Määrusega kehtestatakse Tallinna õigusaktide infosüsteemi (edaspidi andmekogu) Teele pidamise, haldamise, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise, andmete kasutamise ja säilitamise kord ning andmete koosseis.
Andmekogu pidamise eesmärk on: 1) koondada ja hallata teavet Tallinna linna õigusaktide ning nende eelnõude kohta; 2) luua linna töötajatele ja ametnikele (edaspidi koos teenistujad) õigusaktide koostamise ja menetlemise keskkond ning teha neile interneti teel kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalik teave ja andmed; 3) kaasata avalikkust Tallinna linna õigusaktide koostamisse ja avalikustada vastuvõetud õigusaktid interneti teel; 4) hallata teavet linnavolikogu, linnavalitsuse, linna ametiasutuste, linnaosakogude ja nende komisjonide töö ja koosseisude kohta.
(1)Andmekogu ametlik nimetus on Tallinna õigusaktide infosüsteem Teele.
(2)Andmekogu lühinimi on tlnteele.
(1)Õigusakt on määruste ja haldusaktide (otsus, korraldus, käskkiri jt) koondnimetus.
(2)Eelnõu on koostatav ja menetletav õigusakti kavand.
(3)Redaktsioon on õigusakti tekst, mis on kehtinud või kehtib teatud ajavahemikus või jõustub tulevikus. Redaktsioone nimetatakse kehtetuks, kehtivaks või tulevikuredaktsiooniks. Õigusakti uus redaktsioon tekib vastuvõetud muudatuste tegemisel õigusakti viimati kehtinud redaktsiooni.
(4)Algtekst on õigusakti esimene redaktsioon. Õigusakti algtekstile ei koostata järgmisi redaktsioone, kui algtekst üksnes muudab teist õigusakti või tunnistab selle kehtetuks.
(5)Terviktekst on õigusakti kõiki muudatusi sisaldav kehtiv redaktsioon.
(6)Versioon on eelnõu teatud ajavahemikus eksisteerinud teksti variant.
(1)Andmekogu peetakse kooskõlas käesoleva määrusega, teiste asjaomaste riigi ja linna õigusaktidega ning lähtudes linna õigusaktidele kehtestatud nõuetest ja praktikast.
(2)Andmekogus töödeldakse ja säilitatakse andmeid digitaalsel kujul. Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja kasutajate ning andmekogus tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(1)Vastutav töötleja võib seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid teistele riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku andmekogudele ja saada neilt andmeid.
(2)Andmekogu on liidestatud ja teeb automaatselt päringuid järgmistesse andmekogudesse ja infosüsteemidesse: 1) Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu (ÜPIS), kust võetakse kasutajate andmed; 2) valimiste infosüsteemi (VIS), kust võetakse linnavolikogu koosseisu ja linnaosakogude liikmete andmed; 3) Eesti rahvastikuregister, kust võetakse linnavolikogu ja linnaosakogude liikmete elukoha andmed (päring liikme Tallinnas elamise kohta); 4) linnavolikogu istungi läbiviimiseks hääletus- ja salvestussüsteemid; 5) äriregister, kust võetakse linnavolikogu koosseisu ja linnaosakogude liikmete erakondliku kuuluvuse andmed.
(3)Andmekoguga on liidestatud Riigi Teataja, kus avaldatakse linnavolikogu ja linnavalitsuse määrused.
(4)Andmevahetus teiste andmekogude ja infosüsteemidega toimub X-tee või muu õigusaktidega lubatud turvalise andmevahetuskanali kaudu.
Andmekogu pidamise, hoolduse ja arendamise kulud kaetakse Tallinna linna eelarves Tallinna Strateegiakeskusele ette nähtud vahenditest.
(1)Andmekogus töödeldakse andmeid, sh isikuandmeid kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-s 6 nimetatud ja teistes õigusaktides kohalikule omavalitsusele pandud avalike ülesannete täitmiseks ja nende õigusaktide alusel.
(2)Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse, kaitse, konfidentsiaalsuse, autentsuse, säilimise ja arhiveerimise organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega. Muu hulgas täidavad vastutav ja volitatud töötleja andmekogu kasutamisel andmekaitsealaseid ja infoturvet puudutavaid õigusakte ja eeskirju, et vältida kolmandate isikute juurdepääsu andmekogusse kantud andmetele, hoida saladuses volitatud töötlejale andmekogu kasutamisel teatavaks saanud isikuandmed ning kaitsta konfidentsiaalseid andmeid juhusliku või tahtliku volitamata muutmise või avalikustamise eest.
(3)Infosüsteemi kaitsetarve on keskmine (K). Põhikomponentide kaitsetarve on C2I3A2. Vabariigi Valitsuse 9. detsembri 2022 määruse nr 121 „Võrgu- ja infosüsteemide küberturvalisuse nõuded“ kohaselt on andmekogu turvaklass K2T3S2 ja turbeaste keskmine (M).
(4)Vastutav töötleja korraldab andmekogu andmete varundamise ja taastamise selliselt, et oleks tagatud andmete käideldavus, terviklus ja säilimine. Varundamise, varukoopiate säilitamise ja andmete taastamise täpsem kord määratakse vastutava töötleja kinnitatud või linna infoturbe korras kehtestatud talitluspidevuse ja varundamise dokumentides.
(1)Andmekogu vastutav töötleja on Tallinna Linnakantselei (edaspidi linnakantselei).
(2)Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu pidamist, tööd ja arendamist ning dokumentatsiooni koostamist ja ajakohasena hoidmist; 2) annab vastutava ja volitatud töötleja teenistujatele teenistusülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule ning andmete sisestamise ja töötlemise õiguse, haldab andmekogu koodiloendeid ja klassifikaatoreid ning korraldab andmekvaliteedi tagamiseks vajalike kontrollireeglite rakendamist; 3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 4) lahendab andmekogu pidamisel tekkinud probleeme, sh korraldab endale teadaolevate ebaõigete andmete parandamise; 5) teeb järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise ja andmekogusse sisestatud andmete õigsuse üle; 6) vastutab andmekogusse enda sisestatud andmete õigsuse, isikuandmete töötlemise nõuete täitmise ja vajaduse korral juurdepääsupiirangu seadmise eest; 7) haldab andmekogu kasutajate juurdepääsuõigusi andmekogule või selle osadele; 8) korraldab andmekogu avalikustatavate andmete avalikustamise ja tagab ligipääsu andmekogule Tallinna linna veebilehel; 9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.
(3)Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.
(4)Vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õiguste teostajad, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, sh kõiki andmeid sisestada, vaadata ja muuta, ning andmekogu peakasutajad, kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.
(1)Andmekogu volitatud töötlejad on linna ametiasutused.
(2)Volitatud töötleja: 1) sisestab andmeid andmekogusse; 2) kasutab andmekogu ja töötleb andmeid oma ülesannete täitmiseks; 3) täidab vastutava töötleja korraldusi; 4) vastutab sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest; 5) teeb avalikustatavad andmed andmekogu kaudu avalikuks; 6) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest; 7) teeb andmekogust päringuid; 8) osaleb andmekogu arendustöödel ja nende juurutamisel; 9) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3)Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.
(1)Andmekogu tehniline töötleja (edaspidi tehniline töötleja) on asutus või isik, kellega vastutav töötleja on sõlminud andmekogu tehnilise ülalpidamise lepingu.
(2)Tehniline töötleja, vastavalt oma pädevusele: 1) teeb kooskõlastatult vastutava töötlejaga andmekogu pidamiseks vajalikke projekteerimis- ja arendustöid; 2) osaleb arendustööde lähteülesannete koostamisel ja korraldab andmekogu muudatuste testimist; 3) võtab andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse tagamiseks kasutusele andmekogu turvanõuetele vastavad organisatsioonilised, füüsilised ja infotehnoloogilised turvameetmed ning rakendab ja uuendab neid järjepidevalt, lähtudes infotehnoloogia arengust; 4) tagab andmekogu hooldamise ja majutamise; 5) täidab vastutava töötleja poolt andmete turvaliseks töötlemiseks ning andmekogu hooldamiseks ja majutamiseks antud juhiseid ja korraldusi; 6) käsitleb ja lahendab intsidente teenuse osutamisel ning tagab koostöös vastutava töötlejaga kasutajatoe toimimise; 7) korraldab andmete nõuetekohase säilimise ja varukoopiate tegemise.
(1)Andmekogu pidamisel kasutatakse nii automatiseeritud kui ka manuaalset andmetöötlust ning kõik andmed säilitatakse elektroonsel andmekandjal.
(2)Andmekogusse kantakse linnavolikogu, linnavalitsuse, linnaosakogu, linna ametiasutuste ja komisjonide õigusaktid ning nende menetlusprotsessi ja menetlejate ning istungite ja koosolekute andmed.
(3)Andmekogul on kolm kasutajatasandit: administraatori, tavakasutaja (sisemine vaade) ja avalik vaade.
Andmekogusse kantud vastuvõetud digitaalselt allkirjastatud õigusaktide tekstidel on õiguslik tähendus, muudel andmetel on informatiivne tähendus.
Andmekogusse kogutakse andmed järgmiste andmestikena: 1) õigusaktide, eelnõude ja muude dokumentide andmestik; 2) istungite ja koosolekute andmestik; 3) töövoo andmestik; 4) avalikustamis- ja kaasamisandmestik; 5) linnavolikogu andmestik; 6) linnavalitsuse andmestik; 7) linnaosakogude andmestik; 8) koosseisude andmestik; 9) teenistujate andmestik; 10) Tallinna linna valimiskomisjoni andmestik; 11) Tallinna linnaosakogude komisjoni andmestik; 12) linna ametiasutuste andmestik.
(1)Andmekogusse kogutakse andmed järgmiste õigusaktide ja muude dokumentide kohta: 1) linnavolikogu määrus; 2) linnavolikogu otsus; 3) linnavalitsuse määrus, 4) linnavalitsuse korraldus; 5) linnaosakogu otsus; 6) linnaosa vanema korraldus; 7) linnavolikogu esimehe, linnapea ja ametiasutuse juhi käskkiri, mis on üldise või avalikustatava regulatsiooniga ning mida ei kanta mõnda teise asjakohasesse linna infosüsteemi; 8) linna valimiskomisjoni otsus; 9) linnaosakogude komisjoni otsus; 10) istungi ja koosoleku protokoll; 11) arupärimine ja selle vastus; 12) linnavalitsuse istungi protokolli päevakorrapunkt; 13) linnavalitsuse seisukoht; 14) muud linna õigusaktid, mida ei kanta teise asjakohasesse linna infosüsteemi.
(2)Õigusakti kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) pealkiri; 2) liik; 3) väljaandja; 4) vastuvõtmise kuupäev; 5) akti number; 6) allkirjastaja(d); 7) jõustumise kuupäev; 8) juurdepääsu piirang; 9) määruste puhul Riigi Teatajas avaldamisemärge.
(3)Õigusakti eelnõu kohta kantakse andmekogusse lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatule järgmised andmed: 1) staatus (koostamisel, menetluses, linnavolikogu menetlusse võtmise ootel, istungi ootel, mitte toetatud, vastu võetud); 2) koostaja(d); 3) koostaja asutus/struktuuriüksus; 4) loomise aeg; 5) muutmise aeg; 6) eelnõu number; 7) eelnõu esitaja(d); 8) dokumendi lisad ja seletuskiri; 9) täiendavad materjalid; 10) teksti versioonid; 11) lingid teistesse infosüsteemidesse; 12) õigusakti seosed teiste andmekogus olevate õigusaktidega.
(4)Õigusakti menetluse kohta kantakse andmekogusse olenevalt dokumendi liigist järgmised andmed: 1) menetluse staatus (menetluses, lõpetatud, menetlusse mitte võetud, menetlusest tagasi võetud, menetlusest välja arvatud); 2) menetluse alguskuupäev; 3) menetluse lõppkuupäev; 4) kooskõlastussammud; 5) kooskõlastaja ees- ja perakonnanimi ning struktuuriüksus; 6) kooskõlastuse andmise aeg; 7) kooskõlastamisel tehtud märkused, esitatud seisukohad või muudatusettepanekud; 8) muu dokumendi liigile vastav teave.
(5)Õigusakti koostamisel ja menetlemisel antavate tööülesannete kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) tööülesande looja (sh tema üksus); 2) tööülesande täitja (sh tema üksus); 3) tööülesande kirjeldus ja tööülesande loomise kuupäev; 4) täitmise tähtaeg; 5) tööülesande staatus (tegemata, alustatud, tehtud).
(1)Andmekogu abil korraldatakse järgmisi istungeid ja koosolekuid: 1) linnavolikogu istungid; 2) linnavolikogu eestseisuse koosolekud; 3) linnavolikogu komisjonide koosolekud; 4) linnavalitsuse istungid; 5) linnavalitsuse komisjonide koosolekud; 6) linnaosakogude ja nende komisjonide koosolekud; 7) ametiasutuste komisjonide ja töörühmade koosolekud; 8) Tallinna linna valimiskomisjoni koosolekud; 9) Tallinna linnaosakogude komisjoni koosolekud; 10) linnavolikogu infotunnid.
(2)Istungite ja koosolekute kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) asutuse liik (linnavolikogu, linnavalitsus, linna ametiasutus või linnaosakogu); 2) liik (korraline, erakorraline; digitaalne); 3) staatus (koostamisel, alustatud, läbiviidud, lõpetatud); 4) osalejate, sh juhataja, protokollija ja päevakorra kinnitaja ning teiste seotud isikute (puudujad, kutsutud, külalised) andmed; 5) istungi või koosoleku kutse; 6) päevakorra projekt ja päevakord; 7) päevakorrapunkti pealkiri ja selle dokumendid või muud materjalid; 8) päevakorrapunkti ettekandja ja kaasettekandja nimi; 9) taandamised või asendamised; 10) tehtud otsused ja hääletamistulemused; 11) protokoll ja sellega seotud materjalid; 12) protokolli väljavõte (päevakorrapunktis tehtud otsus); 13) istungite või koosolekute toimumise kuupäev ja kellaaeg.
(3)Protokolli kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) protokolli number; 2) istungi või koosoleku kuupäev ning liik (korraline, erakorraline, digitaalne); 3) istungi või koosoleku algus- ja lõpuaeg; 4) päevakorra kinnitamine; 5) osalejate ees- ja perekonnanimed; 6) hääletamistulemused; 7) küsimused, sõnavõtud ja kõned; 8) protokolli tekst failina.
Avalikustamisandmestik sisaldab järgmisi andmeid: 1) õigusaktide tekstid (algtekstid); 2) õigusaktide terviktekstid; 3) õigusaktide redaktsioonid (kehtivad, kehtetud ja tulevikus jõustuvad redaktsioonid, sh alg- ja terviktekstid); 4) teave õigusakti teksti liigi kohta (redaktsioon, sh algtekst ja terviktekst); 5) õigusakti seosed teiste andmekogus olevate õigusaktidega; 6) õigusakti kehtivuse andmed; 7) määruse puhul jõustumise, rakendamise ja kehtetuks tunnistamise kuupäev ning Riigi Teatajas avaldamise märge; 8) õigusakti muutmise aluseks oleva kohtuotsuse puhul selle teinud kohtu nimetus, kohtuotsuse kuupäev, kohtuasja number, kohtuotsuse jõustumise kuupäev ja link kohtuotsusele; 9) õigusakti redaktsiooni puhul redaktsiooni aluseks oleva akti vastuvõtmise kuupäev, redaktsiooni jõustumise kuupäev, redaktsiooni kehtetuks tunnistava akti vastuvõtmise kuupäev ning redaktsiooni kehtetuks muutumise kuupäev. Redaktsiooni jõustumise kuupäev ja redaktsiooni kehtetuks muutumise kuupäev märgitakse ainult määruse puhul; 10) õigusakti kehtetuks tunnistamise puhul kehtetuks tunnistamise akti vastuvõtmise kuupäev ja õigusakti kehtetuks muutumise kuupäev. Kehtetuks muutumise kuupäev märgitakse ainult määruse puhul; 11) juurdepääsupiirangu alus ja tähtaeg. Kui juurdepääs õigusaktile on piiratud, siis märgitakse viide seadusesättele, mille alusel on õigusakt või selle osa tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks, ning juurdepääsupiirangu tähtaeg.
(1)Linnavolikogu andmestik sisaldab lisaks §-des 15 ja 16 nimetatule järgmisi andmeid: 1) linnavolikogu ja selle tööorganite koosseisud; 2) linnavolikogu õigusaktid ja eelnõud ning nende täiendavad materjalid; 3) linnavolikogu infotundide ja komisjonide koosolekute andmed ja protokollid; 4) linnavolikogu eestseisuse koosolekute andmed ja protokollid; 5) linnavolikogu istungite andmed ja protokollid; 6) linnavolikogu liikmete arupärimiste andmed; 7) istungite, infotundide ja koosolekute toimumise kuupäev ja kellaaeg; 8) tegevusaruanded.
(2)Linnavolikogu istungite kohta kantakse andmekogusse lisaks § 16 lõikes 2 nimetatule järgmised andmed: 1) istungil esitatud avaldused; 2) umbusaldusavaldus; 3) istungi informatiivne päevakorrapunkt; 4) linnavolikogu istungi transkriptsioon; 5) infotehnoloogiliste vahendite abil toimunud istungi või koosoleku hääletussüsteemi andmed; 6) linnavolikogu ja komisjonide tegevusaruanded.
(3)Linnavolikogu istungi transkriptsiooni kohta lisatakse järgmised andmed: 1) transkriptsiooni metaandmed (istungi kuupäev, number, kellaaeg; sündmuse marker koos ajaga: istungi algusaeg; juhataja saabumise aeg; päevakorra kinnitamise hääletus; muud hääletused; esineja nimi; esinemise algusaeg; istungi lõppemise aeg); 2) istungi päevakord (päevakorrapunktide numbrid ja pealkirjad); 3) transkriptsiooni tekst päevakorrapunktide kaupa. 3 (3¹) Transkriptsioon avalikustatakse pärast selle ülevaatamist ulatuses, milles see ei sisalda juurdepääsupiiranguga teavet ega isikuandmeid, mille avalikustamiseks puudub õiguslik alus.
(4)Linnavolikogu komisjonide kohta kantakse andmekogusse lisaks § 16 lõikes 2 nimetatule järgmised andmed: 1) komisjoni koosseis; 2) koosolekute toimumise kuupäev ja kellaaeg; 3) menetluses olevad eelnõud; 4) eelnõule esitatud muudatusettepanekud.
(5)Infotehnoloogiliste vahendite abil peetud istungi või koosoleku kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) üldandmed päevakorrapunkti kohta; 2) tegevused (sõnavõtu ja küsimuse esitaja nimi ja kellaaeg); 3) hääletamistulemused, sh erapooletute, poolt- ja vastuhääletanute koguarv ja iga linnavolikoguliikme hääletamistulemus.
(6)Arupärimise kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) arupärimise esitaja; 2) arupärimisele vastaja; 3) vastamise viis (kirjalik); 4) esitamise ja vastamistähtaeg; 5) arupärimise ja arupärimise vastuse tekst.
(1)Linnavalitsuse andmestik sisaldab lisaks §-des 15 ja 16 nimetatule järgmisi andmeid: 1) linnavalitsuse koosseis; 2) linnavalitsuse õigusaktid ja eelnõud; 3) õigusaktide ja eelnõudega seotud dokumendid ja täiendavad materjalid; 4) linnavalitsuse istungite andmed ja protokollid; 5) linnavalitsuse komisjonide andmed.
(2)Linnavalitsuse istungite kohta kantakse andmekogusse lisaks § 16 lõikes 2 nimetatule istungite toimumise kuupäev ja kellaaeg.
(3)Linnavalitsuse komisjonide kohta kantakse andmekogusse lisaks § 16 lõikes 2 nimetatule järgmised andmed: 1) komisjoni koosseis; 2) koosolekute toimumise kuupäev ja kellaaeg. 3)
Linnaosakogu andmestik sisaldab järgmisi andmeid: 1) linnaosakogu koosseis; 2) linnaosakogu komisjonide andmed; 3) linnaosakogu koosoleku andmed; 4) linnaosakogu komisjoni koosoleku andmed; 5) linnaosakogu otsused.
(1)Koosseisude andmestik sisaldab andmeid järgmiste koosseisude liikmete kohta: 1) linnavolikogu, selle fraktsioonid, ühendused, eestseisus ja komisjonid; 2) linnavalitsus ja selle komisjonid; 3) linnaosakogud ja nende komisjonid.
(2)Linnavolikogu ja linnaosakogu liikmete andmete andmekogusse kandmise alus on valimistulemus valimiste infosüsteemis.
(3)Linnavolikogu ja linnaosakogu liikme kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood (kuvatakse sisemises vaates õigustega kasutajale); 3) isiku foto ja selle avaldamise piirangud; 4) kontaktandmed: telefoninumber, e-posti aadress (kuvatakse vaikimisi sisemises vaates, liikme soovil avalikus vaates); 4¹) valimisringkond, erakondlik kuuluvus ja kandideerimisnimekiri; 5) linnavolikogu liikme aktiivsus linnavolikogu istungil või linnaosakogu koosolekul (tema liikmeks olemise ajal esitatud eelnõud ja tehtud sõnavõtud, kõned ja esitatud küsimused); 6) linnavolikogu liikme kuuluvus fraktsiooni, komisjonidesse ja ühendustesse; 7) linnavolikogu liikme kuuluvus linna äriühingu, sihtasutuse nõukogusse, tegutsemine linna valitseva mõju all oleva äriühingu, sihtasutuse või mittetulundusühingu tegevjuhi, juhataja, juhatuse liikme, linna ametiasutuse hallatava asutuse juhi või tema asetäitja ülesannetes; 8) komisjoni koosseisu kuuluvate liikmete osalemine koosolekutel.
(4)Koosseisu andmed jagunevad järgmiselt: 1) aktiivsed andmed on kehtiva koosseisu liikmete andmed; 2) ajaloolised andmed on eelnevate koosseisude liikmete andmed.
(1)Teenistuja on Tallinna linna asutusega teenistus- või töösuhtes olev isik, kelle kohta on andmekogus järgmised andmed: 1) ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood; 3) isiku foto; 4) ametinimetus ja struktuuriüksus; 5) e-posti aadress; 6) telefoninumber.
(2)Teenistuja andmed võetakse Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogust alates teenistuja teenistusse asumise esimesest päevast. Teenistuja kohta peetakse arvestust tema teenistus- või töösuhte lõppemiseni.
Tallinna linna valimiskomisjoni andmestik sisaldab järgmisi andmeid: 1) valimiskomisjoni koosseis; 2) valimiskomisjoni koosolekute andmed; 3) valimiskomisjoni otsused.
Tallinna linnaosakogude komisjoni andmestik sisaldab järgmisi andmeid: 1) komisjoni koosseis; 2) komisjoni koosolekute andmed; 3) komisjoni otsused.
Andmekogu pidamist ja järelevalvet abistavad andmed on: 1) märkus andmeobjekti kohta; 2) andmete lisaja ees- ja perekonnanimi; 3) andmete sisestamise aeg; 4) andmete muutja ees- ja perekonnanimi; 5) andmete muutmise aeg.
Linna ametiasutuste andmestik sisaldab järgmisi andmeid: 1) ametiasutuse nimetus; 2) ametiasutuse õigusaktid ja nende eelnõud; 3) ametiasutuse juhi käskkirjad, mida ei kanta teise asjakohasesse linna infosüsteemi; 4) õigusaktide ja eelnõudega seotud dokumendid ja täiendavad materjalid; 5) ametiasutuste komisjonide ja töörühmade koosolekute andmed; 6) muud andmed, mis on vajalikud ametiasutuse õigusakti või koosoleku menetlemiseks andmekogus.
Kasutajakonto ja kasutusõiguste andmestik sisaldab järgmisi andmeid: 1) kasutaja ees- ja perekonnanimi; 2) isikukood või muu kasutaja ühest tuvastamist võimaldav tunnus; 3) e-posti aadress ja telefoninumber; 4) asutus, struktuuriüksus ja amet; 5) kasutajarollid ja kasutusõigused; 6) kasutusõiguse andmise, muutmise ja lõppemise aeg; 7) konto aktiivsuse andmed; 8) profiilipilt; 9) lühitutvustus; 10) esindamised ja asendamised; 11) viimane andmekogusse sisenemise aeg.
(1)Käesoleva määruse § 15 lõigetes 1 ja 2 ning lõike 3 punktis 8, §-des 16, 17 ja 18, § 19 lõike 1 punktides 1, 2, 4 ja 5, lõikes 2 ja lõikes 3, §-s 20, § 21 lõikes 1, lõike 3 punktides 1 ja 5–7 ning lõikes 4 ja §-des 23 kuni 25 nimetatud andmed on avaandmed juhul, kui neile ei ole seadusest või dokumendi sisust tulenevalt seatud juurdepääsupiirangut.
(2)Avaandmed avalikustatakse andmekogus ja Tallinna avaandmete portaalis masinloetaval kujul.
(3)Avalikus vaates ja avaandmetena ei avalikustata andmeid, mis on tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks, mille avalikustamine kahjustaks menetluse konfidentsiaalsust või mis sisaldavad isikuandmeid ulatuses, mille avalikustamiseks puudub õiguslik alus.
(1)Andmekogu on osaliselt piiratud juurdepääsuga. Osa andmekogus sisalduvatest andmetest on ette nähtud üksnes ametialaseks kasutamiseks.
(2)Andmekogu avalikule vaatele pääseb autentimata kasutaja juurde Tallinna linna veebilehe www.tallinn.ee kaudu.
(3)Avalikus vaates on nähtavad andmed, mis ei ole tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks või millel ei ole juurdepääsupiirangut avaliku teabe seaduse alusel.
(4)Andmekogu sisemisele vaatele pääseb kasutaja juurde riigi autentimisteenuse kaudu.
(5)Autenditud kasutaja juurdepääs andmetele sisemises vaates sõltub tema kasutajaõigustest ja -rollidest.
(6)Andmekogus toimub teabevahetus linna asutuste vahel.
(7)Andmekogu kasutaja on kohustatud hoidma saladuses talle andmekogu kasutamisel teatavaks saanud juurdepääsupiiranguga teavet ja isikuandmeid ning kasutama andmeid üksnes talle antud ülesannete täitmiseks ja kasutusõiguste piires.
(1)Andmekogu kasutajad on: 1) linnavolikogu liikmed; 2) linnavalitsuse liikmed; 3) linnaosakogu liikmed; 4) teenistujad; 5) kaasatud isikud; 6) vaatlejad.
(2)Linnavolikogu, linnavalitsuse ja linnaosakogu liikme kasutajaõigused tekivad isiku asjaomasesse koosseisu arvamisel ja kasutajaõigused lõpevad tema koosseisust väljaarvamisel. Linnavolikogu, linnavalitsuse ja linnaosakogu liikme kasutajaõiguste tekkimise ja lõppemise korraldab linnakantselei.
(3)Teenistuja on andmekogu andmesisestaja. Teenistuja kasutajaõigused tekivad teenistusse asumise või töösuhte alguse päeval ja kasutajaõigused lõpetatakse tema teenistus- või töösuhte lõppemisel. Linna teenistuja kasutajaõigused tekivad Tallinna personali- ja palgaarvestuse andmekogu kannete alusel automaatselt ja lõpevad vastava teate alusel.
(4)Kaasatud isikule annab dokumendile ligipääsu või koosolekul osalemise õiguse dokumendi koostaja või koosoleku korraldaja. Kaasatud isik näeb dokumendi või koosoleku andmeid, mille vaatlemiseks on koostaja või koosoleku korraldaja õiguse andnud. Kaasatud isikul on kohustus hoida avalikustamisele mittekuuluvat teavet.
(5)Vaatleja näeb autentimata kasutajana andmekogu avalikus vaates avalikustatud õigusakte ja eelnõusid ning avalikke andmeid linnavolikogu ja linnavalitsuse istungite ning linnaosakogude ja komisjonide koosolekute kohta. Vaatleja võib olla igaüks.
(1)Andmetele juurdepääsu õigus on vastutava ja volitatud töötleja teenistujatel. Teenistuja näeb ja saab muuta andmeid olenevalt kasutajarollist, mis tuleneb tema seosest linna struktuuriüksustega ning dokumendi, istungi või koosolekuga seotud tööülesannetest.
(2)Andmekogu kasutaja rollid on järgmised: 1) administraator – juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha andmekogu administreerimiseks vajalikke toiminguid; 2) tavakasutaja – juurdepääs andmekogu määratud osadele, õigus vaadata, sisestada, lisada ja muuta andmeid dokumendi, menetluse, istungi või koosoleku puhul, mille ta on ise algatanud või millesse ta on kaasatud; tavakasutajad on § 28 lõike 1 punktides 1–4 nimetatud isikud; 3) kasutajatugi – tavakasutaja, kellel on vaatlemiseks ja kasutajatoe osutamiseks juurdepääs andmekogu kõigile osadele (v.a juurdepääsupiiranguga teabele ning koostamisel olevatele dokumentidele); 4) kaasatud isik – juurdepääs andmekogu määratud osadele piiratud vaatega; 5) vaatleja – näeb andmekogu avalikus vaates kuvatavat teavet.
(3)Vastutav töötleja annab tavakasutajale kasutaja rollile ette nähtud õigustele lisaks temale tööülesannete täitmiseks vajalikke täiendavaid üksiku tegevusega seotud andmekogu kasutamise õigusi.
(1)Vastutav ja volitatud töötleja kannavad andmekogusse teenistuskohustuste täitmisest tulenevaid andmeid.
(2)Andmekogusse kantakse andmed kohaliku omavalitsuse tegevuse käigus saadud teabe ja alusdokumentide alusel.
(3)Andmete alusdokument on elektrooniline või paberdokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.
(4)Andmed kantakse andmekogusse selle kasutamiseks loodud tarkvara abil.
Andmeid uuendatakse andmekogus menetlusprotsessi, istungi või koosoleku läbiviimise, koosseisu muutumise, teenistus- või töösuhte muutumise, teistest infosüsteemidest saadud andmete või alusdokumendi muutumise korral või kui ilmneb andmete parandamise vajadus.
(1)Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta enam linna asutuses, kui andmekogusse andmete kandmine ei ole enam teenistuja tööülesanne või kui tehnilise töötlejaga sõlmitud leping lõpeb.
(2)Administraator võib oma algatusel teenistuja andmekogu kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest: 1) teenistuja on mitu korda rikkunud andmete töötlemise korda; 2) teenistuja on mitu korda kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid; 3) teenistuja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada isikul, kellel puudub selleks õigus; 4) teenistuja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt.
(1)Andmete andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest. Andmeandja on kohustatud sisestama andmekogusse ainult õigeid ja täielikke andmeid. Vastutav töötleja ei ole kohustatud kontrollima esitatud andmete sisulist õigsust. Vastutav töötleja tagab, et andmekogus avaldatud andmed vastavad andmeandja esitatud andmetele.
(2)Andmete andmekogusse kandja vastutab andmetele juurdepääsupiirangu seadmise eest. Kui juurdepääsupiirangut ei ole andmetele seatud või seda muudetakse, vastutab selle eest andmete andmekogusse kandja või juurdepääsupiirangu muutja.
(3)Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.
(1)Andmekogust on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid teenistusülesannete täitmiseks.
(2)Andmekogust avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed ja neile tagatakse ligipääs avaliku vaate kaudu.
(3)Haldusakti adressaatidele väljastab selle ametliku väljavõtte volitatud töötleja.
(4)Haldusakti digitaalselt kinnitatud koopia väljastab vastutav töötleja.
(5)Isikute päringutele ja teabenõuetele andmekogusse sisestatud andmete kohta vastavad vastutav ja volitatud töötleja vastavalt oma pädevusele.
(1)Andmekogusse kantud andmete ja dokumentide säilitamisel lähtutakse asutuste dokumentide liigitusskeemis määratud tähtajast ja Tallinna Linnaarhiivi hindamisotsustest.
(2)Andmekogul ja selles sisalduvatel dokumentidel on arhiiviväärtus ning neid säilitatakse tähtajatult tervikuna digitaalselt kuni arhiivile üleandmiseni.
(1)Andmekogus logitakse vähemalt andmete vaatamine, sisestamine, muutmine, kustutamine, eksportimine, väljastamine, kasutusõiguste andmine, muutmine ja lõpetamine, andmekogusse sisse- ja väljalogimine ning automaatne andmevahetus teiste infosüsteemidega. Logis säilitatakse vähemalt toimingu liik, toimingu tegija nimi või kasutajatunnus, kasutaja roll, IP-aadress või muu tehniline tunnus, toimingu kuupäev ja kellaaeg, toimingu objekt ning andmete muutmisel võimaluse korral andmete muutmise eelne ja järgne seis.
(2)Andmekogus säilitatakse logifailid andmekogule juurdepääsu õiguse saamise, muutmise ja lõppemise kohta.
(3)Logifaile säilitatakse viis aastat selle tekkimisest alates.
(1)Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teevad vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2)Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
(3)Andmete esitamise ja väljastamise üle peetakse arvestust andmekogu tarkvara abil. Kui volitatud töötleja märkab rikkumist või kui tal tekib kahtlus, et rikkumine on toimunud, teavitab ta viivitamata sellest vastutavat töötlejat.
(4)Rikkumisi ja intsidente lahendatakse linna õigusaktidele kohaselt, pidades silmas käesolevas põhimääruses sätestatud erisusi. Rikkumise avastamise korral küsitakse rikkujalt selgitus ja rikkumise raskusastmest lähtudes tehakse hoiatus või rakendatakse rikkuja suhtes käesoleva määruse § 31 lõikes 2 nimetatud meetmeid.
(5)Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide nõuete rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.
(6)Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teinud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtpäevaks.
(7)Vastutav töötleja vaatab vajaduse korral läbi andmekogu pidamist ja järelevalvet abistavad andmed.
(1)Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Tallinna Linnavolikogu.
(2)Andmekogu pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3)Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või Tallinna Linnaarhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.
(4)Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete tervikluse eest.
(5)Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse asjakohane akt.
Andmeid kogutakse andmekogusse alates 1. jaanuarist 2020.