(1)Määrusega asutatakse Kohila valla poolt osutatavate teenuste ja toetuste taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.2(2)Andmekogu ametlik nimetus on Kohila valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu SPOKU.3(3)Andmekogu lühinimi on „75018851-SPOKU“.
(1)Andmekogu pidamise eesmärgid on:11) parendada ja kaasajastada Kohila valla taotluste esitamise ja menetlemise protsessi;22) luua keskkond taotluste elektrooniliseks vastuvõtmiseks ja menetlemiseks;33) tõhustada vallavalitsuse sisest asjakohast infovahetust;44) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega;55) tagada Kohila valla eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;66) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.2(2)Andmekogu avaliku liidese kaudu pakutakse juurdepääsu erinevatele kohaliku omavalitsuse teenustele.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Kohila Vallavalitsus.2(2)Vastutav töötleja:11) korraldab andmekogu pidamist;22) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli;33) korraldab taotluste menetlemist;44) annab volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse;55) edastab laekunud taotlused vajadusel kooskõlastajale täiendavaks kooskõlastamiseks;66) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;77) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;88) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;99) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.3(3)Kohila vallavalitsus määrab vastutava töötleja õiguste teostajad ehk isikud, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, sh hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi (edaspidi süsteemi administraatorid).
(1)Andmekogu volitatud töötlejad on vallavalitsuse hallatavad asutused, kelle ülesanne on vallavalitsusele esitatud taotluste menetlemine ning andmekogu majutaja Piksel OÜ.2(2)Volitatud töötleja:11) esitab andmekogusse andmeid;22) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;33) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;44) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;55) osaleb andmekogu arendustöödel ja juurutamisel;66) täidab vastutava töötleja korraldusi.3(3)Majutusteenuse osutaja volitatud töötlejana11) majutab, hooldab ja haldab andmekogu;22) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;33) võimaldab andmetele juurdepääsu.4(4)Kohila vallavalitsuse määratud süsteemi administraator määrab volitatud töötleja õiguste teostajad ehk kasutajad, kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.
Andmekogu pidamist finantseeritakse Kohila Valla eelarvest.
(1)Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.2(2)Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.3(3)Andmekogu on registreeritud standardlahendusena riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).4(4)
(1)Andmeid kaitstakse:11) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;22) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;33) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.2(2)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.3(3)Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
(1)Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) (ELT L 119, 04.05.2016. a, lk 1-88), isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides, sisekordades ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.2(2)Volitatud töötleja on kohustatud tagama andmekogusse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Andmekogus ebaõigete andmete avastamisel parandatakse andmed ühe tööpäeva jooksul.3(3)Andmekogu andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 6 kuud.4(4)Andmekogu majutusteenuse osutaja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.
(1)Vastutav või volitatud töötleja kannavad andmekogusse andmeid neile õigusakti või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.2(2)Andmekogusse esitavad andmeid:11) taotluse esitaja iseenda, taotlusega seotud isikute, toetuse objekti, toetuse tegevuse ja toetuse kasutamise kohta;22) volitatud töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta ametiülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.3(3)Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt:11) rahvastikuregister;22) Eesti Hariduse Infosüsteem (EHIS);33) kinnistusraamat;44) aadressiandmete süsteem;55) äriregister;66) kutseregister.
(1)Andmekogusse kantavad andmed kohaliku omavalitsuse poole pöördunud isiku kohta või isiku kohta, kelle nimel on taotlus esitatud:11) isikukood;22) eesnimi (RR);33) perekonnanimi (RR);44) sünniaeg (RR);55) staatus rahvastikuregistris (sh surma aeg) (RR);66) perekonnaseis;77) arvelduskonto andmed;88) dokumendifoto;99) rahvastikuregistrijärgne elukoht (RR);1010) elukohta registreerimise kuupäev (RR);1111) kinnistu andmed (KR);1212) aadress (ADS)1313) postiaadress;1414) kontaktandmed (telefon, e-post);1515) sotsiaalne seisund;1616) haridusasutuse nimetus;1717) klass/kursus/rühm;1818) eestkostetava isikukood;1919) eestkostetava nimi (RR);2020) perekonnaliikme isikukood;2121) perekonnaliikme eesnimi;2222) perekonnaliikme perekonnanimi;2323) sõiduki mark ja mudel;2424) sõiduki registreerimisnumber.2(2)Andmekogusse kantavad andmed juriidilisest isikust taotluse esitaja kohta:11) nimi;22) registrikood;33) postiaadress;44) esindaja nimi;55) telefon;66) e-posti aadress;77) taotletav summa;88) toetuse kasutamise eesmärk;99) tegutsemisvorm;1010) tegevuse piirkond;1111) tegevuses osalejate arv vanuses 7–19 eraldi Kohila vallas ja väljaspool Kohila valda;1212) tegevuses osalejate arv vanuses 20 ja vanemad eraldi Kohila vallas ja väljaspool Kohila valda;1313) osaleja nimi;1414) osaleja isikukood;1515) osaleja rahvastikuregistrijärgne elukoht;1616) osaleja õppeasutus, huvihariduse või -tegevuse pakkuja;1717) alaealise osaleja seadusliku esindaja nimi, isikukood ja kontaktandmed;1818) osaleja saavutused/tulemused;1919) tegutsemiskoht;2020) tegevuse juhendajate/treenerite nimekiri koos litsentsi/kutsetunnistuse andmetega;2121) tegevuse eesmärk;2222) toetuse kasutamise tegevuse kirjeldus;2323) aruande esitaja nimi;2424) aruande esitaja kontaktandmed.3(3)Andmekogusse kantavad taotluse menetlusandmed:11) taotluse esitamise aeg;22) taotluse olek;33) taotlust menetlev isik;44) puudused ja nende kõrvaldamiseks antud tähtaeg.4(4)Andmekogusse kantavad toetuse kasutamise andmed:11) eraldatud toetuse suurus;22) sõlmitud lepingu number;33) tehtud väljamaksed;44) toetuse sihtotstarbelist kasutamist tõendavad andmed.5(5)Andmekogusse kantavad taotluse menetleja andmed:11) ees- ja perekonnanimi;22) isikukood;33) kontaktandmed;44) organisatsioon.
X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid:11) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta;22) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta;33) aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta;44) kinnistusraamatust andmeid isiku kinnistu kohta;55) Eesti Hariduse Infosüsteemist andmeid õpilaste kohta;66) kutseregistrist andmeid kutsetunnistuste kohta.
(1)Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.2(2)Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.
(1)Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.2(2)Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:11) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandega seotud andmetele;22) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele;33) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste andmetele;44) süsteemi administraatoril on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.3(3)Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Kohila valla poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.
(1)Volitatud töötlejal on andmekogus sisalduvatele andmetele juurdepääs vastutava töötleja õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.2(2)Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.3(3)Volitatud töötleja õiguste teostajale ehk kasutajale andmekogu juurdepääsuõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub Kohila Vallavalitsuse kehtestatud korras.
(1)Andmekogust väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja esitab süsteemi administraatorile vastava taotluse andmete väljastamiseks kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.2(2)Andmete väljastamine on tasuta.3(3)Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
(1)Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus vallavalitsuse dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.2(2)Andmekogu alusdokumente säilitatakse vallavalitsuse dokumendiregistris.
(1)Järelevalvet andmekogu pidamise seaduslikkuse üle teostavad andmekogu vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.2(2)Andmekogu üle järelevalvet teostaval isikul on õigus tutvuda andmekogusse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete andmekogust väljastamise ja kasutamise kohta.3(3)Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.4(4)Andmekogu pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on andmekogu volitatud töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks.5(5)Andmekogu vastutav töötleja kontrollib volitatud töötlejate poolt esitatud andmete õigsust ja andmete tähtaegset esitamist.
(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab vallavalitsus.2(2)Andmekogu tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.