1(1)Määrusega asutatakse Kadrina Vallavalitsuse personaliarvestuse andmekogu (edaspidi andmekogu) ning kehtestatakse selle pidamise kord.2(2)Määrus sätestab andmekogu eesmärgi, andmete koosseisu, andmete töötlemise, kasutamise, väljastamise ja säilitamise korra, järelevalve ning andmekogu lõpetamise korra.3(3)Põhimäärus kohaldub Kadrina Vallavalitsuse ametiasutusele ning Kadrina valla hallatavatele asutustele ulatuses, milles nad kasutavad andmekogu personaliarvestuse pidamiseks.
1(1)Andmekogu ametlik nimetus on „Kadrina Vallavalitsuse personaliarvestuse andmekogu“.2(2)Andmekogu peetakse digitaalselt. Andmekogu pidamiseks võib kasutada tarkvara lahendust PERSONA või muud nõuetele vastavat tarkvaralahendust.3(3)Tarkvaralahenduse või teenuseosutaja vahetamine ei muuda andmekogu õiguslikku järjepidevust.
1(1)Andmekogu pidamise eesmärk on tagada ühtne, turvaline ja ajakohane personaliarvestus ning toetada asutuse personaliprotsesse.2(2)Eesmärgi saavutamiseks kasutatakse andmekogu:11) teenistus- ja töösuhete ning ametikohtade arvestuseks;22) töötasu arvestamiseks vajalike lähteandmete haldamiseks;33) tööaja, puhkuste ja muude puudumiste arvestuseks;44) hariduse, kvalifikatsiooni, täienduskoolituse ja arenguvestluse kokkulepete arvestuseks;55) töötervishoiu kohustuste täitmise jälgimiseks käesolevas määruses lubatud ulatuses;66) töövahendite, volituste ja juurdepääsuõiguste elutsükli toetamiseks;77) töötaja iseteeninduseks ja personaliotsuste töövoogudeks;88) juhtimis-, personali- ja statistiliste ülevaadete koostamiseks, eelistatult koondatud kujul.
1(1)Andmekogu peetakse infosüsteemina digitaalsel kujul.2(2)Andmekogu pidamisel lähtutakse käesolevast määrusest, teistest õigusaktidest ning isikuandmete kaitse põhimõtetest.3(3)Andmekogu pidamisel kasutatakse standardlahendust PERSONA või sellega samaväärset infosüsteemi.4(4)Andmekogu pidamise kulud kaetakse Kadrina valla eelarvest.
1(1)Andmekogu vastutav töötleja on Kadrina Vallavalitsus kui ametiasutus.2(2)Vastutava töötleja ülesandeid täidavad oma pädevuse piires personalitöö eest vastutav töötaja, andmekogu administraator ning hallatava asutuse juht.3(3)Vastutav töötleja tagab:11) andmekogu pidamise seaduslikkuse, eesmärgipärasuse ja andmete kvaliteedi;22) määrab kasutajarollid ja kinnitab juurdepääsuõigused;33) kehtestab andmekogu kasutamise töökorra, mis ei või laiendada käesolevas määruses sätestatud andmekoosseisu ega eesmärke;44) korraldab andmete säilitamise, kustutamise, arhiveerimise ja andmesubjekti õiguste täitmise;55) korraldab vähemalt üks kord aastas juurdepääsuõiguste ja andmekvaliteedi kontrolli;66) teostab järelevalvet volitatud töötleja üle ning korraldab turvaintsidentide lahendamise;77) peab arvestust andmekogu liidestuste, volitatud töötlejate ja andmeedastuste üle.
1(1)Volitatud töötleja on andmekogu tarkvaralahenduse pakkuja, majutaja või muu teenuseosutaja, kelle vastutav töötleja on määranud lepingu või muu õigusakti alusel.2(2)Volitatud töötleja töötleb andmeid üksnes vastutava töötleja dokumenteeritud juhiste kohaselt, tagab lepingus ettenähtud tehnilised ja korralduslikud turvameetmed, konfidentsiaalsuse, varundamise ja intsidenditeavituse ning võimaldab vastutaval töötlejal nõuete täitmist kontrollida.3(3)Volitatud töötlejal ei ole õigust kasutada andmeid enda eesmärgil ega kaasata alltöötlejat vastutava töötleja eelneva kirjaliku loata.
1(1)Andmekogusse kantakse järgmised andmed, jaotatuna andmegruppide kaupa:AndmerühmNäited andmetestIsikuandmedees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, samuti tööks vajalikud kontaktandmed. Kodakondsuse, elamis- ja tööloa ja isikut tõendava dokumendi andmeid töödeldakse üksnes siis, kui nende arvestamise kohustus tuleneb õigusaktist või teenistuskoha nõuetest.Töö- ja teenistussuhte andmedametikoht, töökoht, struktuuriüksus, koormus, töö- või teenistussuhte algus ja lõpp, lepingu liik, katseaeg, teenistusstaa˛.Töötasu ja hüvitiste andmedtöötasu, lisatasud, hüvitised, kinnipidamised, pangakonto andmed ja kuluarvestuseks vajalikud tunnused.Puhkuste ja puudumiste andmedpuhkuse liik, periood, puhkusejääk, taotluse ja kinnitamise andmed, töövõimetuslehega seotud arvestusandmed.Haridus ja kvalifikatsioonharidustase, eriala, kvalifikatsioon, kutsetunnistused, atesteerimised, täienduskoolitused.Koolitusedkoolituse nimetus, korraldaja, maht, toimumisaeg, maksumus, osalemise staatust, tulemust, maksumust, seost tööülesande või arengueesmärgiga.Töötervishoid ja tööohutustervisekontrolli läbimise andmed, töötervishoiu korralduseks vajalik info.Arenguvestlusedtoimumise kuupäev, vestluse läbiviija nimi, kokku lepitud tööalased eesmärgid ja koolitusvajadus.Varad ja töövahendidtöötajale antud töövahendid, ligipääsukaardid, seadmed ja nende tagastamineLigipääsu ja kasutusõiguste andmedinfosüsteemide kasutajakontod, kasutaja rollid ja õigused, juurdepääsupiirangud.Muud personaliarvestuseks vajalikud andmeddistsiplinaarmenetluse andmed, tunnustused ja märkused, seotud dokumendid (nt avaldused, käskkirjad, lepingud), muud seadustest tulenevad andmed2(2)Andmekogusse ei kanta andmeid, mille töötlemiseks puudub õiguslik alus.3(3)Andmete koosseisu võib täpsustada vastutava töötleja kehtestatud andmekogu pidamise korras.
1(1)Andmed saadakse andmesubjektilt, tööle või teenistusse asumise dokumentidest, personalitoimingute käigus koostatud dokumentidest, riiklikest andmekogudest ja registritest seadusega lubatud ulatuses, hallatava asutuse juhilt või tema volitatud isikult.2(2)Alusdokumendid on muu hulgas käskkiri, korraldus, leping, ametijuhend, puhkuseavaldus, koolitusdokument, töötervishoiuarsti otsus, vara üleandmise dokument ja muu käesolevas määruses nimetatud andmete tekkimist tõendav dokument.3(3)Andmed kantakse andmekogusse viivitamata pärast nende saamist.4(4)Andmete õigsuse eest vastutab andmete sisestaja.
1(1)Ebaõiged andmed parandatakse esimesel võimalusel.2(2)Kui andmekogu võimaldab iseteenindust, võib teenistuja sisestada või muuta enda kontaktandmeid ja muid lubatud andmeid.
1(1)Andmetele juurdepääs antakse rollipõhiselt ja üksnes tööülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.2(2)Juurdepääsuõiguse annab, muudab ja lõpetab vastutava töötleja määratud administraator või muu volitatud isik.3(3)Hallatava asutuse kasutajale antakse juurdepääs üksnes tema asutuse töötajate andmetele.
1(1)Andmeid väljastatakse seaduses sätestatud juhtudel ja korras.2(2)Andmevahetus teiste andmekogudega toimub X-tee või muu turvalise lahenduse kaudu.3(3)Andmete väljastamine dokumenteeritakse ulatuses, mis on vajalik hilisema kontrolli võimaldamiseks.
1(1)Andmeid säilitatakse Kadrina Vallavalitsuse dokumentide liigitusskeemis,teabehaldusekorras, arhiivieeskirjas või õigusaktides sätestatud tähtaja jooksul.2(2)Andmete säilitamisel järgitakse minimaalsuse ja eesmärgipärasuse põhimõtet.3(3)Säilitustähtaja möödumisel andmed kustutatakse või arhiveeritakse.
1(1)Pärast säilitustähtaja möödumist andmed kustutatakse, anonüümitakse või arhiveeritakse vastavalt õigusaktidele ja Kadrina Vallavalituse teabehalduskorrale.2(2)Kustutamine ja arhiveerimine dokumenteeritakse ulatuses, mis võimaldab kontrollida andmetöötluse õiguspärasust.
1(1)Andmekogu turvaklass on C2-I2-A2.2(2)Andmekogu turbeaste on suur (S).3(3)Andmekogu turvaklassi ja turbeastme määramisel on lähtutud andmekogus töödeldavate andmete liigist, mahust ning nende võimalikust mõjust isiku õigustele ja vabadustele ning Kadrina Vallavalitsuse ülesannete täitmisele.4(4)Andmekogu pidamisel rakendatakse turvameetmeid vastavalt kehtivatele infoturbe nõuetele, tagades andmete konfidentsiaalsuse, tervikluse ja käideldavuse.
1(1)Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja.2(2)Andmekogu kasutaja on kohustatud teatama avastatud ebaõigetest andmetest, õigustamata juurdepääsust ja turvaintsidendist viivitamata.
1(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab vallavalitsus.2(2)Andmekogu lõpetamisel otsustatakse andmete arhiveerimine või hävitamine vastavalt õigusaktidele.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist Riigi Teatajas.