(1)Viimsi Vallavolikogu Kantselei (edaspidi: kantselei) on valla ametiasutus, mille põhiülesandeks on vallavolikogu asjaajamise ja majandusliku teenindamise korraldamine ning komisjonide ja fraktsioonide töö tagamine. Oma ülesannete täitmisel tegutseb kantselei koostöös Viimsi valla kantseleiga.2(2)Kantselei asukoht on Viimsi vald, Viimsi alevik. Kantselei aadress on Nelgi tee 1, 74001, Viimsi.3(3)Valla ametiasutus registreeritakse riigi ja kohaliku omavalitsuse asutuste registris.4(4)Kantseleil on oma nime ja Viimsi valla vapi kujutisega pitsat. Kantselei tegevust finantseeritakse Viimsi valla eelarvest ja kantselei tegutseb talle eelarves ettenähtud vahendite piires.5(5)Kantselei struktuuri, koosseisu, palgamäärad ja palgatingimused esitab vallavolikogule kinnitamiseks volikogu esimees kantselei juhataja ettepanekul.6(6)Kantselei on aruandekohustuslik vallavolikogu ees.
(1)Kantselei täidab järgmisi ülesandeid:11) Vallavolikogu istungite koosolekute ettevalmistamise ja läbiviimise korraldamine kooskõlastatult vallavolikogu esimehega;22) vallavolikogu istungite protokollimine, helisalvestise ja internetiülekande tegemise korraldamine, tagab volikogu õigusaktide ettevalmistamise ja tagab õigusaktide õigusalase kontrolli ja normitehnilise vastavuse kontrollimise;33) peab arvestust volikogu menetlusse esitatud määruste, otsuste eelnõude ning muu dokumentatsiooni osas ning tagab nende avalikustamise, süstematiseerimise ja säilitamise;44) koos vallavolikogu komisjonide esimeestega komisjonide koosolekute ettevalmistamine, komisjonide tehnilise teenindamise tagamine ja komisjonide töö avalikustamine;55) korraldab vallavolikogule adresseeritud elanike teabenõuete, märgukirjade, selgitustaotluste ja avalduste läbivaatamist, vajadusel vastamist ning elanike vastuvõttu;66) nõustab vallavolikogu liikmeid, volikogu esimeest, komisjone ja vallavolikogu õigusaktide eelnõude esitajaid;77) arvamuse andmine vallavolikogu õigusaktide ja muude otsuste ning dokumentide eelnõude vastavuse kohta seadustele ja normitehnika nõuetele ning ettepanekute tegemine eelnõude vastavusse viimiseks seaduste ja nõuetega;88) korraldab vallavolikogu kohtus esindamist;99) koostab kantselei eelarve projekti, korraldab ja jälgib kantselei eelarve täitmist ning tagab kantselei tegevusega seotud eelarve- ja finantsandmete aruandluse ja avalikustamise õigusaktides sätestatud korras;1010) nõustab Viimsi Valla noortevolikogu ja valmistab ette koostöös noortevolikoguga noortevolikogu tegevusega seotud eelarveosa ja tagab selle korrektse menetluse ja täitmise;1111) valdab, kasutab ja käsutab kantselei valitsemisele antud vallavara;2(2)Kantselei täidab teisi talle õigusaktidega pandud ülesandeid.
Kantseleil on õigus:11) Saada teistelt valla ametiasutustelt, valla hallatavatelt asutustelt ning valla osalusega ühingutelt informatsiooni, andmeid, seadusandlikke akte ja muid dokumente kantseleile pandud ülesannete täitmiseks;22) esindada vallavolikogu või vallavolikogu esimehe ülesandel volikogu oma tegevusvaldkonnas;33) esitada vallavolikogu esimehe kaudu vallavolikogu kantselei pädevusse kuuluvate küsimuste kohta volikogu õigusaktide eelnõusid;44) kaasata oma töösse lepingulisel alusel spetsialiste ja eksperte;55) pidada oma pädevuse piires läbirääkimisi, sõlmida kokkuleppeid ja lepinguid;66) teha koostööd teiste riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja isikutega;77) nõuda vallavalitsuselt ja hallatavatelt asutustelt kantseleile pandud ülesannete lahendamiseks aruandeid ja seletusi;88) korraldada ja teostada hankeid ning vähem- ja enampakkumisi kantselei tegevusvaldkonda kuuluvate ülesannete paremaks lahendamiseks.
Vallavolikogu kantselei on kohustatud:11) Täitma temale pandud ülesandeid tähtaegselt ja kvaliteetselt;22) kasutama tema kasutuses olevat vara ja vahendeid efektiivselt ning heaperemehelikult;33) tagama ametialase informatsiooni konfidentsiaalsuse;44) edastama vallavalitsuse struktuuriüksustele nende ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni;55) kantselei tegevusvaldkonda kuuluvates küsimustes kindlustama kodanike vastuvõtu ja nõustamise ning teabenõuetele, selgitustaotlustele, märgukirjadele ja muudele avaldustele vastamise.
(1)Kantseleid juhib juhataja, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist vallavolikogu esimees. Kantselei juhataja ametijuhendi kinnitab volikogu esimees.2(2)Kantselei juhataja planeerib ja juhib kantselei tegevust. Juhataja ülesandeks on tagada kantselei majanduslik ja organisatsiooniline funktsioneerimine.3(3)Kantselei juhataja tagab käesolevas põhimääruses sätestatud ülesannete täitmise ja esindab kantseleid nende täitmisel ning vastutab käesolevas põhimääruses sätestatud ja vallavolikogu poolt kantseleile seaduse alusel pandud ülesannete õigeaegse, täpse ja õiguspärase täitmise eest.4(4)Kantselei juhataja ülesanded sätestatakse täpsemalt ametijuhendis.
Vallavolikogu kantselei ümberkorraldamine toimub volikogu otsuse alusel.
(1)Määrus avaldatakse valla veebilehel.2(2)Määrus jõustub 2026.aasta 1. juulil.