(1) Määrusega asutatakse menetlusandmete ja isikuandmete töötlemiseks peetav riigi infosüsteemi kuuluv andmekogu ametliku nimetusega e-toimiku süsteem. (2) E-toimiku eesmärk on: 1) tagada ülevaade kriminaal-, väärteo-, tsiviil- ja haldusmenetluses menetletavatest asjadest ning seaduses sätestatud juhtudel alustamata jäetud menetlustest; 2) kajastada menetluste käigus tehtud toiminguid; 3) võimaldada menetlejate, kohtute ja teiste seaduses sätestatud asutuste töö korraldamist; 4) võimaldada andmete ja dokumentide elektroonilist edastamist; 5) tagada kriminaal-, karistus- ja õiguspoliitiliste otsuste tegemiseks ning süsteemi sisemise töökorralduse analüüsimiseks ja planeerimiseks vajaliku statistika ja analüüsi koostamine.
(1) E-toimiku süsteemi peetakse ühetasandilise elektroonilise andmekogunasüsteem koosneb järgmistest osadest: 1) põhisüsteem; 2) avalik liides; 3) kriminaalmenetluse liides; 4) väärteomenetluse liides; 5) digitaalne toimik; 6) statistikakeskkond; 7) muud e-toimiku süsteemiga liidestatud infosüsteemid ja tehnilised komponendid.
(1¹) Statistikakeskkond koosneb keskandmekogu ja andmeandjate edastatavatest andmetest, mida töödeldakse pseudonüümitud kujul, välja arvatud ametniku nimi, isikukood ja tema töötamise andmed, mida töödeldakse isikustatud kujul.
(2) E-toimiku süsteemi kantakse andmeid ja e-toimiku süsteemi kantud andmeid kasutatakse andmevahetuskihi X-tee kaudu.
(3) E-toimiku süsteemi pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ja e-toimiku süsteemi andmed säilitatakse digitaalsel kujul.
(4) E-toimiku süsteem saab andmevahetuskihi X-tee kaudu andmeid teistest andmekogudest seaduses sätestatud ülesannete täitmiseks vastavalt kokkuleppele nende andmekogude vastutavate töötlejatega.
(1) E-toimiku süsteemi esitavad andmeid väärtegude kohtuvälised menetlejad, uurimisasutus, prokuratuur, kohus, menetlusosalised ja teised menetluses osalevad isikud.
(2) E-toimiku süsteemi esitatakse andmed kas e-toimiku süsteemi liidese või e-toimiku süsteemiga liidestatud teise andmekogu kaudu (edaspidi koos põhisüsteem).
(3) E-toimiku süsteemi liidesed on: 1) avalik liides; 2) kriminaalmenetluse liides; 3) väärteomenetluse liides.[Kehtetu]
(4) E-toimiku süsteemiga liidestatud teised andmekogud on: 1) kohtute infosüsteem; 2) infosüsteem POLIS; 3) muu kohtuvälise menetleja andmekogu, milles töödeldakse ja mille kaudu esitatakse e-toimiku süsteemi väärteomenetluse andmeid; 4) riigi õigusabi infosüsteem; 5) avalik-õiguslike nõuete esitamise ja jaotamise infosüsteem; 6) maksukohustuslaste register maksukorralduse seaduse § 17 lõikes 21 sätestatud osas; 7) maksekäsu kiirmenetluse infosüsteem; 8) vangiregister.[Kehtetu]
(1) E-toimiku süsteemi vastutav töötleja on «Kriminaalmenetluse seadustiku» § 210 lõike 4, «Väärteomenetluse seadustiku» § 811 lõike 4 ja «Tsiviilkohtumenetluse seadustiku» § 601 lõike 4 kohaselt Justiits- ja Digiministeerium (edaspidi vastutav töötleja).
(2) E-toimiku süsteemi andmeid töötlevad volitatud töötlejad (edaspidi volitatud töötleja) on: 1) kohtudkohus; 2) prokuratuur; 3) politseiasutused; 4) «Kriminaalmenetlusekriminaalmenetluse seadustiku» §-s 31 nimetatud uurimisasutused; 5) «Väärteomenetluse seadustiku» §-s 9 nimetatud kohtuvälised menetlejad; 6) julgeolekuasutused; 7) kohtutäiturid; 8) maksukorralduse seaduse § 17 lõikes 31 nimetatud maksukohustuslaste registri volitatud töötlejadmuud seaduses sätestatud asutused nende pädevuse piires; 9) vanglad ja arestimajad; 10) kriminaalhooldaja kriminaalhooldusseaduse § 3 lõike 1 tähenduseskriminaalhooldusametnikud.
(3) E-toimiku süsteemi arendab, hooldab ja majutab Justiits- ja Digiministeeriumi hallatav riigiasutus Registrite ja Infosüsteemide Keskus (edaspidi keskus).
(4) Väärteomenetluse liidese tehniliseks volitatud töötlejaks on Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus, kes töötleb andmeid üksnes väärteomenetluse liidese tehnilise haldamise, arendamise, hooldamise ja toimimise tagamise eesmärgil vastutava töötleja juhiste alusel.
Vastutav töötleja: 1) korraldab e-toimiku süsteemi pidamiseks vajalike projekteerimis- ja arendustööde tegemise; 2) vastutab e-toimiku süsteemi pidamise, järjepideva toimimise ning andmete väljastamise õiguspärasuse ja otstarbekuse eest; 3) määrab e-toimiku süsteemi turvanõuded ja juhib e-toimiku süsteemi pidamist, andes volitatud töötlejale ja keskusele selleks vajalikke juhiseid või korraldusi; 4) teostab e-toimiku süsteemi pidamise üle järelevalvet; 5) võtab andmete turvalisuse – käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse – tagamiseks kasutusele e-toimiku süsteemi turvanõuetele vastavad organisatsioonilised, füüsilised ja infotehnoloogilised turvameetmed ning rakendab neid järjepidevalt; 6) korraldab koostöös keskusega e-toimiku süsteemi kantud andmete säilimise vastavalt kehtestatud nõuetele ja selleks varukoopiate tegemise ning muude organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste meetmete rakendamise; 6¹) korraldab järelevalvet e-toimiku süsteemi kasutamise, juurdepääsuõiguste ja logide kontrollimise üle; 7) täidab teisi ülesandeid, mis käesoleva määrusega on antud tema pädevusse.
(1) Volitatud töötleja: 1) vastutab enda poolt e-toimiku süsteemi sisestatud andmete õigsuse eest; 2) määrab isikud, kellel on õigus sisestada ja kasutada e-toimiku süsteemi andmeid; 3) annab e-toimiku süsteemi andmetes puuduste avastamise korral sellest viivitamata teada keskusele, välja arvatud juhul, kui tal on võimalik puudus iseseisvalt kõrvaldada või kui avastatud puudus on ebaoluline; 4) korraldab koostöös keskusega e-toimiku süsteemi sisestamata jäetud andmete sisestamist ja ebaõigete andmete parandamist; 5) tagab e-toimiku süsteemi andmete sisestamise, muutmise ja kustutamise ning e-toimiku süsteemi andmetega tutvumise ainult selleks õigust omavatele isikutele; 6) võtab andmete turvalisuse – käideldavusetagab, tervikluseet andmeid töötlevad üksnes sellise õigusega isikud vastavalt õigusaktides sätestatud eesmärgile ja konfidentsiaalsuse – tagamiseks kasutusele e-toimiku süsteemi ja põhisüsteemi turvanõuetele vastavad organisatsioonilised, füüsilised ja infotehnoloogilised turvameetmed ning rakendab neid järjepidevaltulatusele; 7) täidab teisi ülesandeid, mis käesoleva määrusega on antud tema pädevusse.
(2) Volitatud töötleja määrab oma pädevusse kuuluvate isikuandmete töötlemise eest vastutavad isikud ning tagab andmesubjekti õiguste teostamise seaduses sätestatud korras.
(1) E-toimiku süsteemi sisestatud andmeid säilitatakse menetlusseadustikesseadustes ja nende alusel antud õigusaktides sätestatud korrastähtaja jooksul.
(2) Säilitamistähtaja möödumisel andmed: 1) kustutatakse; 2) anonüümitakse või 3) antakse üle Rahvusarhiivile vastavalt arhiiviseadusele ja Rahvusarhiivi hindamisotsusele.
(3) Vastutav töötleja tagab tehniliste ja korralduslike meetmete olemasolu andmete kustutamiseks ning arhiveerimiseks.
(1) Vastutav töötleja võimaldab volitatud töötlejale juurdepääsuJuurdepääs e-toimiku süsteemi andmetele põhisüsteemi vahendusel. Juurdepääsu ulatus ning piirangudvõimaldatakse üksnes seadusest tuleneva ülesande täitmiseks ja ulatuses, mis on sätestatud §-des 16–181vajalik konkreetse ülesande täitmiseks.
(2) E-toimiku süsteemi teenustaseme tingimused ja tehnilised juurdepääsutingimused põhisüsteemidele on sätestatud justiitsministri määruses, mis on kooskõlastatud volitatud töötlejaga.
(3) E-toimiku süsteemis kannete ja päringute tegemise õigus on volitatud töötlejal üksnes tema seadusest ja teistest õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmiseks.
(3¹) Kui seadusega on ette nähtud dokumentide või andmete edastamine § 4 lõikes 2 nimetatud volitatud töötlejate vahel, võimaldatakse volitatud töötlejatele juurdepääs e-toimiku süsteemis olevatele andmetele ja dokumentidele e-toimiku süsteemi liidese või e-toimiku süsteemiga liidestatud teise andmekogu vahendusel või edastatakse andmed ja dokumendid e-toimiku süsteemi ja § 3 lõikes 4 nimetatud e-toimiku süsteemiga liidestatud andmekogu vahel, välja arvatud juhul, kui andmete või dokumentide edastamine või nendele juurdepääsu võimaldamine sellisel viisil osutub tehnilistel põhjustel võimatuks.
(4) E-toimiku avaliku liidese kasutajatel on e-toimiku süsteemi kannete ja päringute tegemise õigus seaduses lubatud juhtudel ja mahus.
(5) Vastutaval töötlejal on õigus kontrollida kannete ja päringute vastavust käesoleva paragrahvi lõigetele 3 ja 4. Väärkasutuse avastamine võib olla aluseks e-toimiku süsteemi kasutusõiguse piiramiseks, peatamiseks või lõpetamiseks.
(1) Andmete salastatuse astmed e-toimiku süsteemis on järgmised: 1) avalik; 2) piiratud juurdepääsuga; 3) salastatud. (2) Salastatuse astme määrab andmeid sisestav volitatud töötleja, lähtudes seadusest ja andmete iseloomust. (3) Avalikel andmetel puuduvad juurdepääsupiirangud ning need kuuluvad seaduses sätestatud juhtudel avalikustamisele. (4) Piiratud juurdepääsuga andmetel on osaline juurdepääsupiirang. Piiratud juurdepääsuga andmeid näeb piisavate õiguste olemasolu korral see volitatud töötleja töötaja, kes asja menetleb või kes on asja menetlenud. Paragrahvi 4 lõike 2 punktides 1–4 ja 6 nimetatud volitatud töötlejate töötajad näevad piisavate õiguste olemasolu korral järgmisi piiratud juurdepääsuga andmeid: 1) kriminaalmenetluses § 17 lõikes 2 loetletud andmeid ning sündmuste ja toimingute nimekirja; 2) väärteomenetluses § 18 lõikes 2 loetletud andmeid. (4¹) E-toimiku süsteemi avaliku liidese kaudu näeb piiratud juurdepääsuga andmeid üksnes see isik, kelle kohta need andmed on kogutud, kui nende andmete vaatamiseks ei ole seatud talle piirangut. (5) Salastatud andmetel on täiendavad juurdepääsupiirangud, millest tulenevalt näevad neid vaid §-des 17–181 nimetatud isikud nimetatud paragrahvides sätestatud ulatuses. (6) Andmesubjekti õigust tutvuda tema kohta kogutud andmetega võib piirata üksnes seaduses sätestatud alusel ja ulatuses. (7) Juurdepääsupiirang peab olema põhjendatud ja tähtajaline. (8) Piirangu aluse äralangemise korral tuleb andmesubjektile võimaldada juurdepääs tema kohta kogutud andmetele.
(1) Salastatud andmeid näevad tsiviil- ja halduskohtumenetluses üksnes § 4 lõike 2 punktis 1 nimetatud volitatud töötlejate järgmised töötajad: 1) aktiivne menetleja, sealhulgas menetlusgrupi liige, kes menetleb tsiviil- või halduskohtuasja, milles need andmed asuvad; 2) selle kohtu esimees ja kantseleijuhataja, kus tsiviil- või halduskohtuasja menetletakse. (2) Kui täiendav juurdepääsupiirang on tervel tsiviil- või halduskohtuasjal, on § 4 lõike 2 punktis 1 nimetatud volitatud töötlejate töötajatele, keda ei ole nimetatud käesoleva paragrahvi lõikes 1, nähtavad ainult järgmised põhiandmed: 1) kohtuasja number; 2) kohtuasja pealkirja asemel märge «konfidentsiaalne»; 3) kohtuasja menetlev kohus või kohtumaja. (3) Kui tsiviil- või halduskohtuasjas antakse isikule riigi õigusabi, edastatakse riigi õigusabi andmise määrus § 3 lõike 4 punktis 4 nimetatud infosüsteemi § 15 lõikes 31 sätestatud viisil. (4) Kui isiku vastu on halduskohtuasjas täitemenetluse seadustiku § 2 lõike 1 punktis 2 nimetatud täitedokumendist tulenev nõue ning see edastatakse täitemenetluse läbiviimiseks, edastatakse täitedokument § 3 lõike 4 punktis 5 nimetatud infosüsteemi § 15 lõikes 31 sätestatud viisil. (5) Kui isik peab tsiviil- või halduskohtuasjas kandma maksukorralduse seaduse § 1 lõikes 6 nimetatud rahalisi kohustusi, edastatakse rahalise kohustuse aluseks olev dokument § 3 lõike 4 punktis 6 nimetatud registrisse § 15 lõikes 31 sätestatud viisil. (6) Kui tsiviilkohtumenetluse seadustikus ette nähtud juhul läheb maksekäsu kiirmenetlus üle hagimenetluseks, edastatakse asja kohta käivad põhiandmed ja hagimenetluse alustamise aluseks olev dokument § 3 lõike 4 punktis 7 nimetatud infosüsteemist e-toimiku süsteemi § 15 lõikes 31 sätestatud viisil. (7) Rahapesu Andmebüroo ametnikule võimaldatakse juurdepääs e-toimiku süsteemi andmetele ulatuses, mis on vajalik rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks.
(1) E-toimiku süsteemi statistikakeskkond (edaspidi statistikakeskkond) on e-toimiku süsteemi kuuluv ning selle andmeid koondav keskkond, kus neid andmeid töödeldakse statistilisel eesmärgil karistus- ja õiguspoliitiliste otsustuste tegemiseks ning vastutava ja volitatud töötleja sisemise töökorralduse analüüsimiseks ja planeerimiseks.
(2) Paragrahvi 4 lõike 2 punktides 1–5 nimetatud volitatud töötlejad võivad statistilisel eesmärgil oma sisemise töökorralduse analüüsimiseks ja planeerimiseks taotleda vastutavalt töötlejalt juurdepääsu statistikakeskkonnale.
(3) Statistikakeskkonnale juurdepääsu saamiseks esitab käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud volitatud töötleja juht vastutavale töötlejale allkirjastatud taotluse, milles märgitakse isiku kohta, kellele taotletakse õigust juurde pääseda statistikakeskkonnale, järgmised andmed: 1) asutus, kus isik töötab; 2) ees- ja perekonnanimi; 3) isikukood; 4) ametikoht; 5) asutuse IP-aadress; 6) juurdepääsuõiguse taotluse põhjendus, kui juurdepääsuõigust taotletakse rohkem kui ühele isikule.
(4) Iga käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud volitatud töötleja võib taotleda juurdepääsuõigust ühele isikule. Rohkem kui ühele isikule juurdepääsuõiguse taotlemist peab volitatud töötleja taotluses põhjendama.
(5) Käesoleva paragrahvi lõikes 3 nimetatud taotluse näidisvorm avaldatakse Registrite ja Infosüsteemide Keskuse veebilehel. Taotlustaotlus esitatakse digitaalselt allkirjastatuna aadressil stats@rikJustiits- ja Digiministeeriumile.ee.
(6) Käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud volitatud töötleja juurdepääsu võimaldamise statistikakeskkonnale otsustab vastutav töötleja.
(7) Statistikakeskkonnas asuvatele e-toimiku süsteemi andmetele juurdepääsu võimaldamisel järgitakse käesoleva määruse §-des 16–181 sätestatud e-toimiku süsteemi andmetele juurdepääsu ulatust ja piiranguid
(8) Vastutav töötleja otsustab statistikakeskkonnale juurdepääsu õiguse andmise või selle andmisest keeldumise kümne tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest.
(9) Käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud volitatud töötleja on kohustatud teatama vastutavale töötlejale teenistussuhte lõppemisest isikuga, kellele juurdepääsuõigus on antud, hiljemalt teenistussuhte lõppemise päeval.
(1) Järelevalvet e-toimiku süsteemi pidamise üle teostab vastutav töötleja. Andmekaitse Inspektsioon ning Riigi Infosüsteemi Amet teostavad järelevalvet oma pädevuse piires. (2) Järelevalvet teostaval ametnikul on õigus tutvuda e-toimiku süsteemi kantud andmetega, siseneda ruumidesse, kus andmeid töödeldakse või kus paiknevad töötlemiseks kasutatavad seadmed, ning saada teavet andmete väljastamise ja kasutamise kohta. (3) Vastutava töötleja volitatud ametnik kontrollib e-toimiku süsteemi pidamisel ja andmete töötlemisel, et volitatud töötleja ja keskus peavad kinni seadustest, käesolevast määrusest ning vastutava töötleja juhistest ja korraldustest. (4) Järelevalve teostamisel vastutav töötleja: 1) teeb ettekirjutusi volitatud töötlejale või keskusele nende e-toimiku süsteemi pidamisel ja andmete töötlemisel tehtavate toimingute kooskõlla viimiseks seadustega; 2) võib e-toimiku süsteemi kantud andmete väärkasutamise avastamise korral nõuda volitatud töötlejalt või keskuselt kasutaja e-toimiku süsteemile juurdepääsu piiramist, peatamist või lõpetamist; 3) teeb ettepanekuid pädevale asutusele või ametiisikule avastatud rikkumistes süüdi olevate isikute väljaselgitamiseks ja vastutusele võtmiseks; 4) kontrollib logisid ja juurdepääsuõiguste kasutamist vähemalt üks kord aastas. (5) E-toimiku süsteemi pidamises puuduste ilmnemisel on volitatud töötleja ja keskus kohustatud likvideerima järelevalvet teostanud asutuse ettekirjutuses märgitud puudused määratud tähtaja jooksul.
(1) Iga eE-toimiku süsteemi tehtud päringusüsteemis logitakse kõik isikuandmetega tehtavad toimingud, kande,sealhulgas andmete või dokumentide edastamise kohta säilitatakse: 1) vaatamine 2) sisestamine; 3) muutmine; 4) kustutamine; 5) edastamine.
(2) Logi sisaldab vähemalt järgmised andmed: 1) kasutajatoimingu teinud isiku ees- ja perekonnanimi ning isikukoodperekonnanime; 2) põhisüsteemtoimingu teinud isiku isikukoodi või muud unikaalset tunnust; 3) kuupäev ja kellaaegtoimingu aega; 4) toimingu liiki; 5) öödeldud andmete viidet.
(23) Logitud andmeid konkreetse menetluse kohtaLogisid säilitatakse menetluse lõppemisenikolm aastat, kui seadusest ei tulene teisitipikemat tähtaega. Muid logisid säilitatakse kolm aastat päringu või kande tegemisest arvates.
E-toimiku süsteemi likvideeriminelõpetamine toimub seaduse alusel. Andmekogu lõpetamisel tagatakse arhiiviväärtuslike andmete üleandmine Rahvusarhiivile ning muude andmete hävitamine või üleandmine vastavalt õigusaktidele.