(1)Määrusega asutatakse Tapa valla taotluste esitamise ning menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kinnitatakse andmekogu pidamise kord.
(2)Andmekogu lühinimi on „SPOKU“.
Andmekogu pidamise eesmärgiks on: 1) luua keskkond taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks; 2) tagada toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus; 3) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele osutatud teenuste üle.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Tapa Vallavalitsus (edaspidi vastutav töötleja).
(2)Vallavanem määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostajad ning andmekogu kasutajad, kellel on andmekogule valdkondlik püsijuurdepääsuõigus.
(3)Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel; 2) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid; 3) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks; 4) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli; 5) korraldab taotluste menetlemist; 6) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks; 7) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest; 8) edastab vajadusel laekunud taotlused täiendavaks kooskõlastamiseks; 9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja vastutava töötlejale omaseid ülesandeid.
(4)Andmekogu kasutaja: 1) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid; 2) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks; 3) teeb andmekogu vastutavale töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks; 4) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest; 5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid või andmekogu kasutamisega seotud ülesandeid.
(1)Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu majutaja, kelle kohustused, ülesanded ja vastutus määratakse kindlaks lepinguga.
(2)Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele: 1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust; 2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise; 3) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 4) väldib kõrvaliste isikute ligipääsu konfidentsiaalse informatsiooni töötlemiseks kasutatavatele seadmetele ja tagab, et kasutatavad seadmed ja süsteemid oleksid kaitstud volitamata juurdepääsu eest; 5) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks; 6) täidab vastutava töötleja poolt antud ülesandeid andmekogu pidamisel ja andmete töötlemisel vastavuses seaduste ja seaduste alusel vastuvõetud õigusaktidega ning sõlmitud lepinguga; 7) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele.
(1)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2)Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3)Andmekogu on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
(1)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3)Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
(1)Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2)Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed viie tööpäeva jooksul.
(3)Andmekogusse sisenemine ning andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse kolm aastat.
(4)Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise. Varukoopiaid tehakse andmetest vähemalt üks kord kuus ning säilitatakse üks aasta.
(1)Andmekogusse kogutakse järgmised andmed: 1) taotleja andmed; 2) taotlusega seotud isikute andmed; 3) taotluse objekti andmed; 4) taotluse menetlusandmed; 5) osutatud teenuse ja selle kasutamise andmed; 6) kasutajate, kasutajarollide, andmekogu pidamise ja järelevalve andmed; 7) muud vajalikud andmed.
(2)Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas.
Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt ja andmeandjatelt: 1) taotluse esitajalt; 2) taotlusega seotud isikult; 3) vastutavalt töötlejalt esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta; 4) rahvastikuregistrist; 5) kinnistusraamatust; 6) aadressiandmete süsteemist; 7) äriregistrist; 8) Eesti Hariduse Infosüsteemist; 9) kutseregistrist.
X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid: 1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha ja suhete kohta; 2) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku esindatavate juriidiliste isikute kohta; 3) aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta; 4) kinnistusraamatust isiku kinnistu kohta; 5) Eesti Hariduse Infosüsteemist õpilaste kohta; 6) kutseregistrist kutsetunnistuste kohta.
(1)Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(2)Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.
(1)Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt: 1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandlusega seotud andmetele; 2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele; 3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetava andmetele; 4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja volitatud töötlejal on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.
(3)Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha teavet Tapa valla poolt pakutavate avalike teenuste kohta ning esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.
(1)Kolmanda isiku kohta andmekogust väljavõtete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab volitatud töötlejale vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(2)Andmete väljastamine on tasuta, välja arvatud juhul, kui teabe väljastamisega seotud otseste kulutuste eest maksmine on seadusega ette nähtud.
(3)Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel.
(2)Andmekogu alusdokumente säilitatakse ametiasutuse dokumendihaldussüsteemis vastavalt kinnitatud dokumentide liigitusskeemile.
Andmekogu pidamise täitmist kontrollivad vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Tapa Vallavalitsus.
(2)Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.