(1)Määrusega asutatakse Nõo valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu – infosüsteem Spoku (edaspidi infosüsteem) ja kinnitatakse selle pidamise kord.
(2)Infosüsteemi lühinimi on Spoku.
Infosüsteemi pidamise eesmärk on: 1) luua keskkond taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks; 2) tagada toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus; 3) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele osutatud teenuste üle; 4) tõhustada ja optimeerida vallavalitsuse menetlusprotsesse; 5) võimaldada andmete ristkasutust riiklike andmekogudega; 6) tõhustada vallavalitsuse sisest asjakohast infovahetust.
(1)Infosüsteemi vastutav töötleja on Nõo vallavalitsus kui ametiasutus.
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab infosüsteemi pidamist; 2) annab volitatud töötlejatele juurdepääsu infosüsteemile ning õiguse andmeidsisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses; 3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust; 5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest; 6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele; 7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3)Vallavanem määrab käskkirjaga vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata infosüsteemi või selle osade juurdepääsuõigusi.
(1)Infosüsteemi volitatud töötlejad on juriidilised isikud nendega sõlmitud lepingu alusel.
(2)Volitatud töötleja vastavalt oma ülesannetele: 1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust; 2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise; 3) täidab vastutava töötleja korraldusi; 4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 5) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise; 6) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks; 7) korraldab andmete säilitamist vastavalt kehtestatud nõuetele; 8) peab digitaalselt arvestust andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle.
Infosüsteemi pidamist finantseeritakse Nõo valla eelarvest.
(1)Infosüsteemi peetakse infotehnoloogilise andmekoguna elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2)Infosüsteemi kantavate andmete, nende muutmise ja tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3)Infosüsteem registreeritakse riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
(1)Andmeid kaitstakse: 1) käideldavuse (A), osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele; 2) tervikluse (I) osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise; 3) konfidentsiaalsuse (C) osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2)Infosüsteemi vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3)Infosüsteemi turbeaste on keskmine (M) ja turvaklass on K2T1S2.
(1)Infosüsteemi kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus), muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ning tingimustel.
(2)Ebaõigete andmete avastamisel parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.
(3)Andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse nõuetekohaselt.
(1)Infosüsteemi kantakse järgmised andmed: 1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta; 2) infosüsteemi kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta; 3) infosüsteemi pidamise ja järelevalve kohta.
(2)Täpsema andmete koosseisu kehtestab vallavanem käskkirjaga.
(3)Infosüsteemi kaudu avaliku teenuse saamiseks esitatud dokumente ja andmeid töödeldakse vastava avaliku teenuse osutamiseks ette nähtud andmekogus/infosüsteemis.
(1)X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmiseid päringuid: 1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta; 2) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta. 3) Maa-ameti Eesti aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta; 4) Eesti Hariduse Infosüsteemist isikukoodi alusel õpilaste kohta; 5) kinnistusraamatust isikukoodi või registrikoodi alusel kinnistute kohta; 6) muud.
(2)Infosüsteemi kaudu esitatakse avaliku teenuse saamiseks dokumente ja andmeid vastava teenuse osutamiseks ette nähtud andmekogule/infosüsteemile.
(1)Infosüsteemi kantavatel andmetel on üldjuhul informatiivne ja statistiline tähendus.
(2)Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.
(1)Infosüsteemi on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt: 1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandlusega seotud andmetele; 2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele; 3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealise(te) lapse(laste) või eestkostetava(te) andmetele; 4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja volitatud töötlejal on juurdepääs kõikidele infosüsteemi andmetele; 5) taotlust menetleval isikul on juurdepääs temale menetlemiseks määratud taotluste andmetele.
(3)Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Nõo valla poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.
(1)Kolmanda isiku kohta infosüsteemist väljavõtete saamiseks esitatakse vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(2)Andmete väljastamine on tasuta.
(3)Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Infosüsteemi kantavaid andmeid säilitatakse lühiajaliselt. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel.
(2)Alusdokumente säilitatakse ametiasutuse dokumendihaldussüsteemis vastavalt kinnitatud dokumentide liigitusskeemile.
Järelevalvet infosüsteemi pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(1)Infosüsteemi tegevuse lõpetamise otsustab Nõo Vallavalitsus kui täitevorgan.
(2)Infosüsteemi lõpetamise kooskõlastamine toimub avaliku teabe seaduses sätestatud korras.
(3)Infosüsteemi tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse või infosüsteemi, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.