Määrusega kehtestatakse Väike-Maarja valla asutuste personaliarvestuse andmekogu (edaspidi andmekogu) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise, andmete kasutamise ning andmekogu haldamise kord.
Andmekogu pidamise eesmärgid on: 1) koondada ja süstematiseerida Väike-Maarja valla asutustes tööl või teenistuses olevate isikute andmeid, pidada nende alusel personaliarvestust ning tagada asutustele personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu; 2) teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud aktuaalsed andmed; 3) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.
(1)Andmekogu ametlik nimetus on Väike-Maarja valla personaliarvestuse andmekogu.
(2)Andmekogu lühinimi on VM-Persona.
Andmekogu omanik on Väike-Maarja vald.
(1)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise standardlahenduse andmekoguna kooskõlas käesoleva määruse, teiste asjaomaste riigi ja valla õigusaktidega ning lähtudes personaliarvestuse üldtunnustatud praktikast.
(2)Andmekogus säilitatakse andmeid digitaalsel kujul.
(3)Andmekogus säilitatakse logifailid andmekogule juurdepääsu õiguse andmise ja muutmise kohta.
(4)Andmekogus peetakse personaliarvestust ameti- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuste struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.
(5)Andmekogus on liidestatud aruandluskeskkond valla ja riigi aruannete koostamiseks.
Andmekogu pidamise kulud kaetakse Väike-Maarja valla eelarves ettenähtud vahenditest.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Väike-Maarja Vallavalitsus.
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu pidamist ja tööd; 2) vastutab andmekogusse enda sisestatud andmete õigsuse eest; 3) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 4) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3)Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.
(4)Vastutava töötleja õiguseid andvad isikud (administraatorid) määrab vallavanem.
(5)Vastutava töötleja õigustega isik: 1) sisestab andmekogusse määruse §-des 9 - 11 nimetatud andmeid; 2) teeb andmekogust päringuid; 3) vormistab aruanded; 4) kasutab andmekogu üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks; 5) täidab vastutava töötleja korraldusi; 6) vastutab sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest; 7) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 8) osaleb andmekogu arendustöödel ja nende juurutamisel; 9) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(1)Andmekogu volitatud töötleja on AS Fujitsu Estonia.
(2)Volitatud töötleja: 1) majutab, hooldab ja haldab andmekogu; 2) võimaldab andmetele juurdepääsu; 3) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 4) osaleb andmekogu juurutamisel ja arendamisel; 5) rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.
Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) asutuse nimetus; 2) asutuse kontaktandmed; 3) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed.
Ametikoha kohta kantakse andmekogusse struktuuriüksuste kaupa järgmised andmed: 1) ametikoha nimetus; 2) ametikoha loomise ja likvideerimise kuupäev; 3) ametikoha tähtajalisus; 4) ametikohal ette nähtud koormus ja koormuse muudatus; 5) ametikohal ettenähtud normtööaeg; 6) ametikoha profiil; 7) ametikoha hõivatus.
(1)Töötaja kohta kantakse andmekogusse: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood, selle puudumisel sünnikuupäev; 3) isikut tõendava dokumendi andmed; 4) sugu; 5) kodakondsus; 6) aadress, telefon, e-posti aadress; 7) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev; 8) töösuhte tüüp; 9) katseaja kestus; 10) haridustase ja haridustaseme liik; 11) keeleoskus ja selle tase; 12) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel; asutuses töötamise staaž; 13) töö- või teenistussuhte tähtajalisus; 14) töötaja koormus ametikohal; 15) töötaja grupp ja alamgrupp; 16) tervisekontrolli kuupäev; 17) koolitused, millel töötaja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond; 18) töötajale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse liik ja karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile; 19) arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev; 20) lähetused; 21) puhkused; 22) üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg; 23) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpu kuupäev; 24) töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile; 25) andmesubjekti nõusolekul tegevussektor, kust töötaja teenistusse või tööle tuleb ning kuhu teenistus- või töösuhte lõppemisel siirdub; 26) tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele, kui nõuded tulenevad seadusest; 27) ametnikel ametivande andmise aeg; 28) tööülesannete täitmiseks vajalikud load; 29) tööaja arvestuse andmed; 30) töötaja alaealiste laste nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.
(2)Töötaja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema töö- või teenistussuhte lõppemisel.
(3)Andmekogusse võib sisestada teisi seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.
Andmeandja on Väike-Maarja vallaga töö- või teenistussuhtes olev isik.
Andmete alusdokumendid: 1) haldusakt; 2) leping; 3) isikut tõendav dokument; 4) kvalifikatsiooni tõendav dokument; 5) isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument; 6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus või teatis; 7) muu dokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.
(1)Andmetele juurdepääsu õigus on vastutava töötleja õiguseid teostava(te)l isiku(te)l, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarolli(de)le. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Andmekogu kasutajarollid: 1) administraator - juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha andmekogu administreerimiseks vajalikke toiminguid ning sisestada personalitööga seotud vajalikke toiminguid; 2) andmete töötleja - juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus teha personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid.
(1)Andmete andmekogusse sisestaja vastutab andmete õigsuse eest.
(2)Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta esimesel võimalusel andmete parandamise.
(1)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3)Andmekogu kaitsetarve on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
Andmekogust on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning saada andmeid riigi andmekogudest.
(1)Andmekogust on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid tööülesannete täitmiseks.
(2)Andmekogust avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, ametlik e-posti aadress) valla veebilehel.
(3)Andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale väljastatakse tema kohta käivaid andmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (Euroopa parlamendi ja nõukogu määrus nr 2016/679);
(1)Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus valla asutuste dokumentide loeteludes kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.
(2)Andmekogu alusdokumente säilitatakse vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajani.
(1)Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta enam Väike-Maarja valla asutuses.
(2)Andmekogu kasutamise õiguse lõpetab vastutav töötleja hiljemalt kasutaja töösuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.
(3)Administraator võib omal algatusel andmekogu kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest: 1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda; 2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid; 3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus; 4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt; 5) andmekogusse andmete kandmine ei ole enam kasutaja tööülesanne.
(1)Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2)Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks.
(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Väike-Maarja Vallavalitsus.
(2)Andmekogu tegevus lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3)Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või arhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.
(4)Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete terviklikkuse eest.
(5)Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse asjakohane akt.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.