(1)Määrusega asutatakse Maardu linna taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ning kinnitatakse andmekogu põhimäärus.
(2)Andmekogu ametlik nimetus on „Maardu linna taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu“.
(3)Andmekogu lühinimi on „SPOKU“.
Andmekogu pidamise eesmärgiks on: 1) luua keskkond taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks; 2) parendada ja kaasajastada Maardu linna taotluste esitamise ja menetlemise protsessi; 3) tagada Maardu linna eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus; 4) pidada arvestust esitatud taotluste üle ja taotlejatele antud toetuste üle.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Maardu Linnavalitsus (edaspidi vastutav töötleja).
(2)Linnapea määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostajad, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning andmekogu kasutajad, kellel on andmekogule valdkondlik püsijuurdepääsuõigus (edaspidi kasutaja).
(3)Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sh teeb järelevalvet; 2) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid; 3) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks; 4) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli; 5) korraldab taotluste menetlemist; 6) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks; 7) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest; 8) edastab vajadusel laekunud taotlused kooskõlastajale täiendavaks kooskõlastamiseks; 9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.
(4)Andmekogu kasutaja: 1) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid; 2) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks; 3) teeb andmekogu vastutavale töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks; 4) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest; 5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid või andmekogu kasutamisega seotud ülesandeid.
(1)Andmekogu volitatud töötleja (edaspidi volitatud töötleja) on andmekogu majutaja, kelle kohustused, ülesanded ja vastutus määratakse kindlaks temaga sõlmitud lepinguga.
(2)Volitatud töötleja eelkõige: 1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust; 2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise; 3) täidab vastutava töötleja poolt antud ülesandeid andmekogu pidamisel ja andmete töötlemisel vastavuses seaduste ja seaduste alusel vastuvõetud õigusaktidega ning sõlmitud lepinguga; 4) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks; 5) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 6) tagab andmekogu andmete turvalisuse; 7) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele; 8) peab digitaalset arvestust andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle; 9) täidab teisi ülesandeid, mis on käesoleva määrusega antud tema pädevusse.
(3)Volitatud töötleja määrab volitatud töötlejate õiguste teostajad, kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.
(1)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2)Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3)Andmekogu on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
(1)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades andmete volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ning konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3)Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
(1)Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus), isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ning tingimustel.
(2)Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus parandab vastutav töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul või korraldab andmete parandamise koostöös volitatud töötlejaga.
(3)Kõik toimingud andmekogu andmetega logitakse (andmete kogumine, korrastamine, lisamine, säilitamine, muutmine, vaatamine, edastamine, kustutamine jms). Logiandmeid säilitatakse kolm aastat alates andmete tekkimisest.
(4)Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise. Varukoopiaid tehakse andmetest vähemalt üks kord kuus ning andmebaasi tagavarakoopiat säilitatakse üks aasta.
(1)Andmekogusse kogutakse andmed: 1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta; 2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta; 3) andmekogu pidamise ja järelevalve kohta.
(2)Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas.
Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt ja andmeandjatelt: 1) taotluse esitajalt; 2) taotlusega seotud isikult; 3) vastutavalt töötlejalt esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta; 4) rahvastikuregistrist; 5) kinnistusraamatust; 6) Maa-ameti Eesti aadressiandmete süsteemist; 7) äriregistrist; 8) Eesti Hariduse Infosüsteemist; 9) kutseregistrist; 10) liiklusregistrist.
(1)Infosüsteemide andmevahetuskihi X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid: 1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, sünniaeg, isiku staatus rahvastiku registris (sh surma aeg), eestkostetava nimi, elukoha ja suhete kohta; 2) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku esindatavate juriidiliste isikute kohta; 3) Maa-ameti Eesti aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta; 4) kinnistusraamatust isiku kinnistu kohta; 5) Eesti Hariduse Infosüsteemist õpilaste kohta; 6) kutseregistrist kutsetunnistuste kohta; 7) liiklusregistrist sõiduki omaniku ja vastutava kasutaja kohta.
(2)Andmekogu kaudu esitatakse avaliku teenuse saamiseks dokumente ja andmeid vastava teenuse osutamiseks ette nähtud andmekogule.
(1)Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(2)Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.
(1)Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt: 1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ning aruandlusega seotud andmetele; 2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele; 3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetava andmetele; 4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja volitatud töötlejal on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele; 5) kasutajal on juurdepääs temale menetlemiseks määratud taotluste andmetele.
(3)Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Maardu linna poolt taotluste esitamisega seonduvat infot ning esitada taotlusi ja dokumente.
(1)Kolmanda isiku kohta andmekogust väljavõtete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab volitatud töötlejale vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(2)Andmete väljastamine on tasuta.
(3)Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus viis aastat alates menetluse lõpetamisest andmekogus. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel.
(2)Andmekogu alusdokumente säilitatakse vastutava töötleja dokumendihaldussüsteemis vastavalt kinnitatud dokumentide liigitusskeemile.
Andmekogu pidamise täitmist kontrollivad vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Maardu Linnavalitsus. Enne andmekogu lõpetamist kooskõlastatakse andmekogu tehniline dokumentatsioon avaliku teabe seaduses sätestatud korras.
(2)Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.