(1) Välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste ja nende isikkoosseisu andmekogu on asutatud välisministri 26. aprilli 2007. a määrusega nr 3 «Välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste ja nende isikkoosseisu andmekogu asutamine ja pidamine». (2) Andmekogu nimi on «Välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste ja nende isikkoosseisu register» (edaspidi andmekogu).
Andmekogu eesmärk on «Välissuhtlemisseadusega» Välisministeeriumile pandud ülesannete täitmiseks arvestuse pidamine Eestis tegutsevate välisriigi diplomaatiliste esinduste, konsulaarasutuste ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste (edaspidi välisriigi esindus) kasutuses olevate ruumide, töötajate ja nende perekonnaliikmete, esindustele ja nende töötajatele kuuluvate mootorsõidukite registreerimise ning diplomaadi- ja teenistuskaartide väljaandmise üle.
Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja on Välisministeerium.
(1) Andmekogu peetakse ühetasandilise andmebaasina digitaalselt ja paberkandjal. (2) Andmekogu koosseisu kuuluvad: 1) digitaalsed registrikaardid ja 2) alusdokumentide toimikud.
(1) Andmed kantakse andmekogusse järgmiste dokumentide alusel: 1) välisriigi esinduse noot; 2) diplomaadi- ja teenistuskaardi taotlus; 3) diplomaadi- ja teenistuskaardi lisataotlus; 4) diplomaadi- ja teenistuskaardi taotleja passi koopia; 5) mootorsõiduki registreerimistunnistuse koopia. (2) Andmekogule esitab andmed välisriigi esindus, kes taotleb § 6 lõikes 1 nimetatud toimingu tegemist.
(1) Andmekogusse kantakse andmed järgmiste toimingute kohta: 1) välisriigi esinduse registreerimine; 2) diplomaadikaardi väljaandmine välisriigi esinduse diplomaadile ja tema perekonnaliikmele; 3) teenistuskaardi väljaandmine välisriigi esinduse haldustöötajale, abitöötajale, koduteenijale ja nende perekonnaliikmele (edaspidi haldustöötaja), välisriigi esinduses töötavale Eesti kodanikule või alalisele elanikule ning aukonsulile; 4) tõendi väljastamine välisriigi esinduse diplomaadile, haldustöötajale või nende perekonnaliikmele mootorsõiduki registreerimiseks Maanteeameti regionaalses allasutuses; 5) tõendi väljastamine välisriigi esinduse diplomaadile, haldustöötajale või nende perekonnaliikmele mootorsõidukile uue numbrimärgi ja duplikaadi tellimiseks; 6) andmekogu kasutamine. (2) Välisriigi esinduse registreerimise kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) välisriigi esinduse juhi ees- ja perekonnanimi; 2) välisriigi esinduse nimi eesti ja inglise keeles; 3) välisriigi esinduse asukoht; 4) välisriigi esinduse kontaktandmed (aadress, avalik telefoninumber, faksinumber, e-post, koduleht); 5) välisriigi esinduse osakonnad (nimetus, kontaktandmed); 6) välisriigi rahvuspüha; 7) välisriigi esinduse hädaabitelefoni number; 8) välisriigi esinduse juhi residentsi asukoht ja kontaktandmed (aadress ja telefoninumber); 9) asjakohased lisaandmed. (3) Diplomaadi- ja teenistuskaardi väljaandmise kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) välisriigi esinduse nimi ja aadress; 2) taotleja perekonnanimi; 3) taotleja eesnimi; 4) taotleja tiitel; 5) taotleja sünniaeg; 6) taotleja asukoht; 7) taotleja sugu; 8) taotleja kodakondsus; 9) taotleja perekonnaseis; 10) taotleja kontaktandmed (aadress ja telefoninumber); 11) taotleja foto; 12) taotleja allkiri; 13) taotleja passi nimetus (dokumendi liik); 14) taotleja passi number; 15) taotleja passi väljaandja; 16) taotleja passi kehtivus; 17) taotleja välisriigi esinduse ametikohale asumise aeg ja eeldatav ametiaja lõppemise aeg; 18) taotleja ametikoha nimetus eesti ja inglise keeles; 19) samal ametikohal varem töötanud isiku ees- ja perekonnanimi või teave uue ametikoha loomise kohta; 20) taotleja ametist lahkumise aeg; 21) taotleja ametist lahkumise põhjus; 22) kui taotleja on suursaadik, siis tema volikirja üleandmise aeg; 23) taotlejale varem väljaantud kaardi number ja kehtivus; 24) kaardi kategooria (A, B, C, D, E, F või HC «Välissuhtlemisseaduse» § 9 lõike 10 alusel kehtestatud välisministri määruse kohaselt); 25) kaardi kehtivuse lõppemise kuupäev; 26) kaardi kehtivuse lõppemise põhjus; 27) asjakohased lisaandmed. (4) Välisriigi esinduse diplomaadi või haldustöötaja perekonnaliikmele diplomaadi- või teenistuskaardi väljaandmise kohta kantakse andmekogusse lisaks lõikes 3 toodud andmetele: 1) perekonnaliikme perekonnanimi; 2) perekonnaliikme eesnimi; 3) perekonnaliikme tiitel; 4) perekonnaliikme sünniaeg; 5) perekonnaliikme kodakondsus; 6) perekonnaliikme elukoht; 7) perekonnaliikme sugulusaste taotlejaga; 8) perekonnaliikme passi nimetus (dokumendi liik); 9) perekonnaliikme passi number; 10) perekonnaliikme passi väljaandja; 11) perekonnaliikme passi kehtivus; 12) perekonnaliikme foto; 13) perekonnaliikme allkiri. (5) Välisriigi esinduse, selle diplomaadi või haldustöötaja või nende perekonnaliikme omanduses või kasutuses oleva mootorsõiduki registreerimise kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) välisriigi esinduse nimi; 2) mootorsõiduki omaniku nimi; 3) mootorsõiduki liik; 4) mootorsõiduki kere tüüp; 5) mootorsõiduki mark; 6) mootorsõiduki mudel; 7) mootorsõiduki värvus; 8) mootorsõiduki väljalaskeaasta; 9) mootorsõiduki VIN-kood; 10) mootorsõiduki kasutaja nimi; 11) mootorsõiduki riikliku registreerimismärgi number; 12) mootorsõiduki registreerimistunnistuse number ja väljastamise kuupäev; 13) mootorsõiduki registrist kustutamise kuupäev; 14) mootorsõidukiga seotud probleemid; 15) märkused. (6) Andmekogu kasutajate kohta hoitakse andmekogus järgmisi andmeid: 1) kasutaja ees- ja perekonnanimi; 2) ametiasutus ja osakond, kus kasutaja töötab; 3) andmekogusse viimase logimise aeg.
Andmete andmekogusse kandmisel lähtub volitatud töötleja toimingute tegemise kohta õigusaktides sätestatud tähtaegadest.
Andmete esitaja vastutab alusdokumentidel olevate andmete õigsuse eest. Andmekogusse kantavate ja sealt väljastatavate andmete vastavuse eest andmekogusse esitatud andmetele vastutab volitatud töötleja oma pädevuse piires.
Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagab andmekogusse kantud andmete töötlemise «Avaliku teabe seaduse» ja «Isikuandmete kaitse seaduse» kohaselt.
(1) Andmekogusse kantud andmeid säilitatakse alaliselt, välja arvatud andmed andmekogu kasutajate kohta, mida säilitatakse 52 nädalat. (2) Andmekogusse kantud isikuandmed arhiveeritakse pärast välisriigi esinduse töötaja või tema perekonnaliikme akrediteeringu lõppemist. Arhiveeritud andmed aktiveeritakse välisriigi esinduse töötaja uuesti Eestisse akrediteerimisel. (3) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava ja volitatud töötlejate asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need «Arhiiviseaduse» ja muude seaduste ning nende alusel kehtestatud õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.
Andmekogu turvaklass on K2T1S2 ning turbeaste on keskmine.
(1) Andmekogusse kantud andmetele võimaldatakse juurdepääs kooskõlas «Avaliku teabe seadusega» ja «Isikuandmete kaitse seadusega». (2) Välisministeeriumi kodulehel avalikustatakse käesoleva määruse § 6 lõike 2 punktides 1–6 nimetatud andmed, lõike 3 punktides 2–4 ja 18 nimetatud andmed diplomaadi kohta ning lõike 4 punktides 1–3 nimetatud andmed diplomaadi abikaasa kohta. (3) Andmekogusse kantud lõikes 2 nimetamata andmete kohta kehtib juurdepääsupiirang ning neid ei avalikustata.
(1) Andmekogust väljastatakse andmeid üldjuhul teabenõude täitmisega või päringule vastamisega. (2) Andmekogusse kantud andmeid, mille kohta kehtib juurdepääsupiirang, võib väljastada andmesubjektile. Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning juriidilistele isikutele võib andmeid väljastada, kui see on vajalik neile seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesande täitmiseks ega ole vastuolus seaduste ega muude õigusaktidega. (3) Politsei- ja Piirivalveametil ning Kaitsepolitseiametil on juurdepääs andmebaasile diplomaadi- ja teenistuskaardi kehtivuse kontrolliks Interneti kaudu. (4) Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisil ja milliseid juurdepääsupiiranguga isikuandmeid andmekogust väljastatakse.
(1) Andmekogu pidamise seaduslikkuse järele valvab Andmekaitse Inspektsioon. (2) Andmekogu pidamise järele valvama volitatud isikul on õigus tutvuda andmekogusse kantud andmete ja nende alusdokumentidega, siseneda ruumidesse, kus andmeid töödeldakse või kus paiknevad töötlemiseks kasutatavad seadmed, ning saada volitatud töötlejalt teavet andmete väljastamise ja kasutamise kohta. (3) Andmekogu pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on vastutav töötleja kohustatud viivitamata kõrvaldama järelevalvet teostanud isikute ettekirjutustes kajastatud põhjendatud puudused.
Andmekogu pidamisega seotud isikud on kohustatud hoidma saladuses neile tööülesannete täitmisel teatavaks saanud andmeid, mida ei ole antud avalikuks kasutamiseks.
Andmekogu rahastatakse vastutava töötleja eelarvest.
Andmekogu tegevus lõpetatakse Vabariigi Valitsuse 28. veebruari 2008. a määruse nr 58 «Riigi infosüsteemi haldussüsteem» kohaselt. Minister Urmas PAET Kantsler Marten KOKK