antud põhivaradele luuakse eraldi varade klassid.

(5)Varade moodulis kajastatakse kapitaliseeritavad parendused üldjuhul parendatud põhivaraobjekti kaardile loodaval alamkaardil.

(6)Varade arvestuse eest vastutav raamatupidamistöötaja edastab kord kvartalis eelmisel kvartalil arvele võetud põhivarade kohta andmed eelarve juhile.

(1)Põhivara võib arvele võtta kogumina juhul, kui kogum moodustab ühesuguse kasutuseaga terviku ja kogumi soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist (ilma käibemaksuta), sh võib kogumina arvele võtta suuremahuliste investeeringutega seotud ja mitu aastat vastupidavat vara (nt koos kergliiklustee ehitusega soetatud teeäärsed puhke pingid, koos hoone ehituse või rekonstrueerimisega soetatud ühetüübiline mööbel vm sisseseade).

(2)Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, võetakse komponendid arvele eraldi varakaartidel (komponentide summaarne soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist ilma käibemaksuta).

(3)Ühte varaklassi kuuluvate komponentide korral avatakse komponentidele alamkaardid (komponentide vaheline seos on nähtav vara numbrist). Eri varaklassidesse kuuluvate komponentide korral (nt hoone ja sisse ehitatud seaded) luuakse varakaartide vahel seos läbi ühise tunnuse.

(4)Kogumina soetatud varade korral markeeritakse iga ese eraldi ja informatsioon esemete kohta kantakse põhivarakaardile.

(1)Põhivara amortisatsiooni, väärtuse langust (allahindlust) ja põhivara jääkväärtust mahakandmisel kajastatakse kontorühmades 611 ja 613.

(2)Materiaalse ja immateriaalse põhivara objektide soetusmaksumus amortiseeritakse üldjuhul kuluks nende hinnangulise kasuliku eluea jooksul. Varade amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutusele võtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul.

(3)Kujunduseesmärgil soetatud kunstiobjekte, millel ei ole püsivat väärtust, samuti muuseumieksponaate, mis teatud aja järel tuleb välja vahetada, amortiseeritakse nende kasuliku eluea jooksul.

(4)Juhul, kui 100% amortiseerunud vara on veel kasutuses, siis kajastatakse nii soetusmaksumust kui kogunenud kulumit bilansis seni, kuni vara on lõplikult kasutusest eemaldatud.

(5)Amortisatsiooninorm määratakse igale põhivara objektile eraldi vara eest vastutava isiku või pädeva spetsialisti ettepanekul.

(6)Amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised: 1) hooned, eluhooned, korterid 2-10 %; 2) rajatised 2,5-10 %; 3) masinad ja seadmed 10-20%; 4) inventar 10-50%; 5) arvutustehnika 33-50% 6) kontoritehnika 10-50%; 7) transpordivahendid 20% 8) muu inventar 20%; 9) immateriaalne põhivara 5-50%.

(7)Komponentidena arvele võetava vara üksikutele komponentidele on lubatud soetamise hetkel määrata lõikes 6 kehtestatud eluigade vahemikest erinev eluiga, kui arvele võetava vara komponendi tegelik eluiga erineb oluliselt vastavale põhivara liigile kehtestatud eeldatavast kasulikust elueast.

(8)Juhul, kui ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb vara eest vastutav isik inventuurikomisjonile ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks.

(9)Amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, tagasiulatuvalt korrigeerimiskandeid ei tehta.

(10)Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustumine, kadumine) viiakse läbi allahindlus.

(1)Parendustega seotud kulutused lisatakse vara soetusmaksumusele juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele (vt § 63 lõige 2). Jooksva hoolduse ja remondiga kaasnevad kulutused kajastatakse perioodikuludes.

(2)Parendustega kaasnevad võimalikud demonteerimis- ja lammutustööd kantakse kuludesse.

(3)Kui materiaalse põhivara objektil vahetatakse välja mõni komponent, siis lisatakse uue komponendi soetusmaksumus objekti soetusmaksumusele juhul, kui see vastab materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele. Asendatav komponent kantakse bilansist maha isegi juhul, kui see ei olnud eelnevalt eraldi komponendina arvel. Juhul kui asendatava komponendi algne soetusmaksumus ei ole teada võib seda hinnata lähtudes antud komponendi tänasest soetusmaksumusest, arvestades maha hinnangulise kulumi;

(4)Teede ja trasside parendused võib võtta arvele iga-aastaste ehitustööde kogumitena, kui neil on ühesugune hinnanguline keskmine kasulik eluiga. Vastavat liiki ehitustööde kogum kantakse maha, kui selle jääkväärtus jõuab nullini.

(5)Parenduste lisamisel põhivara soetusmaksumusele hindab vara eest vastutav isik varaobjekti kasulikku eluiga ja olulise muutuse korral teeb inventuurikomisjonile ettepaneku amortisatsiooninormi korrigeerimiseks. Põhivara amortisatsiooninormi korrigeeritakse inventuurikomisjoni heakskiidul.

(6)Kasutusrendile võetud varade parenduste, remondi ja hoolduse kulud kajastatakse perioodikuludes.

(1)Põhivara müügi korral järgitakse Hiiumaa valla vara valitsemise korda.

(2)Põhivara bilansist väljakandmisel seoses müügiga järgitakse vallavara võõrandamise korda. Vara bilansist väljakandmisel on raamatupidamiskirjendi aluseks tehingu toimumist tõendavad dokumendid.

(3)Põhivara müügist saadud kasumit või kahjumit kajastatakse kontogrupis 381.

(1)Põhivara tasuta võõrandamist, mida ei saa lugeda osaluse või finantsinvesteeringu soetamiseks, kajastatakse mitterahalise sihtfinantseerimisena.

(2)Mitterahalise sihtfinantseerimise andmise korral eemaldatakse asutuse bilansist vara ja kajastatakse selle jääkväärtus kontol 450200. Sihtfinantseerimise saamise korral võetakse arvele põhivara kontol 350200 põhivara õiglases väärtuses või kui see ei ole teada, siis üleandja näidatud jääkväärtuses. Kui põhivara õiglane väärtus on teada, kajastab vara võõrandaja eelnevalt varade ümberhindluse õiglasele väärtusele juhul, kui see on nõutav üldeeskirjas.

(3)Kui tasuta üleantava põhivara õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt hinnata, siis raamatupidamiskandeid selle kohta ei tehta ning vara kajastatakse bilansiväliselt.

(1)Asutuste vahelist põhivara tasuta võõrandamist ja tasuta kasutusse andmist käsitletakse siirdena, mille puhul antakse üle vara soetusmaksumus ja kulum.

(2)Riigi, avalik-õiguslike juriidiliste isikute ja kohaliku omavalitsusüksuste vahelist põhivara tasuta võõrandamist kajastatakse mittesihtotstarbelise finantseerimisena põhivara jääkmaksumusega võrdses summas. Tasuta võõrandamisel teistele juriidilistele isikutele kajastatakse põhivara jääkväärtus müügi kuluna või mitterahalise sihtfinantseerimisena vastavalt lepingu sisule.

(3)Riigi, avalik-õiguslike juriidiliste isikute ja kohaliku omavalitsusüksuste vahelist põhivara tasuta kasutusse andmist perioodiks, mis ületab 75% vara järelejäänud kasulikust elueast käsitletakse tehingut kapitalirendina. Kuna tasuta rendile andmisel kapitalirendinõuet ega – kohustust ei teki, siis kajastatakse tehingut mitterahalise sihtfinantseerimisena rendile andja põhivara jääkmaksumuses. Põhivara tasuta kasutusse andja eemaldab vara bilansist ja kajastab selle jääkväärtuse kontol 450200 ning peab vara kohta edaspidi bilansivälist arvestust. Põhivara saaja võtab varaobjekti arvele jääkmaksumuses ja kajastab saadud mittesihtotstarbelist toetust (konto 352900).

(4)Maad kui piiramatu kasutuseaga vara üle ei anta, vaid kajastatakse vara omaniku bilansis ka siis, kui see on antud kasutusse. Põhivara kaardile tehakse märge kasutuses olemisest.

(1)Materiaalse põhivara ümberhindlusel lähtutakse üldeeskirjas sätestatust.

(2)Ümberhindlust on lubatud läbi viia ainult üks kord ja ainult varale, mis on soetatud enne 1995. aastat ja mille tegelik väärtus erineb oluliselt bilansilisest väärtusest või mille tegeliku soetusmaksumuse kohta puuduvad korrektsed andmed.

(3)Ümberhindlust on lubatud läbi viia juhul, kui vara on avaliku sektori üksusele üle antud ümberkorralduste käigus, kusjuures saajal puuduvad korrektsed andmed vara soetusmaksumuse kohta või kui vara väärtuse erinevus on tingitud varem kehtinud arvestuspõhimõtete erinevusest võrreldes üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetega.

(4)Juhul kui asutuse juhi või vara eest vastutava isiku hinnangul erineb asutusele kuuluva põhivara mõne objekti bilansiline väärtus ülaltoodud põhjustel oluliselt selle õiglasest väärtusest, viib vastav ekspert läbi objekti väärtuse hindamise. Eksperdi valiku peab kinnitama vallavalitsus. Kui puuduvad usaldusväärsed andmed õiglase väärtuse kohta, ei ole lubatud põhivara ümber hinnata.

(5)Maad on lubatud hinnata ümber ümberhindluse läbiviimise ajal kehtinud maa maksustamishinna alusel. Ümberhindluse peavad läbi viima vastava ala spetsialistid ning ümberhindluse peab kinnitama vallavalitsus.

(6)Ümberhinnatud väärtust loetakse uueks soetusmaksumuseks ning senine soetusmaksumus ja akumuleeritud kulum elimineeritakse, kasutades vastaskontodena kontogrupi 2904 kontosid. Perioodi lõpus suletakse nimetatud kontogrupi kõik kontod kontole „Kogunenud üle- või puudujääk“ (298000).

(7)Põhivara ümberhindlusena võetakse olenemata tähtajast arvele peremehetuks tunnistatud vara ja maakatastrisse kantud maad, mida ei ole ükski avaliku sektori üksus varem bilansis arvele võtnud.

(1)Põhivara kantakse maha (bilansist välja), kui vara enam ei eksisteeri (on hävitatud või hävinud, kadunud vms) või põhivara mahakandmise otsuse alusel enne selle utiliseerimist või hävitamist. Vara hävimise või kadumise korral järgitakse § 81 Inventuuri komisjoni moodustamine ja inventuuride üldine korraldamine lõikes 12 sätestatud nõudeid.

(2)Põhivara mahakandmine toimub kooskõlas Hiiumaa valla vara valitsemise korraga. Varaobjekt kantakse bilansist ja varade arvestuse registritest välja vara kõlbmatuks tunnistamise otsuse alusel.

(3)Juhul kui kõlbmatuks tunnistatud materiaalne põhivara kuulub hävitamisele või utiliseerimisele, hinnatakse vara kõlbmatuks tunnistamise otsuse alusel alla nullväärtuseni ning kantakse bilansist välja vara hävitajale või utiliseerijale üleandmisel vormistatud üleandmis-vastuvõtmisakti alusel. Kui vara utiliseerimisest saadakse tulu, kajastatakse see nimetatud aktis ning akti alusel koostatakse tuluarve. Kuni vara hävitamiseks või utiliseerimiseks üleandmiseni lisatakse vara kaardile viide „likvideerimisel“, vara kõlbmatuks tunnistamise akti number ja kuupäev ning vara eest vastutavaks isikuks märgitakse vara hävitamise või utiliseerimise eest vastutava isiku nimi.

(4)Immateriaalne põhivara tunnistatakse kõlbmatuks, kui vajadus seda kasutada on kadunud, vara on muutunud kasutamiskõlbmatuks jmt juhtudel.

(5)Immateriaalse põhivara kõlbmatuks tunnistamiseks ja mahakandmiseks vormistatakse akt, mis peab sisaldama vara nimetust, kogust, soetamise aega, soetusmaksumust, jääkmaksumust, kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise põhjust ning vara eest vastutava isiku nime.

(6)Immateriaalse põhivara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise akti kinnitavad allkirjaga vara eest vastutanud isik ja asutuse juht. Akti põhjal eemaldatakse immateriaalne vara kasutusest ning lõpetatakse vara arvestus raamatupidamises.

(7)Vara mahakandmisel kantakse põhivara jääkmaksumus kuluks amortisatsioonikuluna (kontorühm 611 või 613). Kui vara mahakandmisest tekkisid materjalid, mida asutuse edasises tegevuses kasutatakse, võetakse need lattu arvele või vastutavale hoiule nullväärtusega.

(1)Nõuete ja ettemaksete kajastamisel lähtutakse RTJ 3 „Finantsinstrumendid“ toodud printsiipidest. Kapitalirendilepingutest tulenevate nõuete arvestamisel lähtutakse RTJ-st 9 „Rendiarvestus“.

(2)Nõuded, ettemaksed ja kohustused kajastatakse tekkepõhiselt kontoplaanis sõltuvalt nende sisust ja jaotatakse lühi- või pikaajalisteks lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab kuni üks aasta või kauem.

(3)Nõudeid kajastatakse kontogruppides 1030 kuni 1037. Nõuded ostjate vastu võetakse arvele arvete alusel.

(4)Ettemakseid ja tulevaste perioodide kulusid kajastatakse kontogruppides 1038 ja 1039.

(5)Kui ettemakse tegemine on vältimatu (vt § 4 Nõuded kohustuste võtmisele ja lepingute sõlmimisele), siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksesumma ülekandmisel. Esitatud, kuid maksmata ettemaksearveid raamatupidamises ei kajastata.

(6)Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku.

(1)Alla hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud: 1) 90-180 päeva võrra, alla 50% ulatuses; 2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses.

(2)Nõuet ei hinnata ebatõenäoliselt laekuvaks, kui kliendiga on sõlmitud võla tasumise ajatamiseks maksegraafik ja klient tasub võlga maksegraafikus ettenähtud tähtaegadeks.

(3)Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse kaks korda aastas (30.06 seisuga ja 31.12. seisuga). Töölõigu eest vastutav raamatupidamistöötaja teeb valla pearaamatupidajale ettepanekud oma töölõigus esinevate üle 90-päevaliste nõuete alla hindamiseks hiljemalt kvartalile järgneva kuu 18. kuupäevaks. Nõuete hindamisel kalendriaasta lõpus arvestatakse nii bilansipäevaks teadaolevaid kui ka bilansipäeva järgseid asjaolusid, mis on selgunud kuni aruande koostamiseni ja mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust.

(4)Iga nõude laekumise tõenäosust hinnatakse eraldi.

(5)Nõuete alla hindamiseks koostatakse raamatupidamisõiend, millele lisatakse nõuete sissenõudmise eest vastutavate isikute selgitused nõude sissenõudmiseks rakendatud meetmete ja teadaolevate asjaolude (pankrott, likvideerimine, maksejõuetus vms) kohta.

(6)Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Allahinnatavatest nõuetest tulenev kulu kajastatakse selle asutuse bilansis ja eelarve täitmises, kelle nõudeid alla hinnatakse.

(7)Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, millal laekumine toimus, ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.

(8)Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu (vt § 77 Lootusetud nõuded), kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja.

(9)Nõuete kajastamise õigsuse ja õigeaegsete allahindluste eest vastutab vastava töölõigu eest vastutav raamatupidamistöötaja.

(1)Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu.

(2)Nõude lootusetuks tunnistamine võib tuleneda: 1) kliendile on kuulutatud pankrot või on alustatud likvideerimisprotsessiga; 2) kliendile on saadetud meeldetuletuskirju, millele ei vastata; 3) kliendi vastu on nõude kättesaamiseks esitatud hagiavaldus; 4) kliendil on raskusi oma kohustuste täitmisega ka kolmandate isikute ees (nt kliendil on olulised maksuvõlad).

(3)Raamatupidamise hea tava kohaselt hinnatakse nõuded enne nende lootusetuks kandmist ebatõenäoliselt laekuvaks. Nõuete hindamisel lootusetuks kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki.

(4)Lootusetud nõuded viiakse bilansist välja vähemalt üks kord kalendriaastas nõuete inventeerimise tulemusel. Lootusetute nõuete kohta koostatakse nimekiri nõuete kaupa, näidates ära nõude summa, vanuse ja lootusetuks tunnistamise põhjuse. Lootusetult laekuvate nõuete nimekirja koostab ja ettepaneku mahakandmiseks teeb eelarve juht.

(5)Eelarve juht koostab lootusetult laekuvate nõuete nimekirja ja esitab ettepaneku mahakandmiseks hiljemalt 15. detsembriks raamatupidamisele. Valla pearaamatupidaja koostab eelnõu vallavalitsusele otsuse tegemiseks. Vallavalitsus otsustab lootusetute nõuete bilansist väljaviimise vallavalitsuse korraldusega.

(1)Kohustuste kajastamisel lähtutakse RTJ 3 „Finantsinstrumendid“, RTJ 8 „Eraldised, potentsiaalsed kohustused ja potentsiaalsed varad“ ja RTJ 9 „Rendiarvestus“ kirjeldatud põhimõtetest.

(2)Laenude ja võlakirjade kajastamisel lähtutakse korrigeeritud soetusmaksumuse meetodist. Kui tehingukulud ei ole olulised ning lepingujärgne intressimäär ei erine oluliselt efektiivsest intressimäärast võib laenuarvestuses kasutada lepingujärgset intressimäära ning kanda tehingukulud koheselt intressikulusse (kontoklass 65). Bilansis kajastatakse laenukohustusi tulenevalt nende järelejäänud tähtajast lühi- ja pikaajaliste osadena vastavalt kontorühmades.

(3)Rendilepingu kvalifitseerimisel kasutus- või kapitalirendiks selgitatakse, kas: 1) omandiõigus läheb rendiperioodi lõpul üle rentnikule; 2) rentnikul on õigus omandada renditav vara turuhinnast oluliselt soodsama hinnaga ja on tõenäoline, et ta seda kasutab; 3) rendileping katab suure osa (üle75%) vara kasulikust tööeast; 4) rendimaksete nüüdisväärtus on peaaegu sama suur kui renditava vara turuväärtus (>90%); 5) renditav vara on niivõrd spetsiifiline, et ainult praegune rentnik saab seda ilma suuremate modifikatsioonideta kasutada.Kui vähemalt üks nimetatud tingimustest on täidetud, kajastatakse vara rendile andmist või võtmist kapitalirendina.

(4)Vara, mis võetakse asutuste bilansis arvestusse seoses lepingu kvalifitseerumisega kapitalirendi lepinguks, käsitletakse samadel alustel teiste põhivaradega markeerides põhivarakaarte allika koodiga kapitalirent 71. Rendimakseid kajastatakse kapitalirendi kohustuse vähenemisena, intressikulu finantskuluna.

(5)Kasutusrendi maksed on perioodi kulu ja kajastatakse ühtlaselt kogu rendiperioodi jooksul. Kui lepingu tingimustest tulenevalt makstakse kasutusrendi esimese maksega proportsionaalselt oluline osa lepingu maksest, kajastatakse selline makse ettemakstud tulevaste perioodide kuluna kontogrupis 2039 ja kantakse kuludesse rendiperioodi jooksul proportsionaalselt.

(6)Asutuste kohustused tarnijate lõikes sisestab finantstarkvarasse raamatupidamistöötaja, kelle ametijuhendis on see määratud. Raamatupidamistöötaja vastutab kohustuste tekkepõhise kajastamise eest.

(1)Kui tööandja on varem avalikustanud töötajatega seotud kohustusi (nt kavatsus lõpetada järgmise aasta alguses mõne mittevajaliku teenuse pakkumine ja koondada sellega seoses oluline arv töötajaid) või eraldiste moodustamine on reguleeritud valla õigusaktides, siis lähtutakse RTJ 8 „Eraldised, tingimuslikud kohustused ja tingimuslikud varad” põhimõtetest.

(2)Käimasolevate kohtuprotsesside suhtes, mille puhul on tõenäoline, et asutus on sunnitud seoses protsessidega kandma kulusid, moodustatakse bilansis eraldis. Kui hiljem selgub, et tegelik kahjusumma erines esialgu kajastatust, kajastatakse vahe perioodi kuluna või kulu vähenemisena. Eraldised ja nende muutused kajastatakse kulukontol 550050 või 608010 ja bilansikontol 206000 või 256000.

(3)Eraldised võetakse raamatupidamises arvele lühi- või pikaajalise osana, lähtudes hinnangust nende realiseerumise tähtajale. Pikaajalised eraldised kajastatakse diskonteerituna üldeeskirjas kehtestatud määraga.

(1)Eriotstarbelisi reserve moodustatakse vastavalt seaduse või volikogu õigusaktide sätetele. Eriotstarbelisi reserve netovara koosseisus kajastatakse bilansis kontogrupis 2900.

(2)Muutusi netovara reservides kajastatakse ümberklassifitseerimisena ühelt netovara kirjelt teisele, peamiselt reservi ja akumuleeritud tulemi vahel.

(1)Vallavalituse korraldusega määratakse kinnisvarainvesteeringute, materiaalse põhivara, varude, bilansiväliste varade ja rahaliste vahendite aastainventuuri läbiviimiseks inventuurikomisjon. Korralduses määratakse: 1) inventuurikomisjoni liikmed, sh inventuuri läbiviimise eest vastutav isik (edaspidi inventuurikomisjoni esimees); 2) vajadusel komisjoni liikmete vaheline tööjaotus; 3) inventuuride läbiviimise ning inventuurinimekirja ja inventuuri aktide esitamise tähtajad.

(2)Varade ja kohustuste inventuuri komisjon on vähemalt kolmeliikmeline, kellest üks isik määratakse inventuuri läbiviimise eest vastutajaks ja kaks isikut komisjoni koosseisu liikmeteks.

(3)Inventuurikomisjoni liikmed ei tohi olla inventeeritavate varade eest vastutavad isikud. Vastutavad isikud osalevad inventuuri töös selgituste andjana ja annavad oma pädevuse ulatuses inventuurikomisjonile hinnanguid varade järelejäänud eluea kohta.

(4)Vajadusel määratakse inventuurikomisjoni juurde konsultandi(d) varade elueale hinnangu andmiseks.

(5)Juhul kui inventeeritavate varade koguseline maht on suur, võib inventuuri kiirema läbiviimise eesmärgil moodustada inventuurikomisjoni koosseisu mitu töögruppi.

(6)Üks kord aastas viiakse läbi asutuse kõigi oluliste varade, varude ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuridega tekkiva töökoormuse hajutamiseks korraldatakse neid kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu.

(7)Vastutavate isikute vahetumisel, varguse, loodusõnnetuste ja muudel ettenägematutel juhtudel on kogu varade ja dokumentatsiooni kohene inventuur kohustuslik, inventuuri viib läbi alatine komisjon.

(8)Nõuete-, kohustuste- ja muud raamatupidamislikud inventuurid viiakse läbi raamatupidamistöötajate poolt pearaamatupidaja poolt määratud tähtaegadeks. Läbiviidud võrdlused fikseeritakse kirjalikult ja dokumenteeritakse erinevused. Analüütilisele dokumendile tehakse kontrolli teostaja poolt märge kontrolli teostamise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrolli allkirjaga.

Inventuuri tulemusel selgunud ülejäägid võetakse raamatupidamises arvele. Inventuuri tulemusel selgunud puudujääkide kohta esitab vastutav isik inventuurikomisjonile seletuskirja. Inventuurikomisjon teeb vallavalitsusele ettepaneku süülistel põhjustel tekkinud puudujääkide sissenõudmiseks.

(1)Sularahakassa inventuuri viib läbi varade inventeerimise püsikomisjon või aastainventuuride komisjon.

(2)Sularahakassa ootamatu inventuur viiakse läbi vähemalt üks kord aastas, sularahakassa inventuur on kohustuslik sularahakassa eest vastutavate isikute vahetumisel.

(3)Sularahakassa inventuuri käigus loetakse üle kogu kassas asuv sularaha, fikseeritakse viimased sissetuleku- ja väljamineku dokumentide numbrid ning sularaha raamatupidamislik jääk.

(4)Inventuuri tulemuste kohta koostatakse inventuuriakt, milles peab kajastuma: 1) inventuuri läbiviimise kuupäev; 2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad; 3) viimane sissetuleku- ja väljaminekuorderi number; 4) sularaha jääk numbrite ja sõnadega; 5) kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega; 6) komisjoni liikmete allkirjad.

(5)Inventuuri tulemusel selgunud sularaha puudujäägi korral järgitakse § 79 Inventuuri komisjoni moodustamine ja inventuuride üldine korraldamine lõikes 9 sätestatud nõudeid.

(6)Sularahakassa inventuuriga selgunud puudujäägid kajastatakse kuni nende hüvitamiseni kontol 103690, ülejäägid kantakse tuludesse (konto 388890).

(1)Hallatavates asutustes asuvate sularahakassade inventeerimisel arvestatakse käesoleva eeskirja § 82 nõudeid. Lisaks eelpooltoodule: 1) veendutakse turvanõuetest tulenevate tingimuste täitmist; 2) võrreldakse sularaha vastuvõtmise dokumente raamatupidamise andmetega.

(1)Pangakontode inventuur teostatakse igapäevaselt panga väljavõtete ja pangakontode saldode vastavuse kontrollimise teel.

(2)Üks kord aastas küsitakse kõikidelt finantsinstitutsioonidelt, kellega on aruandeaasta jooksul toimunud rahalisi arveldusi, saldojääkide kinnitused.

(3)Finantsinvesteeringute inventeerimine toimub igakuiselt bilansisaldode ja allregistrite võrdluse teel.

(4)Aasta lõpu seisuga tagatakse tekkepõhine intressiarvestus ja küsitakse kõikidelt finantsinstitutsioonidelt kinnituskirjad.

(5)Finantsinvesteeringud hinnatakse õiglasele väärtusele või arvestatakse intresse sõltuvalt investeeringu liigist.

(6)Finantsinvesteeringud klassifitseeritakse aruandeperioodi lõpu seisuga lühi- või pikaajalisteks.

(7)Välisvaluutas fikseeritud investeeringud hinnatakse ümber bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel.

(1)Maksunõuded ja –kohustused inventeeritakse bilansisaldode võrdluse teel Maksu- ja Tolliameti kontokaartidega igakuiselt.

(2)Muud nõuded ja tehtud ettemaksed inventeeritakse igakuiselt allregistrite ja bilansisaldode võrdluse teel. Poolaasta lõpus tehakse aegunud nõuete allahindlused (vt § 76 Nõuete allahindlus, laekumise tõenäosuse hindamine ja kulude kajastamine). Aasta lõpu seisuga saadetakse hiljemalt 20. jaanuaril saldokinnituskirjad kõikidele deebitoridele.

(3)Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine; 3) välisvaluutas fikseeritud nõuete ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel; 4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 5) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus; 6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlemine raamatupidamise andmetega.

(4)Saldokinnituste saatmisel näidatakse saldokinnitusel nõuete nominaalsummad, millest ei ole maha arvatud ebatõenäoliselt laekuvad summasid ega diskonteeritud intressi. Saldovõrdluste kaudu võrreldakse ka bilansiväliseid ja –viivisenõudeid.

(1)Materiaalse- ja immateriaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute ja arvel oleva väheväärtusliku vara inventuur viiakse läbi vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu.

(2)Inventuuri käigus: 1) veendutakse vara olemasolus; 2) tehakse kindlaks üleliigsed, kasutult seisvad, hävinud või kadunud varad; 3) hinnatakse vara kasuliku eluea õigsust (lähtuvalt järelejäänud elueast); 4) hinnatakse vara füüsilist seisukorda ja tehakse asjakohased ettepanekud, kui vara on vaja alla hinnata, ümber hinnata või kõlbmatuks tunnistada ja maha kanda; 5) kui varaobjekt on kantud riiklikusse registrisse, kontrollitakse inventuurinimekirjas oleva vara vastavust riikliku registri andmetega.

(3)Varaobjekte, mida ei ole võimalik füüsiliselt üle lugeda (nt valla teed, maad, rajatised), inventeeritakse kaardimaterjali ja riiklike registriandmete põhjal.

(4)Üürile antud varad (nt üürniku ruumides asuv mööbel) inventeeritakse üürniku juures. Üürnikuga sõlmitud lepinguga tagatakse, et üürnik võimaldab ligipääsu inventeeritavale varale.

(5)Juhul kui üürnikul on kohustus parendada valla vara, kontrollitakse inventuuri käigus, kas tehtud parendused on dokumenteeritud, dokumendid (aktid, parenduste tegemist tõendavate arvete koopiad jms) raamatupidamisüksusele edastatud ja vajadusel parendus varaobjekti maksumusele lisatud.

(6)Lõpetamata ehituste ja etapiviisiliste soetuste inventeerimisel fikseeritakse inventuurinimekirjas objekti eeldatav valmimisaeg ning kontrollitakse, kas lõpetamata ehitusena kajastatud vara on valmis saanud.

(7)Inventuuri läbiviimiseks vajalik inventuurinimekiri väljastatakse raamatupidamisest ja inventuurinimekirjas kajastatakse: 1) varaobjekti nimetus; 2) inventarinumber; 3) kasutusse võtmise kuupäev; 4) kulumi arvestuse alguskuupäev; 5) soetusmaksumus; 6) vara eest vastutav töötaja nimi; 7) kogus; 8) kasulik eluiga; 9) arvestatud amortisatsioon (kulum); 10) vara jääkmaksumus; 11) täpsustav registrikood selle olemasolu korral (katastritunnus, ehitisregistri kood, kinnistu number, transpordivahendi registreerimisnumber jne); 12) varaobjekti asukoht (aadress).

Inventuurinimekirja lisatakse eraldi veerg, kuhu inventuuri läbiviijad märgivad inventuuriprotseduuride läbiviimisel tehtavad tähelepanekud.

(1)Kohustusi ja saadud ettemakseid inventeeritakse igakuiselt allregistrite ja bilansisaldode võrdlemise teel.

(2)Kord aastas saadetakse olulisematele kreeditoridele (saldo summa alates 2000 eurost), kes ei ole ise saldokinnitust esitanud, saldokinnitus hiljemalt 20. jaanuaril.

(3)Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud: 1) kohustused periodiseeritakse tekkepõhisuse printsiibil; 2) välisvaluutas fikseeritud kohustused (va ettemaksed) hinnatakse ümber bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel; 3) kohustuste klassifitseeritakse lühi- ja pikaajalisteks; 4) intressikandvatele kohustustele arvestatakse tekkepõhiselt intressid; 5) maksukohustuste saldod võrreldakse e-Maksuameti kontokaartidega ja maksuameti poolt ametiasutusele esitatud teatistega; 6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega; 7) hinnatakse ja võetakse arvele eraldisi ja potentsiaalseid kohustusi.

(1)Rahandusministeeriumi kodulehel asuvas saldoandmikus kajastatud saldosid võrdleb valla pearaamatupidaja.

(2)Saldoandmikke võrreldakse järgmiselt: 1) avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid; 2) saldode võrdluseks saadetakse asutuse e-posti teel teisele tehingupartnerile saldode võrdlus kõikide saldode kohta juhul kui asutuste saldod rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemis erinevad või teine tehingupartner ei ole saldoandmiku esitamise tähtajaks Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi oma saldoandmikku esitanud; 3) kui omavahelistes saldodes on erinevused, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku; 4) kui omavahelistes saldodes on erinevused ja võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsustele, teatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi poolt pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse. 5) saldoandmikus kajastuvate maksude saldosid võrreldakse e-Maksuameti kontokaartidega ja maksuameti poolt ametiasutusele esitatud teatistega.

(1)Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga, võttes aluseks Vabariigi Valitsuse kehtestatud keskmise töötasu arvutamise põhimõtted.

(2)Aasta lõpu seisuga kasutamata puhkusepäevade kohta peab arvestust asutuse juht või tema poolt määratud isik ja edastab andmed raamatupidamisele hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu viimaseks tööpäevaks. Raamatupidamisele esitatava dokumendi andmete õigsust kinnitavad personali töö eest vastutav isik või asutuse juht allkirjaga.

(1)Andmekogu omanik on Hiiumaa Vallavalitsus. Andmekogu nimetus on raamatupidamistarkvara PMen.

(2)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise standardlahendusega andmekoguna. Andmekogu andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

(1)Andmekogu pidamise eesmärgiks on võimaldada vallal korraldada rahvusvaheliselt tunnustatud põhimõtetest lähtuvat raamatupidamist ja finantsaruandlust ning tagada valla varade, kohustuste, tulude, kulude ja omakapitali asjakohane ja tõepäraselt esitatud arvestus ja teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud andmed.

(2)Andmekogu sisaldab raamatupidamise korraldamiseks ning finantsinfo töötlemiseks unikaalseid andmeid (sh raamatupidamise algdokumendid arvete menetlemise keskkonnas ja pankade internetikeskkondades sisalduvad andmed).

(3)Andmekogu pidamise aluseks on raamatupidamise seaduse § 2 sätestatu.

(1)Raamatupidamise andmekogusse kogutakse teavet raamatupidamise algdokumentide kohta, et oleks võimalik vallavalitsuse raamatupidamist korraldada. Algdokumentideks on arved, lepingud, aktid, aruanded, nimekirjad, käskkirjad, haldusaktid või muud dokumendid. Andmete koosseisu, kogumist ja töötlemist reguleerivad raamatupidamise sise-eeskirja peatükid.

(2)Raamatupidamise andmekogust on lubatud anda andmeid ja aruandeid õigustatud isikutele.

(3)Andmekoguga on liidestatud eelarve koostamise, vaatamise ja täitmise veebikeskkond, samuti arvete ja kuluaruannete menetlemise veebikeskkond.

(4)Raamatupidamise andmekogusse on andmeandjateks valla tehingupartnerid ja töötajad ning ametnikud.

(1)Andmekogu vastutav töötleja on Hiiumaa Vallavalitsus, kes korraldab andmekogu pidamist ja tööd, vastutab andmekogusse enda poolt sisestatud andmete õigsuse eest, vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest ja täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(2)Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.

(3)Andmekogu volitatud töötleja hooldab ja haldab andmekogu, võimaldab andmetele juurdepääsu, teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest, osaleb andmekogu juurutamisel ja arendamisel ja rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.

(1)Andmekogu PMen volitatud töötleja on San Revilo OÜ, kes on tarkvara omanik ja arendaja, kellega vallal on sõlmitud leping, mille alusel maksab eelarvelistest vahenditest tarkvara kasutamise eest tasu. Andmekogu majutab Hiiumaa Vallavalitsus. Andmekogu sisaldab raamatupidamiskandeid ja -registreid, arvete ja töötasude koostamiseks vajalikku teavet sh isikuandmeid ja andmeid valla vara kohta. Ligipääsu õiguseid administreerib pearaamatupidaja, ligipääs tagatakse rahandusosakonna teenistujatele ja valla sisekontrollile. Kasutajate sisselogimine toimub autentimise teel.

(2)Eelarveandmete veebikeskkonna „PMen veebirakendus" volitatud töötleja on San Revilo OÜ, kes on tarkvara omanik ja arendaja ning kes võimaldab veebikeskkonnas vaadata raamatupidamise ja eelarveandmete andmebaasi PMen andmete alusel koostatud eelarve ja selle täitmise infot või muud eelarvete eest vastutajatele tööülesannete täitmiseks vajalikku teavet. Veebikeskkond on liidestatud PMen-iga. Ligipääsu õiguseid administreerib finantsist. Ligipääs tagatakse eelarvete eest vastutajatele, nende määratud teistele isikutele. Kasutajate sisselogimine autentimise.

(3)Arvete ja kuluaruannete menetlemise tarkvara Envoice volitatud töötleja on Envoice OÜ, kes on tarkvara omanik ja arendaja ning kellega on vallal sõlmitud leping, mille alusel vald maksab eelarvelistest vahenditest tarkvara kasutamise eest tasu. Keskkond sisaldab ostuarveid ja nende lisasid, kuluaruandeid ja nende aluseks olevaid arveid, valla müügiarveid ja kasutajate isikuandmeid. Ligipääsu õiguseid administreerib pearaamatupidaja, sisselogimine toimub autentimise teel. Tarkvara on liidestatud PMeni-iga.

(4)Asutuse poolt väljastatud arvete kogumise ja maksmise veebi põhise arveldusplatvormi „Bill.me" volitatud töötleja on Bill.me LTD, kes on tarkvara omanik ja arendaja ning kellega on vallal sõlmitud tasuta koostööleping. Keskkond sisaldab valla väljastatud arveid nendele füüsilistele isikutele, kes on arved Bill.me platvormile tellinud. Teenistujate ligipääsu õiguseid administreerib raamatupidaja, arvete saajate ligipääsu õigusi volitatud töötleja ning sisselogimine toimub autentimise teel. Arveldusplatvorm on liidestatud PMeni-iga.

(5)Arvete koostamiseks vajalike andmete saamiseks kasutatava tarkvara ELIIS volitatud töötleja on Eliis Tarkvara OÜ, kes on tarkvara omanik ja arendaja ning kellega on vallal sõlmitud leping, mille alusel vald maksab eelarvelistest vahenditest tarkvara kasutamise eest tasu. Keskkond sisaldab ka arve koostamiseks vajaliku infot. Teenistujate ligipääsu õiguseid administreerib hallatava asutuse juht ning sisselogimine toimub autentimise teel. Tarkvara on liidestatud PMeni-iga.

(1)Vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(2)Andmekogu PMen turvaklass on Kl Tl SI , turbeaste M.

(3)Envoice turvaklass on K2T2S2, turbeaste M.

(4)VeeRa turvaklass K2T I S2, turbeaste M.

(5)Bill.me andmevahetuse turvalisuse tagab rahvusvaheline sertifikaat PCIDSSLeve11 ning turvasüsteemid SSL, 3DSecure ja FraudStop.

(6)ELIIS andmevahetusel kasutatakse turvasüsteemi SSL.

(7)Andmekogu andmetest tehakse üks kord ööpäevas turvakoopia.

(1)Saaja/saatja nimi;

(2)Registri- või isikukood;

(3)Tehingupartnerikood;

(4)Aadress;

(5)E-posti aadress;

(6)Arvelduskonto number pangas;

(7)Number;

(8)Kuupäev;

(9)Nimetus;

(10)Töö- või teenistussuhte alguse ja/või lõppemise kuupäev;

(11)Töö- või teenistussuhte õiguslik alus;

(12)Tööaja arvestuse andmed;

(13)Andmekogusse võib sisestada teisi seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.

Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb andmekogu vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks õigusaktidest tulenev õigus.

(1)Registri pidamise lõpetamise otsustab Hiiumaa Vallavalitsus.

(2)Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

(3)Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse vastav akt.

(1)Kui asutuse raamatupidamisarvestuses tekib dokumenteerimisel olukord, mida ei kajastata käesolevas sise-eeskirjas, siis lähtutakse „Raamatupidamise seadusest", RTJ-st, üldeeskirjast ja Rahandusministeeriumi poolsetest juhenditest.

(2)Sise-eeskirja muutmise eest vastutavaks isikuks on rahandusosakonna juhataja.

(1)Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

(2)Määrust rakendatakse alates 1. jaanuarist 2024 algavatele arvestus- ja aruandeperioodidele.