Käesolevas määruses sätestatakse „Kaitseväe korralduse seaduse” § 37 lõike 1 punktis 4, ja lõikes 2 ning, § 415 lõigetes 1 ja371 lõike 42 punktis 3, §-s 415 ning § 541 lõike 2 punktis 2 sätestatud viisil kogutud teabe dokumenteerimiseks avatud teabetoimiku (edaspidi toimik) pidamise, säilitamise ja hävitamise kord.
(1) Toimikut peetakseToimikus säilitatakse „Kaitseväe korralduse seaduse” § 37 lõike 1 punktis 4 sätestatud viisil riigi sõjaliseks kaitsmiseks kogutud ja töödeldud teabelõikes 2, § 37 lõikes371 lõike 42 punktis 3, §-s 415 ning § 541 lõike 2 punktis 2 sätestatud viisil rahvusvahelise sõjalise operatsiooni ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks kogutud ja töödeldud teabe ning § 415 lõigetes 1 ja 3 sätestatudmuul viisil taustakontrolli teostamiseks kogutud ja töödeldud teabe dokumenteerimiseks ja säilitamiseksteavet.
(2) Toimik avatakse Kaitseväe juhataja või tema poolt volitatud ametniku kirjaliku otsuse alusel.
(3) Otsus toimiku avamiseks tehakse vajadusel iga juhtumi või nõude kohta eraldi.
(4) Toimiku avamise otsus peab sisaldama: 1) otsuse tegija ametinimetust ja nime, otsuse tegemise kuupäeva; 2) toimiku avamise ajendit ja teabe kogumise viise; 3) otsuse toimiku vastava Kaitseväe struktuuriüksuse menetlusse andmise kohta; 4) otsuse tegija allkirja.
(5) Toimiku avamise otsusele antakse selle otsusega alustatud toimiku number.
(1) Toimikud hävitatakse pärast säilitustähtaja möödumist vastavalt «Arhiiviseadusele» ning selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud korrale.
(2) Toimikud, mis on lõpetatud põhjusel, et teabe kogumise alustamise ajendiks olnud esialgne teave ei ole leidnud kinnitust, hävitatakse pärast nende lõpetamist üldise korra kohaselt.
(3) ToimikuteToimiku hävitamise kohtaotsustamiseks moodustab Kaitsevägi vähemalt kolmeliikmelise komisjoni. Komisjon koostab Kaitseväe juhataja käskkirjatoimiku hävitamiseks „Arhiiviseaduse” § 13 alusel moodustatud komisjon vastavalt arhiivieeskirja punktile 97kehtestatud määruse nõuetele vastava hävitamisakti. Akti kinnitabHävitamisakti allkirjastab Kaitseväe juhataja.
(4) Hävitamisele kuuluvad toimikud hävitab komisjon täiendades hävitamisakti andmetega hävitamisaja kohta.
(5) Riigisaladust või salastatud välisteavet sisaldavate toimikute hävitamisel arvestatakse «Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadusest» ning selle alusel kehtestatud õigusaktidest tulenevate erisustega.