Põlva valla raamatupidamise sise-eeskiri

(1)Põlva valla kui raamatupidamiskohustuslase raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi eeskiri) eesmärk on nõuete kehtestamine raamatupidamise ja finantsaruandluse korraldamiseks.

(2)Eeskiri lähtub raamatupidamise seadusest (edaspidi RPS), avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri) ning selle juurde kuuluvatest lisadest ja juhendmaterjalidest, kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest, Põlva valla õigusaktidest, töö tasustamist ja maksustamist reguleerivatest õigusaktidest ning teistest raamatupidamist reguleerivatest seadustest, määrustest ja muudest normatiivaktidest. Eeskirjas ei korrata üldjuhul eelpool nimetatud õigusaktides või juhendites kehtestatut.

(3)Eeskiri kohaldub Põlva valla omavalitsusorganitele ja Põlva valla asutustele. Põlva valla valitseva mõju all olev, konsolideerimisgruppi kuuluv juriidiline isik koostab vastavuses seadusandluse ja Põlva valla finantsjuhtimise korra nõuetega oma raamatupidamise sise-eeskirja ning peab iseseisvat raamatupidamisarvestust.

Eeskirjas kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses: 1) vald – Põlva vald kui raamatupidamiskohustuslane; 2) omavalitsusorganid – Põlva Vallavolikogu (edaspidi volikogu) ja Põlva Vallavalitsus (edaspidi valitsus); 3) asutus – omavalitsusorganeid teenindav ja avalikku võimu teostav valla ametiasutus Põlva Vallavalitsus (edaspidi ametiasutus) ja ametiasutuse hallatavad asutused (edaspidi hallatav asutus); 4) arvestusüksus – valla alaeelarveline üksus, kes kasutab eelarve vahendeid vastavalt omavalitsusorganite poolt määratud piirmääradele; 5) tegevjuhtkond – arvestusüksuse igapäevast tegevust juhtima ja tehinguid tegema õigustatud isik või isikud, kelle ülesanded on täpsustatud Põlva valla ja hallatavate asutuste põhimäärustes, töölepingus või ametijuhendis; 6) töötaja – nii töötaja töölepingu seaduse tähenduses kui ametnik avaliku teenistuse seaduse tähenduses; 7) aruandeperiood – periood, mille jooksul toimunud majandustehingute kirjendid võetakse aruannete koostamisel arvesse: lühim aruandeperiood on üks kalendrikuu, majandusaasta aruandeperiood on üks kalendriaasta; 8) arvestusobjektid – arvestusobjektide kogum, mida kasutatakse tekkepõhise arvestuse pidamiseks, eelarve piirmäärade seadmiseks, kuluarvestuse pidamiseks ja strateegiliseks planeerimiseks; 9) DHS – asutuse dokumendihalduse süsteem.

(1)Vald korraldab raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult ametiasutuse finantsosakonna kaudu. Raamatupidamisarvestust peetakse arvestusüksuste kaupa.

(2)Valla igapäevase raamatupidamise korraldamise ning finantsaruannete õigsuse ja tähtaegse koostamise eest kooskõlas õigusaktide ja käesoleva eeskirjaga vastutab finantsosakonna pearaamatupidaja.

(3)Tegevjuhtkond tagab finantsosakonna juhatajale ja pearaamatupidajale DHSis juurdepääsu finants- ja personaliarvestusega seotud dokumentide sarjadele.

(4)Finantsosakonnale vajaliku informatsiooni ja dokumentatsiooni edastamise eest vastutab tegevjuhtkond. Arvestusüksuse tegevusvaldkonnast ja/või raamatupidamise organisatoorsest korraldusest tulenevad raamatupidamist ja finantsaruandlust reguleerivad korrad, mida eeskiri ei käsitle, kehtestab tegevjuhtkond käskkirjaga, otsusega või muu sarnase dokumendiga.

(5)Finantsosakonnal on õigus luua eeskirja rakendamisega seotud dokumendinäidiseid ja juhendmaterjale. Arvestusüksusel on lubatud kasutada näidistest erinevaid dokumente tingimusel, et need vastavad raamatupidamise algdokumendile kehtestatud nõuetele.

(1)Finantsosakond kasutab finantsarvestuse ning -aruandluse tagamiseks järgmisi infosüsteeme: 1) finantstarkvara PMen (edaspidi PMen); 2) e-arvete lahenduse infosüsteem (edaspidi eAK); 3) eelarve planeerimise ja täitmise jälgimise tarkvara VeeRa (edaspidi VeeRa).

(2)Finantsosakond tagab infosüsteemide teabele ja kasutusjuhenditele juurdepääsu: 1) tegevjuhtkonnale ja asutuse töötajatele lähtuvalt tööülesannetest; 2) isikutele ja asutustele, kellel on seadusest tulenevalt õigus infosüsteemides olevat teavet saada.

(3)Ostuarvete vastuvõtmine ja menetlemine toimub eAKs, Kui ostuarved on kinnitusringi läbinud, eksporditakse arved PMeni. Müügiarved koostatakse PMenis ning eksporditakse e-arve saajale edastamiseks eAKsse.

(4)PMenis kasutatakse järgmisi mooduleid: 1) pearaamat (pearaamatu kanded); 2) kassa/pank (raha arvestus); 3) arveldused (kajastatakse nõuded, kohustused, ettemaksed); 4) arved (lähteandmed arvete automaatseks koostamiseks); 5) palgaarvestus (töötasude arvestus, kinnipidamised); 6) personal (puhkusereservi arvestus); 7) põhivarad (põhivarade arvestus); 8) materjalid (bilansiväliste varade arvestus); 9) eelarve (kinnitatud eelarve ja eelarve muudatused).

(5)PMenis peetakse raamatupidamisregistreid, mis sisaldavad kontode saldosid ja liikumisi ning raamatupidamiskirjendites olevat informatsiooni. Registrid on elektroonilised ning väljatrükke tehakse vajadusel.

(6)Müügisüsteemi kasutamisel peab arvestusüksus analüütilisi registreid müügisüsteemis.

(7)Infosüsteemides säilitatakse teave vastavalt raamatupidamist reguleerivatele õigusaktidele ja asutuse dokumentide liigitusskeemis määratud tähtajale.

(8)Infosüsteemide turvameetmed tagatakse infosüsteemi omanikuga sõlmitud lepingu ning asutuse sisemise töökorraldusega.

(1)Raamatupidamise kontoplaan lähtub üldeeskirja lisas 1 kehtestatud kontode koodidest. PMenis detailsema arvestuse pidamiseks on pearaamatupidajal õigus avada ja sulgeda alamkontosid.

(2)Kontoplaaniga koos kasutatakse üldeeskirja §-s 6 sätestatud täiendavaid koode: 1) tehingupartneri kood (loetelu üldeeskirja lisas 2); 2) tegevusala kood (loetelu üldeeskirja lisas 3); 3) allika kood (loetelu üldeeskirja lisas 4); 4) rahavoo kood (loetelu üldeeskirja lisas 5).

(3)Majandustehingu kirjendamisel valitud kontole lisatakse tehingupartneri, tegevusala, allika või rahavoo kood, kui kontol on üldeeskirja kontoplaani juhendi vastavas veerus märge "nõutav".

(4)Majandustehingute kirjendamisel kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks täiendavaid tunnuseid: 1) maksukoodid käibemaksu ja erisoodustusmaksude arvutamiseks ja kirjendamiseks; 2) tulu- ja kululiigid, osakonnad, projektid ja subjektid majandusinformatsiooni liigendamiseks ja analüüsimiseks.

(5)Arvestusüksuse vajadusest lähtuvad majandusinformatsiooni liigendamiseks kasutatavad arvestusobjektid võtab kasutusele pearaamatupidaja või eelarvespetsialist järgmistel põhimõtetel: 1) arvestusobjekti projekt kasutatakse tekkepõhise projektiarvestuse pidamiseks, projektil on üldjuhul kindel ajakava ja eelarve; 2) arvestusobjekti subjekt kasutatakse asutuse kasutuses olevate vahendite ja tegevuste või teenuste maksumuse arvestuseks ning asutuse täiendavatest arvestusvajadustest lähtuvalt; 3) arvestusobjekti meede kasutatakse sihtfinantseerimise liikumise jälgimiseks.

(1)PMenis peetakse arvestust tegevusala 5-kohalise koodiga, lähtudes üldeeskirja lisast 3.

(2)Kui tehingu eristamine tegevusalade kaupa pole võimalik või on rahaliselt väheoluline, seotakse tehing tegevusalaga, mis on antud tehingu puhul valdavam ja olulisem. Tegevusala koodi valikul lähtutakse põhimõttest, et tegevusala kood kajastab arvestusüksuse poolt täidetavaid põhifunktsioone.

(3)Toetuse andmist kajastatakse toetuse eesmärgi tegevusala koodiga.

(4)Eelarvesse planeeritakse kulud ja investeeringud vähemalt valdkonna põhiselt, st esimesed 2 kohta tegevusala koodist.

(1)Saldoandmiku ja makseandmiku esitab pearaamatupidaja saldoandmike infosüsteemis üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(2)Maksudeklaratsioonid esitab pearaamatupidaja Maksu- ja Tolliameti e-teenuste keskkonnas seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(3)Statistikaaruanded koostab ja esitab lähtuvalt aruande sisust finantsosakonna raamatupidaja või vastava valdkonna eest vastutav isik Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel e-STATi vahendusel.

(4)Välistele infotarbijatele (Riigi Tugiteenuste Keskus, teised toetuse andjad jms) esitab perioodilisi aruandeid õigusaktis või lepingus nimetatud isik. Ühekordseid väljavõtteid infosüsteemist väljastab pearaamatupidaja või raamatupidaja.

(5)Õigustatud isiku nõudel esitab finantsosakond arvestusüksuse majandustehingute kohta finantsarvestuse infosüsteemides koostatud aruandeid. Õigustatud isikule annab selgitusi aruandes kajastuvate majandustehingute kohta finantsosakonna juhataja.

(1)Majandusaasta aruande koostamisel, kinnitamisel ja avalikustamisel lähtutakse Põlva valla finantsjuhtimise korrast.

(2)Põlva valla valitseva mõju all olev, konsolideerimisgruppi kuuluv juriidiline isik esitab oma auditeeritud majandusaasta aruande valitsusele Põlva valla finantsjuhtimise korras kehtestatud tähtajal.

(3)Finantsosakond koostab Põlva valla konsolideeritud majandusaasta aruande vastavuses üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetega, lähtudes raamatupidamise seadusest.

(4)Volikogu poolt kinnitatud majandusaasta aruande esitab Riigi Tugiteenuste Keskusele pearaamatupidaja.

(1)Eelarve koostamisel, menetlemisel ja vastuvõtmisel lähtutakse Põlva valla finantsjuhtimise korrast.

(2)Tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja koostab eelarveaasta eelarve projekti VeeRas, arvestades PMenis kasutatavaid arvestusobjekte.

(1)Vastutus eelarvest kinnipidamise ning vahendite sihipärase kasutamise eest on täpsustatud Põlva valla ja hallatavate asutuste põhimäärustes ning Põlva valla finantsjuhtimise korras.

(2)Asutus reguleerib kohustused ja õigused arvestusüksuse eelarve- ja kulujuhtimise osas. Vajadusel määrab tegevjuhtkond eelarve eest vastutavad isikud, kes kontrollivad ja kinnitavad algdokumente vastavalt eeskirja nõuetele. Tegevjuhtkond tagab, et algdokumendid jõuavad finantsosakonnale pärast seda, kui arvestusüksus on läbi viinud omapoolsed eelarvele vastavuse kontrolliprotseduurid.

(3)Arvestusüksus jälgib eelarve kasutamist ja tulemusi VeeRas ning küsimuste korral pöördub finantsosakonna poole selgituste saamiseks. Parandusi vajavate tehingute korral edastab tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja finantsosakonnale teatise raamatupidamistehingu ümberpaigutamise kohta.

(4)Eelarve muutmiseks esitab tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja finantsosakonnale teatise eelarve ümberpaigutamise kohta.

(5)Ülevaade valla eelarve täitmisest avalikustatakse jooksvalt Põlva valla veebilehel.

(1)Arvestusüksus dokumenteerib kõiki majandustehinguid.

(2)Raamatupidamiskirjendi aluseks olev algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument (edaspidi algdokument) peab vastama RPSi paragrahvides 7 ja 71 sätestatule.

(3)Raamatupidamiskirjendi aluseks võib olla järgmine algdokument: 1) ostu- ja müügiarve; 2) sõidupäevik, 3) kuluaruanne; 4) käskkiri, otsus, korraldus või muu sarnane dokument; 5) esildis või muu teatis; 6) töötasu arvestuse dokument (leping, käskkiri, tööajatabel, palgaleht jms); 7) akt; 8) sularaha liikumist tõendav dokument; 9) leping ja lepingu alusel esitatud dokument; 10) raamatupidamisõiend reguleerimis- või paranduskande tegemiseks; 11) muu majandustehingut kajastav dokument, mille tagajärjel muutub arvestusüksuse vara, kohustiste või omakapitali koosseis.

(4)Algdokumendi koostamisel märgitakse dokumendile arvestusüksuse finants- ja juhtimisarvestuse pidamiseks vajalikud arvestusobjektid ning lisatakse vajadusel muu informatsioon, mis selgitab tehingu majanduslikku sisu, finantseerimisallikate jaotust jms.

(5)Algdokumendile lisatavad arvestusobjektid: Jrk nr Arvestusobjekt Finantsosakond Arvestusüksus Märkused 1 vähemalt 4-kohaline kulu-/tululiik või raamatupidamiskonto x x arvestusüksus valib kulu-/tululiigi või konto, raamatupidajal on õigus nõuda selle muutmist lähtudes raamatupidamises kehtivatest arvestuspõhimõtetest 2 tegevusala x 3 osakond x 4 subjekt x 5 projekt x kohustuslik sihtfinantseerimise kasutamise korral 6 meede x kohustuslik sihtfinantseerimise kasutamise korral 7 täpsustav määrang x x lepingu nr, projekti nimetus, käskkirja number, volikogu määrus, valitsuse korraldus jms, täidetakse kokkuleppel arvestusüksusega 8 tehingupartner x 9 allikas x 10 rahavoo kood x

(6)Asutuse töötaja lisab algdokumendile menetlusringi vastavalt asutuses kehtestatud sisemisele töökorraldusele.

(7)Algdokumendi edastamine finantsosakonnale toimub pärast dokumendi asutusse jõudmist või arvestusüksuses koostamist mõistliku aja jooksul, et oleks tagatud õigeaegne müügiarvete koostamine, rahaliste maksete tegemine ning aruannete esitamine.

(8)Kuludokumendi maksetingimused peavad andma võimaluse tasuda 14 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, et dokumendi kinnitajatel ja finantsosakonnal jääb mõistlik aeg algdokumendi nõuetekohaseks kontrollimiseks ja kinnitamiseks.

(1)Kõik algdokumendid aktsepteerib tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud isik (edaspidi kinnitaja).

(2)Tegevjuhtkonnale hüvitatavad kulud määrab tegevjuhi suhtes tööandja õigusi teostav isik. Kinnitaja lisab enne kuluaruande kinnitamist viite dokumendile või DHSis seose dokumendiga, mis kinnitab õigust hüvitisele.

(3)Algdokumendi kinnitaja: 1) märgib algdokumendile kulu/tulu seose arvestusüksuse eelarvega; 2) lisab selgituse, mis eesmärgil kulu tehti, kui see ei kajastu selgelt algdokumendi sisus; 3) lisab viite lepingule või muule kulu tekkimisele eelnenud kokkuleppele; 4) lisab algdokumendile vajalikud lisad (üleandmise-vastuvõtmise akti, nimekirjad või muud algdokumendi oluliseks osaks olevad dokumendid) või loob seose lisadokumendiga; 5) annab algdokumendile elektroonilise menetlemise keskkonnas oma kinnituse; 6) lisab paberkandjal algdokumendi allkirjastamisel dokumendile oma ees- ja perekonnanime, ametinimetuse ja allkirjastamise kuupäeva; 7) annab kinnitusega nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises.

(4)Kinnitaja vastutab, et: 1) algdokumendil on selgelt arusaadav tehingu sisu ning dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) algdokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 3) tehing on seaduspärane; 4) tehing on kooskõlas eelarvega; 5) tehingu tingimused vastavad parimatele sarnaste tehingute tingimustele; 6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse põhimõttest ja Põlva valla hankekorrast; 7) märgitud on majandusteabe liigendamiseks kasutatavad arvestusobjektid; 8) algdokument on kontrollitud järgides asutuse asjaajamisekorda, kulude juhtimise korda või arvestusüksuses kokkulepitud kooskõlastusringi.

(5)Kui algdokument ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükkab kinnitaja selle koos selgitusega tagasi.

(6)Kui algdokument on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda see ei kuulu, suunab ta dokumendi tagasi kinnitusringi alustajale või edasi õigele kinnitajale.

(7)Kui kinnitaja on puhkusel, koolitus- või töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, määrab ta selleks perioodiks algdokumendi menetlemise keskkonnas asendaja.

Finantsosakond kontrollib saadetud algdokumendi vastavust raamatupidamise reeglitele, teeb vajadusel arvestusüksusele lisapäringuid ning sisestab majandustehingu andmed PMeni.

(1)Ostuarve väljastatakse tarnija poolt e-arvena. Arve saaja on asutus, omavalitsusorganite ostuarvete korral ametiasutus.

(2)Ostuarvete menetlusega seotud isikutele on määratud järgmised rollid: 1) kauba/teenuse tellija – isiku määrab tegevjuhtkond vastavalt sisemisele töökorraldusele, kauba/teenuse tellija rolli võib täita eelarve eest vastutav isik; 2) arvete laialijagaja – asutuse või erandjuhtudel finantsosakonna töötaja, kes suunab arved eAKs kinnitusringile; 3) eelarve eest vastutav isik – tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja, kes otsustab, kas ja millises mahus ning millal kulutusi teha ning on vastutav ja aruandekohustuslik eelarveliste vahendite kasutamise üle; 4) projektijuht – tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja, kes vastutab projekti elluviimise ja projekti dokumentide korrektse vormistamise eest ning kes kontrollib ja kinnitab toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid lisaks eelarve eest vastutavale isikule; 5) volitatud isik – tegevjuhtkond, ametiasutuse arvestusüksuste ostuarvete menetlemisel lähtutakse käskkirjaga kinnitatud vallavanema ja abivallavanemate tööjaotusest; 6) raamatupidaja – raamatupidamiskande tekkimiseks vajalike andmete olemasolu kontrollija.

(3)Kauba/teenuse tellija tagab, et ostuarvel oleksid tarnija poolt märgitud järgmised rekvisiidid: 1) asutuse nimi; 2) registrikood ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number, kui asutus on käibemaksukohustuslane; 3) arvestusüksuse kontaktisiku nimi (kauba/teenuse tellija või eelarve eest vastutav isik); 4) viide ostuarve väljastamise aluseks olevale dokumendile (leping, akt, saateleht, tellimuse kuupäev jms); 5) riigihanke lepingu puhul riigihanke viitenumber.

(4)Arvete laialijagaja: 1) algatab ostuarve kinnitusringi hiljemalt arve saabumisele järgneva kahe tööpäeva jooksul; 2) suunab ostuarve vastavalt arvel märgitud kontaktisiku nimele eelarve eest vastutavale isikule.

(5)Eelarve eest vastutav isik: 1) kontrollib ostuarvel esitatud algandmete õigsust ja tarnija poolt märgitud rekvisiite; 2) kontrollib ostuarve ja sellega seotud dokumentide vastavust, vajadusel seob arve täiendavate dokumentidega; 3) kontrollib arvestusobjektid, vajadusel korrigeerib või lisab arvestusobjekte ning selgituse kulu seose kohta arvestusüksuse eelarvega; 4) kontrollib maksetähtaja vastavust lepingus oleva tähtajaga; 5) kinnitab ostuarve, mille järel liigub arve automaatselt projektijuhile või volitatud isikule.

(1)Asutuse dokumendikäibe korraldus peab tagama dokumentide õigeaegse koostamise ja finantsosakonnani jõudmise.

(2)Asutuse dokumendikäibe korraldamisel lähtutakse järgmistest tähtaegadest: Dokumendi nimetus Finantsosakonnale esitamise tähtaeg Dokumendi käibe eest vastutav töötaja vallavalituse ja vallavolikogu õigusaktid koheselt peale allkirjastamist, edastamine vastavalt sisulisele vajadusele ametiasutuse kantselei rahalisteks väljamakseteks kohustuvad lepingud ja seotud dokumendid koheselt peale sõlmimist, leping on eelnevalt DHSis registreeritud tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja rahalisteks väljamakseteks kohustuvad muud dokumendid (sh sotsiaaltoetuste otsused vastavalt kokkuleppele, sotsiaaltoetuste väljamakselehed, kohtuotsused jms) koheselt peale kinnitamist/ dokumendi DHSis registreerimist; peale dokumendi kinnitamist peab jääma väljamakseks vähemalt 1 tööpäev tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja toetuslepingud ja seotud dokumendid koheselt peale sõlmimist, leping ja seotud dokumendid on eelnevalt DHSis registreeritud tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja lepingud, käskkirjad, tööaja arvestuse tabelid töö-, lisa-, asendus-, puhkustasude arvestamiseks esimesel võimalusel, tööajatabelid hiljemalt arvestuse kuule järgneva kuu 1. tööpäevaks tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja muutunud personali- ja/või palgaandmed, (sh töötajate avaldused, töötasu arestimise aktid, tasu arvestusobjektide muutumine jms) esimesel võimalusel tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja töötajate koosseisu tabelid koheselt peale allkirjastamist, või hiljemalt 10. jaanuaril (1. jaanuari seisuga) ja 10. septembril (1. septembri seisuga) tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja krediitkaardi tehingute kuludokumendid hiljemalt järgneva kuu 5. tööpäevaks kaardi haldaja sularahatehinguid tõendavad dokumendid, sularaha käibe aruanne hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 3. tööpäevaks või sularaha viimisel valla ametiasutuse kassasse tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja käskkirjad lasteaeda vastuvõtmise ja väljaarvamise kohta, lasteaias viibimise päevatabelid, tasust vabastamised koheselt peale allkirjastamist/ hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 3. tööpäevaks tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja huvikoolide õppurite nimekirjad, muudatused nimekirjades, tasust vabastamised koheselt peale allkirjastamist/ hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 3. tööpäevaks tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja teiste kohalike omavalitsuste kohamaksuarvete info (EHISe andmed jooksva kuu 10. kuupäeva seisuga) igakuuliselt hiljemalt 15. kuupäevaks ametiasutuse sotsiaal- ja haridusosakonna juhataja või tema poolt määratud töötaja hooldekodude ja koduhooldusteenusel olevate klientide müügiarvete andmed igakuuliselt, hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 5. tööpäevaks tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja müügiarvete teatis vastavalt vajadusele tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja müügiaruanded, toidukorratabelid igakuuliselt, hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 5. tööpäevaks tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja mõõturite näidud üüri- ja kommunaalteenuste arvete koostamiseks vastavalt lepingule vastavalt lepingule lähetuse käskkirjad või korraldused ja lähetuskulude aruanded koheselt peale allkirjastamist/kulu kinnitamist tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja hüvitiste ja limiitide määramise käskkirjad koheselt peale allkirjastamist tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja kuluaruanded (sh isikliku sõiduauto kasutamise sõidupäevikud, prillide hüvitamine, tervise edendamise kulud jms) koheselt peale kulu kinnitamist tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja aktid koheselt peale allkirjastamist, edastamine vastavalt sisulisele vajadusele tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja

(1)Raamatupidamisdokumentide säilitamisel lähtutakse RPSi §-st 12 ja asutuse asjaajamiskorrast, kui seadus ei nõua raamatupidamisdokumentide pikemaajalisemat säilitamist.

(2)Ostuarveid säilitatakse eAKs.

(3)Arvestusüksuse muid raamatupidamise algdokumente säilitatakse asutuse DHSis.

(4)Arvelduskonto sulgemisel säilitatakse auditeerimata majandusaasta arvelduskonto väljavõtet DHSis.

(5)Raamatupidamisregistreid säilitatakse PMenis. Müügisüsteemi kasutamisel säilitab arvestusüksus analüütilisi registreid müügisüsteemis.

(6)Saldoandmikud ja eelarveandmikud säilitatakse saldoandmike infosüsteemis.

(7)Maksudeklaratsioonid säilitatakse Maksu- ja Tolliameti e-teenuste keskkonnas.

(8)Statistikaaruanded säilitatakse e-STATi keskkonnas.

(9)Kui algdokument on nõuetekohaselt elektrooniliselt säilitatav koos dokumendi kontrollimist kinnitavate andmetega, võib paberdokumendi hävitada.

(1)Maksete tegemiseks ja laekumiste vastuvõtmiseks kasutatakse ametiasutuse ja käibemaksukohustuslastest hallatavate asutuste arvelduskontosid.

(2)Arvelduskonto kasutajaõigusi ja limiite haldab tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja.

(3)Finantsosakond impordib arvelduskontode tehingud PMeni moodulisse Kassa/pank jooksvalt igal järgmisel tööpäeval. Tehingud arvelduskontodel, mida kasutatakse ainult laenude teenindamiseks, kajastatakse hiljemalt järgmise kuu 5. tööpäeval.

(4)Kui laekumisel ei ole selgelt viidatud laekumise sisule, pöördub finantsosakond arvestusüksuse poole selgituste saamiseks.

(5)Ülekannete tegemisel osaleb kaks finantsosakonna töötajat. Maksekorralduste koostaja, ostuarveid kajastav raamatupidaja või palgaarvestaja, moodustab PMeni moodulis Kassa/pank maksekorraldused maksetähtaja järgi. Maksekorralduste saatja, pearaamatupidaja või tema poolt määratud töötaja, edastab maksekorraldused internetipanka ja kinnitab need internetipangas elektrooniliselt.

(6)Sotsiaaltoetuste maksekorraldused valmistab ette valla ametiasutuse sotsiaal- ja haridusosakonna töötaja sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregistris STAR. STARi väljamaksedokument edastatakse DHSi kaudu finantsosakonnale. Pearaamatupidaja või tema poolt määratud töötaja impordib väljamakseandmed PMeni moodulisse Kassa/pank, edastab maksekorraldused internetipanka ja kinnitab need internetipangas elektrooniliselt.

(7)Sihtfinantseerimise ja tegevustoetuse maksekorraldused valmistab ette pearaamatupidaja või tema poolt määratud töötaja DHSis registreeritud ning finantsosakonnale edastatud lepingu või väljamakseteatise alusel.

(8)Müügisüsteemi kasutamisel kajastab asutus laekumised müügisüsteemis.

(1)Sularahakassa luuakse: 1) hallatava asutuse müügikohas; 2) kui sularaha väljamakseid või vastuvõtmist nõuab õigusakt; 3) kui puuduvad alternatiivsed maksevõimalused.

(2)Sularahatehinguid tehakse Eesti Vabariigis kehtivas vääringus ja aruandeperiood ei ole pikem kui kalendrikuu.

(3)Hallatava asutuse sularahakassas teostatakse vaid sularaha vastuvõtu tehinguid ning muud väljamaksed peale sularaha sissemakse arvelduskontole ja ametiasutuse kassasse (edaspidi peakassa), on keelatud.

(4)Sularaha väljamakseid teostatakse eelneval kokkuleppel ja etteteatamisega peakassast: 1) tulenevalt Põlva valla sotsiaaltoetuste määramise ja maksmise korrast põhjendatud erandjuhul sotsiaaltoetuse maksmiseks; 2) hooldekodus paikneva hoolealuse taskuraha, mille väljamaksmist vahendab hallatav asutus, maksmiseks.

(5)Sularaha algdokumendid on valdavalt paberkandjal, millel ei ole lubatud teha parandusi ega ülekirjutusi. Algdokumendiks on: 1) kassa sissetuleku order raha vastuvõtja allkirjaga ning andmetega, kellelt ja mille alusel raha vastu võetakse; 2) kassa väljamineku order, mille kajastatakse raha saaja isikut tõendava dokumendi number, kui raha saaja ei ole asutuse töötaja; 3) sularahaarve, kviitung, pilet või muu sularaha liikumist tõendav dokument.

(6)Sularahatehingu toimumise tõendamiseks on kohustuslik väljastada maksjale sularahaarve, kassaorder, kviitung, pilet või muu maksmist tõendav dokument.

(7)Kui kassatehingut teostab finantsosakonna raamatupidaja, konteerib raamatupidaja sularahatehingu koheselt PMeni moodulis Kassa/pank: 1) raha võetakse peakassasse vastu PMenist trükitava kassa sissetuleku orderiga, mille teine pool antakse raha kassasse maksjale; 2) sularaha makstakse peakassast välja PMenist trükitava kassa väljamineku orderi alusel, raha saaja annab orderile allkirja raha saamise kohta.

(8)Kui sularahakassat peetakse väljaspool PMeni, koostab hallatav asutus kalendrikuu kohta sularahatehingute aruande. Sularahatehingu toimumist tõendavad dokumendid säilitab asutus. Raamatupidaja kontrollib sularahatehingute aruande ja sisestab tehingud koondkandena PMeni iga kuu lõpu seisuga.

(1)Kaardimakseterminale kasutatakse tasuliste teenuste müügitulu kogumiseks, et vähendada sularahatehinguid.

(2)Kaardimakseterminali kasutusele võtmiseks esitab asutuse tegevjuhtkond taotluse pearaamatupidajale.

(1)Pangakaartide kasutamise õigus on tegevjuhtkonna poolt määratud isikutel (edaspidi kaardivaldaja).

(2)Asutuse deebet- või krediitkaarti on lubatud kasutada ainult teenistus- või tööülesannete täitmiseks vajalike tehingute tegemiseks. Kaardivaldaja on kohustatud hüvitama kaardi mittesihipärase kasutamisega või muul viisil asutusele tekitatud kahju. Kui kaardivaldaja teenistus- või töösuhe lõpeb, on ta kohustatud tagastama kaardi asutusele hiljemalt viimasel tööpäeval.

(3)Krediitkaarte kasutatakse ainult siis, kui puudub võimalus tasuda tavapärase pangaülekandega. Kaardivaldaja esitab krediitkaardiga tehtud kulutuste kuludokumendid koos selgitustega esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui järgneva kuu 5. tööpäevaks. Kuludokumendid peavad olema kinnitatud lähtudes käesoleva eeskirja §-st 12.

(4)Kuludokumendi puudumisel kajastatakse tehtud kulu nõudena konto 103920 deebetis, kuni kaardivaldaja on hüvitanud kaardi mittesihipärase kasutamise või asutus on teinud otsuse, kuidas puuduva alusdokumendita tehtud kulutuse puhul toimida.

(1)Tulumaks füüsilise isiku tulult kajastatakse kontol 300000, maamaks kontol 303000 ja tulud loodusressursside kasutamisest kontorühmas 3825 tekkepõhiselt vastavalt Maksu- ja Tolliameti ülekannetele ja aruandeperioodi lõpu seisuga väljastatud teatisele arvestatud, kuid üle kandmata maksutulu osas.

(2)Reklaamimaksu maksuteate koostamise aluseks on DHSi kaudu edastatud reklaami avalikustaja poolt esitatud maksudeklaratsioon. Reklaamimaksu kajastatakse tuluna kontol 304400.

(3)Tulu lõivudest (ehitusalaste taotluste ja teatiste lõivud, sõidukikaardi taotluse lõiv) kajastatakse kontorühmas 320 kassapõhiselt ning lõivunõuete kohta ei väljastata arvet. Nõude sisu, tekkimise kuupäeva ja maksetähtaja õigsuse eest vastutab nõuet haldav arvestusüksus.

(1)Tulu toodete ja teenuste müügist kajastatakse tekkepõhiselt kontorühmas 322 ja 323, tulude arvestus toimub lähtuvalt asutuse eripärast ja vajadusest.

(2)Arvestusüksus esitab müügiarvete koostamiseks vajalikud püsiandmed (korraldused, lepingud, hinnakirjad, käskkirjad, teatised jms) finantsosakonnale DHSi kaudu. Dokumentides fikseeritakse teenuse nimetus, teenuse osutamise alus, hind, ühik, arve esitamise ja tasumise tähtaeg, kliendi andmed ja kliendile arve saatmise viis. Finantsosakond sisestab püsiandmed kehtestatud hinnakirja ja/või lepingus kokkulepitu alusel PMeni moodulisse Arved.

(3)Kui arve väljastamise aluseks ei ole lepingus või vahendataval ostuarvel fikseeritud püsiandmed, koostab arvestusüksus müügiarve teatise. Arvestusüksuse tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja vastutab, et teatises kajastatud andmed vastavad kehtestatud hinnakirjale.

(4)Finantsosakond koostab arved PMeni moodulis Arveldused. Arve tüüp Algandmete esitaja Arve väljastamise aeg Arve esitamine lasteaedade koha- ja toidupäeva maksumuse arved tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja edastab DHSi kaudu finantsosakonnale arvete koostamiseks vajalikud andmed (sh kohatasu ja/või toidupäeva maksumuse vabastuste kohta) või teeb andmed kättesaadavaks alushariduse tarkavaras ELIIS igakuiselt, teenuse osutamisele järgneva kuu 10. kuupäevaks vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja huvikoolide arved tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja edastab DHSi kaudu finantsosakonnale õppurite nimekirjad ja info õppetasu vabastuste kohta igakuiselt, jooksva kuu eest hiljemalt 10. kuupäevaks vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja toitlustamise arved, sh pikapäevarühma ja oma töötajate toidukorra arved tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja edastab DHSi kaudu finantsosakonnale toidukorratabelid või müügiarve esildise või teeb andmed kättesaadavaks alushariduse tarkavaras ELIIS hiljemalt teenuse osutamisele järgneva kuu 10. kuupäevaks vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja hooldekodude arved tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja edastab DHSi kaudu finantsosakonnale püsi- ja muutuvandmed igakuiselt jooksva kuu eest hiljemalt 10. kuupäevaks, erandjuhtudel vastavalt vajadusele vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja koduhooldusteenuse arved tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja edastab DHSi kaudu finantsosakonnale müügiarve esildise igakuiselt, teenuse osutamisele järgneva kuu 20. kuupäevaks vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja üüri- ja kommunaalteenuste arved arvete koostamine vastavalt lepingutele; finantsosakonnale edastab lepingu DHSi kaudu dokumendi sõlminud asutuse tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja; kommunaalteenuste vahendamisel näitude alusel ja tarnijatele makstavas hinnas kajastatakse kommunaalteenuste edasimüüki kulukontode 5511 vähendusena igakuiselt, teenuse osutamisele järgneva kuu 20. kuupäevaks vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja kohamaksuarved teistele kohalikele omavalitsustele (koolide, lasteaedade, huvikoolide kohatasud) lepingud ja teise kohaliku omavalitsuse laste/õppurite arvu edastab finantsosakonnale DHSi kaudu ametiasutuse sotsiaal- ja haridusosakonna juhataja või tema poolt määratud töötaja igakuiselt jooksva kalendrikuu eest hiljemalt 20. kuupäevaks või vastavalt lepingule e-arve muud arved müügiarve esildise edastab finantsosakonnale DHSi kaudu tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja vastavalt vajadusele, käibemaksuga maksustava arve korral lähtutakse käibemaksuseaduse § 37 lõikest 1; arve maksetähtaeg on üldjuhul 14 päeva vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja

(1)Saadud toetusete kajastamisel lähtutakse üldeeskirja 7. peatükis toodud põhimõtetest.

(2)Projektipõhisel sihtotstarbel saadud toetuse ehk sihtfinantseerimise saamisel tagab asutuse tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud isik finantsosakonna juhatajale juurdepääsu toetuse menetlemise infosüsteemile. Finantsosakonna juhataja lisab infosüsteemi kasutajaõigused finantsosakonna teadmisvajadusega töötajatele.

(3)Toetuse saamise lepingu sõlmimisel või muus vormis dokumendi korral, mis tõendab toetuse saamist, registreeritakse dokument asutuse DHSis ning edastatakse täitmiseks eelarvespetsialistile. Eelarvespetsialist avab toetuse projekti- ja vajadusel meetmekoodi ning algatab eelarve muutmise.

(4)Meetmekoodi kasutatakse sihtfinantseerimise liikumise jälgimiseks põhimõttel, et saadud toetuse tulu võrdub toetuse kuluga. Meetmekood eristab projekti kuludest selle osa, mida toetusest hüvitatakse.

(5)Sihtfinantseerimise korras laekunud tulu ja selle kasutamiseks tehtavad kõik kulud eristatakse muudest tuludest ja kuludest projektikoodiga.

(6)Asutus menetleb sihtfinantseerimise kuludokumente tavakorras ja märgib dokumentidele kulude eristamiseks: 1) meetmekoodi, 2) projektikoodi, 3) muud tavapärased arvestusobjektid.

(7)Finantsosakond võtab üldjuhul igas kuus arvele projekti tulu ja nõude või sulgeb tulu arvelevõtmisel saadud ettemakse, lähtudes antud kuus vastaval meetmel kajastatud projekti kuludest. Kannete aluseks võib olla ka väljamaksetaotlus või toetuse andja otsus.

(8)Tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja vastutab toetuse jäägi õigsuse eest ning kontrollib projektikoodiga kajastatud tulude ja kulude vastavust. Kui esineb vahesid, esitab tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja finantsosakonnale teatise kulude ümberpaigutamise kohta. Finantsosakond teeb vajalikud paranduskanded PMenis.

(9)Tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja koostab väljamaksetaotluse, kooskõlastab selle e-posti teel pearaamatupidajaga ning peale kooskõlastuse saamist esitab väljamaksetaotluse toetuse andjale või vahendajale. Aruande koostamiseks kasutatakse PMeni või VeeRa aruandeid.

(1)Muude tuludena kajastatakse kontorühmas 381 üksuse varude ja põhivara müügist tekkivat müügikasumit või -kahjumit, mis leitakse müügihinna, müügiga seotud kulude ja raamatupidamisliku jääkväärtuse vahena.

(2)Kontogrupis 3814 kajastatakse loomse või taimse elusorganismi (nt kasvava metsa) müügist saadavat tulu.

(3)Bilansivälise väheväärtusliku vara (kasutusest eemaldatud varade, vanametalli vms) müügist saadavat tulu kajastatakse muu tuluna kontol 38183000 ning müügiga seotud kulusid (transport, koristamine vms) kajastatakse kontol 38183100.

(1)Nõuete ja tehtud ettemaksete kajastamisel lähtutakse üldeeskirja §-dest 36 ja 37. Tulenevalt üldeeskirja § 15 lõikest 8 välditakse ettemaksete tasumist.

(2)Kui lähetusse saadetav töötaja vajab avanssi, märgitakse vastav info lähetuskorralduses või -käskkirjas. Ettemaks kajastatakse kontol 103920 kuni lähetuste realiseerumiseni. Peale lähetuse toimumist ning lähetusaruande menetlemist kantakse avanss kuluks lähetusaruande kuupäeva seisuga. Kasutamata avansi tagastab töötaja asutuse arvelduskontole. Finantsosakonnal on õigus jätta lähetusavanss välja maksmata, kui eelmiste lähetuste avansi kasutamise kohta on aruanded esitamata.

(3)Arvestuse lihtsustamise eesmärgil kantakse kauba ja teenuse eest tehtud tulevaste perioodide kulu koheselt kuluks, kui ettemakse summa ilma käibemaksuta on väiksem üldeeskirja § 41 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Avaliku sektori sisese tehingu korral kooskõlastab pearaamatupidaja kajastamise viisi eelnevalt tehingupartneriga.

(4)Kui müüginõuded ei laeku maksetähtajaks, saadab müügiarve koostaja võlgnikule meeldetuletuskirja hiljemalt 15 kalendripäeva möödumisel maksetähtajast. Kui klient ei ole peale esimese meeldetuletuskirja saatmist nõuet tasunud, saadab müügiarve koostaja teise meeldetuletuskirja hiljemalt 30 päeva peale maksetähtaega.

(5)Nõuete jälgimiseks edastab müügiarvete koostaja DHSi kaudu igakuiselt hiljemalt kuu viimasel tööpäeval arvestusüksuse tegevjuhtkonnale või tegevjuhtkonna poolt määratud töötajale arvelduste koondi. Tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja tegeleb aruande alusel võlgnevuse või enammakstud summade vähendamisega.

(6)Tulenevalt Põlva valla finantsjuhtimise korrast esitab nõuded võlgnike suhtes asutuse tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja. Tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja tegeleb tähtajaks tasumata nõuete kohtumenetluse algatamisega või üleandmisega kohtutäiturile, vajalikud algandmed saab asutus finantsosakonnalt.

(7)Laekumata nõudeid hindab arvestusüksus vähemalt iga kvartali lõpu seisuga individuaalselt, st tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja hindab iga arve laekumise tõenäosust eraldi. Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamiseks koostab tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja nõuete ebatõenäoliseks tunnistamise akti ja edastab selle DHSi kaudu pearaamatupidajale või tema poolt määratud isikule.

(1)Tulenevalt Põlva valla finantsjuhtimise korrast otsustab vastuvõetud eelarve alusel füüsilisele ja juriidilisele isikule sihtsuunitlusega rahaliste vahendite eraldamise valitsus, kui õigusaktis ei ole sätestatud teisiti. Toetuste kajastamisel lähtutakse üldeeskirja 7. peatükis toodud põhimõtetest.

(2)Sotsiaaltoetuste kajastamisel lähtub finantsosakond üldeeskirja kontoplaani kasutusjuhendist. Perioodiliselt makstav sotsiaaltoetus kajastatakse kuluna sellel kuul, mille eest see oli ette nähtud. Sotsiaaltoetuse menetlemine ja dokumenteerimine toimub üldjuhul sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregistris STAR. Sotsiaaltoetuste väljamaksedokumendid ja üldhooldusteenuse rahastamise otsused edastatakse finantsosakonnale DHSi kaudu.

(3)Sihtfinantseerimine, mis on alla üldeeskirja § 41 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise alampiiri, kantakse raamatupidamisarvestuse lihtsustamise eesmärgil koheselt kuluks, v.a juhtudel, kus toetuse andmise tingimused seda ei võimalda.

(4)Sihtfinantseerimise ettemaksele lisab finantsosakond meetmekoodi. Sihtfinantseerimise ettemakset vähendatakse toetuse saaja esitatud ja ametiasutuse poolt kinnitatud toetuse kasutamise aruande alusel. Ametiasutuse ja toetuse saaja vahel lepitakse kokku aruande esitamise sagedus ja tähtajad.

(5)Tegevustoetused, sh liikmemaksud, kajastatakse maksmisel kohe kuluna.

(6)Ametiasutus menetleb sihtfinantseerimisi ja tegevustoetusi üldjuhul toetuste taotlemise ja menetlemise süsteemis SPOKU. Kui toetuse koheseks väljamakse aluseks ei ole valitsuse otsus ega toetuse kasutamise leping, koostab ametiasutuse töötaja DHSis toetuse väljamakseteatise.

(7)Toetuse tagasinõudmise otsuse korral jälgib finantsosakond laekumist ja saadab vajadusel tähtajaks laekumata toetuse kohta meeldetuletuse.

(1)Tööjõukulude kajastamisel lähtutakse üldeeskirja 8. peatüki §-s 31 kehtestatust ja üldeeskirja kontoplaani kasutusjuhendist.

(2)Maksu- ja Tolliameti töötamise registrisse teeb töötamiste kohta kanded tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja.

(3)Töötasu arvestuse aluseks olevate algdokumentide õigsuse eest vastutab tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja.

(4)Töötasu arvestamise algdokumentideks on: 1) töölepingud ja tööajatabelid; 2) võlaõiguslike lepingute korral lepingud ja tööde vastuvõtmise aktid; 3) käskkirjad lisatasu, tulemustasu, preemia, toetuste ja hüvitiste arvestamiseks; 4) muud dokumendid.

(5)Haigushüvitise arvestamise aluseks on elektrooniline töövõimetusleht. Tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja annab raamatupidajale õiguse riigiportaalis eesti.ee töövõimetuslehe andmete vaatamiseks ja täiendamiseks. Tööajatabelites kajastuvate töövõimetuslehtede andmete õigsuse eest vastutab tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja.

(6)Töötaja omavoliliselt töölt lahkumise (tööluusi) dokumenteerib tegevjuhtkond kirjalikult ning suunab dokumendi DHSi kaudu palgaarvestajale teadmiseks.

(7)Ületunnitöö tegemine ja tasustamine reguleeritakse asutusesisese dokumendiga.

(8)Tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja teavitab pearaamatupidajat kirjalikult vajadusest maksta töötaja eest lisaks sotsiaalmaksu juhtudel, kui töötaja töötasult arvestatud sotsiaalmaks jääb alla kehtestatud sotsiaalmaksu maksmiseks oleva kuumäära (kas seoses töötaja madala töötasuga või tasustamata puhkuse andmisega), vastasel korral sotsiaalmaksu juurde ei maksta.

(9)Finantsosakond arvestab tasud PMeni moodulis Palgaarvestus. Arvestuse aluseks on tegevjuhtkonna poolt kinnitatud algdokumendid.

(10)Kui tööaja arvestuses toimuvad peale finantsosakonnale tööajatabeli esitamist muudatused, parandab tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja tööajatabeli. Parandatud tööajatabel edastatakse DHSi kaudu finantsosakonnale selliselt, et DHSi töövoos on viide parandusele. Finantsosakond korrigeerib eelnevalt koostatud arvestust. Palgapäeval ilmnenud tööaja arvestuse muudatused korrigeeritakse üldjuhul järgmise kuu töötasu arvestusega.

(1)Erisoodustuse kajastamisel lähtub finantsosakond tulumaksuseaduse § 48 sätestatust ja üldeeskirja kontoplaani kasutusjuhendist.

(2)Erisoodustuse hinna arvestuseks märgib algdokumendi kinnitaja dokumendile külaliste ja arvestusüksuse töötajate arvu või külaliste ja arvestusüksuse töötajate kulude jaotuse proportsiooni. Erisoodustusele lisanduvad maksukulud arvestab finantsosakond.

(3)Kui erisoodustuse osa ei ole võimalik täpselt kindlaks määrata, määrab kuludokumendi kinnitaja erisoodustuse kulude arvutamiseks vajaliku proportsiooni. Kui kinnitaja jätab proportsiooni määramata, kasutab finantsosakond erisoodustuse ja nendelt arvestatavate maksukulude arvestamisel proportsiooni 30% (maksustatav) ja 70% (mittemaksustatav).

(4)Kui erisoodustuse kulude tekkepõhine kalendrikuu erineb erisoodustuse kulude eest tasumise kuust, võib maksuarvestuse lihtsustamise eesmärgil kajastada ja deklareerida erisoodustuse maksude kohustist erisoodustuse kulu tekkimise perioodis.

(1)Muude tegevuskulude kajastamisel lähtutakse üldeeskirja 8. peatüki §-des 32 ja 33 kehtestatust ja üldeeskirja kontoplaani kasutusjuhendist.

(2)Kingituste, autasude, auhindade, mälestusesemete jms ostuarvete kooskõlatamisel lisab algdokumendi kinnitaja ostuarvele kingituste saajate nimekirja. Kui kingituste saajad ei ole teada, lisab kinnitaja kingituste otstarbe.

(3)Koolituse (kontorühm 5503) ja lähetuse (kontorühm 5504) kuludokumentide kooskõlastamisel lisab kinnitaja koolitusel/lähetusel osalejate nimed, kui need dokumendil ei kajastu.

(4)Arvestusüksuse tervishoiu tagamiseks tehtud kuludena (kontorühm 5522) kajastatakse nii töötajate kui kolmandate isikute ravimite ja esmaabitarvete soetamine, töökaitsevahendite ost, meditsiiniline läbivaatus ja muu tulenevalt töö iseloomust nõutav tervisekontroll, esmaabikursused, vaktsineerimine jms.

(5)Asutuse sõidukite kulude kohta peetakse sõidukipõhist arvestust. Tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja tagab, et igal arvestusüksuse kasutuses oleva M ja N kategooria sõidukil on sõiduki registreerimisnumbriga kütusekaart, mida kasutatakse sihtotstarbeliselt vaid nimetatud sõiduki tankimiseks. Kui asutuse sõidukiga seotud kuludokumendil puudub viide sõiduki registreerimisnumbrile, lisab algdokumendi kinnitaja vastavasisuline märke kuludokumendile.

(6)Asutuse sõidukite ja kütusekaartide kasutamine ning sõidupäevikute kontroll reguleeritakse asutusesisese dokumendiga. Tegevjuhtkond määrab igale sõidukile vastutava kasutaja, kasutuskulude limiidi suuruse ja limiidi arvestusperioodi.

(7)Telefonsidevahendite ja -teenuste kasutamise üldised põhimõtted ja kululimiidid arvestusperioodiks kehtestab tegevjuhtkond.

(8)Töösõitudeks makstavad hüvitised kajastatakse kontol 551308. Tegevjuhtkond kehtestab arvestusperioodiks teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise hüvitiste piirmäärad, arvestades Vabariigi Valitsuse määruses "Teenistus-, töö- ja ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord" kinnitatud piirmäära. Isikliku sõiduautoga tehtud töösõidud peavad olema dokumenteeritud vastavalt määrusele.

(1)Kohustuste võtmisel lähtub asutus kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seaduse § 28 lõikes 3 ja § 38 sätestatust.

(2)Kohustiste ja saadud ettemaksete kajastamisel lähtutakse üldeeskirja 10. peatüki § 48 kehtestatust ja üldeeskirja kontoplaani kasutusjuhendist.

(3)Kui väljastatud arve eest laekub enammakse, lepib asutuse tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja kliendiga kokku, kas enammakse tasaarveldatakse järgmise müügiarvega või tagastatakse kliendile. Tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja informeerib finantsosakonda kokkuleppest kirjalikult.

(4)Laekunud ja edasiandmisele kuuluvad maksed (nt edasiantav riigilõiv) kajastatakse kontol 203601.

(5)Kui raamatupidamise aastaaruande koostamise ajaks puudub arve, kuid teenus on osutatud või kaup saadud, teavitab eelarve eest vastutav isik sellest finantsosakonda kirjalikult. Teatise alusel koostatakse raamatupidamisõiend ning kajastatakse kohustis raamatupidamisõiendi alusel viitvõlana kontol 203290. Kui summa ei ole täpselt teada, võetakse viitvõlgnevuse arvutamise aluseks eelneva perioodi tegelik kulu või lähtutakse lepingulisest maksumusest.

(6)Põhivara ehituse vastuvõtuaktide alusel arvesse võetud kohustisi, kui arve ei ole veel saabunud, kajastatakse kontol 201010. Tarnijale garantiiajaks tasumata lühiajaline kohustis, mille tasumise tähtaeg saabub peale garantiiaja lõppemist, kajastatakse kontol 201010 ning kohustise pikaajaline osa kontol 250010.

(7)Hooldekodus paikneva hoolealuse rahalisi vahendeid (nt pension, töövõimetushüvitis jms), mille väljamaksmist vahendab asutus, kajastatakse kontol 203630.

(8)Lühiajalised sihtfinantseerimise kohustused kajastatakse kontol 203550, pikaajalised sihtfinantseerimise kohustused kontol 253550.

(9)Kui sihtfinantseerimine kuulub tagastamisele (mittesihipärane kasutamine või mõni muu rikkumine), kajastatakse sihtfinantseerimise tagasimaksekohustist kontol 203650 ning vähendatakse sihtfinantseerimise algset tulukontot.

(1)Tegevjuhtkond määrab materiaalse ja immateriaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute, väheväärtusliku vara ja varude eest vastutavad isikud (edaspidi vastutav isik). Kui vastutavat isikut ei ole määratud, vastutab varade eest tegevjuhtkond.

(2)Vara eest vastutav isik: 1) on üldjuhul vara tundev spetsialist või vara kasutav isik, kelle pädevuses on teha ettepanekuid vara eluea määramiseks või muutmiseks; 2) informeerib tegevjuhtkonda vara hävimisest, kadumisest jms; 3) teeb ettepaneku vara mahakandmiseks; 4) osaleb inventuuridel selgituste andjana.

(1)Varude üle PMenis analüütilist arvestust ei peeta.

(2)Vajaduse korral peetakse varude arvestust arvestusüksuses bilansiväliselt. Tegevjuhtkond kehtestab varude arvestuse korra, milles sätestatakse varude arvestuspõhimõtted ja laoarvestuse tööprotsessid.

(3)Kui aasta lõpu seisuga on asutusel inventeeritud varude summa üle üldeeskirja § 41 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise alampiiri, kajastatakse varud bilansis. Kulusid korrigeeritakse asutuse koostatud inventuuridokumendi alusel.

(4)Põlva Keskraamatukogu teavikud võetakse soetamisel arvele kontol 108900. Iga kvartali lõpus saadab asutus DHSi kaudu finantsosakonnale teatise, mille alusel kajastatakse asutuse kasutusse jäävad teavikud kuluna. Asutuse poolt maakonna rahvaraamatukogudele komplekteerivate teavikute kohta peetakse finantsosakonnas arvestust vastavalt asutuse töötaja esitatud teatisele. Asutus vastutab teavikute tellimise, komplekteerimise ja üleandmise eest maakonna rahvaraamatukogudele.

(1)Põhivara arvestuses lähtutakse üldeeskirja §-dest 39–47 ja Põlva vallavara valitsemise korrast.

(2)Põhivara arvestust peetakse PMeni moodulis Põhivara arvestusüksuste, kontoplaanist tulenevate kontode ja varade eest vastutatavate isikute kaupa. Analüütilist arvestust peetakse põhivarakaartidel, kuhu lisatakse põhivara kohta täpsustav informatsioon (katastritunnus, ehitisregistri tunnus, sõiduki registreerimisnumber jms).

(3)Uute varade amortisatsiooninormid on üldjuhul: 1) ehitised ja rajatised 2,5% aastas, eeldatav kasulik eluiga 40 aastat; 2) masinad ja seadmed 25% aastas, eeldatav kasulik eluiga 4 aastat; 3) inventar, sh mänguväljakud 20% aastas, eeldatav kasulik eluiga 5 aastat; 4) immateriaalne põhivara 33% aastas, eeldatav kasulik eluiga 3 aastat.

(4)Vallavara valitseja poolt moodustatud põhivarade arvele võtmise komisjon või asutuse vara tundev spetsialist võib määrata uutele varadele eelnevalt nimetatud amortisatsiooninormidest erinevad normid lähtudes konkreetse vara kasulikust elueast, tootja või eksperdi hinnangust.

(5)Etapiviisilise soetuse korral määrab põhivarade arvele võtmise komisjon põhivara kasutuselevõtu kuupäev, kasuliku eluea, kasutusele võtja (asutus) ja vastutava kasutaja. Põhivara arvestust teostav raamatupidaja valmistab ette vara arvele- ja kasutuselevõtu akti, mille allkirjastab põhivarade arvele võtmise komisjon ja põhivara vastutav kasutaja.

(6)Spetsiifiliste või kasutatud varade amortisatsiooninormi määramisel lähtub tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja vara kasulikust elueast.

(7)Vastutava isiku vahetumisel põhivarad inventeeritakse ning antakse üle uuele vastutavale isikule üleandmise-vastuvõtmise akti alusel. Akti koostab põhivara arvestust teostav raamatupidaja ning allkirjastab põhivara üleandja ja vastuvõtja.

(8)Järelejäänud kasulikku eluiga hinnatakse parenduste arvele võtmisel ja inventuuride käigus. Kui ilmneb, et vara järelejäänud hinnanguline eluiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooninormi.

(9)Põhivara mahakandmine toimub vastavalt Põlva vallavara valitsemise korrale.

(1)Väheväärtusliku varana kajastatakse varaobjektid, mille soetusmaksumus on alla üldeeskirja § 41 lõikes 1 põhivara kapitaliseerimise alampiiri, kuid tegevjuhtkonna poolt määratav kasulik eluiga on pikem kui üks aasta.

(2)Väheväärtusliku vara arvele võtmisel lähtutakse üldjuhul põhimõttest, et arvestust peetakse väheväärtusliku vara üle, mille soetusmaksumus ilma käibemaksuta on vähemalt 1000 eurot.

(3)Olenemata soetusmaksumusest kajastatakse väheväärtusliku varana: 1) info- ja kommunikatsioonitehnoloogia riistvara; 2) nuti- ja internetitelefonid; 3) varad, mis on kantud riiklikesse registritesse; 4) toetusega soetatud väheväärtuslik vara, kui toetuse kasutamise leping seda nõuab.

(4)Väheväärtusliku vara arvestust peetakse PMeni moodulis Materjalid.

(5)Tegevjuhtkond kehtestab tingimused, millisel juhul tuleb väheväärtuslikud varad arvele võtta PMenis. Ülejäänud väheväärtusliku vara vajaduspõhist arvestust korraldab tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja.

(6)Väheväärtuslik vara võetakse arvele ostudokumendi alusel. Dokumendi kinnitaja teeb märke väheväärtuslik vara arvele võtmise ja kasutusse andmise, sh vastutava isiku kohta.

(7)Vastutava isiku vahetumisel väheväärtuslikud varad inventeeritakse ning antakse üle uuele vastutavale isikule üleandmise-vastuvõtmise akti alusel. Akti koostab väheväärtusliku vara arvestust teostav raamatupidaja ning allkirjastab väheväärtusliku vara üleandja ja vastuvõtja.

(8)Väheväärtuslik vara kantakse maha Põlva vallavara valitsemise korras nimetatud põhjustel. Vara mahakandmise algatab varaliselt vastutav isik taotlusega inventeerimiskomisjonile, vara mahakandmise otsustab inventeerimiskomisjon.

(9)Väheväärtusliku vara mahakandmise kohta koostab vallavara valitseja poolt moodustatud komisjon mahakandmise akti.

(1)Inventeerimisel lähtutakse üldeeskirja §-dest 50–52.

(2)Tegevjuhtkond määrab hiljemalt jooksva aasta 25. oktoobriks käskkirjaga komisjoni põhi- ja väheväärtusliku vara, lõpetamata ehitiste ja etapiviisiliste soetuste ning sularaha inventeerimiseks. Käskkirjaga määratakse komisjoni koosseis, inventuuri läbiviimise aeg ning kehtestatakse nõuded, mille järgimine on inventuuride läbiviimisel kohustuslik.

(3)Komisjoni määratakse vähemalt kaks liiget, kes on pädevad hindama varade seisukorda ja järelejäänud eluiga ning kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik.

(4)Materiaalse põhivara ja väheväärtusliku vara inventeerimine viiakse läbi seisuga 31. oktoober. Komisjonide poolt allkirjastatud varade mahakandmise aktid ning inventeerimisnimestikud edastatakse finantsosakonnale DHSi kaudu hiljemalt jooksva aasta 10. detsembriks.

(5)Lõpetamata ehitiste ja etapiviisiliste soetuste inventuur viiakse läbi seisuga 31. detsember hiljemalt aruande aastale järgneva aasta 10. veebruariks. Lõpetamata ehitiste ja etapiviisiliste soetuste inventuuri läbiviimiseks: 1) Põhivara arvestust teostav raamatupidaja koostab nimekirja lõpetamata ehitiste ja etapiviisiliste soetuste kontode saldodest objektide kaupa. 2) Varade eest vastutav isik lisab tööde lõpptähtaja ning vajadusel iga objekti osas täiendava info. Kui objekti ehitamine või edasine soetamine on peatatud, hindab varade eest vastutav isik objekti jätkamise tõenäosust ning lisab vastava info (nt aasta, millal on planeeritud objekti ehitamise või soetamise jätkamine jms) inventeerimisdokumenti. 3) Inventeerimiskomisjon allkirjastab inventeerimisdokumendi.

(6)Tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja fikseerib aruandeaasta lõpu seisuga asutuse sõidukite läbisõidu, registreerib aruande DHSis ning edastab teadmiseks finantsosakonnale.

(7)Asutuse tegevjuhtkond korraldab sularahakassa inventuuri läbiviimise aruandeaasta lõpu seisuga. Sularaha inventuuri akt registreeritakse DHSis ning edastatakse teadmiseks finantsosakonnale.

(8)Finantsosakond inventeerib seisuga 31. detsember nõuete ja kohustiste saldod vastavalt osakonna sisesele tööjaotusele. Aastainventuuri läbiviimise eest vastutab pearaamatupidaja, kes vormistab tulemused hiljemalt aruandeaastale järgneva aasta 25. veebruariks.

(1)Seotud isikud on: 1) kõrgema juhtorgani ja tegevjuhtkonna liikmed ning nende pereliikmed, kelleks loetakse abikaasa, elukaaslane ja laps; 2) sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, kelle üle seotud isikud omavad valitsevat või olulist mõju;

(2)Kõrgema juhtorgan ja tegevjuhtkond on: 1) volikogu liikmed; 2) vallavanem ja abivallavanemad; 3) vallavalitsuse liikmed; 4) valla ametiasutuse hallatavate asutuste juhid; 5) valla valitseva ja olulise mõju all olevate sihtasutuste, mittetulundusühingute ja äriühingute juhatuse ja nõukogu liikmed.

(3)Seotud isikutega tehtud tehingutena avalikustatakse tehingud, mis ei vasta õigusaktidele, asutusesiseste normdokumentide üldistele nõuetele või turutingimustele, st juhul, kui sarnastel tingimustel ei pakuta tehinguid üldises korras kõikidele isikutele.

(4)Seotud isikuga tehtud avalikustatava tehinguga seotud raamatupidamise algdokumentide menetlemisel esitavad dokumentide koostajad, kooskõlastajad ja kinnitajad vastavalt neile teadaolevatele andmetele dokumentidel vastavasisulise kommentaari.

(5)Tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja teavitab kirjalikult finantsosakonna pearaamatupidajat seotud isikuga tehtud avalikustatavast tehingust, viidates seotud isikule ja tehinguliigile üldeeskirja § 491 lõikest 5 lähtuvalt.

(1)Asutuse sisekontrollisüsteemi tagavad: 1) töökorralduse regulatsioonid, nende pidev ülevaatamine ja täiendamine; 2) raamatupidamise ja dokumendihalduse infosüsteemide täiendamine ja kaasajastamine; 3) juurdepääs infosüsteemidele ainult selleks volitatud isikutel; 4) revisjonikomisjoni kontroll.

(2)Majandusaasta aruande auditeerib volikogu poolt kinnitatud audiitor.

Käesoleva eeskirja rakendamiseks kehtestab asutus eeskirjast lähtuvad, seda täpsustavad ja eeskirjale viitavad korrad. Sätted, mida on vaja täpsustada, on nimetatud eeskirja § 10 lõikes 2, § 11 lõikes 6, § 26 lõikes 7, § 28 lõikes 6–11, § 30 lõikes 1 ja § 33 lõikes 5.

(1)Määrus jõustub 1. jaanuaril 2025. a.

(2)Määrust rakendatakse alates 1. jaanuarist 2025. a algavatele arvestus- ja aruandeperioodidele.