(1) Raamatupidamise sise-eeskirja eesmärgiks on Põltsamaa linna kui kohaliku omavalitsuse üksuse (edaspidi omavalitsuse) raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine. (2) Raamatupidamise sise-eeskiri (edaspidi sise-eeskiri) lähtub Eesti heast raamatupidamistavast, raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ) ja riigi raamatupidamise üldeeskirjast (edaspidi üldeeskiri). (3) Sise-eeskirjas sätestatakse nõuded ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste majandustehingute dokumenteerimisel ja kirjendamisel, algdokumentide käibel ja säilitamisel, vara liigitamisel põhi- ja käibevaraks, varade ja kohustuste inventeerimisel, arvutitarkvara kasutamisel raamatupidamisarvestuses ning finantsaruannete koostamisel. (4) Põltsamaa Linnavalitsuse (edaspidi ametiasutus) ja ametiasutuse hallatavate asutuste - Põltsamaa Ühisgümnaasiumi, Põltsamaa Lasteaia Tõruke, Lasteaia MARI, Jõgeva Maakonna Keskraamatukogu, Põltsamaa Kultuurikeskuse, Põltsamaa Muusikakooli ja Põltsamaa Muuseumi (edaspidi hallatav asutus) raamatupidamisarvestuses kasutatakse üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaani. (5) Ametiasutuse raamatupidamisosakonna poolt Põltsamaa linnale kuuluva sihtasutuse raamatupidamisarvestuse pidamisel lähtutakse kehtivast seadusandlusest ja sihtasutuse raamatupidamise sise-eeskirjast. Sihtasutuse juht vastutab majandustehinguid tõestavate algdokumentide õigeaegse esitamise eest sihtasutuse raamatupidamisarvestust korraldavale vanemraamatupidajale, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud ametijuhendis. (6) Kui ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestuses tekib dokumenteerimisel olukord, mida ei kajastata käesolevates sise-eeskirjades, siis lähtutakse raamatupidamise seadusest, RTJ-dest, üldeeskirjast ja Rahandusministeeriumi poolsetest juhenditest. (7) Sise-eeskirjades esitatud põhimõtete muutumisel seoses seadusandluse muutusega või sisemiste raamatupidamise korraldamise vajaduste muutumisel tehakse sise-eeskirjades vastavad muudatused. (8) Sise-eeskirjade muutmise ja asendamise eest vastutavaks isikuks on raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja. (9) Sise-eeskirjaga sätestatud põhimõtteid rakendatakse ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamise korraldamises üldeeskirja ja kehtiva seadusandluse alusel alates 01. maist 2013.
(1) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust peetakse ametiasutuse raamatupidamisosakonnas. (2) Ametiasutusel ja hallataval asutusel on oma registreerimisnumber. Ametiasutusel ja hallatavatel asutustel on ühine tehingupartneri kood TP228101. Hallatavate asutuste arveldused teostatakse läbi ametiasutuse arvelduskontode. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi arveldused teostatakse läbi asutuse arvelduskontode kuni nende sulgemiseni. Hallatava asutuse arvelduskonto sulgemise otsustab ametiasutus. Hallatavatel asutustel võib olla kohapeal kassa. (3) Ametiasutuse ja hallatava asutuse igapäevast tegevust juhib asutuse juht, kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. (4) Omavalitsuse raamatupidamisarvestust korraldab raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema tööülesannetega. (5) Hallatava asutuse raamatupidamisarvestust korraldavad ametiasutuse raamatupidamisosakonna vanemraamatupidajad, kelle õigused, kohustused, vastutus ja millise hallatava asutuse raamatupidamist nad korraldavad on määratud ametijuhendis. (6) Ametiasutuse ja hallatava asutuse juht vastutavad majandustehinguid tõestavate algdokumentide ja muude dokumentide õigeaegse esitamise eest vastava asutuse raamatupidamisarvestust korraldavale vanemraamatupidajale. (7) Majandustehingute kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning ametiasutuse või hallatava asutuse juhi või volitatud isiku ja vanemraamatupidaja poolt allkirjastatud. (8) Hallatavas asutuses on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt kirjalikult määratud isik. (9) Ametiasutuse ja hallatava asutuse juht või volitatud isik vastutavad, et: 1) dokument vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele; 2) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 3) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 4) tehing on seaduspärane ja vajalik; 5) tehing on kooskõlas eelarvega; 6) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; 7) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist; 8) dokumendile oleksid märgitud valdkonna eest vastutava isiku poolt kulu täpsustavad selgitused juhul, kui kulu täpsem sisu ei kajastu dokumendi sisust; 9) dokument jõuaks allkirjaga kinnitatult õigeaegselt raamatupidamisse. (10) Raamatupidamisosakonna vanemraamatupidajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi: 1) tehingu teostamise kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega; 2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus; 3) maksetähtpäev; 4) tekkepõhine periood; 5) saaja andmed, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele; 6) kas antud kauba, teenuse või mõne muu hüve eest ei ole juba varem tasutud; 7) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt. (11) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse. (12) Rahaliste tehingute esimeseks allkirjaõiguslikuks isikuks on ametiasutuses linnapea või linnamajandusosakonna juhataja/abilinnapea, hallatavas asutuses vastava asutuse juht või tema määratud isik. Teiseks allkirjaõiguslikuks isikuks on ametiasutuses raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja või vanemraamatupidaja, kes vastavalt tööülesannetele asendab raamatupidamisosakonna juhatajat, hallataval asutusel on teiseks allkirjaõiguslikuks isikuks vastava asutuse raamatupidamisarvestust korraldav vanemraamatupidaja. (13) Ametiasutuse pangatehingute internetipanga ülekannete teostamise õigus on ametiasutuse raamatupidamisarvestust korraldavatel raamatupidamisosakonna juhatajal/pearaamatupidajal ja vanemraamatupidajal. Pangaülekannete teostamisel kinnitab esimene allkirjaõiguslik isik õigust raha ülekandeks kuludokumendil oma allkirjaga ja teine allkirjaõiguslik isik kinnitab ülekanded internetipangas maksekorralduste kinnitamisel. (14) Hallatavate asutuste pangatehingud teostatakse ametiasutuse pangakontode kaudu. Hallatavate asutuste ülekannete teostamisel kinnitavad raha ülekande õigust hallatava asutuse juht ja vastava asutuse raamatupidamisarvestust pidav vanemraamatupidaja kuludokumendil oma allkirjaga ning pangaülekanne teostatakse internetipangas ametiasutuse arvelduskontodelt ametiasutuse rahaliste tehingute teiste allkirjaõiguslike isikute poolt. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi pangatehingud teostab kuni asutuse enda pangakontode sulgemiseni asutuse raamatupidamisarvestust pidav vanemraamatupidaja. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi ülekannete teostamisel asutuse enda pangakontolt kinnitab esimene allkirjaõiguslik isik õigust raha ülekandeks kuludokumendil oma allkirjaga ja teine allkirjaõiguslik isik kinnitab ülekanded internetipangas maksekorralduste kinnitamisel. (15) Hallatavate asutuste ülekandeid teostatakse üldjuhul igal teisipäeval ja neljapäeval. Hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust pidavad vanemraamatupidajad esitavad samal tööpäeval ülekandmisele kuuluvad hallatava asutuse algdokumendid ülekandeid teostavale ametiasutuse raamatupidamisarvestust pidavale vanemraamatupidajale hiljemalt kella 12.00-ks, kinnitatud palgalehed hiljemalt kella 15.00-ks. Hallatavate asutuste vanemraamatupidajad vastutavad ülekandmiseks esitatud algdokumentide õigsuse ja algdokumentide andmete vastavuse eest raamatupidamisprogrammi arvelduste ja palgaarvestuse andmebaasides. (16) Internetipangas ülekandeid teostav vanemraamatupidaja impordib raamatupidamis-programmi arvelduste ja palgaarvestuse andmebaasidest andmed kassa/panga andmebaasi, ekspordib andmed kassa/panga andmebaasist internetipanka. Järgmisel tööpäeval hiljemalt kella 12.00-ks prindib vanemraamatupidaja internetipangast pangaväljavõtted, impordib teostatud pangatehingud raamatupidamisprogrammi kassa/panga andmebaasi, võrdleb pangaväljavõtete ja raamatupidamisprogrammi kassa/pank andmete vastavust. Vanemraamatupidaja kinnitab algdokumendi tasumist oma allkirjaga koos märkega ülekande kuupäeva ja maksekorralduse numbri kohta. Vanemraamatupidaja tagastab hallatavate asutuste vanemraamatupidajatele tasutud algdokumendid koos tasumise kinnitusega järgmise tööpäeva jooksul. Vastavalt vajadustele vanemraamatupidaja prindib internetipangast teostatud ülekannete maksekorraldusi. (17) Ametiasutuse kassatehinguid teostab ametiasutuse raamatupidamisarvestust pidav vanemraamatupidaja. Ametiasutuse kassa väljaminekuorderid allkirjastatakse linnapea, raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja ja vanemraamatupidaja kui kassa eest vastutava isiku poolt. Ametiasutuse kassalimiit on 640 eurot. (18) Hallatava asutuse kassatehinguid teostab asutuse juht ise või asutuse juhi poolt määratud isik, kellega sõlmitakse materiaalse vastutuse leping. Hallatava asutuse kassa väljaminekuorderid allkirjastatakse asutuse juhi ja kassa eest vastutava isiku poolt. (19) Kassa eest vastutavad isikud vastutavad kassa dokumentide vormistamise õigsuse eest, koostavad kassa liikumise kuuaruande ja esitavad allkirjastatult asutuse juhile kinnitamiseks aruande kuule järgneva kuu 1. tööpäeval. Hallatava asutuse juht esitab kinnitatud kassa aruande või kassa algdokumendid vanemraamatupidajale, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust. Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderid vormistatakse raamatupidamisprogrammiga. Hallatava asutuse kassalimiit kehtestatakse hallatava asutuse juhi käskkirjaga arvestades turvalisuse huve. (20) Hallatava asutuse juhile väljastatakse asutuse raamatupidamisarvestust korraldava vanemraamatupidaja poolt vastavalt asutuse juhi soovile tema juhitava asutuse raamatupidamisarvestust puudutavad kõik väljavõtted, mida raamatupidamisprogramm võimaldab. (21) Sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse ametiasutuse sotsiaalosakonnas ja allkirjastatakse rahalise tehingu tegemiseks sotsiaalosakonna juhataja poolt. Sotsiaaltoetuste väljamaksmise aluseks olevad toetuste dokumendid edastatakse sotsiaalosakonna poolt elektrooniliselt andmebaasidesse ja esitatakse paberkandjal ametiasutuse vanemraamatupidajale, kes tegeleb ametiasutuse pangaülekannetega ja kassaga. Sotsiaaltoetuste algdokumentidele lisatakse teise allkirjaõigusega raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja allkiri. Sotsiaaltoetuste algdokumentide õigsuse eest vastutab sotsiaalosakonna juhataja. (22) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust peetakse raamatupidamisprogrammiga Pmen. Programmi administraatori õigused on raamatupidamisosakonna juhatajal/pearaamatupidajal, kes seadistab programmis vanemraamatupidajatele ja kassa kandeid teostavatele isikutele andmebaasides tööülesannete teostamiseks vastavad õigused. Raamatupidamisosakonna juhatajal/pearaamatupidajal on õigus kasutada kogu raamatupidamisprogrammi PMen andmebaasides olevat infot. (23) Ametiasutuse raamatupidamisarvestust pidaval vanemraamatupidajal on õigus kasutada raamatupidamisprogrammis PMen seda infot, mis on vajalik talle tööülesannete täitmiseks. (24) Hallatavate asutuste vanemraamatupidajatel on õigus kasutada raamatupidamisprogrammi PMen andmebaasides ainult seda infot, mis on vajalik vanemraamatupidaja tööülesannetes fikseeritud konkreetse hallatava asutuse raamatupidamisarvestuse pidamiseks. Hallatava asutuse vanemraamatupidaja asendamise ajal on asendajal asendatavaga samad õigused.
(1) Üldeeskirja tehingupartnerite nimekirjas iseseisvat tehingupartneri koodi omavad kohaliku omavalitsuse üksused, avalikku sektorisse kuuluvad linna sihtasutused ja tütarettevõtja on kohustatud esitama Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt saldoandmikke ja majandusaasta aruandeid vastavuses üldeeskirjas arvestuspõhimõtetega, tähtaegadeks ja korras. Rahandusministeeriumi infosüsteemi sisestatud saldoandmike põhjal teostab infosüsteem automaatse konsolideerimisgrupi konsolideerimise, elimineerib konsolideerimisgrupi omavahelised tehingud. Infosüsteemis moodustub omavalitsuse konsolideeritud saldoandmik ja konsolideeritud aruanne. Raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja koostab ja esitab Põltsamaa Linnavalitsuse (TP228101) saldoandmikud, teostab saldoandmike infosüsteemis konsolideerimiskanded (TP228399, TP228499), kontrollib saldoandmike infosüsteemi sisestatud linna sihtasutuste ja tütarettevõtja saldoandmike õigsust ja esitamise tähtaegadest kinnipidamist, kontrollib konsolideeritud saldoandmiku kannete ja aruannete õigsust. (2) Raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja koostab omavalitsuse konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes raamatupidamise seaduses ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele, üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest ning Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi konsolideeritud saldoandmikust ja konsolideeritud aruandlusest. Kinnitatud majandusaasta aruanne avalikustatakse linnakantselei poolt linna kodulehel. (3) Kui RTJ-des esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud põhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest. (4) Põltsamaa linna eelarve täitmise aruanded koostatakse rahandusministri poolt kinnitatud vormil, eelarve andmikud esitatakse elektrooniliselt Rahandusministeeriumi infosüsteemi määratud tähtajaks. Eelarve täitmise koondaruanded koostab ja eelarve andmikud esitab raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja. (5) Põltsamaa linna eelarve täitmise aruanne avalikustatakse koos reservfondi kasutamise aruandega linna kodulehel hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 20. kuupäevaks. (6) Ametiasutuse eelarve täitmise aruande koostab raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja. Ametiasutuse valdkondade eest vastutavatele isikutele väljastatakse vajadusel raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja või ametiasutuse raamatupidamisarvestust pidava vanemraamatupidaja poolt raamatupidamisprogrammist kõik valdkonda puudutavad andmed. (7) Hallatava asutuse eelarve täitmise aruande koostavad ametiasutuse vanemraamatupidajad, kes peavad hallatava asutuse raamatupidamisarvestust. Vanemraamatupidajad esitavad hallatavate asutuste eelarve täitmise aruande enne asutuse juhile allkirjastamiseks andmist kontrollimiseks raamatupidamisosakonna juhatajale/pearaamatupidajale. Raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja kinnitab kontrollimist oma allkirjaga ja tagastab kontrollitud aruande vanemraamatupidajale. Vanemraamatupidaja edastab kontrollitud eelarve täitmise aruande kolmes eksemplaris allkirjastamiseks hallatava asutuse juhile. Üks allkirjastatud eksemplar jääb hallatava asutuse juhile, kaks eksemplari tagastatakse vanemraamatupidajale. Tagastatavatest eksemplaridest üks esitatakse raamatupidamisosakonna juhatajale/pearaamatupidajale ja teine jääb vanemraamatupidajale hallatava asutuse dokumentide kausta panemiseks. Hallatavate asutuste eelarve täitmise aruanded esitatakse hallatava asutuse juhi ja aruande koostaja poolt allkirjastatuna ametiasutuse raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidajale hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 8. kuupäevaks. (8) Hallatavad asutused koostavad ja esitavad asutuse juhi poolt allkirjastatud majandusaasta aruande koos lisadega linnapea määratud tähtajaks. (9) Maksudeklaratsioonid koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel. Maksudeklaratsioonid trükitakse igakuuliselt pärast elektroonilist edastamist maksuametile ja allkirjastatakse ametiasutuse juhi ja aruande koostaja poolt. Maksudeklaratsioonid koostab ja esitab ametiasutuse raamatupidamisarvestust pidav vanemraamatupidaja. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi maksudeklaratsioonid koostatakse ja esitatakse kuni 31.12.2013 eraldi. Põltsamaa Ühisgümnaasiumi koostab ja esitab vanemraamatupidaja, kelle tööülesannetesse kuulub Põltsamaa Ühisgümnaasiumi raamatupidamisarvestuse pidamine. (10) Statistikaametile esitatakse aruanded kehtestatud korras ja tähtaegadel. Statistika aruanded allkirjastatakse hallatava asutuse juhi ja aruande koostaja poolt. Statistika aruanded koostab ja esitab vanemraamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust või lähtuvalt statistika aruande sisust vastava valdkonna eest vastutav isik.
(1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. (2) Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat). (3) Andmete kirjendamisel raamatupidamisregistritesse on aluseks majandustehinguid tõestavad algdokumendid või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendid. Algdokumendil peavad olema järgmised rekvisiidid: 1) dokumendi nimetus ja number; 2) koostamise kuupäev; 3) tehingu majanduslik sisu; 4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 5) tehingu osapoolte nimed; 6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid; 7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), 8) mis kinnitavad majandustehingu toimumist; 9) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber. (4) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) majandustehingu kuupäev; 2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber; 3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad; 4) majandustehingu lühikirjeldus; 5) algdokumendi või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendi nimetus ja number. (5) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend. Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiendada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile. (6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse raamatupidamisarvestust asutuste lõikes. (7) Programmi kasutatakse järgmiste andmebaaside moodulitena: 1) raha (kassa/pank); 2) võlad (arveldused); 3) bilanss (pearaamat); 4) eelarve; 5) palk; 6) varad (põhivarad); 7) ladu (bilansiväline vara, toiduainete arvestus); 8) arved; 9) personal. (8) Programmi väljatrükid teostatakse igakuuliselt järgmiselt: 1) panga kanded, memoriaalorder, kassaraamat; 2) kassa kanded, memoriaalorder, kassaraamat; 3) hankijate kanded, register, memoriaalorder ja arvelduste koond; 4) ostjate kanded, register, memoriaalorder ja arvelduste koond; 5) palgalehed, tasuliikide tabelid, tasuliikide jaotus; 6) varade liikumise kuu kanded; 7) pearaamat; 8) saldoandmik. (9) Programmi väljatrükid teostatakse kvartaalselt järgmiselt: 1) koondpearaamat; 2) varade kanded kvartali lõpu kuupäeva seisuga; 3) koondsaldoandmik. (10) Raamatupidamisregistrites raamatupidamiskirjendite kajastamise õigsuse eest vastutab raamatupidaja, kelle tööülesanneteks on vastava asutuse raamatupidamisarvestuse pidamine.
(1) Maksutulud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt maksude tegelikule laekumisele ja maksude edasiandja esitatud teatisele. Maksutulud kajastatakse tekkepõhiselt. (2) Lõivutulu kajastab ametiasutus. (3) Tulud majandustegevusest, muud tulud ja finantstulud kajastatakse ametiasutuse ja hallatava asutuse tuludes, kes vastava tulu eest kaupu müüs või teenust osutas. (4) Loodusressursside kasutamise eest laekuvad tulud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt tegelikule laekumisele ja loodusressursside kasutamise tasude edasiandja esitatud teatisele. (5) Kulud kajastatakse tekkepõhiselt ametiasutuse ja hallatava asutuse tulemiaruandes, kelle tegevuseks kulu kasutati. (6) Kululimiitide ületamisi kajastatakse nõuetena teenistujate või töötajate vastu. (7) Algdokumentidel kajastatud käibemaksukulu kajastatakse kontodel 601000 ja 601002 olenemata käibemaksu tagasisaamisest. (8) Kulude edasiandmise kajastamisel lähtutakse üldeeskirja põhimõtetest ja Rahandusministeeriumi juhenditest. (9) Sihtfinantseerimisena arvestatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi, mille korral kasutatakse neid ainult teatud kohustuste või teatud tingimuste tagamiseks. Toetused, mille sihtotstarve on määramata ja eritingimustega sidumata arvestatakse mittesihtotstarbeliste finantseerimistena. Sihtfinantseeritud projektide kohta peetakse eraldi projektipõhist raamatupidamisarvestust. (10) Sihtfinantseerimine jaotatakse tegevuskulude ja põhivara sihtfinantseerimiseks. Põhivara sihtfinantseerimise põhitingimuseks on, et selle saaja peab ostma, ehitama, renoveerima või muul viisil soetama teatud põhivara. (11) Kui toetuse andja ja saaja on mõlemad avaliku sektori üksused, siis peavad nad kokku leppima toetuse liigi, kannete tegemisel kasutatavad kontod ja tekkepõhised kuupäevad. (12) Tegevuskulude katteks saadud sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. (13) Juhul kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid vastavad kulutused on veel tegemata, kajastatakse saadud vahendid sihtfinantseerimise kohustustega seotud kontol. Laekunud sihtfinantseerimist arvestatakse kohustuste kontol seni kuni kõik kulutused on tehtud ja toetuse andja poolt ka aktsepteeritud. Sihtfinantseerimine kantakse tuludesse pärast kulude aktsepteerimisteatise saamist. (14) Mittesihtotstarbeline sihtfinantseerimine kajastatakse toetuse laekumisel või ülekandmisel. (15) Sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse üldeeskirjast ja Rahandusministeeriumi juhenditest. (16) Ametiasutuse poolt hallatavatele asutustele finantseerimiseks ülekantud summad kajastatakse siiretena. Samuti kajastatakse siiretena ametiasutuse ja hallatavate asutuste vahelisi varade ja kohustuste vastastikuseid üleandmisi. (17) Omavalitsuse koondaruandes asutuste vahelised siirded elimineeritakse.
(1) Vara kajastatakse selle asutuse bilansis, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu. (2) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises. (3) Tütarettevõtjat loetakse kontrolli all olevaks, kui aruandekohustuslane omab üle 50% tütarettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest, on võimeline kontrollima tütarettevõtja tegevus- ja finantspoliitikat või omab õigust nimetada või tagasi kutsuda enamikku nõukogu liikmetest. (4) Sidusettevõtjaks loetakse ettevõtjat, milles omatakse hääleõigusega aktsiatest või osadest 20 kuni 50%. (5) Osalusi tütar- ja sidusettevõtjate aktsiates ja osades kajastatakse kapitaliosaluse meetodil. (6) Ametiasutuse bilansis kajastatakse neid osalusi sihtasutustes ja mittetulundusühingutes, mille üle raamatupidamiskohustuslasel on valitsev või oluline mõju. Osalused kajastatakse bilansis kapitaliosaluse meetodil. (7) Bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta. Sellised varad kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse raamatupidamise aastaaruandes. (8) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste omandis oleva vara haldus, müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub Põltsamaa Linnavolikogu poolt vastuvõetud linnavara valitsemise korrast lähtudes. (9) Ametiasutuse ja hallatava asutuse juht võivad määrata asutusesiseselt vastava valdkonna varade eest materiaalselt vastutava isiku ja sõlmida temaga materiaalse vastutuse lepingu. (10) Kinnisvarainvesteeringud: 1) kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 põhimõtetest ja üldeeskirjast; 2) kinnisvarainvesteeringuteks loetakse ainult sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksuse ei kasuta oma põhitegevuses; 3) kinnisvarainvesteeringuid kajastatakse kontorühmas 154 soetusmaksumuse meetodil (soetusmaksumus, millest on maha arvatud kogunenud kulu ja võimalikud allahindlused); 4) kinnisvarainvesteeringud hinnatakse ühekordselt ümber vastavalt üldeeskirjas toodud põhimõtete kohaselt, kui nende õiglane väärtus erineb oluliselt nende bilansilisest jääkmaksumusest; 5) kinnisvarainvesteeringu amortisatsioon ja kinnisvarasvarainvesteeringu müük kajastatakse vastavalt üldeeskirjale; 6) kinnisvarainvesteeringute arvestust peavad ametiasutuses raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja ja hallatavas asutuses vanemraamatupidaja, kes korraldab vastava asutuse raamatupidamisarvestust. (11) Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestus: 1) materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestuses lähtutakse RTJ 5 esitatud põhimõtetest ja üldeeskirjast; 2) põhivaraks loetakse varasid, mille hinnanguline kasulik tööiga on üle ühe aasta ja kapitaliseerimise alampiir on kuni 31. detsembrini 2010 soetatud vara korral 1917 eurot (ilma käibemaksuta) ja alates 01. jaanuarist 2011 soetatud vara korral 2000 eurot (ilma käibemaksuta), väljaarvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest; 3) põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda- ja asukohta (vara soetamismaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele); 4) põhivara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu, vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelvalve), kui seda tehakse oma töötajate poolt, vara soetamiseks võetud laenude kulu (sh intressikulu), käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (va tööjõukuludelt arvestatud maksud); 5) maa arvestatakse bilansis maa maksustamishinnaga; 6) põhivara parendustega seotud kulutused lisatakse põhivara soetusmaksumusele juhul, kui need pikendavad vara kasulikku tööiga ja tõstavad vara kvaliteeti või tööjõudlust üle algselt arvatud taseme; 7) põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset vara kasutamisea lõpuni, samuti parendustega kaasnevad demonteerimis- ja lammutustööd kajastatakse tulemiaruandes aruandeperioodi kuluna; 8) põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused; 9) materiaalne põhivara võetakse raamatupidamises arvele arve, ostu-müügilepingu, vastuvõtmis-üleandmisakti või muu dokumendi alusel; 10) iga põhivaraobjekti kohta peetakse üldeeskirja kohast arvestust põhivarakaartidel, millel säilitatakse detailne informatsioon põhivaraga toimunu kohta; 11) põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutusele võtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul; 12) juhul kui 100% amortiseerunud vara on veel kasutuses, siis kajastatakse nii soetusmaksumust kui kogunenud kulumit bilansis seni, kuni vara on lõplikult kasutusest eemaldatud; 13) amortisatsiooninorm määratakse igale põhivara objektile eraldi vara tundva spetsialisti ettepanekul, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast; 14) amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised: hooned, eluhooned, korterid 2%, rajatised 5%, masinad ja seadmed 20%, inventar 20%, arvutustehnika 20-33%, kontoritehnika 20-33%, transpordivahendid 20% ja muu inventar 20%; 15) maad ja kunstiväärtusi ei amortiseerita; 16) juhul kui aastainventuuri ajal ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb inventuurikomisjon ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks, asutuse juhi käskkirjaga kehtestatakse uus amortisatsiooninorm; 17) amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt; 18) materiaalse põhivara ümberhindlusel lähtutakse üldeeskirjas sätestatust, ümberhindlust on lubatud läbi viia ainult üks kord ja ainult varale, mis on soetatud enne 1995. aastat ja mille tegelik väärtus erineb oluliselt bilansilisest väärtusest; 19) ümberhinnatud vara järelejäänud eluiga tuleb hinnata ja kulumi normi muutus on kohustuslik; 20) materiaalse põhivara allahindlust tehakse varale, mille bilansiline jääkväärtus on oluliselt kõrgem vara kasutusväärtusest, vara soetamisaeg ei ole oluline; 21) materiaalse põhivara allahindlusel ei tohi eemaldada varasemat soetusmaksumust, vaid täiendava kandega korrigeeritakse kogunenud kulumit; 22) materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestust peavad ametiasutuses raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja ja hallatavas asutuses vanemraamatupidaja, kes korraldab vastava asutuse raamatupidamisarvestust. (12) Varud: 1) ametiasutusel ja hallatavatel asutustel varusid strateegiliste varude mõistes ei ole; 2) materjalid kantakse soetamise hetkel kuludesse ja materjalide analüütilist arvestust peetakse bilansiväliselt asutustes kohapeal; 3) toiduained kantakse soetamise hetkel kuludesse ja toiduainevarude analüütilist arvestust peetakse bilansiväliselt asutustes kohapeal; 4) toiduainete laoarvestust peavad Lasteaia MARI majandusjuhataja, Põltsamaa Lasteaia Tõruke peakokk ja Põltsamaa Ühisgümnaasiumi peakokk; 5) toiduainete sissetuleku aluseks on arved, saatelehed, ostu-müügilepingud ja väljamineku aluseks on menüülehed; 6) toiduained inventeeritakse iga kuu viimase tööpäeva seisuga, koostatakse toiduainete liikumise kuukoondaruanne, mis allkirjastatakse koostaja ja asutuse juhi poolt; 7) toiduainete kuukoondaruande esitab hallatava asutuse juht raamatupidamisele; 8) bilansiväliselt arvestatavate materjalide ja toiduainete aastainventuuri tulemuste põhjal võetakse bilansiväliselt arvestatud ja kuludesse kantud materjalid ja toiduained varude kontole bilanssi arvele, kui aasta lõpu jäägid ületavad põhivara kapitaliseerimise alampiiri. (13) Bilansiväliste varade arvestus: 1) varad, mille kasutamisiga on üle 1 aasta ja mille soetamismaksumus on 64 eurot (Põltsamaa Ühisgümnaasiumil 192 eurot kuni põhivara kapitaliseerimise alampiirini, arvestatakse bilansivälise varana; 2) bilansivälise vara arvele võtmise alla 64 eurot (Põltsamaa Ühisgümnaasiumil alla 192 eurot) otsustab hallatava asutuse juht, tehes vastava märke arvele või mõnele muule vara saamist tõendavale dokumendile; 3) olenemata maksumusest peetakse bilansiväliste varade nimekirjades arvestust mööbli ja rendile antud vara kohta; 4) bilansiväliste varade nimekirjas peetakse raamatuid nii nendes avalikes raamatukogudes, kus raamatute hoidmine ja väljalaenutamine avalikkusele on põhitegevuseks kui ka haridusasutuste raamatukogudes; 5) bilansiväline vara kantakse soetamise hetkel kuludesse ja arvestust jätkatakse bilansiväliselt; 6) bilansivälise vara arvestust peetakse nimekirjaliselt, koguseliselt, summaliselt ja vastutavate isikute lõikes alljärgnevate isikute poolt järgmiselt: ametiasutus - raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja; Jõgeva Maakonna Keskraamatukogu, Põltsamaa Muusikakool, Põltsamaa Kultuurikeskus ja Põltsamaa Muuseum – hallatava asutuse juht; Põltsamaa Ühisgümnaasium – majandusala juhataja - direktori asetäitja; Lasteaed MARI ja Põltsamaa Lasteaed Tõruke - majandusjuhataja . 7) bilansivälise vara hulka kuuluva kindla valdkonna vara arvestuse pidajaks võib hallatava asutuse juht oma käskkirjaga määrata vastava valdkonna eest vastutava isiku.
(1) Nõuded, ettemaksed ja kohustused kajastatakse tekkepõhiselt kontoplaanis sõltuvalt nende sisust ja jaotatakse lühi- või pikaajalisteks lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna kuni üks aasta või kauem. (2) Nõuded, ettemaksed ja kohustused kajastab ametiasutus või hallatav asutus, kes esindab omavalitsust nõude sissenõudmisel või kes on juriidiliselt kohustatud kohustust täitma või on varasema tegevuse käigus neid kohustusi täitnud. (3) Ametiasutuse nõudeid koostab ametiasutuse raamatupidamisarvestust pidav vanemraamatupidaja valdkondade eest vastutavate isikute edastatud andmete alusel. Koostatud arve esitatakse saajale üldjuhul e-postiga. Posti teel esitatava arve edastab vanemraamatupidaja linnakantselei spetsialistile, kes postitab arve nõude saajale. Vanemraamatupidaja prindib nõuete arved, allkirjastab ja paneb arvete kausta kronoloogilises järjekorras. Nõuete arvestust peab raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja, kes prindib igakuuliselt nõuete arvestuse koonddokumendid, jälgib nõuete tasumist ja suhtleb võlgnikega. (4) Nõuete arvestus lapsevanematega või teiste isikutega õppe- ja kohatasude, toitlustamise või muu teenuse eest toimub Lasteaias MARI ja Põltsamaa Lasteaias Tõruke kohapeal. Nõuete arvestamise eest lasteaedades vastutavad Lasteaia MARI majandusjuhataja ja Põltsamaa Lasteaia Tõruke sekretär. (5) Vastutavad isikud esitavad hallatava asutuse raamatupidamisarvestust korraldavale vanemraamatupidajale asutuse juhi poolt kinnitatud nõuete arvestuse aruande igale aruande kuule järgneva kuu 5. kuupäevaks. (6) Hallatavate asutuste arved koostatakse hallatavate asutuste juhtide või vastutavate isikute poolt raamatupidamisele edastatud andmete alusel. Nõuete arvestust peavad vanemraamatupidajad, kes korraldavad hallatava asutuse raamatupidamisarvestust. Koostatud arved edastatakse saajale üldjuhul e-postiga. Posti teel või käsipostiga esitatava arve edastab vanemraamatupidaja hallatava asutuse juhile, kes korraldab arve edastamise nõude saajale. (7) Laenud kajastatakse ametiasutuse bilansis korrigeeritud soetusmaksumuses jaotatuna eraldi lühi- ja pikaajaliseks osaks. (8) Ettemaksete tegemist võimaluse korral välditakse. (9) Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksesumma ülekandmisel. Esitatud, kuid maksmata ettemaksearveid raamatupidamises ei kajastata. Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi omavahel kokku. (10) Vähemalt iga kvartali lõpuks hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit. Nõuete hindamisel võetakse arvesse nii bilansipäevaks teadaolevaid kui ka bilansipäeva järgseid kuni aruande koostamiseni selgunud asjaolusid, mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust. (11) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud: 1) 90 - 180 päeva võrra, alla 50% ulatuses; 2) üle 180 päeva, alla 100% ulatuses. (12) Nõuete laekumise tunnistamine ebatõenäoliseks vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutavad alla ametiasutuses raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja ja linnapea ning hallatavas asutuses vanemraamatupidaja ja asutuse juht. (13) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga. (14) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus, ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot. (15) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki. (16) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. (17) Nõuete lootusetuks tunnistamise otsustab ametiasutuse ja hallatava asutuse juhi esitatud taotluse alusel: 1) linnavalitsus, kui nõue on väiksem kui 12782,33 eurot; 2) muudel juhtudel Põltsamaa Linnavolikogu. (18) Ettemaksena saadud tulu võetakse esmalt arvele kohustusena ning kantakse tuluks perioodis, mille eest tulu saadi. Erandina võib tulevaste perioodide tulud summas alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri kanda kohe tuluks ilma neid tekkepõhistele perioodidele jaotamata. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku. (19) Nõuete kajastamise õigsuse eest amatiasutuse või hallatava asutuse raamatupidamisarvestuses vastutab vanemraamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust. (20) Kohustuste arvestust hankijate ja tehingupartnerite lõikes peavad vanemraamatupidajad, kes vastutavad ametiasutuse ja hallatava asutuse kohustuste tekkepõhise kajastamise eest raamatupidamisarvestuses. (21) Ametiasutuse kohustused hankijate viisi sisestab raamatupidamise programmi ametiasutuse raamatupidamisarvestust pidav vanemraamatupidaja. Vanemraamatupidaja vastutab kohustuste tekkepõhise kajastamise eest. Raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja prindib igakuuliselt kohustuste koonddokumendid, jälgib kohustuste tasumist ja saadab tehingupartneritele saldode võrdlused, saldode kinnitused.
(1) Analüütilist arvestust teenistujatega, töötajatega ja aruandvate isikutega peetakse teenistujate, töötajate ja aruandvate isikute lõikes. (2) Palgaarvestuse aluseks on kehtiv seadusandlus, linnavolikogu või linnavalitsuse õigusaktid, ametiasutuse ja hallatava asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestamise tabel (tööajatabel). (3) Ametiasutuse tööajaarvestust peab vormikohase tööajatabeli alusel linnakantselei spetsialist, kes esitab kuu viimasel tööpäeval kell 9.00-ks allkirjastatult ja linnapea poolt kinnitatult vanemraamatupidajale, kes tegeleb ametiasutuse palgaarvestusega. Muudatustest tööajatabelis teatab linnakantselei spetsialist vanemraamatupidajale viivitamatult ja esitab uue muudetud tööajatabeli. (4) Hallatava asutuse tööajaarvestuse tabelit peab asutuse juht või tema poolt määratud isik. Tööajatabel allkirjastatakse koostaja poolt ja kinnitatakse asutuse juhi poolt. Hallatava asutuse juhid vastutavad tööajatabeli õigeaegse jõudmise eest vanemraamatupidajale, kes tegeleb asutuse palgaarvestusega, et palgaarvestus ja töötajale teostatav palga pangaülekanne toimuks õigeaegselt. (5) Palka makstakse vastavalt töökorralduse reeglites või palgajuhendis määratud kuupäeval pangaülekandega teenistuja või töötaja arvelduskontole või erandkorras tasutakse sularahas kassast. (6) Palgapäev on kuu viimasel tööpäeval. Avanssi võib maksta asutuse töökorralduse reeglites või palgajuhendis sätestatud korras. (7) Palgalehed koostatakse ja arvestust peetakse allüksuste alajaotuste lõikes, et oleks tagatud palgaarvestuse kulude eristatus asutuste, tegevusalade, projektide ja muude alajaotuste lõikes, mille kohta on vajadus pidada eraldi palgaarvestust ja esitada aruandlust. (8) Vanemraamatupidajad prindivad raamatupidamisprogrammist igakuuliselt palgalehed, palgalehtede alusel tasuliikide jaotuse ja tasuliikide tabeli. Teenistujale ja töötajale esitatakse temale arvestatud palga kohta palgalipik kas e-postiga või paberkandjal. Paberkandjal palgalipiku annab vanemraamatupidaja hallatava asutuse juhile, kes tagab selle edastamise asutuse töötajale. Ametiasutuse palgalipikud edastab teenistujatele vanemraamatupidaja, kes tegeleb ametiasutuse palgaarvestusega. (9) Aruandeaasta kohta trükivad vanemraamatupidajad raamatupidamise programmist iga teenistuja ja töötaja kohta isikukontokaardid. (10) Majanduskulude avanss kantakse üldjuhul aruandva isiku arvelduskontole või makstakse erandkorras aruandvale isikule sularahas kassast. (11) Majanduskuludeks avanssi saanud aruandev isik on kohustatud esitama asutuse kassa eest vastutavale isikule või vanemraamatupidajale hiljemalt jooksva kuu viimaseks tööpäevaks kulusid tõendavad asutuse juhi poolt kinnitatud dokumendid ja avansiaruande. (12) Kassa eest vastutav isik kontrollib kuludokumentide maksumuse vastavust aruandvale isikule jooksval kuul kassast väljamakstud avansiga, vanemraamatupidaja kontrollib kuludokumentide maksumuse vastavust aruandva isiku pangakontole kantud avansiga. (13) Juhul, kui kulutõendavad dokumendid on suuremas maksumuses, kui jooksval kuul saadud avanss, makstakse avanssi ületav summa aruandvale isikule sularahas kassast või kantakse aruandva isiku pangakontole hiljemalt kuu viimaseks tööpäevaks. (14) Juhul, kui kulutõendavad dokumendid on väiksemas maksumuses kui jooksval kuul saadud avanss, tuleb aruandval isikul kasutamata majanduskulude avanss asutusele tagastada hiljemalt kuu viimaseks tööpäevaks. Avansilist makset järgmisse kuusse üle ei viida. (15) Lähetuse kulude ja päevarahade hüvitamise aluseks on ametiasutuse või hallatava asutuse juhi käskkiri lähetusse suunamiseks ja lähetatu poolt esitatud ametiasutuse või hallatava asutuse juhi allkirjaga kinnitatud lähetusaruanne. Hallatava asutuse juht suunatakse lähetusse linnapea käskkirja alusel ja tema lähetusaruande kinnitab linnapea. (16) Lähetus hõlmab nii tööalaseid- kui koolituslähetusi. (17) Lähetusega seotud kulud ja päevarahad makstakse lähetatule üldjuhul panga ülekandega või erandkorras sularahas kassast hiljemalt 5 tööpäeva jooksul pärast vajalike dokumentide esitamist. (18) Ametiasutuse ja hallatava asutuse ametiautode kasutamise jooksva kuu sõiduleht esitatakse jooksvale kuule järgneva kuu 5. tööpäevaks ametiauto kasutaja poolt Ametiasutuse ja hallatava asutuse juhi allkirjaga kinnitatult vanemraamatupidajale, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust. Vanemraamatupidaja võrdleb iga ametiauto sõidulehe andmeid jooksva kuu kütusekulu andmetega. Vastavalt esitatud sõidulehe andmetele koostab vanemraamatupidaja ametiauto kasutajale arve ametiauto kasutamise kohta ametisõitudega mitteseotud sõitudeks. Aluseks võetakse juhtkonna poolt kinnitatud vastavad tasumäärad. Esitatud arve kuulub tasumisele arvel märgitud tähtajaks. (19) Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise aluseks on: 1) hallatava asutuse juhile kulude hüvitamisel linnapea käskkiri; 2) ametiasutuse teenistujale kulude hüvitamisel linnapea käskkiri; 3) hallatava asutuse töötajale kulude hüvitamisel hallatava asutuse juhi käskkiri; 4) linnavolikogu liikmele kulude hüvitamisel linnavolikogu esimehe käskkiri. (20) Isikliku sõiduauto töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitis kantakse hüvitist saava isiku arvelduskontole kuu viimasel tööpäeval. (21) Mobiiltelefonidele kehtestatud kuulimiitide ületamisel koostavad vanemraamatupidajad mobiiltelefoni kasutajale arve lähtudes asutusele esitatud mobiiltelefonide kuluarvest ja linnapea või hallatava asutuse juhi poolt käskkirjaga mobiiltelefoni kasutajale määratud kuulimiidist. Kuulimiidi ülekulu kuulub mobiiltelefoni kasutaja poolt asutusele tasumisele vastavalt esitatud arvel märgitud tähtajale.
(1) Hallatava asutuse juht määrab oma käskkirjaga kinnisvarainvesteeringute, materiaalse põhivara, bilansiväliste varade, varude ja rahaliste vahendite füüsilise aastainventuuri läbiviimiseks inventuurikomisjoni. Inventuurikomisjonid koosnevad vähemalt 2 liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuuri töös selgituste andjana. Inventuurikomisjoni liikmete koosseisu kuuluvad inventeeritava asutuse töötajad ja vanemraamatupidaja, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust. (2) Ametiasutuse inventeerimiskomisjoni liikmeteks on ametikohajärgselt linnamajandusosakonna juhataja/abilinnapea, raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja, vanemraamatupidaja, kes tegeleb ametiasutuse raamatupidamisarvestusega, majandusnõunik, ehitusnõunik ja maanõunik. (3) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi ametiasutuse ja hallatava asutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuurid korraldatakse aruandeaasta lõpu seisuga. (4) Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad: 1) kinnisvarainvesteeringud; 2) materiaalne põhivara; 3) bilansivälised varad; 4) nõuded ja ettemaksud, analüütiliste nimekirjade koostamine ja oluliste nõuete kohta saldokinnituskirjade ja teatiste saatmine; 5) kohustused, analüütiliste nimekirjade koostamine ja oluliste kohustuste kohta saldokinnituskirjade ja teatiste saatmine; 6) sularahakassad; 7) arvelduskontod, võrdlemine internetipanga saldodega ja pankadele kinnituskirjade saatmine; 8) finantsinvesteeringud; 9) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheliste saldode võrdlemine; 10) muud varad. (5) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumendiks on saldokinnituskirjad, arvelduskonto väljavõtted, inventeerimise aktid, teatised või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust. (6) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtajaks. (7) Inventeerimise aktile kirjutavad alla nii inventeerimiskomisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. (8) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki sularaha kassas ja raha arvelduskontol raamatupidamiskontodel kajastatuga. (9) Igakuiselt kontrollitakse nõuete ja ettemaksude, kohustuste ja saadud ettemaksete allregistrite saldosid ja võrreldakse pearaamatu konto saldodega. (10) Füüsiline toiduainete inventuur viiakse läbi ladudes vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga ja selle alusel toimub kuludesse kantud materjalide korrigeerimine. (11) Igakuuliselt viiakse läbi maksunõuete ja -kohustuste bilansikontode võrdlus maksuameti kontokaartidega e-Maksuameti infosüsteemis, toimub vahede selgitamine ja likvideerimine. (12) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori üksuste omavahelisi saldosid e-posti teel või Rahandusministeeriumi lehel oleva saldoandmikuga. (13) Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt 2 korda aastas. (14) Läbiviidud võrdlused fikseeritakse kirjalikult. Analüütilisele dokumendile tehakse kontrolli teostaja poolt märge kontrolli teostamise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrolli tulemused oma allkirjaga. Erinevuste korral tehakse paranduskanded, mis dokumenteeritakse. (15) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorralised inventuurid. (16) Sularaha inventuur: 1) kassainventuuri viib läbi hallatava asutuse juhi käskkirjaga asutuse töötajatest moodustatud komisjon; 2) loetakse üle kassas asuv sularaha ja tulemused dokumenteeritakse sularaha inventuuri aktiga, mis allkirjastatakse inventuuri osaliste poolt ning edastatakse akt vanemraamatupidajale; 3) vanemraamatupidaja kontrollib sularaha inventuuriakti vastavust raamatupidamises kajastuva sularaha saldoga, kinnitab oma allkirjaga ja lisab aktile võrdluse kuupäeva; 4) sularaha puudujääk kajastatakse kuni hüvitamiseni nõudena, ülejääk kantakse tuludesse; 5) puudujääk kuulub hüvitamisele kassa eest vastutava isiku poolt. (17) Arvelduskontode kontrollimisel: 1) võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust; 2) aasta viimase kuupäeva seisuga võrreldakse kõikide finantsasutuste, kus asutusel arvelduskonto on avatud, saldosid saldokinnitusega, mis lisatakse ametiasutuse või hallatava asutuse juhi poolt kinnitatuna asutuse aastaaruande materjalidele; 3) ametiasutuse raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja taotleb finantsasutustelt ametiasutuse ja kõigi hallatavate asutuste arvelduskontode saldokinnitused ja lisab need hallatavate asutuste juhtide poolt kinnitatuna omavalitsuse aastaaruande materjalidele. (18) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine; 3) välisvaluutas fikseeritud nõuete ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel; 4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 5) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus; 6) saldokinnituste ja teatiste saatmine ja saabunud vastuste võrdlemine raamatupidamise andmetega, saldokinnituste saatmisel näidatakse saldokinnitusel nõuete nominaalsummad, millest ei ole maha arvatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi; 7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvelevõtmine. (19) Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada; 2) varude liikumine toimub inventuurikomisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi; 3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus; 4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topeltlugemise vältimiseks; 5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id); 6) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse; 7) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt; 8) allkirjastatud aktide põhjal tehakse raamatupidamisüksuses vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse, leitud puudu- ja ülejäägid võetakse arvele vastavatele kontodele. (20) Materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute füüsiline inventuur toimub sarnaselt varude inventuurile, kuid ettetäidetud lugemislehtedel kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Inventuuri läbiviimisel tehakse järgmised toimingud: 1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust; 2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku netorealiseerimismaksumust; 3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses; 4) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostatakse varade mahakandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille põhjal raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja või vanemraamatupidaja koostab kinnisvarainvesteeringute ja materiaalse põhivara korrigeerimiskanded. (21) Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud: 1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) välisvaluutas fikseeritud kohustuste (v.a ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel; 3) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 4) intressikandvate kohustuste tekkepõhine intressiarvestus; 5) maksukohustuste võrdlemise e-Maksuameti väljavõtetega; 6) saldokinnituste ja teatiste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega; 7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvele võtmine. (22) Saldoandmike võrdlus: 1) avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid; 2) maksude saldosid võrreldakse e-Maksuameti kontokaartidega ja maksuameti poolt ametiasutusele esitatud teatistega; 3) saldode võrdluseks saadab asutus e-postiga teisele tehingupartnerile saldode võrdluse kõikide saldode kohta juhul kui asutuste saldod Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemis erinevad või teine tehingupartner ei ole saldoandmiku esitamise tähtajaks Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi oma saldoandmikku esitanud; 4) kui omavahelistes saldodes on erinevused, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku; 5) kui omavahelistes saldodes on erinevused ja võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsustele, teatakse sellest Rahandusministeeriumile, kes pakub välja lahenduse või koostab ministeeriumipoolsed konsolideerivad kanded. (23) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Kasutamata puhkusepäevade arvestust peab ametiasutuse või hallatava asutuse juhi poolt määratud personalitöö eest vastutav isik. (24) Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitatakse raamatupidamisosakonnale hiljemalt aruandeaasta lõpule järgneva kuu viimaseks tööpäevaks. Hallatavate asutuste juhid vastutavad kasutamata puhkusepäevade andmete õigeaegse esitamise eest.
(1) Ametiasutuse raamatupidamise dokumente hoitakse raamatupidamisosakonnas 2 aastat. Seejärel antakse dokumendid üle ametiasutuse arhiivi korrastamise eest vastutavale teenistujale, dokumendid säilitatakse ametiasutuse arhiivis. Ametiasutuse põhivara arvestuse, bilansiväliste varade arvestuse ja inventuuride dokumendid hoitakse raamatupidamisosakonnas raamatupidamisosakonna juhataja/pearaamatupidaja kapis. (2) Hallatava asutuse majandusaasta raamatupidamise dokumendid antakse hallatava asutuse juhile üle vanemraamatupidaja poolt, kes korraldab asutuse raamatupidamisarvestust, pärast omavalitsusüksuse majandusaasta aruande kinnitamist Põltsamaa Linnavolikogus. Hallatava asutuse raamatupidamise dokumente säilitatakse hallatavas asutuses arhiivis. (3) Ametiasutuse teenistujate isikukontokaardid antakse vanemraamatupidaja poolt arvutiprogrammist prindituna üle ametiasutuse arhiivi korrastamise eest vastutavale teenistujale ja hallatavate asutuste töötajate isikukontokaardid antakse vanemraamatupidajate poolt arvutiprogrammist prindituna üle hallatava asutuse juhile hiljemalt majandusaastale järgneva aasta 20. jaanuariks. (4) Raamatupidamise dokumentide säilitustähtajad: 1) majandusaasta aruannet säilitatakse alaliselt; 2) isikukontokaarte säilitatakse 50 aastat; 3) 7 aastat säilitatakse raamatupidamise algdokumente alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati; raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid dokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, alates vastava majandusaasta lõpust; pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud dokumente pärast kehtimisaja möödumist; raamatupidamise sise-eeskiri pärast selle muutmist või asendamist. (5) projektide raamatupidamise dokumente säilitatakse vastavalt projekti finantseerinud toetuse andja poolsetele tingimustele.
[Käesolevast tekstist välja jäetud.]
Määruses sätestatud põhimõtteid rakendatakse alates 01. maist 2013.
Määrus jõustub üldises korras.