Määrusega asutatakse Harku valla personaliarvestuse register Persona (edaspidi register) ning kinnitatakse selle pidamise kord.
Registri pidamise eesmärk on: 1) koondada ja süstematiseerida Harku Vallavalitsuse ametiasutuse ja vallavalitsuse hallatavates asutustes (ametiasutus ja hallatav asutus edaspidi koos nimetatud asutus) töö- või teenistussuhtes olevate töötajate või ametnike (edaspidi teenistuja) andmeid, pidada nende alusel personaliarvestust ning tagada eelpoolnimetatud asutustele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu; 2) teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud kehtivad andmed; 3) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.
(1)Registrit peetakse infotehnoloogilise standardlahendusega andmekoguna.
(2)Andmeid (sh logifaile registrile juurdepääsu õiguse andmise ja muutmise kohta) töödeldakse ja säilitatakse digitaalsel kujul.
(3)Registris peetakse personaliarvestust ameti-, teenistus- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja ametikohtade koosseisust.
(4)Registris on aruandluskeskkond valla ja riigi aruannete koostamiseks.
(1)Registri vastutav töötleja on Harku Vallavalitsus.
(2)Vastutava töötleja õiguste teostaja on Harku Vallavalitsuse vallakantselei.
(3)Vallakantselei teenistuja, kellel on registri administraatori õigused, võimaldab vallavalitsuse teenistujale ja hallatava asutuse administraatorile registrile juurdepääsuõiguse ulatuses, milles see on vajalik vastavalt tema kasutajarollile registris teostatavate toimingute täitmiseks. 3 (3¹) Hallatava asutuse administraator võimaldab hallatava asutuse teenistujale registrile juurdepääsu.
(4)Vastutav töötleja: 1) korraldab ja juhib registri pidamist ja kasutajate haldamist; 2) vastutab registrisse sisestatud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest; 3) vastutab registri pidamise seaduslikkuse eest; 4) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid; 5) vastutab kõrvaliste isikute andmetele juurdepääsu vältimise ning andmete omavolilisest töötlemisest hoidumise eest.
(1)Registri volitatud töötleja on AS Fujitsu Estonia.
(2)Volitatud töötleja: 1) majutab, hooldab ja haldab registrit; 2) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest; 3) võimaldab andmete ettenähtud juurdepääsu; 4) osaleb registri juurutamisel ja arendamisel; 5) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise; 6) täidab vastutava töötleja korraldusi.
(3)Registri vastutava ja volitatud töötleja kohustus on tagada registri andmete käideldavus, terviklikkus ja konfidentsiaalsus töötleja organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(1)Andmetele juurdepääsu õigus on vastutaval töötlejal, vastutava töötleja poolt sõlmitud lepingu alusel või määratud volitatud töötlejal, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarollidele. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2)Registri kasutajarollid on järgmised: 1) administraator - juurdepääs registri kõigile osadele ja õigus teha registri administreerimiseks vajalikke toiminguid ning personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid; 1¹) hallatava asutuse administraator - juurdepääs registri konkreetset hallatavat asutust puudutavale osale ja õigus teha registri selles osas administreerimiseks vajalikke toiminguid ning personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid; 2) kasutaja - kõik teenistujad, kellel on registri iseteeninduses juurdepääs üksnes endaga seotud andmetele ja kes saavad esitada (puhkuse)taotluse ning kontrollida enda isikuandmete korrektsust registris; 3) taotluse kinnitaja- teenistuja, kellel on registris juurdepääs vastava struktuuriüksuse teenistujate puhkusega seonduvatele andmetele ja õigus kinnitada talle esitatud taotlused; 4) juht - asutuse või struktuuriüksuse juht, kellel on registris vastavalt enda juhitud asutuses või struktuuriüksuses töötavate isikute andmete vaatamise õigus.
(1)Kasutaja registri kasutamise õigus lõpeb, kui vastava teenistuja teenistussuhe asutusega lõppeb.
(2)Registri kasutamise õiguse lõpetab administraator või hallatava asutuse administraator hiljemalt teenistuja teenistussuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.
(3)Administraator või hallatava asutuse administraator võib omal algatusel registri kasutajarolli õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest: 1) isik on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda; 2) isik on korduvalt kandnud registrisse väärad andmed; 3) isik on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus; 4) isik on andmeid kasutanud mittesihipäraselt; 5) registrisse andmete kandmine/kinnitamine ei ole enam isiku teenistusülesanne.
Asutuse kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) asutuse nimetus ja registrikood; 2) asutuse asukoha aadress; 2¹) asutuse juht; 3) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed; 4) ametikohtade arv ja koormus; 5) teenistujate arv.
Struktuuriüksuse kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) struktuuriüksuse nimetus; 2) struktuuriüksuse moodustamise ja likvideerimise kuupäev; 3) ametikohtade arv; 4) ametikohtade koormus.
Ametikoha kohta kantakse registrisse struktuuriüksuste kaupa järgmised andmed: 1) ametikoha nimetus; 2) ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev; 3) ametikohale ette nähtud struktuuriüksus; 4) ametikohal ette nähtud koormus; 5) ametikoha profiil.
(1)Teenistuja kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood; 3) kodakondsus; 4) isiklik kontaktaadress, - telefon ja e-posti aadress; 5) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev; 6) katseaja kestus; 7) haridustase ja haridustaseme liik; 8) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel ametnike puhul; staaž asutuses kõikide teenistujate kohta; 9) töö- või teenistussuhte tähtajalisus; 10) teenistuja koormus ametikohal; 11) teenistuja grupp ja alamgrupp; 12) tervisekontrolli kuupäev; 13) koolitused, millel teenistuja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond; 14) 15) arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev (ja vastav dokument); 16) lähetused vastavalt asutuses kehtestatud töökorraldusele; 17) puhkused; 18) üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg; 19) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpukuupäev; 20) töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile; 21) tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele, kui nõuded tulenevad seadusest; 22) 23) teenistusülesannete täitmiseks vajalikud load; 24) tööaja arvestuse andmed; 25) teenistuja foto vastavalt asutuses kehtivale töökorraldusele;; 26) teenistuja alaealise lapse nimi ja sünniaeg või isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.
(2)Teenistuja andmete üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema teenistussuhte lõppemise kuupäeval.
(3)Registrisse võib sisestada teisi õigusaktidest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.
Andmete esitamise alusdokumendid on: 1) haldusakt; 2) leping; 3) isikut tõendav dokument; 4) kvalifikatsiooni tõendav dokument; 5) isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument; 6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus (taotlus) või teatis; 7) tõend; 8) muu dokument, mis on registrisse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.
Andmeandja on teenistuja.
Registrist on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning saada andmeid riigi andmekogudest. Registrile on juurdepääs turvalise autentimisvahendi abil.
(1)Andmete registrisse kandja vastutab andmete õigsuse eest.
(2)Kui vastutav töötleja leiab registrist väärad andmed või teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.
(1)Registrist on õigus andmeid saada isikul: 1) kes vajab andmeid teenistusülesannete täitmiseks; 2) iseenda kohta.
(2)Registri andmetest lähtuvalt avaldab asutus avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, e-posti aadress) oma veebilehel.
(1)Registri turbeaste on keskmine (M) ja turvaklass on K1T1S2.
(2)Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Turvakoopia tehakse andmetest vähemalt kord kuus ning andmebaasi backupi säilitatakse 6 kuud.
(3)Andmeid väljastatav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(4)Vastutav töötleja viib infovarade inventuuri läbi korra aastas.
(5)Käesoleva määruse § 11 lõikes 1 sätestatud andmete alusdokumendid säilitatakse pärast teenistussuhte lõppemist vastutava töötleja poolt hallatavates infosüsteemides lähtuvalt dokumentidele õigusaktides määratud säilitustähtaegadele. Ülejäänud andmed, mille osas säilitamise vajadus puudub, kustutab registri vastutav töötleja hiljemalt 1 aasta pärast teenistuja töö- või teenistussuhte lõppemisest.
(1)Järelevalvet registri pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2)Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
(3)Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.
(4)Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima registri pidamisel ilmnenud puudused järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.
(1)Registri pidamise lõpetamise otsustab Harku Vallavalitsus.
(2)Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3)Registri pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise registrisse või andmekogusse või arhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja. Andmete üleandmise või hävitamise kohta koostatakse akt.
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.