Registri pidamise eesmärk on: 1) koondada ja süstematiseerida Harku Vallavalitsuse ametiasutuses teenistuses olevate isikute andmeidametiasutuse ja vallavalitsuse hallatavate asutuste juhtidehallatavates asutustes (ametiasutus ja hallatav asutus edaspidi koos nimetatud asutus) töö- või teenistussuhtes olevate töötajate või ametnike (edaspidi teenistuja) andmeid, pidada nende alusel personaliarvestust ning tagada asutuseleeelpoolnimetatud asutustele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu; 2) teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud kehtivad andmed; 3) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.
(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise standardlahendusega andmekoguna.
(2) Andmeid (sh logifaile registrile juurdepääsu õiguse andmise ja muutmise kohta) töödeldakse ja säilitatakse digitaalsel kujul.
(3) Registris peetakse personaliarvestust ameti-, teenistus- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtadeametikohtade koosseisust.
(4) Registris on aruandluskeskkond valla ja riigi aruannete koostamiseks.
(1) Registri vastutav töötleja on Harku Vallavalitsus.
(2) Vastutava töötleja õiguste teostaja on Harku Vallavalitsuse vallakantselei.
(3) Registri vastutava töötleja juhtVallakantselei teenistuja, kellel on registri administraatori õigused, võimaldab juurdepääsu registrile vallavalitsuse teenistujale niivõrdja hallatava asutuse administraatorile registrile juurdepääsuõiguse ulatuses, kuivõrdmilles see on vajalik vastavalt tema teenistusülesannetekasutajarollile registris teostatavate toimingute täitmiseks. 3 (3¹) Hallatava asutuse administraator võimaldab hallatava asutuse teenistujale registrile juurdepääsu.
(4) Vastutav töötleja: 1) korraldab ja juhib registri pidamist ja kasutajate haldamist; 2) vastutab registrisse sisestatud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest; 3) vastutab registri pidamise seaduslikkuse eest; 4) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid; 5) vastutab kõrvaliste isikute andmetele juurdepääsu vältimise ning andmete omavolilisest töötlemisest hoidumise eest.
(1) Andmetele juurdepääsu õigus on vastutaval töötlejal, vastutava töötleja poolt sõlmitud lepingu alusel või määratud volitatud töötlejal, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarollidele. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2) Registri kasutajarollid on järgmised: 1) administraator - juurdepääs registri kõigile osadele ja õigus teha registri administreerimiseks vajalikke toiminguid ning personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid; 1¹) hallatava asutuse administraator - juurdepääs registri konkreetset hallatavat asutust puudutavale osale ja õigus teha registri selles osas administreerimiseks vajalikke toiminguid ning personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid; 2) kasutaja - kõik asutuse teenistujad ja hallatavate asutuste juhid, kellel on registri iseteeninduses juurdepääs üksnes endaga seotud andmetele ja kes saavad esitada (puhkuse)taotluse ning kontrollida enda isikuandmete korrektsust registris; 3) taotluse kinnitaja- struktuuriüksuse juhtteenistuja, kellel on registris juurdepääs vastava struktuuriüksuse teenistujate puhkusega seonduvatele andmetele ja õigus kinnitada talle esitatud taotlused; 4) juht - asutuse või struktuuriüksuse juht, kellel on registris vastavalt enda juhitud asutuses või struktuuriüksuses töötavate isikute andmete vaatamise õigus.
(1) RegistriKasutaja registri kasutamise õigus lõpeb, kui vastava teenistuja teenistussuhe asutusega lõppeb.
(2) Registri kasutamise õiguse lõpetab administraator või hallatava asutuse administraator hiljemalt teenistuja teenistussuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.
(3) Administraator või hallatava asutuse administraator võib omal algatusel registri kasutamisekasutajarolli õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest: 1) isik on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda; 2) isik on korduvalt kandnud registrisse väärad andmed; 3) isik on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus; 4) isik on andmeid kasutanud mittesihipäraselt; 5) registrisse andmete kandmine/kinnitamine ei ole enam isiku teenistusülesanne.
Asutuse kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) asutuse nimetus ja registrikood; 2) asutuse asukoha aadress; 2¹) asutuse juht; 3) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed; 4) ametikohtade arv ja koormus; 5) teenistujate arv.
(1) Teenistuja kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood; 3) kodakondsus; 4) aadressisiklik kontaktaadress, - telefon, ja e-posti aadress; 5) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev; 6) katseaja kestus; 7) haridustase ja haridustaseme liik; 8) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel ametnike puhul; staaž asutuses kõikide teenistujate kohta; 9) töö- või teenistussuhte tähtajalisus; 10) teenistuja koormus ametikohal; 11) teenistuja grupp ja alamgrupp; 12) tervisekontrolli kuupäev; 13) koolitused, millel teenistuja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond; 14) teenistujale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse liik ja karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile; 15) arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev (ja vastav dokument); 16) lähetused vastavalt asutuses kehtestatud töökorraldusele
Andmete esitamise alusdokumendid on: 1) haldusakt; 2) leping; 3) isikut tõendav dokument; 4) kvalifikatsiooni tõendav dokument; 5) isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument; 6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus (taotlus) või teatis; 7) tõend; 8) muu dokument, mis on registrisse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.
Andmeandja on Harku Vallavalitsuse teenistuja või hallatava asutuse juht.
(1) Registrist on õigus andmeid saada isikul,: 1) kes vajab andmeid teenistusülesannete täitmiseks; 2) iseenda kohta.
(2) Registrist avaldatakseRegistri andmetest lähtuvalt avaldab asutus avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, e-posti aadress) vallaoma veebilehel.
(1) Registri turbeaste on keskmine (M) ja turvaklass on K1T1S2.
(2) Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Turvakoopia tehakse andmetest vähemalt kord kuus ning andmebaasi backupi säilitatakse 6 kuud.
(3) Andmeid väljastatav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(4) Vastutav töötleja viib infovarade inventuuri läbi korra aastas.
(5) Käesoleva määruse § 11 lõikes 1 sätestatud andmeidandmete alusdokumendid säilitatakse pärast teenistussuhte lõppemist järgmiselt: 1) punktides 4vastutava töötleja poolt hallatavates infosüsteemides lähtuvalt dokumentidele õigusaktides määratud säilitustähtaegadele. Ülejäänud andmed, 12mille osas säilitamise vajadus puudub, 14, 15, 21 ja 23 nimetatud andmeid kolm aastat; 2) punktides 7 ja 22 nimetatud andmeid viis aastat; 3) punktides 6, 9, 13, 16, 17, 19 ja 24 nimetatud andmeid seitse aastat; 4) punktideskustutab registri vastutav töötleja hiljemalt 1, 2, 3, 5, 8, 10, 11, 18 ja 20 nimetatud andmeid 75 aastat; 5) punktides 25 ja 26 nimetatud andmed säilitamisele ei kuulu aasta pärast teenistuja töö- või teenistussuhte lõppemisest.